Документы, определяющие порядок осуществления определенного вида деятельности: инструкция, положение, регламент. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов

Инструкция по виду деятельности – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления компанией какого-либо вида деятельности и применения в процессе его осуществления положений законодательных, нормативных правовых актов, других локальных нормативных актов компании.

Содержание инструкции по виду деятельности разрабатывается на основе типовых (примерных) текстов инструкций (по соответствующим направлениям деятельности), а в отсутствие таковых – на основе законодательных, нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, регламентирующих осуществление соответствующего вида деятельности, и с учетом особенностей организационно-правовых условий его осуществления компанией. Текст документа излагается от третьего лица единственного (множественного) числа и делится на разделы, пункты и подпункты.

Разделы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту документа формулируется в дательном падеже, например, «Инструкция по обеспечению информационной безопасности», или в предложном падеже, например, «Инструкция о порядке проведения внутреннего расследования случаев нарушения дисциплины».

Структуру документа образуют следующие разделы:

Общие положения;

Общая (типовая) технология осуществления деятельности;

Особенности осуществления деятельности (по этапам или (и) в зависимости от реальных условий ее осуществления);

Ответственность сотрудников за нарушение инструкции.

Проект инструкции по виду деятельности подписывают его ответственный исполнитель и руководитель (начальник) соответствующего структурного подразделения либо заместитель директора компании по соответствующему направлению деятельности, а утверждает директор компании.

Оформление документа производится на соответствующем бланке.

Реквизитами документа являются:

Наименование вида документа;

Дата документа;

Регистрационный номер документа;

Место составления или издания документа;

Гриф утверждения документа;

Заголовок к тексту;

Текст документа;

Отметка о наличии приложения;

Подпись;

Отметка об исполнителе;

Идентификатор электронной копии документа.

Положение о порядке осуществления определенного вида (направления) деятельности – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления компанией какого-либо вида деятельности во взаимосвязи с другими видами деятельности.

Регламент осуществления определенного вида деятельности – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления основной деятельности органа управления либо деятельности по исполнению соответствующим органом конкретной управленческой функции.

Требования к разработке положения и регламента в основном соответствуют вышеописанным.

Пример положения представлен ниже.

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

____________________________________________________________________

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО «Аверс»

Б. В. Горин

«00» месяца 2008 г.

Еще по теме Документы, определяющие порядок осуществления определенного вида деятельности: инструкция, положение, регламент:

Акты, определяющие порядок осуществления полномочий сотрудниками (определенными категориями сотрудников): должностная инструкция, рабочая инструкция, должностной регламент
1. Общие положения и порядок осуществления основных видов предпринимательской деятельности в ОЭЗ
§ 5. Организация и порядок деятельности Правительства. Регламент Правительства
Порядок и общие правила осуществления банковской деятельности
3.2. Порядок определения доходов от предпринимательской деятельности
Требования в отношении режима труда 11 апреля 2007 на территории ЕС вступили в силу новые требования в отношении режима труда и отдыха водителей и новый регламент осуществления контроля за их выполнением. Новые правила режимов труда и отдыха определены в Постановлении (ЕС) №561/2006 Европейского Парламента и Совета от 15 марта 2006 года, а регламент осуществления контроля за их выполнением определен Директивой 2006/22/ЕС Европейского Парламента и Совета от 15 марта 2006 года. Оба докум

Введение

«Документационное обеспечение управления, делопроизводство: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».

Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов, в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции.

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» входит в цикл общепрофессиональных дисциплин учебного плана.

1. Организационные документы

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации; положение об организации; положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции по определенным направлениям деятельности; должностные инструкции работников; памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и Дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, - положение о структурном подразделении - вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например, устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.

К основным организационным документам относятся учредительные документы - учредительный договор, устав или положение. Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержание текста, приведены в Гражданском кодексе (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

В тексте учредительных документов должно содержаться:

Наименование юридического лица, содержащее указание на его организационно-правовую форму; наименования не коммерческих организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица;

Место нахождения юридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное; предмет и цели деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);

Порядок управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия, и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы.

Устав может также регулировать определенную сферу государственной деятельности, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

Положение об организации - это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некоторые другие).

Положение об организации оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждается, как правило, распорядительным документом вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации.

Положение о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:

Положение о структурных подразделениях;

Положения о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);

Положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Положения о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет) также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность того или иного органа управления. Структура текста такого рода положений также нормативно не установлена. Однако, исходя из практики работы и назначения данного вида документа, требований закона к организации деятельности коллегиальных органов управления, вырабатывается устойчивая структура текста положений о коллегиальных и совещательных органах управления.

Положение о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Данный документ создается в случае необходимости на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа, и действует до прекращения деятельности этого органа.

Регламент работы - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа (если порядок работы недостаточно четко описан в положении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа, доведения их до исполнителей.

Регламенты оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

Правила внутреннего трудового распорядка - правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы. Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.

В негосударственных организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале , в котором отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила делового поведения (деловой этики) и др.

Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на совете директоров организации.

Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда. Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также их количество в соответствии с уровнем оплаты по соответствующим группам.

Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - указанием разряда по Единой тарифной сетке - ЕТС), регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц.

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации, курирующим данные вопросы, подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). В негосударственных организациях документ может утверждаться советом директоров.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются требования инструкции.

Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.

Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

Памятка - документ, регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности организации.

Памятка не входит в состав УСОРД, не имеет унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается заместителем руководителя организации, курирующим данное направление, утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно представить и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному направлению.

2. Распорядительные документы

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

К распорядительным документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.

Правовой акт - документ, содержащий официальное подзаконное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее, юридические последствия. С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.

К первой группе относятся документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или; другим коллегиальным органом управления). К ним относятся постановления, решения.

Ко второй группе относятся документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (на основе единоначалия) должностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдельных случаях руководителями других уровней - заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, распоряжение, указание. В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые решения.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на три группы:

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

2) акты межведомственного характера;

3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Оформление данных правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и государственной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997г. № 1009.

Распорядительные документы могут быть документами длительного действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять документ полностью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распорядительного документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.

Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (постановление, приказ и т.д.). Особенностью оформления распорядительных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной.

Вводная часть оканчивается определенным глаголом (в зависимости от вида распорядительного документа), который печатается от нулевого положения табулятора прописными буквами, без кавычек, затем проставляется двоеточие и через двойной интервал" с красной строки оформляется распорядительная часть.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительного документа должен содержать информацию: предписываемое действие, сроки исполнения, исполнители

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.

Постановления оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а юридическими основаниями для их издания могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и другие нормативные правовые акты для постановлений федеральных органов исполнительной власти (в том случае, если постановления издаются «во исполнение») или необходимость осуществления собственной исполнительной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового регулирования работы собственного аппарата управления (в том случае, если постановления издаются по инициативе организации).

Постановления оформляются на общем бланке с указанием вида документа - «постановление». Дата постановления - это дата заседания коллегиального органа.

Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др.

Решениями также называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами, имеющими право издавать различные по форме распорядительные документы, т. е. действующие на основе коллегиальности и единоличного принятия решения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.

По основной деятельности;

По личному составу.

Порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц, например, приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.

Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов:

По основной деятельности;

По личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

Деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;

Организационно-правовое положение сотрудников;

Порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы.

Требования к оформлению документов, в том числе и приказов по личному составу, входящих в УСОРД, изложены в ГОСТ Р 6-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В рамках данной системы возможно составление приказа по личному составу как по одному основанию (например, о приеме на работу одного или нескольких работников, так и по нескольким основаниям, когда в одном приказе имеются пункты о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д. - так называемый сводный приказ по личному составу).

Приказ подписывает руководитель, а ниже его подписи - на лицевой стороне приказа проставляется отметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники проставляют личную подпись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работник кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность проставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, или руководители структурных подразделений в пределах своих полномочий.

Распоряжение оформляется с соблюдением требований к оформлению распорядительных документов. Особенностью оформления данного вида распорядительного документа является наличие реквизита 15 «Адресат», который отсутствует на приказах, постановлениях и решениях. Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:

Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указание как вид документа было введено в практику с 1970 г. вместо применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, как уже было отмечено, имеют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся изменения и дополнения по отдельным пунктам, как в другие виды распорядительных документов.

распорядительный документ оформление приказ

3. Справочно-информационные документы

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:

Служебное письмо, телеграмму, телекс, телефонограмму - документы, обеспечивающие деловую переписку;

Протокол;

Докладную записку;

Справку;

Заявление, предложение, жалобу;

Сводку, заключение, отзыв и др.

Часть из перечисленных документов, относящихся к справочно-информационной группе, не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного-двух листов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики и др.).

Исключение составляют такие документы, как протоколы, заключения, справки служебного характера, отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило, справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо - самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу. Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю, когда нет возможности воспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой.

Правила оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ.

Телеграмму оформляют на чистых листах бумаги или на специальных бланках.

Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации - точек (.) и запятых (,) - и различных шрифтов.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, по которым телефонограмма должна быть передана.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

От таких протоколов следует отличать протоколы, составляемые работником административных органов, органов охраны общественного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др., - все эти виды протоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ 6.30-2003.

Протоколы могут быть трех видов:

краткие - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;

стенографические - весь ход заседания записывается подробно.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.).

Акт оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Акт имеет унифицированную форму. Реквизиты оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Место и дата составления должны соответствовать месту и дате актируемого события.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или письменного указания руководителя. С точки зрения содержания докладная записка может носить инициативный, информационный и отчетный характер.

Инициативная докладная записка - составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.

Информационная докладная записка - информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен. Информационные докладные записки отличаются регулярностью их представления.

Отчетная докладная записка - должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе выполнения указаний, планов и т.д.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки бывают личного и служебного характера. В справках личного характера описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица. В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации.

Справка может быть внутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, то оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.

Заявление - это просьба о разрешении того или иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданину прав: на труд, отдых и т.д.

Чаще всего заявления содержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении жилья и т.д.

Заявление оформляется на чистом листе бумаги и подписывается составителем. Оформление реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные формы заявления приведены в Альбоме унифицированных форм.

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу.

В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой (сводка предложений, сводка замечаний и т. п.).

Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований к оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки, как правило, приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.

Заключение, отзыв - документы, содержащие мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение или отзыв составляют на проекты документов, научные работы и т.п. Заключение не имеет унифицированной формы.

Перечень, список, номенклатура - документы, содержащие систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях распространения на них определенных норм и требований.

Они могут оформляться на общем бланке с указанием конкретного вида документа (например, номенклатура). Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например, «Перечень документов, подлежащих передаче на государственное хранение», «Номенклатура дел на 2000 год».

Документы подписываются руководителем организации, их составителями, утверждаются вышестоящей организацией или головной организацией в той отрасли (области деятельности), к которой относится содержание документа.

Текст этих документов, как правило, приводится в табличной форме.

Порядок и форма составления перечней, номенклатур дел регламентируются ведомственными нормативными документами, методическими рекомендациями, инструкциями. Так, порядок и форма номенклатуры дел - «систематизированного перечня заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке» - регламентируются Основными правилами работы архивов организаций.

Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Организационные документы - это документы, устанавливающие порядок создания организации и ее работы, организующие коллективную деятельность в рамках организации. Несмотря на то, что в общем объеме документации организационные документы занимают небольшое место, они играют существенную роль в деятельности организации. Фактическое существование любой организации начинается с введения в действие именно организационных документов. Они обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций.

По своему содержанию организационные документы являются сложными документами, они велики по объему. Составляются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или назначаемой) при участии юристов. После обсуждения и согласования текста документа они подписываются руководителем организации и утверждаются. Организационные документы имеют длительный срок действия, они перерабатываются только лишь в случае реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия.

К видам организационных документов в первую очередь относятся уставы, положения, правила, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание.

Устав - это документ, определяющий структуру, порядок образования, компетенцию организации, ее функции и права, задачи, порядок работы. Он является основным организационным документом в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава (например: Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав государственного унитарного предприятия и т.д.).

Как организационный документ устав настолько важен, что требования к тексту для ряда его разновидностей установлены в законодательном порядке. Например, в соответствии с Федеральным законом «О банках и банковской деятельности» Устав банка должен содержать, кроме наименования банка и его местонахождения, перечень осуществляемых банковских операций и сделок; сведения о разделе уставного капитала; сведения о системе органов управления, в том числе исполнительных органов и органов внутреннего контроля; сведения о порядке их образования и их полномочиях.

Уставы могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые уставы разрабатываются для ряда однородных предприятий, на их основе составляются индивидуальные уставы.

Текс устава предполагает наличие следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Основные функции предприятия.

3. Права и обязанности.

4. Руководство.

5. Взаимоотношения и связи.

6. Производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность.

7. Имущество и средства.

8. Контроль, проверка и ревизия.

9. Реорганизация или ликвидация.

10. Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций).

11. Порядок распределения прибыли.

12. Порядок образования организации, порядок управления и прекращения деятельности.

13. Органы управления (внутренняя организационная структура).

Положениеопределяется как организационно-правовой документ, устанавливающий статус, место в системе управления, внутреннюю структуру, порядок образования, функции, компетенцию, основные правила деятельности организации, их структурных подразделений, а также подведомственных организаций. Положение может определять организацию работы и основные функции системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах Российской Федерации), одного органа (например, Положение об общем отделе администрации области и т.д.), структурного подразделения, комиссии и т.д. На основе положения работают, как правило, бюджетные организации, органы власти и управления. Но и коммерческие структуры, действующие на основании устава, могут разрабатывать положения для своих филиалов, представительств и отделений.

Положения бывают:

· общие - разрабатываются для однородных организаций;

· типовые - действуют обычно в пределах одной отрасли, одной системы, утверждаются вышестоящими органами управления;

· индивидуальные - разрабатываются на основе типовых, в них отражается специфика данного органа или должностного лица, утверждаются руководителями организации и предприятий.

Текст положения включает следующие разделы:

1. Общие положения - указывается точное официальное наименование организации (полное и сокращенное), цели ее создания, степень самостоятельности, орган управления (или должностное лицо), в чьем распоряжении находится данная организация, непосредственный руководитель, наличие печатей и официальных бланков. Здесь же дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данная организация.

2. Основные задачи организации, характер и основные направления ее деятельности.

3. Структура - приводится характеристика внутренней организационной структуры, дается перечень подразделений, указывается характер взаимосвязей между ними, определяется порядок распределения обязанностей между работниками.

4. Функции - дается всесторонняя характеристика деятельности организации, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение поставленных задач.

5. Права и обязанности - перечисляются права и обязанности, необходимые для выполнения функций, порядок их осуществления (к правам относятся: право запрашивать информацию, право ведения переписки, право представительствовать в вышестоящих органах, право издавать распорядительные и нормативные документы и др.; к обязанностям относятся действия, необходимые для выполнения основных задач). При изложении прав и обязанностей подчеркивается их соответствие действующему законодательству.

6. Ответственность - излагаются позиции, по которым руководитель организации несет личную ответственность за невыполнение поставленных задач.

7. Руководство - устанавливаются принципы руководства организацией, порядок назначения (освобождения) на руководящую должность, сфера компетенции руководителя.

8. Контроль, проверка и ревизия деятельности - определяется, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок предоставления итоговых документов.

9. Реорганизация и ликвидация - устанавливается порядок осуществления реорганизации и ликвидации организации

Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является Положение о структурном подразделении. Оно должно быть разработано на каждое подразделение организации. В данном документе должны быть закреплены основные функции и задачи, которые должны выполнять подразделения для выполнения общих задач. Так, в акционерном обществе, руководимом советом директоров, разрабатывается Положение о совете директоров, в котором закрепляется статус совета, компетенция совета директоров, порядок избрания совета, полномочия его членов и их срок, порядок созыва заседаний и формирования повестки дня, порядок проведения заседаний и принятия решений, ведения протокола, ответственность членов совета директоров и другие организационные вопросы.

Под положением может пониматься также свод правил, регулирующих определенное направление деятельности, например Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, многочисленные разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и т.д.

Правила - это документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении какой-либо деятельности, определяющий, как и в какой последовательности должна вестись работа на том или ином участке.

По сфере применения правила можно разделить на:

· общие, имеющие значение для всех отраслей (например, Правила по технике безопасности);

· отраслевые, относящиеся только к одной отрасли (например, Правила приема в высшие учебные заведения или Правила бытового обслуживания населения).

В каждой организации существуют Правила внутреннего трудового распорядка. В ст. 189 Трудового Кодекса Российской Федерации указывается, что «трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом Правила внутреннего распорядка и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работниками меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя».

Обычно Правила внутреннего распорядка содержат следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Порядок приема и увольнения работников.

3. Основные права и обязанности работников.

4. Основные права и обязанности работодателя.

5. Режим труда и отдых.

6. Поощрения за успехи в труде.

7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан (например, Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Ленинградской области, Должностная инструкция инспектора по контролю). Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Как и другие виды организационных документов, инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. Так, при составлении инструкции по делопроизводству в конкретной организации используется Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. В первом случае в приказе или распоряжении руководителя определяется срок введения инструкции, перечисляются необходимые мероприятия по реализации рекомендаций инструкции, указываются ответственные исполнители.

Отдельной разновидностью инструкции является должностная инструкция, определяемая как правовой акт, который издается в целях регламентации организационно-правового положения специалиста, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Значение должностной инструкции очень велико. Она, играя организационную, регламентирующую и регулирующую роль, способствует четкому разграничению обязанностей и прав между работниками, исключению параллелизма в работе, обеспечению взаимосвязи в работе сотрудников, занимающих различные должности. На должностную инструкцию часто опираются при конфликтных ситуациях между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем отдела, сотрудниками отдела кадров или специалистом по работе с персоналом на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, кроме руководителей, деятельность которых регламентируется положением. При ее разработке необходимо опираться на такие основополагающие документы, как классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (берется соответствующая квалификационная характеристика).

Трудовой кодекс РФ, а также положение организации и структурного подразделения. Основные положения инструкции должны быть согласованы с юрисконсультантом, а затем она утверждается руководителем предприятия и при заключении трудового договора доводится до сведения сотрудника под расписку. Все изменения в должностной инструкции должны вносится специальным приказом руководителя.

Основной текст должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общие положения. В разделе указывается точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления, т.е. название структурного подразделения и подчиненность; устанавливается сфера деятельности сотрудника, режим работы, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения по должности во время отсутствия; определяются требования к профессиональной подготовке и опыту работы. Кроме того, в разделе содержатся указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми специалист руководствуется в своей деятельности.

2. Функции и должностные обязанности. Этот раздел требует как можно большей детализации. Здесь в максимальном объеме перечисляются обязанности работника, согласующиеся с задачами структурного подразделения; приводится перечень видов работ (в последовательности от главных к второстепенным), которые должен выполнять сотрудник; указывается форма его участия в управленческом процессе; определяются этические нормы, которые должен соблюдать сотрудник.

3. Права. В разделе описываются права и полномочия работника, необходимые для выполнения его обязанностей: право принимать решения по определенному кругу вопросов, получать необходимую информацию, визировать или подписывать документы, контролировать действия каких-либо сотрудников и т.д.

4. Ответственность. В данном разделе указываются формы ответственности работника за результаты его деятельности, возложенные на него обязанности; устанавливаются виды наказаний за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей.

5. Взаимоотношения. Данный раздел призван регулировать трудовые взаимоотношения между должностными лицами. В нем устанавливается круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления документов и др.

6. Оценка работы. В этом разделе обычно указывают критерии своевременности работы и ее качество, например отсутствие жалоб, претензий, соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т.д.

Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условием пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, вызвавшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, внедрение компьютерных технологий и др. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (три года или пять лет).

К организационным документам относятся и такой документ, как структура и штатная численность - правовой акт регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Его составление предусматривается уставом (положением) об организации. В нем устанавливаются состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого отдела и всей организации в целом. Обычно этот документ утверждается на календарный год, а если в течение происходят изменения, то они оформляются приказом руководителя.

Документ представляет собой таблицу, основными графами которой являются:

· название структурного подразделения;

· код структурного подразделения;

· штатная численность (по отделам и организации в целом).

В каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, разрабатывается и утверждается штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Штатное расписание, как и другие документы, разрабатывается в соответствии с уставом (положение) организации. В нем определяются структурные подразделения (наименование и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы. Документ оформляется по унифицированной форме. Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономический отдел и отдел кадров.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Все изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом руководителя организации.

К распорядительным документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.

Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники. Эти предписания являются юридическими Документами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. Таким образом, в юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам.

Правовой акт - документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетен-

ции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.

К первой группе относятся документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним относятся постановления, решения.

В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядительного документа, также принимается совместно. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств и ведомств, высшие органы управления акционерных обществ и др. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имеют право принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компетенции другие виды распорядительных документов. Так, если Кабинет Министров РФ издает постановление, то Председатель Кабинета Министров РФ - распоряжение.

В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право издавать одинаковый вид распорядительного документа, то совместный документ издается в форме этого вида. Если организации издают различные виды распорядительных документов, то совместный распорядительный документ издается в виде совместного решения.

Сфера действия распорядительных документов различна и с этой точки зрения они делятся на правовые акты, действующие:

на федеральном уровне - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти;

на уровне субъектов Российской Федерации - краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

в пределах отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

2) акты межведомственного характера;

Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (постановление, приказ и т. д.). Особенностью оформления распорядительных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной. Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость:

организации исполнения принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;

осуществления собственной деятельности в соответствии с наделенными функциями и задачами.

В первом случае вводная часть текста распорядительного документа начинается словами «Во исполнение...» и далее приводится наиме-

Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

Во втором случае в вводной части, как уже было отмечено, излагаются цели и мотивы (основания) для издания распорядительного документа по инициативе организации, например:

В целях обеспечения качественного набора студентов на новый учебный год...

Вводную часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Вводная часть оканчивается определенным глаголом (в зависимости от вида распорядительного документа), который печатается от нулевого положения табулятора прописными буквами, без кавычек, затем проставляется двоеточие и через двойной интервал 1 с красной строки оформляется распорядительная часть.

В распорядительных документах, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указание, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

В распорядительных документах, издаваемых на основе коллегиальности, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».

В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ».

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительного документа должен содержать следующую информацию: предписываемое действие, сроки исполнения, исполнители, например:

2. Обеспечить перевозку документов и материальных ценностей в здание Реабилитационного центра с 11.05.2005 по 15.05.2005 (отв. Лепанова А. В.)

Если текст печатается через 1 , 5 интервала, то двойной интервал - 3,0.

3. Зам. директора по учебно-методической работе Чадаевой А. П. организовать учебный процесс в форме самостоятельной работы студентов в период переезда техникума с 11.05.2000 по 15.05.2005.

В заключении распорядительной части указывается, какие распорядительные документы, изданные ранее, отменяются, например:

7. Признать утратившим силу постановление коллегии Министерства социального обеспечения РСФСР от 26 июня 1980 г. «О состоянии справочно-кодификационной работы в органах социального обеспечения РСФСР».

В последнем пункте распорядительной части указывается, кто осуществляет контроль за исполнением распорядительного документа, например:

9. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора по учебной работе Чернову А. П.

Распорядительный документ, изданный на основе единоначалия, имеет одну подпись, изданный на основе коллегиальности - как правило, две подписи - председателя коллегиального органа и ответственного секретаря (или руководителя службы ДОУ).

Руководящие коллегиальные органы (президиум, советы и др.) также принимают постановления.

Структура текста постановления, как и у всех распорядительных документов, включает в себя две части.

Вводная часть текста может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие нормативные правовые акты. Однако иногда постановление не нуждается в вводной части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего постанов-

ление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от распорядительной, например:

Правительство Москвы ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Распорядительная часть текста строится также по стандартной для всех распорядительных документов схеме, т. е. по пунктам, в каждом из которых содержится определенное поручение, назван исполнитель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие документы, как правило организационные (инструкции, положения и др.).

Отметка о наличии таких приложений должна приводиться в том пункте постановления, в котором говорится об утверждении данного документа, сразу же после окончания текста данного пункта, например:

1. Утвердить Положение о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образовательных учреждений (Приложение 1).

Если утверждается один документ, то в тексте это указывается следующим образом:

Утвердить прилагаемое Положение о...

На самом документе, который утвержден постановлением, на первом листе в правом верхнем углу делается отметка, например: на первом экземпляре документа:

Приложение 1

к Постановлению Правительства

Российской Федерации

на экземплярах, размножаемых большими тиражами и доводимых до широкого круга исполнителей, на первом листе каждого экземпляра:

УТВЕРЖДЕНО

Постановления коллегии министерства, руководящего органа общественной организации имеют, как правило, две подписи - руководителя коллегиального органа и ответственного секретаря.

Образец оформления постановления приведен в прил. 19.

Решение, принимаемое одним органом, оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, изложенных выше, за тем исключением, что ключевым словом, отделяющим вводную часть текста от распорядительной, является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Образец оформления решения приведен в прил. 20.

Совместные решения (приказы, постановления) оформляются на чистом листе бумаги. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех организаций, издающих данный документ. Регистрационный номер включает в себя номера, присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой, например, 35/46/72. В таких документах используется форма приложения текста от первого лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписи в совместных распорядительных документах располагаются на одном уровне, первая оформляется от нулевого положения табулятора, вторая - от 5-го положения, причем наименования должностей лиц, подписавших документ, приводятся по полной форме. Все остальные реквизиты оформляются так же, как в других распорядительных документах.

Образец оформления совместного распорядительного документа (приказа) приведен в прил. 21.

Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов:

по основной деятельности;

по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;

организационно-правовое положение сотрудников;

порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности).

В вводной части приказа по основной деятельности могут быть:

В соответствии с приказом Комитета социальной защиты населения Москвы от 20.04.2005 № 78 «Об организации дежурства в период праздничных дней» ПРИКАЗЫВАЮ:...

В связи с тем, что приказ Министерства образования Российской Федерации от 31.05.2000 № 1620 «Об утверждении Типового положения о филиалах государственных и муниципальных образовательных учреждений среднего профессионального образования» не прошел государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ:...

цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие основой для издания приказа, например:

Для взаимной увязки и устранения множественности нормативных актов по организации справочно-кодификационной работы по законодательству по социальной защите населения в органах социальной защиты ПРИКАЗЫВАЮ:...

Как правило, в приказах по основной деятельности вводная часть почти всегда присутствует, однако бывают случаи, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснении и обосновании, и вводная часть опускается.

Приказ подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки.

Если руководитель находится в отпуске или в длительной командировке, приказ подписывает его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия, при этом на приказе в подписи должна быть указана и его фактическая должность, например:

И.о. директора техникума -

заместитель директора

по учебной работе личная подпись А. П. Чадаева

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перевод, перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов, вынесение и снятие взысканий, поощрение (награждение) и т.д. Оформление приказов по личному составу имеет свои особенности. Специфика данного вида документов заключается в том, что:

их оформление регламентировано требованиями двух действующих в стране унифицированных систем документации: Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД), в рамках которой утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

Требования к оформлению документов, в том числе и приказов по личному составу, входящих в УСОРД, изложены в ГОСТ Р 6-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В рамках данной системы возможно составление приказа по личному составу как по одному основанию (например, о приеме на работу одного или нескольких работников, так и по нескольким основаниям, когда в одном приказе имеются пункты о приеме на работу, переводе, увольнении и т. д. - так называемый сводный приказ по личному составу).

Если приказ по личному составу оформляется по УСОРД, то он оформляется на общем бланке организации (с угловым или продольным вариантом расположения реквизитов заголовочной части бланка) с указанием полного наименования организации, а также сокращенного наи-

менования, если оно имеется у организации, вида документа (ПРИКАЗ), даты составления, регистрационного номера, места составления.

Номер и дата приказа проставляются при регистрации после его подписания.

Система индексации приказов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и существующего порядка формирования приказов по личному составу в дела, наличия хранения документов в электронной форме.

Заголовок приказа, как правило, должен отвечать на вопрос «о чем?»: «О вынесении дисциплинарного взыскания» - или же, если приказ сводный, - «По личному составу».

В тексте приказа по личному составу, за исключением приказов о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, отсутствует вводная часть, а распорядительная часть приказа начинается либо со слова, обозначающего конкретное действие, например «ПРИНЯТЬ», либо, в случае сводного приказа, с распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ», а затем с новой строки указывается конкретное действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» и т.д. - и пункты нумеруются. Данные слова в приказах пишутся прописными буквами и без кавычек.

Собственно текст, касающийся конкретного работника, начинается с указания его фамилии, имени, отчества (фамилия, как правило, также пишется прописными буквами), должности, далее - наименование структурного подразделения, в которое он принимается (переводится и т.д.) на работу (наименование организации в тексте не указывается, так как оно есть в заголовочной части бланка), дата начала указанного действия (при необходимости - его продолжительность), условия приема, характер работы, оплату труда. При необходимости в тексте приказа (или в конце текста) приводятся ссылки на соответствующие статьи Трудового кодекса РФ.

После текста каждого пункта приказа с новой строки без абзаца должно быть напечатано слово «Основание:» (без кавычек, с прописной буквы) и перечислены все документы, послужившие основаниями для издания данного приказа. Недопустимо вместо документов давать ссылки на соответствующие статьи Трудового кодекса РФ. При указании конкретного документа в «Основании» всегда должны быть перечислены:

дата и регистрационный номер;

заголовок документа (при необходимости).

В тех случаях, когда в качестве оснований указано несколько документов, «Основание» оформляется так же, как реквизит «Отметка о приложении», т. е. все документы нумеруются.

Визы согласования на приказах по личному составу проставляются до подписания приказа на оборотной стороне последнего листа под-

линника документа. Состав визирующих лиц в каждой организации определяется исходя из конкретных условий и наличия в штатном расписании тех или иных должностей. Так, при приеме на работу приказы могут визировать: руководитель структурного подразделения, куда работник принимается на работу, руководитель кадровой службы, главный бухгалтер (в случае, если на работу принимается материально-ответственное лицо или работник, которому устанавливаются надбавки к заработной плате) и др.

Приказ подписывает руководитель, а ниже его подписи - на лицевой стороне приказа - проставляется отметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники проставляют личную подпись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работник кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность проставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Руководитель подписывает только первый экземпляр приказа, который и будет являться его подлинником. Необходимое количество копий должно быть изготовлено и заверено работником кадровой службы путем проставления реквизита «Отметка о заверении копии». Копию приказа по личному составу допускается заверять печатью кадровой службы.

Приказы по личному составу могут оформляться также по требованиям УСПУД. Документы, входящие в данную систему включены и в ОКУД (класс 0300000).

Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике 1 от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» были введены формы первичной учетной документации, в том числе приказов по личному составу:

форма № Т-1 «Приказ о приеме работника на работу»;

форма № Т-1 а «Приказ о приеме работников на работу»;

форма № Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу»;

форма № Т-5а «Приказ о переводе работников на другую работу»;

форма № Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику»;

форма № Т-ба «Приказ о предоставлении отпуска работникам»;

форма № Т-8 «Приказ о прекращении действия трудового договора с работником»;

форма № Т-8а «Приказ о прекращении действия трудового договора с работниками»;

форма № Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку»;

форма № Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку»;

форма № Т-11 «Приказ о поощрении работника»;

форма № Т-11а «Приказ о поощрении работников».

Указанные унифицированные формы приказов распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Это означает, что если есть определенная форма приказа в УСПУД, то она обязательна к применению. И только в том случае, если нужная форма приказа по личному составу еще не утверждена, можно ее оформлять по требованиям УСОРД.

В соответствии с порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в эти формы (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами организации (приказами, распоряжениями).

Форматы бланков, указанных в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации для удобства размещения и обработки необходимой информации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов.

Унифицированные формы приказов по личному составу в УСПУД построены в анкетной или табличной форме. Анкетная форма приказа предназначена для составления приказа на одного работника и только по одному основанию. Например, форма Т-1 представляет собой унифицированную форму приказа о приеме на работу одного работника. Табличная форма приказа предназначена для составления приказа на нескольких работников, но только по одному основанию, например, форма Т-1 а «Приказ о приеме работников на работу». В рамках данной системы нельзя составить сводный приказ по личному составу, включающий в себя несколько оснований (прием, перевод, увольнение), нельзя составить приказ о вынесении дисциплинарного взыскания - нет такой унифицированной формы.

Заголовочная часть каждого приказа содержит название организации и ее код по ОКПО, название вида документа, его код по ОКУД, регистрационный номер и дату приказа, распорядительное действие и его продолжительность.

Содержательная часть текста приказа содержит следующие данные: фамилия, имя, отчество, табельный номер работника (работников); наименование структурного подразделения; наименование профессии (должности); разряда; класса (категории) квалификации; условия приема на работу (перевода и др.); характер работы; условия оплаты труда; информацию об испытательном сроке (в приказах о приеме). После текста приказа приводится стандартное основание, в котором указаны необходимые данные конкретного документа (документов), приведенного в качестве основания. Так, в приказе о приеме на работу основанием является трудовой договор, в приказах о переводе - изменение к трудовому договору и т.д.

В конце приказа в трафаретной форме приведены подпись руководителя, а после подписи - отметка об ознакомлении работника (работников) с приказом.

Таким образом, здесь содержатся практически все реквизиты, используемые при оформлении приказа в УСОРД, но в данной системе вся информация приведена в табличной или трафаретной форме и с подстрочными примечаниями, что значительно облегчает процесс составления документов и снижает вероятность появления ошибок при оформлении.

Визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа, а порядок регистрации приказов по УСПУД аналогичен регистрации приказов по УСОРД.

Образец оформления приказа по личному составу по УСОРД приведен в прил. 23, по УСПУД - в прил. 24.

шениях. Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:

Начальникам структурных подразделений завода

Текст распоряжения также состоит из двух частей - вводной и распорядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Образец оформления распоряжения приведен в прил. 25.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Контрольные вопросы

1. Какие виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?

2. Почему распорядительные документы относятся к правовым актам?

3. Когда распорядительные документы вступают в силу?

4. Как различаются по сфере действия распорядительные документы?

5. Что является основанием для издания распорядительного документа?

6. Как строится текст распорядительного документа?

7. Как оформляется отметка о наличии приложения в распорядительном документе?

8. Какие органы принимают постановление?

9. Что означает дата в распорядительном документе, проставляемая в заголовочной части бланка (реквизит 11)?

10. В какой форме издаются совместные распорядительные документы?

11. Какие бывают виды приказов?

12. Чем отличается оформление приказа по личному составу?

13. Кто имеет право подписи на приказах?

14. Какой реквизит имеется только на двух видах распорядительных документов - указаниях и распоряжениях?

15. По каким вопросам издаются распоряжение и указание?

Внутренние документы организации включают в себя следующие типы: организационные, служебные и распорядительные.

Организационные документы предприятия

Абсолютно вся деятельность фирм и предприятий должна быть зафиксирована. Для этого предусмотрены различные типы документов.

На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они являются необходимыми элементами любого предприятия.

Таким образом, организационными документами предприятия можно назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала. Это внутренние нормативные документы организации.

Устав

Устав - правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.

При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.

наименование и вид предприятия;
его почтовый адрес;
цель и направление деятельности;
порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
прочие аспекты деятельности.

Положения

К положениям относят нормативные акты, которые определяют порядок образования и организацию работы предприятия. Они могут регулировать рамки деятельности различных должностных лиц. Но на практике, как правило, создаются положения, которые регулируют общую совокупность трудовых отношений.

Наиболее распространенным видом положения является документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в частности. Если положение касается организации в целом, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, а также порядки ликвидации и реорганизации. Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разграничения их функций. Какие нюансы имеют эти внутренние документы организации?

Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. В обязательном порядке они должны содержать информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения. Сам текст положения включает в себя цели, задачи, функции, права и обязанности, общие положения, руководство.

Положения должны быть утверждены директором, завизированы юристом и подписаны непосредственно теми, кто их разрабатывал. Это могут быть заместители руководителя или руководители структурных подразделений.

Штатное расписание и штатная численность

Документ, закрепляющий наименование подразделений, имеющихся должностей и количество единиц в штате, именуется штатной численностью. Как и положения, штатная численность унифицирована в системе организационно-распорядительной документации. Также она должна быть оформлена на общем бланке. Штатная численность имеет визу главного бухгалтера предприятия, инспектора отдела кадров, непосредственно руководителя и должна быть заверена печатью.

Ниже будут рассмотрены и другие внутренние и внешние документы организации.

Документ, закрепляющий на предприятии должности и численность сотрудников, а также фонд заработной платы, именуется штатным расписанием. Форма документа имеет унифицированное название Т-3 и представляет собой таблицу, в которой содержатся наименования должностей, тарифные ставки, размеры окладов, надбавки и прочая информация. Составление и утверждение штатного расписания находится в компетенции главного бухгалтера предприятия.

Какие еще внутренние документы организации существуют?

Должностные инструкции

Это нормативные акты, определяющие права и обязанности сотрудников организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особенное место в структуре внутренних документов предприятия. Именно на основании должностных инструкций разрабатывается и заключается договор с работником. Таким образом, именно трудовой договор и штатное расписание используются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее возникновения.

Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, затем она согласуется с юридическим отделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее существенное значение, должно вноситься на основании приказа директора. Этого требуют внутренние нормативные документы организации.

Договоры

Договор - многофункциональный документ. Он регулирует любые взаимоотношения между субъектами экономической деятельности. Договор может оформляться при покупке или аренде помещений, поручительстве или ценообразовании, продаже товаров или услуг, найме сотрудников или подрядчиков, привлечении сторонних организаций. Он является, как правило, основным документом, который регулирует различные связи экономического характера между категориями граждан, юридическими лицами.

Основной частью договора являются положения о взаимных правах и обязательствах сторон, порядок и сроки расчета, полные реквизиты. Организация работы с внутренними документами лежит на руководителе предприятия.

Служебные документы

Служебные документы - официальные документы, используемые в текущей организационной деятельности предприятия. Основными видами служебной документации являются акты, протоколы, служебные записки и справки.

Акты

Это внутренние документы, отражающие те или иные события или факты и составленные несколькими лицами.

Составляются данные документы в различных ситуациях, поэтому имеют огромное количество разновидностей: это акты приема-передачи, акты списания, коммерческие акты. Должны быть составлены постоянно действующей или назначенной руководителем комиссией. Оформляются на общем бланке предприятия (если являются внутренними), должны иметь информацию об организации (если являются внешними).

Состоят акты из двух частей. В первой они несут информацию о предмете и основании составления, членах комиссии. Во второй содержится непосредственно информация о проведенной комиссией работе, ее результатах.

Подписывается всеми членами комиссии. Если акт несет какую-либо материальную или финансовую нагрузку, он должен утверждаться руководителем и заверяться печатью.

Если акт затрагивает деятельность других структурных подразделений или должностных лиц, то последние должны быть с ним ознакомлены. Внутренние регламентирующие документы организации часто запрашиваются проверяющими органами.

Акты, касающиеся важных вопросов в деятельности организации (реорганизация, проверка, ревизия), должны храниться на постоянной основе. Менее важные подлежат хранению в течение пяти лет.

Протоколы

Фиксируют ход собраний и совещаний, обсуждаемые на них вопросы и принятые решения. Порядок организации внутренних документов должен соблюдаться.

Как правило, протокол собрания и заседания ведется секретарем путем конспектирования или стенографирования. Включает в себя основные тезисы выступающих с докладами, проекты решений по поднятым вопросам. Составляется на общем бланке предприятия с указанием наименования протоколируемого события, даты его проведения, списком участников и порядковым номером.

Протокол состоит из вводной части (указываются председатель, секретарь и присутствующие должностные лица, а также повестка дня) и основной (включает в себя разделы, соответствующие повестке дня, описания выступлений и постановление - решение).

В перечень внутренних документов организации также входят акты о порче имущества, недостачах, повреждениях или нарушениях при транспортировке. Таковые должны составляться на фирменном бланке без каких-либо исправлений или помарок.

Докладные, служебные, объяснительные записки

Служебные и докладные записки представляют собой документы, которые адресуются руководителю предприятия или любого подразделения (в редких случаях - вышестоящему органу). Содержат информацию по какому-либо вопросу, касающемуся деятельности предприятия или должностных лиц, предложения или выводы.

Служебная записка - это элемент внутренней переписки. Составляется в том случае, если вопрос между подразделениями не может быть решен устно. При необходимости визируется у руководителя. Может быть составлена как в рукописном, так и в печатном виде.

Служебная записка должна иметь заголовок и основной текст, раскрывающий суть события, которое послужило поводом к ее составлению, а также выводы и предложения. Датой является дата составления. Должна быть подписана составителем, а в случае направления в вышестоящие органы - еще и руководителем организации.

Служебные записки, касающиеся деятельности предприятия и направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, а документы внутреннего контроля организации - пять лет.

Объяснительные записки составляются в произвольной форме и несут информацию по трудовым отношениям. Как правило, содержат информацию о причинах, которые привели к каким-либо нарушениям. В зависимости от важности хранятся от одного года до пяти лет.

Справки

Это внутренние документы, которые описывают и подтверждают факты и события. Наиболее часто используемыми справками на предприятии являются справки о заработной плате и подтверждающие факт работы сотрудника на данном предприятии. По его требованию организация обязана выдать ему подобную справку.

Зачастую на предприятии используются формализованные бланки справок для ускорения процесса их подготовки и последующей выдачи.

Справка должна содержать данные о сотруднике, которому она предоставляется, его должности и окладе. В обязательном порядке должна иметь дату составления, подписи руководителей, печати предприятия.

Отдельным видом справок являются справки по производственной тематике, которые могут быть предоставлены по запросу руководства. Таковые составляются в двух экземплярах: один предоставляется адресату, второй прикладывается к делу.

Учет внутренних документов организации должен быть строгим.

Распорядительные документы организации

Различают следующие виды распорядительных документов:

Приказ. Издается руководством организации с целью решения производственных задач. Различают приказы по производственным вопросам и приказы по личному составу. К первым относятся приказы в отношении финансирования, снабжения, реализации товаров или услуг, распределения ресурсов. Ко вторым - о приеме на работу или увольнении, об отпуске или командировании сотрудника. Должен быть подписан руководителем и доведен до сведения тех лиц, деятельность которых он затрагивает.

Решения и распоряжения. Акты, издаваемы с целью оперативного решения возникших на производстве вопросов. Преимущественно носят методический и информационный характер. Решения и распоряжения оформляются идентично приказам и издаются в одном из следующих случаев: при необходимости распределения обязанностей или определении сроков выполнения той или иной задачи; при определении порядка использования автотранспорта и так далее. Распоряжения, как правило, состоят из распорядительной части и констатирующей, имеют отдельным пунктом назначение контролирующего органа в виде подразделения или должностного лица. Подписываются директором, нумеруются в границах календарного года. Если касаются основной деятельности предприятия, то хранятся постоянно, по хозяйственно-административным вопросам - пять лет.

Внутренние документы кредитной организации

Обычно кредитные организации разрабатывают и утверждают различные документы, которые регулируют деятельность их подразделений и должностных лиц. Это документы о совершении банковских операций и других сделок (некоторые виды правил, процедур, положений, распоряжений, решений, приказов, методик, должностных инструкций и иных документов в формах, принятых международной банковской практикой).