С учетом перечня типовых документов. Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения? Передача документов в государственные или муниципальные архивы

Делопроизводственные процессы любого учреждения создают огромный массив документов. Многие из них предназначены для разового использования и не отличаются большой ценностью. Чтобы систематизировать работу и определить, какие документы и как долго стоит хранить, архивные организации разрабатывают типовые перечни, определяющие сроки хранения служебной документации.

Из статьи вы узнаете:

Перечень типовых управленческих архивных документов: действующая редакция

Перечень типовых документов по сути является систематизированным списком служебных бумаг предприятий и учреждений, который содержит нормативные инструкции о сроках их хранения. Такие списки лежат в основе Архивного фонда государства, т.к. с их помощью можно систематизировать огромный массив документации.

Перечень типовых документов с указанием сроков хранения выполняет следующие функции:

выделяет из общего массива документы с постоянным сроком хранения;
определяет продолжительность хранения большинства категорий официальных бумаг;
унифицирует сроки хранения однородной документации;
способствует оперативному отбору необходимых бумаг и уничтожению не несущих особой ценности.

В зависимости от значимости информации сроки могут варьироваться:

кратковременные (менее десяти лет: 1, 3 или 5 лет);
долговременные (более десяти лет: 10, 30, 75 лет).

Кроме того, существуют служебные акты, которые необходимо хранить постоянно или же не хранить совсем.

Постоянные изменения в сфере делопроизводства приводят к тому, что утвержденные типовые перечни приходится время от времени пересматривать. Это обусловлено происходящими политическими и экономическими переменами.

В настоящее время существует 2 вида перечней:

с указанием срока хранения;
постоянного хранения.

Подобные списки могут быть типовыми, т.е. подходить для всех организаций, или ведомственными. Первые издает Федеральная архивная служба. Они служат обязательными нормативными актами для всех учреждений, действующих на территории Российской Федерации. Вторые - разрабатываются федеральными ведомствами для применения в отдельных сферах деятельности. После разработки и утверждения на уровне ведомства они согласовываются с Федеральной архивной службой.

Среди нормативных актов, регламентирующих продолжительность хранения, можно выделить акты, применяемые коммерческими и некоммерческими организациями, банками, МЧС и МВД, федеральными судами и прокуратурой, предприятиями научно-технической и производственной отрасли.

Наиболее востребованным является «Перечень типовых управленческих архивных документов , образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Его последняя редакция (от 1 февраля 2016 года) утверждена Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 и зарегистрирована в Минюсте России под номером N 18380 08.09.2010.

Для каких организаций перечень хранения документов обязателен?

Перечень типовых управленческих документов - важный нормативный акт, который обязателен для применения всеми административными органами и учреждениями РФ. Он обладает официальным статусом и должен использоваться во всех организациях вне зависимости от их формы собственности и статуса.

Для государственных структур и местных административные органов наиболее значимыми являются разделы, устанавливающие постоянный срок хранения для некоторых бумаг, передаваемых в государственные и муниципальные архивы. Их виды и категории четко определены, и это делает незаконным их уничтожение.

Коммерческие компании, напротив, не передают дела в городские и муниципальные архивы. Для них сфера влияния нормативного акта распространяется на некоторую наиболее значимую документацию, образовавшуюся в ходе коммерческой деятельности. Соблюдать срок и порядок их хранения входит в обязанности таких компаний.

Перечень не просто регламентирует продолжительность нахождения дела в архиве, но и определяет ответственность за обеспечение сохранности. Он может уточнять порядок ведения архива: например, для некоторых бумаг постоянного хранения определено, что организация может передать их в архив только после 10 лет пребывания в компании. До этого момента фирма обязана самостоятельно предоставлять их регулирующим и контролирующим органам по запросу.

Существуют официальные бумаги, которые должны храниться постоянно, до момента ликвидации учреждения. К ним относятся уставная и определяющая форму собственности документация, локальные нормативные акты, а также договоры аренды.

Все группы документации в разделах и подразделах расположены в логической последовательности в соответствии со значимостью вопросов. Статьи имеют сквозную нумерацию. Список имеет четыре графы: номера статей, обобщенное наименование вида документации, продолжительность хранения, примечания.

Как использовать перечень документов с указанием сроков хранения при разработке номенклатуры дел?

Перечень типовых управленческих архивных документов является нормативной базой для формирования номенклатуры дел предприятия.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, включенных в делопроизводственные процессы учреждения и имеющих установленную форму. В ней указывают сроки их хранения и закрепляют правила индексации. Для разработки номенклатуры также используются:

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива N 68 от 27.11.2000).

Названия категорий документации и обобщенные наименования служебных бумаг должны соответствовать Перечню. Сроки хранения документов, указанные в нем, также должны соблюдаться. Если номенклатура дел согласована экспертно-проверочной комиссией, а некоторые ее положения соответствуют утвержденному списку типовой документации, необходимость ее пересмотра и повторного согласования определяется представителем государственного или муниципального архива.

В соответствие с Перечнем необходимо привести и итоговую запись о количестве и категориях заведенных за год дел, а также описи документации, предназначенной для уничтожения. Если в действующую номенклатуру необходимо внести изменения, сделать это можно, указав в графе «Примечания» актуальный срок со ссылкой на соответствующую статью Перечня.

Приказ № 558 в сжатом виде дает перечень всей управленческой документации, которую производит организация в ходе своей деятельности. Основные блоки следующие:

управленческо-распорядительные;
бухгалтерские, финансовые;
кадровые;
имущественные и хозяйственные;
социально-бытовые и профсоюзные.

Несмотря на обстоятельность приказа, его разработчики не предлагают точные наименования документов, а обобщают их в группы. Таких групп в приказе насчитывается 1002.

Чем еще удобен Приказ № 558? Перечень типовых управленческих архивных документов представлен в табличной форме, разбит по тематическим блокам (их 12), а кроме того — все наименования в конце этого НПА даны в алфавитном порядке с перекрестными ссылками на таблицу — это значительно упрощает навигацию.

Для каждого типового документа указан срок его хранения.

Как правильно исчислять срок архивного хранения

Этот вопрос далеко не очевидный. Видимо, осознав это, законодатели с 18.06.2017 внесли серьезные изменения в статью 22.1 . Теперь закон говорит, что срок, указанный в перечнях, отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ завершен.

Формулировка не совсем очевидна — поэтому разберем задачу на примере документов по личному составу.

Срок хранения документов по личному составу

Личное дело в организации начинает формироваться, что очевидно, в момент поступления работника на работу, и заканчивается — днем его увольнения.

Пример 1

Приказ об увольнении работника был датирован 10.06.2016. Срок хранения такого личного дела исчисляется с 01.01.2017.

Обратите внимание! В соответствии с новой редакцией закона № 152-ФЗ личные дела, завершенные до 2003 года, должны храниться 75 лет, а завершенные позже — 50 лет. Следовательно, в нашем примере личное дело должно храниться до 31.12.2065.

Пример 2

В отделе кадров хранится личное дело сотрудника, уволенного 15.05.2001. Сколько лет его нужно хранить?

Итак, согласно закону, срок хранения дела исчисляется с 01.01.2002. Продолжительность хранения — 75 лет. Значит, это личное дело можно готовить к уничтожению не ранее 31.12.2077.

Что можно изъять из личного дела и уничтожить раньше

Согласно Приказу № 558, далеко не все кадровая документация подлежит столь длительному хранению. Так, например:

хранятся в течение 5 лет после окончания командировки (за исключением

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

Документ с изменениями, внесенными:
приказом Минкультуры России от 16 февраля 2016 года № 403

(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 17.03.2016, № 0001201603170030).

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте - организации) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Перечень состоит из 12 разделов:

Раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

Разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

Раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

Раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

Раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению Правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

Раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

Раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

1.4. Перечень имеет 4 графы.

В графе № 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе № 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе № 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель , в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Какие сроки временного хранения архивных документов установлены Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ? В чем отличие временного хранения архивных документов от временного хранения документов Архивного фонда РФ?

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 43-ФЗ) были установлены сроки временного хранения таких документов. Каковы эти сроки? В чем отличие временного хранения архивных документов от временного хранения документов Архивного фонда РФ? Каковы особенности хранения документов в архиве учреждения? В каком порядке уничтожаются документы в связи с истечением срока их хранения? Как происходит передача документов в государственные или муниципальные архивы? Ответы на эти вопросы вы найдете в представленной статье.

Об обязанности обеспечивать сохранность архивных документов

Согласно ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Документы Архивного фонда РФ – архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

На основании ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, распространяется:

на государственные органы;
на органы местного самоуправления;
на организации;
на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ч. 1 ст. 13 Федерального закона № 125-ФЗ).

К сведению

Архив – структурное подразделение учреждения, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архива, являются Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов государственные органы, органы местного самоуправления и организации должны руководствоваться в работе с архивными документами законодательством РФ (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами (ч. 5 ст. 14 Федерального закона № 125-ФЗ). К упомянутым правилам относятся, в частности, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях .

Сохранность архивных документов обеспечивается в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 названного закона.

Частью 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ предусмотрено, что перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней утверждает специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти. В настоящее время действуют:

Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. Можно предположить, что после внесения поправок в Федеральный закон № 125-ФЗ будут внесены изменения и в данный перечень.

Напомним, что кадровой документации в Перечне отведены разд. 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Кроме того, некоторые кадровые документы фигурируют в иных разделах данного перечня. Например, штатная расстановка, должностные инструкции указаны в п. 1.2 «Организационные основы управления» разд. 1 «Организация системы управления».

В зависимости от значимости документов возможны:

постоянное хранение документов Архивного фонда РФ;
временное хранение архивных документов;
временное хранение документов Архивного фонда РФ.

Постоянное хранение документов Архивного фонда РФ предполагает хранение таких документов без определения срока (бессрочное хранение) (п. 12 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ).

Временное хранение архивных документов осуществляется до их уничтожения в течение сроков, предусмотренных нормативными правовыми актами (п. 13 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ).

Что касается временного хранения документов Архивного фонда РФ, в соответствии с п. 14 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ это хранение данной категории документов до их передачи на постоянное хранение. Порядок такой передачи установлен ст. 21 Федерального закона № 125-ФЗ.

По правилам ч. 1 ст. 21 Федерального закона № 125-ФЗ документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при их подготовке к архивному хранению поможет номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме (п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций). Форма номенклатуры дел приведена в приложении 7 к правилам.

Номенклатура дел используется при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (п. 2.3.3 Основных правил работы архивов организаций).

В силу п. 3.4.3 Основных правил работы архивов организаций номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

О сроках временного хранения документов по личному составу

Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение установлены в ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ. До внесения изменений в пп. «б» п. 4 данной статьи для документов по личному составу был предусмотрен срок временного хранения до их поступления в государственные и муниципальные архивы – 75 лет. Однако согласно поправкам, внесенным Федеральным законом № 43-ФЗ, данная норма из текста пп. «б» п. 4 ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ была исключена. Теперь срокам временного хранения документов по личному составу посвящена отдельная статья – ст. 22.1.

Отметим, что Федеральным законом № 43-ФЗ предусмотрено снижение срока хранения документов по личному составу с 75 до 50 лет.

Правда, такое новшество не распространяется на документы по личному составу:

созданные до 2003 года;
образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой.

Итак, в зависимости от даты создания документы хранятся:

Документы по личному составу, созданные	До 2003 года (п. 1 – 3 ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ)	Начиная с 2003 года (п. 1 – 3 ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ)
В государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами	В течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения	В течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения
В государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов,	С даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов	С даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после
органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций	после истечения указанного срока хранения	истечения указанного срока хранения
В иных организациях	Не менее 75 лет со дня создания	Не менее 50 лет со дня создания

На основании ч. 3 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, названных в п. 1 ч. 3, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения обозначенного срока хранения.

Хранение документов в архиве учреждения

Документация постоянного и долговременного хранения, завершенная делопроизводством, должна передаваться для хранения в архив учреждения.

В силу п. 3.7.2 Основных правил работы архивов организаций в учреждении в каждом структурном подразделении ежегодно должны составляться описи под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, сформированные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел учреждения, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

К сведению

Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (п. 3.7.1 Основных правил работы архивов организаций). Описи составляются отдельно:

на дела постоянного хранения;

на дела временного (свыше 10 лет) хранения;

на дела по личному составу;

на дела, состоящие из документов, характерных только для данного учреждения (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12 к Основным правилам работы архивов организаций) в трех экземплярах и представляются в архив учреждения через год после завершения дел в делопроизводстве.

Передача документации в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем учреждения.

Документацию временного хранения (до 10 лет) на хранение в архив учреждения передавать не следует. Пунктом 3.3.2 Основных правил работы архивов организаций предусмотрено, что такая документация хранится в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежит уничтожению.

К сведению

Комплектование архива учреждения осуществляется за счет документации, отобранной экспертной комиссией.

Постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве учреждения (проводит экспертизу их ценности). Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Основных правил работы архивов организаций).

Уничтожение документов в связи с истечением срока их хранения

Акты о выделении дел к уничтожению оформляются после составления архивных описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем учреждения (п. 3.7.24 Основных правил работы архивов организаций).

После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утверждаемым руководителем учреждения. Форма акта приведена в приложении 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Согласно п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Передача документов в государственные или муниципальные архивы

В соответствии с ч. 2 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ учреждения должны обеспечивать отбор, подготовку и передачу документов в государственные или муниципальные архивы согласно правилам, установленным специальным уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Итак, документы учреждения, относящиеся к документам Архивного фонда РФ, должны быть своевременно сданы в государственные или муниципальные архивы. Названные документы принимаются от учреждений государственным и муниципальным архивами, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с учреждением (п. 4.4.1 Правил). Внеплановый прием документов Архивного фонда РФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется при ликвидации учреждения или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Обратите внимание

Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.

Документы Архивного фонда РФ должны быть приняты в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) описям дел, документов, документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям дел, документов, архивные документы с неистекшими сроками временного хранения – по сдаточным описям.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой – в учреждении. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. Дальнейшее хранение документов Архивного фонда РФ осуществляется государственными или муниципальными архивами.

В заключение отметим, что на основании ст. 27 Федерального закона № 125-ФЗ за нарушение законодательства об архивном деле в РФ, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, юридические лица, а также должностные лица и граждане несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Так, согласно ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на граждан – в размере от 100 до 300 руб.;
на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Утверждены Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 4, ч. 5 ст. 14 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 5.2.4 Положения о Министерстве культуры РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 № 590.

Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182.

Утвержден Главархивом СССР от 15.08.1988.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19.