Как называется документ полностью воспроизводящий информацию. Краткая характеристика документов, созданных разными способами документирования
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;... Источник: Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) Об утверждении Правил делопроизводства в … Официальная терминология
копия документа - Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело … Справочник технического переводчика
копия документа - 3.5 копия документа: Копия, возникшая в результате копирования оригинала, письменного или устного текста, музыки, шумов, изображения документа с изменением или заменой носителя и точно воспроизводящая содержание и все или часть внешних признаков… …
КОПИЯ ДОКУМЕНТА Большой бухгалтерский словарь
КОПИЯ ДОКУМЕНТА - точное воспроизведение подлинника документа. К.д. имеет силу подлинного документа, если ее соответствие оригиналу засвидетельствовано в установленном законом порядке … Большой экономический словарь
КОПИЯ ДОКУМЕНТА - 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки как часть их, не имеющий юридической силы; 2) согласно ГОСТ… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Копия, имеющая силу оригинала. К.д.о. может быть выдана только тем органом, который принял данный документ или который хранит официальный документ. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов
Копия документа заверенная - заверенная копия копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу... Источник: Приказ Росохранкультуры от 21.09.2010 N 163 Об утверждении Инструкции по… … Официальная терминология
страховая копия документа - 3.3. страховая копия документа: Копия оригинала документа, входящая в состав страхового фонда документации и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности. Источник: ГОСТ Р 13.1.107 2005: Репрография.… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
заверенная копия документа - 30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
Делопроизводство
· Регистрационный индекс
· Подпись.
Ст. 9.14 КоАП.
Информация
Правовая информация
Юридическая техника. Юридический язык
Подготовительный этап: составитель определяет цели составления данного документа, изучает соответствующее законодательство, регулирующее правила составления данных видов документов.
Этап оформления: изготовитель…
Требования к юридическому документу – это установленные НПА и разработанные в ходе юридической практики правила, обеспечивающие законность и целесообразность использования юридических документов, способствующие их своевременному и точному исполнению, эффективному воздействию на правовую ситуацию.
Формальные требования: содержание документа, его форма и структура.
Неформальные: логичность и последовательность изложения материала.
В юридических документах недопустимо использование маркированных списков.
Стиль изложения – официально-документальный (официально-риторический, деловой, официально-деловой).
В ОРД должны применяться только общепринятые сокращения.
Если есть обращение: Г-н Вершинин Н.П.
Если обращения нет – то Н.П. Вершинин.
Классификация юридических документов
При определении юридических документов.
1) Нормативные правовые документы
2) Документы, содержащие решения индивидуального характера
3) Документы, фиксирующие..
Классификация: 1) характеру правовой информации, 2) статусу создателя документа, 3) сфере действия, 4) кругу лиц и т. д.
Создание ОРД. Акты законодательства, решения судов, предписания государственных органов и должностных лиц, поручения вышестоящих организаций. П.9 Инструкции по делопроизводству №4.
Функции и свойства документа
Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная.
Коммуникативная – выполняет передачу информации во времени и пространстве, информационная связи между членами общества.
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления.
Специфические функции:
1) Правоустановительная
2) Удостоверительная
3) Надзорная и т.д.
Свойства документа:
· Юридическая сила
· Оригинальность
· Подлинность
· Копийность.
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, придаваемое ему законодательством, при условии соблюдения объема компетенции издавшего его органа и порядка ее оформления.
Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные» оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах (например, трудовой договор).
Подлинность документа . Подлинный документ – документ, содержащий сведения об авторе, времени и месте составления документа, а также иные сведения, подтверждающие достоверность.
Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Выдается взамен утерянному документу.
Копийность . Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Само понятие копия связано с размножением оригинала любого вида.
Виды копий:
Выписка – копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.
Оосбый вид – фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факмимильных, автоматических копий.
Юридическая сила копий:
· Копия должна содержать точный текст подлинника, расшифровку печатей, подписей должностных лиц;
· Свидетельство юридической силы документа – отметка о заверении.
· Заверение копий должно производиться самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Любая копия может быть заверена нотариально. Законодательством предусмотрены случаи обязательного заверения копий. Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях.
Общий порядок заверения копий самими организациями определяется в п.64 Инструкции по делопроизводству.
Способы документирования
Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Виды документирования:
· Текстовое документирование
· Техническое документирование
· Фото-, кино-, видеодокументирование
· Документирование на машинных носителях.
Система управления документами. Защита документов в электронном виде
Ввиду того, что бумажные и электронные документы обычно являются частью единой системы, в современных условиях необходимы более общие концептуальные подходы к управлению документами.
Государственно-правовое регулирование делопроизводства
Общая информация о департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ
Минюст – Департамент по архивам и делопроизводству (наделен правами ЮЛ) – отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов; Мингорисполкома.
Требования к бланкам документов
Форматы бумажных документов.
Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С.
Ряд А – основные (бумага), В и С – дополнительные, применяются для изготовления изделий из бумаги. В ряду А – 13 классов. Последний 13 класс равен по размеру почтовой марке. Наиболее употребительные – А4, А5, допускается использование бланков формата А3 и А6.
А3 используется в бухгалтерских документах и при составлении таблиц с большим количеством граф.
Формат бумаги выбирают в зависимости от объема текста. Тексты документов, не превышающие 5 строк, печатают на формате А5.
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа. Бланки документа должны иметь поля, мм: 30 – левое, не менее 8 – правое, не менее 20 – верхнее и нижнее.
Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие:
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:
· Государственный герб РБ
· Эмблема организации или товарный знак
· Код организации
· Наименование организации
· Место составления документа
· Индекс документа.
Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности.
Порядок разработки бланков
Бланки типовых документов должны иметь трафаретные части текста с постоянной информацией, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией.
Порядок расположения и границы реквизитов в бланках ОРД должны соответствовать СТБ 6.38 – 2004.
Письмо департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ от 14.05.2007 №25 содержит приложение, где приведены основные унифицированные формы ОРД.
При изготовлении бланков используются
Бумага – белая или светлых тонов.
Типографские шрифты – размер от 6 до 16 кегля.
Реквизиты ОРД
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве или времени.
Виды реквизитов:
Реквизиты с юридическим значением:
· Оттиск штампа
· Оттиск печати
· Индекс документа
· Дата создания документа
· Подпись уполномоченного должностного лица.
Для отдельных видов документов в специальных НПА устанавливаются дополнительные виды реквизитов.
Формуляр документа – это совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе.
СТБ 6.38-2004 определяет 32 реквизита для ОРД.
Документ можно условно разделить на три части:
1. Заголовочная часть документа содержит реквизиты 1-20;
3. Оформляющая часть содержит реквизиты 23-32.
Особенности оформления отдельных реквизитов
Реквизит 11. Дата документа
Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Буква «г.» после цифр года не ставится: 01.03.2000.
Для финансовых и нормативных правовых актов используют словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000г.
Реквизит 14. Место составления документа.
Указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
Местом составления документа является место регистрации ЮЛ.
Место составления или издания документа указывают только тогда, когда затруднено его определение по реквизитам наименования организации, справочные данные об организации.
Реквизит 16. Адресат.
Адресатами могут быть:
1) Организации
2) Их структурные подразделения
3) Конкретные должностные лица организации
4) Физические лица.
Как правильно указывать падеж адресата
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При большом количестве адресатов составляют список рассылки документов.
Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
Реквизит 18.Резолюция
Резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.
ТЕМА 8!!! – семинар.
Реквизит 19. Заголовок к тексту.
Это реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.
Реквизит 21. Текст официального документа
Это информация.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Реквизит 23. Подпись.
Это реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись…
В состав реквизита входят:
· Наименование лица, подписавшего документ (полное – если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке)
· Личная подпись
· Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Система документации. Оформление управленческих документов
Системы документации
Унифицированная система документации – это система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В состав УСОРД:
1) СТБ 6.38-2004
2) Методические указания по применению СТБ 6.38-2004.
3) Классификатор унифицированных форм ОРД
4) Пояснительная записка по применению классификатора
5) Альбом унифицированных форм.
Кадровое делопроизводство
Первичные документы о труде – это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска и др.
На бланках оформляются акты, приказы, распоряжения, письма, уведомления .
На стандартных листах бумаги А4 или А5 оформляются заявления, докладные, объяснительные записки, представления .
Делопроизводство
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.
Документирование – составная часть делопроизводства, представляющая собой процесс составления и оформления документов.
Два направления документирования:
1) Документирование по общим вопросам управления – охватывает основную оперативную деятельность учреждений
2) Документирование специальных сторон управленческой деятельности.
См. Постановление Минюста РБ от 19 января 2009г. №4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству».
Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и иск.
Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
· Наименование организации и (или) структурного подразделения – автора
· Регистрационный индекс
· Подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.
Специфические правила делопроизводства, которые обязаны соблюдать юристы в зависимости от специализации: нотариат, суды, налоговые органы, нормотворческая деятельность.
Ст. 9.14 КоАП.
Понятие информации, понятие документа
Ст.1 Закона «Об информации, информатизации и защите информации».
Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Правовая информация – в широком смысле означает содержание данных, использование которых предопределяет решение правовой задачи или способствует ее решению.
В правовом регулировании можно выделить два вида информации: описывающая или предписывающая.
Описывающая информация является основой для создания информации предписывающей (НА, индивидуальных правоприменительных решений и пр.).
Документ – в общем виде – материальный носитель информации.
В узком смысле юридический документ – это акт практической деятельности участников правовых отношений, составленный в соответствии с требованиями юридической техники с целью подтверждения субъективных юридических прав и субъективных юридических обязанностей и/или юридических фактов (составов).
Юридическая сущность документов отражается не только в официальном характере, но и в особом внешнем оформлении, которое соответствует требованиям документирования информации.
Документированная информация – это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
1.1.3. Понятия «экземпляр», «подлинник», «копия», «юридическая сила» электронного документа
Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) . ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы по виду оформления различаются как:
подлинник - первый или единичный экземпляр документа;
дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;
выписка - копия части документа, оформленная в установленном порядке.
В статье 9 проекта Федерального закона «Об электронном документе» устанавливается: «Все экземпляры ЭлД, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона » .
Статья 11 проекта Федерального закона «Об электронной торговле» гласит: «Все экземпляры ЭлД, подписанные при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП), … являются подлинниками. Электронный документ не может иметь копий в электронном виде. …Копии ЭлД могут быть изготовлены (распечатаны) на бумажном носителе… ».
В статье 9 закона «Об электронном документе» Республики Беларусь , в статье 7 закона «Об электронном документе» Туркменистана утверждается: - «Оригинал ЭлД существует только на машинном носителе. Все экземпляры ЭлД, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу ». В законах ничего не говорится об электронных копиях ЭлД, но явно допускается существование бумажных копий.
Комментарий. Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникают вопросы: что же такое подлинник? Все «экземпляры», или «первый или единичный экземпляр»? Отличаются ли между собой «подлинник» и «оригинал»? Являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .doc, .txt или.arj) идентичными? Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого?
Разработчики законов не дают определений понятий «экземпляр ЭлД», «подлинник ЭлД», «идентичные ЭлД», так что возможны, конечно, любые толкования. Но во всех приведенных предписаниях зафиксировано в явном виде существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала. Не будем говорить, что по определению оригинал единственен и не может существовать в нескольких экземплярах. Важнее практические аспекты.
Например, действующие законы Республики Беларусь и Туркменистана предоставляют неограниченные возможности для обогащения. В соответствии с ними платежное поручение, записанное (для надежности) на нескольких дискетах или переданное несколько раз, дает формальное право на соответствующее число выплат. Действительно, если экземпляры идентичны, то имеют одинаковую юридическую силу. Раз первый по времени экземпляр поручения дает право на перечисление денег, то отказ для вновь поступившего, точно такого же, и имеющего такую же юридическую силу, противозаконен. Если бы закон выполнялся, то последствия очевидны.
Существование нескольких оригиналов электронной ведомости на выдачу зарплаты предполагает, что по каждой можно получить деньги, а признание оригиналом только одной означает, что в случае неудачной записи файла по другой (копии!? но ведь они неразличимы!) нельзя ничего получить. Использование традиционной терминологии аналоговой среды применительно к электронному документу эквивалентно «очеловечиванию» машины и ведет к неустранимым парадоксам.
Операция копирования органически присуща электронной среде, более того, в определенном смысле это абсолютно точная операция, так что конкретизация копии - крайне сложная техническая задача. В огромном числе ситуаций, особенно в финансовой и коммерческой сфере, применяются документы однократного действия, например, то же самое платежное поручение. Здесь обязано выполняться требование единственности оригинала (подлинника) документа. В этих случаях невозможно соблюдать закон - считать каждый экземпляр подлинником. Необходимо нарушать закон, принятый на государственном уровне и подписанный Президентом страны.
В ст. 12 проекта Федерального закона «Об электронной торговле» предписывается, что при сохранении (очевидно, в базах данных) «…ЭлД должны сохранять формат, в котором они были сформированы, переданы или получены ». Чтобы не противоречить предыдущей статье 11 этого же законопроекта, запрещающей электронные копии ЭлД, остается предположить, что хранятся только подлинники документов. Законодатель не определяет понятия «формат ЭлД», так что приходится ступить на зыбкую тропу догадок.
Если «формат» подразумевает техническую реализацию ЭлД, то проект закона запрещает даже стандартные операции переформатирования файла, например, архивирование файла, и, наоборот, требует хранения массы избыточной «технологической информации». Достаточно напомнить, сколько раз меняется формат ЭлД при его «формировании, передаче, получении». Даже если допустить, что под «форматом» понимается визуальное отображение ЭлД, т. е. некоторый аналоговый документ, то и здесь хотя бы масштаб картинки выбирается произвольно.
Если же «формат» означает отсутствие дополнительных надписей на подлиннике, то закон запрещает любую модификацию ЭлД-оригинала, характеризующую его исполнение. Это в аналоговом документе любая надпись может рассматриваться как виза на оригинале и неразрывно связана с ним. В электронной среде любое изменение или дополнение ЭлД кардинально его меняет. Для ЭлД однократного действия, где оригинал необходимо должен «погашаться», чтобы исключить его повторное использование, и в таком виде храниться для отчетности, выполнение требований закона «Об электронной торговле» означает невозможность электронной торговли.
Цитированные законы и проекты явно или неявно не допускают наличие электронных копий ЭлД, но зато прямо говорят о возможности бумажных копий. Если понимать под «копией» приведенное выше определение ОКУД , то возникает естественный вопрос: какие «внешние признаки ЭлД или часть их, воспроизводит » бумажная копия ЭлД? Тем более странным выглядит предписание, что «электронный документ не может иметь копий в электронном виде ». Тем самым предписывается хранить в составе ЭлД цифровую подпись автора на момент архивирования: документ с иной удостоверяющей подписью - это копия. А ведь согласно закону ЭлД «не может иметь » электронных копий! Придется забыть об архивировании ЭлД, даже если не обращать внимания на «внешние признаки » ЭлД и считать, что электронная копия полностью воспроизводит информацию подлинного документа.
В электронных финансовых документах значительный объем занимает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Если это, например, платежный документ, содержащий несколько ЭЦП, то их объем может превышать 90% общего объема ЭлД. Подобные документы должны храниться длительное время. ЭЦП одного и того же юридического или физического лица неизбежно должна измениться за несколько лет, хотя бы в силу прогресса в криптографии. Поэтому ЭЦП регистрируется на определенный период, после которого аннулируется, теряет свою практическую значимость, и может быть заменена на новую.
При запросе хранимого ЭлД из архива документ должен заверяться действующей в данный момент подписью владельца архива, не имеющей прямого отношения к автору документа. Архиватор должен гарантировать, что этот документ действительно был несколько лет назад подписан автором, чью ЭЦП, ныне аннулированную, архиватор обязан проверить в момент архивирования. Если следовать положениям цитированных законов, то надо на порядок увеличивать объем архивов, время поиска и передачи, и т. д. И все это для того, чтобы сохранить устаревшую цифровую подпись, которую и проверить через несколько лет невозможно.
А что делать с электронными документами массового назначения (например, законами) при запросе из официального архива? Передать документ пользователю с ЭЦП Президента страны? По закону электронная копия не имеет права на существование, так что каждый желающий будет иметь в распоряжении документ с ЭЦП Президента. Любую ЭЦП можно дискредитировать, только это требует огромных ресурсов. Но ЭЦП Президента стоит очень дорого, затраты на ее дискредитацию могут и окупиться. А это уже прямая угроза информационной безопасности. Не проще ли предоставить электронную копию президентского ЭлД, заверенную действующей в данный момент подписью хранителя документа?
Вот к каким абсурдным с позиций здравого смысла следствиям ведет использование предписываемой законами терминологии. Законодатели «чувствуют», что ЭлД принципиально отличен от АнД, поэтому и предлагают рассматривать ЭлД как множество неразличимых объектов («экземпляров»), а не как отдельный объект, что характерно для АнД, но не «осознают» этого или боятся пойти против доминирующего толкования. Поэтому допускается множество оригиналов (подлинников, экземпляров), запрещаются электронные копии, переформатирование ЭлД, придается равная юридическая сила каждому «подлиннику, экземпляру» ЭлД.
Понятие «экземпляр» электронного документа необходимо конкретизировать. Является ли экземпляром ЭлД файл в оперативной памяти? или запись файла в ином формате? или заархивированный файл? или преобразование файла для его представления на экране монитора? или множество пакетов, на которые «разрезается» файл для его передачи, и т. д. и т. п.? А ведь все это - один и тот же электронный документ. Налицо неправомерное распространение понятий, эффективных в одной среде, на объекты другой, принципиально отличной среды.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.
В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования:
- - текстовое документирование;
- - техническое документирование;
- - фото-кино-видеодокументирование;
- - документы на машинных носителях, электронное документирование.
Текстовое документирование. Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.
Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.
Фото-кино-видеодокументирование. Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов - возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов. Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку. Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.
Документы на машинных носителях, электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.
Любой материальный объект - носитель информации, но люди используют в качестве таковых специальные объекты, с которых информацию удобнее считывать. Традиционно используемым носителем информации является бумага с нанесёнными на ней тем или иным способом изображениями. Поскольку в наше время основным средством обработки информации является компьютер, то и для хранения информации используются в основном машинно-читаемые носители.
Свойства документа.
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др. Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.
Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. Различают автографы - документы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.
Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией.
Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида. Среди копий различаются: Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.
Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий.
Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.
Юридическая сила копий:
- 1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.
- 2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении. Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом.
·копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть. Копия документ; не имеет юридической силы.
·оригинал - первый, подлинный экземпляр документа,
Выписка из документа - заверенная копия части документа.
8. По степени гласности:
· открытые - несекретные,
· с ограниченным доступом. Документы по личному составу требуют особой тщательности при оформлении и ведении, так как они подтверждают трудовой стаж работников. Необходимо обеспечить их сохранность на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.
9. По срокам исполнения:
· срочные - в тексте документа, либо в резолюции указан срок исполнения. Для контроля за исполнением срочных документов в ООО «Атек» ведётся Журнал контроля.
· несрочные - срок исполнения не указан.
10. По происхождению:
· служебные (официальные) - затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке,
· личные - касающиеся интересов конкретного лица (например, жалоба). Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам. Руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан. В ООО -«Атек», к примеру, могут поступать жалобы о грубом обращении официантов с посетителями ресторана. Такая жалоба содержит просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов граждан, критику в адрес работников фирмы в результате необоснованных действий из-за которых произошло нарушение. К личным документам также относятся заявление (документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан), предложение (документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы предприятия и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач, например, предложение по проведению мероприятий для снижения процента бракованной продукции на 2009 год, где заместитель директора по производству рассматривает стоящие перед предприятием проблемы и их рациональное решение).
В процессе деятельности ООО «Атек» получает и создаёт большое количестве документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при их чёткой классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.
документ классификация распорядительный
Заключение
Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются в течение длительного времени для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Документы лежат в основе большинства управленческих решений, являются их материальным воплощением, обеспечивая их юридическую силу и тем самым способствуя их исполнению. Информационные процессы являются в настоящее время одной из составляющих развития современного общества, воздействуя на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Между тем, большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.
Делопроизводство является основной частью управления. Работники сферы управления более половины рабочего времени тратят на работу с бумагами предприятия поэтому необходима классификация для обеспечения оперативности работы с документами.
Используя понятие о функциях и классификации документов, можно систематизировать и конкретизировать знания о документации предприятия, сформулировать структуру их движения в сфере управления.