Служебная записка прошу вас. Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк? Составление служебных записок для начальства

Почти все важные дела люди совершают путем переписки;

следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Люк де Вовенарг

Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.

ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов - это служебные записки.

Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:

Низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;

Отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;

Наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?

Служебная записка - это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.

Основное назначение служебной записки - обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.

Цели составления служебных записок могут быть разными:

Горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем;

Эффективное информационное взаимодействие:

Обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;

Запрос справочной информации;

Проведение инструктажа;

Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

Решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;

Разрешение спорных и конфликтных ситуаций.

Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.

В первую очередь служебная записка - основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) в спорных ситуациях.

К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.

Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).

В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.

ОФОРМЛЯЕМ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ

ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?

Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

Наименование организации;

Код организации;

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

Справочные данные об организации;

Место составления или издания документа.

Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.

Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.

Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).

Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.

Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).

Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа - служебной записки.

БЛАНК СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ: РЕКВИЗИТЫ

В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):

03 - «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;

08 - «Наименование организации»;

10 - «Наименование вида документа»;

11 - «Дата документа»;

12 - «Регистрационный номер документа»;

14 - «Место составления или издания документа»;

15 - «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);

18 - «Заголовок к тексту»;

20 - «Текст документа»;

21 - «Отметка о наличии приложения»;

22 - «Подпись»;

27 - «Отметка об исполнителе».

НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.

  • «Текст документа» . Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).

Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.

Текст служебной записки, как правило, состоит:

Из преамбулы (вводной части);

Основной части;

Заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).

Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.

Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.

Главная цель основной части - разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.

Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки - своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.

РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК В ОРГАНИЗАЦИИ

Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?

Бесспорно, решение этих вопросов - прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.

Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.

Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.

Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько - с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.

НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

  • Регистрация в службе ДОУ крупной организации . Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки - безропотно ждать своего часа.
  • Регистрация секретарем в небольшой организации . В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.

Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами - лишнее звено.

  • Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче . Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче - все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.

Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.

Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).

Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»

ЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

  • Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между подразделениями . Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.

Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями. Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.

  • Регистрация исходящих записок . Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.

Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:

Регистрационный номер документа;

Адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);

Количество страниц;

Наличие приложений;

Дата исполнения;

Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.

Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.

Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам - 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.

Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.

Регистрация входящих записок . При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:

Входящий регистрационный номер;

Дата получения (регистрации);

Количество страниц;

Приложения;

Дата исполнения;

Исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка).

Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.

  • Регистрация всеми сотрудниками . Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.

Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова: «Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»?

Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство. Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов.

Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК

Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010) (Таблица).

Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство - зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок - это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов - первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5-10).

ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК


Правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок
*
*
*
*
*
*
*
* Отвлекись от работы -

Оформить докладную, служебную и объяснительную записку

Правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок

На первый взгляд нет особых различий между докладной, служебной и объяснительной записками. Действительно, эти бумаги близки по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее мы имеем дело с разными видами документов, которые отличаются и по содержанию, и по адресатам. Давайте посмотрим, как правильно оформить каждый из них.
Вначале напомним, что при оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, нужно руководствоваться требованиями
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*.
Для оформления докладной, служебной и объяснительной записок существуют общие правила. Каждый из этих документов должен иметь:
- указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
- наименование адресата (кому направляется документ);
- наименование вида документа (например, Докладная записка", "Служебная записка");
- дату составления;
- регистрационный номер;
- заголовок к тексту (например, О" нарушении трудовой дисциплины", "О приобретении трудовых книжек");
- текст;
- подпись составителя (с указанием должности).
Помните, что правильное указание реквизитов в документах прямо влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.
Докладываем о ситуации
Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации (данной или вышестоящей) или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно.
Докладные записки, адресованные руководителю организации, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Бумаги, которые направляются в вышестоящие инстанции, - это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Вторая часть - анализирующая - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. Третья часть - резюмирующая - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Второй части в докладной записке может и не быть, тогда документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки.
Информируем по горизонтали
Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, она обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В этих записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. п. Например, в бухгалтерии сломался принтер. Главный бухгалтер может в служебной записке проинформировать об этом начальника отдела системного обеспечения и попросить отремонтировать прибор. Оформляется служебная записка так же, как и докладная.
Объясняем причины
Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко в организациях используются и специальные бланки.
Рекомендуем кадровику всегда иметь под рукой несколько образцов различных записок или разработать для них унифицированные формы. Ведь информационный обмен в организации происходит непрерывно, и сотрудники часто обращаются в отдел кадров за помощью в составлении того или иного документа. В инструкции по кадровому делопроизводству организации можно изложить требования к запискам, описать их необходимые реквизиты и привести образцы.
На практике часто возникает вопрос, обязательно ли регистрировать служебные, докладные и объяснительные записки в рамках организации. По нашему мнению, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения в виде резолюции руководителя, то эти документы необходимо регистрировать, поскольку они требуют исполнения и использования в справочных целях. Если же вопрос может быть решен устно, регистрировать такую записку не обязательно.

Это необходимо для того, чтобы реальное количество ТМЦ соответствовало данным бух. учета. Причины могут быть разные — истечение срока годности, поломка, порча имущества и т.д.

Списываются ТМЦ согласно инструкции, разработанной предприятием. Все материально ответственные лица, работающие с ТМЦ, должны письменно подтвердить то, что они ознакомлены с ней.

Обычно заполнением первичной документации по списанию занимаются работники, ответственные за проверку содержащихся в отчетах сведений. Например, сотрудники бухгалтерии.

При обнаружении материально ответственным лицом испорченного имущества, необходимо провести инвентаризацию. Инициировать ее проведение можно, обратившись с письменной просьбой к руководителю. Для этого составляется служебная записка на списание ТМЦ.

Образец бланка:

Как правильно оформить СЗ?

Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике. Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" .

Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.

В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:

После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации. После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.

Образцы служебной записки

Рассмотрим на нескольких примерах оформление СЗ. Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ.

1. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара. В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина.

2. На производстве может возникнуть необходимость в списании материалов, непригодных для изготовления продукции. Если по каким-либо причинам материал невозможно использовать, оформляется служебная записка на списание материалов, образец:

3. Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников спецодеждой, согласно разработанным . При износе рабочая одежда списывается, взамен работнику выдается новая. С этой целью заполняется служебная записка на списание спецодежды:

4. При выполнении работ сотрудники используют основные средства компании, которые тоже могут устаревать и нуждаться в замене. Вследствие этого такое имущество следует списывать, а работников обеспечивать современным оборудованием. Ниже вы можете ознакомиться с тем, как выглядит служебная записка на списание основных средств, образец.

Служебная записка относится к одним из самых востребованных видов документов современного делопроизводства. Она выполняет функцию взаимодействия между руководством компании, структурными подразделениями и сотрудниками организации. Написание служебной записки требует соблюдения определенных правил, касающихся ее содержания и оформления. Соблюдая эти требования, вы всегда сможете эффективно донести информацию до коллег и подчиненных.

Из этой статьи вы узнаете:

Зачем нужны служебные записки?

Служебная записка относится к группе информационно-справочной документации. Главное назначение данной группы — обмен информацией между подразделениями компании и ее сотрудниками. Необходимость в составлении подобного официального письма возникает в нескольких случаях:

когда необходимо оперативно уведомить определенное должностное лицо о возникшей проблеме;

чтобы внести предложения об устранении этой проблемы;

чтобы согласовать планируемые действия;

Кроме того, среди целей такого письма может быть запрос информации, выдача инструкций или извещение. Она необходима, когда у сотрудника возникает потребность объяснить или согласовать с коллегами или руководством аспекты деловых вопросов. В ситуации, когда устного общения недостаточно, а сообщение необходимо задокументировать, составляют официальный письменный документ.

Отметим, что данный вид документации не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Информация, включенная в него, не может содержать распоряжений или приказов. Действующее законодательство не предусматривает определенных требований к подобным официальным бумагам. Порядок их оформления должен учитывать специфику организации. Как правило, его закрепляют в локальном нормативном акте компании, регламентирующем делопроизводственные процессы. Таким актом, например, может быть .

Чем отличаются служебные, докладные и объяснительные записки?

Документ составляют в свободной форме, придерживаясь общих правил оформления официальной документации. Ориентиром в том как писать должностное письмо для любого сотрудника может служить такой локальный нормативный акт как инструкция по делопроизводству.

Среди общепринятых требований — соблюдение следующей структуры:

Изложение причин составления, фактов и событий, инициировавший ее написание;

Анализ проблемной ситуации (при наличии) и предложение путей выхода из нее;

Изложение конкретных выводов, формулирование просьб и предложение конкретных действий;

Что касается стиля изложения информации, рекомендуется использовать , избегать излишней многословности, не использовать сложные речевые обороты. Соблюдение этих правил позволяет кратко и по существу изложить суть ситуации.

В тексте не используют приветствия и завершающие пожелания. Письмо заканчивают словами: «Считаю... (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю...», «Прошу... (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)»

Как составить должностное письмо?

Как и любой другой официальный документ, служебку оформляют на листе А4. Она может быть как написана от руки, так и напечатана на компьютере. В любом случае, подпись составителя должна быть собственноручной.

Содержание Название поля
ФИО лица и его должность, название структурного подразделения.
(Если официальная бумага адресована должностному лицу, фамилию помещают после инициалов. Должность адресата указывается в дательном падеже, название структурного подразделения — в именительном). 		Адресат
ФИО составителя и его должность, название структурного подразделения.
(Если в написании принимала участие группа людей, составителем является представитель инициативной группы или руководитель отдела. Перечень сотрудников можно привести в последнем абзаце. Листок с подписью составителей оформляется как приложение). 		Составитель
Докладная, должностная или объяснительная. Наименование документа
Исходящий номер в и буквенное обозначение вида документа Регистрационный номер
Дата подписания арабскими цифрами с соблюдением последовательности: день, месяц, год. Дата
Начинается предлогом «О» или «Об», включает краткое содержание.
(В заголовке не используют глагольные конструкции, лучше воспользоваться отглагольным существительным в предложном падеже). 		Заголовок к тексту
Раскрытие сути проблемного вопроса или описание ситуации, выводы и предложения.
(Допускается использование текстового и табличного варианта изложения или их сочетания). 		Текст
Отметку о наличии приложения, упомянутого в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз.
(Если имеются какие-либо приложения, не названные в тексте, необходимо указать их наименования, число листов и число экземпляров). 		Перечень приложений
Должность составителя, личная собственноручная подпись и ее расшифровка: фамилия, имя, отчество. Подпись составителя

Оформление служебной записки по госту: образец с пояснениями

В настоящее время российское законодательство не содержит ни одного нормативно-правового акта, регламентирующего требования к содержанию должностного письма и его оформлению. Ранее делопроизводитель мог различать должностные письма, руководствуясь определениями Краткого словаря видов и разновидностей документов (разработан Главархивом Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела):

Должностное — информирует о выполнении определенных работ, направляется одним должностным лицом другому;

Докладное — адресовано вышестоящему руководству, излагает вопрос с выводами и предложениями составителя;

В ныне действующем Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ОКУД) служебная записка отсутствует как самостоятельный вид. Присутствует лишь упоминание о докладной. При этом она упоминается в связи с нарушением трудовой дисциплины и имеет свой код унифицированной формы N 0286041. Отмечается, что докладная составляется для информирования руководителя организации руководителем подразделения о конкретной ситуации для побуждения к принятию управленческого решения.

Тем не менее, написание официальных должностных писем повсеместно используется в делопроизводственной практике. В целях однотипности оформления официальной документации рекомендуется руководствоваться требованиями "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов".

Этот ГОСТ обязывает делопроизводителя использовать бланк официального должностного письма для его корректного оформления и устанавливает требования к подобным бланкам:

стандартный формат бланка — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм);

материал — белая бумага или бумага светлых тонов;

поля: правое — не менее 10 мм., левое, верхнее, нижнее — не менее 20 мм.

При оформлении должностного письма на компьютере рекомендуется использовать шрифт Times New Roman, с кеглем от 12 до 14 пунктом и межстрочным интервалом от 1-1,5 пункта. Текст служебки должен быть напечатан в чистовом варианте: без помарок и исправлений. При оформлении текста на нескольких страницах каждая из них должна быть пронумерована, начиная со второй страницы. Для нумерации используют арабские цифры без слова страница и знаков препинания. Номер проставляется в правой части верхнего поля.

Обязательный состав реквизитов для правильного оформления служебной записки (см. образец):

  • название структурного подразделения; — 1
  • наименование вида документа; — 2
  • дата создания; — 3
  • регистрационный идентификационный номер; — 4
  • заголовок к тексту; — 5
  • текст; — 6
  • данные адресата; — 7
  • собственноручная подпись составителя (с указанием должности); — 8
  • визы согласования; — 9
  • резолюция. — 10

Пример служебной записки

Как пишется служебная записка в электронном виде?

Как регистрировать официальные должностные письма?

Одна из основных функций делопроизводства — обеспечение оперативного поиска в документальной базе организации. Эта функция связана с передачей документации от составителя к исполнителю. Для того чтобы облегчить поиск среди огромного массива официальных бумаг, как правило, используются регистрационные формы.

Служебная записка — это носитель ценной организационной информации. Вопрос, изложенный в ней, требует принятия определенного административного решения руководством компании. Решение может быть оформлено в виде резолюции руководителя или его уполномоченного представителя. Следовательно, служебки нуждаются в регистрации наравне с другими внутренними документами.

Документацию , соблюдая порядок, принятый в организации. Правила оформления должностного письма содержат образец присваиваемого идентификационного номера. Как правило, для его присвоения используется хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение вида и структурного подразделения. Так, например, внутреннему документу может быть присвоен номер 0204-СЗ-ОП. Это говорит о том, что его порядковый номер в журнале — 204, он представляет собой служебку, оформленную в отделе продаж фирмы.

Регистрационный номер может быть присвоен как по месту составления, так и по месту получения. Это должно быть определено действующей инструкцией по делопроизводству.

Рассмотрение внешней служебной записки: согласование и резолюция

Минимальный срок рассмотрения служебных записок определяется внутренним нормативным актом организации. Заинтересованные лица изучают документ, после чего проставляют на нем визы согласования. После принятия того или иного управленческого решения по вопросу, освещенному в нем, руководитель компании выносит свою окончательную резолюцию по данной проблеме. Это и является конечным этапом процедуры рассмотрения.

Немного по-другому происходит процедура рассмотрения внешней должностной корреспонденции. В отличие от внутренней, этот вид документации оформляется на фирменных бланках и подписывается непосредственно руководителем предприятия. Полное наименование организации-адресата используется согласно уставу.

Данный документ также передается на рассмотрение всем заинтересованным лицам, которые проставляют на нем (или отдельном листе-приложении) визы . Виза, как правило, состоит из подписи и наименования должности визирующего сотрудника, расшифровки (фамилия и инициалы), даты подписания. Если подлинник официального должностного письма планируется оставить на хранение в организации, которая является получателем, визу необходимо проставлять в нижней части оборотной стороны его последнего листа. Если же подлинник возвращается составителю, отметка о согласовании должна находиться в нижней части лицевой стороны копии. По усмотрению компании (если это закреплено в локальных нормативных актах) визирование может производиться полистно, т.е. отметки проставляются на каждом листе, включая приложения.

Если у адресата возникают замечания, которые он хочет изложить составителю служебки, это можно сделать на отдельном листе, который подписывается и впоследствии прилагается к основному документу.

Финальным этапом рассмотрения, также как в случае с внутренней служебкой, является вынесение руководителем после принятия того или иного административного решения. Резолюция может быть поставлена непосредственно на подлиннике или же быть оформлена на отдельном листе. Она содержит сведения об исполнителях (фамилии, инициалы и должности), содержание поручения (при наличии), сроки исполнения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции.

Вложенные документы:

Тест «Все о служебных записках».

1. Оформление служебной записки регламентируется:

  • ГОСТом
  • Локальным нормативным актом

2. Как называется служебная записка вышестоящему должностному лицу?

  • Докладная
  • Объяснительная
  • Пояснительная

3. В содержание служебной записки не включают:

  • Просьбы и предложения
  • Распоряжения и приказы
  • Выводы составителя о проблемной ситуации

4. Решение руководителя по вопросу, изложенному в служебке, называется:

  • Резолюция
  • Распоряжение

5. Какой порядок записей используется в журнале регистрации?

  • Хронологический
  • Алфавитный
  • Произвольный

Как написать служебную записку?

Служебной запиской называют специальный дополнительный документ, являющийся главным основанием для руководителя, желающего принять то или иное решение в форме локального правоустанавливающего акта. Служебная записка, с точки зрения делопроизводства и трудового права, не является обязательной, но она может быть установлена локальными нормативно-правовыми актами предприятия. Этот вид документов зачастую применяется на практике, но во всероссийском классификаторе управленческих документов отсутствует. Итак, давайте рассмотрим, как правильно написать служебную записку.

Особенности служебных записок

Зачастую служебные записки составляются для решения вопросов относительно информационного, материально-технического или хозяйственного обеспечения. Проще говоря, служебной запиской является переписка между несколькими структурными подразделениями. Чаще всего они содержат предложения или просьбы. В отличие от докладных записок, служебные создаются, чтобы поддерживать связь между отделами на горизонтальном уровне, то есть они создаются от имени работника и пересылаются на имя работника. Составляются они только в том случае, когда должность отправителя равнозначна должности получателя. Если же служебную записку составляет руководитель, то чаще всего она касается решений об отправлении в служебную командировку.

Если будет выявлен факт изготовления продукции с некоторым браком, то при наличии нескольких жалоб покупателей, руководитель организации имеет право отправить в адрес аттестационной комиссии служебную записку, в которой будут подробно описаны причины несоответствия работника тем требованиям, которые предъявляются к его должности. На основании служебной записки будет произведена дополнительная аттестация сотрудника. Также служебные записки используются и для того, чтобы был сокращен испытательный срок для определенного работника. Такая служебная записка составляется на имя генерального директора. Если же говорить о юридической значимости служебных записок, то можно отметить, что они могут являться доказательствами в суде.

Правила составления записки

Пишется служебная записка на обыкновенном листе формата А4. На нем в обязательном порядке указываются реквизиты, размещенные в соответствии с ГОСТами. Такими реквизитами являются:

  • наименование подразделения
  • регистрационный номер
  • название документа
  • текст
  • адресат
  • подпись отправителя (указать должность).

    • Чтобы знать, как написать служебную записку, необходимо учесть, что такой документ оформляется привычным шрифтом величина букв 14, междустрочный интервал 1,5. Прописными буквами пишется наименование документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА). Располагаться надпись может как посередине, так и около границы левого поля. Дату необходимо писать строго арабскими цифрами, например, 02.01.2013. Если на предприятии действует регистрационная система, то на служебной записке проставляется также и регистрационный номер. В результате передачи служебной записки составляется резолюция по затронутому вопросу.

    Такой вид документа как служебная записка может иметь и краткий заголовок, который передаёт суть проблемы. В его формулировке согласно правилам оформления документации обязательно включить букву «о». Например, «о направлении К. в командировку». Делится текст служебной записки на две части. В одной части пишут факты, которые стали основанием для составления документа, а во второй фиксируются все выводы и решения. Если в записке имеется приложение, то о нем делается отметка в оформлении. Теперь вы знаете, как написать служебную записку. Образец её представляет собой пустой бланк документа, рассмотренный ниже:

    Начальнику Производственного отдела Иванову В.К. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 17.01.13 № ___ В связи с изменением производственных мощностей нового оборудования в помещении № ___. прошу направить специалиста для дальнейшего устранения неполадок.

    Таков образец написания служебной записки.

    Мета

    Как написать служебную записку и правильно ее оформить.

    Июнь 5th, 2013 admin

    На практике мы иногда сталкиваемся с таким документом, как служебная записка. Как написать служебную записку и правильно ее оформить?

    Служебная записка – это не основной, а дополнительный документ, на основании которого принимаются окончательные решения работодателем или руководителем. На основании служебной записки издается приказ, распоряжение, акт или оформляется соглашение между сторонами. Служебная записка не является обязательным документом для делопроизводства. Но как дополнительно установленный локальный нормативный акт ее вполне возможно использовать. В классификаторе управленческих документов такого понятия как «Служебная записка» не значится. Но на практике такой вид документа широко используется.

    Служебная записка чаще всего – это внутренняя переписка между отделами. Она обычно содержит какое-то предложение или просьбу. В большинстве случаев записки содержат информацию об организационном, материально-техническом или хозяйственном обеспечении организации, а также имеет характер информативного содержания.

    Служебные записки составляются работником или руководителем какого- то подразделения на имя руководителя или определенного специалиста другого подразделения, т.е. обеспечивает связь объектов управления на горизонтальном уровне. Служебные записки пишутся и направляются от одного руководителя подразделения другому, или от одного сотрудника другому, если они равнозначны по статусу. Если статусы разные, то это считается докладной запиской.

    В случае, если работник едет в командировку, начальник отдела командировочного работника пишет служебную записку на имя директора. На основании нее затем издается приказ на командировку.

    Служебная записка может быть написана в аттестационную комиссию, если работник не соответствует занимаемой должности. Это могут быть случаи, когда работник постоянно изготавливает брак, либо на продавца постоянно жалуются покупатели. Аттестационная комиссия сможет принять решение о досрочной аттестации сотрудника.

    Служебные записки составляются в случае экономической необходимости линейных руководителей, либо если есть возможность заключения договора.

    На практике служебные записки используют для разных целей. Например, служебную записку может писать начальник отдела на имя руководителя о сокращении испытательного срока для какого-то работника.

    На основании служебной записки, содержащей информацию о производственных показателях отдела, написанной на имя директора, может быть издан приказ о премировании работника или всего отдела.

    Служебные записки могут быть использованы как доказательства в суде (Постановление ФАС Поволжского округа от 15.06.2011 по делу N А72-6396/2010) .

    Как написать служебную записку? Служебная записка обычно составляется на бумаге формата А4, но в ней должны быть указаны все необходимые реквизиты: дата и номер служебной записки, наименование структурного подразделения, заголовок к тексту и сам текст, наименование адресата и подпись составителя записки с указанием его должности.

    По ГOCTy для текстов, содержащих справочную информацию, используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 14, интервал между строчками 1,5.

    В наименовании документа пишется заголовок «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА», который может быть расположен в центре или с левой стороны листа.

    Дата проставляется арабскими цифрами, например, 15.06.2013 или буквами и цифрами. Например, 15 июня 2013г.

    Кто регистрирует служебную записку? Регистрирует ее или тот, кто выписывает служебную записку, или кто получает. Это зависит от системы организации документооборота в организации.

    Когда служебная записка рассматривается, она визируется подписями заинтересованных лиц, и на ней накладывается резолюция руководителя – это письменное решение руководителя по теме служебной записки, что является окончательным этапом рассмотрения служебной записки.

    Заголовок служебной записки может кратко раскрывать ее тему. Причем заголовок пишется в предложном падеже. К примеру, «О направлении Дмитриева К.Н. в командировку».

    Текст служебной записки состоит из двух частей. Первая часть содержит информацию о том, что побудило сотрудника составить этот документ. Во второй части сотрудник излагает свои выводы, предложения и просьбы. Помимо этого в текст может быть добавлена еще одна часть: анализ сложившейся ситуации. Таким образом, служебная записка может содержать: причины написания записки, анализ получившихся фактов и выводы об изменении данной ситуации.

    Образец служебной записки (пример оформления служебной записки):

    Директору ООО «Малинка»

    Козлову Р.В.

    от начальника отдела продаж

    Кругловой Н.Ж.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    02.06.2013 № _________

    На основании увеличения поставок нашей продукции за май 2013г. в два раза и перевыполнении плана отделом продаж, прошу вас премировать работников всего отдела.

    Показатели эффективности продаж прилагаются.

    Что такое служебная записка и для чего она нужна

    Большинство людей совершеннолетнего возраста являются работниками в той или иной организации. Люди обращаются к начальству с просьбами или пожеланиями через заявления или служебные записки. Опишем процесс составления и передачи документов для руководителя.

    Что это такое?

    Для начала необходимо разобраться в том, что собой представляет служебная записка. Это документ, который является внутренним или внешним, в зависимости от функций и адресата. Такая служебная записка чаще всего адресована вышестоящему лицу от его подчиненных и является своего рода просьбой, замечанием или предложением.

    В зависимости от смысла служебной записки она может быть докладной, объяснительной, пояснительной или аналитической.

    В этом документе чаще всего освещаются технические или хозяйственные проблемы, дается описание спорных ситуаций или предоставляется объяснение, которое требует от вас начальство. Главное отличие служебной записки состоит в том, что в ней не только оговаривается суть проблемы, но дано также ее подробное описание, а иногда - пути решения.

    Служебная и докладная: сходства и различия

    Некоторые работники путают докладную и служебную записки, и это неспроста. Сходство есть, однако имеются и различия. Давайте в этом разберемся. Итак, смысл и той, и другой записки состоит в том, чтобы сообщить начальству о каком-либо сбое в работе. Однако в докладной чаще всего сообщается о проблеме, а в служебной записке есть еще и просьба ее устранить, а иногда указываются и пути решения той или иной проблемы.

    Составление служебных записок для начальства

    Чаще всего такие документы направляются именно руководству. Это связано с тем, что служебная записка - это документ, в котором сообщаются какие-либо внутренние проблемы. Пример служебной записки нигде не прописан, образца текста нет, поэтому их составляют в произвольной форме. Самое главное - описать суть проблемы и предлагаемые пути ее решения. На что еще следует обратить внимание, так это на то, чтобы ваша служебная записка была зарегистрирована в организации. Таким образом можно точно удостовериться, что она дойдет до начальства.

    Однако ситуации бывают разными. Представьте себе, что вы пишете служебную записку не о поломке техники, а, например, о сотруднике вашей компании, который в чем-то провинился. Ситуации бывают разными. Ваша служебная записка может быть просто потеряна. Чтобы такого не случилось, вы можете подстраховаться. Составьте служебную записку в двух экземплярах. Отдайте их на регистрацию секретарю и попросите на вашем экземпляре написать, что записка зарегистрирована по такому-то номеру, такой-то датой и принята к рассмотрению. Таким образом, даже если ваша жалоба не дойдет до начальства по каким-либо причинам, у вас есть подтверждение и ее текст.

    Обмен служебными записками между обособленными подразделениями

    Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, - это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.

    Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.

    Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.

    Служебные записки в другую организацию

    Однако иногда бывает, что она выступает в роли внешнего документа. Довольно распространенный случай написания служебной записки - для другой организации. Таким образом компании обмениваются необходимой информацией. Также в этом случае служебная записка является документальным подтверждением претензии или просьбы.

    Такие записки оформляются также в произвольном виде. К ним могут прилагаться ксерокопии необходимых документов. Чаще всего такие записки оформляются на имя директора одной фирмы от главы другой. В случае переговоров с контрагентом обязательно надо оформить два экземпляра служебной записки. Второй экземпляр с печатью, подписью и регистрационным номером надо забрать себе и хранить этот документ до тех пор, пока проблема не решится.

    В случае написания служебной записки для другой организации вы можете в ответ получить такое же письмо. В этом ничего страшного нет. Возможно, руководство не совсем поняло проблему или просьбу, а может быть, просто решило предложить свой вариант развития дальнейших действий. Такую записку вы должны также зарегистрировать и отреагировать на нее или действием, или ответом на просьбу. Поэтому общение организаций через служебные записки может продолжаться довольно долго.

    Начинается документ с наименования организации и данных человека, которому она предназначается, далее указываются собственные данные. Слова Служебная записка пишутся посередине. Далее с красной строки начинается текст. Как было указано ранее, он пишется в произвольной форме. В конце указывается дата и ставится подпись с расшифровкой.

    Если текст служебной записки большой, его разделяют на несколько абзацев. В первом из них идет описание проблемы. Во втором излагается сама просьба. В случае если просьба коллективная, в третьем абзаце можно указать отдел и фамилии тех работников, которые ее написали. В этом случае подпись на служебной записке ставится начальником отдела. Отдельно можно приложить листок с подписью всех работников.

    Служебная записка пишется на листе формата А4, как и любое заявление. Подпись должна быть собственноручной, а не факсимильной. Также желательно служебную записку оформить со своим порядковым номером и датой ее составления. Ее можно напечатать и на компьютере, но даже в этом случае подпись должна быть личной.

    Отправка документа посредством электронной связи

    Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.

    Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.

    Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно

    Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение - это просто слова, на которые может и не быть ответа.

    Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.

    Как правильно оформить служебную записку

    На работе часто составляются служебные и докладные записки. Вроде бы ничего сложного. Но когда мне недавно поручили написать служебную записку, я решила все же уточнить, как правильно ее составить. Любопытно, но я выяснила, что мне надо составить не служебную записку, а докладную. Давайте разберем, в чем разница между докладной и служебной и как их надо составлять.

    Любой официальный документ отличается от обычной записи тем, что он должен соответствовать требованиямиГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", потому что имеет юридическую силу. Какие же требования предъявляются к составлению докладной и служебной записок?

    В них должны присутствовать следующие пункты:

    2) наименование адресата (кому направляется документ)

    3) наименование вида документа («Служебная записка»)

    4) заголовок к тексту (например, «О нарушении трудовой дисциплины», «О получении полисов страховой медицины»). Однако это факультативный элемент

    6) подпись составителя – в правом нижнем углу (с указанием должности в левом нижнем углу напротив подписи)

    7) дату составления (обычно в левом углу, оформляется или арабскими цифрами: 5.02.2013, или буквенно-цифровым способом: 5 февраля 2013г.)

    8) виза – иногда проставляются визы заинтересованных лиц под подписью составителя: инициалы и фамилии визирующего, его подпись и дата

    9) регистрационный номер (он проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – зависит от принятой системы регистрации в организации).

    По ГOCTy текст документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

    Название документа располагается по центру страницы пишется либо прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), либо строчными (докладная записка) через 2 межстрочных интервала.

    Докладную записку– адресуют вышестоящему лицу (руководителю подразделения или организации). В этом документе необходимо подробно изложить суть вопроса, по которому вы обращаетесь: предмет вопроса, ваши предложения, аргументация и выводы (вам необходимо побудить руководство к действию, к принятию определенного решения). Иногда цель докладных записок – сообщать о ходе выполнения работ, в этом случае они составляются регулярно.

    Если докладная записка адресована руководителю организации, то она может оформляться на листе бумаги (формат А4). Если документ направляется в вышестоящие инстанции (он уже является не внутренним, а внешним документом), то его необходимо оформить на бланке организации.

    Обычно текст докладной записки состоит из двух-трех смысловых частей. Первая часть содержит факты, которые стали причиной ее написания (эта часть констатирует), вторая часть производит анализ представленной ситуации и предлагает варианты решения (эта часть анализирует – она не всегда присутствует в документе), третья часть представляет выводы и предложения (эта часть резюмирует).

    Служебную записку используют, когда поднимаемый вопрос находится в пределах внутриструктурной компетенции и не требует обращения в вышестоящие инстанции. Служебные записки функционируют между руководителями и сотрудниками одинакового должностного статуса. С помощью этого документа обычно решаются вопросы материально-технического, информационного обеспечения и т. п. (сломался компьютер, закончилась бумага).

    Текст документа начинается с изложения факта, по которому обращается автор, а затем выражается просьба или предлагаются пути разрешения производственной ситуации.

    Таким образом, различия докладной и служебной записок лежат в аспектах их функционирования: докладная записка оформляется для движения по вертикали (вышестоящим руководителям или организациям), служебная – по горизонтали (линейным руководителям)

    Давайте рассмотрим, как писать свои жалобы и предложения.

    1)определите цель обращения (зачем вам нужна помощь?)

    3) определите основные мысли, сформулируйте их наиболее конкретно и выразительно, не забывая про важные детали.

    Результативность служебной записки будет зависеть от обоснованности ваших идей.

    Длина служебных и докладных записок может быть разной. Одни могут состоять из нескольких предложений, другие могут занимать несколько страниц. Во втором случае вторая и каждая следующая страница должны содержать заголовок с именем адресата, номера страницы и даты. Иногда в такой заголовок включается и тема служебной записки.

    ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

    Общий отдел Начальнику отдела АХР

    А.И. Петрову

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    О проведении ремонтных бытовых работ

    В связи с тем, что в кабинете № 367 сломался дверной замок, прошу произвести его ремонт.

    И.С. Иванова Иванова

    Председатель профкома Начальнику транспортного цеха

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    Прошу Вас выделить автотранспорт для перевозки новогодних подарков с кондитерской фабрики до предприятия. Общий объем груза – 100 коробок 50 х 20 х 40, общий вес 1 тонна. Автотранспорт должен быть в 9.00 5.12.2012 г. по адресу: ул. Калганова, д. 67. Водитель должен иметь при себе путевой лист.

    Председатель профкома

    И.Р. Сергеев

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

    В соответствии с планом работы ООО «Феникс» на 2012 г. производственный цех осуществляет издание ряда брошюр объемом 6–8 печ. л.

    Для выполнения операций по сшиванию брошюр такого размера имеющиеся в отделе скобосшиватели типа «A» и «B» не пригодны, так как толщина изданий превышает допустимую для них норму (до 5 печ. л. включительно). Использование клеевой машины «C» нецелесообразно с экономической точки зрения, кроме того, оно требует больших временных затрат.

    Сшивание брошюр объемом 6–8 печ. л. удобнее всего производить с помощью проволокошвейной машины класса «D». Ее стоимость в фирме «Стан» составляет _______ млн. рублей. При существующем режиме работы экономическая эффективность от эксплуатации машины приведет к покрытию затрат на ее приобретение в течение 1 года и 7 месяцев (расчеты экономической эффективности прилагаются).

    В связи с изложенным прошу выделить средства для закупки проволокошвейной машины класса «D».

    Приложение: на 3 л. в 1 экз.

    Начальник производственного

    цеха Л.П.Свият Свият