Официально деловое письмо образец. Официально-деловой стиль: примеры и принципы создания деловых текстов

16 Апр

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

Сегодня вы узнаете:

Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
Как правильно написать деловое письмо.

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

Зачем нужна деловая переписка

Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

Стилистика изложения;
Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
Оформляется на официальном бланке компании;
Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
Редко занимают объем более 1 страницы;
Наличие строгой служебной субординации.

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

Гарантийное письмо;
Сопроводительное;
Информационное;
Письмо-предупреждение;
Письмо-напоминание.

Письма, на которые нужен ответ.

Обращение;
Предложение;
Запрос;
Требование;
Прошение.

Некоммерческие письма.

Письмо-приглашение;
Письма с выражением соболезнования;
Письма с выражением благодарности;
Письма с информированием о чем-либо;
Письма, в которых содержатся рекомендации;
Гарантийные письма;
Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
Письма с поздравлениями по разным поводам;
Письмо-просьба;
Письма с инструкциями;
Сопроводительные письма.

Письма коммерческой направленности.

Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

К ним относятся:

Письма с ответами на запросы;
Непосредственно запрос;
– письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
Претензия;
Напоминание;
Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.

Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
Составленные по строгому образцу.

По адресатам.

Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.

Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

Отправленные в виде факсового сообщения;
Отосланные по электронной почте;
Те, что отправлены в обычных конвертах.

Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

Секреты правильного оформления

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

Стилистика.

Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

Требования к изложению информации.

Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

Адресно, предназначается конкретному лицу;
На дату написания вся информация должна быть актуальна;
Достоверно;
Беспристрастно;
Аргументировано;
Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.

Бланк.

Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

Для написания делового письма используются листы формата А4;
Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.

Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

Нумерация.

Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

Деление на части.

Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

Наличие исправлений.

Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

Используемые реквизиты.

Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
Название компании полностью;
Номера факса и телефона;
Номер банковского счета;
Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.

Деловое письмо после проведенной встречи

Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для . Как отразить это в письме, обсудим дальше.

Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами «.
Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам.. .».

Электронные деловые письма

Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

2 этап. Обращение.

Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

Пример : Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

3 этап. Изложение цели.

Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.

Как закончить деловое письмо

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

Приведем несколько примеров:

Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.

Как попрощаться с адресатом.

Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.

Приведем несколько вариантов:

С уважением к Вам…;
С пожеланием успехов…;
С наилучшими пожеланиями…

Ставим подпись правильно.

Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

Деловые письма на английском языке

Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.

Дата написания.

Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.

Реквизиты получателя.

Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

Указание адреса.

Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).

Как обратиться к получателю.

Стандартные обращения:

Dear Madam;
Dear Sir;
Dear Sir or Madam;
Dear Mrs;
Dear.

После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.

Тематика.

Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.

Основной текст.

Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.

Как попрощаться.

Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.

Оформление подписи.

Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.

Оформление приложений.

Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.

Что писать с заглавной буквы.

Фамилии и инициалы;
Наименования компаний;
Наименования городов, штатов и так далее;
Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
Первые слова в прощании;
Вступительные обращения.

Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.

Образцы деловых писем на русском и английском языках

Заключение

Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.

С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.

Официально-деловой стиль в жизни встречается гораздо чаще, чем можно подумать. Вы видите его в инструкциях, в любых документах организаций (неважно, государственных или коммерческих), в законодательных актах, в методических разработках и так далее.

Главной функцией этого стиля является информирование – сообщение предельно точно и сжатой информации. Поэтому информационная насыщенность текстов, написанных официально-деловым стилем, очень велика, хотя и сложна для восприятия.

Обо всех стилях речи (текста) читайте .

Задали реферат или курсовую по литературе или другим предметам? Теперь можно не мучиться самому, а просто заказать работу. Рекомендуем обращаться >>сюда , тут делают быстро и дешево. Более того, тут можно даже торговаться
P.S.
Домашки, кстати, там тоже делают 😉

Характеристики официально-делового стиля

Среди главных стилевых черт следует назвать такие:

информативная направленность – для того, чтобы оставаться в исключительно административно-правовой сфере деятельности;
точность и стандартность формулировок – порой в ущерб простоте восприятия;
жесткая логическая структура и предложений, и самого текста в целом;
отсутствие эмоциональности и оценочности – в текстах, написанных официально-деловым стилем присутствуют либо факты, либо обоснованные гипотезы, и полностью исключен субъективный подход к излагаемым вещам.

На языковых уровнях стилевые черты проявляются следующим образом:

в лексике — как правило, в текстах используются преимущественно слова и термины официально-деловой сферы;
в морфологии – активно эксплуатируются канцеляризмы и языковые клише (устойчивые выражения); сложные предлоги;
в синтаксисе – тексты названного стиля составлены главным образом значительными по длине, объемными предложениями, как правило, сложными и различным образом осложненными.

Официально-деловой стиль: разбор примеров

Разберем примеры нашего стиля, чтобы его особенности стали понятнее.

Отрывок из документа:

Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, обществом с ограниченной ответственностью (далее – ООО) признается утвержденная одним или несколькими лицами коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на доли, определенные учредительными документами. В отличие от акционерного общества, право на долю подтверждается не ценной бумагой, акцией, а лишь свидетельством, которое, в соответствии с уставом ООО, может выдаваться его участникам учредителям.

1 . В лексике приведенного отрывка можно выделить такие пласты:

слова, которые называют общеупотребительными: участники, документы, общество, лица, ограниченный;
термины: доли, общество с ограниченной ответственностью, кодекс, учредитель, уставный капитал, акция, коммерческая организация;
речевые клише: согласно кодексу, в отличие от, в соответствии с.

2. Разберем морфологию указанного отрывка из документа. Тут следует выделить такие моменты:

отглагольные существительные преобладают: организация, учредители, участники;
часто встречаются существительные с общим значением лиц: лица, участники;
нанизывание существительных в творительном и родительном падеже: В отличие от акционерного общества, право на долю подтверждается не ценной бумагой, акцией, а лишь свидетельством, которое, в соответствии с уставом ООО, может выдаваться его участникам учредителям;
преобладание причастий и деепричастий над глаголами.

3. Синтаксис. Здесь есть тоже интересные моменты:

предложения, как правило, объемные (в данном случае мы имеем два таких предложения, и они полностью составляют приведенный отрывок);
в предложениях используется прямой порядок слов: обществом с ограниченной ответственностью признается…, уставный капитал… разделен;
по цели высказывания в приведенном отрывке все предложения повествовательные;
сложноподчиненное предложение дополнительно осложнено, во-первых, причастным оборотам (определенные учредительными документами), а во-вторых, однородными членами (Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, обществом с ограниченной ответственностью (далее – ООО) признается утвержденная одним или несколькими лицами коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на доли).

Отрывок из документа:

За время войны в с. Боровом уцелело 45 домов из 77. В наличии у колхозников оставались 4 коровы, 3 телки, 13 овец, 3 поросенка. Большинство садов на приусадебных участках, а равно и фруктовый сад общей площадью в 2,7 га, принадлежащий колхозу «Красная заря», оказались вырубленными. Ущерб, причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников, исчисляется приблизительно в 230 700 рублей.
Жителей в селе к приходу наших воинских частей числилось 64 из 370.
Имели место случаи насильственного увоза жителей на работы для оккупантов… В настоящее время полностью восстановлено в с. Боровом хозяйство колхоза «Красная заря».

1. В лексике отметим следующие пласты:

слова общего употребления: уцелело, жителей, садов.
термины и устоявшиеся выражения: ущерб, увоз, общей площадью, немецко-фашистские захватчики.
частые речевые клише: в наличии оставались, причиненный ущерб исчисляется, имели место, большинство садов.
несмотря на редкую инверсию (имели место случаи насильственного увоза), порядок слов, чаще всего, прямой: большинство садов… оказались вырубленными, ущерб … исчисляется, жителей… числилось;
большое количество числительных, выражающих статистические данные: оставались 4 коровы, 3 телки, 13 овец, 3 поросенка.

2. Разбираем морфологию приведенного отрывка. Как видим, в этом примере так же, как и в первом:

преобладают отглагольные существительные и существительные с абстрактным значением: увоз, работы, оккупанты, приходу, время, ущерб;
существительные, имеющие общие значение лиц: жители, оккупанты, колхозники;
происходит нанизывание существительных в творительном и родительном падеже: ущерб, причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников.

3. В синтаксисе необходимо отметить следующие моменты:

предложения громоздкие, как правило, сухо-информативные;
порядок слов используется прямой: причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников;
по цели высказывания, что обычно, повествовательные, а по интонации невосклицательные.

В заключение следует отметить, что официально-деловой стиль один из самых коварных. Его формулировки настолько отточены, что намертво врезаются в память, и потому канцеляризмы и языковые клише активно проникают и в книги, делая их похожими на плохой перевод с иностранного языка.

Помните: безликость и отстраненность лексики делового стиля для хорошей литературы – большое зло. за тем, какие слова и выражения вы выбираете для своих рассказов и романов. И если в них проникли канцеляризмы – изгоняйте их беспощадно!

В межличностных отношениях важен не только разговор, но и переписка, ведь информация, изложенная в текстовом виде, легче воспринимается, ее можно сохранить и обращаться к ней множество раз. В современном мире считается, что написание писем - занятие устаревшее и неактуальное. На самом деле в повседневной жизни люди очень часто обращаются к эпистолярному жанру. Именно поэтому очень важно разбираться в стилях письма и обладать навыками их написания.

Что такое «стиль»

Что понимается под стилем в лингвистике? текста, письма - это совокупность определенных языковых средств, с помощью которых человек выражает свою мысль в устной или письменной форме. В русском языке выделяют пять основных функциональных стилей речи:

разговорный;
художественный;
публицистический;
научный;
официально-деловой.

Некоторые лингвисты выделяют еще два дополнительных стиля: конфессиональный и эпистолярный. Последний стоит описать более подробно.

Разновидности писем

Эпистолярный стиль - это набор языковых приемов, которые используются в написании писем. Его название происходит от греческого слова epistola, что можно перевести как «письменное послание». В той или иной ситуации этот стиль заимствует характеристики основных стилей речи.

В зависимости от адресата и цели сообщения переписки делятся на несколько видов, или стилей письма:

Неофициальный.
Официальный (деловой).

Если цель письма - обмен какой-либо научной информацией, то такая переписка содержит в себе черты научного стиля. Эпистолярный стиль также очень часто применяется в публицистике, когда автор в своем письме может обращается как к конкретному лицу, так и ко всей общественности, призывая к активным действиям.

Особенности писем

Характерные признаки у каждого стиля письма различаются, однако есть определенные особенности, которые их объединяют. В составлении любого послания очень важно соблюдать определенную структуру. Необходимо выделить адресата и адресанта, определить их социальную роль. С помощью правильно подобранных для данной ситуации языковых средств как можно более точно и кратко изложить суть послания.

В зависимости от цели автор писем может использовать различные выражения и устойчивые фразы. Обычно в переписках раскрывается личность и индивидуальность адресанта. В большей степени это выражено в неофициальном стиле письма, когда у автора больше возможностей для использования оригинальных языковых оборотов или иных средств передачи своих мыслей и чувств адресату. Письмо - это не только письменный монолог, иногда в нем присутствуют элементы диалога, например когда автор обращается к получателю. Для эпистолярного стиля также характерно сочетание разговорной и письменной речи.

Разные стили письма представляют собой различные образцы написания и используют неодинаковые клише. Для достижения оптимального результата и информативности послания полезно знать их композицию и правила написания.

Структура писем

Определяющим признаком эпистолярного стиля является композиция. Люди теряются в многообразии видов переписок, что порождает вопрос о том, как написать письмо. Общую структуру всех писем можно свести к следующим элементам:

Начало, уважительное обращание к адресату.
Основная часть, раскрывающая суть послания.
Конец, или заключение, в котором подводятся итоги всему написанному.
Подпись автора и дата написания.
В некоторых случаях постскриптум (P.S), в который помещается дополнительная информация.

Личное письмо

Стиль личного письма наиболее интересен и разнообразен. Такие послания - своеобразная страничка дневника, в которой автор выражает свои сокровенные мысли и переживания. Степень их раскрытия зависит от близости отношений между отправителем и получателем.

Адресатами личных писем, как правило, являются члены семьи, родственники, друзья. Характер таких переписок интимен и строго конфиденциален, личность автора ярко прослеживается на протяжении всего рассказа или исповеди. Это может быть повествование о прошлых событиях, размышления на различные темы, наблюдения или советы. Творческое начало здесь невероятно велико, ведь отправитель располагает огромным арсеналом художественно-выразительных средств. Они помогают более ярко отобразить чувства и ощущения автора по тому или иному поводу, в каком-то роде выполняют функцию мимики при живом общении. Так, личные письма получаются очень эмоциональными и экспрессивными, ведь в них автор очень часто не стесняется в сильных выражениях, иногда даже используя ненормативную лексику.

У частного послания нет строгих правил написания, кроме тех основных, присущих всем эпистолярным стилям письма. Здесь поощряется свобода авторской мысли, непринужденность и естественность.

Письма в научной деятельности

Письма в научной сфере составляются с целью обмена между учеными. Это своеобразный вид научного доклада, адресованный определенному лицу. Для научного стиля письма характерны точность и логичность изложения. Двусмысленная трактовка той или иной информации здесь недопустима, материал должен пониматься однозначно. В достижении этой цели помогает использование тезисов и терминов. Научная информация также должна быть подкреплена неоспоримыми фактами, которые и подтверждают ее подлинность.

Цели, с которыми создается научное письмо, требуют от него монотонности и сухости изложения. Разумеется, такое послание лишено экспрессивности, объективность в нем играет определяющую роль. Чаще всего изложение материала в научном письме происходит в форме монолога. Авторское начало в таком письме сведено к минимуму. Здесь важно сделать акцент на содержании письма, а не на точке зрения написавшего его. Однако личное мнение отправителя в той или иной степени все же отображается, пусть и неявно.

Эпистолярный стиль в публицистике

Основная цель публицистических произведений - с помощью грамотно построенной речи воздействовать на читателя, внушить ему какую-либо мысль или идею. Для достижения этой задачи многие журналисты обращаются к форме письма, которое публикуют в СМИ. Такие послания могут быть двух видов: с адресатом и без. Письмо без определенного получателя предназначено для широкого круга людей. В них на обозрение общественности выносятся актуальные вопросы или события. Есть в журналистике письма, адресованные определенному лицу, например главам государств или другим медийным личностям. Их задача - добиться от влиятельных адресатов решения насущных проблем, требование незамедлительных действий.

В отличие от научного, публицистический стиль письма более субъективный и противоречивый. Для освещения и оценки происходящих событий публицист умело манипулирует различными выразительными средствами.

Особенности написания

Журналисты тщательно отбирают общественно важное событие и всесторонне анализируют его с точки зрения автора письма или его заказчика. Далее выносится определенное суждение и предлагаются варианты решения описываемой проблемы. В составлении такого письма очень важны навыки убеждения, а также знание человеческой психологии. Применяя их на практике, публицисты направляют обсуждение в нужное им русло, тем самым практически не оставляя читателям свободу выбора.

Официальное письмо

В системе классификации писем формальный стиль письма занимает особое место. Он применяется в деловых переписках, является межкорпоративным каналом связи. Официальное письмо имеет множество видов, которые выполняют различные функции. Оно также обладает четкой структурой и строгими нормами, от которых не стоит отклоняться. Деловое письмо использует средства, присущие официально-деловому стилю речи. В большинстве случаев такое послание имеет конкретного адресата, например юридическое или физическое лицо.

Специфика делового стиля письма заключается в его сухом, официальном и однообразном языке. В нем в огромном количестве используются канцеляризмы, штампы, клише и стандартные обороты, а также различного рода сокращения. Информация подается с помощью простых распространенных предложений. Тон официальных писем нейтрален, изложение информации максимально логично и последовательно. Все это способствует решению основной задачи деловой переписки: точно, лаконично и объективно передать конкретное сообщение, лишив его эмоциональной окраски и субъективности.

Виды официальных писем

В зависимости от содержания деловые письма делятся на множество видов. Обычно в каждом официальном письме поднимается один вопрос. В случае если необходимо сразу разрешить две и более проблем, несколько видов помещаются в рамки одного послания.

Различают следующие типы деловых писем:

Сопроводительные - письмо с указаниями по отправке документов.
Гарантийные - подтверждение и закрепление определенных условий.
Благодарственные - выражение благодарности и желания дальнейшего сотрудничества.
Приглашения - официальное предложение участия в мероприятии.
Поздравительные.
Информационные.
Рекламные, или предложения о сотрудничестве.
Запросы.
Извещения.
Просьбы.
Письмо-ответ.

Составление делового письма

Характера правильно? Важно знать и корректно применять законы композиции таких посланий. Прежде всего необходимо определиться с темой письма и его видом. Здесь нужно учесть всю ту информацию, о которой адресат уже знает, и, отталкиваясь от этого, тщательно продумать содержание и приводимые аргументы. Письмо должно быть максимально информативным и логичным, без лишних отступлений и воды.

Существуют две группы деловых писем: одноаспектные и многоаспектные, или простые и сложные. Одноаспектные послания сжаты и рассматривают только один вопрос. Они обычно не требуют ответа. Многоаспектные письма поднимают несколько проблем, поэтому и более сложны по структуре. Следует подробно рассмотреть их композицию.

Текст сложного письма состоит из нескольких частей. В первой части указываются мотивы, побудившие автора к написанию послания, приводятся необходимые аргументы. Здесь необходимо ответить на вопрос о том, с какой целью создавалось это письмо. Во второй части автор делает выводы, высказывает предложения, решения затронутой проблемы и просьбы.

Структуры некоторых видов официальных писем

Письмо-просьба:

Причина, сформировавшая просьбу.
Сама просьба.
Желаемый результат, выражение благодарности и готовности к сотрудничеству в случае удовлетворения просьбы.

Письмо-запрос:

Причины важности запроса.
Сам запрос.
Результат в случае выполнения просьбы.

Сопроводительное письмо

Уведомление о материалах.
Сведения о материалах.

Письмо-ответ, отклоняющее просьбу

Дублирование ранее изложенной просьбы.
Причины отказа.
Изложение самого факта отказа или отклонения.

Иногда в письме-ответе приводятся альтернативные пути решения затронутого вопроса.

В современном делопроизводстве в основном используются одноаспектные официальные письма.

Оформление письма

Деловая переписка осуществляется на фирменных бланках для официальных писем. Они должны соответствовать государственным стандартам и содержать следующие элементы:

Логотип юридического лица.
Название юридического лица (автора письма).
Контакты (адрес, номер телефона, электронная почта, сайт).
Дата составления письма.
Регистрационный номер письма.
Отсылка к дате и номеру входящего послания (если это письмо-ответ, например).

В конце письма отправителем указывается следующая информация:

Должность и фамилия с инициалами подписывающего письмо.
Должность и фамилия с инициалами составителя (если он не ставит свою подпись).
Список приложений (если имеются).

Помимо соблюдения формальных правил в оформлении большую роль играет бумага (если письмо отправляется обычной почтой). Она будет различаться в зависимости от типа делового послания. Например, для обычного официального письма подойдет простая белая бумага. Для писем-приглашений, поздравлений, благодарностей лучше всего выбрать плотную или тисненую бумагу. Рекламные письма хорошо смотрятся на цветной бумаге.

Клише и устойчивые фразы

Правила официального стиля письма требуют использования готовых языковых формул. В различных ситуациях можно использовать следующие конструкции:

При обосновании причин и мотивов:

В связи с отсутствием финансовой помощи...
В связи со сложной экономической ситуацией...
В порядке проведения совместной работы...
В соответствии с Вашим письмом...
В соответствии с протоколом...
В ответ на Ваше обращение...
В подтверждение нашей договоренности...
В целях усиления ответственности...
На Ваше обращение...

При составлении письма-просьбы:

Просим оказать содействие...
Просим выслать в наш адрес...
Просим принять участие...
Прошу принять меры...
Прошу
Прошу довести до сведения...
Прошу ликвидировать задолженность...

Для вступления в сопроводительных письмах:

Направляем информацию...
Возвращаем справочные материалы...
Высылаем подписанный с нашей стороны договор...
Посылаем справочную литературу... и т. д.

Письма-подтверждения начинаются так:

Подтверждаем...
С благодарностью подтверждаем...

При составлении письма-ответа (неудовлетворение просьбы):

Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...
Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...
На Ваше обращение о совместной работе считаем...

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
Просим извинить за задержку с ответом.
Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

При составлении писем-приглашений:

Приглашаем принять участие...
Просим направить представителя...

При составлении письма-гарантии:

Оплату гарантируем...
Качество изделий гарантируем...
Сроки выполнения гарантируем...

Эти заготовки помогут вам сделать все правильно.

Официально-деловой стиль в системе книжно-письменного типа речи. Типологические черты.

Подстили: официально-документальный, обиходно-деловой.

Деловое письмо. Стандартизация, унификация. Штампы, клише.

Классификация деловых писем. Композиция делового письма. Рубрикация. Реквизиты.

Факультативные компоненты делового письма.

Инновации в деловом письме

Официально-деловой стиль обслуживает правовые отношения между гражданами и государством и применяется в различных документах - от государственных актов и международных договоров до деловой переписки.

Важнейшие функции этого стиля - сообщение и воздействие. Они реализуются в таких официальных документах, как законы, постановления, указы, приказы, договоры, соглашения, деловая переписка, заявления, расписка и др. Этот стиль называют еще административным, так как он обслуживает сферу официальных, деловых отношений, область права и государственной политики. Другое его название - деловая речь. Это название свидетельствует о том, что этот стиль - самый древний из книжных стилей, его истоки - в деловой речи эпохи Киевского государства, в котором юридические документы (договоры, «Русская правда», различные грамоты) создавались уже в Х веке.

Официально-деловой стиль выделяется среди других книжных стилей своей стабильностью, замкнутостью и стандартизованностью. Несмотря на большое разнообразие деловых документов, их язык строго подчиняется требованиям официально-делового изложения: точность формулировок правовых норм и необходимость абсолютной адекватности их понимания, состав обязательных элементов оформления документа, обеспечивающих его юридическую правомочность, стандартизованный характер изложения, устойчивые формы расположения материала в определенной логической последовательности и т.д.

Для всех форм делового письма обязательно строгое соответствие литературной норме на всех языковых уровнях: недопустимо использование лексико-фразеологических средств разговорного, просторечного характера, диалектных, профессионально-жаргонных слов; нелитературных вариантов словоизменения и словообразования; разговорных синтаксических конструкций. Официально-деловой стиль не приемлет экспрессивных элементов: оценочной лексики, высоких или сниженных слов (шутливых, иронических), образных выражений. Важнейшее требование к языку документа - объективность и «бесстрастность» изложения фактов.

Официально-деловой стиль функционирует преимущественно в письменной форме, однако не исключается и его устная форма - выступления государственных и общественных деятелей на торжественных собраниях, заседаниях, приемах. Устную форму деловой речи характеризуют полный стиль произношения, особая выразительность интонации, логические ударения. Выступающий может допустить некую эмоциональную приподнятость речи, даже вкрапление иностилевых языковых средств, не нарушая, однако, литературной нормы. Недопустимы неправильные ударен ия, нелитературное произношение.

В зависимости от сферы употребления официально-деловой стиль подразделяется на подстили: 1) дипломатический, реализующийся в текстах коммюнике, ноты, конвенции, меморандума, международного соглашения; 2) законодательный (юридический), представленный в текстах закона, конституции, указа, устава, гражданских и уголовных актов; 3) административно-канцелярский, используемый в канцелярской переписке, в административных актах, распоряжениях, договорах, различной документации (заявления, доверенности, автобиографии, расписки, характеристики, протоколы и т.д.).

Для лексики официальной речи характерно широкое использование тематически обусловленных специальных слов и терминов (юридических, дипломатических, военных, бухгалтерских, спортивных и т.д.).

Стремление к краткости обусловливает обращение к аббревиатурам, сложносокращенным наименованиям государственных органов, учреждений, организаций, обществ, партий и т.п. (Совбез, ВДВ, МЧС, ВВС, НИИ, ДЭЗ, ЛДПР, ЯЗ, ЧП, СНГ, ГВМУ МО РФ, Минфин, Минздрав), а также к сокращениям (неликвид, нал (черный), федерал и т.п.). Как видно из примеров, в числе их немало новых слов, эта часть лексики постоянно обновляется, пополняется.

Деловые тексты отличаются употреблением слов и выражений, не принятых в иных стилях (вышеуказанный, нижеследующий, вышеперечисленный, надлежащий, воспрещается, мера пресечения, содеянное, наказуемость и т.п.). К ним относятся устойчивые словосочетания: кассационная жалоба, акт гражданского состояния , акт неповиновения, подписка о невыезде и др. Регулярное употребление таких слов и выражений, не имеющих синонимов, способствует точности речи, исключает инотолкования.

Морфологические черты официально-деловой речи определяются в значительной мере ее именным характером: в ней наблюдается абсолютное преобладание имен при незначительном использовании глаголов.

Неуместность экспрессивной окраски официальной речи делает невозможным употребление междометий, модальных слов, ряда частиц, слов с суффиксами субъективной оценки, прилагательных в сравнительной и превосходной степени. Существительные, обозначающие должности, употребляются, как правило, в форме мужского рода (бухгалтер, директор, лаборант, почтальон, контролер и др.).

Высокая частотность отглагольных существительных является следствием закрепления устойчивых оборотов речи (синонимичных глагольным выражениям): порядок составления и исполнения плана перевозок, в целях совершенствования порядка сборов налогов . В таких оборотах речи часто возникает «цепочка» форм родительного падежа существительных (выяснение условий совершения преступления; проверка соблюдения паспортного режима ), что придает фразе тяжеловесность и порой затрудняет восприятие подобных оборотов.

Прилагательные и причастия в деловой речи часто употребляются в значении существительных (больной, отдыхающий, нижеподписавшиеся ), продуктивны краткие формы прилагательных (должен, обязан, обязателен, необходим, подотчетен, подсуден, ответствен ). Обращение к ним диктуется предписующим характером деловой речи (Вызов экспертов обязателен для установления причин смерти - Уголовно-процессуальный кодекс).

Показателен отбор местоимений в деловой речи: здесь не употребляются личные местоимения я, ты, он, она, они (в силу полного отсутствия индивидуализации речи, конкретности, точности высказывания). Вместо указательных местоимений (этот, тот, такой и т.п.) используются слова данный, настоящий, соответствующий, известный, указанный, вышеуказанный, нижеследующий и др. Совсем не находят применения в деловой речи неопределенные местоимения (некто, какой-то, что-либо и т.п.).

Для характеристики глаголов в официальной речи также важен именной ее строй: это определяет высокую частотность глаголов-связок (является, становится, осуществляется ), замену глагольного сказуемого сочетанием вспомогательного глагола с существительным, называющим действие (оказывать помощь, проводить контроль, осуществлять заботу и т.д.). В сравнении с другими книжными стилями деловой имеет самую низкую частотность глаголов: она на каждую тысячу слов равна 60, в то время как в научном стиле она составляет 90, а в художественной речи - 151. Предписующий характер официально-делового стиля, преобладание в нем констатирующего, описательного типов речи над повествованием, рассуждением определяют его статичность, вытеснение глагольных форм отглагольными существительными.

Среди семантических групп глаголов, представленных в этом стиле, главная роль отводится словам со значением долженствования: следует, надлежит, вменяется, обязуется и отвлеченным глаголам, указывающим на бытие, наличие: является, имеется . Например:

Лица, находившиеся на постоянном воспитании и содержании, обязаны доставлять содержание лицам, фактически их воспитавшим, если последние являются нетрудоспособными и нуждающимися в помощи и не могут получить содержания от своих детей или супругов.

В официальной речи более употребительны неличные формы глаголов - причастия, деепричастия, инфинитивы, которые особенно часто выступают в значении повелительного наклонения (принять к сведению, внести предложение, рекомендовать, изъять из употребления и т.д.).

Формы настоящего времени глагола выполняют функцию предписания: Предприятия несут ответственность за...; Наниматель отвечает за имущество (такие глагольные формы времени называют «настоящим предписания»).

Формы будущего времени приобретают в контексте различные оттенки (долженствования, предписания, возможности, близкой к необходимости): Границы будут теми, какими они существовали на 1 октября 1941 г . (то есть установлены договором. - «Международное право», т. I); Военное командование выделит... (т.е. должно будет выделить. - «Международное право», т. III). Другое значение будущего, типичное для деловых текстов, - будущее условное (ирреальное), употребляющееся обычно в сложноподчиненных предложениях с придаточным условным: Страховая сумма выплачивается, если в течение года... наступит постоянная утрата трудоспособности.

Вполне согласуется с задачами деловой речи и функционирование форм прошедшего времени. Одно из типичных его значений здесь - прошедшее подчеркнутой констатации, ярко выраженной фиксации сообщаемого в письменной форме (установления, договора и т.д.): Финляндия подтверждает, что она возвратила СССР область... («Международное право», т. I); Мы, нижеподписавшаяся комиссия...осмотрели, обмерили на выборку, сличили чертежи и приняли одноквартирный щитовой дом (Акт).

Глаголы несовершенного вида, как более отвлеченные по значению, чем глаголы вида совершенного, преобладают в жанрах деловой речи более общего характера (конституция, кодексы, уставы и др.). Формы же совершенного вида употребительны в текстах более конкретного содержания (приказы, распоряжения, протоколы собраний, постановления, акты, договоры). Они используются в сочетании с модальными словами в значении долженствования и выражают категорическое приказание, разрешение (должен сообщить, вправе предписать, обязан передать, обязую обеспечить ), а также констатацию (Министерство рассмотрело, приняло меры, внесло предложение; организовали, оплатили, завершили и т.д.).

Синтаксис официально-делового стиля отражает безличный характер речи (Жалобы подаются прокурору; Перевозка грузов производится ). В связи с этим широко применяются страдательные конструкции, которые позволяют абстрагироваться от конкретных исполнителей и сосредоточить внимание на самих действиях (По конкурсу зачислено... Принято 10 больных; Зарегистрировано 120 заявлений; Срок выполнения заказа продлевается при условии ...).

Синтаксические конструкции в официальной речи насыщены клишированными оборотами с отыменными предлогами: в целях, в связи с, по линии, на основании и др. (в целях совершенствования структуры; в связи с указанными осложнениями; по линии сотрудничества и взаимной помощи; на основании принятого решения ). Эти синтаксические клише - специфическая черта официально-делового стиля. Употребление подобных синтаксических построений необходимо для выражения типовых ситуаций. Они облегчают и упрощают составление типовых текстов.

В официально-деловых документах чаще встречаются сочинительные союзы, чем подчинительные (закон, устав предписывает, а не объясняет, доказывает ). В то же время характерной особенностью деловой речи является преобладание сложных предложений: простое предложение не может отразить последовательность фактов, подлежащих рассмотрению в официально-деловом плане.

Большую роль в синтаксисе официально-делового стиля играют условно-инфинитивные конструкции (особенно в текстах законов, где это мотивировано целевым заданием - оговорить обусловленность правовой нормы). Характерной чертой деловой речи является также употребление инфинитивных и безличных предложений со значением долженствования.

В целях достижения лаконизма и точности в деловом стиле часто употребляют параллельные синтаксические конструкции (причастные и деепричастные обороты, конструкции с отглагольными существительными).

Для синтаксиса делового стиля характерен строгий и определенный порядок слов в предложении. Это вызвано требованием логичности, последовательности, точности изложения мысли в деловых текстах.

Стилистической особенностью деловой речи является также преимущественное использование косвенной речи. К прямой речи в официально-деловом стиле прибегают только в тех случаях, когда необходимо дословное цитирование законодательных актов и других документов.

В оформлении текстов официально-делового стиля большую роль играют абзацное членение и рубрикация, реквизиты - постоянные элементы содержания документа: наименования, даты, подписи, а также принятое для данного документа графическое оформление. Все это имеет первостепенное значение в делопроизводстве, свидетельствует о грамотности составителя документов, его профессионализме и культуре.

Приведем примеры некоторых распространенных деловых документов, для которых графическое оформление закреплено стандартом.

Заявление

Прошу разрешить мне сдать досрочно экзамены за II курс, так как во время экзаменационной сессии я буду работать на Московской международной книжной ярмарке.

Доверенность

Я, Давыдова Юлия Дмитриевна, проживающая в г. Москве по ул. Широкая, дом 5, кв. 25, доверяю Петрову Ивану Васильевичу, проживающему по ул. Енисейская, дом 2, кв. 8, паспорт серия ___ № ___, кем и когда выдан, получить причитающуюся мне за март 2000 г. заработную плату.

Подпись Давыдовой Ю.Д. удостоверяется

Делопроизводитель ДЭЗ № 53

(дата) (печать) (подпись)

Расписка

Я, Журавлева Раиса Лаврентьевна, библиотекарь, получила от спортивного общества «Спартак» две (2) пары коньков на весь зимний сезон. 5 декабря 1999 г.

(подпись)

Докладная записка

Извещаю Вас о том, что необходимо купить новые наглядные пособия по физической географии. Прошу выделить сумму денег (____), необходимую для приобретения этих наглядных пособий.

(подпись)

Отчет о командировке

По заданию кафедры русского языка филологического факультета с 25 ноября по 1 декабря 1999 г. я находился в командировке в Москве, где изучал материалы в Государственном историческом архиве и занимался в Российской библиотеке им. В.И. Ленина. Мною сделана следующая работа: собраны архивные материалы и составлена библиография научных статей, необходимых для моей работы над диссертацией.

Аспирант__________(подпись)

Тема 11. НАУЧНЫЙ СТИЛЬ

Научный стиль в системе книжно-письменного типа речи.

Типологические черты.

Подстили: собственно научный, научно-популярный, научно-учебный, научно-деловой.

Лексико-грамматические особенности научного стиля.

Метафора, сравнение и олицетворение в научной речи