Все документы, представленные в каталоге, не являются их официальным изданием и предназначены исключительно для ознакомительных целей. Электронные копии этих документов могут распространяться без всяких ограничений. Вы можете размещать информацию с этого сайта на любом другом сайте.

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке обращения с документированной
служебной информацией
ограниченного распространения
в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.

Москва

Отметка о возврате

Проверка исполнения

Прочие отметки

(Оборотная сторона)

Формат А5 (148 ´ 210) или А6 (105 ´ 148)

Приложение 2

к п. .

ЖУРНАЛ
учета документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» *

Дата поступления и индекс документа	Дата и исходящий номер документа	Откуда поступил или куда направлен	Вид документа и краткое содержание	Количество листов		Количество и номера экземпляров
				документа	приложения

Окончание

Резолюция или кому направлен на исполнение	Отметка о взятии на контроль и срок исполнения	Дата и расписка		Индекс (номер) дела, куда подшит документ	Отметка об уничтожении
		о получении	о возврате

* Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

Приложение 3

к п. .

ЖУРНАЛ
учета и распределения изданий «Для служебного пользования»

№№ пп.	Наименование издания	Издано или поступило			Распределение			Возврат	Уничтожение
		откуда поступило и где отпечатано	входящий номер сопроводительного письма		куда и кому направлено (или выдано)	№ исходящего документа (или расписка в получении) и дата	количество экземпляров и №№ экз.	дата, №№ экз.	дата, № акта

Приложение 4

к п. .

КАРТОЧКА УЧЕТА
выдаваемых дел и изданий с грифом «Для служебного пользования»

Наименование дела или издания
№№ пп	Номер дела, №№ экземпляров, изданий и количество листов

К служебной информации ограниченного распространения относит­ся несекретная информация, ограничения на распространение которой дикту­ются служебной необходимостью.

Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения (за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне):

законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие право­вой статус государственных органов, органов местного самоуправления, орга­низаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, сани­тарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспече­ния безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений гра­ждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рас­смотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государст­венных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населе­ния.

На документах (в.необходимых случаях - и.на их проектах), содер­жащих служебную информацию ограниченного распространения, проставля­ются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа, на облож­ке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной ин­формации к разряду ограниченного распространения, несут персональную от­ветственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.

Прием и регистрация документов, содержащих служебную инфор­мацию ограниченного распространения, осуществляются структурными под­разделениями, .которым поручен прием и регистрация несекретной докумен­тации. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «ДСП».

Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» учи­тываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначи­тельном объеме таких документов допускается вести их учет совместно с дру­гими несекретными документами.

Передача таких документов исполнителям осуществляется под расписку.

опирование документов с пометкой «Для служебного пользова­ния» осуществляется только с разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Отправка документов, содержащих служебную информацию огра­ниченного распространения, осуществляется структурным подразделением, которому поручено ведение несекретного делопроизводства. При направлении таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в дела и соответствии с номенклатурой дел несекретного дело­производства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие докумен­ты, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

Уничтожение дел, документов, изданий с пометкой «Для служебно­го пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исто­рической ценности, производится по акту. При этом в журналах учета об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником подразделения ГПС.

Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с помет­кой «Для служебного пользования» производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом начальника подразделения ГПС. В состав комиссий обязательно включаются ли­ца, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.

Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служеб­ную информацию ограниченного распространения либо разглашения этой ин­формации, ставится в известность начальник подразделения ГПС и назначается комиссия для расследования обстоя­тельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для слу­жебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются со­ответствующие отметки в учетных журналах.

За разглашение служебной информации ограниченного распро­странения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержа­щими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинар­ной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации от­ветственности.

Похожая информация.

Любая организация (учреждение) не зависимо от формы собственности и организационно-правовой формы является владельцем документированной информации и должна принимать меры по ее охране в соответствии с законодательством РФ.

Ограничение доступа к документированной информации - это защита служебной или коммерческой документированной информации от неправомерного обращения, которое может нанести ущерб организации (учреждению) - собственникам, владельцам, пользователям.

Документированная информация (документы) с ограниченным доступом в соответствии с Законом «Об информатизации» по условиям правового режима подразделяется на два вида:

Государственные секреты подразделяются на две категории: государственная тайна и служебная тайна.

Государственная тайна - государственные секреты, разглашение или утрата которых могут повлечь тяжкие последствия для национальной безопасности РФ, а также создать угрозу безопасности граждан либо их конституционным правам и свободам.

Служебная тайна - государственные секреты, разглашение или утрата которых могут причинить существенный вред национальной безопасности РФ, а также конституционным правам и свободам граждан. Сведения, составляющие служебную тайну, имеют характер отдельных данных, входящих в состав сведений, составляющих государственную тайну и не раскрывающих ее в целом.

Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» определил правила введения режима хранения коммерческой тайны, разграничив сведения, которые могут стать конфиденциальными, и сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.

В зависимости от категории сведений, составляющих государственные секреты, характера и объема мер, необходимых для обеспечения их сохранности и защиты, устанавливаются три степени секретности сведений: особой важности, совершенно секретно, секретно.

В соответствии со степенью секретности сведений, составляющих государственные секреты, присваиваются соответствующие грифы секретности:

• Ш для носителей государственной тайны - «Особой важности», «Совершенно секретно»;
• Ш для носителей служебной тайны - «Секретно».

Работа же с документами, содержащими конфиденциальную информацию, регламентируется специальными законами Российской Федерации и другими нормативными актами.

Конфиденциальный (от латинского confidentiale - доверие) документ - доверительный, секретный. В законе «Об информатизации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством.

К ним могут быть отнесены следующие группы сведений:

• Ш о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных законами случаях;
• Ш составляющие тайну следствия и судопроизводства;
• Ш информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Конституцией РФ и законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);
• Ш информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РБ и законами (коммерческая тайна);
• Ш информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Конфиденциальная информация -- это документированная информация, содержащая коммерческую тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Общая характеристика коммерческой тайны, условий, при которых информация организации может быть отнесена к конфиденциальной, дана в Гражданском кодексе Р. Ф. 31 , в статье 139, где записано, что информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам; к ней нет свободного доступа, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Таким образом, руководитель организации должен по своему усмотрению определить порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну, позволяющий ограничить доступ к указанной информации в рамках своей организации.

Санкции за незаконное получение и разглашение коммерческой тайны устанавливает ряд законодательных актов Российской Федерации: Трудовой кодекс (подп. «в» п. 6 ст. 81, п. 7 ст. 243), Уголовный кодекс (ст. 183), Кодекс об административных правонарушениях (ст. 13.14), Федеральный закон Российской Федерации от 26 июля 2006 г. № 135-ФЭ «О защите конкуренции» (подп. 5 п. 1 ст. 14), Федеральный закон «О коммерческой тайне», Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку и овладение этой информацией конкурентами.

Для ограничения доступа к информации, относимой к коммерческой тайне, необходимо, прежде всего, приказом руководителя утвердить перечень сведений, составляющих коммерческую тайну данной организации, и довести его до сведения лиц, допущенных к этой информации.

Второй этап -- обеспечение режима коммерческой тайны, включающего в себя разработку нормативно-методических документов организации по защите коммерческой тайны (КТ): это и инструкция по конфиденциальному делопроизводству, и положение о службе безопасности, и памятка о сохранении коммерческой тайны, и должностные инструкции сотрудников, допущенных к конфиденциальным сведениям.

Если эти условия не будут выполнены, то у организации не будет оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну.

Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики организации, утверждается руководителем организации.

Ознакомление с памяткой и другими документами производится под расписку.

Работники организации, допущенные к конфиденциальным документам, не могут приступить к работе прежде, чем пройдут инструктаж и ознакомятся с памяткой о сохранении коммерческой тайны организации.

Должностное лицо или группа лиц (в зависимости от объема документооборота) для ведения делопроизводства, обеспечивающего учет, сохранность и использование документов с грифом секретности, назначается приказом руководителя организации.

В приказе должна быть оговорена ответственность, предусмотренная действующим законодательством, которую понесут работники за умышленное или неосторожное разглашение конфиденциальной информации: дисциплинарная, гражданско-правовая, административная или уголовная -- в зависимости от ущерба, нанесенного организации.

Каждый работник, получающий доступ к конфиденциальным документам, должен подписать индивидуальное обязательство о неразглашении коммерческой тайны данной организации в течение всего срока действия трудового договора и в течение трех или более лет после увольнения.

Организация конфиденциального делопроизводства требует создания необходимых условий для ограничения доступа к информации, составляющей коммерческую тайну. Предусматривается отдельная комната, в которой работник может без посторонних лиц работать с этой информацией. Комната должна быть оборудована металлическими сейфами, ксероксом, компьютером и т. п.

На все документы (и на бумажные, и на электронные) наносится гриф ограничения в правом верхнем углу документа: «Коммерческая тайна» -- «КТ», «Конфиденциально» -- «КФ», «Строго конфиденциально» -- «СКФ», «Конфиденциально-особый контроль» -- «КФОК», «Для служебного пользования» -- «ДСП».

Закон обязывает владельца документов наносить гриф ограничения доступа не только на документы на бумажной основе, но и на все материальные носители информации.

Такой гриф обозначает, что право собственности на информацию, содержащуюся в документах, принадлежит данной организации и охраняется законом.

В конце документа с грифом ограничения доступа (ниже реквизитов «Подпись» и «Отметка об исполнителе») указывается количество экземпляров документа и местонахождение каждого из них.

На обороте последнего листа руководитель пишет фамилии должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Такие документы составляют и оформляют в помещении, исключающем доступ посторонних лиц. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается пометка на экземпляре исходящего документа, который подшивается в дело: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом КТ». Образец формы журнала регистрации документов (внутренних, исходящих, входящих) с грифом ограничения доступа к документу приведен в табл. 1.

Таблица 1 Форма журнала регистрации документов (внутренних, исходящих, входящих) с грифом ограничения доступа к документу

При небольшом объеме таких документов можно вести один журнал для входящих, исходящих и внутренних документов. При большом объеме документов с грифом «КТ» заводятся отдельные журналы для входящих, исходящих и внутренних документов. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, первого листа документа с указанием номера экземпляра в конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

При поступлении входящих документов проверяется целостность упаковки и корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

При подготовке к отправке исходящего документа на лицевой стороне конверта обозначается гриф конфиденциальности и номера вложенных документов.

На оборотной стороне (в местах склеивания конверта) ставится оттиск печати организации. Конверты с конфиденциальными документами обычно передаются адресатам курьерами под расписку о получении.

При отправке конфиденциальных документов заказными и ценными почтовыми отправлениями используется двойное пакетирование документов (один конверт вкладывают в другой). Гриф ограничения ставится на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт оформляется в соответствии с почтовыми правилами. Конверты должны быть светонепроницаемыми.

Исполненные конфиденциальные документы на бумажной основе формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел; электронные документы образуют архивный массив базы данных компьютера. В номенклатуру дел должны быть внесены все дела с грифом «КТ» и журналы их учета

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно отражаться в журнале учета выдачи документов (табл. 2).

Таблица 2 Форма журнала выдачи документов с грифом «КТ»

При выдаче документа работник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов, в журнале выдачи документов поставить свою подпись и отметить время получения. Документы, выданные для работы, подлежат возврату в тот же день.

При возврате документа принимающий сотрудник проверяет номер документа и количество листов, а в графе «Отметка о возврате» ставит свою подпись и дату. Документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение всего срока работы с ними только с разрешения руководства организации при наличии условий для обеспечения сохранности документов.

Передача документов с грифом «КТ» другим работникам организации, имеющим допуск к этим документам, производится только через должностное лицо, ведущее учет документов с обязательной записью в журнале выдачи документов.

Запрещается изъятие или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и без отметок в журнале выдачи документов с грифом ограничения доступа.

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об утверждении Положения о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени

от 12.02.2018 N 20-рк , от 23.07.2018 N 218-рк , от 29.12.2018 N 378-рк)

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" , Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" , распоряжением Правительства Тюменской области от 25.03.2013 N 400-рп "Об утверждении Положения о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Тюменской области", приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" , руководствуясь статьей 58 Устава города Тюмени :

1. Утвердить Положение о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени согласно приложению к настоящему распоряжению.

2. Признать утратившим силу распоряжение Администрации города Тюмени от 11.05.2007 N 704-рк "Об утверждении Порядка работы с информацией ограниченного доступа в Администрации города Тюмени".

3. Исключен. - Распоряжение Администрации города Тюмени от 23.07.2018 N 218-рк .

Глава Администрации города
А.В.МООР

Приложение. Положение о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени

Приложение
к распоряжению
от 10.02.2014 N 61-рк

(в ред. распоряжений Администрации города Тюмени от 12.02.2018 N 20-рк , от 29.12.2018 N 378-рк)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени (далее - Положение) определяет порядок организации работы с документами и другими материальными носителями информации (далее - документы), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Администрации города Тюмени, органах Администрации города Тюмени и муниципальных казенных учреждениях города Тюмени (далее - организации).

Требования настоящего Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида материального носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в организациях, должны обеспечивать выполнение требований Положения.

1.2. Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится информация, не отнесенная к сведениям, составляющим государственную тайну, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. На этих документах проставляется пометка "Для служебного пользования" или "ДСП" (далее - документы ДСП).

Примерный перечень служебной информации ограниченного распространения приведен в приложении к настоящему Положению и не является исчерпывающим.

Понятия, используемые в настоящем Положении, применяются в тех же значениях, что и в нормативных правовых актах Российской Федерации, Тюменской области и муниципальных правовых актах города Тюмени.

1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

а) муниципальные правовые акты Администрации города Тюмени, устанавливающие права и обязанности организаций, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

б) сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также функционирования производственных объектов;

в) описание структуры организаций, их функций, видов деятельности, а также их адреса;

г) порядок рассмотрения и принятие решений по обращениям граждан и юридических лиц;

д) принятые решения по обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

е) сведения об исполнении бюджета города Тюмени и использовании муниципального имущества, о состоянии экономики и потребностей населения;

ж) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;

з) иная информация о деятельности органов местного самоуправления, запрет на ограничение доступа к которой установлен федеральными конституционными законами, федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.5. Необходимость проставления пометки "ДСП" на документах определяется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ (далее - должностное лицо, уполномоченное относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения).

1.6. Руководитель органа Администрации города Тюмени, муниципального казенного учреждения города Тюмени (далее - руководитель организации) приказом определяет:

а) подразделение (должностное лицо), ответственное за ведение делопроизводства, организацию учета и хранения документов ДСП;

б) состав и порядок деятельности комиссии по проверке наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

1.7. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.4 настоящего Положения.

1.8. Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению (распространению) без письменной резолюции должностного лица, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.

1.9. Обязанности уполномоченного органа, осуществляющего координацию работы и контроль за соблюдением порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени, возлагаются на сектор специальных мероприятий Администрации города Тюмени.

Обязанность по осуществлению контроля за соблюдением порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения в муниципальных казенных учреждениях возлагается на руководителей учреждений.

2. Порядок обращения с документами ДСП

2.1. Подготовка, оформление, учет, прохождение, обработка, контроль исполнения документов ДСП в Администрации города Тюмени, муниципальных казенных учреждениях осуществляются в соответствии с муниципальным правовым актом Администрации города Тюмени по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени, в отношении муниципальных правовых актов - в соответствии с муниципальным правовым актом Администрации города Тюмени по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени, с учетом особенностей, установленных настоящим Положением.

2.2. Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов ДСП осуществляется автоматизированно в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени (далее - СЭДД) или по журналам (журнальный учет).

2.3. Документы ДСП учитываются совместно с документами общего делопроизводства. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". В регистрационно-контрольных карточках в СЭДД указанная пометка вносится в поле "Дело" после номера дела.

2.4. При разработке новых документов с использованием служебной информации ограниченного распространения, подготовке ответов на документы с пометкой ДСП ответственный исполнитель проставляет на проекте документа пометку ДСП с учетом настоящего Положения. Необходимость сохранения пометки ДСП на документе определяется должностным лицом, указанным в пункте 1.5 настоящего Положения.

2.5. Печатание документов ДСП производится с соблюдением требований по защите информации. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, осуществляющему их учет.

Дополнительно размноженные экземпляры подготовленного документа учитываются за номером этого документа, о чем делается отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документа продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа.

2.6. Снятие копий и подготовка выписок из документов ДСП осуществляется по письменному указанию должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.

Копии документов и выписки из документов учитываются за новыми учетными номерами. При этом на оригиналах документов делается отметка, когда и сколько экземпляров копий снято или в каком количестве экземпляров сделана выписка, а также за какими номерами учтены копии или выписки.

На копиях документов в правом верхнем углу первой страницы пишется слово "Копия". На выписках из документов после наименования документа пишется слово "Выписка".

2.7. Исполненные документы ДСП группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка ДСП.

2.8. Уничтожение документов, дел с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту об уничтожении носителей служебной информации ограниченного распространения, который составляется по форме, утвержденной приказом руководителя сектора специальных мероприятий Администрации города Тюмени. Отметка со ссылкой на соответствующий акт делается в регистрационно-контрольных карточках в СЭДД или журналах.

Документы, необходимые для дальнейшей работы и не подлежащие уничтожению, изымаются из дел и учитываются за новыми номерами текущего года, о чем делается отметка в регистрационно-контрольных карточках в СЭДД или в журналах за отчетный период. Наличие таких документов проверяется при проведении следующей проверки.

2.9. Документы ДСП:

а) передаются сотрудникам организации под расписку при наличии на документе ДСП письменной резолюции должностного лица, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;

б) пересылаются заказными или ценными почтовыми отправлениями;

в) хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах, ящиках, хранилищах);

г) при смене должностного лица, ответственного за ведение делопроизводства, организацию учета и хранения документов ДСП, составляется акт приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, который составляется по форме, утвержденной приказом руководителя сектора специальных мероприятий Администрации города Тюмени.

2.10. На всех экземплярах подготовленных документов ДСП проставляется пометка "ДСП". Соответствующая пометка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Номер экземпляра, необходимый для осуществления поэкземплярного учета, контроля движения и местонахождения, проставляется на первом листе документа ниже пометки доступа к документу, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему.

2.11. При изготовлении и рассылке документов ДСП до 5 экземпляров на обороте последнего листа каждого экземпляра указывается учетный номер и дата печатания документа, адреса, в которые направлен документ, фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона, фамилия отпечатавшего документ. Например:

Уч. N 1 ДСП 01.10.2013

Отп. 5 экз.

Экз. N 1 - в дело

Экз. N 2 департамент финансов АГТ

Экз. N 3 департамент экономики АГТ

Экз. N 4 департамент городского хозяйства АГТ

от 29.12.2018 N 378-рк)

2.12. На документ, предназначенный для направления в более 5 адресов, составляется список рассылки, который подписывается руководителем подразделения организации, где готовился документ.

2 - департамент финансов АГТ

3 - департамент экономики АГТ

4 - департамент городского хозяйства АГТ

6 - департамент по культуре АГТ

7 - департамент безопасности жизнедеятельности АГТ

8 - управа ВАО АГТ

9 - управа ЦАО АГТ

10 - комитет ЗАГС АГТ

Исп. Иванов Сергей Иванович тел.: 00-00-00

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 29.12.2018 N 378-рк)

2.13. Каждое приложение к документу, если оно является документом ДСП, учитывается за отдельным номером и должно иметь самостоятельную порядковую нумерацию листов или страниц.

2.14. При отправке документа ДСП с сопроводительным письмом после слова "Приложение" указываются наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер, номер (номера) экземпляра (экземпляров), количество листов в экземпляре, пометка "ДСП".

Если у отправителя не остается копий пересылаемых приложений, то в сопроводительном письме указывается "Только в адрес".

2.15. Документы ДСП могут направляться адресатам за своими номерами без сопроводительных писем, если назначение этих документов не требует пояснений.

2.16. Снятие с документов ДСП пометки "Для служебного пользования" осуществляется должностными лицами, уполномоченными относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением своей подписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов.

О снятии пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-контрольных карточках в СЭДД или журналах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

В случае реорганизации адресата, которому направлялись документы ДСП, информирование происходит в соответствии с положениями Гражданского кодекса Российской Федерации .

При ликвидации адресата, которому направлялись документы ДСП, необходимость в информировании о снятии пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения отсутствует.

3. Защита служебной информации ограниченного распространения, обрабатываемой с использованием средств вычислительной техники

3.1. На момент обработки служебной информации ограниченного распространения с использованием средства вычислительной техники, это средство должно быть отключено от открытой телекоммуникационной сети.

3.2. Копирование, передача и хранение служебной информации ограниченного распространения проводится только с использованием учтенных машинных носителей информации (съемные жесткие магнитные диски, оптические и магнитооптические диски, флэш-накопители и др.).

3.3. Учет всех видов машинных носителей служебной информации ограниченного распространения, с проставлением на них регистрационного номера, номера экземпляра, пометки "ДСП", производится в журнале учета машинных носителей информации, который ведется по форме, утвержденной приказом руководителя сектора специальных мероприятий Администрации города Тюмени с образцом заполнения. Допускается также проставление других реквизитов, идентифицирующих носитель.

4. Проверка наличия документов

4.1. Проверка наличия документов, дел, машинных носителей информации с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссией, созданной приказом руководителя организации.

4.2. Результаты проверки оформляются актом о результатах проведения годовой проверки наличия документов, дел, машинных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, который составляется по форме, утвержденной приказом сектора специальных мероприятий Администрации города Тюмени. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации.

При выявлении фактов утраты документов, дел, машинных носителей информации с пометкой "ДСП", либо разглашения этой информации проводится служебная проверка в порядке, установленном муниципальным правовым актом о проведении служебных проверок в Администрации города Тюмени.

4.3. В регистрационно-контрольных карточках СЭДД или журналах должностным лицом, ответственным за организацию учета и хранения документов ДСП, делается отметка о списании утраченных документов, дел, машинных носителей информации с пометкой "ДСП" со ссылкой на соответствующий акт о результатах проведения годовой проверки наличия документов, дел, машинных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и отражается результат служебной проверки.

Оформление списания дел постоянного срока хранения производится в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Приложение. Примерный перечень служебной информации ограниченного распространения

Приложение
к Положению

1. Сведения в области обороны, мобилизационной подготовки и мобилизации (если эти сведения не составляют государственную тайну), в том числе:

правовые акты, решения совещательных органов Администрации города Тюмени по вопросам обороны, мобилизационной подготовки и мобилизации, в том числе организации работы по бронированию граждан, пребывающих в запасе, выписки из них;

сведения для разработки, уточнения мероприятий в области обороны, мобилизационной подготовки и мобилизации;

сведения для разработки, уточнения показателей, мероприятий мобилизационного плана экономики, мобилизационного плана экономики жилищно-коммунального хозяйства;

сведения для разработки порядка, подготовки и осуществления нормированного снабжения населения;

сведения о состоянии и организации работы по бронированию граждан, пребывающих в запасе;

сведения о количестве забронированных граждан, пребывающих в запасе, с числом забронированных граждан от 300 до 1000 человек.

2. Сведения по вопросам гражданской обороны (если эти сведения не составляют государственную тайну), в том числе:

план действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций на территории города Тюмени;

план гражданской обороны и защиты населения города Тюмени;

паспорт безопасности города Тюмени;

план повышения защищенности критически важных объектов муниципального образования город Тюмень;

паспорта безопасности мест массового пребывания людей, в соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ от 25.03.2015 N 272 "Об утверждении требований к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, и форм паспортов безопасности таких мест и объектов (территорий)" ;

паспорта безопасности объектов (территорий) в сфере культуры в соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ от 11.02.2017 N 176 "Об утверждении требований к антитеррористической защищенности объектов (территорий) в сфере культуры и формы паспорта безопасности этих объектов (территорий)" ;

донесения в ГУ МЧС России по Тюменской области в соответствии с табелем срочных донесений (доклад 2/ДУ, донесения по эвакуационным мероприятиям);

сведения из Паспорта безопасности города Тюмени для организаций;

сведения о группировке сил гражданской обороны города Тюмени для организаций;

сведения, раскрывающие потребность или наличие средств радиационной, химической и биологической защиты для обеспечения защиты населения;

сведения, раскрывающие потребность в автомобильной технике для эвакуационных перевозок;

сведения, раскрывающие планируемые мероприятия по эвакуации и рассредоточению органов исполнительной власти, населения, рабочих и служащих объектов экономики при возникновении чрезвычайной ситуации.

3. Сведения по геодезии, топографии, картографии, аэросъемке и их носителей, отнесенных к служебной информации ограниченного распространения (Письмо ГТК РФ от 11.08.1997 N 01-15/15278 "О контроле за перемещением картографических, топографических, аэрокосмических, геодезических и гравиметрических материалов"):

техническая документация по установлению границ населенного пункта и границ муниципального образования городской округ город Тюмень;

техническая документация по геодезическим пунктам;

статистические отчеты о наличии земель и распределении их по формам собственности, категориям, угодьям и пользователям;

картографический материал (карты, схемы, инженерно-топографические планы).

4. Сведения, раскрывающие схемы водоснабжения отдельных районов городов с численностью населения менее 100 тыс. человек, без указания местоположения источников водоснабжения и главных насосных станций, используемые для отображения состояния системы водоснабжения в информационных системах коммунальных служб (без возможности их копирования и объединения).

5. Сведения, раскрывающие схемы электроснабжения, газоснабжения, критически важных объектов жизнеобеспечения, раскрывающие информацию о расположении основных элементов этих схем, если эти сведения не составляют государственную тайну.

размер шрифта

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 03-11-94 1233 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ... Актуально в 2018 году

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных документов, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах; учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации.

При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

передаются работникам подразделений под расписку;

Пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

Размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

2.4. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

2.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.7. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приемки-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

2.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

2.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

2.11. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.