Как оформить журнал регистрации договоров образец. Однако регистрация договоров, заключаемых организацией, выполняет другие важные функции

Регистрация, упорядочение, обеспечение быстрого доступа, сохранность подлинных экземпляров договоров - основные задачи делопроизводителя. С чего начать?

Из статьи вы узнаете:

Журнал регистрации договоров в организации

Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Т.е. эти вопросы собственник компании решает самостоятельно, исходя из своей ситуации и потребности. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет. Достаточно хранить их в отдельной папке в хронологическом порядке. В ситуации же, когда заключением, сопровождением и исполнением соглашений занимается большое количество сотрудников и порой из разных подразделений, то необходима удобная система их упорядочения.

Вступление договора в силу не зависит от факта его регистрации в организации, являющейся стороной. Согласно ст. 433 Г РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. На практике такой акцепт оформляется подписанием документа уполномоченным на это лицом и проставлением печати организации (если она используется юридическом лицом).

Однако регистрация договоров, заключаемых организацией, выполняет другие важные функции:

учет заключаемых соглашений
обеспечение сохранности подлинных документов (как самих договоров, так и приложений к ним, дополнительных соглашений и, возможно, переписки, имеющей отношение к исполнению обязательств по нему)
обеспечение легкого доступа к документам и иные функции.

Регистрация договоров в организации может происходить в нескольких вариантах. Так называемый централизованный учет предполагает, что существует единый на всю организацию ресурс учета договоров, которым занимается либо один специалист, либо группа сотрудников. Однако компании может быть удобнее использовать и децентрализованный подход – когда учетом и хранением договорных документов занимается тот отдел, который соглашение заключил и сопровождает.

Выбор той или иной системы учета зависит исключительно от порядка документооборота каждой конкретной организации. Компания выбирает тот способ, который ей наиболее удобен.

Кто именно занимается регистрацией – вопрос также решается в каждой компании по-своему. Это может быть отдельный сотрудник – делопроизводитель, секретарь, сотрудник канцелярии. Учет и систематизацию может вести юридический отдел или юрист, договорные документы могут храниться и учитываться в бухгалтерии. Также учет может быть организован в специальном договорном отделе. Все эти нюансы определяются в зависимости от специфики юридического лица – от сферы его деятельности, от количества клиентов, от потока заключаемых соглашений, от штатного количества персонала фирмы и даже от разнообразия видов заключаемых сделок. Причем регистрация договоров в организации может быть закреплена во внутренних документах предприятия, а может складываться из ее обычаев.

В зависимости от вида договора учитываться он может по-разному. Кадровые – трудовые и гражданско-правовые соглашения с работниками на определенный вид выполняемой работы – регистрируются в кадровой службе. Иные гражданско-правовые договоры, из которых возникают права и обязанности организации в целом, - регистрируются отдельно. Такие виды соглашений еще называют хозяйственными.

Самостоятельному учету могут подвергаться контракты, заключенные по результатам конкурса, или иные виды соглашений.

Читайте также:

Регистрация договоров в организации образец

Регистрация договоров, заключаемых организацией, производится в специальном журнале . Утвержденной формы такого журнала нет, здесь компания решает самостоятельно, какие идентифицирующие признаки документа следует заносить в журнал регистрации договоров в организации для собственного удобства. Но, как правило, все журналы содержат ряд одинаковых граф:

номер договора

наименование контрагента, с которым заключено соглашение

срок его действия.

Если организации важны сведения о сотруднике, сопровождающем сделку, о лице, подписавшем документ, о месте хранения подлинного экземпляра, о перечне имеющихся приложений к нему, то соответствующие графы включаются в журнал регистрации договоров в организации.

По порядку заполнения журнала следует учитывать ряд моментов. Т.к. регистрации подлежит документ в каждой из организаций-контрагентов, то и каждая из сторон присваивает документу свой номер. В результате договор может содержать сложный номер с цифрами через дробь, при этом числиться в организации каждой из сторон под собственным номером, являющимся частью составного.

Дата, стоящая после слова «договор» или «соглашение», не всегда является датой его заключения. Как уже упоминалось, в соответствии с ГК РФ договор считается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Поэтому, как правило, указанная дата – это дата составления документа. Она не всегда (а зачастую редко) совпадает с датой заключения договора, особенно если контрагенты находятся в разных городах и обмен документами происходит обычной почтовой или курьерской связью. Но для удобства идентификации в журнал регистрации договоров в организации вполне допустимо указывать именно дату составления документа.

Вид договора, как правило, указывается в соответствии с классификацией по ГК РФ. Однако следует иметь в виду, что законодательство допускает заключение не предусмотренных ГК РФ сделок, а также смешанных соглашений. Поэтому в журнал целесообразнее вносить вид договора в соответствии с его сутью.

Самый простой и распространенный журнал регистрации договоров в организации может выглядеть так:

Таким образом, компания сама определяет, как будет организована регистрация договоров в организации, образец же журнала можно разработать силами своих сотрудников, а можно взять за основу составленный в других организациях.

С распространением электронного документооборота журнал регистрации договоров в организации вполне допустимо вести и в электронном виде. Кроме того, в журнал можно включить также информацию о том, заключался ли договор путем подписания единого документа или путем обмена электронными сообщениями, что законодательство допускает при соблюдении определенных условий.

Организация обязана хранить первичные документы, в том числе трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками. В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор. Выручает журнал регистрации.

Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации - необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

судебное разбирательство при увольнении работника;
составление для сотрудника справки о занятости на новое место работы;
при поиске документов для внутреннего пользования.

Получая копию договора на руки, работник ставит свою подпись, что подтверждает наличие у него документа.

Некоторые работодатели записывают в журнал не только сведения о договоре, но и информацию о должностных обязанностях сотрудника, комментарии касательно результатов его работы.

Организация обязана вести и по запросу предоставлять контролирующим органам журнал регистрации трудовых договоров, если он указан в учётной политике в качестве первичного подтверждающего документа.

Кто и как заполняет журнал учёта

Ведение регистрационного журнала - обязанность специалиста по кадрам. Заполняя книгу, он ставит свою подпись как ответственное лицо.

Журнал регистрации трудовых договоров можно оформить в простой тетради либо приобрести учётную книгу в магазине канцелярских товаров. Также существует возможность электронного ведения с последующей распечаткой.

Состав учётного документа - наименования, количество и содержание столбцов разрабатывает специалист по кадрам и согласовывает с руководителем организации.

Образец заполнения в печатном виде

Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг.

Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист. На нём укажите:

наименование организации;
дату начала ведения журнала (оставьте пустое поле для даты окончания);
ФИО руководителя организации и ответственного лица.

Пронумеруйте страницы и составьте таблицу. Типовые графы:

регистрационный номер;
дата заключения договора;
номер договора;
срок действия договора;
ФИО работника;
должность;
характер выполняемой работы;
комментарии и примечания;
подпись сотрудника;
подпись ответственного лица (специалиста по кадрам).

По желанию можете добавить в таблицу дополнительные графы - контакты работника, результаты деятельности, структурное подразделение компании, где будет работать специалист.

Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации. Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

На последней странице журнала составьте заверительную запись с указанием числа страниц, ФИО и должности руководителя и даты. Поставьте подпись руководителя и печать организации.

Типовые учётные журналы, продающиеся в магазинах, прошиты и оборудованы контрольной пломбой. Если вы используете такой журнал, в заверительную запись впишите уникальный номер пломбы.

Электронная версия

Разрешается применять электронную версию журнала регистрации трудовых договоров. Загрузите шаблон, заполните титульный лист и при необходимости отредактируйте графы.

Неудобство электронной версии в том, что сотрудник не может своевременно оставить свою подпись, получая копию договора или справку. При судебных разбирательствах журнал на бумажном носителе рассматривается в первую очередь.

Срок хранения

Бумажный журнал действует в течение года, а после его отправляют в архив, где согласно п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, он должен храниться 75 лет.

В электронном виде журнал существует тоже год, а затем его нужно распечатать, прошить, подписать у руководителя и сдать в архив.

Некорректно заполненный журнал можно закрыть досрочно. Для этого достаточно на последней странице вручную написать причину, по которой заканчиваете ведение журнала, например, в связи с ошибками в регистрации договоров. При этом укажите номера неверно записанных документов.

В период деятельности предприятия им заключается огромное количество соглашений.

В первую очередь необходимо напомнить о требовании законодательства Российской Федерации к оформлению договоров о найме.

Второй разряд соглашений можно назвать коммерческим.

Они подписываются компанией с контрагентами, которые, по условиям соглашения, являются плательщиками.

Следующий разряд договоров - это соглашение с поставщиками.

Кроме этого, в крупных компаниях возможно более детальное подразделение на категории.

Для облегчения работы с документами (договорами) необходимо производить их учет, соответственно, их нужно регистрировать.

Регистрация договоров своей редакции

Если предприятие использует в своей деятельности типовые договора в своей редакции, регистрация проводится следующим образом: каждый договор имеет свой уникальный номер. Подписанные соглашения регистрируются в журнале. Поэтому, при издании документа ему нужно изначально присвоить номер, которым будет следующим в этом журнале.

Журнал учета договоров разрабатывается каждой компанией отдельно. Примеры листов журнала можно бесплатно получить, воспользовавшись ссылками внизу страницы.

Среди обязательных граф можно отметить следующие:

в первую очередь, это порядковый номер регистрационной записи;

затем указывается номер контрагента. Он может иметь как цифровое, так и буквенное обозначение. Это удобно при шифровании его статуса (покупатель, поставщик, работник и так далее).

Кроме этого, естественно, нужно указать дату издания соглашение и полное название контрагента. Допускается введение граф для указания предмета соглашения, срока действия, стоимости и так далее. Необходимо указывать, за чьей подписью этот договор был издан. Кроме этого можно вписать ответственный отдел.

Регистрация соглашений чужой редакции

Данный случай предполагает следующий факт - номер договора присваивается контрагентом, поэтому он не будет совпадать с регистрационной записью. Исправлять номер нельзя. Для регистрирования можно использовать следующий механизм. На обратной стороне последнего листа соглашения ставиться штамп. На этом штампе должны быть графы, которые заполняются вручную ответственным делопроизводителем. Этими данными являются дата регистрации и регистрационный номер.

Данные о таких договорах также вносятся в журнал. Процедура его заполнения идентична той, которая описана в предыдущем разделе. Отличие заключено в наличии графы для указания номера соглашения, который был присвоен контрагентом.

Хранятся договора в архиве. Для того чтобы облегчить поиск необходимого документа, все подписанные и зарегистрированные соглашения раскладываются по категориям. Так, например, в одном месте не хранят договора о найме, купле-продаже, аренде, поставках сырья и так далее.

Вам понадобится

- журнал по учету договоров в бумажном виде;
- программный продукт для учета договоров;
- документы компании.

Инструкция

Унифицированной формы для документа по учет у договоров не существует. Но вы можете разработать его самостоятельно или купить специальный программный продукт, предназначенный для хранения информации о договорах. Но первый вариант бесплатен, остановитесь на нем, если вам не нужны лишние затраты.

учет у договоров договоров с контрагентами.

На титульном листе журнала по учет у договоров напишите наименование документа. Укажите название вашей компании. Если фирма достаточно крупная, для каждого структурного подразделения желательно завести отдельный журнал. В этом случае напишите наименование отдела. Впишите дату, когда заведен документ, персональные данные, должность ответственного за ведение журнала. Как правило, таким является кадровый служащий, который оформляет договора с персоналом, сотрудник юридического отдела, занимающийся хранением договоров с контрагентами.

Сделайте восемь граф с помощью электронной таблицы. Распечатайте на бумажный носитель. В первой графе журнала впишите порядковый номер договора, во второй – номер документа, присвоенный ему при заключении. В третьей и четвертой графе журнала учет а договоров напишите дату начала, окончания срока действия документа. В пятой графе укажите предмет договора. К примеру, на поставку комплектующих изделий.

В шестой графе впишите наименование контрагента (поставщика, покупателя), сотрудника (при учет е трудовых договоров с персоналом). В седьмой графе журнала напишите, в какой папке находится договор (как правило, в архивах папкам присваиваются номер), укажите место расположения папки. В восьмой графе проставляйте подпись ответственного лица за хранение документов (с указание его фамилии, инициалов). При смене работника составляйте акт передачи договоров , журнала по их учет у.

Если вручную вам неудобно вести учет договоров , закажите разработку программного продукта или купите уже готовую программу. Пусть на это потратятся некоторые средства, но в электронном виде у такого журнала имеются некоторые преимущества. К примеру, при фиксировании договора можно указывать путь к документу на компьютере.

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Пример.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Чем наполнять журнал: образец

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

дату и номер заключенного трудового договора;
фамилия, имя и отчество работника;
структурное подразделение;
занимаемую должность;
вид и характер работы;
срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:

Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров. На практике, журнал может выглядеть так:

Имейте в виду , что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel). Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например:

Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.