Утвержденная форма первичного учетного документа. Формы первичных учетных документов: унифицированные или самостоятельно разработанные? Случаи из практики

Как известно, с 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете), на основании которого формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм , больше не являются обязательными к применению. Как же быть кадровикам: срочно разрабатывать свои формы или продолжать пользоваться формами, утвержденными Госкомстатом? Ответ вы узнаете из статьи.

Положения Закона о бухгалтерском учете

Итак, как и прежде, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Однако согласно ранее действовавшему Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ " " первичные учетные документы принимались к учету, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. (Один из таких альбомов был утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "О применении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".) Допускалось оформлять хозяйственную операцию и документом в произвольной форме, но только при условии, что его форма не унифицирована и документ содержит все обязательные реквизиты.
Новый Закон о бухгалтерском учете делает применение унифицированных форм необязательным, устанавливая, что первичный учетный документ будет принят к учету при наличии обязательных реквизитов (ст. 9):

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Отметим, что перечень реквизитов первичного учетного документа остался прежним, тем же, что и в ранее действующем Законе. Конкретизированы лишь требования к подписи.

Обратите внимание ! Поскольку в действующем Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденном Банком России 12.10.2011 N 373-П, упоминаются формы N Т-49 (расчетно-платежная ведомость) и N Т-53 (платежная ведомость), ведение их по унифицированным формам обязательно.

Отметим, что Закон о бухгалтерском учете не запрещает пользоваться унифицированными формами, утвержденными до вступления его в силу. Ими можно пользоваться и дальше.

Продолжаем пользоваться унифицированными формами или разрабатываем свои?

Разработка собственных бланков форм первичной учетной документации требует специальных знаний и опыта работы, поэтому прежде, чем принять решение об их разработке, необходимо оценить целесообразность этого. Если существующие унифицированные формы выполняют свою учетную функцию и соотносятся с процессами в организации, зачем "изобретать велосипед"? Кроме того, контролирующие органы, да и судьи более лояльно относятся к документам, составленным по типовым формам, следовательно, при этом будет проще выиграть трудовой спор. А поскольку большинство работодателей ведут учет кадров с помощью программных средств, продолжение применения унифицированных форм не потребует изменять программные продукты.
Конечно, разработка своих унифицированных форм может быть актуальна для определенного рода компаний, например, когда иностранная компания открывает филиал или представительство в России. В таких фирмах часто требуется вести учет и по законодательству страны, в которой они зарегистрированы, и по правилам российского законодательства. Разработав свои унифицированные формы, предусмотрев все реквизиты, необходимые в соответствии с распространяющимся на деятельность компании законодательством, она может уйти от двойного составления документов.

Если организацией принято решение использовать прежние унифицированные формы первичных учетных документов, то, возможно, их нужно немного скорректировать. Например, удалить ссылку на Постановление Госкомстата, коды ОКУД и ОКПО, предусмотреть место для расшифровки подписи - указания фамилии и инициалов лица, подписавшего документ.

Вводим новые формы или изменяем существующие?

Первым делом надо определить, кто будет разрабатывать новые унифицированные формы для организации. Обратимся к Закону о бухгалтерском учете. На основании п. 4 ст. 9 ответственность по разработке возлагается на должностное лицо, которому поручено ведение бухгалтерского учета. Но бухгалтерия может не знать всех тонкостей кадрового делопроизводства, поэтому к процессу разработки дополнительно нужно подключить кадровика.

Рекомендуем при создании унифицированных форм для своей организации шаблонную часть бланка излагать кратко и так, чтобы не допустить двоякого толкования смысла. При этом желательно использовать трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений, например: "В связи с...", "На основании...", "Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на...".

Не стоит отказываться от часто используемых форм, таких как штатное расписание, табель учета рабочего времени или график отпусков, из-за их громоздкости: их можно упростить, удалив некоторые графы, строки или ненужную информацию. Например, из унифицированной формы N Т-3 (штатное расписание) можно убрать графы 6, 7 и 8, которые предназначены для фиксирования установленных работнику надбавок.

Разработанные формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации. Для этого издается приказ, образец которого приведем ниже.

Общество с ограниченной ответственностью "Макро"
(ООО "Макро")

ПРИКАЗ N 2

В связи со вступлением в действие Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и для оптимизации работы с документацией

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые:
- альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
- инструкцию по заполнению бланков форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
2. С 1 января 2013 г. при оформлении фактов хозяйственной жизни организации использовать исключительно утвержденные данным приказом формы первичных учетных документов.
3. Руководителю департамента по работе с персоналом Юшковой Т.В. ознакомить с утвержденным альбомом унифицированных форм первичной учетной документации сотрудников, ответственных за их оформление и подготовку, под роспись.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Кривозуб Т.С.

Приложения:
1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в 1 экз. на 16 л.
2. Инструкция по заполнению бланков документов по учету труда и его оплаты в 1 экз. на 10 л.

(п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

При этом в самом законе не сказано, как утверждать «первичку». Указано только, что формы утверждает руководитель, которые представляет ему сотрудник, ответственный за бухучет, то есть главбух (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). При этом по этому поводу нет ни одного официального разъяснения.

Правила об утверждении первичных документов прописаны в пункте 4 ПБУ 1/2008, в котором указано, что документы надо утвердить . Эти положения продолжают действовать и в настоящее время. Следовательно, формы первичных документов необходимо утвердить в учетной политике организации.

Несмотря на то, что новый закон о бухучете дает возможность самостоятельно разработать формы первичных документов, он и не отменяет ранее утвержденные типовые формы. Поэтому организация может применять как унифицированные формы документов, так и разработать свои.

Существует мнение, что в унифицированных формах документов нет всех обязательных реквизитов согласно новому закону о бухучете. Например, наименований экономического субъекта, составившего документ, и факта хозяйственной деятельности. Однако, на самом деле в старых формах, утвержденных Госкомстатом, есть все обязательные реквизиты первичных документов, в том числе и по новому закону № 402-ФЗ.

Теперь организации имеют право заменять одни унифицированные формы другими, если утвердить это в своей учетной политике.

Унифицированные формы первичных документов, которые опасно заменять самостоятельно разработанными

Приходный кассовый ордер Унифицированная форма К0-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
Расходный кассовый ордер Унифицированная форма КО-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
Кассовая книга Унифицированная форма КО-4 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
Книга учета наличных денег Унифицированная форма КО-5 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
Платежная ведомость Унифицированная форма Т-53 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1
Расчетно-платежная ведомость Унифицированная форма Т-54 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1
Платежное поручение Унифицированная форма б/н Утверждена Положением, утвержденным Банком России 19.06.12 № 383-П
Транспортная накладная Унифициронанная форма б/н Утверждена постановлением Правительства РФ от 15.04.11 №272

В случае, когда организация применяет унифицированные формы, то надо использовать их в том виде, в котором они утверждены. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм нельзя. Об этом говорится в постановлении Госкомстата России от 24.03.99 № 20., а также в письме Минфина от 08.07-11 № 03-03-06/1/414. При необходимости утвержденные Госкомстатом формы можно дополнить, т.е. внести новые строки, добавить графы, но не удалять.

Некоторые организации стали заменять в унифицированных формах реквизиты.

Например, в шапке вместо того, что форма утверждена постановлением Госкомстата, указывают «Утверждена приказом руководителя №», а из формы удаляют информацию о коде формы по ОКУД. В данном случае у контрагента могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов. Если компания хочет что-то убрать и добавить, можно на основе унифицированных форм разработать свои и их утвердить. Таким образом, реквизиты унифицированных форм первичных документов надо оставить без изменения.

Из пункта 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ следует, что в первичных документах надо указать должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. На самом деле указывать в первичном документе необходимо только наименование должности, а конкретизировать, что именно этот сотрудник совершил сделку, а другой является ответственным — не надо. Например, в товарной накладной ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз, специалист, который разрешил отпуск, и должность главного (старшего) бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, - это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, - ответственные за правильность оформления. Переименовывать строки с должностями в унифицированной форме нет необходимости. Как вариант можно включить формулировки из закона № 402-ФЗ в отдельный порядок оформления документов. Например, издать приказ директора о том, что ответственным за правильность оформления первичных документов является главбух. А совершать сделки может менеджер, кладовщик и т. д. Следовательно, на первичном документе достаточно должности и подписи сотрудника.

Согласно п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ печать на первичном документе, формы которого утверждает сама организация, не обязательна. Поэтому от поставщиков можно принимать документы и без печатей. При этом контрагент может закрепить в учетной политике, что помимо своих форм будет пользоваться еще и унифицированными, на некоторых из которых, например на ТОРГ-12, печать является обязательным реквизитом. Таким образом, можно принимать к учету первичные документы без печатей, если в форме печать не предусмотрена.

Перечень обязательных реквизитов, которые должны быть на первичном документе.

Наименование экономического субъекта, составившего документ, - это название компании поставщика или исполнителя. Название можно вписать как полное, так и сокращенное. Никаких ограничений здесь нет.
Содержание факта хозяйственной жизни - это сама операция, например, отгрузка или выполнение работ. Писать содержание в отдельной строке не надо, факт хозяйственной жизни понятен из других реквизитов документа.
Натуральное и (или) денежное измерение факта хозяйственной жизни с единицами измерения - это цена или количество товара, объем работ.
Дату составления надо поставить ту, которая соответствует дню совершения операции, например, отгрузке, окончанию работ и т. д.
Наименование документа компания может поставить любое. Но если организация использует унифицированную форму, то надо оставить ее официальное название.
Должности сотрудников, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, надо приводить в любом первичном документе. Для этого руководитель должен утвердить список должностей и работников, которые вправе совершать конкретные операции, а также ответственных за оформление сделки.
Подписи сотрудников с расшифровкой (фамилия и инициалы) - это обязательный реквизит любого первичного документа, а вот печать на первичном документе не обязательна.

Закон № 402-ФЗ допускает оформление первичного документа, как на бумаге, так и в электронном виде, но при этом в любом случае документ должен быть только оригиналом.

Чтобы виртуальный документ был действителен, — его надо удостоверить электронной подписью (письмо Минфина России от 23.01.13 N° 03-03-06/1/24). На формы электронных документов распространяются те же правила, что и на бумажные. Значит, компания вправе сама решить, как будут выглядеть компьютерные формы документов. При этом передать в инспекцию документы по интернету можно только при условии, что она составлена по форматам, утвержденным налоговиками. К примеру, для накладных ТОРГ-12 и актов выполненных работ электронные форматы утверждены приказом ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/Г72®. Если компания обменивается с контрагентами документами не в этом формате, то их можно будет сдать в инспекцию только на бумаге, тогда пропадает весь смысл электронного обмена.

Некоторые организации считают, что раз можно утвердить формы первичных документов, то и можно определить, в каком виде ее отправлять, например, в виде факсовых копий.

Это мнение приведет к тому, что покупатель не сможет принять расходы, т.к. на факсовом документе отсутствуют подписи (оригинальные или электронные). Расходы по документам с факсимиле списать нельзя. Следовательно, налоговая инспекция вправе снять такие расходы. Так же считают и судьи (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09-11 № 4134/11, Федерального арбитражного округа Северо-Западного округа от 11.04.12 № А56-69600/2010). Следовательно, первичные документы нельзя заменить факсовой копией.

Утверждать формы первичных документов можно не только в учетной политике, но и в соглашении с контрагентом. Для этого необходимо в договоре предусмотреть, какие формы используют организации в своих отношениях, а форму документа сделать приложением к контракту. При этом она станет такой же обязательной для сторон, как формы, утвержденные в учетной политике.

В унифицированных формах первичных документов предусмотрена подпись главбуха. Виза главного или рядового бухгалтера не нужна, только если в компании этого специалиста нет (п. 2.2 Положения, утв. Банком России от 12.10.11 № 373-П). Иначе документы без подписи главбуха будут недействительны. В случае,когда организация решила использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов, то закон требует наличия подписи сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления (п. 2 ст. 9 за-кона № 402-ФЗ). Таким специалистом не обязательно должен быть главбух. Например, это может быть начальник склада или менеджер. Таким образом, подпись главбуха в собственных первичных документах не обязательна .

На бланки строгой отчетности не распространяются правила оформления для обычных первичных документов.

Порядок применения бланков строгой отчетности регулируется постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359. Если бланк строгой отчетности утвержден до вступления в силу этого постановления, то надо применять именно его. В настоящее время действуют, в частности, турпутевка, квитанции на оплату услуг газоснабжения, на получение страховки. Разрабатывать и применять вместо них свои бланки нет оснований. Такого же мнения придерживаются и налоговики на местах (письмо УФНС России по г. Москве от 26.01.11 № 17-15/6866). В данном случае проблемы могут возникнуть у контрагентов с подтверждением расходов, если он принимает от своих подотчетников нестандартные бланки. Минфин утверждает, что бланки, оформленные с нарушениями, не подтверждают затраты (письмо от 16.10.09 № 03-03-06/1/666).

Если же бланк официально не утвержден, то компания вправе разработать свой собственный. В него надо включить вид услуги, размер оплаты наличкой и по карте, дату расчетов, предусмотреть наличие печати компании (п. 3 Положения, утв. постановлением N° 359).

Утвержденные формы надо закрепить в учетной политике организации.

Организации вправе использовать свои формы первичных документов по учету труда и его оплаты вместо унифицированных. Официальная позиция Роструда указана в письме от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1.

Из письма следует, что формы кадровых первичных документов (личная карточка работника, штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков и т. д.) организации также вправе разрабатывать сами. Главное — наличие всех обязательных реквизитов первичного документа (ч.2 ст.9 Федерального закона от 06.11.11 №402-ФЗ).

Теперь организации могут упростить сложные унифицированные формы кадровой «первички» и оставить в них только те данные, которые им необходимы, либо использовать лишь некоторые утвержденные бланки, а от других отказаться, заменив собственными.

При этом специалисты Роструда предостерегают от излишнего упрощения. В утвержденных бланках есть все сведения, которые необходимы на проверке трудовым инспекторам. Если исключить многие реквизиты, то проверяющие будут вынуждены требовать дополнительные сведения, что затянет проверки.
В настоящее время существуют различные мнения о том, надо ли покупателю требовать от контрагента копию приказа или выписку из учетной политики, если он применяет нетиповые формы.

1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней». Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов. Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

Для чего нужны первичные учетные документы

Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления. Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее. Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

использование унифицированных форм первичных документов;
использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе . При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата). Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

полностью самостоятельно разработанная форма;
форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты , установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

наименование и дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.

! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации. Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен в соответствии с другими нормативными актами. Например, путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие реквизиты (п. 3 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе.

Таким образом, разработка собственных форм первичных учетных документов требует глубоких знаний и анализа действующего законодательства. Поэтому в некоторых случаях предпочтительнее воспользоваться уже готовыми формами. Например, формой универсального передаточного документа, рекомендованной ФНС РФ (Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Этот документ сочетает в себе реквизиты первичного учетного документа на передачу материальных ценностей, а также реквизиты счета-фактуры, поэтому может применяться как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогового учета (в целях исчисления НДС). Помимо универсального передаточного документа ФНС России разработала также рекомендованную форму универсального корректировочного документа, который составляется в случае изменения стоимости поставки после отгрузки (Письмо от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@). Тот факт, что организация решила использовать формы УПД и УКД должен быть закреплен в учетной политике или в отдельном приказе руководителя.

Унифицированные формы

Закон № 402-ФЗ не содержит обязательного требования применять унифицированные формы первичных учетных документов, но в то же время не содержит и запрета на их применение. Поэтому экономический субъект вправе использовать унифицированные формы тех документов, для которых они установлены. Применение унифицированных форм имеет ряд преимуществ:

унифицированные формы являются привычными для большинства контрагентов, поэтому их применение позволит избежать вопросов и недопонимания при оформлении сделок;
программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета, как правило, ориентировано на применение унифицированных форм. Внедрение же самостоятельно разработанных форм потребует дополнительных затрат на настройку программ.

Кроме того, замена всех унифицированных форм на самостоятельно разработанные рискованна, поскольку обязательными к применению до сих пор остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании (Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 к Федеральному закону № 402-ФЗ). К таким документам относятся, например, документы по оформлению . Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривает использование следующих унифицированных форм:

приходные и расходные кассовые ордера (формы № КО-1 и КО-2);
кассовая книга (форма № КО-4);
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53).

Таким образом, кассовые операции должны в обязательном порядке оформляться документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, от 05.01.2004 № 1.

С особой осторожностью нужно подходить к разработке кадровых документов, а также документов по учету труда и его оплаты, а по возможности – использовать унифицированные формы таких документов. Это связано с тем, что кадровые документы и документы по учету труда должны отвечать требованиям трудового законодательства, которые не всегда совпадают с требованиями Закона № 402-ФЗ: начиная от состава реквизитов (например, табель учета рабочего времени, личная карточка работника и т.д.) и заканчивая формой документа (ТК РФ не предусматривает составление кадровых документов в электронном виде).

Итак, в этой статье мы вспомнили, какое значение имеют первичные учетные документы для бухгалтерского и для налогового учета, а также убедились, что в случае с первичными документами «форма имеет значение». Подводя итог, еще раз тезисно сформулируем основные выводы :

Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом.

Форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ, а в отдельных случаях – реквизиты, установленные другими нормативными актами.

Используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем в учетной политике или в отдельном приказе – это касается как самостоятельно разработанных форм, так и унифицированных.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

НК РФ
КоАП РФ
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Письма ФНС РФ

от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@
от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

♦ Рубрика: , .

Вопрос оформления первичных учетных документов чрезвычайно важен для хозяйствующих субъектов. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, в частности, подтверждают для целей исчисления налога на прибыль произведенные налогоплательщиком расходы, а также доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование документов, формы которых не соответствуют установленным требованиям, может повлечь неблагоприятные для хозяйствующих субъектов последствия.

1. Составление первичных учетных документов

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. Отметим, что до 1 января 2013 г. согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) указанный документ составлялся по каждой хозяйственной операции. Однако понятия «хозяйственная операция» и «факт хозяйственной жизни» не идентичны.

Факт хозяйственной жизни — это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). В Законе N 129-ФЗ не было определено понятие «хозяйственные операции», но из п. 2 ст. 1 этого Закона следовало, что таковыми признавались все операции, осуществляемые организациями в процессе деятельности.

Таким образом, содержащееся в Законе N 402-ФЗ понятие «факт хозяйственной жизни» шире понятия «хозяйственная операция», которое использовалось в Законе N 129-ФЗ. И здесь возникает главный вопрос, волнующий специалистов: какие факты хозяйственной жизни могут оформляться первичными учетными документами, которые составлены по формам, самостоятельно разработанным организацией, а когда применение унифицированных форм остается обязательным? Ведь постановления Госкомстата РФ, которыми утверждались унифицированные формы первичной учетной документации, не отменены.

2. Собственные формы первичных учетных документов

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен утверждать руководитель организации. При этом в указанном Законе нет требования об обязательном применении унифицированных форм. Напомним, до 1 января 2013 г. применять самостоятельно разработанные формы первичных документов можно было только в случае, если необходимая форма отсутствовала в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако заметим, что даже при составлении первичных документов не по унифицированным формам налогоплательщикам удавалось отстоять в суде правомерность признания расходов (подробнее см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль).

Разрабатывая собственные формы первичных учетных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Кроме того, целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

При разработке следует учитывать, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

наименование и дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

Необходимо иметь в виду, что перечень реквизитов по отдельным первичным учетным документам может быть расширен другими нормативными актами. Например, требования к реквизитам путевого листа содержатся в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152, принятом во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Как уже говорилось, руководителю организации необходимо утвердить применяемые формы первичных учетных документов (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Следует также обратить внимание на то, что первичный учетный документ может быть составлен в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). А как известно, для обмена электронными документами нужно, чтобы у участников электронного документооборота были совместимыми форматы документов. Соответственно, при разработке собственных форм документов и их форматов возникнет сложность в осуществлении электронного документооборота. Отметим, что на основе унифицированных форм уже разработаны и Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены рекомендуемые форматы широко применяемых документов: товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг). В электронном виде эти документы можно передать в налоговый орган (для подтверждения расходов в целях исчисления налога на прибыль и для иных целей по запросу инспекции) и контрагентам.

3. Унифицированные формы первичных учетных документов

С 1 января 2013 г. требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учетных документов в Законе N 402-ФЗ отсутствует, но их использование привычно для многих хозяйствующих субъектов. Кроме того, самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри организации, так и с контрагентами.

Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.

В Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

Действительно, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) предусмотрено применение следующих унифицированных форм:

приходные и расходные кассовые ордера (формы N КО-1 и КО-2);
кассовая книга (форма N КО-4);
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);
расчетно-платежные и платежные ведомости (формы N Т-49 и Т-53).

Указанные формы утверждены Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, от 05.01.2004 N 1.

Отметим, что это не все унифицированные формы, которые и в 2013 г. обязательны к применению, несмотря на предоставленную свободу разработки собственных форм.

Кроме того, неприменение унифицированных форм документов при учете труда и его оплаты может повлечь нежелательные для организаций последствия. Вопросу применения этих форм посвящен следующий раздел настоящего спецвыпуска.

Есть и другие обязательные к применению формы первичных документов. Однако требование, содержащееся в ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, общее: формы должен утвердить руководитель экономического субъекта. Поэтому во избежание разногласий с контролирующими органами использование унифицированных форм лучше утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

4. Особенности применения унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты

Отдельного внимания заслуживает вопрос применения унифицированных форм для оформления событий, которые происходят в сфере трудовых отношений (прием на работу, увольнение работника, предоставление ему отпуска и др.).

По мнению Роструда, после вступления в силу Закона N 402-ФЗ, то есть с 1 января 2013 г., негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письмо от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).

В качестве примера Роструд упоминает личную карточку работника (форма N Т-2) и отмечает, что первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Форма личной карточки работника (форма N Т-2), как и иные унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1).

В то же время необходимо принимать во внимание, что требования о применении этой унифицированной формы для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 в соответствии с п. 6 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).

Рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1.

Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012 указал, что с 1 января 2013 г. остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Кроме того, необходимо отметить, что требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ, можно лишь частично применить к документам, используемым для оформления событий в сфере трудовых отношений. Так, в ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрена возможность составления первичного учетного документа в электронном виде. В то же время Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, такой возможности не допускают. Например, в абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, прямо установлено, что отчет работника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме. Унифицированные формы служебного задания, отчета о его выполнении и командировочного удостоверения также содержатся в Постановлении N 1.

С учетом изложенного можно прийти к выводу, что оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу.

Например, личная карточка работника должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). В то же время данные сведения не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Таким образом, что касается составления документов по учету труда и его оплаты, то в настоящее время организациям целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1. И, как уже отмечалось, применение данных унифицированных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо отдельным приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

из рассылок правой системы КонсультантПлюс

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
дата составления;
наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

ТОРГ-12;
Товарный ярлык;
Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
КО-4 «Кассовая книга»;
КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.