Что меняется в оформлении подотчета. Что будет за отсутствие «подотчетных» заявлений

Одним из важных документов при выдаче подотчетных денег является приказ руководителя. Правильно составленный приказ позволит обезопасить компанию от претензий налоговых органов. В статье подробно рассмотрим как составить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году.

Порядок оформления выдачи подотчетных сумм

Как составить приказ на выдачу суммы под отчет

Новая редакция Указаний Банка России не содержит информацию о том, какими именно документами нужно оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств. Налоговые органы поясняют, что в таким документом должен быть приказ руководителя.

Рассмотрим как оформить приказ, чтобы избежать ненужных споров в налоговыми органами.

Составить приказ нужно в свободной форме. Однако содержать он должен четко сформулированную, а не «размытую» информацию. Если информация будет представлена в неточном виде, то организацию могут привлечь к административной ответственности за неправильное ведение кассовых документов. Штраф при этом составит 50 000 рублей. Помимо этого сотруднику на подотчетные средства могут начислить НДФЛ, если проверяющие налоговые инспекторы посчитают выданные денежные средства за доход работника.

Важно! «Размытые» формулировки в приказе на выдачу подотчетных сумм могут привести к штрафу в 50 000 рублей за нарушение правил хранения наличных денежных средств.

Приказ на выдачу суммы в подотчет должен содержать следующую информацию:

• Дата документа и его номер;
• ФИО работника, которому выдаются денежные средства в подотчет;
• Сумма подотчетных средств;
• Срок, на который выдаются денежные средства;
• Подпись руководителя.

Отдельно стоит рассмотреть отчет по подотчетным суммам, перечисляемым на карту работника. На эти деньги Указания Центробанка не распространяются, так как они не относятся к «кассовым» операциям. Однако это не означает, что срок предоставления авансового отчета сотрудником может быть неопределенным. Он может отличаться от установленного трехдневного срока для выдачи наличных денег из кассы и составлять, например, 5 рабочих дней. При этом этот срок должен быть прописан в Положении о выдаче подотчетных средств, а также указан в приказе на выдачу этих денег.

Важно! Денежные средства в подотчет можно перечислить не только на зарплатную карту сотрудника, но и на его личную карту.

Приказ также можно оформить одновременно на несколько работников, а также на несколько сумм. Однако, согласно Указаниям Банка России приказ должен оформляться на каждую выдачу. Это означает, что выдавая в один день нескольким сотрудникам подотчетные деньги, составить можно один приказ. Но по каждому подотчетному лицу указывается ФИО, сумма и дата и фиксируется это в отдельной строке.

Какие формулировки не должен содержать приказ

Как уже указывалось выше, важным при выдаче подотчетных средств является оформление приказа на выдачу.

Рассмотрим некоторые формулировки, которые могут вызвать у проверяющих органов сомнения и привести к наложению на организацию штрафа в 50 000 рублей.

• «Приказываю в будущем выдавать Катановой О.И. денежные средства в размере не превышающем 35 000 рублей без заявлений»;
• «Приказываю выдавать Катановой О.И. денежные средства без заявлений до тех пор, пока авансовая сумма не достигнет размера 35 000 рублей»

Приведенные в качестве примера формулировки не содержат точной информации о конкретной выдаче денежных средств. Кроме того в них не указывается срок, на который выдаются подотчетные средства работнику. Проверяя такие документы, налоговики вправе посчитать выдачу денежных средств доходом сотрудника, что приведет к ненужным последствиям для компании и работника.

Какие формулировки должен содержать приказ

Для того, чтобы выдача подотчетных средств не привела к начислению штрафов, составить приказ нужно правильно. Формулировка может быть следующая:

• «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой под отчет 35 000 рублей на 3 рабочих дня для приобретения канцтоваров»;
• «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой из кассы на хозяйственные нужды 35 000 (Тридцать пять тысяч) рублей 00 копеек на срок до …».

Такие варианты формулировок содержат необходимую информацию, поэтому претензий со стороны проверяющих органов не будет.

Приведем образец приказа на выдачу подотчетных сумм.

Так как приказ может оформляться одновременно на выдачу подотчетных средств нескольким сотрудникам, приведем образец приказа о выдаче подотчетных денег при направлении работников в командировку.

Приказ на выдачу подотчетных сумм директору

Выдача денежных средств из кассы в подочет распространяется не только на работников организации, но и на его руководителя. В этом случае также необходимо оформить приказ на выдачу денег. В нем следует указать цель выдачи, размер и срок, в течение которого руководитель должен купить необходимые для организации товары. Даже если в организации оставили написание заявлений от сотрудников на выдачу подотчетных средств, директору писать его не нужно. Достаточно оформить приказ, в котором руководитель будет являться одновременно и подотчетным лицом.

О том, кто такие подотчетные лица, а также об особенностях синтетического и аналитического учета расчетов с ними мы рассказывали в нашей . В этом материале напомним о порядке документального оформления выдачи денежных средств под отчет и изменениях, произошедших в этом порядке в 2017 году.

Основание выдачи денег под отчет

Для того, чтобы выдать денежные средства под отчет, у организации должен быть один из следующих документов ( в ред., действ. с 19.08.2017):

• распорядительный документ юрлица;
• письменное заявление подотчетника.

Напомним, что до 19.08.2017 письменное заявление подотчетного лица было обязательным (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. до 19.08.2017). Теперь же организация сама решает, как обосновать выдачу наличных. Составить распорядительный документ (например, приказ) или получить от лица заявление о выдаче денежных средств в подотчет (об образце его расскажем ниже).

В таком заявлении, составленном в произвольной форме, должна быть информация о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. На заявлении должны стоять подпись руководителя и дата. Аналогичные сведения, а также Ф.И.О. подотчетника, регистрационный номер должны содержаться в распорядительном документе (Письмо ЦБР от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).

Если организация решит использовать заявку на выдачу денежных средств под отчет, образец ее можно посмотреть .

В том случае, если организация для выдачи денег под отчет будет составлять приказ, оформить его можно так:

Приказ о выдаче денежных средств в подотчет:

Кстати, в приказе можно указать сразу несколько подотчетников (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158). Но поскольку на каждую выдачу денег под отчет должен быть оформлен отдельный РКО, информация о выдаваемых суммах прописывается в приказе детализировано. А именно, в отношении каждого из подотчетных лиц нужно указать:
- Ф.И.О;
- сумму, выдаваемую под отчет;
- срок, на который выданы деньги.

Обращаем внимание, что если денежные средства под отчет выдаются в безналичной форме (к примеру, путем зачисления на зарплатную карту работника), обязательное оформление именно заявления или приказа на выдачу не требуется. Обосновать выдачу денежных средств в этом случае организация может любым иным предусмотренным ею способом (к примеру, служебной запиской).

Оформление факта выдачи наличных

Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру (п. 6 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У). При этом организация в обязательном порядке должна применять унифицированную форму № КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 (Информация Минфина № ПЗ-10/2012).

Получение авансового отчета

Подотчетник, который получил наличные, обязан предоставить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с подтверждающими документами в течение 3-х рабочих дней (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У):

• или со дня истечения срока, на который были выданы наличные деньги;
• или со дня выхода на работу.

Работник, получивший деньги на командировочные расходы, представляет авансовый отчет в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения , утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Выдача денег подотчетникам-должникам

В Порядок выдачи денежных средств в подотчет в 2017 году внесены изменения, касающиеся выдачи наличных денег лицам, которые полностью не отчитались за полученные ранее средства. Раньше выдавать деньги должникам по подотчетным суммам было запрещено. Теперь же такое требование исключено (п. 1.3 Указания ЦБР от 19.06.2017 № 4416-У). Это значит, что даже если у подотчетного лица есть средства, за которые он еще не отчитался, ему могут быть выданы новые подотчетные суммы.

О чем пойдет речь: в очередной раз финансисты внесли изменения в порядок ведения кассовых операциях. Теперь для выдачи наличных денег под отчет не требуется погашение задолженности по ранее полученной подотчетной сумме, кроме того оформить приходные и расходные кассовые операции можно в электронном виде с использованием электронной подписи, а также скорректированы некоторые действия кассиров. Подробнее рассмотрим в статье.

Для чего нужны были изменения

В связи с введением с 1 июля 2017 года онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн - касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях чиновники ввели новшества в обработке приходных и расходных документов. Таким образом, приход и расход средств будет сверяться с передаваемыми в ИФНС онлайн данными по окончанию рабочего дня. Также уточняется порядок оформления кассовых документов в электронном виде. Введенные изменения уже действуют с 19 августа 2017 г.

Совет! В связи с введением новшеств в порядке ведения кассовых операций пропишите новые правила в положении о кассовых операциях.

Как теперь оформить приходный ордер

Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Он составляется в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:

• сам приходный кассовый ордер;
• отрывная часть - квитанция (выдается лицу, внесшему деньги).

Если сумма денег, указанная в «приходнике», совпадает с внесенной суммой, кассир ставит подпись в ордере. Затем на квитанции к ордеру ставит печать или штамп (при наличии печати у организации) и выдает квитанцию вносителю.

Что же касается изменений, то квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру с 19 августа 2017 года можно направить на электронную почту вносителя. Распечатывать квитанцию и сам ордер по-прежнему не обязательно. Лишь квитанцию от бумажного приходного ордера выдавайте, как и прежде, на руки.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в электронном приходном ордере, кассир проставляет отметку о необходимости его переоформления и направляет приходный ордер главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) для его переоформления на фактически вносимую сумму денег.

При оформлении расходных ордеров в электронном виде теперь можно проставить в нем электронную подпись в получении денег.

Кто теперь может формировать кассовую книгу

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации.

Только индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно НК РФ, вправе не формировать кассовую книгу (п.п. 1, 4.6 Указания № 3210-У).

Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Теперь чиновниками снято ограничение о том, что записи в кассовую книгу может вносить только кассир. С 19 августа 2017 года Центробанк разрешает заполнять кассовую книгу любому сотруднику, а не только кассиру.

Совет! Если кассовую книгу с 19 августа 2017 года будет весте не кассир, а другой работник, то соответствующие обязанности должны быть внесены в его должностную инструкцию.

Можно ли выдать деньги без заявления

До 19 августа 2017 года для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник писал заявление. Теперь организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма - произвольная. Но в приказе должны быть записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата (пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

То есть с 19 августа 2017 года после получения заявления работника или приказа руководителя о выдаче денег в подотчет бухгалтер формирует расходный кассовый ордер. Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы (форма № КО-2 в одном экземпляре).

В подотчет можно выдать при наличии задолженности

До 19 августа нельзя было выдавать из кассы подотчетные суммы работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. Был штраф до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Но теперь компании и ИП могут выдавать сотруднику новую сумму под отчет без подобного ограничения.

С 19 августа 2017 утратил силу абзац 3 подпункта 6.3 Указания № 3210-У. Тем самым отменен запрет выдавать подотчетные суммы при наличии задолженности у подотчетного даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Срок возврата сумм подотчета никто не отменял. Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги. Этот срок никто не отменял.

Напомню, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о взыскании - не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ).

Противоречие между законами

Как указывалось выше, чтобы выдать деньги под отчет, не обязательно требовать от сотрудника заявление и отчет по предыдущему авансу, если закончился его срок. Но в соответствии с Инструкции № 157н по бухгалтерскому учету подотчет выдают по распоряжению руководителя и заявлению сотрудника. Также подотчетник должен отчитаться в срок по ранее полученным суммам. Как же поступить, чтобы избежать претензий контролеров? Закрепите в положении о расчетах с подотчетными лицами такие положения два пункта:

Во-первых, выдавать деньги по заявлению сотрудника с визой руководителя «Выдать в подотчет».

Во-вторых, выдавать новый подотчет сотруднику, только если за ним не числится задолженность по предыдущему авансу, по которому наступил срок предоставления авансового отчета.

Кроме того, направьте запрос о разъяснении порядка ведения выдачи денег в подотчет в связи со сложившейся ситуацией вышестоящий орган (учредителю). После поступления ответа ведите кассовые операции согласно разъяснению.

Выдавать подотчетные деньги можно без заявлений. Сотрудник также вправе получить новый подотчет до того, как отчитался за предыдущий. Это главные изменения в работе с подотчетными суммами, которые действуют уже с 19 августа 2017 г.

Банк России изменил порядок ведения кассовых операций указанием от 19.06.17 № 4416-У. Кассовую книгу с 19 августа может вести любой сотрудник бухгалтерии, а не только кассир (п. 4.6 Порядка). Чтобы воспользоваться поправкой, внесите изменения в должностную инструкцию сотрудника, которому поручите вести кассовую книгу. Установите работнику доплату, ее достаточно согласовать в дополнительном соглашении к трудовому договору (ч. 2 ст. 151 и ст. 72 ТК РФ). Вносить изменения в штатное расписание не требуется.

Кассовые документы с 19 августа можно оформлять на основании фискальных документов (п. 4.1 Порядка). «Приходники» и «расходники» допустимо оформлять электронно (п. и Порядка). Но для этого потребуется усиленная квалифицированная подпись. Печатать квитанции «приходников» необязательно, их можно отправлять на электронную почту тому, кто вносит деньги.

Но в случае с «расходниками» электронная подпись должна быть и у получателя денежных средств. На практике у «физиков» ее часто нет, поэтому они не смогут заверить документ подобным способом. Тогда безопаснее оформлять расходный кассовый ордер привычным способом на бумаге

Выдать деньги под отчет можно либо по заявлению сотрудника, либо на основании распорядительного документа (п. 6.3 Порядка, утв. указанием ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, далее - Порядок). Это может быть приказ, распоряжение или другой документ. Например, приказ о направлении сотрудника в командировку. Раньше выдать деньги под отчет можно было только на основании заявления сотрудника.

Требования к составу документа прежние. И в заявлении, и в распоряжении пишите сумму и срок, на который компания выдает деньги под отчет. Завизировать документ должен руководитель. Если выдать деньги под отчет без заявления или распорядительного документа, налоговики могут посчитать, что раз нет документов, нет и подотчетных. Тогда их сумму прибавят к остатку по кассовой книге, и если сальдо будет выше лимита, посчитают, что он превышен. Инспекторы штрафуют за это нарушение до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Отсутствие заявления нарушает порядок выдачи наличных, а не ведения кассовых операций, и за это нельзя штрафовать.

Главное, чтобы и в заявлениях, и в распорядительных документах на выдачу денег под отчет была сумма наличных денег, срок, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Форма заявления и распорядительного документа - произвольная. Составлять их безопаснее и когда выдаете деньги под отчет на зарплатные карты. Иначе есть риск, что налоговики и банк могут решить, что это не подотчетные, а другие доходы, и потребовать с них НДФЛ.

Сотруднику можно выдать новую сумму под отчет в любой момент. Выдать деньги можно, даже если сотрудник не отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Порядка).

Срок отчета остался прежним. Сотрудник обязан отчитаться по подотчетным суммам в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выдавались деньги (п. 6.3 Порядка). На какой период выдать деньги, вы определяете сами. Можно установить разные сроки в зависимости от должности сотрудника. Исключение - подотчет на командировку, за него сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после того, как вернулся из служебной поездки.

Что меняется	Когда вступает в силу		Как стало	№ Документа
		Приказ для выдачи денег под отчет составляли для каждого подотчетника	Деньги можно выдать на основании одного приказа. Выдавать подотчет наличными можно любым из двух способов - по заявлению работника или по распорядительному документу. Правило действует с 19 августа.
Минфин уточнил, можно ли выдать подотчетные работнику на карту			Компания вправе выдать сотруднику деньги под отчет на зарплатную карту. Порядок расчетов с подотчетными лицами пропишите в учетной политике. Чтобы уменьшить риск налоговых претензий, в платежном поручении укажите, что перечисляете подотчетные суммы. Получите от сотрудника документы, подтверждающие оплату банковской картой, например кассовые чеки, банковскую выписку по карте и т. п. Такие рекомендации Минфин России давал в более раннем письме - от 25.08.14 № 03-11-11/42288.	письмо Минфина России от 21.07.17 № 09-01-07/46781
ЦБ назвал 6 обязательных реквизитов для приказа на подотчетные		К приказу на подотчетные не было требований, так как выдать наличные можно было только по заявлению сотрудника.	Оформляйте приказ или другой распорядительный документ на каждую выдачу наличных, на которую нет заявления работника. Выдавать подотчетные деньги только по расходному ордеру нельзя. Проверьте, чтобы в приказе были шесть обязательных реквизитов - без них инспекторы моугт решить, что никакой выдачи наличных под отчет не было, и оштрафуют на 50 000 руб. за нарушение кассового порядка: 1. ФИО лица, которому выдаете деньги под отчет 2. Сумма к выдаче 3. На какой срок выдается наличность 4. Подпись руководителя 6. Регистрационный номер приказа.	Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-ОЭ/20642
Правила выдачи денег под отчет		Деньги под отчет выдают, если закрыт ранее полученный аванс	Выдавать деньги можно, даже если работник не погасил предыдущий подотчет. Требование о закрытии ранее выданного аванса убрали.
Порядок оформления кассовой книги		Записи в кассовой книге ведет кассир	Кассовую книгу сможет вести не только кассир, но и другие уполномоченные лица
Порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров		На приходниках и расходниках, в кассовой книге ставят подписи	Подписи ставят только на бумажных документах. Для электронных кассовых ордеров и кассовой книги предусмотрены электронные подписи
Порядок ведения кассовых операций		Все кассовые операции оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами при их совершении. Приходники допустимо оформлять на общую сумму на основании контрольной ленты ККТ и БСО	И приходники, и расходники можно будет оформлять по окончании ведения кассовых операций на основании фискальных документов. Речь идет о документах, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа»
Утверждены сроки перехода на онлайн кассы		Не было понятно, с какого числа начинать применять онлайн ККТ	С 1 февраля 2017 года зарегистрировать можно только новые ККТ. С 1 июля 2017 года старая техника должна быть заменена на новую.	Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ
Вмененщики и предприниматели на патенте могут перейти на онлайн-кассы позднее		Не было понятно, как переходить на онлайн ККТ тем, кому было разрешено вообще не применять ККТ	все льготы по неприменению ККТ отменяются, на ЕНВД и патенте нужно перейти на онлайн ККТ с 1 июля 2018 года	Пункт 7 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ
Некоторые виды деятельности освобождены от онлайн-касс		Перечень освобожденных видов деятельности был меньше	Не применять какие-либо ККТ можно тем, кто: - продает газеты, мороженое, билеты на проезд в транспорте, овощи и фрукты (вразвал в сезон); - обеспечивает питанием учащихся в учебных заведениях; - торгует на розничных рынках, ярмарках; - занимается мелкими бытовыми услугами: ремонтом обуви, металлоремонтом, изготовлением ключей, присмотром и уходом за детьми, престарелыми, инвалидами; - торгует продовольственными и непродовольственными товарами в пассажирских вагонах поездов, с ручных тележек, велосипедов, корзин, лотков; - продает из автоцистерн квас, молоко, растительное масло, живую рыбу, керосин; - принимает от населения стеклопосуду и утильсырье; - реализует изделия народных художественных промыслов; - занимается вспашкой огородов и распиловкой дров; - оказывает услуги носильщиков на вокзалах. Предприниматели при сдаче в аренду жилых помещений, принадлежащих им на праве собственности, также освобождены от использования касс.	Статья 1 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ
Как изменился порядок проведения кассовых операций в 2017 году? Для чего внесли поправки в положение № 3210-У о порядке ведения кассовых операций? Правда ли, что с 19 августа 2017 года вводятся в действие новые правила кассовой дисциплины? Как вести кассовую книгу с указанной даты? Изменились ли правила оформления кассовых документов? Давайте разбираться. Вводная информация Нормативный правовой акт, которым регулируется ведение кассы – Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». В этот документ Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У внесены поправки. Изменения начнут действовать через 10 дней после опубликования (документ опубликован 8 августа). Следовательно, порядок ведения кассовых операций меняется с 19 августа 2017 года. Зачем потребовались изменения Но для чего потребовалось корректировать положение о порядке ведения кассовых операций? Главный ответ мы можем найти в пояснительной записке к проекту комментируемых поправок: Что следует из пояснительной записки Разработка проекта обусловлена внедрением с 1 июля 2017 года онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях. См. « ». Проектом поправок уточняется порядок оформления приходного кассового ордера 0310001, а также предусматривается оформление расходного кассового ордера 0310002 на общую сумму принятых, выданных наличных денег при применении юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники. Таким образом, приход и расход средств будут сверяться с передаваемыми в ИФНС онлайн данными. Также уточняется порядок оформления кассовых документов в электронном виде и актуализируются отдельные положения Указания № 3210-У. Расскажем подробнее о наиболее значимых коррективах в кассовой дисциплине с 19 августа 2017 года. Деньги под отчет можно выдавать без заявления Подотчетные лица – это сотрудники, которым организация или индивидуальный предприниматель выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании. Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором требуется зафиксировать необходимую сумму и указать на какие цели она будет потрачена. Это следует из пункта 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У. Привычное многим заявление о выдаче денег из кассы может выглядеть, например, так: Благодаря комментируемым изменениям, с 19 августа 2017 года 2017 года организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Его название или форму Центробанк не предусмотрел. Поэтому организация или индивидуальный предприниматель сможет оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Форма распорядительного документа – произвольная. Однако в нем обязательно должны содержаться записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Этого требует пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У (в новой редакции). Приведем возможный пример приказа организации о выдаче денег под отчет, который может издать директор (или иное уполномоченное лицо) в июле 2017 года. Заметим, что после 19 августа 2017 года можно будет работать в прежнем порядке и выдавать подотчетные по заявлениям сотрудников. Такой вариант Центробанк оставляет допустимым. Прежде, как мы уже сказали, заявление было обязательным и единственно возможным вариантом. С 19 августа 2017 года, получив заявление от работника или распорядительный документ (например, приказ) о выдаче денег в подотчет, бухгалтер обязан будет сформировать расходный кассовый ордер (0310002). Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Вот пример расходно-кассового ордера, составленного в июле 2017 году, где в качестве основания для выдачи денежных средств зафиксирован изданный директором приказ, а не заявление. Вы можете данный образец расходно-кассового ордера КО-2 в качестве примера. На основании сформированного РКО кассир обязан выдать сотруднику денежные средства. Выдавать деньги под отчет можно при наличии задолженности Многие знают, что нельзя выдавать из кассы подотчетные суммы работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. За нарушение этого ограничения могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Напомним, что на случаи, когда деньги перечисляют на карту, это правило не распространяется. Однако с 19 августа 2017 года ситуация меняется. С этой даты организации и ИП смогут выдавать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Такая поправка внесена в пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У. Срок возврата никто не отменял Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). Этот срок никто не отменял. Однако теперь, даже если работник не вернул в установленный срок подотчетные суммы, он праве получить новую подотчетную денежную сумму. Напомним, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о взыскании – не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ). Квитанцию к ПКО можно направлять на электронную почту Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Он составляется в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: сам приходный кассовый ордер; отрывная часть – квитанция (выдается лицу, внесшему деньги). Если сумма денег, указанная в “приходнике”, совпадает с внесенной суммой, кассир ставит подпись в ордере. Затем на квитанции к ордеру ставит печать или штамп (при наличии печати у организации) и выдает квитанцию вносителю. Что же касается изменений, то квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру с 19 августа 2017 года можно направить на электронную почту вносителя. Распечатывать не обязательно. Лишь квитанцию от бумажного ПКО выдавайте, как и прежде, на руки. Прежде, заметим, что требовалось выдавать «бумажные» квитанции, даже если РКО формировался в электронном формате. Кассовую книгу вправе вести не только кассир Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации. Только индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно НК РФ, вправе не формировать кассовую книгу (п.п. 1, 4.6 Указания № 3210-У). Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Однако с 19 августа 2017 года Центробанк разрешает заполнять кассовую книгу любому сотруднику, а не только кассиру. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У). Если кассовую книгу с 19 августа 2017 года будет вести не кассир, а другой работник, то в соответствующие обязанности должны быть в его должностной инструкции. Кассовую книгу разрешено вести на бумажном носителе или в электронном виде (п. 4.7 Указаний № 3210-У).