Хранение домашних документов идеи. Как хранить документы

С тем, какие документы, в течение какого срока нужно хранить. Оказалось, что многие квитанции, свидетельства и справки должны оставаться у нас довольно продолжительное время, поэтому возникает резонный вопрос, что бы такое приспособить под их хранение?

Вот пара идей решения этого вопроса:

1. Папка для бумаг. Конечно первое, что приходит на ум – это большая папка с кольцами и файлами. Чаще всего такие папки имеют формат А4, поэтому в них удобно хранить справки, свидетельства, договоры, документы на недвижимость. Лучше завести для каждой сферы деятельности отдельную папку. Обязательно подпишите её, в идеале на первом листе или на самой папке должен находиться список документов, которые там лежат, это очень облегчает поиск.
Что касается документов не стандартного размера, например, квитанции или чеки, их лучше наклеивать на лист формата А4 (приклеиваем только один уголок) и хранить также в прозрачных файлах и папках.

2. Папка-портфель . В канцелярском магазине можно приобрести специальный портфель с множеством разделов, это может быть альтернативой большим папкам. Единственный минус – нельзя листая просматривать документы, поэтому позаботьтесь о надписях и перечне документов, хранящихся там.

Специально для дам, можно поискать вариант по женственнее

3. Фотоальбом . Фотоальбом с магнитными листами прекрасное место хранения квитанций по оплате, их даже не придётся клеить на листы. А рядом есть место для надписей и ваших пометок.

4. Конверты . В простых конвертах можно хранить квитанции и чеки. На мой взгляд, такой способ хранения удобен для тех документов, которые вы отправляете «в архив», например квитанции об оплате ЖКХ, которым уже больше 3-х лет.

5. Коробки. В коробках можно хранить всё и документы в том числе, но это крайне неудобно, когда нужно найти нужную квитанцию или договор. Однако для домашнего архива документов, которые редко используются вполне подойдут.

6. Хорошей альтернативой коробке, может служить… та же коробка, но сделанная в виде картотеки, с разделителями .

Здорово, если такая коробка будет закрываться на ключ

7 Паспорта, документы об образовании и другие неформатные документы с твердыми обложками лучше хранить или в коробках (неизменной популярностью в этом случае пользуются коробки из под конфет), или приклеить к обратной стороне папки с документами картонный конверт (можно и простой конечно) и сложить их туда. Отлично если коробка будет огнеупорной и с замком.

8 Отдельно хочу акцентировать внимание на хранение амбулаторных карт . Многие считают, что лучше хранить карточку дома, однако это является нарушением законодательства. В соответствии с приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 22.11.2004 г. № 255, медицинская карта амбулаторного больного хранится в регистратуре. Поскольку карта является юридическим документом, она не должна выдаваться на руки пациенту. Хранение медкарт на руках у пациента противоречит п. 6 ст. 30, чч. 3, 4 и 5 ст. 31, ч. 1 ст. 61 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан (ОЗ РФ).

Правила хранения документов:

1. Документы должны храниться в недоступном для детей месте! (хорошо, если ваши документы лежат в шкафу, который закрывается на ключ)

3. У вас должна быть папка с ксерокопиями важных документов, которую нужно хранить вне дома (у родителей, в банковской ячейке), это поможет быстрее восстановить документы, если с оригиналами что-то случиться (пожар, наводнение, кража итд.)

4. Не смотря на то, что амбулаторные карты должны храниться в поликлинике, справку о группе крови, наличии аллергии на какие-то лекарственные препараты, хронические заболевания (диабет) нужно всегда иметь при себе.

5. Обязательно делайте ксерокопию чеков на крупные покупки, так как со временем чеки «выцветают» и у вас может остаться просто пустой обрывок кассовой ленты.

Выбрав какую – то систему хранения документов, важно постоянно придерживаться её , то есть помещать все документы обратно на свои места, новые документы вкладывать сразу в нужную папку. Это облегчит вам наведение порядка и поиски нужного чека или квитанции займут считанные минуты.

Вам будет также интересно:

Хотите получать новости проекта "Домашние дела на лету" на свой электронный ящик? Оформите подписку, заполнив форму ниже и получите в подарок аудиокурс "5 секретов счастливой домохозяйки"

Инструкция

Наиболее оптимальным местом хранения документов, отвечающим всем правилам, является, безусловно сейф. Однако если вы не готовы тратить время и деньги на его покупку и монтаж, можно хранить документы, например, в банковской ячейке. С другой стороны, даже в или собственном доме можно найти место, где бы документы находились в полной безопасности. Это может быть шкаф, сервант, антресоли, книжная полка. Для большей надежности полку можно заказать с двойным дном. Словом здесь все зависит только от ваших фантазии и возможностей.

Можно также разделить документы на несколько частей и убрать их в разные тайники. С одной стороны это удобно, так как все они будут находится в надежных местах и даже в случае кражи, есть вероятность, что большая часть останется на месте.
Но не стоит забывать и о втором пункте – легко доступность. Это важно на любой чрезвычайной ситуации, которая заставит всех членов семьи быстро покидать свое жилище. И здесь важно не потерять драгоценное время и быстро забрать все документы.

Кстати о раздельном хранении документов. Безусловно, если их структурировать, времени на поиск нужной бумаги будет уходить меньше. Но их классифицировать? Наверное, самым выигрышным решением здесь будет разделить бумаги на 4 «рубрики» - «дом», «семья», «работа», «финансы». Для каждого типа можно отдельную папку. Кроме того, документы можно разделить по каждому члену семьи, либо по размеру самих документов, - здесь все зависит от вашей фантазии.

Именно фантазия станет определяющим фактором при решении вопроса о том, в чем хранить документы. Это могут быть различные папки или отделения портфеля. При этом папки лучше разных и обязательно подписать, чтобы не запутаться. Сюда же лучше складывать и дубликаты документов, так как в любой чрезвычайной ситуации все необходимые бумаги будут у вас под рукой.

Видео по теме

Связанная статья

Источники:

как хранить документы дома

Банковские документы хранятся по видам в отдельных папках и чаще всего в хронологическом порядке. Подборкой занимается сотрудник, отвечающий за формирование документации. Уничтожением документов с истекшим сроком хранения занимается специальная комиссия.

Хранение банковских документов осуществляют как сами банки, так и организации-держатели счетов. Порядок хранения в одном учреждении может несколько отличаться от порядка хранения в другом.

Как хранятся банковские документы в организациях

Документы из банка, находящиеся в организации, подтверждают проведение денежных операций и отражаются в бухгалтерском учете. Местом их хранения является бухгалтерия, работники которой могут разделить все бумаги по видам в отдельных папках в разрезе по счетам и банкам. Если у предприятия имеется несколько расчетных счетов, то для каждого заводят отдельную папку, если валютный – то на обложке и корешке указывается валюта счета. Для учета выписок по каждому счету используется хронологический порядок. Каждая выписка имеет подшивку, состоящую из платежных документов и обоснований для платежа на каждый операционный день.

Для оплаченных счетов заводится отдельная папка. Документы валютного контроля хранятся в отдельных папках, где можно найти всю информацию по работе с валютными счетами. Речь идет о паспортах сделок, справках-подтверждения выполненных работ или услуг, справках о валютных операциях и других. Если объемы документации небольшие, будет достаточно реестров с указанием номера документа, суммы и его даты.

Как хранятся документы в коммерческих банках

В данных институтах хранятся документы, подтверждающие финансово-хозяйственную деятельность банка и расчетно-платежные документы клиентов. Ответственность за них лежит на руководителе и главном бухгалтере. Хранению подлежат документы как бумажной, так и электронной формы. Бумажные находятся в специальном хранилище, для доступа в которое нужно получить специальное разрешение. На разрешении должна стоять подпись главного бухгалтера или его заместителя.

Подшивка мемориальной документации осуществляется ежедневно, для этого заводится отдельная папка, в которой документы хранятся так же в хронологическом порядке. Подборкой занимается сотрудник, который отвечает за правильное формирование финансовой документации. Другие папки состоят из кассовых финансовых бумаг и бумаг, отражающих информацию по вкладам клиентов. В отдельные папки подшиваются документы, содержащие информацию об операциях с драгоценными металлами.

Необходимость размещать отдельные виды документов в различные папки вызвана тем, что у каждой бумаги свой срок хранения. Это касается и хранения документов в электронном виде. Для уничтожения документов с истекшим сроком хранения собирается специальная комиссия, члены которой просматривают каждую бумагу, а после заполняют специальный акт, который подтверждает, что уничтожению были подвергнуты документы с истекшим сроком хранения.

Многие психологи утверждают, что любые начинания в работе на прямую зависят от порядка на вашем рабочем месте. То насколько такое утверждение правильно каждый решает самостоятельно, однако никто не будет спорить с тем, что красота и функциональность рабочего стола уже придает успеха любому делу. Поэтому, где б ни соорудили вы свою рабочую зону (имеется в виду в какой комнате в доме), всегда уделяйте внимание даже маленьким деталям.

Для хранения различных мелочей можно использовать самые разные вещи, которые можно как купить в магазинах, так и сделать своими руками. Вот вам несколько примеров таких деталей — коробки для документов, держатели и подставки для бумаг и открыток, доски для стикеров, баночки и стаканчики для канцелярских принадлежностей и многое другое.

Хранение для рукодельниц

Порядок на рабочем месте

Детали домашнего офиса

Подставка для открыток

Держатель для бумаг

Хранение мелочей

Подставка под блокноты

Ящики для бумаг и документов

Документация

Статисты определили, что на поиски нужного документа мы тратим примерно 140 часов в год. Поэтому помните главное – любые документы нужно хранить в папках! Например, файлы с документацией за месяц можно складывать в перфорированные скоросшиватели. А вот уже квартальные скоросшиватели легко хранить в сегрегаторах или, как их еще называют, архивных папках. В год их накапливается всего четыре. Размеры и цвета выбирайте на свой вкус (А4/50, А4/75, А5/50, А5/75 и др.) Такие папки занимают много места, и их лучше хранить где-то на верхних полках над столом. Что касается документов, которыми вы будете пользоваться каждый день, то их лучше держать поближе к себе. Тут подойдут лоточки для бумаг. Они бывают вертикальные и горизонтальные, пластиковые, деревянные и металлические. Меньше пространства занимают, конечно, вертикальные.

Где хранить документы

Документы в ящике

Идеи для документации

Хранение бумаг и карандашей

Канцелярская мелочь

Такая мелочь как ручки, маркеры, скрепки, степлеры, стикеры и др. также несут беспорядок и неудобства. Вспомните, сколько времени уходит на поиски ручки нужного цвета или пишущего выделителя. В этом помогут специальные контейнеры для скрепок и стаканчики для ручек. Выгодным вариантом станет органайзер-вертушка, который собирает в себя все мелкие предметы. Однако можно бить и более оригинальными и сделать несколько «сундучков» для скрепок, скоб, скотча и других мелких деталей. А вот пишущие принадлежности разложить по стаканчикам, которые можно сделать самостоятельно или же купить в магазинах канцтоваров.

Стаканчики для карандашей

Банки для карандашей и ручек

Канцелярия на рабочем столе

Канцелярские принадлежности

Записки, стикеры, календарики

Также на столе всегда лежат в разброс куча записочек, бумажек с номерами телефонов, рекламки, календарики и прочее. Быстрый и легкий вариант избавления от такого «мусора» это приобрести специальную доску для напоминаний. Она может быть магнитно-маркерной, а может быть и пробковой. Первая, конечно, более выгодный вариант (не в плане цены, а в плане удобства), на нее можно не только вешать нужную информацию, но и быстро записать номер телефона, адрес или сделать какие-либо зарисовки. На пробковую доску просто накалываются все те же численные записочки, визитки и стикеры.

Порядок на рабочем столе

Ну и конечно же рабочий стол. В зависимости от того, в какой зоне расположено ваше рабочее место и нужно выбирать стол. Он может быть квадратным, простым прямоугольным или угловым. Главное, чтоб в нем было много отделений и полочек. Идеальным вариантом можно считать стол с четырьмя выдвижными ящиками и двумя мини сейфами. Если объем ящиков позволяет провести зонирование тогда вперед! Разбивайте их на ячейки для накладных, счетов и прочих нужных бумажек. Отличным вариантом станет двойное дно в выдвижном ящике. Любые сверхсекретные документы и материалы можно спрятать именно туда, и даже налоговая их никогда не откапает.

Не забывайте и о разных крючечках, которые порой так необходимы для сумок и пакетов. Если такую мелочь не предусмотрели производители офисной мебели, то их легко набить самостоятельно в любом удобном для вас месте.

Ведерко для мусора

Очень нужная вещь для творческой работы это мусорное ведро. Его можно установить как в любом углу вблизи рабочего стола, так и непосредственно на самом столе. Есть специальные маленькие ведерки, которые имеют объем не больше двух литров. Ведро для мусора может иметь круглую, квадратную и даже треугольную форму. И напоследок еще примеры удачной организации хранения и порядка на рабочем месте дома.

Мини-офис дома

Порядок на рабочем месте

Домашний офис у окна

Домашний офис девушки

Компактный домашний офис

Рабочий кабинет

Рабочее место у окна

Идеи рабочего кабинета

Понравилась статья? Поделись в соцсетях!

Ценным бумагам необходимо бережное отношение, ведь из-за порчи возникает много неблагоприятных последствий. Потребуется тратить время для восстановления. Чтобы этого не допускать, необходимо обеспечить правильное хранение документов дома. Для этого можно воспользоваться различными методами.

Особенности хранения

Организация хранения документов дома имеет свои особенности. Следует позаботиться о безопасности. Бумаги должны быть скрыты от глаз, а также защищены от повреждений. Если в доме живут дети, то документы надо размещать так, чтобы они не были доступны для них. Можно выбрать сейфы для дома, а также антресоли, верхние полки шкафа.

Следует учитывать, что рабочий стол не является безопасным местом. Из-за случайно пролитого кофе или сквозняка бумаги могут испортиться. Но если их помещать в ящики с ключом или потайным дном, то это защитит от повреждений.

Где хранить документы дома? Существует множество вариантов, но следует учитывать, что место должно быть доступным для хозяина. Часто бывают ситуации, когда нужно срочно достать некоторые бумаги. При чрезвычайном происшествии каждая секунда на счету. Сейчас для этого есть функциональные элементы интерьера, включающие специальные тайники. Ими являются полки с выдвижными ящиками, книги-сейфа, розетки-муляжи.

Сортировка документов

Бумаги можно разделить по следующим критериям:

На квартиру. Там будут храниться квитанции на воду, газ, электроэнергию.
Связь. В этом разделе будут находиться договора и квитанции по телефону, телевидению и интернету.
Кредиты. Сюда относят договора и чеки.
Социальные службы. Если используются услуги этих организаций, то документы от них следует положить отдельно.
Копии. Желательно сделать копии документов в количестве 5 шт. еще лучше отсканировать их.
Личные документы. Сюда входят паспорта, свидетельства.
Медицина. Необходимо отдельно сложить бумаги, относящиеся к здоровью.
Фотографии. Их надо поместить в конверт.
Инструкции и гарантии. При необходимости всегда можно будет найти нужную бумагу;
Редко используемые документы.

Документы с малым форматом обычно имеют твердую обложку. Если они часто используются, например, паспорта, удостоверения, то следует хранить их в маленькой папке с разделителями.

Варианты хранения документации

При наличии множества ценных бумаг появляется вопрос, как хранить документы дома? Идеи могут быть различными, главное, чтобы все содержалось в порядке. Иначе на поиск будет тратиться много времени.

Для хранения применяются сейфа, папки, шкафы. Бумаги разместить в них следует по нужному критерию: назначению, дате или виду. Так будет намного проще найти необходимую бумагу.

Папки

Папка для хранения документов дома считается отличным выбором. В нее поместится множество файлов с бумагами. Большинство таких изделий имеют формат А4, поэтому они прекрасно подходят для хранения справок, свидетельств, договоров.

Для удобства можно пометить документы надписями, например, «работа», «банк», «жилье». Так будет намного проще отыскать необходимый документ. Можно вложить в первый файл список всего содержимого. Чеки и квитанции желательно приклеить к листам А4. Фиксировать лучше уголок, чтобы не испортить документ.

Портфель

Хранение документов дома может осуществляться с использованием специального портфеля. В нем обычно есть много отделений. Изделие можно купить в канцелярском магазине. Эти приспособления бывают разными по исполнению, включая классические, а также оригинальные виды. Выбрать подходящий будет несложно.

Папка-портфель для хранения документов дома может содержать различные бумаги. Недостатком считается невозможность перелистывания страничек и свободного просмотра. Поэтому для удобства желательно создать надписи и пометки.

Фотоальбомы

Хранение документов дома возможно и в этих приспособлениях. Они должны иметь магнитные листки. Например, в них могут размещаться квитанции по оплате, для фиксирования которых не потребуется клей. На каждом листике будет место для пометок, что является очень удобным.

Конверты

«Кармашки» из бумаги отлично подходят для хранения документации, которую следует отправить в архив. Такие бумаги нужны редко, а выбрасывать их еще рано или не хочется. Нанеся пометку, можно поместить его в ящик или на полку.

Сделать конверты можно и самостоятельно. Для этого применяется прочная бумага, клей и аксессуары. Получится практичная вещь, если использовать свою фантазию, и выполнить работу качественно. С таким конвертом не стоит беспокоиться за целостность бумаг.

Коробки

Они используются для хранения многих вещей, и документы не являются исключением. В них можно разместить множество бумаг, нужно лишь правильно разложить их, чтобы в любое время найти что-то нужное. Желательно предварительно их рассортировать по папкам.

Чтобы сохранить паспорта, диплоты и другие нестандартные документы в твердых обложках, то для этого лучше использовать плотный конверт. Сейчас продается много и других аксессуаров, многие из которых даже закрываются на ключ. Ящик для хранения документов дома тоже считается удобной вещью, так как защищает бумаги от свободного доступа.

Сейфы

Сейфы для дома считаются самыми надежными приспособлениями. Там можно размещать трудовые книжки, деньги, печати. В некоторых конструкциях есть несколько ячеек, что позволит разместить много ценностей.

При покупке этого приспособления надо учитывать следующее:

Объем, присутствие полочек, кассовой ячейки.
Размеры, вес.
Вид замка.

Есть сейфы с электронными или ключевыми замками, благодаря чему хранение документов дома будет безопасным. Код надо ввести самостоятельно. Стоимость на сейфы, которые открывают ключом, несколько меньше. Если к устройству будет иметь доступ много людей, то следует выбирать с ключами.

Сейфы имеют несколько полок, которые можно фиксировать на разную высоту для удобства хранения папок. В некоторых приспособлениях есть внутренние отделения для печатей. Следует выбирать устройства с сертификатами, так как это подтверждает их соответствие качеству.

Заведите специальное место

Документы должны храниться в специально отведенном для них месте: ящике, папке, коробке. Причем в максимально труднодоступном для маленьких членов семьи. А вот остальным домочадцам это место нужно знать «в лицо». Избегайте соседства коробки с излишней влагой, ограничьте воздействие яркого света на чеки и документы и регулярно очищайте папки от пыли - это поможет дольше сохранить документы в хорошем состоянии.

Чтобы не рыться в кипе листов, теряя время и нервные клетки, разбейте документы на категории, например:

главные (паспорта, ИНН, СНИЛС, свидетельства о рождении и браке и пр.),
здоровье (медицинские карты, полисы, справки, выписки),
автомобиль (сервисные книжки, чеки из автомастерских, страховка),
образование (дипломы, сертификаты, грамоты),
недвижимость (документы на квартиру, платежки, справки БТИ),
работа (трудовая книжка, договоры с работодателями, резюме),
бытовая техника (инструкции, чеки, гарантийные талоны).

Само собой, важнейшей категорией будут документы первой необходимости - паспорта, загранпаспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и прочие.

Совет от сайт

На всякий случай сделайте копии всех главных документов на каждого члена семьи и храните их в отдельной папке.

Папки и коробки для хранения выбирайте прочные, удобные и плотно закрывающиеся. Маленькая хитрость: помимо прочих категорий, заведите еще и «временный» лоток для бумаг, куда можно положить документы, которыми вы пользовались буквально вчера, а времени убрать их на место еще не было.

Только не ленитесь регулярно разбирать бумаги оттуда по правильным папкам.

Сортируйте по принадлежности

Коробки (папки) для документов из каждой категории можно рассортировать еще и по принадлежности. Для этого каждому члену семьи присвойте цвет и пометьте им соответствующую подборку – стикером, маркером, листом цветной бумаги и пр. Так домашние, которые ориентируются в квартире чуть хуже вас (то есть все), будут меньше путаться и реже находить поводы беспокоить вас криками вроде: «Где мой сертификат об окончании первого уровня курсов португальского языка за 1998 год?!»

Храните оригиналы отдельно от копий

И дело не только в том, что так вы быстрее найдете как одно, так и другое, но и в безопасности. Мало у кого в квартире имеется несгораемый сейф для хранения особо важных бумаг, тем более ценна для нас возможность в экстренном случае молниеносно схватить одну единственную папку, где находятся все необходимые вашей семье оригиналы документов, и унести ее с собой в светлое будущее.

Не смешивайте важные документы с ненужными бумагами

Найти крошечную карточку СНИЛС среди тонны такой памятной макулатуры как утвержденное меню на вашу свадьбу, неиспользованный рецепт на молочную кухню двухлетней давности, распечатка расходов по кредитке за 2005 год и невероятно смешная переписка времен студенчества на 30 листах - задача не из легких. Упростить ее можно, разделив по разным папкам действительно важные документы и бумажное барахло, которое выбросить не поднимается рука.

Используйте цветные стикеры

Наиболее важные бумаги можно маркировать цветными стикерами с дополнительным пояснением. Разноцветные бумажки также подойдут в качестве разделителей между категориями или папками членов семьи.

А еще на них можно оставлять милые послания для близких, правда, это к правилам хранения документов имеет весьма посредственное отношение.

Закрывайте на ключ

Конечно, ничего особо страшного не случится, если в вашем загранпаспорте вдруг появятся нарисованные черным маркером усы, а цифры на страховом полисе будут залеплены пластилином. Но и приятного в процессе восстановления документов, согласитесь, мало. Да и юного художника нагоняй, скорее всего, не обрадует. Так что шкатулку, в которой хранится важнейшая категория документов, рекомендуем закрывать на замок. На крайний случай подойдет шпингалет на дверце шкафа или специальный стоппер на ящике. А ребенка попробуйте отдать в художественную студию, кто знает, может, у него и правда – талант!