Заполнение титульного листа трудовой книжки. Рис.48 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку

Вопрос: На первой странице (титульном листе) трудовой книжки должна быть проставлена подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В форме трудовой книжки указано, что подпись должна быть проставлена разборчиво. Означает ли это, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, на первой странице (титульном листе) трудовой книжки должно не ставить свою личную подпись, а разборчиво указывать свою фамилию (или Ф.И.О.)?
Ответ: В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Пунктом 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, указано, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Форма трудовой книжки, утвержденная указанным Постановлением Правительства РФ, предусматривает, что на первой странице (титульном листе) трудовой книжки после подписи владельца книжки должна быть указана подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (разборчиво).
Согласно п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
Нормативными правовыми актами в области труда не раскрывается, что означает "указание подписи разборчиво".
При этом форма трудовой книжки не содержит указаний на то, что именно при проставлении подписи лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, нужно разборчиво указывать (только фамилию или фамилию, имя и отчество).
Подобное указание, например, содержалось на странице 2 формы N 025/у "Медицинская карта амбулаторного больного", утвержденной Приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 N 1030 (утратил силу в связи с изданием Приказа Минздрава СССР от 05.10.1988 N 750).
По нашему мнению, указание "разборчиво" не означает, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, на первой странице (титульном листе) трудовой книжки должно не ставить свою личную подпись, а разборчиво указывать свою фамилию (или Ф.И.О.).
Представляется, что данное указание означает требование о том, чтобы подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, можно было идентифицировать. С учетом этого при заполнении поля "Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек" можно по аналогии руководствоваться п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", согласно которому в состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке - в данном случае полное); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
В то же время ответственность за несоблюдение требований п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 при заполнении поля "Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек" не предусматривается.
Отметим: требование о том, чтобы подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, можно было идентифицировать, может быть соблюдено, в частности, когда лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, указывает полностью свою фамилию и инициалы имени и отчества, раздельно и без объединения.
Л.Л.Горшкова
Центр методологии бухгалтерского учета
и налогообложения
01.03.2010

На сегодняшний момент работа с трудовыми книжками регламентирована тремя нормативными актами:
1. Трудовой кодекс РФ.
2. Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»
3. Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» .
В приведенных актах достаточно много противоречий по оформлению дубликатов трудовой книжки, внесения записей в трудовые книжки и др. Работодатель при применении данных нормативных актах должен применять акт выше по силе в случае противоречия между ними. Согласно ст. 5 Трудового Кодекса РФ (приведена ниже) «в случае противоречий применяется Трудовой кодекс».

Вложение: образцы заполнения страниц.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней, в случае если работа в данной организации является для работника основной (в т.ч. на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию). На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы (и по их желанию).
При приеме на работу работник кадровой службы должен проверить подлинность трудовой книжки и при нарушениях или ее отсутствии завести новую, то есть:
1. Если один из разделов трудовой книжки закончился, то оформляется вкладыш в трудовую книжку . Вносить сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях» нельзя. В случае если работник при приеме на работу предоставил трудовую книжку в которой последние записи о работе внесены в раздел «сведения о награждении» работодатель обязан вшить ему в трудовую книжку вкладыш и свои записи внести именно во вкладыш не продолжая нарушения предыдущего работодателя.
2. Если в трудовой книжке последняя запись о приеме на работу в предшествующую организацию не закрыта записью об увольнении, то запись в данную трудовую книжку работника о приеме делаться не может, так как юридически не зафиксирован факт его увольнения с предыдущего места работы.
3. В обязательном порядке работодатель при приеме трудовой книжки проводит проверку подлинности бланка (по сравнительным характеристикам) и сведения в титульном листе трудовой книжки сверяются со сведениями в паспорте. Эти данные в двух документах должны совпасть побуквенно. В противном случае формально работодатель должен сделать заключение о том, что данная трудовая книжка не принадлежит данному человеку и не принимать ее. В данном случае для приема на работу данного человека по его заявлению ему оформляется новая трудовая книжка.
4. Работодатель в обязательном порядке должен проверить наличие печати организации и подписи ответственного лица на титульном листе трудовой книжки . Без данных реквизитов трудовая книжка является недействительной.

Типичные ошибки работодателей при оформлении титульного листа трудовой книжки

1. Указывается неправильное наименование ФИО, что делает трудовую книжку недействительной. В данном случае принимать данную трудовую книжку работодатель не может и по просьбе работника (письменной) ему может быть оформлена новая трудовая книжка .
2. Дата рождения человека должна быть указана полностью цифрами с 11.11.2003, до этого периода месяц рождения должен быть указан прописью в соответствии с данными паспорта.
3. Не указывается образование сотрудника. Иногда внизу подчеркивается одной чертой наличие образования, а графа остается незаполненной. Необходимо словами записать вид образования сотрудника. Если человек имел сначала одно образование, а потом получил другое, то рядом записывается новое образование, без перечеркивания предыдущей записи об образовании. Изменения в данную графу делаются на основании документа об образовании. Ссылка на документ, на основании которого вносилась запись об образовании на развороте обложки трудовой книжки не делается (см. п.2.4.в Постановлении 69).
4. Сведения об образовании необходимо делать полностью, то есть указывать например, «среднее общее», «высшее профессиональное», а не «среднее», «высшее».
5. Профессия, специальность – часто не указываются. При заполнении данного раздела необходимо также опираться на документ об образовании. Профессия должна быть указана в именительном падеже: экономист, механик, бухгалтер. Очень часто работодатели в этом разделе указывают не профессию, специальность данного человека, а его должность как работника, что является нарушением.
6. Дата заполнения - обязательна для указания, проставляется сотрудником отдела кадров заполняющего трудовую книжку и должны быть не позднее недельного срока с момента приема сотрудника на работу. В случае если дата заполнения трудовой книжки будет указана ранее, чем был выпущен сам бланк трудовой книжки, то такая трудовая книжка также будет признана недействительной. Работодатели очень часто совершают такую ошибку, если трудовая книжка заполняется гораздо позднее того срока.
7. Подпись владельца трудовой книжки – обязательна. Несмотря на это во многих трудовых книжках не проставляется подпись владельца трудовой книжки. Здесь необходимо помнить, что эта подпись проставляется для того, чтобы сотрудник лично проверил все внесенные сведения в титульный лист и заверил их соответствие реальному положению. Если подпись владельца трудовой книжки есть, то сотрудник отдела кадров и владелец трудовой книжки несут совместную ответственность при обнаружении несоответствии в указанных сведениях титульной страницы. В противном случае сотрудник кадровой службы несет персональную ответственность за допущенные нарушения.
8. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки (разборчиво). Многие работники кадровой службы указывают в данной графе фамилию ответственного лица. Эта графа подразумевает указание именно личной подписи ответственного лица, так как только проставляя подпись должностное лицо берет на себя ответственность за внесенные записи. К сожалению, оформлен этот реквизит таким образом, что очень многих кадровиков ставит в тупик, так как расписаться разборчиво зачастую бывает невозможно. Поэтому на практике сложилась такая ситуация, что ответственные лица указывают в данном месте и свою фамилию (разборчиво).
9. М.П. – Обязательно проставление печати организации, в которой заполняется титульный лист на работника впервые. Без печати трудовая книжка недействительна.

Типичные ошибки работодателей при оформлении раздела «Сведения о работе»

1. Сведения о работе начинаются с указания заголовка в виде полного точного (и сокращенного, при его наличии) наименования организации. Заменой ручного написания может быть штамп организации, который также проставляется перед начальной записью о приеме на работу и также должен содержать и полное и сокращенное наименование организации..
2. Обязательно указывается порядковый номер записи в трудовой книжке. Но он проставляется именно при внесении записи о приеме на работу, а не под заголовков в виде названия организации.
3. Указывается число, месяц и год –арабскими цифрами, когда вносятся сведения о работе. При этом, необходимо обратить внимание на то, какого образца трудовая книжка заполняется, то есть в трудовых книжках установленного образца 1938 года записывалась дата следующим образом: «2002.05.01», а в трудовых книжках образца 1975 и 2004 года: «05.01.2002»
4. Здесь же необходимо помнить, что сведения в трудовую книжку о приеме на работу вносятся по истечении 5 дней работы сотрудника в данной организации, не ранее. В противном случае работник будет иметь право обратиться в суд на работодателя за нарушение трудового законодательства (ст. 66 Трудового кодекса). Этот срок – 5 дней дается работнику, для того, чтобы он окончательно утвердился в желании работать в данной организации. Если сотрудник подаст заявление на увольнение до достижения пятидневного барьера, записи в трудовой книжке у него быть не должно.
5. В третьем разделе «Сведений о работе» вносятся сведения о приеме на работу на четко определенную должность в определенный отдел, в соответствии с точной формулировкой приказа о приеме на работу. Кроме этого никаких дополнительных сведений в этот раздел вносить не надо. Часто работодатели внося запись о приеме на работу указывают, что работник был принят по срочному договору, далее если договор становится бессрочный возникают вопросы с лишними сведениями в трудовой книжке.
6. В четвертом разделе – указывается, на основании чего вносится запись о приеме на работу, с указанием точного наименования документа, его даты и регистрационного номера. В подавляющем большинстве случаев это приказы по личному составу, но также это могут быть: решения общего собрания акционеров, протокол учредителей и др.
Типичной ошибкой при заполнении этого раздела является указание документа, на основании которого делается запись, потом его номера и даты (а не наоборот).
Кроме этого с момента выхода Постановления Правительства РФ №225 документ в виде основания указывается без сокращений, то есть полностью пишется: «приказ», «распоряжение», «протокол» и др.
7. В течение работы сотрудника в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» по такому же принципу вносятся следующие сведения:
· о переводах,
· переименовании должностей, отделов, и организации в целом,
· присвоение разрядов
· переименовании организации (должности)
· расторжении трудового договора.
8. При расторжении трудового договора указывается точная ссылка на статью Трудового Кодекса или другого законодательного акта, часть статьи и пункт статьи и точная расшифровка данной статьи (пункта, подпункта) – ст. 84\1 Трудового кодекса РФ. .
При внесении сведений о расторжении трудового договора сокращения также не используются, то есть, запись может иметь следующий вид:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статья 77 часть первая пункт 3 Трудового кодекса Российской Федерации»
9. После внесения сведений об увольнении записывается должность, расшифровка подписи и подпись ответственного должностного лица за ведение трудовых книжек. Данное лицо обязательно назначается приказом по основной деятельности.
10. Проставляется печать организации (юридического лица). Проставлять печать отдела кадров после последних изменений внесенных в Постановление Правительства 225 п.35 нельзя.
11. Согласно Постановления 225 от 16 апреля 2003 г. также под последней записью расписывается работник, подтверждая тем самым, что он ознакомлен и согласен со всеми записями, внесенными в его трудовую книжку в данной организации.

Типичные ошибки работодателей при внесении записей о награждениях.

1. В раздел «Сведения о награждениях» вносятся сведения о поощрении за особые трудовые заслуги.
2. Взыскания в трудовую книжку не вносятся. Исключением является случай, когда в качестве дисциплинарного взыскания выступает увольнение работника.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № __ недействительна, принят на должность _____________ в отдел ___________». И в графе 4 проставляется соответствующее основание для внесения этой записи.

Уничтожение бланков трудовой книжки (вкладышей).

Если при заполнении трудовой книжки бланк был испорчен, либо бланки устарели организация имеет право уничтожить такие бланки создав при этом соответствующий акт:

АКТ УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
«___»_____________200___г №_______ _________________________
(подпись)
Москва __________________________
Об уничтожении бланков трудовых книжек (расшифровка подписи)
«__»_________200___г.
М.П.

Составлен комиссией:
Председатель: главный бухгалтер О.П. Иванова
Члены комиссии:
бухгалтер К.И.Тихонов
секретарь В.Е.Павлова
специалист отдела кадров Г.И.Пахомова

Составили настоящий Акт в том, что за период с 01.01.2006 по 31.12.2006 в Открытом акционерном обществе «Севертрест», учреждения или организации) испорчено по причине
________________________________________________________________________________
(указать подробную причину порчи)

Ответ: При проставлении подписи лица, ответственного в организации за ведение трудовых книжек, в трудовой книжке увольняемого работника рекомендуем руководствоваться нормами ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) (далее — ГОСТ Р 6.30-2003) и внести в трудовую книжку наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

Обоснование: Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В п. 35 Правил установлено, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил).

Действующие нормативно-правовые акты не устанавливают особенности заверения записей в трудовой книжке; в частности, в них не уточнено, правомерно ли проставление подписи и только фамилии без инициалов, а также следует ли указывать должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

На наш взгляд, несмотря на то что положения ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299), к которым трудовая книжка не относится, и требования данного ГОСТ являются рекомендуемыми (разд. 1), в рассматриваемом случае целесообразно руководствоваться данными положениями как общепринятыми.

Как правильно поставить подпись лица, ответственного в организации за ведение трудовых книжек, в трудовой книжке работника при увольнении? Является ли нарушением проставление подписи и только фамилии без инициалов? Нужно ли указывать должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек?

← Предприниматель (страхователь) застраховал в страховой компании риски гибели или повреждения урожая сельскохозяйственной культуры вследствие наступления неблагоприятных природных явлений (засухи, заморозков, вымерзания и др.). В период действия договора в результате засухи был поврежден урожай. Однако страховщик отказался выплатить страховое возмещение на том основании, что засуха имела место еще на момент заключения договора, то есть это событие не являлось предполагаемым, а потому в соответствии с п. 1 ст. 9 Закона РФ от 27.11.1992 N 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации» не может быть рассмотрено в качестве страхового риска. Правомерна ли позиция страховщика?
Организация заключила трудовой договор с работником, который является временно пребывающим на территории Российской Федерации иностранным гражданином из «безвизовой» страны, нерезидентом для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц. В его разрешении на работу есть особая отметка — высококвалифицированный специалист. По какой ставке необходимо удержать налог на доходы физических лиц с суммы отпускных, выплачиваемых данному работнику за период отпуска? →

Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.

Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.

Именно поэтому особое внимание надо уделять не только тому, как правильно внести данные в трудовую книжку, но и заполнению титульного листа.

К сожалению, многие работники не знают, как в идеале заполнить первую страницу трудовой книжки и при получении трудовой на руки не может увидеть ошибку.

Именно поэтому наша статья будет полезна и для работников, и для работодателей.

Наша задача – научиться правильно заполнять все графы трудовой книжки, а в случае невозможности этого – сделать все, чтобы найти ошибки в заполнении. Вы также найдете здесь пример заполнения титульного листа. Итак, начнем по порядку и поговорим о написании имени, фамилии и отчества.

Сведения

После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.

Записи вносятся только черной или же синей ручкой .

Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере , но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.

Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.

Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? (образец заполнения)

Фамилия, Имя, Отчество

Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно . Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки .

ФИО нужно писать раздельно, чтобы каждая запись имела свою строку.

Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.

Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.

Пример заполнения первого листа (страницы) трудовой книжки (Фамилия, Имя, Отчество)

Образование

Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.

Существуют три степени образования , по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.

Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (образование)

Дата рождения

Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.

Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?

Дата рождения должна писаться цифрами, а не буквенным выражением (см. образец). К сожалению, любая другая форма записи считается неправильной.

Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)

Подпись работника

Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.

Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.

В случае если работник со временем меняет фамилию, то подпись со старой фамилией зачеркивается тонкой полосой, а рядом ставится новая подпись.

Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации .

Профессия, специальность

Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.

На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору .

Дата заполнения

Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности .

Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.

Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.

Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать . Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.

Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен.

Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»?

Многих волнует вопрос, можно ли использовать букву «ё» в написании имени или фамилии.

Ориентируйтесь на паспорт работника .

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Заключение

Трудовая книжка весьма важный документ, который требует трепетного к себе отношения.

Постарайтесь быть точными в заполнении трудовых книжек, ведь вы, заполняя страницы трудовой книжки, становитесь своего рода представителем своей организации и именно по вашей записи будут судить не только о работнике, но и о вашей фирме. Поэтому соблюдайте законодательство и думайте о работнике, который дал вам трудовую на заполнение. Он вам доверяет не просто документ, он доверяет вам свою трудовую историю.

Полезное видео

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку — первый лист, смотрите в видео ниже.

В.И. АНДРЕЕВА,

канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права

Российской академии правосудия

Заполнение титульного листа

Внесение изменений в титульный лист

Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу в соответствии со ст. 65 ТК РФ является обязательным, за исключением jbx случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем, который обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Исключение из этого правила сделано только для работодателей - физических лиц, которые не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст. 309 ТК РФ).

Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу предусмотрены две различные ситуации:

У работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, зарегистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы;

У работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо оформить.

Следует отметить, что на практике нередко встречается и другая ситуация, не предусмотренная ТК РФ, когда поступающий на работу имел трудовую книжку, но не может предъявить ее из-за утраты. Такая книжка подлежит восстановлению посредством оформления ее дубликата, и работодатели должны при этом оказать работнику содействие, особенно в случае ликвидации организации, которая являлась предыдущим местом его работы.

При проверке предъявленной трудовой книжки могут быть выявлены такие типичные ошибки, как: неверно указанные в титульном листе анкетные данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения), отсутствие на титульном листе оттиска печати, зачеркивания и исправления в сведениях о работе и т. п. Необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке ошибок, которые могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа. Особого внимания требует титульный лист: для исправления допущенных здесь ошибок работнику, как правило, приходится обращаться в ту организацию, где была сделана ошибочная запись, а при ее ликвидации и отсутствии документов в архиве вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу нередко может быть решен только в судебном порядке.

Оформление трудовой книжки впервые

Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила) оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке (п. 42 Правил).

До настоящего времени, несмотря на утверждение приказом Минфина России от 22.12.03 № 117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить. Необходимо подчеркнуть, что в названном документе говорится об обеспечении бланками трудовых книжек работодателей (юридических лиц), а не физических лиц (граждан). Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Из этого следует, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником утвержденным Порядком не предусмотрено и является прямым нарушением этого Порядка. Думается, что ответственность за такого рода нарушения должны нести прежде всего лица, занимающиеся продажей бланков трудовых книжек и вкладышей в них незаконными способами. Совершенно очевидно, что работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами незаконным путем.

Исправления, подчистки, зачеркивания в содержательной части трудовой книжки являются непредусмотренными способами исправления допущенных при заполнении трудовой книжки ошибок и требуют документального подтверждения в виде копий приказов по личному составу или архивных справок со ссылками на эти приказы.

В отличие от ранее действовавшей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (1974 г.). когда при отсутствии у гражданина трудовой книжки требовалось ""предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией...", в настоящее время никаких справок о периоде, предшествовавшем поступлению на работу, не требуется.

В то же время следует учитывать, что отсутствие у гражданина трудовой книжки еще не говорит об отсутствии у него стажа работы, т. к. и работа по трудовому договору у работодателей - физических лиц, и работа по гражданско-правовым договорам (подряда, поручения) включается в страховой стаж (при условии отчисления страховых взносов) при условии ее подтверждения соответствующими договорами, актами о выполнении работ, расчетными книжками, лицевыми счетами, ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда.

Заполнение титульного листа

В титульном листе трудовой книжки в соответствии с п. 9 Правил отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество: дата рождения; образование; профессия, специальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта - основного документа, удостоверяющего личность гражданина РФ. Паспорт является обязательным документом для всех граждан РФ с 14-летнего возраста. При отсутствии у гражданина по каким-либо причинам паспорта может быть предъявлен иной документ, удостоверяющий личность, например: военный билет, заграничный паспорт, водительские права и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).

После внесения в титульный лист фамилии, имени и отчества работника (без сокращений и замены имени и отчества инициалами) необходимо проверить сделанные записи для выявления возможных ошибок. При их обнаружении не предусмотрено вносить исправления в титульный лист. Бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению по соответствующему акту. Как уже было отмечено, наличие ошибок в титульном листе может иметь серьезные негативные последствия для работника в дальнейшем, поэтому, проставляя свою подпись в титульном листе трудовой книжки, работник должен предварительно внимательно прочитать внесенные в него записи.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы лишь те, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в бухгалтерии организации, что легко может проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих названных книгах.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся восемью арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры - для года), например: дата рождения - 09.04.1962.

Запись об уровне образования вносится только при наличии у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации:

Аттестата об основном общем образовании для выпускников IX класса или о среднем (полном) общем образовании для выпускников XI (XII) классов;

Диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профессиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также диплома о неполном высшем профессиональном образовании).

Поступающий на работу может иметь незаконченное образование соответствующего уровня, что должно быть подтверждено справкой образовательного учреждения или другим документом (например, зачетной книжкой или студенческим билетом).

На основании документов об образовании заполняется и следующая строка титульного листа - "Профессия, специальность". При заполнении этой строки нужно учитывать следующее:

диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза "степени бакалавра" по определенному "направлению" его профессиональной подготовки, а не о "присвоении квалификации" по определенной "специальности", как это указано в дипломе специалиста;

гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы), нередко вписывают в трудовую книжку наименование занимаемой им должности (рабочего места) или выполняемого вида работ (например, курьер), вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением квалификации по соответствующей специальности;

многие практики не учитывают различие в терминах "специальность" и "квалификация", воспринимая их как одно и то же, отсюда - типичная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наименования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию (например, вместо специальности "экономика и управление на предприятии (по отраслям)" записывают квалификацию "экономист"). Отметим, что описанная ошибка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадровых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требования Инструкции по заполнению трудовых книжек, т. к. записи должны производиться "без каких-либо сокращений" (п. 1.1), а наименование специальности требует для записи много места, которого явно недостаточно в самом титульном листе. Думается, что государственным инспекторам труда при проверке правильности ведения трудовых книжек необходимо учитывать эту "нестыковку" между Инструкцией, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст (ОКСО).

Дата заполнения трудовой книжки может не совпадать с датой начала работы в организации (работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней). Следует отметить, что, несмотря на указание п. 1.1 Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для "даты заполнения" оставлена строка ("____"____________20___г.), явно требующая

смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.

В титульном листе предусмотрены две подписи: владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Однако последняя подпись должна быть проставлена "разборчиво", что не вполне соответствует самому определению термина "подпись" как "собственноручной росписи" (по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28). В реальных трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание: "подпись - разборчиво" (ставят неразборчивую личную подпись; ставят личную подпись и ее расшифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию). В связи с этим можно порекомендовать специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, при подписании титульного листа (п. 2.2 Инструкции) ставить не свою личную подпись, а писать свою фамилию разборчиво.

И Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка, или печатью кадровой службы этой организации. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

Внесение изменений в титульный лист

При необходимости замены фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается ® новая (выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой "Исправленному верить", как это иногда делают неопытные работники кадровых служб.

Внесенные в титульный лист изменения обязательно должны быть подтверждены ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака и другие с указанием их серии, номера и даты. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы.

В ныне действующей Инструкции по заполнению трудовых книжек иначе, чем раньше, решается вопрос об указании на изменение уровня образования. Если ранее здесь также зачеркивалась предыдущая информация, то теперь вносится дополнение без зачеркивания уже внесенных записей (п. 2.4).

По-другому решается теперь и вопрос об отражении в титульном листе трудовой книжки информации о приобретении работником новых профессий или специальностей. В трудовые книжки старого образца эта информация вносилась только в момент первичного заполнения книжки. В настоящее время сведения о новой профессии или специальности должны дополнять ранее внесенные записи.