Виды документов. Формирование фондовых представлений

Формирование дел – неотъемлемая составляющая работы по текущему хранению документов предприятия, непосредственное исполнение которых завершено.

Формирование дел представляет собой процедуру группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и соблюдением определенных правил.

В зависимости от особенностей организации делопроизводства формирование дел может производиться либо децентрализовано – непосредственно в структурных подразделениях, либо централизованно – то есть в службе ДОУ предприятия.

Для формирования дела исполненные документы должны в 15 – дневный срок сдаваться их исполнителями в службу ДОУ.

Общие правила формирования дел:

в дела помещаются только исполненные документы, оформленные надлежащим образом;

распределение документов между делами производится в точном соответствии с номенклатурой дел;

группировка документов в составе дела производится в пределах календарного года, за исключением:

Переходящих дел;

Судебных дел;

Личных дел;

Историй болезни.

4) группировка документов одного вида с постоянными и временными сроками хранения производится в разные дела.

5) в дело помещается только один экземпляр документа. Исходящие документы и документы подлежащие возврату помещаются в дела в копиях.

6) факсограммы, телеграммы помещаются в дела на общих основаниях;

7) не допускается помещать в дела:

Оригиналы документов, подлежащих возврату;

Лишние, черновые экземпляры документов;

Некоторые виды документов в составе личных дел вкладываются в дела, но не подшиваются (поскольку подлежат периодической замене на более новые и актуальные);

8) объем дела не должен превышать 250 листов, а его толщина, включая обложку 4 см. в необходимых случаях допускается разделение дела на несколько томов. В этом случае индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением пометок «т.1», «ч.2» и т.д.

Отметим, что систематизация документов внутри дела может производиться либо в хронологической, либо в вопросно-логической последовательности.

Рекомендации по систематизации в составе дел наиболее распространенных видов документов содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству. Так, организационно-распорядительные документы рекомендуется систематизировать в составе дела по видам и хронологии, располагая их вместе с приложениями: сначала – документ, а после него – соответствующее приложение.

Учредительные документы (уставы, положения), должностные инструкции и инструкции по видам деятельности, утвержденные организационно-распорядительными документами (приказами) и являющиеся приложениями к последним, следует располагать в составе дела вместе с соответствующими документами (непосредственно после них).

Приказы и распоряжения должны помещаться в отдельные дела. В свою очередь, приказы по основной деятельности должны располагаться в составе дел отдельно от приказов по кадрам. Приказы по кадрам целесообразно помещать в самостоятельные дела с учетом их функционального назначения: отдельно – приказы о приеме на работу, отдельно – приказы об увольнении.

Документы протокольных мероприятий – переговоров, заседаний, совещаний должны помещаться в дела в хронологическом порядке.

Поручения вышестоящих органов управления (власти), а также документы, отражающие ход и результаты их исполнения, следует помещать в дела сообразно тем направлениям деятельности предприятия, к которым относятся соответствующие поручения.

Утвержденные документы по планированию деятельности, в том числе программы, планы графики, следует помещать в дела отдельно от их проектов. Этой рекомендации следует придерживаться и в отношении документов по учету и отчетности о результатах деятельности – отчетов, сводок.

Систематизируются точно также в составе дел сметы, лимиты, списки, расчеты-обоснования. Лицевые счета работников целесообразно группировать в алфавитном порядке. Документы в составе личных дел работников располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При этом отдельные виды документов в дела не подшиваются, а помещаются во вкладыш на внутренней стороне обложки – например справки, фотографии и др.

Систематизация в составе дел письменных обращений, поступивших в адрес предприятия от имени юридических и физических лиц, производится исходя из содержания обращения. В частности, просьбы, предложения, заявления и жалобы по вопросам деятельности предприятия все документы по их рассмотрению группируются отдельно от письменных обращений по личным вопросам.

Документы, образующие переписку предприятия, подлежат систематизации в пределах календарного года в хронологической последовательности, при этом документ – ответ (исходящий документ) помещается за документом-запросом (входящим документом).

Электронные документы и базы данных согласно Методическим указаниям ВНИИДАД РФ «Ведение делопроизводства в организации», формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел отдельно от документов на бумажных носителях. Электронные базы данных формируются в отдельные дела, при этом наименование дела соответствует наименованию базы данных.

Один отдельный документ – это единичный акт документирования. Однако деятельность любой организации отражается совокупностью документов, которые принято называть системами документации.

ГОСТ Р 51511-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет системы документации как «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к их оформлению». То есть системы документации представляют собой комплекс взаимосвязанных документов, в который последовательно отражается:

Ú деятельность определенной отрасли управления (промышленность, транспорт, культура, образование и т. д.). Отраслевые системы фиксируют производственную деятельность, и таких систем столько, сколько существует отраслей;

Ú отдельная функция управления , т. е. функциональные системы документации,имеющие межотраслевое значение иприсущие всем органам управления (организационно-правовые, распорядительные, плановые, отчетно-статистические и т. д.);

Ú уровень управления, определяемый местом конкретной организации в системе органов власти и управления (федеральный, региональный и местный уровень).

Системы документации характеризуются всеми признаками, которые присущи другим системам:

а) деление системы на подсистемы;

б) взаимосвязь внутри и между системами;

в) наличие внутренней организации;

г) автономность элементов системы;

д) способность к развитию.

Системы документации конкретной отрасли или функции управления делятся, в свою очередь, на подсистемы или в каждой системе мы можем выделить подсистемы, реализующие определенные задачи управления (например, система ОРД подразделяется на организационно-правовые документы; распорядительные документы; информационно-справочные документы.

Внутри системы и между ее элементами существуют многочисленные и разнообразные взаимосвязи. Документы в системе функционируют не изолированно. Каждый из них занимает определенное место, предназначен для определенных целей и отражает в своем содержании внешние и внутренние связи, иерархию системы управления, что проявляется в обязательности актов вышестоящих органов управления для нижестоящих. Характерной особенностью систем документации является их взаимосвязь и взаимообусловленность, а нередко и взаимопроникновение. Так, ОРД связана с отраслевыми и функциональными системами документации. В них отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, планирование, отчетность.

Тесно связаны между собой плановые и отчетно-статистические документы. Например, различные виды планов входят в состав плановой документации, а отчеты о их выполнении относятся к отчетно-статистической документации. Связь проявляется на всех стадиях периода действия планов – как в ходе переписки по их выполнению, так и на заключительной стадии при подведении итогов в виде отчетов. Таким образом, системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают.

Автономность системы проявляется в определенной самостоятельности функционирования и развития каждой части системы. Это означает, что подсистемы могут функционировать и выполнять свои задачи по отношению к другим системам в значительной степени самостоятельно. Например, в системе бухгалтерского учета существует множество автономных подсистем.

Вместес темкаждая система непрерывно развивается, поскольку усложняются функции управления, которые она отражает, изменяются технологии управления, техническая оснащенность. Таким образом, системы документации отвечают основным признакам системы.

Классификация как понятие означает распределение объектов, явлений, понятий по классам, отделам, разрядам в зависимости от их общих признаков. Классификацию можно назвать особым познавательным методом, поскольку она применяется во всех отраслях науки и в практической деятельности. Она способствует упорядочению предметов, явлений, облегчает процесс изучения, ориентировку и поиск необходимых сведений.

Основой для классификации документов и систем документации является общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Однако проблема классификации систем документации достаточно дискуссионна, поскольку существуют разные критерии, на основании которых они выделяются.

Наиболее распространенными критериями для классификации систем документации являются следующие:

· отрасль деятельности или управления (отраслевые системы документации);

· функции управления (функциональные системы документации);

· деятельность отдельных специфических ведомств (ведомственные системы документации: ФСБ, налоговая, пограничная, таможенная служба и т. д.);

· деятельность конкретного учреждения (внутриучрежденческая система документации).

Системы документации могут различаться не только по объекту или по предмету документирования, но и по процедурам управления :

· протокольная документация отражает работу коллегиальных органов в различных сферах деятельности (судебной, научной, управленческой, военной). Протоколирование как форма документирования означает объективную запись хода коллективного обсуждения вопроса;

· в качестве самостоятельной системы выступает система актирования . Акт как вид документа составляется в различных отраслях управления и деятельности (судебной, управленческой, материально-технического снабжения, капитального строительства) и объективно фиксирует несколькими лицами установление факта или состояния;

· широко распространена паспортная система документации ,характеризующая человека или предметы (гражданские паспорта, паспорта на машины, изделия, объекты, архивные фонды).

Таким образом, существует множество систем документации, которые взаимосвязаны и взаимообусловлены, но в разных системах присутствует одна и та же система документации, которую принято называть ОРД.

Разделение документации на системы достаточно условно и несовершенно, т. к. закрепить документы за определенной системой не всегда удается. Попытку осуществить классификацию систем документации в организации предпринял А.В. Пшенко, один из авторов учебника «Управление документами» (М.: ИНФРА-М, 2009). Все системы документации он разделяет на: а) общероссийские (функциональные и отраслевые), обязательные для применения; б) унифицированные системы управленческой и отраслевой документации.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

личного происхождения;
официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

входящие (поступившие в организацию);
исходящие (отправляемые из организации);
внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
Совокупность этих документов образует организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов:

простые;
сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

секретные;
для служебного пользования;
несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

Виды документов по способу изложения текста:

индивидуальные;
трафаретные;
типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Постепени подлинности документы делятся на:

подлинники (оригиналы);
копии;
дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

;

электронные сообщения.

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.

Формирование дел

Формирование дел должно обеспечивать выполнение следующих требований:

– оперативность обработки и поиска документов;

– надежность документационного обслуживания;

– сохранность документов.

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию - индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета - 02, бухгалтерия - 04 и т.д.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хране-ния изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30–40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.