Какой нужен документ для командировки. В ней должна быть указана

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала "Упрощенка".

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировку	Письменное распоряжение руководителя
Дата начала командировки	Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.
Дата окончания командировки	Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.
Размер суточных	700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
	Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировки	Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).
Дата окончания загранкомандировки	Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.
Размер суточных	2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходов	Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки .

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например. Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника. В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).

Командировка – это выезд работника в другой населенный пункт для выполнения определенного служебного задания по поручению руководства. Как правильно оформить командировку? Разберем последовательно этапы оформления командировки: документы, которые нужно заполнить, отражение необходимых бухгалтерских проводок, правильный учет командировочных расходов.

Оформление документов

Одним из важных моментов правильного оформления командировки – это заполнение необходимых командировочных документов. К ним относятся:

приказ на командировку Т-9, Т-9а – скачать образец заполнения можно ;

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте .

Первым делом нужно заполнить служебное задание, в котором необходимо отразить информацию о сотруднике, направляемом в поездку, о задачах, которые ему поставлены. Разработана унифицированная форма Т-10а, которой и стоит воспользоваться при оформлении служебного задания. Заполняет его, как правило, непосредственный руководитель командируемого сотрудника.

Далее на основании этого задания должен быть составлен приказ на командировку, на основании которого уже будут заполняться остальные документы. Для заполнения можно воспользоваться существующими формами Т-9 для одного работника и Т-9а, если в командировку направляется несколько работников. Данный приказ утверждает, кто отправляется на выполнение служебного задания, дату отъезда командируемого из организации, продолжительность поездки, а также место назначение.

Также в обязательном порядке оформляются авансовый отчет по форме АО-1 и командировочное удостоверение Т-10. Первый позволит отчитаться сотруднику по произведенным в связи с командировкой расходам, при этом к заполненному авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие затраты командируемого. Второй документ позволит подтвердить нахождение работника по месту назначения, так как содержит подписи и печати тех организаций, в которых командируемый побывал.

Ответственно подойдите к оформлению командировочных документов, особенно последних двух, ведь именно они помогут принять к учету произведенные затраты и учесть их при расчете налога на прибыль.

На период командировки за работником сохранятся средний заработок – .

Продолжительность командировки

Продолжительность командировки может быть от одного дня и до тех пор, пока не будет выполнена работником поставленная задача. Существующие нормативные документы на сегодняшний день никаким образом не ограничивают длительность командировки. При этом первый день командировки – это день выезда за пределы территории нахождения работодателя до 00.00 местного времени. Последний день командировки – это день возвращения до 00.00 местного времени. То есть если работник уехал 5 ноября в 23.00, а вернулся 7 ноября в час ночи, то длительность командировки принимается равной 3-м дням.

Учет расходов

К командировочным расходам относятся:

суточные;
оплата за проживание;
транспортные расходы;
прочие расходы, связанные с командировкой и разрешенные работодателем.

Выезжая из организации, работник получает определенную сумму денег на расходы. Эта сумма отражается в авансовом отчете, после своего возвращения работник должен будет отчитаться о реальных своих тратах и вернуть остатки выданной суммы в кассу (если деньги останутся), либо, если расходы превысят выданную сумму, то получить деньги, потраченные сверх выданной суммы, из кассы организации.

Суточные

Суточные – это фиксированная величина, которая выдается работнику в сутки, в связи с нахождение вне места его проживания и позволяет компенсировать дополнительные расходы.

Максимальный и минимальный размер суточных нормативными документами не ограничен. Организация самостоятельно устанавливает величину суточных, которую планирует выплачивать работника при направлении в командировку, и фиксирует ее в коллективном договоре, образец которого можно скачать , или в локальных актах организации.

В законодательных документах по поводу суточных расходов устанавливается только допустимые нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ. Для командировок по России не облагаются подоходным налогом суточные в пределах 700 руб., для командировок за пределы РФ – 2500 руб. Зачастую именно эти величины и используют организации для выплаты суточных своим работникам. О командировке за границу читайте в .

На самом деле, заплатить можно и больше, только с величины суточных сверх предельных сумм придется удержать НДФЛ.

Документом, на основании которого выплачиваются суточные, выступает командировочное удостоверение, в котором указано, когда работник покинул организацию и когда вернулся.

Проживание

Работник для проживания может снять номер в гостинице либо же снять квартиру. В любом случае свои расходы на проживания он должен подтвердить соответствующими документами.

Если номер в гостинице оплачивается наличными, то должен присутствовать гостиничный или фискальный чек, если безналичными – акт, счет-фактура, гостиничный чек. Если номер бронируется заранее, то стоимость брони также включается в расходы на проживание. Дополнительные расходы, произведенные работником в гостинице (сауна, бассейн, массаж, обслуживание номера, питание в ресторане и т.д.), в качестве затрат на проживание не принимаются.

Если для проживания снимается квартира, то должен быть заключен договор аренды жилого помещения, если эта квартира снимается организацией для работника. Если же сотрудник самостоятельно снимает квартиру, то следует заключать договор найма жилья. Чем отличается договор аренды от договора найма?

Транспорт

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировку	Письменное распоряжение руководителя
Дата начала командировки	Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.
Дата окончания командировки	Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.
Размер суточных	700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
	Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировки	Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).
Дата окончания загранкомандировки	Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.
Размер суточных	2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходов	Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Особенности оформления однодневной командировки

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Порядок оформления командировки в 2019 году

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).

Оформление поездки в командировку требует особого внимания и соблюдения определенных правил. Каждый год меняются условия, правила, по которым осуществляется учет, и порядок проведения расчетов, что требует пристального внимания бухгалтерии организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Командировка – это выезд за пределы офиса/предприятия согласно оформленному руководителя.

Она может быть плановая, спланированная и внеплановая, продолжительная и краткосрочная.

Сотрудникам, направляемым в командировку, нужно понимать, что получение гарантий и компенсаций, оговоренных в Трудовом Кодексе, возможно лишь при наличии трудового договора.

В статье 11 ТК РФ говорится, что те работники, которые заключили договор ГПХ, также не имеют право претендовать на определенные выплаты, предусмотренные правовыми актами.

В конце командировки подразумевается составление , который будет являться подтверждением всех затрат в служебной поездке.

Документы для командировки

Действующее законодательство предусматривает определенные правила оформления командировки. При этом необходимо оформление определенных документов.

Перед поездкой

Перед отправкой сотрудника в командировку, в обязательном порядке, руководителю направляется служебная записка с просьбой отправить в поездку того или иного сотрудника.

В ней должна быть указана:

цель поездки;
обоснованная причина, по которой в командировку отправляется именно данный сотрудник;
срок командировки.

Приказ

Приказ составляется и подписывается руководителем по унифицированной форме, согласно действующему законодательству.

Однако, если на предприятии утверждена другая форма приказа, то можно воспользоваться ей.

Основанием для оформления приказа является служебная записка. Приказ передается командированному лицу для ознакомления и подтверждения, посредством личной подписи.

Маршрутный лист

Маршрутный лист выдается командированному работнику в случае его поездки на личном или корпоративном транспорте. Такая поездка возможна лишь с письменного разрешения руководителя.

В данном документе прописываются:

дата отъезда, которая является началом командировочной поездки;
дата приезда, которая является окончанием командировочной поездки;
наименование предприятия, которое выдала данный документ;
данные сотрудника (ФИО, сведения медицинского осмотра);
должностная категория командированного работника;
данные о машине (марка, госномер);
маршрут поездки, то есть, куда именно отправляется сотрудник.

Служебная записка

В случае, когда нет документов по расходам и затратам, служебная записка служит доказательством командировки.

В ней проставляется время и дата по прибытии и отъезду в пункте назначения.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение выдается только в том случае, если сотрудник направлен в страны СНГ.

На личном транспорте

Если сотрудник желает отправиться в командировку на личном автомобиле, то ему следует сначала получить письменное разрешение руководителя. Только после этого он может воспользоваться в командировке личным автомобилем.

У многих организаций возникает необходимость отправить своего работника в командировку, это может быть командировка в пределах страны либо за границу, длительная или не очень. Независимо от вида командировки необходимо правильно её оформить, заполнить все командировочные документы, в бухгалтерском учете совершить необходимые проводки, правильно учесть командировочные расходы в целях налогообложения.

Разберемся, как оформить командировку, и какие необходимо заполнить документы.

Командировка - это отъезд работника из организации для выполнения служебного задания за пределы населенного пункта, в котором располагается данная организация. Продолжительность командировки может быть от одного дня и более, это зависит от сложности поручения, его объема и других особенностей. Длительность командировки никакими документами не ограничивается.

Первым днем командировки считается день отъезда из места постоянной работы (до 00.00 по местному времени), последний день - день прибытия в место постоянной работы.

Ст.167 Трудового кодекса РФ гарантирует сотруднику, направленному в командировку:

сохранение за ним должности;
выплату работнику за время командировки его среднего заработка;
возмещение работнику всех командировочных расходов.

Командировочные документы

- направление сотрудника в командировку оформляется данным приказом, существуют унифицированные бланки: форма Т9 для одного сотрудника, форма Т9а для группы сотрудников. Скачать эти формы можно здесь, там же вы найдете образец заполнения приказа на командировку.
- данный документ сдается работником по приезду из командировки и содержит информацию о потраченных им суммах (командировочных расходов) с подтверждающими факт затраты документами. Предъявить авансовый отчет работник обязан в течении 3-х дней с момента возвращения. Скачать бланк АО-1 можно в статье: Образец заполнения авансового отчета АО-1.
- сдается также при возвращении из командировки вместе с авансовым отчетом, данным документом работник подтверждает факт нахождения по месту назначения, он содержит подписи и печати организаций, в которых работник побывал. Удостоверение имеет унифицированную форму Т-10, скачать его можно здесь.

Также в качестве командировочных документов может выступать отчет о командировке, составленный работником по его возвращении, а также служебное задание, составленное руководителем подразделения.

Изменения 2015 г .: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в .

Авансовый отчет является обязательным документом при оформлении командировки, к нему прилагаются также документы, подтверждающие произведенные расходы. При неправильном и ненадлежащем оформлении авансового отчета затраты нельзя будет принять к учету в качестве командировочных расходов и, соответственно, впоследствии нельзя учитывать при определении налоговой базы при налогообложении.

Приказ на командировку, служебное задание, отчет о командировке - это внутренние документы, они не обязательны для признания понесенных командировочных затрат.

Налоговый учет командировочных расходов

Согласно НК РФ в налоговом учете командировочные расходы отражаются в составе прочих расходов (ст.253 НК РФ). Эти расходы признаются в том отчетном периоде, в котором была командировка. Датой подтверждения командировочных расходов признается дата авансового отчета.

На сумму командировочных расходов может быть уменьшена налоговая база при .

Расходы, которые могут быть учтены для целей налогообложения (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ):

транспортные расходы на проезд до места командировки и обратно;
расходы на проживание (оплата гостиницы или аренда жилого помещения);
суточные;
оформление выдачи виз, паспортов и прочих подобных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита и другие аналогичные сборы.

Дополнительные расходы в гостинице, связанные с обслуживанием номера (уборка, химчистка, услуги носильщика), питанием в ресторане, баре, посещением оздоровительных заведений (бассейн, спортзал, сауна) в качестве командировочных расходов не признаются и не уменьшаются налоговую базу при расчете налога на прибыль.

Командировочные расходы и НДС

Для того, чтобы направить , нужно, чтобы этот НДС был выделен отдельной строкой в подтверждающих документах: в счетах-фактурах и документах, подтверждающих уплату, и документах строгой отчетности.