Записка-расчет, которая оградит от претензий расходы на выплату отпускных. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику Бланк унифицированной формы т 60

Каждый сотрудник может рассчитывать на возможность ухода в ежегодный и при этом оплачиваемый отпуск. Для подтверждения данного факта оформляется документ, который называется запиской-расчетом о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60). Он также служит для расчета размера начисляемых сотруднику отпускных.

Данная форма должна быть заполнена на обеих сторонах. На лицевой стороне данные вносит кадровик (основанием для заполнения формы является приказ на отпуск). На другой стороне необходимую информацию прописывает бухгалтер.

Каждый сотрудник имеет возможность уйти в заслуженный отпуск (по графику отпусков), написав заявление.

Еще одним документом, полезным для ознакомления является .

Как заполняется Форма Т-60?

На лицевой стороне должна быть следующая информация:

– наименование организации;

– порядковый номер документа и дата заполнения;

– период, за который начисляются отпускные;

– продолжительность оплачиваемого отпуска;

– дополнительные дни, если таковые есть (их количество);

– подпись сотрудника кадровой службы;

Вся необходимая информация есть в приказе на отпуск.

На второй стороне записки-расчета проводится расчет отпускных.

За основу для расчета отпускных берется информация о доходах сотрудника за предыдущий год (12 календарных месяцев).

Первая таблица должна содержать данные о выплатах сотруднику за период расчета (12 месяцев).

Основываясь на общей сумме имеющихся выплат (за период в 12 месяцев), рассчитывается средняя сумма заработка в день.

Из этой суммы уже просчитывается сумма отпускных за какое-то определенное количество дней.

В качестве основания для выплаты отпускных выступает платежная ведомость и РКО. Порядковый номер платежного документа и дата заполнения записываются на оборотную сторону этого документа.

Бухгалтер, ответственный за расчет обязан подписаться на оборотной стороне документа.

Скачать записку-расчет о предоставлении отпуска (форма Т-60)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

★

Трудовое законодательство тщательно регулирует правоотношения, возникающие между работодателем и работником. В соответствии с действующим правовым регулированием, каждый сотрудник имеет право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска.

Отпуск предоставляется работодателем путем принятия соответствующего документа – распоряжения или приказа. А основанием для его предоставления служит письменное заявление самого работника.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

За дни оплачиваемого отпуска сотрудник получает определенную сумму денег, которая должна быть оплачена ему не позднее, чем за 3 дня до предполагаемой даты отдыха. При этом законодательство также регулирует порядок и правила осуществления расчета отпускных. Данная процедура производится с помощью унифицированной форму Т-60.

А что это за документ, и какие особенности он имеет?

Общие сведения

Действующее законодательство гласит, что каждый сотрудник, который осуществляет рабочую деятельность на основании заключенного с работодателем трудового соглашения, имеет право получения ежегодного оплачиваемого отпуска. Его длительность составляет 28 дней. Но подобное право возникает у работника в том случае, если он проработал у конкретного работодателя не менее 6 месяцев.

Работодатель обязан ежегодно составлять график отпусков своих сотрудников. Конечно, при его составлении учитывается также желание работника. В дальнейшем работник оформляет свой отпуск в соответствии с установленным графиком.

Сотрудник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска не менее чем за 2 недели до предполагаемой даты. На основании данного документа руководитель компании издает соответствующий приказ по форме Т-6. Далее эти бумаги передаются сотруднику бухгалтерии, который производит расчет суммы отпускных и начисляет ее на счет работника не менее, чем за 3 дня до даты отдыха.

Расчет суммы отпускных вносится в записку по форме Т-60. В данном документе заполняются и другие данные (например, количество дней, в течение которых работник будет находиться в отпуске).

Кто должен заполнять записку-расчет

Форма Т-60 состоит из двух больших разделов. В первом из них заполняются данные о работнике (ФИО, должность, срок отпуска и т.д.). Данный раздел заполняется соответствующим работником кадрового отделения предприятия. При этом все данные должны быть внесены в бланк документа после принятия соответствующего решения о предоставлении отпуска конкретному работнику и до передачи данного документа бухгалтеру.

А вторая часть документа содержит информацию о сумме, которая должна быть выплачена сотруднику. Данный раздел заполняется сотрудником бухгалтерии после произведения расчета суммы отпускных.

Бланк формы Т-60:

Основание для составления записки

Записка должна быть составлена и оформлена в соответствии с определенными законодательными требованиям. Кроме того она составляется на основании конкретных документов. В качестве документального основания для ее оформления выступает график отпусков, который ежегодно утверждается руководителем предприятия.

Но кроме данного документа основанием для составления записки также служат следующие:

заявление работника о предоставлении ежегодного отпуска;

Если работник не написал заявление о предоставлении отпуска, то сотрудник кадрового отдела может отправить ему соответствующее уведомление об отпуске, который оформляется согласно ране утвержденному графику. Сделать это нужно не менее, чем за 2 недели до даты предполагаемого отпуска.

В этом случае работник должен дать свое письменное согласие на предоставление оплачиваемого отпуска. Сделать это можно путем подписания письменного уведомления, которое было отправлено сотрудником кадрового отдела.

Инструкция по заполнению унифицированной формы

Образец формы Т-60 имеет 2 стороны – лицевую и оборотную. Лицевая сторона данного документа заполняется соответствующим сотрудником кадрового отделения, после чего документ передается в бухгалтерию. Именно бухгалтерия производит все расчеты, и оборотную часть формы заполняет сотрудник, который занимается расчетом сумм отпускных сотрудников.

Заполнение данного документа должно осуществляться в соответствии с установленными законодательными требованиями. Ниже приведена подробная инструкция по оформлению формы Т-60.

Лицевая сторона

Лицевая часть формы, по сути, выполняет функции титульного листа.

В ней вносятся общие данные, как, например:

информация о работодателе;
данные работника, которому предоставляется отпуск;
срок его предоставления;
вид предоставляемого отпуска и т.д.

На верхней части документа указываются данные работодателя. При этом нужно указать полное наименование компании, в том числе и ее организационно-правовую форму (например, ОАО, ЗАО и т.д.).

Каждая записка должна иметь свой индивидуальный порядковый номер, который также необходимо указать. Он определяется, учитывая правила внутреннего документооборота конкретного предприятия.

К числу этих сведений относятся:

ФИО работника;
должность;
подразделение, в котором он работает;
табельный номер, который был присвоен во время заключения трудового соглашения.

Следующее, что нужно указать на лицевой стороне документа, это – промежуток времени, за который сотруднику предоставляется отпуск. При этом необходимо заполнить стаж сотрудника и количество дней отпуска, указав даты его начала и окончания.

Следует также указать вид отпуска. Ведь в соответствии с действующим правовым регулированием работнику могут оформить не только плановый оплачиваемый отпуск: им также может быть предоставлен дополнительный или учебный отпуск за свой счет. В этом случае работник не получает денежную компенсацию.

Именно поэтому в форме Т-60 необходимо указать вид отпуска, а также вписать количество дней отпуска в соответствующей графе, сделав ссылку на документ, который послужил основанием для его оформления.

В самом конце лицевой стороны документа ставится подпись сотрудника, который ее заполнял. Указывается также его должность.

Пример заполнения форма Т-60:

Оборотная сторона

Это – основная часть формы Т-60, в котором заполняется вся информация касательно суммы, подлежащей выплате работнику при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Законодательство тщательно регулирует порядок и правила осуществления расчета данной суммы. В качестве основы берется размер выплат, которые получал сотрудник за последние 12 месяцев. При этом все эти суммы указываются на оборотной стороне записки.

После этого соответствующий работник бухгалтерии вписывает общее количество дней, за которые осуществляется расчет отпуска сотрудника, после чего вычисляется показатель среднего дневного заработка.

На оборотной стороне формы Т-60 существует специальная таблица с названием “Начислено”. В ней указываются все расчетные начисления, которые выплачиваются работнику. На данной стороне документа также имеется специальный столбик под номером 8.

В частности, необходимо умножить показатель среднего дневного заработка на количество дней, в течение которых работник будет находиться в отпуске. Результат нужно вписать в столбик номер 8.

Если кроме отпускных сотрудник имеет право на получение каких-либо дополнительных начислений, то их сумму также нужно указать на оборотной стороне формы Т-60. В столбик номер 15 нужно вписать общую сумму, из которой будет удержана сумма подоходного налога в соответствии с требованиями действующего законодательства.

А сумму, которую получит работник после списания всех налогов, необходимо вписать в столбик номер 23.Именно данная сумма должна быть выплачена работнику не менее чем за 3 дня до начала его отпуска. При этом ее нужно указать не только в числах, но и в буквах.

В самом конце оборотной стороны формы ставится подпись сотрудника, который осуществлял расчет суммы отпускных. Для произведения расчета данной суммы сотрудники бухгалтерии в основном используют различные программы. Например, многие осуществляют расчет с помощью excel или программы 1С.

Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, что действующее законодательство тщательно регулирует порядок и правила расчета отпускных. При этом к данному процессу нужно отнестись очень серьезно. А от правильного расчета данной суммы зависит не только размер отпускных, но и налогов, которые должны быть перечислены в государственный бюджет.

Именно поэтому была утверждена специальная унифицированная форма Т-60, которая должна быть использована для произведения расчета суммы отпускных. При этом применение данной формы является обязательным для всех работодателей. Это в полной мере касается не только предприятий различной организационно-правовой формы, но и индивидуальных предпринимателей, которые используют труд наемных работников.

Конечно, законодательство устанавливает определенные правила заполнения данного документа. Но способ его оформления не имеют какого-либо значения. Данные могут быть вписаны от руки. Но может применяться также печатная форма документа.

Также необходимо помнить о том, что заполненная форма должна быть храниться в соответствии с требования документооборота конкретного предприятия: в основном она хранится в личном деле сотрудника.

Учитывая обязательность использования данной формы, каждый работодатель должен иметь ее при себе. Образец бланка можно скачать бесплатно из интернета.

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Записка-расчет представляет собой первичный учетный документ бухгалтерского учета, необходимый для подтверждения предоставления сотруднику оплачиваемого отпуска и обоснования расчета причитающейся ему выплат.

Документ оформляется по унифицированной форме Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года .

Порядок формирования

Записка-расчет составляется непосредственно перед предоставлением сотруднику оплачиваемого отпуска.

Документальным обоснованием для ее формирования являются заранее составленный работодателем график отпусков на очередной год, приказ руководителя организации о предоставлении отпуска сотруднику, платежная ведомость и расходный кассовый ордер.

Согласно действующему законодательству применение записки-расчета по форме Т-60 распространяется на все организации не зависимо от формы собственности за исключением бюджетных учреждений. Хранение данных документов осуществляется службой бухгалтерского учета со сроком не менее 5 лет.

Законом не установлены точные сроки формирования записки. Согласно Трудовому кодексу работник должен получить отпускные за 3 дня до выхода на отдых , поэтому целесообразно к этому моменту сформировать все необходимые документы.

Заполнение

Форма Т-60 представляет собой двухсторонний документ. Лицевая сторона содержит основные сведения о сотруднике и предоставляемом отпуске, ее оформлением занимается отдел кадров на основании приказа о предоставлении отпуска.

Оборотная сторона документа заполняется бухгалтерией и содержит в себе сведения о начисленных отпускных.

Лицевая сторона

Вверху документа указываются полное наименование компании и ее код по классификатору ОКПО.
Рядом с заголовком указывается его номер и дата составления.
Следующие строки содержат персональную информацию о работнике:
- полные Фамилия, Имя, Отчество;
- табельный номер;
- наименования структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
- должности в соответствии со штатным расписанием.
Далее следуют сведения непосредственно о предоставляемом отпуске.
Сперва указываются данные об ежегодном оплачиваемом отпуске. Здесь отмечается за какой период работы предоставляется отпуск, его продолжительность в днях, а также даты начала и завершения.
Следующие строки заполняются в случае предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска.
Дополнительный отпуск полагается определенным категориям работников в соответствии с Трудовым кодексом, его предоставление предусмотрено внутренними локальными документами организации.
В самом низу лицевой стороны документа указывается должность ответственного сотрудника отдела кадров, подпись и ее расшифровка.

Оборот

В первом разделе оборотной стороны документа находится таблица, в которой отражаются сведения о начисленной заработной плате за предыдущие периоды.

В графах 1 и 2 вписываются периоды в помесячной разбивке, за которые была начислена заработная плата.
В графе 3 указывается размер выплат, полученный сотрудником в советующий период. В самом конце графы 3 определяется общая сумма начисленной за расчетный период заработной платы. Указываются все выплаты, полученные сотрудником в конкретном отчетном месяце (в т. ч. премии, надбавки, корректировки и т.д.). Как правило, расчетный период составляет 12 месяцев.
В графу 4 заносится общее количество дней в расчетном периоде.
В расчете используют «условное» число календарных дней, которое в месяце составляет 29,4 дня. В случае если сотрудник был на больничном, производится соответствующий пересчет количества дней.
Графа 5 заполняется, если устанавливается суммированный учет рабочего времени.
В графе 6 указывается средний дневной (или часовой) заработок, который определяется как отношение итоговой суммы (6 гр.) к количеству календарных дней (гр.4) или часов (гр. 5).
Следующий раздел «Начислено» состоит из двух одинаковых частей и содержит сведения о начисленных работнику отпускных. Заполнение второй части осуществляется в случае если отпуск выпадает на несколько месяцев.
В графах 7 и 11 указывается количество дней отпуска, приходящиеся на соответствующий месяц.
Графы 8, 9 и 12, 13 содержат информацию о сумме начислений, приходящихся на каждый месяц отпуска в зависимости от их источника финансирования. Сумма начислений в графе 8 (12) равна произведению количества дней отпуска, указанных в графе 7 (11), на средний дневной заработок, указанный в графе 6.
Если работнику положены дополнительные выплаты, то они заносятся в графы 10 и 14.
В графу 15 заносится итоговая сумма начисленных выплат по всем источникам финансирования.
Раздел «Удержано» содержит в себе информацию обо всех удержаниях с заработной платы работника:
– в графе 16 указываются сведения об удержанных налогах;
– в графах 17-21 отображаются прочие удержания (к примеру, алименты).
В графе 22 суммируются значения по графам 16-21.
В графе 23 рассчитывается итоговая величина отпускных выплат, которая определяется как разница между суммой начислений по графе 15 и суммой удержаний по графе 22.

Под расчетом бухгалтер вписывает причитающуюся к выплате сумму, затем дублирует ее прописью. Рядом вписываются реквизиты документа (номер и дата), по которому эта сумма будет выплачена. Внизу документа ответственный сотрудник бухгалтерии указывает свою должность, ставит подпись и указывает ее расшифровку. Ниже вы можете ознакомиться с бланком и образцом заполнения записки-расчет на отпуск.

Записка-расчет о предоставлении отпуска – документ, который подтверждает факт предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска. Он необходим для расчета выплат за этот период. Для этих целей в организациях применяют форму Т-60, которую утверждает руководитель и .

Как заполнить форму Т-60

Бланк формы Т-60 является двухсторонним. Лицевая сторона оформляется работником отдела кадров, а оборотная – работником бухгалтерии.

Графа «Период работы»: В этой графе, даже ели год был отработан не полностью, оформляя часть отпуска, пишется целый год. При оформлении таких отпусков как по беременности и родам или по уходу за ребенком, период проставлять не нужно.

Графа 3: Указывается итоговая сумма выплат работнику за каждый месяц целого расчетного периода, с учетом корректировки.

Графа 4: Необходимо отметить, что для расчета отпускных употребляется "условное" количество календарных дней. Если месяц был отработан полностью, это число составляет 29,4 дня. Иначе применяется дополнительный расчет.

Графа 5: Необходимо заполнять, если работнику был установлен суммированный (общий) учет рабочего времени.

Графа 6: Величина среднего заработка за день (средняя зарплата) выходит при делении суммы начисления за расчетный период на число календарных дней конкретного расчетного периода.

Почему этот документ важен: Инспекторы могут не признать отпускные в расходах, если компания документально не подтвердит их сумму. Главный документ, который позволит избежать претензий, — форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

В чем часто ошибаются: Праздники включать в число календарных дней отпуска не нужно. Кроме того, рабочий год, за который предоставляется отпуск, вовсе не совпадает с календарным.

Когда понадобится документ

Всякий раз, когда сотрудник компании идет в отпуск, необходимо сделать расчет отпускных по специальной унифицированной форме. Без этого документа налоговики могут отказать признать расходы на отпускные при расчете налога на прибыль. Причем даже при наличии приказа о предоставлении отпуска (который тоже составляется по унифицированной форме).

Если ваша компания на «упрощенке»

В каком виде составить и что должно быть обязательно

Форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Все документы, приведенные в этом постановлении, являются обязательными для применения, поэтому составлять записку-расчет в произвольной форме нельзя.

В форме № Т-60 фиксируется прежде всего собственно величина отпускных. Кроме того, надо будет привести и другие показатели, в частности:

-рабочий год, за который предоставляется отпуск;
-продолжительность отпуска;
-выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам);
-количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;
-среднедневной заработок.

Как определить рабочий год. Сразу подчеркнем, что календарный и рабочий годы не имеют ничего общего. Если календарный начинается 1 января и заканчивается 31 декабря, то рабочий отсчитывается с даты приема на работу. Например, сотрудник устроился в компанию 8 июня 2009 года. Тогда рабочим годом будет период времени с этой даты и по 7 июня 2010 года включительно. Но обратите внимание: есть периоды времени, которые в отпускной стаж не включаются. Например, отпуска за свой счет начиная с 15-го дня или отпуска по уходу за ребенком (ст. 121 Трудового кодекса РФ).

Еще по этой теме

Подробно о том, какие периоды включаются в «отпускной» стаж, а какие нет, можно прочитать в журнале «Главбух» № 19, 2009 .

В этом случае рабочий год продлевается на время таких периодов.

Что учесть, определяя продолжительность отпуска. По общему правилу продолжительность оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Но работнику может полагаться как удлиненный ежегодный отпуск, так и дополнительный. Причем такой отпуск может быть установлен законодательно (например, при ненормированном рабочем дне). А может предоставляться самой компанией на основании ее внутренних документов.

Одна из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней, другие же могут иметь любую продолжительность (ст. 125 Трудового кодекса РФ). То есть работник вправе написать заявление как на отпуск с понедельника по пятницу, так и с субботы одной недели по воскресенье другой.

Еще одна деталь, о которой важно помнить. Выходные праздничные дни в число дней отпуска не включаются и, соответственно, не оплачиваются (ст. 120 Трудового кодекса РФ). Допустим, работник написал заявление, что собирается отдыхать 7 календарных дней начиная с 8 июня 2009 года. Это означает, что последним днем отпуска будет 15 июня. Ведь 12 июня - праздник. Поэтому будьте внимательны в том случае, когда в заявлении на отпуск не указана его продолжительность, а просто приведены даты начала и окончания отпуска. Возьмем тот же пример, но предположим, что в заявлении просто указано, что работник идет в отпуск с 8 по 14 июня. Тогда продолжительность отпуска составит 6 календарных дней, несмотря на то что фактически сотрудник будет отдыхать полную неделю.

Как правильно рассчитать отпускные. Про то, как рассчитывать саму сумму отпускных, мы подробно писали в журнале «Главбух» № 15, 2009 . Поэтому останавливаться на методике расчета не будем. Добавим лишь, что в форме № Т-60 сумму отпускных нужно привести с разбивкой по месяцам, на которые приходится отпуск.

Как определить сумму к выплате. Последний этап - определить, какая сумма полагается сотруднику на руки. Иначе говоря, из начисленной суммы отпускных нужно удержать НДФЛ. При этом, если доход сотрудника облагается по ставке 13 процентов, нужно учесть все полагающиеся ему налоговые вычеты.

Пример: Заполнение формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска»

Сотрудник ООО «Мир» Соколов А.В. с 26 октября 2009 года уходит в отпуск на 14 календарных дней. То есть на октябрь приходится 6 дней отпуска, а на ноябрь - 8. При этом день выхода из отпуска - 10 ноября, поскольку 4 ноября - выходной праздничный день.

Расчетный период для исчисления среднего заработка - с 1 октября 2008 года по 30 сентября 2009 года. В течение этого времени оклад Соколова составлял 18 000 руб. Других выплат, кроме заработной платы, у сотрудника не было. Но при этом в течение расчетного периода Соколов уже был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней в период с 6 по 19 июля 2009 года включительно. Таким образом, в этом месяце он отработал 13 дней, за которые ему начислили 10 173,91 руб. Количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:

11 мес. 5 29,4 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. 5 17 дн. = 339,5226 дн.,

где 17 дн. - количество календарных дней в июле 2009 года, приходящихся на отработанное время.

Сумма среднедневного заработка будет равна:

(18 000 руб. 5 11 мес. + 10 173,91 руб.) : 339,5226 дн. = 613,14.

Общая величина отпускных составит 8583,96 руб. (613,14 руб. 5 14 дн.). Из этой суммы на октябрь приходится 3678,84 руб. (613,14 руб. 5 6 дн.), а на ноябрь - 4905,12 руб. (613,14 руб. 5 8 дн.).

Стандартные налоговые вычеты работнику не полагаются. Сумма НДФЛ составит (Соколов - налоговый резидент России) 1116 руб. (8583,96 руб. 5 13%). На руки он получит 7467,96 руб. (8583,96 - 1116).

Форма № Т-60, которую заполнил бухгалтер ООО «Мир», представлена ниже.

Напомним, что выплатить отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 Трудового кодекса РФ). При этом выдавать вместе с отпускными и заработную плату за отработанное до начала отпуска время необязательно. Выдача зарплаты производится в сроки, которые установлены в компании, и от графика отпусков не зависит.