График отпусков образец заполнения. Что указать в графике, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Вы еще не составили график отпусков на 2019 год? Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте о 4 новых правилах в 2019 году и скачайте пример заполнения.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2019 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

  1. Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
  2. Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
  3. Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
  4. Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в документе:

  1. Реквизиты работодателя.
  2. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
  3. Даты начала отпуска.
  4. Количество календарных дней отпуска.
  5. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы

Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.

Порядок составления на 2019 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Какие работники вправе взять отпуск вне графика

Документ-основание

Норма

Работник, жена которого в отпуске по беременности и родам

Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам

Часть 4 ст. 123 ТК

Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или сразу после него

Листок нетрудоспособности по беременности и родам

Статьи 122, 260 ТК

Работники в возрасте до 18 лет

Статьи 122, 267 ТК

Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев

Свидетельство о рождении

Статья 122 ТК

Совместители

Справка с основного места работы

Статья 286 ТК

Работники Крайнего Севера и приравненных территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности

Свидетельство о рождении

Статья 322 ТК

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу , закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

  1. Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
  2. Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.

Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.

Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика - . Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) - самый поздний срок утверждения графика.

  1. График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
  2. График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2019 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Позиция первая . Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.

Позиция вторая. Есть мнение, что…

Смотрите видео по теме. Узнайте ответы на свои вопросы! - готовую таблицу с четырьмя вкладками. Вам остается лишь внести данные по сотрудникам в эксель и скачать.

Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила . Из нее вы узнаете, как на практике использовать график отпусков: включать макросы, переносить данные, применять функцию «Планировщик». Готовый документ согласуйте с профсоюзом (если есть) и утвердите в предусмотренном локальными нормами порядке.

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.

Статья поможет составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год. В материале есть бланки и образцы графика отпусков на 2018 год, а также приказа на утверждение.

В статье:

  1. бланк графика отпусков на 2018 год в excel
  2. образец заполнения (форма Т-7)
  3. приказ на график отпусков

Заполнить приказ Т-7 бесплатно онлайн вы можете в нашей программе . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Что такое график отпусков на 2018 год

График отпусков - это обязательный документ для всех работодателей. То есть неважно, юридическое вы лицо или предприниматель, если заключаете с сотрудниками трудовые договоры, значит, должны выполнять нормы трудового законодательства. Одна из которых - это право каждого работника на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Возникает вопрос: обязателен график отпусков или нет? Да, обязателен. Но в тех фирмах и у тех ИП, где работают работники. Если работников нет, то и документ не обязателен.

Срок утверждения графика отпусков

График должен быть составлен в не позднее 18 декабря. Об этом Минтруд объявил в письме от 08.12.17 № 14-2/ООГ-9399.

Если не успели - ничего страшного, утвердите задним числом (не позднее 18 декабря 2017 года).

Срок сдачи графика

Документ никуда не сдается. Он остается в бухгалтерии. Утверждается приказом по организации. При этом сделать это нужно до 15 декабря.

Бланк (форма) графика отпусков в excel в таблице

Унифицированная форма № Т-7 графика утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В ней есть таблица для отражения в сталбцах ФИО работников и даты ухода в отпуск.

Скачать бесплатно график отпусков в формате excel вы можете по ссылке ниже, это официальный документ:

Порядок и правила составления

Прежде чем составить график на 2018 год, узнайте о пожеланиях своих работников - кто и в какое время хотел бы пойти в отпуск. Для этого подготовьте опросный лист, в котором будет указано: ФИО работника, его должность. И каждый из работников сам запишет туда предполагаемые даты начала и окончания отпуска, распишется. Напомним, что сотрудники вправе делить свой отпуск на несколько частей, при этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Обратите внимание, что законодательством РФ предусмотрена категория работников, которым отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. К ним, например, относятся:

  1. работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  2. лица, работающие по совместительству, - им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляют одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
  3. женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.81 № 235). Составляя график, пожелания данных работников нужно учесть полностью.

Попросите сотрудников заполнить опросный лист по отпускам. Далее с учетом льгот и преимуществ отдельных категорий работников, производственных задач компании и предпочтений работников, которые реально можно учесть, можно составлять сводный график отпусков. Теперь вы знаете, как составить документ. Перейдем к примерам и образцам.

Наглядный образец заполнения

Ниже представлен шаблон графика отпусков, который вы можете скачать и использовать в работе. Графически он выполнен в формате excel/

Заполнить можно на компьютере либо от руки. Далее его нужно утвердить приказом руководителя организации, приложив к приказу табличную форму.

Приказ об утверждении

График отпусков нужно утвердить приказом руководителя организации, приложив к приказу табличную форму. Причем сделать все это нужно не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Поэтому не позднее 17 декабря 2016 года утвердите график на следующий год.

Как ознакомить сотрудников с документо

С утвержденным графиком отпусков обязательно ознакомьте работников. Однако, как это сделать, в Трудовом кодексе не сказано. Поэтому порядок вы вправе установить по своему усмотрению (абз. 1-3 ст. 123 ТК РФ). Например, можете попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска. Или приложите к документу ознакомительный лист, в котором будет указана дата ознакомления и роспись.

Нужно ли менять график, если работник идет в отпуск не по графику

Сотрудники вправе менять планы на отдых. Нарушения в этом нет, так как по согласованию с руководителем работник вправе менять даты отпуска (ст. 123 и 124 ТК РФ).

В случае, если работник не уходит в отпуск в запланированный срок, менять документ не нужно. В нем предусмотрены специальные графы для информации о перенесенных отпусках. Их заполняют вручную. В соответствующих графах указывают реквизиты документа, на основании которого отпуск был перенесен, и новую предполагаемую дату. Для переноса отпуска работнику нужно написать заявление в произвольной форме и указать в нем новую дату отпуска, а также причины его переноса.

Требуется ли в утвержденный график вносить изменения по новым сотрудникам

Возможно, в течение 2018 года у вас появятся новые работники. Они вправе взять отпуск, отработав шесть месяцев (ст. 122 ТК РФ). При этом законодательство не обязывает в связи с этим менять и дополнять утвержденный и действующий график. Новому сотруднику достаточно написать заявление на отпуск, а работодателю - издать приказ. Таким образом, вносить в утвержденный график отпусков какие-либо изменения в отношении вновь принятого работника не нужно.

Вместе с тем для удобства, чтобы видеть, сколько всего дней отгулял новый сотрудник за год, были ли у него переносы и отзывы из отпуска, можно оформить к уже действующему графику приложение и внести в него сведения об отпусках новых работников.

Что указать в графике, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью

Иногда уход работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (ст. 124 ТК РФ). В этом случае на основании письменного согласия сотрудника и приказа руководителя можно перенести отпуск на следующий рабочий год. При этом в график можно внести дату, на которую переносится отпуск.

Сколько нужно хранить график отпусков

Сроки хранения документов установлены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Согласно Перечню график хранят один год. При этом исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Тогда, к примеру, график на 2017 год, утвержденный в декабре 2016 года, заканчивает свое действие 31 декабря 2017 года. Значит, хранить его нужно весь 2018 год.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

  • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
  • супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
  • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике Комментарий
Список сотрудников В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни , положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.
Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать .

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик» Приказ № 93 о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

приказываю:

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

- пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

- пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

- период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

- главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

- начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

- начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22 , 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2019 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим .

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

  • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
  • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
  • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
  • в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. - для ее должностных лиц;
  • от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпуска Буквенный код Числовой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя ДО 16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства ОЗ 17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) ДБ 18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста ОЖ 15
Оплачиваемый учебный отпуск У 11
Неоплачиваемый учебный отпуск УД 13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код - оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

1 2 3 5 6 48
Номер по порядку Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) Табельный номер Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Итого отработано за I половину месяца
4
1 Петрова Елена Федоровна, бухгалтер 054 Я Я Я Я Я В В ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ Я
8 8 8 8 8 8

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

  • нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
  • в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил .

За две недели до нового года утвердите график отпусков на 2018 год. В статье можно бесплатно скачать образец заполнения графика отпусков в Excel и подробные рекомендации.

График отпусков на 2018 год (скачать образец заполнения в Excel и Word)

Чтобы график отпусков образец заполнения 2018 скачать бесплатно в Excel, пройдите по ссылке

Когда утвердить график отпусков на 2018 год

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяют в графике. Его составляют на один календарный год. Руководитель утверждает график не позднее чем за две недели до начала календарного года (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ). График отпусков на 2018 год нужно утвердить не позднее 15 декабря 2017 года, поскольку 17 декабря — воскресенье.

Не составлять график или оформлять его более поздней датой рискованно. Трудинспекция вправе выписать штраф по статье 5.27 КоАП РФ:

  • для должностных лиц - от 1000 до 5000 руб. ();
  • для предпринимателей - от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.

На то, чтобы привлечь к ответственности виновных, у чиновников есть год — до 15 декабря 2018 года, так как нарушение не длящееся (постановление Президиума ВАС РФ от 3 июня 2014 г. № 1487/14).

На каком бланке оформить график отпусков на 2018 год

График отпусков на 2018 год, можно составить по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . Можно разработать и собственную форму графика. Отразите в ней все обязательные для первички реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Чьи пожелания обязательно учитывать в графике

При составлении графика учитывают специфику деятельности компании и пожелания сотрудников на отпуск. Для этого у них запрашивают информацию о том, когда они планируют отдых в следующем календарном году. Сведения собирают по подразделениям компании. Их учитывают при составлении общего графика отпусков.

  • работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 Трудового кодекса РФ);
  • совместители (ст. 286 Трудового кодекса РФ);
  • работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 Трудового кодекса РФ);
  • работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 Трудового кодекса РФ);
  • мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 Трудового кодекса РФ);
  • супруги военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76 ФЗ);
  • граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10 января 2002 № 2 ФЗ);
  • граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244 1);
  • почетные доноры (ст. 11 Закона РФ от 9 июня 1993 г. № 5142 1).

Ниже смотрите образец графика отпусков на 2018 год.

График отпусков образец заполнения - 2018

Как составить график отпусков, если работники хотят отдыхать одновременно

Если сотрудники со схожими обязанностями хотят взять отпуск в 2018 году в одно и то же время, ситуацию легко разрешить.

Почему не стоит идти на поводу у работников

Если отпускать всех одновременно, нарушится нормальная работа компании. При этом право на отпуск в удобное для себя время имеют лишь определенные категории работников. Скажем, беременные женщины непосредственно перед декретом.

Как определить, кого пускать в отпуск в желаемое время

Сначала определите, кто из сотрудников имеет право на отпуск в любое время. Выясните у остальных работников, почему он хотят в отпуск именно в это время. Возможно, причина серьезная. В итоге останутся работники, которым хочется вывезти ребенка на каникулах на море или побыть на даче, пока тепло. Отпуск таких сотрудников можно отложить на другое время.

На будущее можно разработать четкие правила о том, кто имеет преимущественное право на отпуск в ситуации, когда сами сотрудники не могут договориться между собой. Выбранный порядок можно установить в приказе, Положении об отпусках или в другом внутреннем документе.

В графике не совпадают плановые и фактические отпуска

С согласия руководителя сотрудники часто идут отдыхать в отпуск не в то время, какое запланировали в графике отпусков. На этот случай в типовой форме № Т-7 есть специальные столбцы для новых дат отдыха.

Что грозит, если график отпусков не менять

Часто график отпусков составляют и на весь год забывают о нем. Тогда есть риск, что график с неактуальной информацией трудовые инспекторы посчитают нарушением трудового законодательства. А за это установлен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Что предпринять, если работники идут в отпуск не по графику

Чтобы избежать спора, безопаснее вносить в график все изменения. И даже если компания ведет его по своей форме, лучше оставить в ней столбцы для актуальных дат отдыха . Не только из-за возможных претензий, но и потому, что этот документ нужен самому работодателю. Он позволяет спланировать время работы. Кроме того, график с отметками о реальном отпуске может пригодиться в качестве дополнительного доказательства, если возникнет спор с работником о количестве отгулянных дней.

Если трудинспекторы все же обнаружили, что в графике отмечены не все переносы, можете привести в защиту компании такой аргумент. График отпусков обязателен как для работника, так и для компании. Утвердить его надо не позднее чем за две недели до начала нового календарного года (ст. 123 ТК РФ). Это все требования к графику, которые есть в Трудовом кодексе РФ. В нем нет условия о том, что работодатель обязан вносить в него изменения.

Как нас заверили в Роструде, инспекторы на проверке оценивают в совокупности все документы, связанные с переносом отпуска: заявление, приказ, график, личную карточку сотрудника. Поэтому если неактуальный график будет единственным неправильно составленным документом, то проверяющие ограничатся предписанием. И только при совокупности разных трудовых нарушений будет штраф.

Заявление на отпуск — готовые шаблоны для разных случаев

Разберем четыре ситуации, в которых перед уходом в отпуск от работника нужно заявление.

Отпуск не по графику

С работников, которые отдыхают по графику, можно не брать заявления. Но лучше их собирать, чтобы не оформлять уведомления о начале отпуска. Для тех, кто отдыхает не по графику, заявление и так обязательно.

Просите работников приводить в заявлении весь период отпуска. Так сразу видна продолжительность отпуска и понятно, когда человека

Образец 1. Работник идет в обычный отпуск

Генеральному директору

ООО «Радуга»

(название организации)

О. Л. Соловьеву

(Ф.И.О. руководителя)

от старшего экономиста

(должность работника)

А.П. Семенова

(Ф.И.О. работника)

Прошу предоставить мне отпуск на период с «23 » мая 2018 г. по «20 » июня 2018 г.

«5 » мая 2018 г. Семенов (Семенов А. П.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О.)

Согласовано:

«5 » мая 2018 г. Петров (Петров О. В.)

К ежегодному отпуску присоединяются отгулы

Сотрудник может присоединить к отпуску отгулы. К заявлению пусть приложит документы, которые подтверждают его право на дополнительные выходные .

Удобнее сделать отдельный шаблон для сотрудников, которые хотят присоединить к отпуску отгулы. Например, за дни сдачи крови или работу в выходные.

Образец 2. Сотрудник присоединяет к отпуску отгулы

Генеральному директору

ООО «Радуга»

(название организации)

О. Л. Соловьеву

(Ф.И.О. руководителя)

от старшего экономиста

(должность работника)

Е.С. Титовой

(Ф.И.О. работника)

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск на период с «30 » мая 2018 г. по «27 » июня 2018 г.

Прошу присоединить к отпуску два дополнительных оплачиваемых дня отдыха (28 и 29 июня), положенные мне за дни сдачи крови

Основание:

справки по форме № 402/у от 10.11.2017 № 112615 и от 27.04.2018 № 34334, выданные Московской станцией переливания крови.

«11 » мая 2018 г. Титова (Титова Е. С.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О.)

Согласовано:

«11 » мая 2018 г. Карпов (Карпов И. С.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)

Ежегодный отпуск перед декретным

Беременные сотрудницы имеют право на отпуск . Или сразу после него. Когда отпуск по графику и успела ли она отработать в компании шесть месяцев, не важно.

Сотрудница должна приложить к заявлению копию справки о беременности. Иначе в отпуске вне графика можно отказать.

Образец 3. Работница просит отпуск перед декретом

Генеральному директору

ООО «Радуга»

(название организации)

О. Л. Соловьеву

(Ф.И.О. руководителя)

от методиста

(должность работника)

Л.В. Зябликовой

(Ф.И.О. работника)

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск

перед отпуском по беременности и родам (после отпуска по беременности и родам)

(нужное подчеркнуть)

с «4 » июня 2018 г. по «2 » июля 2018 г.

Основание — статья 260 ТК РФ.

Приложение: копия медицинского заключения.

«18 » мая 2018 г. Зябликова (Зябликова Л. В.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О.)

Согласовано:

«18 » мая 2018 г. Голиков (Голиков С. С.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)

Вместо отпуска работник берет компенсацию

Сотрудник в любое время может попросить заменить деньгами дополнительный отпуск. То есть ту часть отдыха, которая превышает 28 календарных дней в году.

Обычные отпуск, который сотрудник не успел отгулять за прошлые годы, заменять деньгами опасно. За это могут оштрафовать на 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Образец 4. Сотрудник хочет заменить часть отпуска денежной компенсацией

Генеральному директору

ООО «Радуга»

(название организации)

О. Л. Соловьеву

(Ф.И.О. руководителя)

от старшего эксперта

(должность работника)

П.А. Волкова

(Ф.И.О. работника)

Заявление

Прошу заменить денежной компенсацией часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. Она составляет: три календарных дня.

«18 » мая 2018 г. Волков (Волков П. А.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О.)

Согласовано:

«18 » мая 2018 г. Глебова (Глебова А. Ю.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)