В РОССИИ

Тема 1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Государственная система делопроизводства на Руси начала складываться лишь в конце XV в. В этот период происходит становление централизованного русского государства, впервые создается аппарат государственного управления. Система государственных органов управления того времени включала в себя несколько уровней: первый уровень – царь и Боярская Дума; второй – приказы; третий – приказные избы; четвертый – столы.

Высшим законодательным уровнем власти в период приказного делопроизводства являлись царь и Боярская Дума. Фактическое государственное управление осуществлялось Боярской Думой, юридическое управление производил царь. Царь издавал указы, жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры. Соответственно издаваемым документам, в то время была распространена форма: «Царь указал и бояре приговорили».

Центральными исполнительными органами власти являлись приказы. Все государственные дела вели в приказах. Производство государственных дел начиналось с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. Деятельность приказов определялась Боярской Думой. Приказы в то время ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного управления число их росло. К середине ХII в. общее количество приказов в России составляло более пятидесяти. Часть приказов относилась к органам территориального управления, а часть - ведала отдельными отраслями (Разрядный, Посольский, Тайных дел, Разбойный, Большой Казны и др.).

Структурными подразделениями приказов являлись приказные избы и столы (или «повытья»). В ведении приказов находились воеводы, управлявшие территориями, выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою «канцелярию» - приказную избу и помощников («меньших» воевод и дьяков). В приказной избе хранились: государственная городская печать, денежные суммы. Здесь же писали и оформляли государственные документы. Приказным избам подчинялись столы.

Приказы возглавляли приказные судьи, в подчинении которых были один-три дъяка и «подъячие». Дьяки несли ответственность за организацию работы с документами, их исполнение, сохранность и внешний вид. В подчинении дьяков находились «подъячие», которые, в зависимости от усердия, способностей и опыта, делились на «старых», «средней руки» и «молодших». «Старым» подъячим и подъячим «средней руки» дъяки доверяли более сложную работу – подготовку решений по делам, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. Младшие подъячие не пользовались особым доверием (во многих царских указах XVII в. подчеркивается необходимость строго контролировать их работу). Подъячие, допускающие ошибки в официальных документах, подвергались строгому наказанию – их били батогами, лишали жалованья. Структура приказа показана на рис.1.

Особенности приказного делопроизводства

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки. В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы.

Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие -- переписывали документ набело. Приказное делопризводство. // http://www.grandars.ru

Система видов документов

В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов, в которых фиксируются и передаются решения по управлению государством.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Для переписки между приказами применялся такой документ, как «память». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. В зависимости от назначения документ имел разновидности. Например, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в тот период документы можно сгруппировать по следующим основным видам: указные грамоты (царские указы), приговоры, наказы, доклады, челобитные.

Грамоты -- царские указы, посылаемые из приказов на места -- боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады. Воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы. Обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр -- совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфичной для каждого вида документа. Формуляр -- результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские грамоты начинались с указания автора и адресата (от кого -- кому): «От царя и великого князя Михаила Федоровича, боярину нашему и воеводам князю Якову Черкасскому…» Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…»

В заключительной части указной грамоты обозначались дата ее составления и место, где она была написана: «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета такого-то года, месяца в такой-то день». Челобитная заканчивалась заверительной надписью указывались также имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Перечисленные виды документов составляли систему делопроизводства, предназначавшуюся для общения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с ней существовали системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и др. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги -- писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал ведения книг по учету, сметных списков, судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Поэтому и система делопроизводства этого периода называется «столбцовой». Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов.

Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.

Удостоверение документа было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные печати -- большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.

Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа.

Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг», включавших образцы некоторых видов документов.

В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в которых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за которым следовали, как правило, в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (речи использованные при расспросе, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представлявшие собой комплекты документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Таким образом, при формировании документов в дела, так же как в процессе документирования, применялась «столбцовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизводства. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.

В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством, а основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права -- Соборное уложение. Устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

Поиск Лекций

Коллежское делопроизводство

Коллежское делопроизводство значительно отличается от приказного. Изменения связаны? прежде всего, с административными реформами Петра I, коренным образом изменившими систему государственных учреждений и управления, а также принцип принятия решений , который стал коллегиальным , что означало принятие решения голосованием.

Кроме того, указом 1700 г. столбцовая форма делопроизводства отменена и заменена листовой .

В результате реформ высшим светским учреждением стал Сенат , церковным - Синод . Центральные учреждения приказы были заменены коллегиями. Преобразованы местные учреждения. Созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши губернские и провинциальные канцелярии.

По принципу принятия решений (коллегиальному) делопроизводство XVIII в. стало называться коллежским.

Основой деятельности системы государственных учреждений России XVIII в. стало законодательство. Законодательными актами закреплялся как факт создания учреждений, так и их функции, штатный состав, должностные обязанности чиновников, организация делопроизводства.

Генеральный регламент

28 февраля 1720 г. был издан Генеральный регламент , по которому в законодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, их структура, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство «камор» - присутственных мест. Организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения.

В соответствии с его требованиями аппарат коллегии включал присутствие, канцелярию, контору (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Структура и штатный состав коллегий

Присутствие коллегии состояло из президента, вице-президента, четырех советников и четырех асессоров. Президент мог иметь личного секретаря. Канцелярия коллегии состояла из секретаря, нотариуса, регистратора, актуариуса, канцеляристов, копиистов, переводчиков, толмачей и вахмистра. Конторы создавались для ведения «счетных дел». Возглавлял контору камерир, в его подчинении находились камор-шрейберы.

В коллегиях также предусматривались должности вахмистра, фискала.

Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту представлены на рис. 1.2.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации и контроля за исполнением документов и регламентировал технологию их ведения.

Была введена обязательная регистрация документов, которые регистрировались в журналах, названных: «повседневная записка», «росписи», «регистратура» - книги А.В.С.Д.

Генеральный регламент ввел понятие об архивах. В 44-й главе установлено, что архивы делятся на три категории:

· текущие, создаваемые при канцеляриях;

· ведомственные (архивы коллегий);

· государственные (исторические), в которые всеми коллегиями передавались документы, нужны для справок.

Документы хранились в текущем архиве три года и помещались в обложку, на которой указывалось краткое содержание дела, даты его начала и окончания. На все документы дела составлялась внутренняя опись.

Рис. 1.2. Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту 1720 г.

Виды документов приказного делопроизводства

Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр.

Возникло много новых видов документов, некоторые получили новые наименования. Их определения даны в Генеральном регламенте.

Виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.

От царя и Сената в коллегии и из коллегий в местные учреждения направлялись распорядительные документы в форме указов . Подчиненные учреждения и должностные лица посылали в вышестоящие учреждения (например, коллегии в Сенат, местные учреждения в коллегии) рапорты и доношения .

В XVIII в. появляется новый вид документа - протокол . Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.

Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных , затем их стали называть «прошения челобитчиковы ». В последней четверти XVTII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование «прошение ».

Продолжают развиваться другие системы документации.

Для переписки между военными в XVIII в. характерны такие виды документов, какрескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания . Учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях . Ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах . Для переписки с иностранными государствами использовали ноты, мемуары, меморандумы, письма ; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши . Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний ; результат судебного разбирательства отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов . Для бухгалтерского учета вели баланс - особую таблицу, показывающую состояние хозяйственной деятельности на определенную дату, главную книгу, где систематизировали все хозяйственные операции. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер».

Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями . Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки.

В XVIII в. складывается система документации по личному составу. Введены формулярные (послужные) списки - документ, дающий полное представление о находящемся на государственной службе (от семейного положения до выхода в отставку или на пенсию).

Коренным образом изменился формуляр документа в связи с переходом на листовую форму ведения делопроизводства .

Из текста выделяются реквизиты : адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), дата получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий). Легко определить вид документа в XVIII в., так как наименование вида почти всегда указано в документе.

Документ начинали с обозначения адресата, который писали вдоль верхнего поля листа: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную Юстиц-коллегию». Автор указывался под адресатом: «Из Тульского уездного суда».

Введение в 1722 г. в действие «Табели о рангах » повлияло на документирование, так как с этого времени при письменном обращении к должностному лицу стали употреблять титулы: высокопревосходительство, превосходительство, высокородие, высокоблагородие, благородие. Писали также частные титулы, присвоенные по должности (господин генерал, господин тайный советник и т. д.). Третий вид титулов был связан с происхождением. Такими титулами были: «светлость» (для князей), «сиятельство» (для князя и графа), «благородие» (для дворян, включая баронов).

В XVIII в. на документе перед текстом стали указывать наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание: «рапорт о получении указа».

Документы в XVIII в. обязательно подписывались должностными лицами.

В левом нижнем углу документа проставляли дату подписания: «Генваря 21 дня 1753 года».

Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.

При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года».

Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В Генеральном регламенте в 13-й главе определен порядок пользования печатями.

В 1775 г. Екатериной II осуществлена административная реформа, в результате которой был издан закон, названный «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи».

Губернская реформа 1775 г. в корне изменила систему центрального управления в Российской империи. В ее основу было положено разделение функций управления: административных, финансовых, судебных. Были созданы: губернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездные казначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды.

В результате реформы в 1775 г. были ликвидированы все коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учреждениям. В созданных учреждениях сохранилась структура коллегий, состав чиновников, организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии. Сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений.

Закон 1775 г. особенно четко установил определенный порядок «для сообщения властей и мест», т.е. порядок переписки между государственными учреждениями различных уровней. От вышестоящих подчиненным направлялись указы; подчиненные направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.

Главная особенность коллежского делопроизводства заключается в том, что в этот период начинается последовательное регулирование делопроизводства законодательством.

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ

Факультет Социальных Технологий

Кафедра социологии

и социальной работы

По делопроизводству на тему:

"Приказное делопроизводство

XV – XVII вв."

Исполнитель:

г. Владивосток 2000 г.

Введение

С древнейших времён дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаём историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далёкие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с сере дины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, а последнее было не столько государство, сколько хозяйство князя, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств.

Особенности развития делопроизводства в России в XV — XVII вв.

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места – избы или приказы. Происхождение приказов связанно с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению – князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом – по названию первых государственных учреждений – приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв.

В целом система органов государственного управления в этот период выглядит следующим образом:

Однако в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе "поручений" – какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.

В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлось органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно, в частности, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки – от одного до трех, а концу XVII в. в крупных приказах – от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячии, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "средних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячии объединялись в "столы", или повытья, — структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали различные особые должности – толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся в суд и др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим "средней руки" доверялась работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалования.

На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою "канцелярию" – приказную избу и помощников – "меньших" воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы. Например. Нижегородская съезжая изба в 1663 г. состояла из четырех столов: денежного, где хранилась казна и приходно-расходные книги; судебного, занимавшегося делопроизводством по вершенным и невершенным судебным делам; сыскного и поместного и ямского, хранившего царские грамоты о поместных делах. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из заподноевропейских стран, а со второй половины XVII в. – своя, отечественная. Первую бумажную "мельницу" (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготовлялась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростах на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа – столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение насчитывает 309 метров.

Составные части столпа назывались "поставами". Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранились просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно огромное количество разновидностей книг – более трехсот. Это – ужинные, умолотные, денежные и другие книги.

Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)

Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер "дела", последовательно отражавшего все "производство" по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной, памяти), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно разнообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки – документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места – боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады ; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы ; приказы между собой сносились памятями ; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных .

Анализ организации делопроизводства в кадровой работе Торгово-розничной сети «Смак»

2. Особенности организации делопроизводства в кадровой работе на ООО Торгово-розничная сеть «Смак»

Анализ системы документооборота на предприятии

4. КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

За последнее десятилетие наметилась тенденция проникновения средств вычислительной техники в производства. Большинство документов в настоящее время подготавливаются на ЭВМ и, следовательно, имеют электронную версию…

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО «СОГАЗ»

1.1 История делопроизводства в России

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились.

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны…

Делопроизводство в системе управления сельскохозяйственным производством и пути его совершенствования

1.1 Развитие делопроизводства

Документ — это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим или физическим лицом для использования в своей деятельности…

История делопроизводства в России

2.1 Понятие делопроизводства

ДОУ — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы официальными документами. Документирование — это процесс создания и оформления документов, обеспечение своевременного и правильного создания документов…

История развития документа и письменности

2.1 Особенности делопроизводства в России

Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в…

Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и использованию компьютерных технологий

1.1 Терминология делопроизводства

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений…

Организация труда работников службы ДОУ

2.Формы организации делопроизводства

Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства является одним из условий рациональной постановки работы с документами в конкретной организации…

1. Общая характеристика делопроизводства

Основы конфиденциального делопроизводства

1.1 Особенности делопроизводства

C 25 января по 5 февраля 1959 прошёл в Москве внеочередной XXI съезд КПСС. Решения съезда предусматривали меры по повышению роли национальных республик, расширение их прав в области законодательства. Отметим…

Правила организации делопроизводства и работы с офисной техникой

1.1 Понятие и сущность делопроизводства

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация…

Проблемы внедрения новых информационных технологий

1.2 Автоматизация делопроизводства

Автоматизация производства — процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам…

Разработка мероприятия по совершенствованию кадровой политики на примере торгового комплекса ООО «Шамса–Ходинг»

Сектор кадрового делопроизводства:

Старший инспектор…

Стандарты делопроизводства

3. Государственные стандарты делопроизводства

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов…

Приказное делопроизводство XV-XVII вв.

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 14Следующая ⇒

Система государственного делопроизводства начала формироваться в период создания русского централизованного государства - с середины XV в. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство усложнялись его административные задачи, отдельные части управления, находившиеся по приказу князя в ведении того или иного лица, превращались в постоянные присутственные места — избы или приказы. Деятельность приказов (Большой казны, разрядного, посольского, тайных дел, разбойного, холопьего, сибирского и др.) определялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой; эти учреждения выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом.

Часть приказов относилась к органам территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно - по мнению исследователей, в XVII в. функционировало от 40 до 70 приказов.

Приказ возглавлял приказной судья, назначаемый из думных чинов, в его ведении находились один-три дьяка (к концу XVII в. в крупных приказах было 6-10 дьяков). В ведении дьяков находились подьячие, которые в зависимости от знаний, стажа и опыта разделялись на «старых» (старших), средних («средней руки») и «молодых» (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу.

В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления не были четко разграничены, но распорядительная деятельность всецело находилась в ведении приказных судей. Дьяки и подьячие занимались делопроизводством, они отправляли в приказ челобитные, доклады, доношения, хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим и подьячим «средней руки» доверялась более сложная работа - подготовка решений по делам, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием - во многих царских указах XVII в. подчеркивается необходимость строго контролировать их работу. Подьячие, допускающие ошибки в официальных документах, подвергались строгому наказанию - их били батогами, лишали жалованья.

В ведении приказов находились воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою «канцелярию» — приказную избу — и помощников - «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранились государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба имела подразделения - столы.

Например, Нижегородская съезжая изба в 1 663 г. состояла из четырех столов: денежного (хранение казны и приходно-расходных книг); судного (делопроизводство по судебным делам); сыскного и поместного (хранение царских грамот о поместных делах) и ямского (почтового).

Приказы и приказные избы представляли собой одновременно присутствие, канцелярию и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, в которых велись текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамен вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран. Со второй половины XVII в. стали изготавливать отечественную бумагу из тряпья и чернила из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Благодаря сочетанию железистых чернил и тряпичной бумаги текст был особенно стойким и почти не выцветал - документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма до второй половины XIX в. служили гусиные перья, затем - металлические.

Система приказного делопроизводства XV — XVII вв

С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений) свободно читать тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться столбцовая форма документа - свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты были больших размеров, например грамота царя Алексея Михайловича Пыскорско-му монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1649 г. насчитывает 309 м.

Текст в столбцах писался только с одной стороны — оборотная сторона использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились в свитках или рулонах; иногда для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще документы хранились просто в ларях или сундуках. Пользоваться такими документами было сложно: много времени уходило на развертывание и свертывание столбца, а склейка не была достаточно прочной, что приводило к быстрому ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства была отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах начала применяться тетрадная форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно более трехсот разновидностей книг: ужинные, умолотные, денежные и др.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, отписки, памятки, челобитные.

Грамоты — это царские указы, посылаемые из приказов на места боярам, воеводам, приказным людям; отписки - документы, поступавшие в приказы от воевод; приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы обменивались памятками; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

Одним из основных признаков официального документа является формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и собственно содержание документа составляли сплошной текст.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались с указания автора и адресата (от кого — кому): «… князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами…)". Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…» В заключительной части указной грамоты проставлялись дата и место составления: «Писана в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 71 66 года, марта в 16 день».

Челобитная заканчивалась заверительной надписью дьяка: «К сей челобитной Демьянко Блисов руку приложил», а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления.

Кроме того, имелись некоторые стабильные элементы текста для каждой разновидности документа. Например, начало и окончание изложения просьбы в челобитных начиналось традиционно — соответственно:

«… вели государь мне дать… » и заканчивалось:

«… царь-государь смилуйся пожалуй…».

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве состояла из следующих этапов: поступление документа; передача его на рассмотрение; подготовка дела к «докладу»; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.

При поступлении документа на нем проставлялась дата, и дьяк делал помету «Выписать», что означало «навести справки». Фактически с этого начиналось рассмотрение дела. Дела в приказе рассматривались по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной, отписке. Если приказ располагал нужными сведениями, решение («отпуск») готовилось сразу, если же их было недостаточно - начинался сбор необходимых материалов. В случае, когда для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей, короткими «памятями» или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья: дьяк или (по его поручению) старший подьячий собирали нужный материал и составляли проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк, решение вопроса входило в компетенцию думных дьяков и принималось после обсуждения вопроса. Если думные дьяки вносили коррективы в подготовленный проект, то после вынесения решения дьяк «чернил» документ, т. е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий «справлял», т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью - «справой», подтверждая соответствие беловика черновику Юридическую силу документ получал после «приписи» (подписи) дьяка. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, — своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

Подпись дьяка была весьма своеобразной: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа — это было узаконено Судебником 1550 г. в целях предохранения документа от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые произошло обособление оконченных дел от «текущих». Документы начали хранить не только в кулях, мешках и сундуках - в некоторых приказах (например, Поместном) появились шкафы для хранения документов и принимались меры по охране документов, например снабжение сундуков замками. Уложение 1646 г. и ряд указов, принятых позже, ввели нормы письменного оформления различных договоров, благодаря чему установилось внешнее единообразие деятельности приказов.

Итак, в приказной период сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установило общих административных правил, систематизирующих организацию учреждений и делопроизводство. Только в середине XVII в. стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились законодательные акты, регулирующие порядок документирования и составления частно-правовых актов.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Рус­ского государства в конце XV в. и начала процесса создания ап­парата государственного управления, необходимого для регули­рования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган - Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные из­бы (губная, съезжая, земская и др.).

Период с XVI -XVII вв. получил название «приказного де­лопроизводства» по названию первых государственных учреж­дений - приказов.

Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специаль­ным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и опреде­ленной системой делопроизводства.

Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении нахо­дились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделяв­шиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в прика­зах - коллегиальный или единоначальный - до сих пор вызыва­ет споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.

Процесс организации работы с документами в период при­казного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопро­изводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на докумен­те делали отметку о дате получения (обычно на оборотной сто­роне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резо­люцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостове­рялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответ­ственность подьячего за точное соответствие беловика чернови­ку, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправ­ляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

Удостоверение документа в XVI-XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ста­вили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают дум­ные дьяки, ... для того устроены они, думные дьяки». Дьяк про­ставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Та­кой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруд­нял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий.

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса.* Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень боль­шой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

* Бумага вместо пергамента применялась в России с XV в., ее привозили из За­падной Европы. Отечественное производство бумаги началось во второй поло­вине XVII в.

Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты до­кументов, подклеенных без какой-либо системы по мере их на­копления, т.е. для учреждений XVI-XVII вв. характерна «столб­цовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тет­ради. Например, в приказах велись боярские книги (списки бо­яр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI-XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформля­лась столбцовым способом, который, несмотря на многие не­удобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

Документирование управленческой деятельности государст­венных учреждений XVI-XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчи­ненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской ду­мы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в госу­дарственные учреждения были челобитные.

Существовали также системы документации, в которых фик­сировались отдельные функции управления: военная, диплома­тическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Напри­мер, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамо­тами на проезд по территории государства и др.; учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др.; хо­зяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в пра­вовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных ви­дах документов можно проследить определенную последова­тельность в их расположении. Поэтому определить вид офици­ального документа XVI-XVII вв. можно только после прочте­ния текста и выявления расположения реквизитов, а также на­личия устойчивых словесных формулировок.

Например, многие грамоты начинались с обозначения автора - царского титула, затем указывался адресат - конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста - «Писана на Москве в 7168 году». Приговоры, как правило, начинались с даты составления - «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула - «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к по­явлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.*

* Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительства России XVI -XVII вв. -М.: МГИАИ, 1985. - С. 27.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хране­ния документов. Появляется описание и учет документов. На­чинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Из нее мы узнаем о ви­дах документов, о развитии изобразительного документирова­ния - чертежах, картах. К описям документов уже в XVII в. со­ставлялись для наведения справок о документах указатели, в ча­стности, личных имен («азбуки»).

Помимо приказных дьяков и подьячих составлением доку­ментов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и дру­гие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Собор­ным уложением 1649 г.

Основная особенность приказного делопроизводства заклю­чалась в том, что его организация основывалась главным об­разом на. нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме при­казными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отноше­ний; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уло­жение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав до­кументов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответствен­ности за допущенные нарушения.

Смотрите также:

Система государственного делопроизводства начала складываться на Руси в период формирования централизованного государства – с середины XV в.

По мере того, как Московское княжество превращалось в великорусское государство и усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся по приказу князя в ведении того или иного лица, превращались в постоянные присутственные места – "избы" или "приказы". Деятельность приказов (Большой казны, разрядного, посольского, тайных дел, разбойного, холопьего, сибирского и др.) объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской думой. Эти учреждения выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом.

Часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не установлено; в XVII в., по мнению исследователей, функционировало от 40 до 70 приказов.

Во главе приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов. В его подчинении находились 1–3 дьяка; к концу XVII в. в крупных приказах их было 6–10. На службе состояли также подьячие, в зависимости от знаний, стажа и опыта, разделявшиеся на "старых" (старших), "средней руки" (средних) и "молодых" (младших). В больших приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, – структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу.

В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления не были четко разграничены, но распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям. Дьяки и подьячие занимались организацией и ведением делопроизводства, через них в приказ поступали челобитные, доклады, доношения, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим и подьячим "средней руки" доверяли сложную работу, связанную с подготовкой решений по делам, хранением документов, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием: многие царские указы XVII в. сообщают о необходимости строго контролировать работу молодых подьячих. За ошибки, допущенные в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.

В конце XVI – начале XVIII в. управление отдельными уездами на Руси осуществляли воеводы, имевшие свою "канцелярию" – приказную избу и помощников в лице "меньших" воевод и дьяков. В приказной избе хранилась госз"дарственная городская печать, денежные суммы, велось делопроизводство. Подразделениями приказной избы были столы. Известно, что Нижегородская съезжая изба в 1663 г. состояла из четырех столов: денежного (хранение казны и приходно-расходных книг), судного (делопроизводство по судебным делам), сыскного и поместного (хранение царских грамот о поместных делах) и ямского (почтового).

Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках (ларях) в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамен вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. – местная, отечественная. Бумагу изготавливали из тряпья, а чернила делали из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, и он почти не выцветал. Документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

В качестве инструментов письма до второй половины XIX в. использовали гусиные перья, позднее – металлические. С возникновением так называемой скорописи, характеризуемой начертанием округлых букв и использованием большого количества графических сокращений, чтение текстов стало затруднительным, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжали использовать столбцовую форму документов. Важные государственные акты имели большие размеры, например, Жалованная грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1649 г. насчитывает 309 метров.

Текст в столбцах писали только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились в свитках или рулонах, иногда для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях или сундуках. Пользоваться такими документами было сложно: много времени уходило на развертывание и свертывание столбца, сама склейка не была достаточно прочной. Все это быстро приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства была отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документов в приказах начали применять тетрадную. Тетрадь – лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно более 300 разновидностей книг: ужинные, умолотные, денежные и др.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места боярам, воеводам, приказным людям. Отписки – документы, поступавшие в приказы от воевод. Царю приказы представляли отписки или доклады, воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы, приказы между собой сносились памятями, обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных. Внутри каждого вида документов существовало множество разновидностей.

Одним из признаков официального документа является формуляр – совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности. Известно, что в документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста: обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др., включая содержание документа, представляли собой сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа.

Исторический экскурс

Царские указные грамоты, например, начинались обозначением автора и адресата (от кого – кому), после чего излагалось существо вопроса:

"От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводе князю Якову Куденетовичу Черкасскому..." или: "...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами...".

Челобитные и отписки начинались с обращения:

"Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой..."

или: "Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...".

В заключительной части указной грамоты проставлялась дата и место составления:

"Писана в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день".

Челобитная заканчивалась заверительной надписью дьяка:

"К сей челобитной Демьянко Блисов руку приложил", а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления.

Можно также фиксировать некоторые стабильные элементы текста для каждой разновидности документа в приказном делопроизводстве. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой – "...вели государь мне дать...", а заканчивалось – "...царь-государь смилуйся пожалуй...".

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие этапы: поступление документа, передача его на рассмотрение, подготовка дела к "докладу", рассмотрение и решение дела, оформление документа, содержащего решение.

При поступлении документа на нем проставлялась дата, и дьяк делал помету "Выписать", что означало "Навести справки". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Дела в приказе рассматривались по инициативе царя по жалобе, извету (доносу), челобитной, отписке. Если приказ располагал нужными сведениями, "отпуск" (решение) готовилось сразу, если же нет – начинался сбор необходимых материалов. В случае, когда для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

Подготовкой дел к докладу занимались столы, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа. Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, решение вопроса – думным дьякам. Решение принималось после его обсуждения. Если думные дьяки вносили свои коррективы в подготовленный проект, после вынесения решения дьяк "чернил" документ, т.е. исправлял его, а младший подьячий переписывал набело. Подьячий "справлял", т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью – "справой", которая означала соответствие беловика черновику. Юридическую силу документ получал после "приписи" (подписи) дьяка. Руководители приказов – судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

Это интересно!

Подпись дьяка была своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк "приписывал" документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, так чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые наметилось обособление оконченных дел от текущих. Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, в Поместном) появились шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например, снабжение сундуков замками.

В Уложении 1649 г. и ряде указов, принятых позже, были введены нормы письменного оформления различных договоров, благодаря чему установилось внешнее единообразие в деятельности приказов.

Таким образом, в приказной период сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, нс вводило общих административных правил и, следовательно, систематического порядка в организации учреждений и их делопроизводстве. Только с середины XVII в. были предприняты некоторые общие меры для наведения порядка в делопроизводстве, появились отдельные законодательные акты, установившие порядок документирования и составления частных актов.

Система коллежского делопроизводства. В результате административных реформ Петра I были созданы учреждения бюрократического типа, сложилась новая система государственных учреждений. Центральными государственными учреждениями стали Сенат, Синод, Кабинет и коллегии. Административная власть на местах принадлежала губернаторам (главам губерний), воеводам (главам провинций), земским комиссарам (главам дистриктов). Всего за 1718–1720 гг. вместо упраздненных приказов было создано 12 коллегий, управляемых президентами: Коллегия чужестранных (иностранных) дел, Воинская, Адмиралтейств-коллегия, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур- коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Для новых учреждений были разработаны регламенты, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и порядок делопроизводства.

Это интересно!

В начале своего правления, в 1699 г., Петр I ввел в обращение гербовую бумагу, затем, в 1700 г., издал указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). Тетради обычно состояли из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, и не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой деятельности учреждений стал "Генеральный регламент", утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской", поскольку доминирующее значение в новых учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием в составе: президент, вице- президент, 2–3 советника и асессоры. Петр I уделял особое внимание этой форме принятия решений, отмечая, что "все лучшее устроение через советы бывает" (Генеральный регламент. Гл. 2. "О преимуществе коллегий").

В Генеральном регламенте окончательно были разделены обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая была закреплена за канцелярией. Генеральный регламент устанавливал последовательность рассмотрения дел: в первую очередь – государственные дела, затем – частные. На решение государственных дел полагалась неделя, частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Первоначально эти сроки выдерживались, однако позже, при накоплении большого количества нерешенных дел, сенатское и коллежское делопроизводство стало чрезвычайно медлительным. Известно, что некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора.

Делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. На нем лежала ответственность за подготовку дел к слушанию, доклад дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Канцелярская работа распределялась между служащими, обязанности которых были определены регламентом. В состав канцелярии входили: нотариус, актуариус, регистратор, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр, выполнявший функции охраны.

Нотариус вел протоколы по делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал дела, какие докладывались присутствию и составлял по ним решение. По окончании месяца листы переписывались набело и переплетались. Нотариус вел реестр нерешенных дел, по которому секретарь отмечал, у кого оно находится в производстве. Реестр постоянно находился на столе присутствия, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел.

Актуариус вел общий журнал всем входящим бумагам, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал канцелярскими принадлежностями.

В ведении регистратора находились журнал и 4 регистрационные книги. В журнал в течение года кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии; записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело. Он же вел регистрационные книги ("регистратуры"): Л, В, С и D. Книги Л и В служили для регистрации исходящих документов, С и D – для регистрации входящих.

Обратите внимание!

Особенностью регистрации документов в коллежской системе делопроизводства было то, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после – и в архиве.

Служащим документы передавались под расписку, вносившуюся в так называемую квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, а в книге отмечалось время возвращения дела.

Генеральный регламент устанавливал порядок использования печатей. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей.

В старых приказах па поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, в коллегиях наряду с датой появился регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов – реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга В – для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Эти документы по завершении года переплетали, придавая форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром к ним переплетались.

Таким образом, тщательно разработанные в Генеральном регламенте вопросы регистрации документов обеспечивали их сохранность, поиск, контроль за их движением и исполнением. Новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе, а также членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Петр I впервые стал лично подписывать издаваемые им указы, затем, в 1716 г., был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат. И лишь после этого норма была введена в Генеральный регламент.

Процедуру рассмотрения и решения вопроса, установленная Генеральным регламентом, включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, затем – архивное хранение дел.

Все пакеты, адресованные коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги – старшим членом присутствия. Вслед за этим все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах, при этом на входящем документе проставлялся регистрационный помер, а в регистрационной книге помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение.

Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присутствии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по делу (для этого в другие учреждения направлялись канцелярские запросы), а также выписку о всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы являлся доклад и краткая записка по делу (экстракт) – изложение существа вопроса, всех обстоятельств дела и законов, по которым должно было решаться дело. Рассмотрение и решение дела велось всеми членами коллегии, докладывалось дело секретарем. Решение принималось большинством голосов, при равенстве голосов голос председателя имел перевес. Ход обсуждения и принятое решение записывалось нотариусом в протокол ("повседневную записку", или журнал). Если какой-либо член коллегии имел особое мнение, оно заносилось в протокол. Протоколы подписывали все члены коллегии в день принятия решения. Таким образом, Генеральный регламент предусматривал систематическую запись всего хода обсуждения дел.

После заседания и подписания протокола канцелярия готовила так называемые "исполнительные бумаги", отсылавшиеся на места для исполнения. Генеральный регламент обращает особое внимание на то, что при отсылке исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии.

Коллегии между собой обменивались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые, по Генеральному регламенту, получили европейское название – архивы, и должны были стать особыми от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Заведовал архивом архивариус. По регламенту учреждалось 2 архива – общий для всех коллегий при Коллегии иностранных дел, и финансовый – под наблюдением Ревизион-коллегии. Был определен и срок сдачи дел в архив – через 3 года по завершении их производства в канцелярии. Дела следовало сдавать в архив по описи и под расписку. Всем делам в архиве велась опись по алфавиту ("алфавит дел").

Обеспечению тайны государственных дел служило введение присяги для канцелярских чинов, запрета на хранение служебных документов на дому. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др.

Это интересно!

В коллежском делопроизводстве возникли новые виды документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, заимствованные в западном делопроизводстве: мемория, промемория, рапорт, протокол, регламент, журнал, инструкция и др.

Существенные изменения претерпела и форма документов, для многих из которых разрабатывались образцы – "генеральные формуляры". В частности, указом 1723 г. "О форме суда" содержание челобитной предписывалось излагать по пунктам, что облегчало восприятие текста.

Отдельным элементом формуляра являлось наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкало обозначение краткого содержания текста: "Рапорт о получении указа", хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) как норма окончательно оформилось только в министерском делопроизводстве в XIX в. Самостоятельным элементом документа стала также его дата. Она писалась под текстом с левой стороны листа: "Октября 17 дня 1723 года".

Помимо этих выделившихся из текста реквизитов, появился ряд других, отражавших различные стадии работы над документом: подписи, отметки о согласовании, регистрационные номера, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

В целом, изменения в организации делопроизводства коллегий привели к значительному увеличению письменной работы. Даже расширенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел, что вызывало медлительность делопроизводства и волокиту. Следует отметить, что реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях.

Административное реформирование продолжила Екатерина II, издав "Учреждения для управления губерний Всероссийской империи" 7 ноября 1775 г. Губернская реформа внесла единообразие в устройство губерний, разграничив административные, судебные и финансовые учреждения. Реформа затронула и центральные учреждения, оставив всего лишь три коллегии – иностранных дел, военную и морскую.

Особое значение для организации делопроизводства имела "иерархия властей и мест", установленная этим важным документом и определившая порядок взаимосвязей высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, последний представлял верховной власти рапорты и доношения. Присутственным учреждениям губернии (губернскому правлению, палатам гражданского и уголовного суда, приказу общественного призрения и др.) губернатор давал предложения, получая от них представления. Между собой присутственные места обменивались сообщениями. Губернское правление от Сената получало указы, подчиненным учреждениям и должностным лицам также давало указы.

Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся до 1917 г., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

По "Учреждениям" порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, затем рассматривалось па заседании присутствия, после чего готовились "исполнительные" бумаги.

В штат канцелярий входили: секретари (старшие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи, архивариус и некоторые другие. Количественный состав служащих зависел от количества дел, но и при большом штате далеко не всегда канцелярии успевали вовремя подготовить дела к рассмотрению, отчего проистекала медлительность и волокита.

Значительное время отнимала подготовка дела к докладу – наведение справок, переписка с другими учреждениями, отправка запросов на места и т.д., завершавшаяся составлением докладной записки, или выписки. Передача дела в вышестоящую инстанцию требовала, кроме того, изложения всего предшествующего делопроизводства в виде пространной записки по делу.

Сложной процедурой было и документирование деятельности самого присутственного места. "Учреждение" вводило для этих целей протокол, или журнал заседания.

Система регистрации усложнилась еще более. Каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах.

Итак, развитие делопроизводства в XVIII в. связано с усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярий и учреждений в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, – бюрократического.