Правила заполнения трудовых книжек и типичные ошибки работодателя. Рис.6 Форма вкладыша трудовой книжки

Вопрос: На первой странице (титульном листе) трудовой книжки должна быть проставлена подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В форме трудовой книжки указано, что подпись должна быть проставлена разборчиво. Означает ли это, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, на первой странице (титульном листе) трудовой книжки должно не ставить свою личную подпись, а разборчиво указывать свою фамилию (или Ф.И.О.)?
Ответ: В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Пунктом 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, указано, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Форма трудовой книжки, утвержденная указанным Постановлением Правительства РФ, предусматривает, что на первой странице (титульном листе) трудовой книжки после подписи владельца книжки должна быть указана подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (разборчиво).
Согласно п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
Нормативными правовыми актами в области труда не раскрывается, что означает "указание подписи разборчиво".
При этом форма трудовой книжки не содержит указаний на то, что именно при проставлении подписи лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, нужно разборчиво указывать (только фамилию или фамилию, имя и отчество).
Подобное указание, например, содержалось на странице 2 формы N 025/у "Медицинская карта амбулаторного больного", утвержденной Приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 N 1030 (утратил силу в связи с изданием Приказа Минздрава СССР от 05.10.1988 N 750).
По нашему мнению, указание "разборчиво" не означает, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, на первой странице (титульном листе) трудовой книжки должно не ставить свою личную подпись, а разборчиво указывать свою фамилию (или Ф.И.О.).
Представляется, что данное указание означает требование о том, чтобы подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, можно было идентифицировать. С учетом этого при заполнении поля "Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек" можно по аналогии руководствоваться п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", согласно которому в состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке - в данном случае полное); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
В то же время ответственность за несоблюдение требований п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 при заполнении поля "Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек" не предусматривается.
Отметим: требование о том, чтобы подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, можно было идентифицировать, может быть соблюдено, в частности, когда лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, указывает полностью свою фамилию и инициалы имени и отчества, раздельно и без объединения.
Л.Л.Горшкова
Центр методологии бухгалтерского учета
и налогообложения
01.03.2010

Указание месяца рождения работника прописью. Заполнение графы «профессия, специальность» в трудовой книжке работника, имеющего общее либо незаконченное профессиональное образование. Зачеркивание ранее внесенную запись об образовании, если работник получил новое.

Можно ли указать месяц рождения работника прописью?Надо ли заполнять графу «профессия, специальность» в трудовой книжке работника, имеющего общее либо незаконченное профессиональное образование?Нужно ли зачеркивать ранее внесенную запись об образовании, если работник получил новое?

Заводим трудовую книжку

Ситуация: в организацию принят работник, который заключает трудовой договор впервые.

Трудовая книжка работника, принятого на работу впервые, оформляется в его присутствии в течение недели со дня выхода на работу (п. 8 Постановления). На титульном листе трудовой книжки в соответствующие графы необходимо вписать его фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, профессию, специальность. Рассмотрим особенности заполнения этих граф.

www.сайт
Статьи в тему:

Фамилия, имя, отчество вносятся полностью, без сокращения (или замены имени и отчества инициалами), на основании документа, удостоверяющего личность, как правило паспорта (п. 2.1 Инструкции). Данные должны полностью соответствовать представленным документам. Особое внимание необходимо обратить на близкие по звучанию и написанию слова: например, «Наталья» и «Наталия», «Семикова» и «Сёмикова» и т. п. Дата рождения также указывается на основании документа, удостоверяющего личность.

Образец формы трудовой книжки предусматривает, что дата записывается полностью (число, месяц, год), из чего кадровики иногда делают вывод о необходимости написания месяца прописью. Это неверно. Формат записи дат во всех разделах трудовых книжек определен пунктом 1.1 Инструкции: даты записываются арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Все записи должны производиться аккуратно, перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего или фиолетового цвета, без сокращений (см. образец 1).

Далее на основании соответствующих документов (аттестата об основном общем образовании, аттестата о среднем (полном) общем образовании, диплома о высшем образовании и т. п.) вносятся записи об образовании, профессии, специальности. Запись об образовании предполагает указание его уровня: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное.

Частые ошибки
– При наличии документов об образовании графы «Образование», «Профессия, специальность» оставлены пустыми;
– не указана дата заполнения трудовой книжки;
– отсутствует подпись работника;
– отсутствует подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
– не проставлена печать работодателя.

В связи с появлением программ бакалавриата и магистратуры возник вопрос о том, нужно ли их как-то отражать в трудовой книжке. По нашему мнению, такой необходимости нет, поскольку эти квалификации (степени) отнесены законом к одному и тому же уровню образования – высшему профессиональному*. Кроме того, можно провести аналогию с послевузовским образованием, по завершении которого и защите квалификационной работы (диссертации) присваивается соответствующая ученая степень: кандидат наук, доктор наук**, однако в Инструкции не содержится требование об указании квалификации (степени) работника (см. образец 1).

При наличии соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки из деканата и т. п.) может быть произведена запись о незаконченном профессиональном образовании. В этом случае, а также тогда, когда работник имеет общее образование, графа «Профессия, специальность» не заполняется (см. образец 2).

После внесения этих данных указывается дата заполнения трудовой книжки. Затем работник заверяет правильность внесенных сведений своей подписью. Титульный лист заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (разборчиво), и печатью работодателя (это может быть печать организации или кадровой службы) (см. образец 1).

Документы в тему

Вносим изменения в записи на титульном листе

Ситуация 1: работница вышла замуж и изменила фамилию.

Основанием для изменения записей о фамилии, имени, отчества и даты рождения, являются соответствующие документы (паспорт, свидетельства о рождении, о заключении или расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.).

www.сайт
Статьи в тему:

Указанные изменения вносятся так: одной чертой зачеркиваются прежние данные и рядом записываются новые. Ссылки на документы, обосновывающие изменения, с указанием их номера и даты делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (или печатью кадровой службы) (см. образец 3).

В случае повторного изменения данных (например, возврат прежней фамилии после развода) изменение записи производится в том же порядке (см. образец 4).

Ситуация 2: работник на момент трудоустройства имел среднее профессиональное образование, но в период работы получил высшее образование.

Получение работником нового уровня образования отражается путем дополнения уже имеющихся записей. Зачеркивать ранее внесенные записи не требуется. Дополнение записей об образовании производится на основании соответствующих документов, однако ссылка на них не делается (см. образец 5).

Ситуация 3: работник получил второе высшее образование по другой специальности.

Получение второго образования того же уровня в графе «Образование» не отмечается. Получение работником новой профессии или специальности также отражается путем дополнения записей. Ссылка на документы об образовании не делается (см. образец 5).

Частые ошибки
– Зачеркнуты сведения о прежнем образовании, профессии или специальности;
– сделана ссылка на документы о получении нового образования, профессии или специальности на внутренней стороне обложки.

Исправляем ошибки в записях на титульном листе

Ситуация 1: инспектор отдела кадров при заполнении трудовой книжки допустил ошибку в фамилии (например, написал «Лисицин» вместо «Лисицын»).

Если ошибка выявлена непосредственно при заполнении трудовой книжки, бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта, а трудовая книжка заводится на новом бланке. Форма акта законодательством не установлена. Мы предлагаем следующий образец (см. на стр. 62).

Ситуация 2: через месяц после оформления трудовой книжки обнаружена ошибка (например, вместо имени «Наталия» написано имя «Наталья»).

Исправление производится в том же порядке, как и при изменении данных о работнике, на основании документа, из которого данные были переписаны неправильно (например, паспорта) (см. образец 6).

Закон против практики

На практике

Многие кадровики путают термины «специальность» и «квалификация» и при заполнении трудовых книжек вместо записи о специальности («юриспруденция») вносят запись о квалификации («юрист»).

В законе

Согласно подпункту 4 пункта 2.1 Инструкции на основании документов об образовании в трудовой книжке работника необходимо указывать его профессию и/или специальность.

Что будет, если…

Внесение в строку «Профессия, специальность» записи о квалификации работника (вместо указанной в документе об образовании специальности) не считается серьезной ошибкой, способной повлиять на оформление работнику пенсии. Однако во избежание нежелательных претензий со стороны проверяющих органов советуем сотрудникам кадровой службы обратить особое внимание на правильное оформление специальности сотрудника.

Ситуация 3: работник уволился и уже на другом месте работы обнаружил, что его фамилию неправильно вписали в трудовую книжку на прежнем месте работы.

Исправление может производиться как по прежнему, так и по новому месту работы. Однако для исправления записи по новому месту работы необходимо получить от прежнего работодателя официальный документ, подтверждающий факт ошибки.

Если по какой-либо причине работник не может обратиться к прежнему работодателю (например, организация ликвидирована) и при этом не имеет документов, подтверждающих ошибку, оснований для исправления записи по новому месту работы нет. В таком случае работнику необходимо обратиться в суд в порядке особого производства для установления факта принадлежности ему этой трудовой книжки.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Надежда РАСУЛОВА,
начальник отдела кадров ГИТ в г. Москве:

– Исправления на титульном листе трудовой книжки при ее первом заполнении не допускаются. Если ошибка все-таки была сделана, то испорченный бланк уничтожается. В этом случае работодатель должен составить акт и затем заполнить новый бланк уже без ошибок. Следует помнить, что за испорченный бланк деньги с работника не взимаются.

Лариса ДОРОНИНА,
кандидат экономических наук, доцент Государственного университета управления (Москва):

– Нет необходимости отражать в трудовой книжке степень бакалавра или магистра. Это связано с тем, что эти степени отнесены законом к одному и тому же уровню образования – высшему профессиональному.

Материал подготовила Мария КОРОБЕНКОВА,
главный правовой инспектор Территориальной Санкт-Петербурга и Ленинградской области организации профсоюза работников торговли, общественного питания, потребительской кооперации и предпринимательства РФ «Торговое единство»

** Пункт 3 ст. 27 Закона РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании», п. 5 Положения о порядке присуждения ученых степеней (утверждено постановлением Правительства РФ от 30 января 2002 г. № 74).

Заполнение титульного листа трудовой книжки, как и всех остальных, требует от исполнителей особого внимания. Малейшие неточности и ошибки, которые могут быть допущены при заполнении данного документа, как правило, приводят к серьезным последствиям. Например, это может повлиять на оценку квалификации работника, если допущены неточности в записях о присвоении категорий, разрядов и иных сведений такого рода. Правильное заполнение трудовой книжки очень важно с точки зрения определения размера и назначения пенсии. В этой статье мы познакомим читателей с тем, как правильно должна выглядеть первая страница этого важного служебного документа.

Основные моменты

Этот документ является одним из основных, отражающих все аспекты трудовой деятельности граждан. Именно поэтому каждый бланк книжки изготавливается по специальной форме типографским способом, а каждому ее экземпляру, предназначенному принятому на работу сотруднику, присваивается персональный номер и серия, которые зависят от даты изготовления.

Наиболее важная первичная информация о работнике находится на титульной странице.

Если в трудовой книжке обнаруживается ошибочная или некорректная запись, необходимо сделать исправление.

Заполняем титульный лист

Перед тем, как заполнять новую трудовую книжку, следует внимательно ознакомиться с Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 225 .

Они предусматривают, что на титульных страницах:

Полностью указываются Ф.И.О. работника (использование инициалов не допускается). Это же относится и к информации о дате рождения. В качестве ее источника разрешается использовать паспорт или любой другой документ, который удостоверяет личность.
Выполняется запись об образовании. Ее следует сделать исключительно в соответствии с заверенными документами установленного образца. В таком качестве могут приниматься дипломы, удостоверения, аттестаты, сертификаты и прочие документы. В том случае, если у принимаемого на работу лица имеется неоконченное образование, то запись о нем производится на основании справок, выдаваемых учреждениями образования, студенческих билетов, выписок из зачеток и прочих, соответствующим образом заверенных документов.
Указывается специальность сотрудника или его профессия (оформление производится аналогичным образом и на основании указанных выше заверенных документов).
Проставляется дата.

Правила предусматривают, что после того, как первая запись в трудовую книжку будет внесена, работник должен расписаться на ее титульном листе, подтверждая тем самым правильность данных. Затем на 1-й странице ставится подпись специалиста отдела кадров.

Часто встречающиеся ошибки

При заполнении титульных листов самыми распространенными являются следующие нарушения:

Вместо полного указания фамилии, имени и отчества работника используются инициалы.
В указании даты рождения работника применяются римские числа.
Графа «образование» просто подчеркивается, но не заполняется.
Вместо специальности по образованию указывается должность сотрудника.
Отсутствует личная подпись сотрудника.
Отсутствует печать организации (предприятия), без которой данные документы являются недействительными.
При внесении информации о сотруднике буквы «ё» в текстах и формулировках заменяются на «е».

Инструкция Минтруда России № 69 четко оговаривает порядок, согласно которому, вся вносимая на титульную страницу информация должна быть идентична той, которая указана в паспорте.

Образец правильного заполнения титульного листа трудовой книжки можно посмотреть .

Если закралась ошибка

Если в трудовой книжке обнаруживается ошибочная или некорректная запись, необходимо сделать . Обычно правка выполняется специалистами организации, которой была допущена ошибка. Но исправление можно сделать и на новом месте работы (для этого делается соответствующий запрос).

На первом листе, как правило, делаются изменения, а править ошибки путем исправления формулировок, замазывания записей инструкция не разрешает.

Пример. При заполнении документа имя сотрудницы было указано «Наталья», в то время как в паспорте написано «Наталия». В этом случае вообще никаких исправлений не допускается, бланк трудовой книжки подлежит уничтожению и списанию. Таков порядок. Затем для работника необходимо завести новый документ.

Изменения, связанные с переменой фамилии, образования (специальности), могут выполняться исключительно на основании документов, в которых зафиксированы новые данные (дипломы, аттестаты, свидетельства о браке или об их расторжении и пр.). При этом непосредственно на титульном листе более ранние сведения зачеркиваются одной чертой и потом записываются новые. С внутренней стороны обложки следует сделать необходимые ссылки, в которых будут указаны документы, использовавшиеся в качестве источников для внесения поправок.

Вся информация, содержащаяся на титульном листе, подлежит заверению печатью организации (предприятия), а также личной подписью нанимателя (либо другого уполномоченного сотрудника организации).

Разного рода ошибки при заполнении титульных страниц рассматриваются как нарушения установленных регламентов и могут повлечь за собой судебные разбирательства и привлечение ответственных лиц к административной ответственности.

Вопросы-ответы к главе "Правила заполнения титульного листа трудовой книжки"

Работник принят на работу в августе. Наша организация – это его первое рабочее место. Сразу трудовую книжку мы не завели, потому что у нас не было бланков трудовых книжек. Купили их только под Новый год. Теперь заполняю трудовую книжку. Возник вопрос. На первой странице бланка трудовой книжки мне надо указать дату заполнения. Мне известно, что по закону я должна была завести трудовую книжку на работника, проработавшего 5 дней, но я это не сделала. Можно ли мне писать теперь в трудовой книжке дату заполнения "задним числом", т.е. августовским, когда я должна была это сделать, чтобы избежать ответственности при проверке Гострудинспекции?

Каждый бланк трудовой книжки имеет свои индивидуальные серию и номер. Серия и номер конкретного бланка трудовой книжки зависят от времени его изготовления.

Если Вы поставите дату заполнения трудовой книжки «задним числом», то может получиться так, что в бланке трудовой книжке Вы укажете дату, которая будет раньше, чем дата изготовления этой трудовой книжки.

В будущем это может создать проблемы не только для работодателя, но и для работника.

Не забывайте и о том, что все приобретенные бланки трудовых книжек и вкладышей регистрируются в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. И регистрируются они с указанием дат прихода и расхода, а также серии и номера каждого бланка. Сопоставив данные проверяющий может увидеть несоответствие.

Поэтому писать не фактическую, а давно минувшую дату мы не советуем.

Можно ли на титульном листе трудовой книжки ставить печать отдела кадров?

Согласно п.2.2 Инструкции «первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) , в которой впервые заполнялась трудовая книжка».

Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 № 132 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225» в Правила была внесена поправка о том, что внесенные в трудовую книжку записи должны заверяться печатью работодателя.

Старая редакция п. 35 Правил Новая редакция п. 35 Правил
«35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации , заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) «35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил)».
В данном пункте говорится не о титульном листе. Но многие специалисты полагают, что нельзя разные печати ставить в трудовой книжке, и настаивают, что отныне и на титульном листе надо ставить печать работодателя.

В число таких специалистов попадают и работники Гострудинспекции, и работники пенсионных органов, и др.

Печать кадровой службы обычно не содержит тех сведений, которые должны быть в печати организации, например, полного наименования организации на русском языке и места ее нахождения. Если же печать кадровой службы содержит все сведения, которые должны быть в печати организации, соответствует требованиям законодательства к печати организации и помимо этого содержит слова «Отдел кадров», то мы полагаем, ее можно считать печатью работодателя. Но обязаны предупредить, что не все специалисты разделяют это мнение.

При наличии в организации нескольких печатей целесообразно определить порядок их применения в локальном нормативном акте.

При проведении проверки инспектор Гострудинспекции сказал, что, дескать, согласно п.1.1 Инструкции записи дат на титульном листе нужно делать по схеме «00.00.0000», в том числе даты заполнения трудовой книжки. У нас в бланках трудовых книжек графа даты заполнения выглядит так: «Дата заполнения: «___» ______________ 20__г.», и я, заполняя ее, месяц указывала словом, а не цифрами. Кто прав: я или инспектор?

Согласно п.1.1 Инструкции записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

В п.1.1 говорится о датах в разделах трудовой книжки. Титульный лист не является разделом трудовой книжки. Поэтому, полагаем, строго говоря, п.1.1 не касается титульного листа.

ПОСЛЕДСТВИЯ НАРУШЕНИЙ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Ведение трудовых книжек требует особой внимательности и аккуратности, поскольку даже незначительные ошибки могут привести к неприятным последствиям при подаче работником документов для назначения пенсии. Более серьезные нарушения, как то невыдача трудовой книжки в день увольнения, влекут за собой материальную ответственность работодателя. В данной статье приведем обзор наиболее распространенных ошибок, которые могут быть допущены при ведении трудовых книжек, и проиллюстрируем их последствия примерами из судебной практики.

…»2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

Фамилия, имя, отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки, работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений».

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать.

Ошибки при заполнении титульного листа

Наиболее часто при заполнении титульного листа трудовой книжки неточно указывается фамилия, имя или отчество работника. Так, вместо «е» пишут «ё», вместо «и» в имени Наталия — «ь», путают числа в дате рождения и т.д. Вместе с тем сведения на титульном листе должны четко соответствовать паспортным данным работника.

Как же поступить, если ошибка была допущена? Согласно п. п. 26, 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей <1> (далее — Правила) в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Такими документами могут служить паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы.

———————————

<1> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 19.05.2008).

В соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек <2> (далее — Инструкция) при изменении записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения необходимо указывать ссылку на номер документа и дату. Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

———————————

<2> Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Приведем образец исправления подобной ошибки. Допустим, при заполнении трудовой книжки фамилия Парамонова была написана с буквой «о» (Паромонова). Тогда исправление будет выглядеть следующим образом.

Фамилия Паромонова исправлена на фамилию Парамонова на основании паспорта 20 01 N 576833, выданного УВД Ленинского района г. Красноярска 15.08.1999.

Инспектор отдела кадров Сотова

(должность, подпись, печать)

Трудовая книжка

ТК-II N 4561472

Фамилия Паромонова Парамонова

Имя Ирина______________________

Отчество Геннадьевна____________

Дата рождения 23.05.1981__________

(число, месяц, год)

Образование высшее______________

Профессия,

специальность экономист – менеджер

Дата заполнения 15.01.2005________

(число, месяц, год)

владельца книжки __Парамонова ____

Подпись лица, ответственного

за ведение трудовых книжек ____________

(разборчиво)

Типичные ошибки:

1. Указывается неправильное наименование ФИО, что делает трудовую книжку недействительной. В данном случае принимать данную трудовую книжку работодатель не может и по просьбе работника ему может быть оформлена новая трудовая книжка.

2. Неверно записывается дата рождения работника.

Например:

а) шестью арабскими цифрами — 10.05.69г.;

б) смешанным буквенно-цифровым способом с неверным обозначением года рождения — 29 января 1961 г.;

в) римскими цифрами — 5/IX — 51г.

Подобные записи не допустимы, поскольку в п. 1.1 Инструкции сказано, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными), например 31.06.2011.

3. Не указывается образование сотрудника. Иногда внизу подчеркивается одной чертой наличие образования, а графа остается не заполненной. Необходимо словами записать вид образования сотрудника. Обратите внимание: ссылка на документ, на основании которого делается запись об образовании, на развороте обложки не делается!!! (п. 2.4. Инструкции № 69).

4. Профессия, специальность часто не указываются. При заполнении данного раздела необходимо опираться на документ об образовании. Часто в этом разделе указывается не профессия, специальность, а наименование должности работника, что тоже является нарушением.

5. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки — Написания фамилии недостаточно. Эта графа подразумевает указание именно личной подписи ответственного лиуа.

6. Обязательно проставляется печать организации, в которой заполняется титульный лист. Без печати трудовая книжка недействительна.

Какого рода исправления допустимы на титульном листе трудовой книжки и как они исправляются?

В титульный лист трудовой книжки обычно вносятся именно изменения, а не исправления (п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, далее Инструкция).

Исправления в титульном листе трудовой книжки при ее первичном заполнении вообще не допускаются. Например, нельзя при первичном заполнении титульного листа трудовой книжки исправить «Наталия» на «Наталья», если имя работника изначально было написано неправильно. Если в титульном листе при первичном заполнении была допущена ошибка, то испорченный бланк нужно уничтожать, составив об этом акт, и заполнить уже без ошибок новый бланк. Следует помнить, что за испорченный бланк деньги с работника не взимаются (п.п. 42, 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила).

…»2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую станицу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы)»…(п. 2.3. Инструкции № 69).

В случае, когда ошибка в трудовой книжке не была исправлена работодателем, владельцу трудовой книжки придется обратиться в суд с иском о признании факта, имеющего юридическое значение. Так, согласно Решению Калачинского городского суда Омской области от 31.03.2009 N 2-111 Н.К.Х. обратилась в суд с заявлением об установлении факта принадлежности трудовой книжки и вкладыша в нее. В исковом заявлении она указала, что была принята на работу 07.02.1972. При заполнении ее трудовой книжки была допущена ошибка в написании отчества — вместо первой буквы «Х» написали «К». При обращении в ГУ УПФ по Калачинско- му району инспектор по назначению и выплате пенсии обнаружил данную ошибку, что явилось препятствием для оформления пенсии, в связи с этим Н.К.Х. была вынуждена пойти в суд, так как в другом порядке не могла получить надлежащие документы, подтверждающие принадлежность ей трудовой книжки. Она просила суд установить факт принадлежности трудовой книжки, первоначально заполненной 07.02.1972 на имя Н.К.Х. 26.08.1954 года рождения.

Основываясь на том, что во всех остальных документах, представленных в судебном заседании заявителем, в частности свидетельстве о рождении заявителя, страховом свидетельстве государственного пенсионного страхования, общегражданском паспорте, свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе, ее отчество также указано как «Х-на», учитывая показания свидетеля Л., подтвердившей, что знает истицу около 32 лет, видела ее документы, в них отчество было написано как «Х-на», суд установил факт принадлежности Н.К.Х. трудовой книжки и вкладыша в нее.

Судом отмечено, что работодатель нарушил положение п. 2.3 Инструкции. В частности, работодатель должен был исправить отчество «К-на» на «Х-на», указать это на внутренней части обложки трудовой книжки и сделать ссылку на документ (в данном случае паспорт). Аналогично необходимо было поступить и с вкладышем в трудовую книжку.

Учитывая это, если гражданин приходит в вашу организацию и просит исправить ошибку, допущенную вами или предыдущим работодателем, не спешите отправлять его в суд, если это можно сделать во внесудебном порядке: работник оформлен в вашей организации или ваша фирма является правопреемником организации, которой была допущена ошибка. В противном случае исковое заявление работника будет оставлено без движения и работнику придется вновь обратиться за исправлением ошибки к работодателю.

Вопрос: На работника не сразу завели трудовую книжку, так как не было бланков трудовых книжек. Сейчас, заполняя трудовую книжку, возник вопрос. На первой странице бланка нужно указать дату заполнения. по законодательству трудовая книжка ведется на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней. Сроки мной пропущены, можно ли в трудовой книжке писать дату заполнения «задним» числом?

Каждый бланк трудовой книжки имеет свои индивидуальные Серия и номер зависят от времени его изготовления. Может получиться так, что вы укажете дату, которая будет раньше, чем дата изготовления.

Продолжение читайте в следующей статье…