Перечень сроков хранения документов, утвержденный росархивом. Перечень типовых управленческих архивных документов Перечень со сроками хранения документов

Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом 06.10.2000, в настоящее время уже не действует. О том, кто сейчас устанавливает эти сроки и где их можно узнать, мы расскажем в нашем материале.

Действующие перечни Росархива

Росархив сроки хранения документов утверждал неоднократно. К примеру, Перечень типовых документов организаций с указанием сроков их хранения был введен приказом от 06.10.2000. Однако к вновь создаваемым документам он сейчас не применяется — Минкультуры своим приказом от 25.08.2010 № 558 утвердило новый перечень, в котором содержится информация о том, в течение какого периода и с учетом каких особенностей необходимо хранить дела в компании.

Еще один перечень был утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12. Он предназначен для использования в работе самого Федерального архивного агентства (ФАА) и организаций, находящихся в его ведении. Этот перечень посвящен срокам хранения документов, образующихся в процессе деятельности данных учреждений.

Наряду с указанными перечнями существуют и иные подобные документы с информацией о сроках, в течение которых от документов избавляться запрещено. Например, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (приказ Минкультуры от 31.07.2007 № 1182).

Когда старый перечень может пригодиться

Почему утративший силу перечень по-прежнему необходим? Дело в том, что приказ Минкультуры № 558 не имеет обратной силы и не распространяется на ранее возникшие отношения, так как иное прямо не оговорено в нем.

Это означает, что приказ или иной распорядительный акт компании, созданный в 2009 году и до этого, не может уничтожаться ранее сроков, предусмотренных перечнем-2000. А если аналогичное распоряжение оформляется в 2010 году и позднее, для определения срока его хранения необходимо руководствоваться перечнем-2010.

Перечень-2000 по сравнению с преемником имеет менее детализированный состав документов и обобщенные сроки хранения. Например, документам по аттестации, сертификации и аккредитации там отводилась одна статья, а срок хранения был единым — «постоянно». Действующий в настоящий момент перечень предусматривает иной подход.

Такие документы по сертификации, как протоколы испытаний или экспертные заключения (ст. 110), необходимо сохранять не менее 10 лет. Но одновременно в примечании есть ссылка, уточняющая этот срок: у заявителя эти документы должны храниться не менее 3 лет после окончания действия сертификата, а выдавшая сертификат компания не имеет права избавиться от него ранее истечения 10-летнего периода. Кроме того, уточняются и иные важные моменты по срокам (к примеру, что протокол о выдаче сертификата подлежит постоянному хранению).

Таким образом, перечень-2000 устанавливал более жесткие требования к периоду хранения данного вида бумаг, и в отношении документов, созданных до вступления в силу перечня-2010, необходимо их придерживаться.

Сверяясь с перечнями, не следует забывать один важный принцип: уменьшать указанные сроки хранения запрещено. За это может последовать наказание (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).

ВАЖНО! За нарушение сроков хранения учетных документов должностные лица компании могут быть оштрафованы по ст. 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 руб.

Итоги

Для определения срока, в течение которого приказ, распоряжение, учетный регистр или иной образовавшийся в деятельности фирмы документ необходимо хранить, можно узнать из специальных перечней. Часть их утверждена Росархивом, а часть — Министерством культуры РФ. Сокращать указанные в них сроки и избавляться от документов раньше времени нельзя. Такой принцип применяется в отношении всех форм (бумажных или электронных) и всех видов (организационно-распорядительных, прогнозных, налоговых, бухгалтерских и др.) документов.

Прошло 10 лет с момента принятия Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000; далее – Перечень 2000). За это время произошли существенные изменения в развитии нашего общества: совершенствовалась структура, задачи, функции и направления деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления. Менялись и взаимоотношения между государственными органами, органами местного самоуправления и организациями всех форм собственности, что нашло свое отражение в принятии соответствующих законодательных и иных нормативных и правовых актов Российской Федерации. Эти процессы повлекли за собой создание новых видов документов, которые отсутствовали в Перечне 2000. Назрела необходимость в разработке нового типового перечня, который удовлетворил бы потребности собственников документов в определении сроков их хранения.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) (далее – Перечень 2010).

Перечень 2010 прошел рецензирование во всех федеральных органах государственной власти и органах управления архивным делом субъектов Российской Федерации (после чего был доработан с учетом их замечаний), а также экспертизу в Минюсте России.

Практически все формулировки статей и сроки хранения документов Перечня 2010 соответствуют нормам, содержащимся в нормативных правовых актах Российской Федерации, определяющих функции государственных органов, органов местного самоуправления и организаций и состав документов, образующихся в процессе их деятельности.

Перечень 2010 – нормативный акт, исполнение требований которого в части состава документов и определения сроков их хранения обязательно для организаций всех форм собственности независимо от сферы их деятельности.

Перечень построен по функциональному принципу и состоит из разделов, отражающих основные направления деятельности организации: организационно-распорядительная и правовая деятельность; планирование; финансирование, учет и отчетность; кадровое обеспечение; трудовые отношения; материально-техническое обеспечение; административно-хозяйственные вопросы; социально-бытовые вопросы и др.

Документы в разделах и подразделах Перечня 2010 расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее – документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее – организаций) независимо от формы собственности при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, с указанием сроков хранения.

Структура Перечня 2010

Структура Перечня 2010 и названия его разделов по сравнению с Перечнем 2000 практически не изменились.

Перечень 2010 состоит из 12 разделов:

Раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов.

Разделы 2–4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность.

Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций.

Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций.

Раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда.

Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.

Раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей.

Раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

Раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в т.ч. социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга.

Раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Перечень 2010 имеет 4 графы.

В графе № 1 указаны номера статей. Статьям в Перечне 2010 присвоена единая сквозная нумерация.

В графе № 2 приведены виды документов. Перечень 2010 не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе № 3 указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе № 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

Что нового?

Состав документов, включенных в Перечень 2010, значительно расширился по сравнению с Перечнем 2000. Это касается, прежде всего, разделов, включающих документы, которые отражают распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, правовое обеспечение управления; документы по нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; работе с кадрами; материально-техническому обеспечению деятельности, административно-хозяйственным и социально-бытовым вопросам.

Особое внимание составителями Перечня 2010 было уделено документам, содержащим сведения социального характера: об охране труда, травматизме, работе с вредными условиями труда и т.п.

В ряде случаев изменились и сроки хранения документов в соответствии с принятием новых нормативных правовых актов и расширением законодательной базы Российской Федерации.

В раздел 1 «Организация системы управления» в подраздел «Руководство» включены новые виды документов, среди которых:

● государственные реестры муниципальных образований (ст. 9);

● свидетельства о включении муниципальных образований в государственный реестр (ст. 10);

● регистрационные дела муниципальных образований (ст. 11);

● соглашения по передаче полномочий между органами местного самоуправления муниципальных образований (ст. 13);

● документы о создании особых экономических зон (ст. 14–17) и др.

Более детализировано содержание приказов и распоряжений руководителя организации по личному составу (ст. 19б Перечня 2010), имеющих срок хранения 75 лет. К ним относятся приказы:

● о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

● аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

● изменении фамилии;

● поощрениях, награждениях;

● оплате труда, премировании, различных выплатах;

● всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

● отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

● дежурствах по профилю основной деятельности;

● длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;

● командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

При этом в примечании к ст. 19б Перечня 2010 сказано, что приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках имеют срок хранения 5 лет.

Обратите внимание: приказы о взысканиях, в которых содержатся сведения о депремировании работников (т.е. связанные с оплатой труда), имеют срок хранения 75 лет.

Значительно расширился подраздел «Организационные основы управления» раздела 1. В него вошли такие новые виды документов, как:

● единые государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей (ст. 36);

● документы о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, о прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (ст. 38);

● государственные реестры и документы по их ведению (ст. 41, 42);

● документы о ликвидации организаций (ст. 49);

● договоры о создании (учреждении) общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51);

● списки учредителей (участников) негосударственных организаций (ст. 53);

● административные регламенты государственных органов, органов местного самоуправления (ст. 54);

● документы по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации (ст. 62);

● договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных, исполнительных и других органов организации (ст. 78);

● договоры о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности и др.

Особую группу в данном подразделе представляют документы по лицензированию, аттестации, аккредитации деятельности организации и по сертификации.

Если в Перечне 2000 документы по лицензированию были представлены в двух статьях, то в новом перечне их восемь (ст. 96–103). Так, в ст. 96 вошли следующие документы: заявления, копии учредительных документов, свидетельств, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии платежных документов, опись представленных документов, протоколы, решения, уведомления, документ, подтверждающий наличие лицензии, копии актов проверок.

Срок хранения этих документов – 5 лет после прекращения срока действия лицензии. При этом протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии, должны храниться постоянно (организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят эти документы до ликвидации организации).

Шесть статей Перечня 2010 посвящены вопросам аттестации и аккредитации деятельности организации, восемь – сертификации, документы которых имеют различные сроки хранения. (В Перечне 2000 все виды документов по аттестации, аккредитации и сертификации были указаны в одной статье и имели один срок хранения «постоянно».) Например, в ст. 110 вошли документы по сертификации: декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы расследований, испытаний, экспертные заключения, решения. Срок хранения этих документов – 10 лет. Однако в примечании имеется сноска о том, что срок хранения этих документов у заявителя – 3 года после истечения срока действия сертификата. Организация, выдавшая данный сертификат, должна хранить эти документы 10 лет. И опять же, в примечании имеется сноска, что протоколы, решения, подтверждающие выдачу сертификата, должны храниться постоянно (организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят эти документы до ликвидации организации).

Большую группу в данном подразделе Перечня 2010 представляют документы, связанные с правом владения имуществом, земельными вопросами, организацией деятельности акционерных обществ.

Важные примечания

Несколько слов о применении постоянного срока хранения документов, указанных в перечне, для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Срок хранения документов «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет.

Часть документов организации постоянного срока хранения по Перечню 2010 с отметкой нормативного и правоустанавливающего характера, содержащих сведения о праве владения имуществом, договорных обязательствах и т.п., должна храниться в организации до ее ликвидации, поскольку эти документы могут явиться основанием для осуществления претензий или исков юридических и физических лиц, а также правоохранительных и судебных органов. Это относится, прежде всего, к ст. 18, 19, 22, 27, 39, 51–53, 55, 62, 71, 77, 79, 85, 105 и др. При этом следует также учитывать и их практическое значение для организации.

Отметка <**> рядом со сроком хранения «постоянно» означает, что в случае ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, документы, образовавшиеся в процессе ее деятельности и имеющие постоянный срок хранения по перечню, могут поступать на государственное или муниципальное хранение по договору, заключаемому организацией с соответствующим архивным учреждением как на возмездной, так и безвозмездной основе.

Отметки «ЭПК», «ЭК», проставленные в перечне к отдельным видам документов, означают, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (как правило, не менее 1 года).

Примечания, используемые в Перечне 2010, комментируют и уточняют сроки хранения документов. В ряде случаев уточняется место хранения документов, имеющих длительный (постоянный) срок хранения (например, ст. 2, 18, 19, 22, 27, 28), условия, при которых исчисляется срок хранения документов (например, ст. 27б, 28б).

Для удобства пользования к Перечню 2010 составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня.

Обратите внимание

Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2009 г., исчисляется с 1 января 2010 г.

Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

Снижение сроков хранения документов, установленных перечнем, запрещается.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.

Нужно ли заново составлять номенклатуры дел в связи с введением в действие нового перечня?

Ответ однозначен: нужно. Ведь изменились не только номера статей перечня, на которые даются ссылки в соответствующей графе номенклатуры дел, но и сроки хранения документов.

Перечень 2010 является основным документом для проведения экспертизы ценности документов, независимо от формы и вида носителя информации, формирования документов в делопроизводстве, составления номенклатуры дел и подготовки дел для дальнейшего архивного хранения.

О бязательная часть процесса составления номенклатуры дел - определение сроков хранения документов. В основном сроки устанавливаются по специальным перечням, которые обязательны для использования организациями всех форм собственности и видов деятельности. Когда эти объемные нормативные документы попадают в руки сотрудникам, которые будут заниматься номенклатурой своего подразделения, у службы ДОУ начинаются сложности. Увидев таблицу с тысячей строк, люди теряются и не знают, как с ней работать, воображая, что придется проштудировать каждую из статей. И здесь важно не упустить момент и грамотно объяснить коллегам, как работать с перечнями. Это будет залогом получения более или менее корректно установленных сроков хранения для дел подразделения. Как сориентироваться в перечнях документов со сроками хранения? Как объяснить коллегам, что не нужно читать каждый из них постатейно? Ответы на эти вопросы мы и дадим в статье.

Номенклатуру дел структурных подразделений должны разрабатывать в подразделениях под руководством службы ДОУ. Как бы ни было велико желание руководителей отделов переложить эту работу целиком на Ваши плечи, соглашаться на это нельзя. Главная причина: даже самый квалифицированный сотрудник службы ДОУ, проработавший в компании не один год, не сможет полностью перечислить все документы, образующиеся в деятельности подразделения, и самостоятельно определить их ценность для компании. В идеале, служба ДОУ должна:

обеспечить подразделения методикой выполнения этой работы и консультировать в особо сложных случаях,
проверить результаты составления номенклатуры дел подразделения.

Где установлены сроки хранения документов?

На сегодняшний день сроки хранения определяются согласно:

Большинство коммерческих организаций пользуются этими типовыми перечнями, не подпадая под и .

Акционерные общества пользуются еще Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс). Но и это положение в отношении многих документов в конечном счете приводит пользователя к ПТУД, например, как в статье 2.1.5 «Внутренние документы общества» .

Структура перечней и навигация

Самое главное, что стоит донести до коллег: перечни документов - это не одна сплошная таблица из тысячи строк. В каждом из них есть, во-первых, оглавление, во-вторых, тематические разделы, в-третьих, предметный указатель. Это существенно упрощает восприятие и сужает круг поиска нужного документа.

Рассмотрим ПТУД , с которым работает большинство организаций. Он начинается с раздела «Общие положения», который, конечно, многие пропустят, не читая. А зря, ведь здесь описываются:

тематические разделы документа (всего 12, прочитав их внимательно, сразу понимаешь в каких разделах в первую очередь искать документы конкретного подразделения, например, отделу кадров нужно начинать с раздела 8, который «содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении»);
графы таблицы , прочитав их описание, человек понимает, что:
- в графе 2 «Вид документа» на самом деле не обязательно указывается его конкретное наименование, здесь дается обобщенное обозначение категории документов (например, связанных с решением какого-то вопроса);
- а срок в графе 3:
  - един для всех документов статьи независимо от формы представления (бумажной или электронной);
  - исчисляется не с даты издания / регистрации документа, а «с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством», т.е. когда с документом закончили работу и подшили его в дело;
  - если в скобках есть сноска, то она может корректировать срок так, как описано в ее расшифровке в графе 4 «Примечание».

Пример 1

Как понимать содержание граф основной таблицы ПТУД

Свернуть Показать

Пример 2

Фрагмент «Указателя видов документов» в ПТУД

Свернуть Показать

Основная часть ПТУД представляет собой таблицу, в строках которой перечислены документы и сроки их хранения, зачастую с различными оговорками (они фигурируют в колонке «Примечание»). Завершает ПТУД . Здесь не только в алфавитном порядке перечислены все виды включенных в печень документов, но и их разновидности со ссылками на статьи (см. пометку «2» в Примере 2). Бывает, что один вид документа присутствует в разных статьях и даже разных разделах (т.е. сферах применения), и только ознакомившись со всеми вариантами, можно выбрать самый подходящий для вашего случая (см. пометку «1» в Примере 2).

Теперь прокомментрируем, как понимать те сроки, которые указаны в графе 3 , - они не так просты, как кажутся:

здесь указан не жесткий, а минимально необходимый срок хранения, т.е. организация по своему усмотрению может его увеличить;
а если здесь фигурирует постоянный срок хранения («Пост.»), то для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, это означает на самом деле срок хранения «не менее 10 лет» - и эта ценнейшая оговорка запрятана в сноску <*> ниже основной таблицы. Еще более сократить срок может ликвидация организации, т.к. далее документы некому будет хранить;
если вы видите, например, «5 л. ЭПК», то минимум через 5 лет хранения необходимо будет проводить экспертизу ценности силами экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), чтобы часть наиболее ценных для организации документов хранить и далее (вплоть до постоянного срока хранения), а часть можно было уничтожить. Аналогично стоит понимать «5 л. ЭК» и «5 л. ЦЭК» - просто комиссии могут быть разными;
срок «До минования надобности» не может быть менее 1 года.

Перечень научно-технических документов (ПНТД ) будет необходим организациям, занимающимся научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельностью. Документ открывают подробные «Указания по применению перечня», в которых также объясняется его структура (содержит 13 разделов). Завершает перечень предметный указатель.

Его принципиальным отличием от ПТУД является установление для одной категории документов (в одной строке) разных сроков хранения в зависимости от «способа их использования» в организации:

если она их разрабатывает, то см. срок в графе 4,
если только согласует / утверждает - в графе 3,
если является заказчиком на их разработку - в графе 5,
если эксплуатирует объекты, в них описанные, но не является заказчиком - в графе 6.

Итак, использование перечней с указанием сроков хранения документов должно быть осознанным. В равной степени вредно и сплошь читать их сверху вниз, и бездумно пользоваться автоматическим поиском по тексту.

Два варианта работы с ПТУД

Алгоритм использования перечней документов с указанием сроков хранения разберем на примере ПТУД, с которым работает большинство наших читателей. Это можно делать двумя способами:

способ № 1 - сначала использовать предметный указатель , где виды документов перечислены по алфавиту (а внутри могут быть указаны их «подвиды» - см. отметку «2» в Примере 2). Проиллюстрируем применение этого способа в Примере 3;
способ № 2 - сначала найти в перечне раздел, соответствующий вашему структурному подразделению . Напомним: список разделов приведен в самом начале в «Общих положениях». Далее в основной таблице выбранного раздела (см. Пример 1) просматриваем строки графы 2, где перечислены категории документов от более к менее важным. Среди них нужно найти наиболее подходящую для вашего дела. См. Пример 4.

Пример 3

При определении срока хранения начинаем поиск с предметного указателя ПТУД (на примере протоколов оперативных совещаний у генерального директора)

Свернуть Показать

Давайте определим срок хранения для протоколов оперативных совещаний, еженедельно проходящих у генерального директора.

Шаг 1. Найдем в «Указателе видов документов» «ПРОТОКОЛЫ» (этот фрагмент ПТУД см. в Примере 2).

Шаг 2. Среди представленных разновидностей протоколов нам более всего подходит вариант «заседаний, совещаний» (отметка «3» там же). Напротив «заседаний, совещаний» указан номер статьи, в которой содержится их срок хранения - 18. Перейдем в нее:

Шаг 3. В статье 18 мы видим пункт е) «совещание у руководителя организации (2)». Но мы видим здесь сноску «(2)» и смотрим ее расшифровку в графе «Примечание» - протоколы именно оперативных совещаний хранятся в течение 5 лет, после чего проходят экспертизу ценности и либо уничтожаются, либо хранятся еще некоторое время по решению экспертной комиссии (об этом говорит отметка «ЭПК»).

Таким образом, в номенклатуру дел для дела «Протоколы оперативных совещаний генерального директора» вписываем срок хранения «5 лет ЭПК, ст. 18 е)» по ПТУД.

Пример 4

При определении срока хранения документов / материалов, которых нет в «Указателе видов документов» ПТУД

Свернуть Показать

Теперь наша задача - определить срок хранения для статей, написанных пресс-службой для размещения на сайте компании и утвержденных генеральным директором. Предметный указатель не содержит такого вида документа / материалов. Мы можем действовать следующим образом:

Шаг 1. Открываем «Общие положения» ПТУД и читаем, что раздел 6 включает в себя документы об информационном обслуживании деятельности организаций.

Шаг 2. Переходим в раздел 6 основной таблицы и изучаем виды документов, представленные в нем.

Шаг 3. Находим статью 553 «Документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте». Очевидно, что статьи нашей пресс-службы подходят под эту категорию. Тогда срок их хранения - «5 лет ЭПК», т.е. после 5 лет хранения в результате экспертизы ценности они могут быть уничтожены либо храниться далее.

Таким образом, срок хранения статей, подготовленных пресс-службой для размещения на сайте и утвержденных генеральным директором - 5 лет (ЭПК) по ст. 553 ПТУД.

Очевидно, что, практикуя оба описанных подхода, установить сроки хранения документов подразделения несложно. Но и на этом пути не обошлось без подводных камней. Проводя инструктаж коллег по пользованию перечнями, нужно проговорить два нюанса.

Нельзя бездумно пользоваться поиском. Перечень будет использоваться, скорее всего, в электронном виде, казалось бы: открываем поисковую строку, нажав «Ctrl+F», и вписываем в нее ключевой фрагмент названия документа или дела. Находим его, устанавливаем срок хранения и переносим в номенклатуру. Дело сделано?

Действительно, такой поиск по тексту перечней может быть быстрым. Но, используя его, обязательно нужно уточнять, к какому разделу принадлежит найденная строка таблицы. А лучше оценить все найденные компьютером строки, в которых содержится искомый фрагмент, т.е. не всегда можно останавливаться на первом попавшемся варианте.

Пример 5

Свернуть Показать

Работнику диспетчерской службы энергоснабжающего предприятия нужно установить срок хранения оперативного журнала. Нет ничего проще: в ПТУД есть статья 843 «Журналы диспетчерские». Хранить их предписывается 3 года. Только вот относится она к разделу 10.3 «Транспортное обслуживание, внутренняя связь», потому к журналам диспетчера, принимающего информацию о локальных отключениях электричества, никакого отношения не имеет!

Здесь следует воспользоваться ПТУД, в статье 1107 которого в разделе 8.1 «Организация производства» устанавливается срок хранения для «Журналов диспетчерских оперативных записей, рапортов начальников смен, инженеров и мастеров», равный 1 году в эксплуатационных организациях.

В Примере 5 речь идет о неточности в сторону увеличения срока хранения, что не так чревато, как если бы по ошибке и невнимательности срок хранения документа был бы уменьшен.

Еще один аргумент в пользу того, что заниматься номенклатурой дел подразделения должны его сотрудники (и это обязательно нужно до них донести) - несоответствие наименований документов в перечнях и в каждой конкретной организации , поэтому нужно оценивать смысл (!)написанного в перечне и сопоставлять с имеющимися у вас документами.

Ведь перечни универсальны, и формулировки максимально обобщены, чтобы все организации смогли «узнать в них» свои документы. Далеко не все дела в производственной и управленческой деятельности предприятий называются так однозначно (скажем, вместо «Трудовые договоры» некоторые почему-то используют слова «контракты» и «соглашения»).

Пример 6

Свернуть Показать

Приведем в качестве примера статью 753 ПТУД «Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции». Если в компании нет документов с такими наименованиями, то это не означает, что нет документов с такой функцией, и в номенклатуре дел вполне может фигурировать позиция «Сводные годовые заявки на ТМЦ для обеспечения потребностей структурных подразделений». Очевидно, что работник отдела снабжения скорее узнает в обобщенно сформулированной статье перечня «свой документ», чем делопроизводитель.

Несмотря на то что работа с перечнями документов совсем не так сложна и кропотлива, какой кажется на первый взгляд, проверять за работниками отделов нужно. Настоятельно рекомендуется специалисту службы ДОУ, ответственному за составление сводной номенклатуры дел организации, пройтись по каждому делу и проверить указанный в графе 4 номер статьи перечня. Ошибки найдутся обязательно, и исправлять придется много - это неизбежность. Но уменьшить количество ошибок и взятых «с потолка» сроков и статей поможет внятное объяснение коллегам принципов работы с перечнями документов.

См. ответы на вопросы «К какой категории относятся приказы об увеличении нагрузки тренера-преподавателя и о распределении дополнительной учебной нагрузки на нового сотрудника? », «Какие документы-основания для подготовки постановления / распоряжения должны передаваться в архив на постоянное хранение? » на нашем сайте

Как разработать номенклатуру дел ИТ-подразделения? Как в холдинге ограничиться составлением номенклатур дел структурных подразделений без их слияния в сводную? Ответы читайте в статье «Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи »

Чем и как пользоваться (на примерах) при определении сроков хранения научно-технических документов объяснила начальник отдела комплектования госархива в статье «

Приказ № 558 в сжатом виде дает перечень всей управленческой документации, которую производит организация в ходе своей деятельности. Основные блоки следующие:

управленческо-распорядительные;
бухгалтерские, финансовые;
кадровые;
имущественные и хозяйственные;
социально-бытовые и профсоюзные.

Несмотря на обстоятельность приказа, его разработчики не предлагают точные наименования документов, а обобщают их в группы. Таких групп в приказе насчитывается 1002.

Чем еще удобен Приказ № 558? Перечень типовых управленческих архивных документов представлен в табличной форме, разбит по тематическим блокам (их 12), а кроме того — все наименования в конце этого НПА даны в алфавитном порядке с перекрестными ссылками на таблицу — это значительно упрощает навигацию.

Для каждого типового документа указан срок его хранения.

Как правильно исчислять срок архивного хранения

Этот вопрос далеко не очевидный. Видимо, осознав это, законодатели с 18.06.2017 внесли серьезные изменения в статью 22.1 . Теперь закон говорит, что срок, указанный в перечнях, отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ завершен.

Формулировка не совсем очевидна — поэтому разберем задачу на примере документов по личному составу.

Срок хранения документов по личному составу

Личное дело в организации начинает формироваться, что очевидно, в момент поступления работника на работу, и заканчивается — днем его увольнения.

Пример 1

Приказ об увольнении работника был датирован 10.06.2016. Срок хранения такого личного дела исчисляется с 01.01.2017.

Обратите внимание! В соответствии с новой редакцией закона № 152-ФЗ личные дела, завершенные до 2003 года, должны храниться 75 лет, а завершенные позже — 50 лет. Следовательно, в нашем примере личное дело должно храниться до 31.12.2065.

Пример 2

В отделе кадров хранится личное дело сотрудника, уволенного 15.05.2001. Сколько лет его нужно хранить?

Итак, согласно закону, срок хранения дела исчисляется с 01.01.2002. Продолжительность хранения — 75 лет. Значит, это личное дело можно готовить к уничтожению не ранее 31.12.2077.

Что можно изъять из личного дела и уничтожить раньше

Согласно Приказу № 558, далеко не все кадровая документация подлежит столь длительному хранению. Так, например:

хранятся в течение 5 лет после окончания командировки (за исключением

Типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте - Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Перечень состоит из 12 разделов:

- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

1.4. Перечень имеет 4 графы.

В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель , в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.