Формы торг где и какие используются. Торговая и складская документация

Документооборот - важная и обязательная составляющая практически любой деятельности, связанной с торговлей, правильная организация которого является гарантией верного и полного отражения всех операций в бухгалтерском и налоговом учете .

Организация документооборота

Несмотря на повсеместную компьютеризацию, предприятия торговли обязаны иметь в распечатанном виде документы, отражающие товарооборот, движение ТМЦ и денежных средств, а также формирование наценки, взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами.

Организация документооборота - задача руководителя предприятия. Правила документооборота должны быть прописаны в учетной политике компании. Вместе с ней руководитель утверждает:

формы неунифицированных первичных документов, используемых на предприятии;
формы документов внутренней отчетности;
периодичность формирования отчетов;
технологию обработки данных учета.

При организации документооборота учитывают размеры и внутреннюю структуру компании, частоту проведения хозяйственных операций, специфику деятельности. В любом случае правила внутреннего документооборота не должны нарушать действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Организация документооборота предполагает разработку правил формирования и пути движения для каждого документа. С этой целью руководством определяются ответственные лица на каждом этапе создания документа, графики передачи документации в другие структурные подразделения, периодичность составления отчетности.

Каждый документ в организации должен пройти следующий путь:

создание,
передача документа в бухгалтерию,
проверка и обработка документа,
архивирование.

Основные документы, используемые в торговле

Каждая операция должна быть подтверждена соответствующим документом. Обычно в качестве первичных используют унифицированные формы документов. Если на предприятии по указанию руководства применяются неунифицированные формы первичных документов, они в любом случае должны быть оформлены с соблюдением действующих правил и, как минимум, должны иметь номер и дату составления, информацию об организации в виде ее реквизитов, содержание хозяйственной операции и подпись ответственных лиц с расшифровкой. На СБУ возлагается ответственность за проверку правильности составления первичных документов. Только правильно составленные документы имеют законную юридическую силу и могут быть приняты к учету.

Поступление товара

В торговую компанию товар поступает по товаросопроводительным документам, к которым относят:

обычную, товарно-транспортную или железнодорожную накладную от поставщика, один экземпляр которой с подписью лица, ответственного за доставку остается в торговой организации;
счет-фактуру от поставщика;
акт приемки товара с подписями передающей и принимающей сторон;
ведомость или акт установления расхождений по количеству и качеству товара.

Пакет документов подшивается к товарному отчету или передается в бухгалтерию отдельно.

Продажа и перемещение товарно-денежных ценностей

При продаже и перемещении товара оформляются:

накладные по форме ТОРГ-12 или 1-Т (ТТН) в случае транспортной доставки, с указанием формы оплаты,
накладные на возврат товара,
накладные на перемещение товара,
счета-фактуры,
кассовые чеки на совершенные и оплаченные операции,
акты на списание товара.

Ежедневно по каждой торговой точке в конце дня формируются:

товарный отчет, отражающий остатки товара на начало дня, приход товара, данные о продаже, возвратах, списаниях и передачах товара;
кассовый отчет, отражающий остаток денежных средств в кассе на начало и конец дня, операции поступления и выдачи денежных средств, подтвержденные кассовой лентой.

Данные кассового и товарного отчетов об операциях за день должны обязательно сходиться. В зависимости от специфики деятельности торгового предприятия товарный отчет может быть подтвержден первичными документами (накладными, актами на возврат, списание и приемку-передачу товара).

К товарному отчету прилагается:

реестр действующих цен, актуальных на данную дату (прайс-лист);
ведомость продаж;
ведомость наценок, если они формируются непосредственно в торговой точке и отчет составляется с учетом;
ведомость переоценок в течение дня.

Кассовый отчет также в зависимости от специфики деятельности торговой точки может помимо кассовой ленты и отчета ККМ на начало и конец дня содержать приходные и расходные кассовые ордера, ведомость изъятия денежных средств инкассацией.

Ревизии

В любой торговой организации согласно графику, утвержденному руководством, периодически должны проводиться ревизии. При проведении ревизий составляются акты на списание недостач и оприходование излишков товара, которые должны быть подписаны ревизорами и материально-ответственными лицами в месте, где проводится проверка. Данные ревизии также предаются в СБУ для коррекции товарных остатков и начисления заработной платы материально-ответственным лицам.

Отчеты

Для составления финансовой отчетности компании и управленческого учета по распоряжению руководства помимо ежедневного товарного и кассового отчетов могут составляться:

отчет по формированию наценки;
отчеты по расчетам с поставщиками и покупателями;
отчеты по реализации, в том числе и по отдельным товарным группам.

Периодичность составления таких отчетов не регламентируется законодательством и остается на усмотрение руководства.

При применении унифицированных форм документации товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12. Форма и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.

При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12

Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная сфера действия документа — оптовая торговля.

Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.

Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов, подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их оприходования.

Какие сведения содержит товарная накладная

Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)» ).
Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Количество экземпляров товарной накладной

Накладную составляет уполномоченный работник организации-продавца в момент отпуска товаров в 2 экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.

Электронная накладная ТОРГ-12

Первичные документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

О том, какую подпись нужно использовать для электронной документации, читайте .

Для электронной товарной накладной утвержден формат для передачи по ТКС (с 1 июля 2017 - приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@), что позволяет не только наладить электронный обмен накладными с контрагентами, но и представлять накладные в электронном виде по требованию налоговиков.

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12 также можно увидеть и скачать на нашем сайте.

Итоги

Унифицированная форма ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого продавец реализует товар, а покупатель приходует. Формуляр выписывается в 2-х экземплярах: по 1-му для каждой из сторон сделки, или отправляется в электронном виде покупателю, при условии заверения ее электронно цифровой подписью.

Унифицированная форма ТОРГ-31, она же сопроводительный реестр сдачи документов, утверждена постановлением Госкомстата РФ № 132 от 25.12.1998. Применяется на территории российской Федерации начиная с 1.01.1999 и по сей день. ТОРГ-31 является формой первичной отчетной документации и обязателен для юрлиц всех форм собственности, занятых в отраслях экономики. Код документа по ОКУД - 0330231.

Итак, ТОРГ-31 используется для документирования операций торговых организаций, в частности, с целью регистрирования приходной и расходной документации. В зависимости от вида торговой деятельности организации последовательный учет операций по приходу и расходу можно вести разными способами:

На предприятиях оптовой торговли (сч. 41.1, товары на складах) - по каждой торговой точке и в общем по предприятию.
На предприятиях розничной торговли (сч. 41.2, товары в рознице) - по всему предприятию.

Приход и расход последовательно учитываются на одном бланке либо каждому типу операций отводится отдельный лист. По поставщикам и покупателям ведется также раздельное оформление.

ТОРГ-31 заполняет уполномоченное ответственное лицо за каждый отчетный период в 2 экземплярах. Один вариант остается у него, другой вкупе с сопроводительными документами отдается бухгалтерской службе под расписку либо для обрабатывания информации посредством вычислительной техники.

Форма ТОРГ-31: особенности документирования операций торговых организаций

Структура сопроводительного реестра сдачи документов состоит из нескольких частей, каждую из которых следует обязательно заполнять.

Структура сопроводительного реестра сдачи документов	Обязательные для заполнения реквизиты документа
«Шапка» (группа верхних реквизитов формы)	Сведения об организации (наименование, код ОКПО) и структурном подразделении (название), вид деятельности и операции, № и название документа, дата заполнения, отчетный период
Содержательная часть в виде таблицы (текстовая информация по приходной и расходной документации)	Типовые реквизиты: №, название, дата заполнения, число листов приходного (расходного) документа; постоянные реквизиты поставщика (покупателя) - название, код; примечание (носит прикладной характер, содержит пояснения, уточнения)
Заключительная часть (группа нижних реквизитов формы)	Суммированное число листов и документов (прописью); сведения о лицах, принимавших, сдававших, проверявших форму ТОРГ-31 (должность, подпись с расшифровкой каждого из них с указанием даты)

Назначенное ответственное лицо, занимавшееся документированием операций прихода и расхода, будет сдавать форму ТОРГ-31. Принимает документ бухгалтер, а проверяет обычно руководитель организации.

Распространенные ошибки при заполнении сопроводительного реестра сдачи документов и возможности исправления

Недостоверные сведения либо отсутствие обязательных данных, неправильное оформление -типичные ошибки при оформлении ТОРГ-31.Не допускается принимать к учету документацию с арифметическими, орфографическими недочетами, при наличии стираний либо дописываний текста.

Типичные нелочеты при заполнении ТОРГ-31	Пояснения и возможность исправления
Нет всех подписей в конце формы либо нет расшифровки подписей	Сопроводительный реестр сдачи документов - форма, обязательная для рассмотрения бухгалтером и проверки руководителем. Наличие подписей ответственного лица, а также бухгалтера, принявшего документ, и директора, который проверял его, обязательно, т. к. без них документ не имеет юридической силы, т. е. не действителен; расшифровка подписей - непременное требование, которые предъявляется к форме, следовательно, его нужно соблюдать
Отсутствие некоторых реквизитов в содержательной части формы	Данный факт признается нарушением в документообороте, который требует корректировки; первичный учетный документ, не содержащий всех нужных реквизитов, не принимается к учету
Свободные строки формы ТОРГ-31 не прочеркнуты	Нарушение малозначительное, но допускать его не рекомендуется. При заполнении формы надо указывать все реквизиты, а оставшиеся свободными строчки прочеркивать
Реквизиты поставщика написаны простым карандашом	Простой карандаш при заполнении форм использовать нельзя

Корректировка рукописного текста документа осуществляется в следующем порядке:

Тонкой чертой перечеркивается ошибка.
Сверху, рядом пишется правильный вариант.
Делается пометка «исправлено», ставится дата правки за подписью лиц, завизировавших документ ранее.
После корректировки на документе, если нужно, ставится печать организации.

Ответственность за нарушение правил учета трат, доходов, объектов налогообложения

Если обнаружено грубейшее нарушение учета трат, доходов, объектов налогообложения, отсутствие первичных документов, то НК РФ предусмотрены штрафные санкции. Грубейшим нарушением требований по ведению бухучета и сдачи отчетности бухгалтерской службы считаются:

искаженные цифровые значения показателей по налогам от 10%;
погрешности статьи (строк) бухгалтерской формы от 10%.

Следует знать, что хранение первичной документации на компьютере при не использовании электронной подписи, равносильно их отсутствию. К учету принимается лишь та документация, которая заверена квалифицированными электронными подписями. За подделку документации предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Пример 1. Выявление ошибок по офомрлению сопроводительного реестра сдачи документов (ТОРГ-31)

Утвержденное ответственное лицо Фадеев Д. Л. , сотрудник торговой организации, оформил сопроводительный реестр сдачи документов. При внесении реквизитов поставщика он неправильно указал наименование организации и ее код по ОКП (неверная цифра в коде). Записи вносились разными чернилами.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Кто имеет право подписывать формы первичных учетных документов (В том числе и форму ТОРГ-31)?

Круг ответственных лиц, которые вправе подписывать подобные документы, определяет и утверждает руководитель организации и главбух.

Если документация связана с хозяйственными операциями, где фигурируют денежные средства, то ее подписывает директор с главбухом.

Вопрос №2: Обязательно ли нужно применять в бухучете такие первичные учетные документы, как ТОРГ-31?

Проводимые хозяйственные операции на момент их совершения (либо по их окончании) подтверждаются первичной учетной документацией в непременном порядке.

Вопрос №3: Кто и в какие бухгалтерские документы может вносить исправления?

Вносить исправления в документы бухучета вправе только ответственные лица. Порядок одинаков для всех. Рядом с внесенной правкой проставляется дата корректировки и подпись лица, санкционировавшего исправление. Подпись расшифровывается. Все действия согласовываются с лицами, оформлявшими и подписывавшими документ.

Не разрешается вносить правки в банковскую либо кассовую документацию. При выявлении ошибок, эти документы переоформляются.

Вопрос №4: Какие реквизиты любого первичного бухгалтерского документа считаются обязательными?

Обязательные составляющие формы:

название документа, субъекта хозяйствования;
дата оформления;
содержание хозяйственной операции (сделки) с его характеристикой в единицах измерения;
подписи ответственных лиц с расшифровкой и указанием должностей.

— это особая деятельность людей, связанная с осуществлением актов купли-продажи и представляющая собой совокупность специфических технологических и хозяйственных операций, направленных на обслуживание процесса обмена.

Общественное разделение труда и выделение торгового капитала из общего промышленного капитала выделило торговлю в отдельную самостоятельную отрасль хозяйства и экономики.

Основные функции торговли :

реализация произведенной (товаров). Выполнение этой функции создает экономическую предпосылку для воспроизводства совокупного общественного продукта и связывает производство с потреблением;
доведение предметов потребления до потребителей. Именно за счет торговли происходит пространственное перемещение товаров от производителей к потребителям, причем в торговле продолжаются процессы производства в сфере обращения (а именно — транспортировка, хранение);
поддержание баланса между предложением и спросом. Одновременно торговля активно воздействует на производство в вопросах объема и ассортимента производимых товаров;
сокращение в сфере потребления (затраты покупателей на приобретение товаров) путем совершенствования технологии продаж, информационных услуг и т.п.;
функции, связанные с внедрением маркетинга, а именно: рыночные исследования, определение цены, создание служб сервиса, разработка товара и т.п.

Торговая регистрация в зарубежных странах

Во всех странах действует порядок государственной регистрации коммерсантов , называемыйторговой регистрацией .

Регистрация обязательна не для всех коммерсантов. Во всех странах она обязательна для уставных торговых товариществ, т.е. акционерных обществ и обществ с ограниченной ответ-ственностью – в континентальной системе права, для компаний – в Англии и для корпораций в США. Полные и коммандитные товарищества во Франции и Германии должны регистрироваться, а регистрация партнѐршипа (партнѐр-ство, товарищество) по англо-американскому праву факультативна.

Цели торговой регистрации:

1) осуществление государственного контроля за ведением торговых про-мыслов и борьбы с тайным предпринимательством;

2) получение государством сведений статистического учѐта для регулиро-вания экономики страны;

3) проведение налогового обложения;

4) предоставление всем участникам хозяйственного оборота данных о ком-мерсантах.

Для регистрации предоставляются предусмотренные законом документы: договор или устав, учредительный акт (меморандум) и иногда ещѐ внутренний регламент.

Регистрация физических и юридических лиц производится раздельно, в различных торговых реестрах.

Значение торговой регистрации может быть конститутивным и декларативным.

Конститутивное значение имеет место, когда только с момента регистрации признаѐтся правовое положение коммерсанта.

Декларативное значение торговая регистрация имеет в случае, если лица признаются коммерсантами независимо от регистрации в силу совершения торговых сделок в виде промысла. Как правило, это касается индивидуальных коммерсантов.

Коммерсант, не зарегистрированный в реестре, не вправе ссылаться на свой статус коммерсанта для получения преимуществ, но не может освободиться от обязательств, взятых в качестве коммерсанта.

Основные принципы торговой регистрации

Основные принципы торговой регистрации:1) публичность; 2) общеизвестность; и 3) достоверность.

Публичность проявляется в том, что реестр доступен каждому желающему, имеющему право требовать выдачи копий и сведений, занесѐнных в реестр.

Общеизвестность означает, что любое лицо считается осведомлѐнным о внесении коммерсанта в реестр, т.е. нельзя ссылаться на незнание содержащихся в реестре сведений.

Достоверность предполагает правильность содержащихся в реестре сведений, которая может быть опровергнута лишь в судебном порядке.

Торговая документация

В соответствии с законодательством коммерсанты обязаны вести торговые книги и иную торговую документацию, а именно:

1) журнальная книга, содержащая сведения обо всех хозяйственных операциях в ходе ведения промысла, требования к третьим лицам и о долгах;

2) инвентарная книга, содержащая опись имущества, баланс, включающий анализ актива и пассива, счета прибылей и убытков и т.п.;

3) деловая документация (счета, коммерческая корреспонденция и т.п.). Торговая документация недоступна для третьих лиц согласно принципу гарантирования со стороны государства коммерческой тайны предпринимателей;

4) для устáвных товариществ обязательна публичная отчѐтность – обязательная ежегодная публикация основных данных о результатах хозяйственной деятельности.