Эффективное планирование рабочего процесса. Эффективное планирование - ключ к развитию компании

Здравствуйте, дорогие друзья!

В сегодняшней статье мы поговорим о самом ценном, что есть в нашей жизни. О том, что используется незаметно, отдается даром или проводится с пользой. Нам часто его не хватает и даже двадцать четыре часа в сутки, кажутся нам минимумом, который не в состоянии удовлетворять все наши потребности . Так что, узнали? Да-да, речь пойдет о времени. Как вместить в свой день все необходимое?

Что нужно для того, что бы маневренно использовать минуты для достижения максимального эффекта ? В сегодняшнем материале вы сможете найти полезные инструкции и способы контроля стрелок циферблата. Эффективное использование времени — это тот инструмент, без которого не обойтись современному человеку в не менее современном мире.

Что такое время?

Время - это иллюзорное и совсем немаленькое напоминание о том, что жизнь быстротечна. Его можно увидеть на фотографиях, с ним можно познакомиться в зеркале, его можно узреть, посмотрев на своих детей, отметив то, как же быстро они растут.

Каждый день, как огромный супермаркет, без скидки и акции предлагает нам новые двадцать четыре часа для реализации себя в пространстве. Мы либо используем время эффективно, либо наблюдаем за происходящим. А вы все успеваете за день? У большинства из нас нет гувернанток, прислуг и поваров.

Колоссальное количество времени поедает быт, работа и маниакальное желание все успеть: учеба, дом, работа, встречи с друзьями, не забыть навестить родителей и бабушек, выбрать подарок ко дню рождения любимого человека и т. д. Ситуации и жизненные обстоятельства иногда наваливаются на нашу голову и с треском проваливают крышу, которая уже чуть-ли не едет от суматохи невыполненных дел.

Часто ли вы ощущали надобность в помощнике или очередном гаджете, который упростит вашу жизнь?

Мой персональный помощник

Современные гаджеты отменный повод освоить новинки и прибегнуть к электронной помощи . На сегодняшний день их число растет как грибы и радует самых избалованных и изощренных покупателей. Органайзеры, планшеты, записные книги - все это создано для того, что нам с вами жилось проще. Приложения, которые за считанные секунды устанавливаются на телефон, с радостью и не унылым оповещением, будут помогать вам планировать свое время и не забывать то, что их маленький, искусственный мозжечок забыть не сможет, даже если бы ему захотелось.

Человек по своей натуре существо ленивое и делает все для того, чтобы количество приложенных усилий оправдалось на 100%. Но иногда, когда время и так не подчинено нам и выскальзывает сквозь пальцы, выделить десять минут для того, чтобы описать все нужное в приложении или сделать заметки в блокноте кажется просто непосильной задачей. Знакомо, не так ли?

Есть верный способ справиться со сложившейся ситуацией и временным хаосом. В роли Чипп и Дейла выступает планирование своего собственного дня.

Как научиться планировать свой день?

Планирование - это то, о чем нам часто говорили родители в детстве. Четкое разделение задач, их построение и структурирование, играет роль хорошего и качественного блокатора неупорядоченности. Ведь вспомните, сделал уроки - пошел на прогулку, выгулял собаку, вынес мусор или помыл посуду — можешь посмотреть любимые мультфильмы.

Сделал дело, гуляй смело!

Теоретически ничего не изменилось, за исключением того, что прошло время, мы повзрослели и привыкли решать свои проблемы ситуативно. То бишь то, что уже навалилось на нашу и без того замученную головушку. Как с этим быть? Как бороться?

Как правильно организовать день и выбрать стратегию планирования?

Наверняка, каждый перед сном или с утра думает о том, что нужно сделать и когда это лучше всего внедрить в свой тайм-менеджмент дел. Планировать свой день можно по-разному. Научившись это делать на краткосрочную перспективу дня, можно смело переходить к планам на неделю, месяц и года.

Таким образом, каждая минута вашей драгоценной жизни не будет проведена впустую.

Умение расставлять приоритеты - приобретаемый навык, который так нужен нам для того, что бы грамотно распределять нагрузку.

Планирование условно можно разделить на два пункта:

Краткосрочное планирование

Все то, что вы как СуперМен, можете изменить или скорректировать на протяжении суток.

Краткосрочное планирование - это уникальный способ выгодно распределить энергозатратные действия для решения повседневных дел и удачно лавировать в их перестроении, подвижке для оптимального достижения количества выполненных пунктов.

Краткосрочное планирование включает в себя составление списков дел или задач, которые вы хотели бы выполнить завтра, сегодня или в течении часа.

Долгосрочное планирование

Планировать на более длительные временные дистанции можно научиться с помощью данного пункта. Вы хотели поехать в отпуск летом? Выжить после глобального ремонта гостиной? Распределите время и силы с умом. Долгосрочное планирование включает в себя краткосрочное и одно не может исключать второе.

Спешу прописать один важный совет. В планировании нет место условностям. Очень важно анализировать каждую маленькую деталь , одаривая ее властью. Картина вашего времени, сложена из маленьких пазлов и если нарушить гармонию, шедевра в результате не будет. Разберем на примере.

Долгосрочное планирование: сделать ремонт в гостиной. Казалось бы, что не понятного? А давайте копнем глубже и заметим весь объем айсберга. В своем гаджете или блокноте, вам потребуется разукрупнить пункт подетально, с учетом времени, места и события.

Например, сделать ремонт в гостиной до конца 2016 года:

• выделить бюджет (10.000 у.е.)
• найти дополнительный доход в размере 400 у.е. ежемесячно
• проработать интерьер с дизайнером до сентября 2016 и т. д.
• определиться со стилем ремонта

Каждый пункт можно делить на детали до бесконечности или вашего полного удовлетворения тем, что все лаконично, просто и понятно . И в итоге, цель будет достигнута. Миссия выполнена! Вы - молодец.

Планирование дня и с чего начать?

Как правильно составить план на день, спросите вы? Не обойдусь без совета. Отменно работает стратегия планирования в том случае, если вы сложные задачи будете выполнять первостепенно. Часто мы не хотим сразу окунаться в омут с головой и выполнять не приятные, не интересные или нудные дела, оттягивая такое удовольствие на вечер.

Результативность работы нашего мозга под закат солнца, менее эффективна нежели с утра. Поэтому, наберитесь терпением и решите глобальные вопросы тогда, когда ваше серое вещество максимально эффективно, то есть утром.

Отлично данная тактика применима в организации рабочего дня. Если вас уже ждет аврал, как можно скорее выделите самые сложные и нужные задачи, для победного их решения с криком «Банзай!». Таким образом, вы освободите свой день от ненужных переживаний и сможете с удовольствием похвалить себя, отметив данный пункт как выполненный.

Планирование и его виды, рассчитаны на то, что в скором будущем вы станете настоящем повелителем времени своего дня, а тем самым и жизни. Ежедневно работая в своем приложении, гаджете или органайзере, вы взрастите полезную привычку, которая сможет стать поводом быть лучше завтра нежели вчера.

Достижение результата напрямую зависит от вас и от вашего желания контролировать свое время и проживать максимально ярко и результативно каждый свой день. Действие ради действия без цели - пустое содрогание пространства. О чем мечтаете? Чего хотите ?

Расписав все шаги по этапам, вы с радостью отметите то, что в вашей голове это казалось намного страшнее и объемней, нежели в электронном экране или листе блокнота. Шаг за шагом, выполняя задачу за задачей, ваша успеваемость и оперативность повысится, а хаос, неупорядоченность и страх прямо пропорционально снизятся.

На этом, пожалуй, я закончу свои эпичные мысли и оставлю вас один на один с осознанием времени и его силы. Надеюсь, минуты, что мы провели с вами вместе, принесут пользу, а советы представленные в этой статье, помогут справиться с потоком задач, учет которых вести легко и просто.

Дорогие друзья, подписывайтесь на обновление блога, в комментариях расскажите о том, как планируете свое время вы? Порекомендуйте его друзьям в социальных сетях для прочтения и да будет нам с вами запланированное счастье!

До скорого на блоге elenarou. Пока пока.

Календарь – один из эффективных инструментов планирования. Любая из нас, начав управлять временем, рано или поздно понимает – без календаря и ни туда, и ни сюда. Действительно, не зря еще в 4236 году до нашей эры древние египтяне сверялись с календарем и определяли, когда и как они будут обрабатывать землю.

В основе любого календаря лежат наблюдения: за солнцем или луной, за приливами и отливами. Но так как самую сложную работу за нас уже сделали, разбив время на сутки, недели и месяцы, займемся делами попроще. Мы будем наблюдать за собой и составлять свой календарь!

Календари бывают разные…

Один из первых календарей, встречающихся в системе флай, это «Семейный Календарь» . Вещь нужная и полезная! Конечно, ваша память превосходна, но лучше записать дни рождения родственников и другие памятные даты вашей семьи. Семейный календарь поможет каждому помнить о разных датах, поэтому важно, чтобы он был общедоступным. Если есть возможность повесить такой календарь на холодильник или стену, мимо которой ежедневно ходят все родственники, то без лишних напоминаний каждый из них сможет планировать время с учетом семейных традиций. Да и вовремя вспоминать про подарки будет легче.

Другой тип календаря – ежедневник ! О нем мы поговорим сегодня. У вас конечно уже есть «Контрольный журнал», он составлен, изредка дополняется новыми заметками, но носить с собой его неудобно.

Для ежедневного планирования я использую календарь-ежедневник, но не датированный. Мне пришлось не один год проверять на прочность планирование с ежедневником, чтобы определиться с лучшим вариантом. Вам тоже следует экспериментировать, наблюдать и пробовать. Я покупала ежедневники с датами А5 формата, покупала большие тетради и альбомы и чертила в них неделю, пробовала маленький блокнотик – в каждой системе меня что-то не устраивало и мешало работать.

Три на три!

Наиболее приемлемый вариант получился после применения системы три на три. Идея заключается в том, чтобы:

• Каждый месяц года разбить на три составляющие: месяц, неделя, день.
• Каждый день представить состоящим из трех частей: утро, день, вечер.
• Помнить, что жизнь состоит из трех сфер: работа, семья-дом, личное время.
• Каждый день ставить ОДНУ цель в каждой из сфер, т.е. планировать три обязательных дела.

Месяц –неделя – день

Для такой системы очень удобны ежедневники без дат. На первом чистом развороте я черчу месяц. Процесс может показаться трудоемким, но сложности возникают только первый раз, дальше все значительно проще.

Начертив весь месяц, я стараюсь прикинуть дела обязательные в этом месяце. Согласитесь, «взрослые» дела достаточно сезонны, и как бы мы ни пытались готовить сани летом, кое-что перенести никак нельзя. Я вношу даты рождения родственников и друзей, записываю, когда надо отправить поздравительные открытки, отмечаю походы к стоматологу, день, когда точно надо оплатить счета, дни отчетов по работе, в общем, все то, что произойдет в месяце грядущем.

Следующий разворот посвящается неделе. Сюда, но уже более подробно вношу обязательные на этой неделе дела: как в будни, так и на выходные.

Дальше начинается самое интересное. Свой день я представляю разделенным на три части: утро, день и вечер. Ночь в этой схеме не учитывается, т.к. я предпочитаю ночью спать, но для сов, возможно деление на день, вечер, ночь. Важно определить какие именно дела вы собираетесь делать, и в какое время суток. Не вызывает сомнений – некоторые дела перенести никак не возможно. Например, я обязательно хожу на базар три раза в неделю, но чтобы купить все необходимое именно у нужной хозяйки вставать следует очень рано, а на базаре быть часам к 7 утра. Разместив обязательные дела по времени, я занимаюсь расстановкой целей.

Не секрет, жизнь каждой женщины вписывается в трио: работа, дом-семья, «я-любимая». Также не секрет, обычно только одной сфере уделяется должное внимание, какая-либо вторая хромает, иногда даже на две ноги, а третья… да, что уж тут вспоминать, третья почти отсутствует. Вот тут-то поможет постановка целей по сферам жизни. На каждый день недели я определяю три обязательных дела, по одному для каждой сферы. Три дела, без свершения которых день будет прожит не полностью! Главное, помнить – нельзя откладывать выполнение дел из какой-либо сферы, вы достойны прожить каждый день жизни полноценно!

Итог

Каждый вечер, минут пять, уделяю анализу дня прошедшего и планированию дня следующего, не забывая сверяться с делами, запланированными на весь месяц. Это очень важно, ведь сначала тяжело контролировать все дела сразу. Если мне сложно придумать дело дня в какой-либо сфере, я пользуюсь «списком отложенных дел». Он очень выручает при постановке целей, и незаметно исчезает при регулярном использовании этого метода.

Каждую неделю я делаю 21 дело, а это не так уж и мало!

«Хороший план сегодня лучше очень хорошего плана завтра»
Платон

Время лишь совершенствует нас..

Правильно спланированная работа или другой вид деятельности являются залогом успешного выполнения поставленной задачи и представляют собой инструмент самоорганизации. Для того чтобы вы могли научиться самостоятельно планировать свое время и деятельность, мы приводим несколько конкретных шагов, которые помогут вам. Однако, прежде, необходимо разобраться с терминологией и понять, почему так важно правильно планировать свое время и работу. Наверняка, вы знаете, что успешные люди прекрасно владеют инструментом планирования.

Планирование деятельности является одним из секретов успешного человека .

Ниже приведены причины, объясняющие, почему планирование – это важный инструмент в вопросе самоорганизации и самосовершенствования.

Планирование деятельности – это карта вашего дня.
Если вы научитесь планировать свое время и дела с вечера, с наступлением нового дня вы выиграете, как минимум, час времени активной деятельности. С вечера вы способны запланировать не только время пробуждения и подъема, но и составить план работы на каждый час следующего дня. Обычно человек, не составивший план действий на день, от одной до пяти минут тратит на то, чтобы определить поле деятельности. Но за этот период невозможно верно определить приоритетные задачи и второстепенные, невозможно учесть все то, что нуждается в вашем внимании. Решив составить эффективный план действий, человек, не привыкший к этому, потратит не менее часа рабочего времени. Понимая, что время будет потрачено, человек, как правило, решает не составлять никакого плана, а действовать по наитию: «что помню, то и делаю» . Но такой подход начисто лишен эффективности. Приступив к одному заданию, человек вдруг вспоминает о другой, еще более важной задаче, переключает на нее свое внимание. В процессе он отвлекается, так как мысли переключаются с одного на другое. В итоге, не выполнена ни одна, ни вторая задача. Чаще всего человек торопится выполнить срочные дела. Но срочное не значит действительно важное и значимое для самого человека. Вряд ли срочное дело окажет положительное влияние на последующую жизнь человека.

Одна минута времени, потраченная на планирование своей деятельности, экономит десять минут, потраченных на выполнение поставленной задачи. Таким образом, научившись планировать свою деятельность, вы сможете получать 200 процентов отдачи от вложенной энергии.

Тому, кто привык планировать работу на завтра, не требуется более двенадцати минут, для того чтобы расписать все необходимые дела, распределив их в приоритетном порядке. Потраченные накануне двенадцать минут дадут вам возможность сэкономить два часа производительности, что, безусловно, качественно повышает уровень продуктивности вашей работы. Если умножить это время на количество дней в календарном месяце, то получится, что в месяц вы способны экономить до пяти рабочих дней. Здорово, не правда ли!

Планирование деятельности учит правильно определять приоритеты.
Умение верно определять приоритетные направления деятельности помогает обозначать наиболее важные, перспективные и значимые места. Часто происходит так, что человек тратит время на то, что ему по душе, на то, что доставляет ему удовольствие. Однако приоритетное место должно быть отведено тому, что необходимо выполнить. Нежелание концентрироваться и отдавать предпочтение главному приводит к тому, что человеку так и не удается достичь поставленной цели.

Планирование деятельности программирует ум человека.
Вы, наверняка, не раз сталкивались с такой ситуацией, когда в зависимости от того, насколько четко сформулировано ваше желание, оно с большей или меньшей легкостью воплощается в жизнь. Планирование – это уникальный процесс, который помогает человеку осознать, к чему в действительности он стремится и, в итоге, воплощающий эти стремления в жизнь.

Иногда человек, лишь думает, что ему необходимо выполнить какое-то дело. Но в действительности, он легко может обойтись без этого. Такие дела, обладающие надуманной важностью, имеют низкий приоритет и со временем, совсем исчезают из списка обязательных для выполнения.

Разберем конкретные методы планирования.

Каждый вечер выделяйте время для того, чтобы составить план, в котором будут по степени важности перечислены все дела, которые вам необходимо выполнить. С наступлением нового дня приступайте к выполнению дела, записанного под пунктом 1. Не переходите к последующему заданию, пока не завершите первое. Соблюдайте очередность выполнения всех записанных вами дел. Не переходите к последующему, не завершив предыдущее. Остановиться и недоделать вы можете лишь в том случае, если вмешиваются обстоятельства, изменить которые вы не в силах. Но и в этом случае приложите все усилия, для того, чтобы как в можно более короткие сроки завершить начатое. Справившись с одной задачей, приступайте к решению следующей.

Методы и способы планирования .

1. Планирование для начинающих
   Для того чтобы научиться планировать свою работу, на начальном этапе вам понадобится лишь ручка и лист бумаги. Запишите все дела и планы, которые вам необходимо будет выполнить завтра. Дела должны быть распределены по степени важности их выполнения. По мере выполнения каждого пункта, вычеркивайте его из списка. В этом методе нет ничего сложного, но попробовав выполнять свои действия в соответствии с планом, вы удивитесь тому, насколько данный способ эффективен. Данный метод позволяет планировать развитие событий на один предстоящий день. Со временем вы осознаете, что вы можете планировать свою жизнь на гораздо более длительный срок.
2. Улучшение условий планирования
   Для того чтобы улучшить условия, в которых вы планируете предстоящие дела, вам нужно будет приобрести: ежедневник, дневник и календарь планирования. Разберем более подробно.

Ежедневник – специальный блокнот, в котором записаны ваши встречи и необходимые дела на каждый предстоящий день. Вы можете использовать ежедневник также и для того, чтобы фиксировать в нем наиболее важные пункты предстоящего дня, недели или месяца. Ежедневник дает возможность записывать важные мысли, приходящие в голову. Следует относиться к ежедневнику как к месту, в котором сосредоточена наиболее важная и значимая информация, касающаяся событий предстоящего дня. Каждый вечер необходимо выделять время для того, чтобы записать предстоящие события и дела, которые вы будете выполнять на следующий день. Здесь действует одно правило: «Не приступайте к новому дню, не завершив его планирование ». Благодаря этому правилу вы со временем поймете, что в ваших силах планировать не только события предстоящего дня, но и следить за своим здоровьем, улучшать свое благополучие, повышать качество жизни. Когда вы не планируете предстоящий день, наименьшей потерей станет один час потерянного времени, наибольшей – весь день. Не определив приоритеты, человек приступает к выполнению второстепенных дел. В итоге, он приходит к концу дня с мыслью о том, что весь день потрачен неизвестно на что, а результата нет.

Выводы, связанные с необходимостью использования ежедневника:

1. Внесите упорядоченность в свою жизнь. Составьте подробный план предстоящих дел и событий, которые нужно выполнить на следующий день.
2. Проанализируйте записанное. Распределите дела по степени важности. До того, как вы приступите к выполнению дел, должны быть расставлены четкие приоритеты.
3. Приучайте себя тратить силы только на выполнение важных и значимых дел, которые приведут вас к желаемому результату. Сумев выработать привычку составлять план предстоящего дня, вы сможете на порядок повысить производительность труда.

Дневник – письменный (электронный) носитель, содержащий в себе те мудрые и значимые мысли, которые вы когда-либо встречали в своей жизни. Мудрая идея может исходить практически от любого человека. Бесценная мысль может прийти к вам в любой момент. Для того чтобы не потерять и не забыть ее, нужен дневник. Не давайте шанса хорошей идее ускользнуть от вас. Великая мысль способна в корне изменить жизнь человека. Дневник – это такая вещь, которая всегда должна находиться рядом с человеком.

Календарь планирования. Использование календаря планирования (планера) позволяет составлять планы на срок, более длительный, чем один день. Когда вы понимаете, что планирование на один день эффективно, это значит, что вы можете планировать дела на более длительный срок – неделю. Действует аналогичное правило: «Не приступайте к делам предстоящей недели, пока не завершите ее планирование ».

Освоив планирование недели, переходите к следующему этапу – начинайте планировать свои действия на месяц вперед. И здесь также действует правило: «Не приступайте к делам предстоящего месяца, пока вы не запланировали его ».

После этого вы сможете формировать цели предстоящего дня в соответствии с теми, что вы поставили на более длительный срок: три месяца, полгода и год. Возможно, вы думаете сейчас о том, что планирование деятельности отнимает время, вызывает некоторое напряжение. Но, научившись планировать свою жизнь, вы сможете достичь гораздо более серьезного и весомого результата, чем, если вы не освоите эту науку. Каждое совершаемое вами действие будет более осмысленным и эффективным по сравнению с незапланированной работой. Да, вы должны подойти к планированию с чувством ответственности и дисциплинированности. Но, научившись планировать, вы станете хозяином времени. Само по себе планирование помогает более ясно и четко формулировать предстоящие дела, что помогает более быстро реализовать поставленную цель. Умение постоянно планировать свое время дает возможность определять тот вид деятельности, который обладает более значимыми приоритетами. Это также ведет к повышению эффективности проделанной работы.

• Как задавать целевые показатели, исходя из предыдущих периодов
• Всегда ли нужно требовать выполнение плана на 100%?

Эффективное планирование, как известно, - ключ к слаженной работе компании, который играет важную роль в ее перспективном развитии.

Планирование помогает в тех моментах, когда нужно принять правильное управленческое решение. Поэтому вы должны ответить на три вопроса:

1. В каком состоянии компания находится сегодня?
2. В каком направлении компания планирует двигаться?
3. Как компания планирует этого достичь, что будет предпринимать?

Началом планирования в компании станет осознание, что нужно предпринять для дальнейшего эффективного функционирования, развития. Успех зависит от следующих факторов:

1. Качество целеполагания в основных ключевых вопросах развития организации.
2. Качество предварительного анализа деятельности предприятия, конкурентов, рынка, товародвижения и пр.
3. Качество оценки конкурентоспособности.
4. Выбор и реализация стратегии.

Какие цели преследует эффективное планирование

1. Стратегические цели – описание компании в будущем. Данные цели затрагивают все сферы деятельности компании. Являются официальными целями, отражающими целенаправленную деятельность предприятия для выполнения поставленных задач в долгосрочной перспективе. За счет стратегических планов могут быть определены сроки на выполнение целей – обычно на 2-5 лет вперед. Предназначено стратегическое планирование для рассмотрения и разработки новых продуктов и возможностей предприятия.

2. Цели для конкретных, самых важных отделов предприятия – тактические цели. Расчет планов данных целей производится на срок не более 2 лет. Тактическое планирование – промежуточное между краткосрочными и долгосрочными периодами. Решает данное планирование комплекс вопросов, которые относятся к достижению целей за счет распределения существующих ресурсов.

3. Операционные или оперативные цели – комплекс задач, поставленных на данный временный период для низших отделов предприятия либо отдельных сотрудников. Реализация оперативных планов производится в краткосрочном периоде времени. Оперативное планирование предполагает построение графиков для индивидуальных работников и отделов.

Чтобы обеспечить максимальную эффективность в деятельности предприятия, должна формироваться иерархическая цепочка поставленных целей.

• Экономическое планирование на предприятии: уроки кризиса

Говорит Генеральный Директор

Михаил Cтрупинский, Генеральный Директор группы компаний «Специальные системы и технологии», Москва; кандидат технических наук

Следует учитывать, что не существует универсального алгоритма планирования. Подходящие методы эффективного планирования зависят от специфики деятельности предприятия – от нюансов производства и продажи продукции. Подобно многим предприятиям, в нашей компании предпочтителен метод планирования от продаж. Мы строим прогнозы двух видов – по продуктам и по каналам сбыта.

Планирование на нашем предприятии призвано решить две задачи: обеспечить эффективную загрузку производственных мощностей и предусмотреть нелинейный характер сбыта товаров. Вот почему к составлению производственных планов у нас привлекаются маркетологи и специалисты отдела развития. Это позволяет учесть рыночные прогнозы (например, ухудшение экономической ситуации или, наоборот, взрывной рост спроса на продукцию).

Чтобы плановых показателей удавалось достичь на практике, современному производству требуется адекватное техническое и информационное обеспечение. В противном случае контроль и оценка результатов деятельности окажутся затруднены. А ведь регулярная фиксация отклонений и анализ их причин – важнейшее средство, позволяющее совершенствовать систему планирования на предприятии

Виды эффективного планирования

1. В зависимости от степени охвата сфер деятельности.

• общее планирование – планируются все сферы деятельности предприятия;
• частное планирование – планируются определенные сферы деятельности.

2. В зависимости от содержания (видов) планирования:

• стратегическое – поиск новых возможностей, создание определенных предпосылок;
• текущее – планирование с увязыванием всех направлений в деятельности предприятия и работы всех структурных подразделений организации на предстоящий финансовый год;
• оперативное – реализуются возможности и контролируется текущий ход производства.

3. В зависимости от объектов функционирования:

• планирование производства;
• планирование финансов;
• планирование сбыта;
• планирование кадров.

4. В зависимости от периодов (охвата отрезка времени):

• краткосрочное на период от 1 месяца до 1 года деятельности предприятия;
• среднесрочное – 1-5 лет;
• долгосрочное – более 5 лет.

5. В зависимости от возможности внесения изменений:

• гибкое – допускаются изменения;
• жесткое – не предполагается внесение изменений.

Говорит Генеральный Директор

Владимир Моженков, Генеральный Директор Компания «Ауди Центр Таганка», Москва

Четыре года назад в одной из командировок в США я познакомился с «принципом трех периодов», который в дальнейшем успешно внедрил в своей компании. Рынок, на котором мы работаем, – растущий, поэтому руководителю отдела очень важно вовремя улавливать рыночные тенденции. Принцип трех периодов позволяет это сделать наиболее эффективно.

Три периода – это три предыдущих квартала. На основании данных этих периодов рисуем график, составляем и корректируем план на следующий квартал. Если говорить о 2016 годе, то план на первый квартал будет формироваться на основе данных второго, третьего и четвертого кварталов 2015 года. Все очень просто – нужно поставить три точки и провести две линии. У вас может получиться один из трех трендов: положительный, отрицательный или неизменный.

Вариант 1. Тренд положительный. Если мы видим на графике положительную динамику, то в плане на следующий квартал можно поставить средние цифры за предыдущие три квартала или цифры последнего квартала. Есть и третий вариант – заложить показатели, которые предлагает руководитель отдела (естественно, они должны быть выше рассчитанных на основе трех периодов). Я сторонник небольшого завышения целей при планировании: моя задача – создать напряжение в компании, чтобы сотрудники не расслаблялись. Если руководитель готов идти на перевыполнение плана, то я просто спрашиваю, какие ему нужны ресурсы.

Вариант 2. Тренд отрицательный. В этом случае главная задача при планировании – остановить развитие ситуации в негативном направлении. В нашей компании такие проблемы возникали, но очень редко. К примеру, за первые три квартала года произошло увеличение дебиторской задолженности – мы планировали два миллиона, а получилось два с половиной. Задача на четвертый квартал – остановить дальнейший рост задолженности и не превышать последний показатель, а на следующий квартал – привести размер дебиторки к плановому показателю, который был установлен ранее (то есть к двум миллионам).

Вариант 3. Тренд не меняется. На растущем и динамичном рынке таких ситуаций быть не должно. Но если все-таки тренд остается неизменным, возможны два варианта планирования на следующий квартал: закладываем те же показатели, которых добились, или ставим планку чуть выше.

После того как руководитель отдела определит тенденцию, он приходит ко мне с графиками. Готовясь к встрече, он должен также проанализировать имеющиеся у него ресурсы и рынок (клиентов, конкурентов). На основе всех данных мы определяем квартальный план. Однако на этом планирование не заканчивается. Я прошу у каждого руководителя отдела представить план по выполнению заявленных планов. Каждый директор должен прописать, как он будет достигать запланированных показателей: ресурсы, сроки, кто отвечает за каждый этап.

Из каких этапов состоит процесс эффективного планирования

1. Составление планов – принятие решений о дальнейших целях предприятия, способах их достижения. Формируется по результатам данного процесса система планов. Объединяет данный этап:

• исследования внутренней и внешней среды организации. Определяются главные компоненты организационной среды, с выделением из них тех, которые действительно важны для предприятия. Проведение сбора и отслеживание информации о данных компонентах, с составлением прогнозов будущего состояния среды, оценкой реального положения компании;
• определение желаемого направления, ориентиров в деятельности, миссия, видение и комплекс целей;
• стратегический анализ. Компания проводит сравнение целей и результатов исследований факторов внутренней и внешней среды, с определением разрыва между ними. Методы стратегического анализа становятся основой формирования разных вариантов стратегии;
• выбирается одна из альтернативных стратегий, выполняется её проработка;
• подготавливается окончательный стратегический план деятельности предприятия;
• подготовка среднесрочного планирования. С подготовкой среднесрочных программ и планов;
• формирование годичного оперативного плана проектов. Это основано на стратегическом плане и результатах среднесрочного планирования;
• выполнение плана;
• контроль выполнения установленного плана.

2. Осуществление плановых решений. В результате этого получаются реальные показатели деятельности предприятия.

3. Контроль результатов. Сравниваются реальные и плановые показатели, создаются предпосылки для корректировки действий предприятия в выбранном направлении.

Факторы, которые нужно учитывать при планировании

1. Ассортимент производимой продукции.
2. Сезонность спроса.
3. Собственная торговая сеть, условия сотрудничества с дилерами.
4. Наличие крупных единовременных заказов (экспортных или внутренних для ключевых поставщиков).
5. Работа на заказ (необходимость соблюдать точные сроки производства, возможности складирования).

Инструменты эффективного планирования

Для анализа среды – основы выработки стратегии развития

1. SWOT-анализ – для определения причин эффективности либо неэффективности в деятельности предприятия, заключается в сжатом анализе маркетинговой информации, на основании которого делается вывод о нужном направлении движения и развития предприятия, устанавливая в конечном результате распределение ресурсов по сегментам. По данным анализа разрабатывается гипотеза либо стратегия для дальнейшей проверки.

2. Конкурентный анализ – является глубоким всесторонним исследованием конкурентного положения организации, с оценкой доступных рынков, чтобы формировать эффективную стратегию предприятия.

3. Сравнительный отраслевой анализ. Объектом данного анализа выступают показатели предприятий одной отрасли. В частности, производительность труда, оборот, рентабельность.

4. Анализ ресурсов – это анализ внутренней среды предприятия.

5. Конкурентный анализ по модели «5 сил» М. Портера.

Для определения миссии и целей организации

1. Мозговой штурм. Является оперативным методом в решении проблемы, основанным на стимулировании творческой деятельности. Для участников обсуждения предлагается высказать по возможности большее количество вариантов, даже фантастические. Потом из всех предложенных идей отбираются самые удачные, которые и будут реализованы на практике.

2. Дерево целей – является структурированной совокупностью целей системы, программы, построенной на иерархическом принципе – с выделением генеральной цели, подчиненными ей целями, поделенными на 1-й, 2-й и последующие уровни, подобно дереву.

3. Бизнес-инжиниринг (business-engineering) основан на системном подходе. Компания является открытой системой, описываемой точно, формально, всестороннее и полно, строя базовые информационные модели предприятия во взаимодействии с моделью внешней среды.

• Метод мозгового штурма: 3 правила принятия правильных решений

Для выбора стратегии и базовых сценариев

1. Метод Бостонской консалтинговой группы (матричный). Показатели, формирующие оценочную матрицу, - темп роста производства, рыночная доля, контролируемая этим предприятием.

2. Метод «Мак-кинси» (матричный). Главные оценочные показатели – конкурентные позиции предприятия и привлекательности рынка.

3. Метод кривых освоения. Основой данного метода является построение зависимости размера затрат на производство и его объема.

4. Модель Shell/DPM – в виде двумерной таблицы, с отражением на осях Х и Y сильных сторон компании и отраслевой привлекательности соответственно.

5. Модель ADL/LC – построена на сочетании 2 параметров, 4 стадий жизненного цикла производства и пяти конкурентных позиций. На основе модели выбирается уточненная стратегия развития предприятия.

6. Метод жизненного цикла товара. В основе данного метода лежит определение стратегических направлений, действий для каждой стадии жизненного цикла товара.

Для разработки базовой стратегии

1. Модель И. Ансоффа. В данной модели развития товара могут использоваться несколько стратегий одновременно. Основана модель на предпосылке, по которой определяться самая предпочтительная стратегия интенсивного роста уровня продаж может на основании решения о продаже существующих либо новых продуктов на текущем либо новом рынке.

Предназначена данная матрица, чтобы описать возможные стратегии компании на растущем рынке. Данная модель предполагает – чтобы обеспечить целостность, в стратегическом плане предприятия должна быть административная и финансовая стратегия.

Финансовая стратегия является совокупностью средств и правил, которые направлены для прироста финансового потенциала предприятия. Административная стратегия предполагает набор соответствующих правил для организационного развития компании.

2. Модель Г. Стейнера. Матрица, которая включает классификацию продуктов и рынков на существующие, новые, однако связаны с существующими, и совершенно новые. По

данным матрицы могут быть выявлены уровни риска и вероятность успехи при разных сочетаниях рынок-продукт.

3. Модель Д.Абеля. Возможно измерения стратегии бизнеса по следующим критериям:

• потребности покупателей;
• обслуживаемые группы потребителей;
• технология, которая применяется для разработки и производства продукта.

Для реализации стратегии

1. Методы сетевого планирования. Главной целью данных методов становится минимизация продолжительности проекта.

2. Структура «Разбиения Работ» - изначальный инструмент для организации работ, обеспечивает разделение всего объема работ согласно структуре их выполнения в компании.

Для оценки и контроля выполнения стратегии

1. Стратегический аудит - является проверкой и оценкой качества работы подразделений предприятия, в которых ведется стратегическое управление.

2. Внутренний аудит – предоставление объективных и независимых гарантий и консультаций для совершенствования деятельности предприятия. Внутренний аудит способствует в достижении поставленных целей, основываясь на последовательной и систематизированной оценке, повышении эффективности процессов у контроля, управления рисками и корпоративного управления.

• Стратегическое планирование развития: 7 этапов разработки стратегии

Эффективное планирование в периоды кризиса

1. Ориентируйтесь на политику импортозамещения. Импортозамещение предполагает налаживание выпуска необходимых продуктов усилиями отечественных производителей. Импортозамещение может проводиться на базе преимущественных рыночных механизмов, либо за счет административного вмешательства со стороны разных политических структур.

Следует продумать, какие из составляющих производства, которые вы ранее закупали за границей, можно приобретать у отечественных предприятий. Следует просчитать бюджет и режим, лишь затем данный пункт вносим в план своего предприятия.

Рассказыват практик

Вячеслав Пузенков, председатель совета директоров группы компаний «Модульные котельные системы»

Перед установлением объемов продаж в плане следует понять, что кризисный рынок способен предложить. Отечественный рынок модульных котельных систем кардинально различается в сравнении с сегментами автомобилестроения либо бытовой техники, учитывая высокую инертность. Здесь главными потребителями выступают компании на рынке долгосрочного строительства торговых, промышленных либо жилых комплексов. При всей экономической нестабильной ситуации оборудование для выработки тепла считается ключевым практически для любых строений.

Помимо инертности, для российского рынка модульных котельных систем характерна практически чистая конкуренция – с множеством участников рынка, которые не могут в значительной мере влиять на среднерыночную стоимость продукции. У всех предприятий здесь практически одинаковые перспективы роста, которые ограничены только спросом.

Мы планируем на 2016-й год рост продаж на 20-25%. Именно данный объем продаж, по опыту прошлых лет, позволяет наращивать производство без необходимости существенных инвестиций.

Достигаем такой результат за счет минимального расширения мощностей производства либо переводя сотрудников на работу по двухсменному графику.

2. Расширяйте и усиливайте коммерческий отдел. После определения желаемого уровня продаж на 2016-й год, следующий этап посвящен составлению плана продаж. Строиться оперативный план (на 1-й квартал) может в разрезе продуктовых групп за полгода, основываясь на отчете коммерческого отдела по сделкам, запланированным на этот период.

Следовательно, менеджеры по продажам могут фиксировать в системе CRM компании, с которыми сотрудничество находится на стадии подписания договора. Каждые 2 недели директору по продажам этот план следует корректировать, основываясь на отчете о совершенных сделках, подготовленном коммерческим отделом. В случае срыва сделки либо прекращении переговоров со стороны клиента, необходимо подключение к процессу и директора по продажам.

Помимо оперативного плана, необходимо составить также тактический (на полгода), который должен тоже основываться на отчете коммерческого отдела. Необходимо приводить в данном плане схему равномерного повышения производственных объемов. При формировании стратегического (годового) плана на основе первых 6 месяцев пропорции 40/60 следует рассчитать количество сделок на 2-е полугодие.

Универсально подходит эта пропорция для множества компаний. Но сложно при экономической нестабильности предугадать развитие ситуации на срок более первого полугодия. Следовательно, нужно ориентироваться в основном на тактический план.

Рекомендуем равномерно распределять рост производства и продаж на 20-25% по 12 месяцев, отразив данную информацию во всех планах. Следом за планированием наступает основная стадия – стимулирование коммерческого отдела. Для этого могут предприниматься шаги в следующих направлениях:

1. Экстенсивный путь. Предполагает расширение коммерческого отдела предприятия. Для выяснения необходимого количества работников для роста продаж на 20-25%, нужно рассчитать «стоимость» своих сейлз-менеджеров, проведя анализ входящего трафика.
2. Интенсивный путь. По данным анализа средней «стоимости» работника, удастся определить – 2-3 новых менеджера на самом деле не смогут сразу принести резкий рост годовой выручки. Следует по данным прошлых лет рассчитать, через какой период новичок способен выйти на требуемый уровень – не ранее 2-3 лет. Поэтому нужно думать не только о расширении коммерческого отдела, но также совершенствовании качества работы за счет роста входящего трафика.

Самые распространные ошибки в планировании

Ошибка 1. План без цели и неверное делегирование полномочий

При планировании нужно, в первую очередь, задаться несколькими основными вопросами. В том числе важно, кому вы поручаете планирование. К примеру, планово-экономический отдел сможет представить прогноз, но не план. В свою очередь, руководство может утвердить план, требовать наличие в нем соответствующих объемов, однако «спускать» план сверху не нужно. В противном случае возлагаться ответственность за выполнение плана будет на руководство, однако о соответствии действительности говорить не приходится. Не должно быть бесцельного составления плана, важно осознавать задачи его разработки.

Ошибка 2. Привязка годового планирования к календарным годам

В компаниях распространена работа со следующей схемой – планирование в конце предыдущего месяца показателей следующего, стремясь их достигнуть все 30 дней. В начале очередного месяца все данные сводятся, со сравнением фактических показателей и первоначальных планов. Естественно желание переноса работающего механизма на годовое планирование. Обычно на данном этапе и возникают проблемы.

Участники планирования иногда плохо осознают правила и нюансы составления планов на год, не желают тратить для этого время. Поэтому работает над годовым планом руководство, ставящее слишком амбициозные задачи перед предприятием, и , которая не очень понимает способы достижения таких целей, поэтому предлагает перенос текущих показателей на следующий год.

В итоге возникает ситуация, когда в плане приведен всеобщий рост, включая стагнирующие филиалы и товары. У менеджеров не будет мотивации выполнять столь нереалистичный план.

Правила эффективного планирования

1. Предоставляйте бизнес-процессы, утверждайте регламент взаимодействия между финансовым, логистическим, производственным и сбытовым подразделениями.
2. Фиксация, анализ и оперативное устранение сбоев взаимодействия между подразделениями.
3. Автоматизация планирования, учета, внедрения системы ERP, системы электронного резервирования продукции сбытовым отделом.
4. Ведение электронного документооборота с соответствующей подготовкой
5. Постоянная работа по оптимизации внутренней логистики предприятия.
6. Своевременность модернизации мощностей производства.

Всегда ли надо требовать выполнение плана на 100%?

Владимир Моженков, Генеральный Директор Компания «Ауди Центр Таганка», Москва.

Еще шесть-семь лет назад мы ввели такое правило: план считается выполненным, если результат находится в диапазоне 95–110%. Это позволяет и стимулировать людей, и создавать полезное напряжение в работе. Кстати, перевыполнение плана свыше 110% – это плохо, ведь снижается качество работы. Иными словами, надо обязательно задавать не только минимальный предел, но и максимальный.

Например, я говорю директору центра прибыли: «Ты молодец, здорово поработал в прошлом году, продал тысячу машин. Я думаю, в этом году, поскольку рынок растет, ты сможешь продать тысячу четыреста или тысячу пятьсот». На что он отвечает: «Какие 1500?! Тут тысячу трудно продать! Открываются новые дилерские центры, клиенты пересаживаются на более дешевые автомобили. Какие 1500?!». И он будет месяц рассказывать о том, как это тяжело. Конечно, он понимает, что от выполнения этого амбициозного плана зависит благосостояние его семьи, но в то же время хочет подстраховаться. Я даю время, чтобы он проникся целью, поверил, что выполнить ее реально, потому что любая цель должна быть измерима, реалистична и достижима. Чтобы он чувствовал себя увереннее, я его подстраховываю, говорю: «Я дам тебе ресурсы, чтобы ты выполнил план на 100%, но если ты выполнишь его на 97%, на 96% или даже на 95%, то будет считаться, что ты план выполнил, и ты получишь все бонусы и премии». И если он после этого выполняет план, допустим, на 98%, на 100% или даже на 103%, я ему говорю: «Видишь? Здорово сработал!». И тренд на графике положительный (хотя динамика и не очень значительная). Но если менеджер выполнил план на 94,99%, то он уже чего-то лишается. На 80–95% – это еще хуже, если же меньше 80% (такого у нас никогда не было), то руководитель не получает никаких бонусов – только голый оклад.

«Модульные котельные системы» - группа компаний создана в 2005 году. Сфера деятельности - реализация услуг и поставка готовых теплоэнергетических решений на рынке блок-модульных котельных и мини-ТЭС. Среди клиентов: «Газпром трансгаз Москва», АПХ «Мираторг», Останкинский мясоперерабатывающий комбинат, Castorama, Samsung Group, Hyundai и др.

Михаил Cтрупинский окончил МBТУ им. Н.Э. Баумана. Работал в ОКБ кабельной промышленности. Автор около 50 научных трудов. Имеет около 50 патентов на изобретения. Почетный строитель России (2006). «Специальные системы и технологии» Сфера деятельности: проектирование, изготовление, монтаж и обслуживание бытовых и промышленных систем кабельного электрообогрева, производство терморегулирующей аппаратуры. Форма организации: OOO. Территория: головной офис – в Москве; производство – в Мытищах (Московская область); представительства и дилеры – в 250 городах мира. Численность персонала: 1500. Годовой оборот: более 3,2 млрд руб. (в 2009 году). Стаж Генерального Директора в должности: с 1991 года. Участие Генерального Директора в бизнесе: владелец.

«Ауди Центр Таганка» входит в группу компаний «АвтоСпецЦентр».

Наверняка с вами бывает так, что в конце тяжелого дня вы чувствуете себя опустошенным не из-за того, что устали, а потому что не достигли ни одной существенной . У каждого из нас имеются оправдания этому: бесконечные встречи, частые отвлечения, срочные дела. Но результат один и тот же - вы не успели сделать ничего из того, что заранее запланировали. Так как же научиться планировать свои дела так, чтобы у вас оставалось время на все – важные задачи, семью, развлечения?

Важность планирования

Если вы планируете эффективно и с умом, то это умение позволяет вам:

• Понимать, за какое время реально достичь определенной цели.
• Убеждаться, что у вас есть достаточно времени для выполнения самых важных задач.
• Планировать время на случай непредвиденных обстоятельств.
• Избегать брать на себя такое количество дел, которые вы не сможете выполнить.
• Упорно работать над своими личными и карьерными целями.
• Иметь достаточно времени на семью, друзей, саморазвитие и хобби.
• Достигать .

Время нельзя купить или замедлить, зато его можно потратить впустую и сожалеть о прошлом. Планирование помогает получать удовольствие от настоящего и стремиться преуспеть в будущем.

Как планировать свое время

Многие вещи лучше всего делать прямо сегодня и сейчас, однако начать планировать лучше всего в начале недели или месяца и делать это регулярно. Впрочем, если вы фрилансер, то можете начать сейчас.

Существуют сотни самых разных методик и приложений, которые позволят вам эффективно планировать свое время. Например:

• Wunderlist
• Trello
• Todoist
• Any.do

Эти сервисы удобны, они позволяют вводить легко данные, получать обратную связь в виде графиков и дополнительной информации.

Определите доступное время

Наверняка у вас есть дела, которые вы делаете каждый день и тратите на них определенное количество времени. Есть соблазн включить и его, но будьте реалистами - вам нужно планировать свободное время. Заранее решите, сколько свободного времени потратите на работу, сколько на саморазвитие, а сколько на здоровье, семью и развлечения.

Распланируйте основные действия

Какие действия вам обязательно нужно совершить для того, чтобы гарантированно сделать свою работу хорошо? Исходите именно из этого, не делайте ее плохо, не забирайте это время.

Определите дела с высоким приоритетом

Именно эти дела должны быть на первом месте для вас, что совсем не обязательно означает делать их в первую очередь (для них может быть определенное время, не зависящее от вас). Это значит выделить время для тщательной подготовки.

Например, ваш главный приоритет - изучить за год. Вы записались на курсы и трижды в неделю вам нужно быть в определенном месте с шести до восьми часов вечера. Вы не должны пропустить ни одного урока, позаботиться о том, чтобы не опаздывать на курсы и делать все домашние задания, если они есть. Это ваш главный приоритет. Помните также, что одного посещения курсов будет недостаточно, потому что высоких результатов человек достигнет только когда будет вплетать новый навык в свою повседневную жизнь. В случае с английским это означает читать книги и смотреть фильмы на этом языке. Вы можете делать это не каждый день, но ходить на курсы и быть на них подготовленными обязаны.

Планируйте время для непредвиденных обстоятельств

Типичная ошибка новичков в планировании - думать, что все пройдет именно так, как запланировано. В нашем мире подвести может кто и что угодно: люди, обстоятельства, погодные условия, валютный курс, политика государства, собственный организм. Поэтому будьте мудрее и выделяйте несколько часов на всякий случай.

Распланируйте дискреционное время

Дискреционное время - это время, которое остается между вашими заданиями в том случае, если вы их выполнили раньше, чем предполагали. А также это сознательно выделенный период времени, во время которого вы хотите достичь целей. Все зависит от ваших ценностей и приоритетов. Для некоторых людей это может быть прочтение книжки или просмотр фильма.

Анализируйте свою деятельность

При планировании будет недостаточно пытаться успеть сделать все дела. Вам понадобится искать возможно вечный баланс. Даже самые успешные люди являются крайне гибкими при планировании - они , свой организм и его возможности для того, чтобы с каждой неделей совершенствовать свой список дел. Также вы можете делегировать свои обязанности, просить о помощи и отправлять задачи на аутсорсинг.

Для более глубокого понимания планирования, пройдите курс по . В нем вы сможете узнать о его основах, а также выбрать методику, подходящую именно вам.

Желаем вам удачи!