Компенсация за использование личного транспорта г. Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

Очень распространенное явление, когда организация нанимает работника с личным автомобилем, чтобы выполнение транспортных функций проходило без использования служебного транспорта. Зачастую, это минимизирует затраты фирмы на содержание собственного парка. Например, такие отношения популярны в сфере торговых представительств, когда основной задачей является постоянный объезд торговых точек. Но автомобиль, как и его владелец, выполняет работу, из-за чего требуется постоянное прохождение ТО для поддержания исправного состояния транспортного средства, что влечет обязательные затраты. Да и вообще, машина имеет свойство ломаться, так давайте разберемся в этой статье, как оплачивать подобного рода расходы и как правильно документально должны быть оформлены отношения, чтобы избежать разногласий между работодателем и наемным сотрудником?

Способы оформления.

Существует 2 основных способа оформления использования личного автотранспорта наемным работником:

  • в рамках трудовых правоотношений;
  • договор аренды транспортного средства сотрудника.

Компенсация за использование автомобиля в рамках трудовых правоотношений.

Для этого необходимо письменное соглашение с работником, что предусматривает статья 188 Трудового кодекса РФ. Можно прописать соответствующее условие в отдельном пункте трудового договора. Или заключить к нему дополнительное соглашение. В любом случае нужен приказ о выплате компенсации за амортизацию с подписью сотрудника.

Размер компенсации определяется сторонами в свободном порядке, хотя организация часто пользуется нормативными данными, законодательно регламентированными Правительством РФ (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). В них прописано, что ежемесячная компенсация за использование автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2 литров равна – 1200 рублей, свыше указанного объема – 1500 рублей, с учетом пробега, расхода ГСМ, ремонта и т.п.

Компенсация начисляется ежемесячно, не зависимо от количества календарных дней. Если сотрудник болел или находился в отпуске, компенсация не выплачивается.

Нужно помнить, что и компенсация, и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником:

  • не облагаются НДФЛ и обязательными страховыми взносами;
  • не отражаются в справке 2-НДФЛ.

Договор аренды транспортного средства сотрудника.

В этом случае необходимо оформление договора аренды автомобиля. В отличие от первого способа взаимоотношений, в данном документе можно отразить все дополнительные особенности соглашения. Например, условия содержания и ремонта ТС, дополнительное страхование от рисков, права и обязанности арендатора и арендодателя.

Расходы на ГСМ.

Автомобиль расходует топливо, а так как он используется в целях фирмы, то и затраты должны ложиться на бюджет организации. Чаще всего оплата ГСМ происходит двумя способами:

  • фиксированное месячное возмещение, приблизительно рассчитанное исходя из расстояния ежедневного маршрута конкретного автомобиля, с известным расходом топлива (удобно, когда маршрут регулярный и прописанный);
  • фактическая оплата по пробегу (единичные дальние поездки с оформлением путевого листа, например, где указано пройденное расстояние за рейс).

Выплата компенсации за использование личного автомобиля – возмещение работодателем расходов, связанных с износом транспортного средства. Также она должна включать вознаграждение водителю непосредственно за аренду. Об обязанности погашения предприятием долга перед работником сказано в ст. 188 ТК.

Какая норма выплаты полагается за использование машины?

Сразу стоит отметить, что никаких ограничений, связанных с покрытием сотруднику расходов на износ, законодательство не устанавливает. Работодатель может утвердить любую разумную сумму на возмещение расходов и амортизации, проводить ее расчет нет необходимости. При этом, что касается личного вознаграждения сотрудника, то тут установлены некоторые ограничения.

Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

Компенсация за использование личного автомобиля включает в себя такие части:

  • компенсация за амортизацию;
  • возмещение расходов, возникших на стадии проезда, на личном автомобиле.

Хоть выше и отмечалось, что закон не требует проведения обоснования начислений, контролирующие органы все же рекомендуют вести учет расходов. При расчете выплат работнику за использование его личного средства нужно учитывать такие параметры:

  • уровень износа ТС;
  • срок полезного использования машины;
  • интенсивность эксплуатации машины.

Поэтому, если имеет место аренда, то можно говорить о выплате по одной из следующих схем:

  • приравнивание компенсации в стоимости расходов на амортизацию за месяц;
  • установка расценок за каждый км. пробега (такие нормативы используют таксисты).

Какая будет компенсация за автомобиль, если учитывать нормы 2019 года?


Если за работу сотрудника на личном автомобиле полагается компенсация, то налоговые расходы можно включить сумму в пределах законных нормативов. Правило распространяется на компании с общей и упрощенной системы налогообложения. Большая часть компаний сразу учитывает максимальный размер возмещения, чтоб избежать перерасчета разницы.

Такие нормативы предусмотрены пунктом первым Постановления Правительства № 92, что от 08.02.2002 года:

  • аренда легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. стоит 1200 рублей;
  • за эксплуатацию легкового ТС с объемом двигателя выше 2000 куб.см. придется отдать 1500 рублей;
  • стоимость аренды мотоцикла обойдется в 600 рублей.

Обратите внимание! Вышеприведенные нормативы распространяются только на мотоциклы и легковые авто. Когда речь идет об эксплуатации грузового автомобиля, то в расходе можно учитывать и более высокие суммы. В Налоговом Кодексе оговорены ограничения только в отношении легковых авто, следовательно, на грузовые транспортные средства они не действуют. Это позволяет предприятию включать компенсацию за грузовик в другой перечень расходов.

Но вот послабления в отношении аренды личных грузовых авто сотрудников распространяются только на компании, которые работают на ОСНО. Те же предприятия, что действуют по упрощенной схеме налогообложения, имеют закрытый перечень расходов. Они могут учитывать толь компенсацию за аренду легковых авто, мотоциклов (пп.12 п. 1, ст.346.16 НК).

Что же касается расходов на топливо, то по мнению чиновников, затраты уже учеты в нормативах. О таком положении вещей сказано в письмах № 03-03-06/1/39239, что от 23 сентября 2013 г. и № 03-03-01-02/140, что 16 мая 2005 г. Таким образом, если поверх суммы компенсации выплатить возмещение ГСМ, то это может спровоцировать споры с налоговой инспекцией.

Стандартный расчет. Например, предприятие ежемесячно выплачивает сотруднику компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля в рабочих целях. Сумма выплаты составляет 1200 руб. Поверх этой нормы возмещается также расход ГСМ – 4000 рублей. В налоговых расходах можно учесть только 1200 рублей.

Расчет, если сотрудник в отпуске или на больничном. Рассмотрим вариант, когда компания гарантирует сотруднику 4000 рублей ежемесячно. Но, с 12 сентября, работник оформил отпуск на две недели. Если учесть что в сентябре 22 рабочих дня, и 10 из них сотрудник был в отпуске, то используем такую схему расчета:

4000 руб. / 22 дн. × 12 дн.

Полученная сумма – компенсация за сентябрь, с учетом отсутствия на работе сотрудника.

Основные особенности

НДФЛ с компенсационной суммы взыскивать не нужно. Эта выплата освобождается от налога (п. 3 статьи 217 НК РФ). Более того налог не нужно вычитывать из платежа, который выше норматива по прибыли. Главное, чтоб оговоренная величина была учтена в дополнительном соглашении к трудовому договору. Действуют такие же правила и в отношении страховых взносов. Под освобождение попадает сумма, оговоренная между сотрудником и работодателем в трудовом договоре.

Не следует начислять фиксированную, оговоренную договором, сумму компенсации, если сотрудник болел или был в отпуске. Начисления денег, выполненные за период, когда имущество сотрудника не использовалось в нужном объеме, не удастся списать в графу расходы. Кроме того их нельзя будет прописать в эту графу вплоть до момента выплаты, не достаточно начислить сумму, нужно ее возместить работнику.

Как подтвердить компенсацию?

Как уже отмечалось выше, компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только в рамках сумм оговоренных трудовым соглашением. Но чтобы подтвердить льготный тип выплаты, нужно подготовить такие документы:

  1. Соглашение между сотрудником и предприятием об использовании личного транспортного средства работника. Это должно быть отдельное дополнение к трудовому договору.

Обратите внимание! Когда вопрос аренды личного автомобиля сотрудника возникает еще на стадии его приема на работу, то условия можно сразу внести в договор.

  1. Копия свидетельства, подтверждающая факт регистрации ТС. Важно помнить, что компенсация выплачивается только за личное имущество работника. Ну а в ситуации, когда сотрудник использует в личных целях авто, которым он управляет по доверенности, есть разногласия. Одни письма контролирующих органов оговариваю такую возможность, другие разъяснения запрещают подобные схемы.
  2. Отчеты о служебных поездках. Возможны такие варианты:
  • Когда расчет производится с учетом километража рабочих поездок, нужно обязательно оформлять путевые листы. Расчет километража можно проводить на основании показателей одометра авто, показаний GPS-навигатора и иных приборов контроля.
  • Компенсация платится на основании данных по «служебному» пробегу, в фиксированном виде, тогда можно взять любые документы для подтверждения. Это может быть маршрутный лист, журнал учета рабочих поездок.

Обратите внимание! В ситуации, когда вы применяете для учета служебных поездок личные формы документов, в них нужно учесть все реквизиты первичного документа. Кроме того, бланки должны быть утверждены учетной политикой организации. Об этом говорит п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».

  1. Чеки, накладные, квитанции и другие бумаги, которыми подтверждается размер затрат. Это может быть квитанция об оплате места на стоянке, чек на погашение ГСМ расходов. Эти документы сотрудник может подавать вместе с заявлением на возврат расходов, можно использовать и авансовый отчет. Затраты могут быть возвращены, исходя из:
  • фактических расходов ГСМ на норму 100 км «рабочего» пробега;
  • нормативов Министерства транспорта;
  • норм расхода ГСМ, учтенных в технической документации.
  1. Бланк расчета. Порядок расчета должен быть предусмотрен в дополнении к трудовому договору. Общие условия включают в методику организации. Конкретные цифры нужно предусмотреть в расчетном листе, приказе или соглашении к договору.

Обратите внимание! Должное внимание нужно уделить правильному оформлению документов для возмещения компенсации. Из-за нечетких формулировок, ошибок в документации могут быть произведены доначисления НДФЛ, страховых взносов.

Здравствуйте! Меня зовут Белова Ольга Борисовна. Осуществляю деятельность в сфере юриспруденции с 2013 года. Специализируюсь преимущественно на гражданском праве. Училась в Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова. Факультет: Юриспруденция (Юрист).

Использование автомобилей сотрудников в служебных целях сегодня практикуется в различных организациях и учреждениях, имеющих в штате сотрудников с разъездным характером работы. Также использует свои автомобили руководящий состав, которому по долгу службы приходиться «мобильно» решать много различных вопросов. На каких же условиях персонал может использовать личные авто? Какие ему полагаются выплаты, в чем заключаются их бухгалтерский учет и налогообложение?

Как можно оформить «на работу» автомобиль сотрудника?

Оформить отношения с сотрудником, использующим автомобиль при выполнении служебных обязанностей, можно по-разному. Во-первых, можно включить положение об использовании имущества в условия трудового договора и выплатить компенсацию в порядке и размерах, предусмотренных законодательством. Во-вторых, никто не запрещает подписать с сотрудником гражданско-правовой договор по аренде личного автомобиля с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации. Каждый из вариантов имеет преимущества и недостатки.

В отличие от всех иных видов получения авто в пользование, в данном случае автомобиль эксплуатируется не только в служебных, но и в личных целях. Следовательно, компенсация за использование личного автомобиля сотрудника может быть ниже арендной платы, уплачиваемой по договору аренды транспортного средства с экипажем. Однако, как показывает практика, использование личного транспорта существенно ограничено сферой его эксплуатации: как правило, это служебные командировки, когда на личном транспорте проще добраться туда, куда не ходит общественный или служебный транспорт.

Также использование личного имущества в рамках трудовых отношений может расцениваться как связанное с исполнением сотрудником трудовых обязанностей, а полагающиеся работнику компенсационные выплаты могут расцениваться как не подпадающие под налоговое и страховое обложение. В то же время названные выплаты, как правило, ограничиваются трудовым законодательством. Гражданское право дает участникам отношений большую свободу действий, что позволяет им предусмотреть в договоре практически любой размер выплат, связанных с использованием имущества в интересах другой стороны. Однако это лишает выплаты компенсационного характера и заодно преференций по налогам и взносам.

Добавим: независимо от выбора обозначенных вариантов, учреждению выгодно, чтобы сотрудник использовал личный автомобиль. Как минимум, учреждение не понесет бремя капитальных затрат на приобретение автотранспорта, поэтому не увеличится бюджет расходов текущего периода. Также сократятся расходы на содержание и эксплуатацию: часть из них оплачивает работодатель, а часть - работник (владелец авто), использующий его и в личных целях. Помимо экономии на затратах учреждение может снизить объем документооборота и трудозатрат по учету эксплуатации автотранспорта.

Эксплуатация личного транспорта в рамках законодательства

Отношения между работником и работодателем регулируются нормами трудового законодательства, которые предусматривают выплату компенсации за использование авто, износ (амортизацию) имущества (потерю стоимости), а также расходы, связанные с использованием работником личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК РФ).

Порядок возмещения затрат работника и размеры выплат определяются актами трудового законодательства, а при отсутствии данных актов - соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме. У бухгалтера может возникнуть вопрос: как разработать такой порядок (соглашение) об использовании личного авто?

Один из вариантов - это взять за основу имеющиеся нормативные документы по выплате компенсации за использование личного авто, например, утвержденные Правительством РФ (речь идет лишь о правилах выплаты компенсации, а не о ее размере):

  • для федеральных государственных гражданских служащих (Постановление от 02.07.2013 № 563);
  • для персонала органов внутренних дел (Постановление от 30.12.2011 № 1199);
  • для сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органов (Постановление от 17.01.2013 № 14).
Хотя документы адресованы разным категориям лиц, правила назначения и выплаты денежной компенсации по всем ним сходны. Во-первых, она выплачивается сотрудникам, служебная деятельность которых носит разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями. Во-вторых, основанием для использования сотрудником личного транспортного средства в служебных целях является приказ руководителя соответствующего органа (учреждения). В-третьих, сотрудникам, использующим личное транспортное средство в служебных целях по доверенности его собственника, денежная компенсация выплачивается в таком же порядке. В-четвертых, для выплаты компенсации «разъездной» сотрудник подает заявление с указанием того, при исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.

К заявлению работник прикладывает следующие документы:

  • копия свидетельства о регистрации личного транспортного средства (паспорта личного транспортного средства, доверенности на управление автомобилем);
  • путевой лист, обязательные реквизиты и порядок заполнения которого утверждены органом власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
  • документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию личного транспортного средства в служебных целях (затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, текущий ремонт).
Все представленные документы должны подтверждать использование имущества в интересах работодателя, а не в интересах работника (Постановление АС СЗО от 16.03.2015 № Ф07-1834/2011). К этому добавим, что решение о выплате компенсации (возмещении расходов) принимается руководителем в определенный срок с учетом:
  • необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
  • времени использования личного транспорта в служебных целях;
  • объема средств, выделенных учреждению на ведении деятельности.

Какие расходы возникают при использовании личного авто?

На самом деле эксплуатация транспортного средства предполагает несение самых различных затрат, не все из которых компенсирует работодатель. Если исходить из норм ст. 188 ТК РФ и практики эксплуатации личного транспорта, то расходы между работником и работодателем будут распределяться так:

Работнику полагается возмещение расходов на приобретение ГСМ по фактическим затратам, подтвержденным документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками). Выплата компенсации производиться отдельно от возмещения поименованных расходов.

Для сравнения представим распределение расходов по договору аренды авто с указанием услуг по управлению и технической эксплуатации между арендодателем и арендатором (если в их роли выступают работник и работодатель соответственно).

Как видим, расходы распределены схожим образом, но есть и различия. В частности, при использовании личного авто работник не получает отдельно плату за услуги по его управлению и технической эксплуатации. Сама эксплуатация личного автомобиля производится в рамках трудовой деятельности, за которое работник получает вознаграждение (зарплату). Компенсация за использование транспорта есть некий аналог арендной платы, в которую также заложен износ автомобиля (потеря его стоимости).

Бухгалтерский учет

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции № 157н ).

В бухгалтерском учете учреждения показываются всего две операции:

  • начисление суммы компенсации и отражение возмещения фактических затрат;
  • выдача сотруднику компенсации в установленном размере.
Бухгалтер бюджетного или автономного учреждения физической культуры и спорта в соответствии с инструкциями № 174н , 183н сделает следующие учетные записи:

Отметим, что если транспортное средство используется по договору аренды, то используется счет 302 24 «Расчеты по арендной плате за пользование имуществом» (п. 256 Инструкции № 157н). По кредиту данного счета отражается начисление арендной платы, по дебету - перечисление ее на счет сотрудника (выдача из кассы учреждения).

Бухгалтер бюджетного или автономного учреждения физической культуры и спорта в соответствии с инструкциями № 174н, № 183н сделает следующие учетные записи:

Отметим: в упрощенных проводках нет записей по налоговым обязательствам.

НДФЛ

Данным налогом облагаются все доходы, получаемые физическими лицами, включая работников учреждений. От исчисления и удержания названного налога п. 3 ст. 217 НК РФ освобождает все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм). Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, нужно обратиться к иному, в частности, к трудовому, законодательству.

Из него следует, что необлагаемой суммой будет являться та, которая установлена в соглашении об использовании личного имущества работника. Причем должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина РФ от 30.04.2015 № 03‑04‑05/25434, от 20.04.2015 № 03‑04‑06/22274).

Здесь добавим, что ни трудовое, ни налоговое законодательство не содержат:

  • перечня документов, которыми может быть подтвержден производственный характер использования личного имущества;
  • положений, запрещающих работодателю компенсировать работникам расходы, понесенные ими в связи с выполнением трудовых обязанностей.
Поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать порядок определения необлагаемой компенсации работникам расходов по использованию личного авто, установив отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности условия выплаты.

Страховые взносы

При исчислении данных взносов нужно помнить, что они исчисляются с выплат и вознаграждений, начисляемых в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров (ст. 7 Закона о страховых взносах ). Компенсация работнику за использование личного автомобиля в служебных целях в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником, не является оплатой труда и не относится ни к вознаграждению за выполнение трудовых или иных обязанностей, ни к материальной выгоде. Поэтому названная выплата не подлежат обложению страховыми взносами (Определение ВС РФ от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855). К такому логичному и краткому выводу судей добавим подробные рекомендации чиновников.

Как указано в Информационном письме ФСС РФ от 14.03.2016 № 02‑09‑05/06‑06‑4615, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником. Размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть бухгалтер должен располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

В разъяснении чиновников также сказано, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и обозначенное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица. Согласно ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности на право управления транспортным средством, облагаются страховыми взносами в общем порядке. Не спешите соглашаться с чиновниками. Почему?

Судебные инстанции не разделяют приведенное мнение. Если авто используется по доверенности, то именно данный документ подтверждает правомерное использование чужого автомобиля, в том числе в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование авто, находящегося во владении работника на основании доверенности (Постановление АС УО от 06.04.2015 № Ф09-10118/14). На сегодняшний день в законодательстве отсутствует понятие личного имущества работника, поэтому им может быть имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Следовательно, компенсация работнику за использование личного авто, управляемого по доверенности, не облагается страховыми взносами (Определение ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423).

Также не будет облагаться страховыми взносами выплаченная по договору аренды компенсация за использование личного транспорта, которым сотрудник управляет на основании доверенности. Выплаты по договору аренды транспортного средства с экипажем в силу взаимосвязанных норм пенсионного, гражданского законодательства не могут восприниматься третьими лицами иначе как компенсация лицу, которому выдана доверенность на управление автомобилем, и поэтому не образует объекта обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды (Определение ВС РФ от 30.07.2015 № 306-КГ15-5578, Постановление АС ПО от 18.02.2015 № Ф06-18242/2013).

Нужен ли путевой лист при выплате компенсации за использование личного авто?

Таким вопросом задаются многие бухгалтеры, знающие о том, что данный документ обязывает составлять Устав автомобильного транспорта , который запрещает осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (п. 2 ст. 6). Путевой лист входит в разрешительную документацию, необходимую для допуска транспортного средства юридического лица к участию в дорожном движении (п. 2.2 приложения 2 к Правилам обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов ).

Из сказанного следует, что согласно требованиям транспортного законодательства без путевого листа не обойтись учреждению и организации, эксплуатирующим свой автотранспорт в целях перевозки пассажиров и грузов. Если транспортное средство используется гражданином в личных целях, то необходимость в оформлении путевого листа не возникает, так как это предусмотрено вышеуказанными нормативными актами для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт.

Аналогичный вывод можно сделать в отношении эксплуатации личного транспорта в служебных целях. Однако необходимость его составления следует уже не из норм «транспортного» законодательства, а из требований трудового и налогового законодательства, которые обязывают подтвердить именно служебное использование личного имущества сотрудника. На это указали и судьи в Постановлении АС УО от 16.05.2016 № Ф09-4056/16. Для признания расходов на приобретение ГСМ в целях производственной деятельности необходимо наличие надлежаще оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход топлива и свидетельствующих о необходимости использования транспортного средства. Сведения, не позволяющие идентифицировать расходы на горюче-смазочные материалы как производственные, могут сыграть на руку ревизорам, которые начислят страховые взносы с неоднозначных выплат, являющихся вознаграждением за выполнение трудовой функции.

Подведем итог. Для того чтобы выплата за использование личного транспорта сотрудников считалась компенсационной, нужно, чтобы соблюдались следующие условия. Использование транспортного средства связано с исполнением трудовых обязанностей. Компенсация выплачивается на основании приказа руководителя учреждения, в котором предусмотрены ее размеры. Размер возмещения указанных расходов при этом должен соответствовать экономически обоснованным затратам, сопряженным с фактическим использованием транспортного средства для целей трудовой деятельности. Если указанные условия не выполнены, то лучше заключить с работником договор об аренде транспортного средства с экипажем и считать налоги и взносы в общем порядке.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

" № 7/2016

Какие существуют основания для выплаты компенсации за использование сотрудником личного автомобиля в служебных целях? Облагаются ли такие компенсации НДФЛ и страховыми взносами? Как отражается в учете выплата указанной компенсации?

Работники различных организаций часто сталкиваются с необходимостью использования личного транспорта в служебных целях. Сотрудники образовательных учреждений не являются исключением. Так, в процессе реорганизации происходит слияние небольших учреждений образования в более крупные. В результате из-за значительной удаленности учреждений друг от друга некоторым сотрудникам приходится использовать личный транспорт для того, чтобы добраться на работу. Положена ли таким работникам компенсация за использование их имущества и как ее оформить, расскажем в данной статье.

Основание для выплаты компенсации

Статьей 188 ТК РФ установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

На законодательном уровне размер компенсации и возмещения расходов определен только для государственных гражданских служащих, а также для сотрудников ФСИН, ГПС, ФСКН, ФТС, МВД и следственного комитета. Так, для государственных гражданских служащих правила выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563 (далее – Постановление № 563). В нем отмечено, что для получения компенсации и возмещения расходов необходимо подать заявление представителю нанимателя с указанием сведений, при исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.

К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).

Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления работника с учетом:

  • необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
  • времени использования личного транспорта в служебных целях;
  • объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать предельный размер этой компенсации, предусмотренный приложением к Постановлению № 563, который составляет:

а) для легковых автомобилей:

  • с рабочим объемом двигателя 2 000 куб. см включительно – 2 400 руб. в месяц;
  • с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;

б) для мотоциклов – 1 200 руб. в месяц.

Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Выплата компенсации и возмещение расходов осуществляются один раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов.

Для работников государственных (муниципальных) учреждений могут быть разработаны соответствующие нормативные акты на уровне субъекта РФ или муниципалитета. Если таких документов нет, то основным документом, регламентирующим выплату компенсации, будет дополнительное соглашение к трудовому договору.

Кроме этого, изложенные выше нормы Постановления № 563 могут быть использованы для внесения в образовательного учреждения положений о возможности выплаты соответствующих компенсаций и возмещения расходов сотрудникам учреждения.

Приведем образец дополнительного соглашения к трудовому договору.

Дополнительное соглашение № 123

«О порядке и размере возмещения (компенсации) расходов

за использование личного транспорта в служебных целях»

г. Энск 10.05.2016

Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение «Энская общеобразовательная школа», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице директора Волковой Елены Леонидовны, действующего на основании устава, с одной стороны и Смирнова Наталья Николаевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, руководствуясь ст. 188 ТК РФ, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 1 сентября 2011 года № 1 о нижеследующем:

«Работодатель обязуется выплатить Работнику компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в размере 2 400 (две тысячи четыреста) руб. за месяц.

Расходы, связанные с использованием личного транспорта в служебных целях (на приобретение горюче-смазочных материалов, на техническое обслуживание и текущий ремонт), возмещаются в размерах согласно документам, подтверждающим такие расходы (путевым листам, чекам АЗС и т. п.).».

2. Денежные средства, указанные в п. 1 настоящего соглашения, выплачиваются в следующие сроки и порядке: один раз в текущем месяце за истекший месяц.

3. Во всем остальном положения трудового договора остаются неизменными.

4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в двух экземплярах (по одному для каждой стороны) и вступает в силу с момента подписания.

Подписи сторон

Работодатель: Работник:

______________/_____________/ ____________/________________/

(подпись) (Ф. И. О.) (подпись) (Ф. И. О.)

Экземпляр дополнительного соглашения получил __________________________

(дата, подпись работника)

Как сказано выше, компенсация выдается на основании заявления работника. Приведем образец такого заявления.

Директору МАОУ «Энская

общеобразовательная школа»

Е. Л. Волковой

от главного бухгалтера

Н. Н. Смирновой

Заявление

1 сентября 2011 года между мной, Смирновой Натальей Николаевной, и муниципальным автономным общеобразовательным учреждением «Энская общеобразовательная школа» в лице директора Волковой Елены Леонидовны заключен № 1.

С согласия работодателя и в его интересах я, Смирнова Н. Н., использую принадлежащий мне на праве собственности автомобиль марки Chevrolet NIVA (государственный номер А 123 АК 172, свидетельство о регистрации 72 АЕ 123456).

На основании дополнительного соглашения от 10.05.2016 № 123 к трудовому договору от 01.09.2011№ 1 и ст. 188 ТК РФ прошу выплатить компенсацию в размере 2 400 (две тысячи четыреста) руб. за использование в интересах работодателя принадлежащего мне автомобиля марки Chevrolet NIVA (государственный номер А 123 АК 172), а также возместить расходы на ГСМ в размере 6 000 (шесть тысяч) руб.

Приложения: документы, подтверждающие расходы, понесенные работником (чеки АЗС, путевые листы).

01.06.2016 Смирнова Н. Н. Смирнова

Налогообложение и страховые взносы

При получении компенсации за использование личного имущества в служебных целях правомерно возникает вопрос об обложении НДФЛ данных выплат и начислении на них страховых взносов. Разъяснения по этому вопросу дают различные ведомства.

НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ все виды компенсационных выплат в пользу работника, связанных с исполнением им трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ. Для такого освобождения в учреждении должны быть установлены на основании расчетов суммы компенсации, а работник должен представить документы, подтверждающие принадлежность ему имущества, использование этого имущества в служебных целях и суммы понесенных расходов. На это указывают письма Минфина РФ от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 20.04.2015 № 03-04-06/22274, от 27.02.2013 № 03-04-06/5600, от 21.12.2012 № 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305, от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326.

Кроме этого, согласно Письму МНС РФ от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ для получения компенсации работникам необходимо представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах.

Страховые взносы. Поскольку обязанность выплачивать компенсацию за использование личного имущества в служебных целях установлена трудовым законодательством, на нее не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ).

Конкретный размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ). Указанная компенсация не облагается взносами в размере, предусмотренном в данном соглашении (письма Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542, от 25.07.2014 № 17-3/В-347, Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343-19, от 12.03.2010 № 550-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

В этих разъяснениях указано, что выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта) компенсация не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

В случае если работник пользуется транспортным средством по доверенности, нужно руководствоваться разъяснениями Минтруда из Письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542. В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица.

Таким образом, поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности на право управления транспортным средством, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Налог на прибыль. Расходы учреждения на выплату компенсации за использование личного автомобиля работника для служебных целей, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль (пп. 14 п. 1 ст. 251, п. 49 ст. 270, п. 1 ст. 252 НК РФ).

В рамках приносящей доход деятельности у бюджетного или автономного учреждения компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их осуществления в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). При этом следует обратить внимание, что при использовании легкового автомобиля работника в расходы можно включить только сумму, не превышающую норматив, который зависит от объема двигателя и установлен в п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Сумма, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена.

Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.

Отражение в учете выплаты компенсации

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы учреждения на выплату компенсации за использование личного транспорта для служебных целей относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ по коду вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда».

В соответствии с п. 256 Инструкции № 157н указанные расходы необходимо учитывать на счете 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам».

Типовые бухгалтерские операции в зависимости от типа образовательного учреждения отражаются следующим образом:

Казенное учреждение
(Инструкция № 162н*)

Бюджетное учреждение
(Инструкция № 174н**)

Автономное учреждение
(Инструкция № 183н***)

Начисление задолженности перед работниками по выплате компенсации

Перечисление компенсации на банковские карты сотрудников

Выдача компенсация через кассу учреждения

* Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

*** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Работники, которые используют личный транспорт в служебных целях, имеют право на получение компенсации за его использование, износ (амортизацию) и возмещение расходов на ГСМ. Для получения соответствующих выплат необходимо в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему прописать такую обязанность работодателя. Здесь же оговаривается и размер компенсации. Кроме этого, работник должен написать заявление на получение указанной компенсации, при этом документально подтвердить, что транспортное средство принадлежит ему на праве собственности и представить документы о произведенных расходах. Названные выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Н.А. Мацепуро, юрист

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации за применение личного транспорта в служебных целях

Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс (информационный банк «Финансист»)

Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходовст. 188 ТК РФ .

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездкуст. 188 ТК РФ .

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммыст. 188 ТК РФ :

  • компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
  • возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

  • степень его износа и срок полезного использованияПисьмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19 ; п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 ;
  • интенсивность его использования .

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

  • <или> приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц пп. 17-20 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н ;
  • <или> установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

Смотрим «зарплатные налоги»

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателяст. 188 ТК РФ ; п. 3 ст. 217 НК РФ ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» .

Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:

1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;

2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающиеПисьмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812 ; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1 , от 18.09.2007 № 18-11/3/088756@ , так и запрещающие это делать ;

3) документы учета служебных поездок:

  • <если> вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листы утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 . Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатораПисьмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 );
  • <если> вы платите компенсацию, не учитывая «служебный» пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организациип. 3 ст. 6 , п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ;

4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:

  • <или> из фактического расхода ГСМ на 100 км «служебного» пробега;
  • <или> норм расхода ГСМ, указанных в технической документации автомобиля;
  • <или> норм Минтрансапп. 7.1 , 7.2 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р ;

5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации - в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как сумма компенсации за износ, так и сумма возмещения расходовп. 3 ст. 217 НК РФ ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; Письма Минфина России от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327 , от 20.05.2010 № 03-04-06/6-98 .

Однако это не означает, что от обложения «зарплатными налогами» освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

Из авторитетных источников

Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

“ Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:

  • принадлежность используемого автомобиля работнику;
  • расчет компенсации;
  • фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
  • сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).

Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной формеп. 1 ст. 210 , подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ . Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы” .

Учитываем компенсацию для целей налогообложения

Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных нормподп. 11 п. 1 ст. 264 , п. 38 ст. 270 , подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 ; Письмо Минфина России от 09.08.2011 № 03-03-06/1/465 :

  • по легковым автомобилям:

При рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб.;

При рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 руб.;

  • по мотоциклам - 600 руб.

При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:

  • для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документып. 1 ст. 252 НК РФ ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@ . Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательноПостановления ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008 ; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 № 17АП-218/2008-АК . Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;
  • суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГСМПисьмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@ ; Письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275 ; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен президиумом ФАС УО 29.05.2009) ;
  • по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужноп. 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 .

По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностьюподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Согласен с этим и МинфинПисьмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 .

Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения «доходы минус расходы», признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимникиподп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ .

Отражаем компенсацию в бухучете

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисленияпп. 5 , 6, 6.1 , 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н . Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разницып. 8 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н .

Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательствопп. 4 , 7 ПБУ 18/02 .

Пример. Учет выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля

/ условие / ООО «Альянс» перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника - менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб., поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.

/ решение / ООО «Альянс» отразит в учете следующие проводки.

Содержание операции Дт Кт Сумма, руб.
На дату перечисления компенсации работнику (31.08.2011)
Перечислена сумма компенсации работнику 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок» 51 «Расчетные счета» 5000
Сумма компенсации отражена в расходах 44 «Расходы на продажу» 73, субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок» 5000
Отражено постоянное налоговое обязательство
((5000 руб. – 1200 руб.) х 20%)
99 «Прибыли и убытки», субсчет «Постоянное налоговое обязательство» 68, субсчет «Налог на прибыль» 760

Оцениваем недостатки фиксированной компенсации

Если работа сотрудника не связана с ежедневными разъездами, то не стоит устанавливать ему компенсацию за износ транспорта в фиксированной сумме в месяц. Иначе возможны разногласия с контролирующими органами относительно ее налогообложения. Ведь непонятно, как учитывать компенсацию для этих целей - в полной сумме или из расчета дней фактического использования транспортного средства для служебных поездок. Вот что нам разъяснили относительно НДФЛ.

Из авторитетных источников

“ Суммы компенсаций за использование работником при выполнении своих трудовых обязанностей личного автомобиля, включая компенсацию расходов, возмещаются при наличии указанных выше документов, в том числе путевых листов. Поэтому за время, когда личный транспорт работника фактически не использовался в указанных целях - поездки не подтверждены путевыми листами, компенсация должна рассчитываться пропорционально количеству дней фактического использования автомобиля. Например, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации, не облагаемая НДФЛ, составит 1800 руб. (2000 руб. / 20 дн. х 18 дн.)” .

Минфин России

А вот какой позиции придерживаются представители Минфина России относительно учета фиксированной компенсации для целей налогообложения прибыли.

Из авторитетных источников

Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“ Если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. То есть, к примеру, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, а путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации будет все равно 2000 руб. А при расчете налога на прибыль можно учесть максимальную сумму компенсации за этот месяц (1500 руб. в месяц для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см или 1200 - для автомобилей с объемом двигателя 2000 куб. см и менее). И ее не надо никак корректировать” .

Оформляем соглашение о выплате компенсации

Мы уже сказали, что о выплате компенсации работник и работодатель должны договоритьсяст. 188 ТК РФ .

Некоторые организации вместо соглашения оформляют приказ о выплате компенсации работнику. И суды признают такой приказ с подписью работника, подтверждающей, что он с ним ознакомлен, письменным соглашениемПостановление ФАС ЗСО от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008(11737-А81-41) ; Определение Нижегородского областного суда от 05.04.2011 № 33-3213 . Но лучше не провоцировать споры и составить двустороннее письменное соглашение к трудовому договору.

В соглашении желательно предусмотреть:

  • данные о транспорте работника (марка, год выпуска, госномер);
  • размер компенсации, ее расчет и порядок выплаты (в том числе в части возмещения расходов на ГСМ).

Тогда соглашение будет понятно и работнику, и проверяющим. Составить его можно, например, так.

Приложение № 2
к трудовому договору № 57
от 01.03.2011

Соглашение об использовании личного автомобиля работника

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» в лице генерального директора Романова Евгения Алексеевича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Старостин Александр Валерьевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились о нижеследующем.
1. Работник с 1 сентября 2011 г. при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль «Форд-фокус» с объемом двигателя 1800 куб. см, 2008 года выпуска, государственный номер А777ОЕ177 (далее - автомобиль).
2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 3,50 руб. за 1 км пробега в служебных целях и возмещает расходы на ГСМ (бензин марки АИ-92).
3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива - 10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях.
4. Работник обязуется:
- вести учет служебных поездок в путевых листах;
- представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.
5. Компенсация выплачивается по окончании месяца, не позднее дня выдачи заработной платы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.

Приложения:
1. Копия свидетельства о регистрации транспортного средства.
2. Копия руководства по эксплуатации автомобиля «Форд-фокус».

Аподп. 2 п. 1 ст. 254 , подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; ст. 646 ГК РФ ; Письмо Минфина России от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649 . Но не стоит забывать, что со стоимости аренды нужно удерживать НДФЛподп. 4 п. 1 ст. 208 , п. 1 ст. 226 НК РФ .