Номенклатура дел организации образец по кадрам. Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом

Номенклатурой дел кадрового подразделения является официальный документ любой организации . В нем содержатся все данные по другим документам и делам предприятия. Сотрудники кадрового отдела используют его в своей трудовой деятельности один раз в год в декабре для сверки и дополнения сведений.

В данный документ входят наименования дел, которые заводят для делопроизводства компании, отмечая сроки, в течении которых они могут храниться и прочие данные.

Разновидности и особенности для различных видов деятельности

Номенклатура бывает трех видов :

типовой, то есть формируется однотипными организациям, согласно нормативному документу;
примерной или рекомендательного типа;
индивидуальной, которая создается на предприятии, основываясь на типовой и примерный ее вид.

Внутренние номенклатуры компании устанавливают для всех отделов индивидуально либо совместно. Второй вариант указанных документов называют сводными.

Нормативные акты

Сотрудники кадровой службы, отражая документооборот, основываются на определенные нормы, прописанные в следующих документах :

Приказе Главного архива №33, принятого ещё в 1988 году, где указан основной перечень правил по данным мероприятиям и управлению документации;
Решении Российского архива, утвержденного с 2002 года от 6 февраля;
Правилах по делопроизводству, установленных 477 Постановлением правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года.

Обеспечение сохранности документов

Должностное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство и сохранность данных, согласно приказу генерального директора о его назначении, выполняет свои рабочие задачи, в соответствии с инструкцией.

Сведения по кадрам заносятся в каждое соответствующее дело по сформированной номенклатуре дел. Всю исполненную документацию группируют по папкам, согласно данной бумаге.

Формируются дела строго в определенном порядке:

Обложка дела оформляется с указанием : полного названия предприятия, подробного наименования отдела, номера дела по номенклатуре и его заголовка, периода, в течение которого могут храниться бумаги.
К делам подшивают : исключительно сформированную и исполненную документацию, оригинальную копию документа, бумаги, составленные в один и тот же календарный год.

В дело вкладывают бумаги в соответствии с номерами и датами, если количество листов получается более двухсот пятидесяти, либо толщина их превышает четыре сантиметра, то данный документ следует разделить на два или несколько томов. Крупные предприятия формируют много распоряжений и прилагают их к различным делам.

Необходимость использования

Перечень дел для кадрового структурного подразделения используют, когда:

Систематизируют документы. В этом случае ее необходимость заключается в порядке по расформированию исполненных бумаг и в их хранении. Также она является основой для обеспечения сохранности и облегчения поиска электронной документации, ее распределения, как при файловой программе либо информационной базе.
Требуются сведения по срокам хранения бумаг, ведь во всех делах, имеющих отношение к номенклатуре, указан период, в течении которого их можно хранить. Следовательно, она позволяет проводить первую стадию мероприятий по экспертизе степени важности каждого документа.
Выполняется индексация дел, то есть документы регистрируют в папки по индексам номенклатуры, которые потом относятся к регистрационным номерам документации;
Рассматривается структура предприятия.
Составляются описи дел с временными и постоянными сроками хранения, учитываются бумаги, согласно делопроизводству.
Учитываются дела с временным периодом их хранения, который равен не более 10 лет.
Необходима справочная информация по исполненным бумагам, входящим в картотеку.

Номенклатуру необходимо составлять во всех предприятиях и учреждениях, ведь она позволяет значительно систематизировать работу с бумагами.

Нюансы составления и структуры

Каждое предприятие самостоятельно формирует перечень дел для кадровой службы. При типовом перечне, наименования всех дел указывают в индивидуальный список .

Составляя номенклатуру, ответственные сотрудники ссылаются на специфику, деятельность предприятия, его структуру. Для структурных подразделений создают отдельные соответствующие списки, которые в последствии совмещают с общей номенклатурой всей компании.

Разработкой данного единого перечня могут заниматься сотрудники организации или сторонние специализирующие компании. Руководитель предприятия издает распоряжение по его составлению, назначая ответственных должностных лиц.

Данный документ должен состоять из:

Устава предприятия;
Положений о всех имеющихся отделах на предприятии;
перечней дел каждого подразделения;
штатного расписания;
нормативных актов, регулирующих рабочий процесс в компании;
должностных инструкций.

По итогам проведенных проверок сведений по делам за прошлые года номенклатура может состоять из незавершенных дел, документов с различными сроками хранения.

Сначала она формируется, когда компания только начала свою деятельность, далее ежегодно должна подвергаться уточнению, дополнению либо реформированию. По необходимости с указанного документа удаляют старые, ненужные и недействительные дела.

Согласно нормам утвержденной формы, номенклатура формируется в табличном виде. Данная форма состоит из следующих разделов :

индекса и названия дела;
сколько бумаг хранится в ней;
продолжительности их хранения.

Данные последней графы могут быть различные, ведь дело иногда находится на хранении на электронных носителях либо направляется в вышестоящие ведомства. Эта информация должна быть отражена именно в последнем разделе номенклатуры.

Порядок утверждения и внесения изменений

Номенклатура отдела кадров, как отдельного подразделения, формируется в отдельной форме, а далее заносится в общий перечень дел всего предприятия.

Сотрудник кадровой службы составляет подобные перечни в последнем месяце года , передает его руководителю своего отдела и сотруднику архивного подразделения на согласование. Ответственные должностные лица должны утвердить документ своей подписью. Кроме этого руководитель организации может издать распоряжение по утверждению номенклатуры .

Согласованные и установленные перечни дел других отделов совмещают со сводным или общим всего предприятия. Государственные организации сводную номенклатуру согласовывают с ведомствами и участниками экспертной комиссии.

Формируя номенклатуру на следующий год, необходимо отводить в ней графу, куда вносятся новые дела, созданные за этот год. Свободные места должны включать в себя три или пять строчек в последнем разделе, при этом иногда требуется заполнить ручным способом все экземпляры актуальной номенклатуры дел. Новым делам присваиваются номера в соответствии с валовой нумерацией .

Несомненно, указанные коррективы следует отмечать незамедлительно, не допуская опозданий на месяцы, но чаще всего это забывают делать.

Когда коррективы связаны с прекращением или закрытием дел во время текущего года, в перечень дел не вносятся примечания и зачеркиваются устаревшие сведения.

Сроки хранения

Номенклатура дел хранит бумаги с различными периодами хранения, согласно содержанию, назначению документа, а также уровню достоверности данных. Утверждая сроки по обеспечению сохранения сведений, следует действовать, согласно специализированным спискам. В соответствии с указанными списками некоторые документы хранятся неопределенное время или на протяжении соответствующего количества лет .

Бумаги по учету персонала должны храниться довольно долгое время, начиная от 75 лет .

У бланков и отчетности, относительно оплаты труда сотрудникам, сроки хранения в архивном подразделении составляют до 5 лет, но существуют исключения с наиболее продолжительными сроками, равными не менее 75 лет. Бессрочно в организации должны храниться документы по расчетным операциям заработной платы.

Все бумаги для налоговой службы необходимо оставлять на предприятии в течение 5 лет с даты их формирования .

О том, как сформировать номенклатуру дел, можно узнать из данной лекции.

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ФАЙЛЫ

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

На любой крупном, среднем, да даже в маленьком предприятии происходит бешеный оборот документации, содержащих в себе информацию о работниках, тех или иных событиях, различного рода приказы, распоряжения и т.п.

Но как разобраться в таком огромном объеме документов?

Чтобы удобнее было работать со всеми этими бумагами и не тратить огромного времени для поиска того или иного документа существует номенклатура дел.

Под термином номенклатура дел подразумевается системный перечень наименований дел с обозначенным сроком их хранения, организованный лицом (лицами), в функции которого входит отслеживать документооборот.

Рассмотрим, что же это такое - номенклатура дел отдела кадров образец которой можно скачать на этом сайте.

Содержание номенклатуры дел отдела кадров, образец

Как показывает практика, каких либо специфических знаний деятельность по составлению перечня документации предприятия не требует, однако это не значит, что в данном вопросе не следует придерживаться правил делопроизводства.

Вообще перечень дел для облегчения работы с ним, имеет вид таблички, в которой указаны следующие данные:

Условно ее можно разделить на два столбца: «Название графы» и «Содержание графы». Итак:

Индекс дела. Здесь указывается индекс дела.

Индекс состоит из:

Номера строго подразделения, который указывается по специальному классификатору. В случае если оно отсутствует, указывается вид деятельности организации.
Порядкового номера внутри самого подразделения или вида деятельности.

Обобщим данную информацию и для наглядности приведем пример. Индекс делиться на две части. Первая часть - структурное подразделение. Вторая часть - порядковый номер дела. Пример: 04-02; 05-01.

Заголовок дела. Здесь пишется наименование дел, причем следует помнить, что согласно инструкции, расположение дел напрямую связано с их важностью. Проще говоря, на первом месте - документ организационного и распорядительного характера, а второстепенное место занимают уже плановые, отчетные документы. Причем внутри документы располагаются по мере убывания срока хранения.
Количество единиц хранения. Здесь все просто, указывается количество дел за прошедший год. В связи с этим, заполнение граф идет в конце года когда точно известна эта цифра.
Срок хранения и номер статей по перечню. Здесь все соответствует названию графы, т.е. ставиться время хранения дел и указывается статья перечня типовых управленческих документов.
Примечание. Здесь делаются дополнительные пометки, относящиеся к делу.

Типы номенклатуры дел

Она может быть:

Примерной, то есть может меняться в ходе работы.
Типичной - стандартный тип документа.
Индивидуальной - зависит от стратегии компании.

Таким образом, номенклатура дел отдела кадров это, конечно же, документ, требующий над собой работы не одного дня, но после его составления он облегчит деятельность любого предприятия в сфере делопроизводства. Данный документ поможет быстро сориентироваться в большом потоке документации. Каких либо специфических знаний он не требует, следует только держаться имеющегося образца.

Ниже расположен типовой бланк и образец номенклатуры дел отдела кадров вариант которой можно скачать бесплатно.

Систематизация документооборота является не столько обязанностью организаций (утверждение номенклатуры дел обязательно только для государственных организаций), сколько необходимостью, так как большое количество документов предполагает проблемы с их поиском, сохранностью и отслеживанием сроков хранения. Все эти проблемы призвана решать номенклатура дел отдела кадров на 2017 год.

Что такое номенклатура дел

Госорганизации при систематизации документооборота обязаны руководствоваться Правилами, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 . Однако частные организации также используют данные Правила при утверждении собственной номенклатуры дел.

Данному вопросу посвящен подраздел 3.4 Правил . Согласно приведенному в Правилах определению номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, по утвержденной форме, в котором указываются сроки хранения дел.

Правила различают три вида номенклатур:

типовая - утверждается для однотипных организаций нормативным документом;
примерная - носит рекомендательный характер;
индивидуальная - составляется организацией на основании типовой и примерной номенклатур.

Внутри организации также устанавливаются два вида номенклатур:

номенклатуры подразделений (для каждого своя);
сводная - составляется на основании номенклатур всех подразделений.

Номенклатура составляется с учетом видов документов, используемых в делопроизводстве, и утверждается на каждый год в последнем квартале предыдущего года. Так, номенклатура дел отдела кадров на 2017 год может включать:

приказы (о приеме на работу, увольнении, переводе и т.д.);
договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и т.д.);
личные карточки работников;
документы по учету, например отработанного времени;
трудовые книжки;
графики отпусков и др.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, в которой заполняются следующие столбцы:

индекс дела, состоящий из кода структурного подразделения организации и номера заголовка дела (например, отделу кадров присвоен код 01, тогда индекс дела будет выглядеть как «01-ХХ»);
заголовок - означает определенную группу документов, например трудовые книжки, должностные инструкции;
количество дел - заполняется в конце года;
срок хранения дел с указанием нормативного документа и его структурной единицы, устанавливающей такой срок;
примечание - приводится информация о движении дел в организации (заведении, передаче, уничтожении и т.д.).

По окончании года оформляется итоговая запись к номенклатуре, в которой отражаются сведения о количестве дел с учетом сроков их хранения - постоянного хранения и временного. Данные сведения сообщаются в архивное учреждение.

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Так как кадровый отдел является подразделением организации, его номенклатура ведется отдельно, а затем входит в состав сводной номенклатуры дел по всей организации в целом.

В конце года кадровый работник формирует номенклатуру и согласовывает ее с руководителем отдела кадров и сотрудником, на которого возложено ведение архива. Уполномоченные лица проставляют на номенклатуре утверждающие подписи. Также может быть издан приказ руководителя об утверждении номенклатуры.

После согласования и утверждения номенклатур иных подразделений кадровая номенклатура дел включается в сводную. В госорганизациях последняя согласуется на уровне ведомств, а также с экспертными комиссиями.

В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно. Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных. Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.

Зачем кадровикам номенклатура дел?

В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер. За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.

Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые - остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.

Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры - нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.

Порядок формирования номенклатуры дел

Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д. Эти группы называются первичными комплексами, или более привычно – делами. Чтобы правильно сформировать документы компании в папки, должен быть расписан порядок – какие бумаги в какую группу будут определяться. Для этого и существует номенклатура: в ней устанавливается полный перечень дел, их состав и время хранения.

По правилам делопроизводства номенклатурная таблица на текущий год вводится с 1 января: номенклатура дел отдела кадров на 2016 г. должна быть составлена и утверждена в конце года предыдущего – в декабре 2015.

Если организация только начала работу, сотрудникам, ответственным за документооборот, необходимо формировать дела пока без номенклатуры, но с прицелом на ее будущее создание. К концу первого года деятельности фирмы в каждом подразделении уже сложится своя практика учета и хранения документов. Ее можно взять за основу при подготовке номенклатуры.

Перечень дел кадровой службы - часть номенклатуры всей организации. Сначала документы систематизируются по каждому подразделению, затем сводятся в единую таблицу.

Форма составления номенклатуры дел кадровой службы

Для номенклатуры дел предусмотрена специальная форма, приведенная в правилах работы архивов организаций (решение Росархива от 06.02.2002 года).

Оформление документа включает:

полное и сокращенное наименование организации;
название «Номенклатура дел на ХХХХ год»;
дата составления;
утверждающая виза руководителя с датой;
в конце - фамилии и подписи составителя (делопроизводителя, архивариуса) и необходимые согласования.

№ п/п	Название	Содержание
1	Индекс	делопроизводственный индекс, включающий код подразделения, в котором сформирована папка, и ее порядковый номер
2	Заголовок	заголовки разделов внутри дела располагаются в зависимости от важности входящих в них документов: организационно-распорядительные, планово-отчетные, прочие, в порядке уменьшения сроков хранения
3	Количество единиц хранения	указывается число папок, томов в ней; заполняется по окончании года, когда все дела сформированы и их объем точно известен.
4	Срок хранения с номерами статей регламентирующего перечня	Период обязательного хранения дела проставляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Минкультом, со ссылкой на номер статьи
5	Примечание	ставятся необходимые отметки: об уничтожении дел, передаче в архив и т.д.

В номенклатуру дел службы персонала включаются документы:

формируемые кадровиками;
поступающие к ним из других подразделений, от руководителей, от сотрудников фирмы;
учетные формы, предусмотренные для ведения кадрового делопроизводства (регистрационные журналы, базы данных, картотеки).

В типовой список документации, ведущейся в отделах персонала, входят:

Нормативные акты организации, касающиеся работников: правила трудового распорядка, должностные инструкции, положения о системе материальной мотивации, о защите личных данных и т.д.
Распорядительные акты по личному составу.
Договорная документация: трудовые договоры, допсоглашения к ним.
Учетные формы: личные карточки Т-2, списки работников и их личные дела, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, книги учета командировок, отпусков и прочие.
Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы. Сюда же - справки, переписка.
Личные документы персонала: копии паспортов, дипломов и др.
Документы коллегиальных органов: акты дисциплинарных проступках, протоколы аттестационных комиссий и т.д.

Данный перечень приблизителен и дает ориентир, какие комплексы документов имеют хождение в делопроизводстве службы персонала. Он может использоваться как образец номенклатуры дел отдела кадров.

Утвержденная на текущий год таблица не является окончательной. Если по ходу деятельности в кадровой службе появляются непредусмотренные документы, перечень дел можно дополнить и внести новую запись. Для таких случаев при составлении номенклатуры в каждом из разделов оставляются резервные номера.

Сроки хранения кадровых документов

Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.

«Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.

Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:

Группа документов	Перечень документов в массиве	Срок, лет	Статья Перечня
Нормативно-правовые акты	положение о кадровой службе, копии приказов	Постоянно, ДМН	Ст. 1б, 19А
Приказы по личному составу	прием, увольнение, переводы, поощрения, изменение персональных данных сотрудников, установление оклада и надбавок к нему, заграничные и длительные внутрироссийские командировки, отпуска за свой счет, по уходу за ребенком, оплачиваемая практика студентов	75 ЭПК	Ст.19б
Приказы по личному составу	очередные отпуска, учебные отпуска, краткосрочные командировки, взыскания, дежурства	5	Ст. 19б прим.
Договорные документы	трудовые договоры, дополнительные соглашения к ТД	75 ЭПК	Ст. 657
Договорные документы	трудовые договоры и допсоглашения по уволенным сотрудникам	75 ЭПК	Ст. 657
Учетные формы	личные дела	75 ЭПК	Ст. 656б
	личные карточки, личные карточки уволенных сотрудников	75 ЭПК	Ст. 658
	книга учета ТД	75	Ст. 358д
	книга учета трудовых книжек	75	Ст. 695в
	табели рабочего времени	5	Ст. 586
	графики дежурств, отпусков	1	Ст. 693
	отчеты и прочие документы по командировкам	5 ЭПК	Ст. 669
Документы – основания приказов	заявления, объяснительные, докладные, служебные записки	5	Ст. 649
Коллегиальные решения	аттестационные протоколы	15 ЭПК	Ст. 359
Информационно-справочные документы	анкеты, резюме кадрового резерва	5 ЭПК	Ст. 652

Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии - по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.

Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации. В номенклатуре ставится пометка «постоянно».

Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.

Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве

Каждая организация ведет кадровый учет исходя из практики, сложившейся за время ее деятельности. Соответственно, и номенклатура дел - документ адаптивный. Если на предприятии не действует коллективный договор, не формируются личные дела работников, то включать их в перечень дел не нужно.

Однако есть общие правила, обязательные для всех кадровых служб:

Трудовые договоры могут регистрироваться как отдельно, так и в составе личных дел. В первом случае ТД и соглашения к ним выделяются в номенклатуре дел в отдельный массив. Во втором – заголовок «трудовые договоры» в таблице отсутствует и включается в комплекс «личные дела».
Дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью ТД и отдельно не учитываются.
На крупных предприятиях папки с трудовыми договорами целесообразно разбить на несколько томов: распределить по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке.
Договоры уволенных в текущем году работников изымаются из дела и помещаются в папки с недействующими ТД за календарный год. Состав томов этого дела также по необходимости можно расширять.
Личные карточки являются строго самостоятельным массивом. Унифицированная форма Т-2 не включается ни в личные дела, ни в другие первичные комплексы, поскольку это – основной учетный документ в кадрах.
Картотека может формироваться в алфавитном порядке по всей организации либо разбиваться по подразделениям.
Закрытые в текущем году карточки перемещаются в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
Все распоряжения по личному составу не могут находиться в одном деле. Разделение на папки по сроку хранения 75 и 5 лет – обязательно. Если в организации все приказы ошибочно объединены, при архивации их необходимо рассортировать.
Штатное расписание – одна из основ кадровой работы, но в номенклатуре дел отдела персонала он значится как «копия». «Штатка», оформленная на бланке Т-3, - не самостоятельная единица, а приложение к приказу по основной деятельности. Ее подлинник учитывается в сводной номенклатуре дел. Кадровики могут поместить документ в папку с копиями распорядительно-нормативных актов, но удобнее выделить его в отдельный комплекс. Туда же включаются изменения в штате.