Мы объясняем, какие негативные последствия грозят организации и ее должностным лицам за утрату кадровых и бухгалтерских / налоговых документов, причем не только с позиции буквы закона, но и с учетом практики его применения. Даются конкретные рекомендации по восстановлению утраченных документов.

Если утрачена кадровая документация

Д ействующее законодательство требует от работодателя хранить достаточно большое количество документов, относящихся к трудовой деятельности сотрудников. Это как документы, генерируемые самой организацией (личные карточки, приказы, должностные инструкции и т.п.), так и документы, передаваемые работодателю сотрудником при заключении трудового договора. Прежде всего речь идет о трудовой книжке. Каждый документ важен, и любой из них может сыграть значительную роль в последующей жизни работника

Именно поэтому законодатель установил обязанность по хранению документов для индивидуальных предпринимателей и организаций, вне зависимости от организационно-правовых форм и форм собственности в течение . Обязательные сроки хранения для многих кадровых документов . Так, личные дела и документы, в них входящие (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.), на простых сотрудников должны храниться 75 лет, а на руководителей и сотрудников, имеющих государственные и иные звания, премии и награды, ученые степени и звания, - постоянно. Подлинные личные документы, переданные работником, должны храниться в организации до востребования, а те, что не были востребованы, не менее 50 лет.

При утрате документов работодателем негативные последствия наступают прежде всего для работников . Причем эти последствия могут проявиться как сразу (например, при утрате трудовой книжки будет технически сложно подтвердить непрерывный трудовой стаж при начислении пособия по временной нетрудоспособности), так и через очень отдаленный промежуток времени, ведь несмотря на переход пенсионной системы на страховые рельсы, при назначении пенсий работников все еще используются данные о стаже, содержащиеся. Кроме того, при назначении «горячих» пенсий Пенсионный фонд может потребовать предоставить дополнительные подтверждения от работодателя (данные аттестации рабочего места, производственные регламенты и т.п.). Таким образом, последствия для работника ясны и явно негативны

Последствия для работодателя прослеживаются не так четко.

Например, работодатель в соответствии с действующим законодательством обязан обеспечить . При этом в обязательном порядке назначается ответственное лицо из числа сотрудников фирмы, при отсутствии приказа данная ответственность полностью находится на плечах единоличного исполнительного органа организации. Как следует из действующего законодательства, такое лицо и несет ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Причем данная ответственность не отличается особой жесткостью. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей.

Кроме того, действующее законодательство устанавливает ответственность для должностных лиц организации, допустивших нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Такое должностное лицо может быть привлечено к ответственности в форме штрафа .

Но здесь стоит отметить, что для коммерческих организаций сама ситуация, когда данный вид ответственности может быть применен, возникает при подготовке и подаче документации в архивы, а здесь имеют место существенные пробелы как в законодательстве, так и в практике его правоприменения. В результате 99,9% подобных нарушений оказываются необнаруженными. Материальную ответственность работодатель в этом случае несет в общем порядке, определенном 37 и 38 главами Трудового кодекса РФ. Возмещению подлежит причиненный ущерб в полном объеме. На практике это означает возмещение стоимости бланка трудовой книжки и расходов на сбор справок из других организаций или архивов. Работник, кроме этого, может потребовать возмещение морального вреда, размер которого в наших судах очень редко превышает сумму в 10 000 рублей.

Стоит отметить, что отдельные «независимые исследователи» заявляют о возможности привлечения руководителей организации при утрате трудовых книжек к уголовной ответственности в рамках ст. 140 Уголовного кодекса РФ «Отказ в предоставлении гражданину информации», но данное мнение представляется как минимум спорным. Состав 140 статьи УК РФ подразумевает отказ предоставить информацию или документы при фактической возможности их предоставления. В случае же с утратой данных документов должностное лицо лишено такой возможности.

Действующее законодательство не устанавливает требований к порядку восстановления документов , утраченных по вине работодателя.

Вместе с тем законодатель регулирует порядок восстановления трудового стажа , по сути, особый порядок восстановления трудовых книжек (выдачи дубликатов) в случае если их массовая утрата произошла в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

В соответствии с п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Правила № 225) трудовой стаж определяется специальной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.). В случае отсутствия документов - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия должна принять меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании данного акта работодатель должен оформлять дубликаты трудовых книжек.

Стоит отметить, что создание подобных комиссий - событие чрезвычайно редкое, прежде всего в силу своей трудоемкости и отсутствия детализированного нормативного регулирования. Поэтому в случае утраты трудовой книжки работодателем, как правило, действуют по аналогии с предусмотренным Правилами № 225 порядком в связи с утратой трудовой книжки по вине работника и выдают дубликаты, основываясь на имеющихся у работодателя данных о предыдущих местах работы данного сотрудника. При этом общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. После этого общий (непрерывный трудовой стаж) следует записать по отдельным периодам работы у предыдущих работодателей (см. Пример 1).

Если же по вине работодателя трудовая книжка пришла в негодность (обожжена, испачкана, порвана и т.п.), но часть записей в ней читается, то при выдаче дубликата руководствуются положениями п. 33 Постановления. И в дубликат трудовой книжки переносятся все произведенные в ней записи, которые можно прочесть.

Пример 1

Свернуть Показать

Чем чревата для работодателя утрата иных документов, помимо трудовой книжки?

Во-первых, это сложности с зачетом выплаченных пособий по временной нетрудоспособности. Документы, на основании которых производятся расчеты, утрачены, а с учетом сложившейся практики, когда налогоплательщик всегда виноват, результат более чем прогнозируем.

Во-вторых, серьезные проблемы могут возникнуть и при судебных спорах с работниками, при утрате экземпляров документов с их подписями. А неознакомление работника с документом (например, с Положением о коммерческой тайне) в большинстве случаев лишает работодателя возможности на него ссылаться.

В-третьих, в случае проведения проверки органами трудовой инспекции отсутствие необходимых документов может привести к привлечению организации к административной ответственности в рамках все той же ст. 5.27 КоАП РФ. Для организации ответственность в рамках данной статьи составляет штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Теоретически возможно и административное приостановление деятельности, но к данной мере прибегают достаточно осторожно и, как правило, ее применение обусловлено наличием риска наступления серьезных негативных последствий. Например, нарушения в сфере охраны труда создают угрозу здоровью или жизни работников организации или третьих лиц.

Восстановление документов, образующихся в рамках трудовых отношений, - более чем хлопотный процесс, поскольку он происходит в два этапа.

Этап первый - это восстановление содержания утраченных документов. Самый простой вариант, когда сохранились их копии или проекты. Сейчас, при повсеместном распространении персональных компьютеров, в большинстве случаев у непосредственных исполнителей или у сотрудников, согласующих документ, остаются электронные копии документов, что в значительной степени упрощает задачу. Немного сложнее, если копий самих документов нет, но есть те документы, на основании которых они были составлены. Правда, таким образом можно восстановить далеко не все. Так, можно заново заполнить карточку личного учета, но воспроизвести дословно положение об оплате труда персонала даже теоретически невозможно.

Второй этап - это сбор подписей тех сотрудников, которые должны были быть ознакомлены с данным документом. Этот этап может оказаться намного более сложным, чем первый, и может потребовать от сотрудников, которым поставлена данная задача, достаточно много такта в общении. В целом стоит отметить, что восстановление кадровых документов - процесс трудоемкий и не всегда приводящий к нужному результату.

Пример 2

Свернуть Показать

Рассмотрим пример с положением о премировании. Утрата оригинала серьезно затруднит для организации процесс доказывания оснований по снижению размера выплат в суде, в части произведенной с момента издания данного локального нормативного акта до момента ознакомления работника с восстановленным экземпляром. Доказывать идентичность текстов придется с помощью:

• косвенных доказательств (идентичные выплаты при одинаковых плановых показателях и т.п.) и
• свидетельских показаний.

При этом нельзя гарантировать, что суд оценит их так, как хотелось бы работодателю.

Если утрачены документы бухгалтерского и налогового учета

Наиболее неблагоприятна для организации утрата первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Причем даже не столько из-за объемов ответственности, сколько из-за высокой вероятности, что данная ответственность наступит . Конфликты с работником всегда можно погасить, не доводя дело до суда или до проверки трудовой инспекции, а вот «конфликт» с налоговой инспекцией заведомо ведет к плачевным результатам

Основной обязанностью любого налогоплательщика является обеспечение полноты и достоверности данных налогового и бухгалтерского учета. А поскольку учет производится на основе определенных документов, именно их сохранность и обеспечивает выполнение данной обязанности. В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет . При этом ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Кроме того, согласно пп. 8 п.1 ст. 23 Налогового кодекса РФ организацияналогоплательщик обязана в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов. Отсутствие данных документов может повлечь достаточно серьезные последствия

Во-первых, статьей 120 НК РФ предусмотрена ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения . Под грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения для целей Налогового кодекса понимается в том числе и отсутствие первичных документов. При этом санкции, предусмотренные данной статьей, могут быть достаточно серьезными. Так, при утрате документов за 1 налоговый период грозит штраф в размере 5 000 руб лей, если за два и более периода, то штраф составит уже 15 000 рублей. В том же случае, если утрата документов привела к занижению налоговой базы (или так показалось налоговому инспектору), то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Возможно также привлечение к ответственности по статье 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату налогов (штраф в размере 20% от неуплаченной суммы, а при наличии умысла - в размере 40%).

Стоит отметить, что в данном случае штрафы, исчисляемые в процентах от суммы неуплаченного налога, . То есть если налоговый инспектор выставляет организации требование о выплате штрафа в размере 10% по ст. 120 НК РФ, то он не может привлечь фирму к ответственности по ст. 122 НК РФ, и наоборот.

Кроме того, налоговики могут попытаться привлечь организацию по статье 126 НК РФ за непредставление по требованию налогового органа документов (50 рублей за каждый непредставленный документ). Подобные действия , поскольку с формальной точки зрения ответственность в данном случае наступает при отказе предоставить документы, имеющиеся у организации в наличии, но несмотря на это, практика привлечения к ответственности по данному основанию распространена достаточно широко.

Во-вторых, статьей 15.11 КоАП РФ предусмотрена ответственность должностного лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета (руководителя организации, главного бухгалтера), за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских и учетных документов , - влечет наложение административного штрафа в размере от 2 000 до 3 000 рублей.

В-третьих, существует возможность применения в отношении организации подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ . Согласно данной норме налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках, в случае отсутствия учета доходов и расходов или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги . Данная норма, направленная на борьбу с недобросовестными налогоплательщиками, может серьезно «попортить кровь» и добропорядочным предпринимателям. Как правило, налоговыми органами в рамках аналогии берутся организации аналогичного профиля деятельности с приблизительно тем же количеством персонала.

В-четвертых, в соответствии с пунктом 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура является единственным документом, служащим основанием для принятия покупателем налога на добавленную стоимость (НДС) к вычету. Отсутствие данного документа при обнаружении этого налоговыми органами автоматически ведет к пересчету НДС, требованию о выплате пени и привлечению организации к ответственности. Соответственно, отсутствие счета-фактуры ведет к автоматическому отказу в зачете уплаченной суммы НДС, а также штрафам и пени.

Все это может превратить утрату бухгалтерской и налоговой документации в серьезную проблему, способную поставить организацию на грань банкротства. Как можно минимизировать возникающие риски?

При утрате бухгалтерских документов в организации необходимо решить две задачи:

• первая - восстановление документации,
• вторая - минимизация налоговых последствий, к которым может привести ее отсутствие.

Безусловно, если удается полностью восстановить документы, это сведет неблагоприятные налоговые последствия практически к нулю, но, к сожалению, такое не всегда возможно. Во всех случаях на первом этапе необходимо:

• определить причину утраты документов, а также
• какая именно документация была утрачена.

В соответствии с в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели (см. Пример 3). Положением также рекомендуется в зависимости от причины утраты документов в комиссию приглашать представителей следственных органов или государственного .На комиссию также можно возложить определение того, какие документы были утрачены, и оценку возможности их восстановления. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В акте прежде всего должны быть указаны причины утраты документации. При этом они должны быть документально подтверждены:

• если документация уничтожена пожаром, то факт пожара подтверждается справкой органов противопожарной службы;
• если имело место иное стихийное бедствие (наводнение или ураган), то этот факт подтверждается специалистами МЧС;
• аварии, связанные с коммунальными сетями (затопление помещения), подтверждаются соответствующими эксплуатирующими организациями;
• кражи - органами внутренних дел.

При этом необходимо четко понимать, что от причины утраты документов зависит возможность и размер тех штрафных санкций, которые может применить налоговая инспекция. Точнее, не столько от причины, сколько от наличия или отсутствия вины налогоплательщика . При возникновении спора с налоговой инспекцией именно это будет играть решающую роль. Недостаточно, например, доказать факт возникновения пожара, необходимо, чтобы в документах была зафиксирована «правильная» причина возгорания. В противном случае вполне вероятна ситуация, когда суд укажет, что «одновременное размещение в помещении кладовой, имеющей старую электропроводку, с протекающей крышей, всех документов, в том числе тех, по которым не подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность… как на бумажных, так и на электронных носителях… позволяет утверждать, что должностные лица организации должны были и могли осознавать вероятность их утраты . Схожая формулировка может прозвучать и в отношении «незакрытого крана». Фактически только отсутствие вины организации, правильно зафиксированное документами, поможет существенно уменьшить, а то и полностью избежать штрафных санкций. Стоит заметить, что речь идет именно о штрафах. Выплата недоимки по налогам формой ответственности налогоплательщика не является - ее в любом случае придется уплатить.

Пример 3

Свернуть Показать

После установления причины утраты документов и ее фиксации необходимо приступить к их восстановлению. Для бухгалтерского и налогового учета не имеет значения, подтверждена хозяйственная операция «оригинальным» документом или его дубликатом, главное - его соответствие установленным законом требованиям. Очень многое зависит от объема утраченного.

Если пострадала только часть первичной документации, но при этом уцелела в электронном виде информация из регистров бухгалтерского учета, то вопрос заключается только в трудоемкости процесса.

Сложнее, если в организации не уцелело вообще ничего. Тогда первое, что необходимо установить, - какие хозяйственные операции должны получить свое подтверждение. В отношении приобретения и реализации товаров или услуг это делается через анализ движения денежных средств по расчетному счету организации. Данная информация получается от обслуживающего банка по запросу. На основе этого восстанавливается список контрагентов. Далее каждому из них направляются запросы с просьбой представить копии документов. К сожалению, в современных условиях бывает достаточно сложно найти контрагентов, с которыми организация работала год или два тому назад. При этом направление подобного запроса никоим образом не гарантирует положительный ответ на него. Поэтому зачастую восстановить удается только документооборот с постоянными партнерами. Еще сложнее с собственной «первичкой», особенно относящейся к кассе организации. По сути, здесь можно доверять только памяти. А дальше начинаются серьезные технические проблемы: кто-то уже уволен, кто-то просто не помнит, что было год-два назад, и отказывается что-либо подписывать.

На основе восстановленной документации заново формируются регистры бухгалтерского учета и отчетность. При этом если показатели не совпадут с ранее сдававшейся отчетностью (копии которой можно получить в налоговой инспекции), необходимо подавать уточненные данные в налоговую инспекцию. А это автоматически означает пересчет налогов. Делать это или надеяться, что у налоговой инспекции до организации «не дойдут руки», решать только налогоплательщику.

В заключение хотелось бы заметить, что и ликвидация или банкротство организации при утрате бухгалтерской документации не смогут помочь ее руководителю. В соответствии с пунктом 5 статьи 10 Федерального «руководитель должника несет субсидиарную ответственность по обязательствам должника, если документы бухгалтерского учета, обязанность по сбору, составлению, ведению и хранению которых установлена законодательством, к моменту вынесения определения о введении наблюдения или принятия решения о признании должника банкротом отсутствуют или не содержат информацию об имуществе и обязательствах должника и их движении… либо если указанная информация искажена».

Сноски

Свернуть Показать

При отсутствии документов, подтверждающих правильность расчета налогов, могут применяться следующие санкции:

Штраф по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, выразившееся в отсутствии первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета. Размер штрафа составляет: 5000 руб. – если нарушение допускалось в течение одного налогового периода; 15 000 руб. – если нарушение допускалось в течение более одного налогового периода; 10 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. – если в результате нарушения была занижена налоговая база;

Штраф по ст. 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату сумм налога в результате занижения налоговой базы в размере 20 % от неуплаченных сумм налога, а если будет доказан умышленный характер нарушения – в размере 40 % от неуплаченных сумм налога;

Штраф по ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Кроме того, при выявлении факта неуплаты или неполной уплаты налога с налогоплательщика будут взысканы суммы неуплаченного налога и пени.

Наиболее благоприятная для налогоплательщиков арбитражная практика сложилась относительно применения в рассматриваемом случае санкций по ст. 126 НК РФ. При рассмотрении дел, касающихся применения штрафа по ст. 126 НК РФ, при утере или уничтожении документов, в большинстве случаев суд указывал, что исходя из содержания данной статьи, а также ст. 93 НК РФ, регламентирующей порядок истребования документов у налогоплательщика, ответственность по ст. 126 наступает, только когда соответствующие документы имеются у налогоплательщика в наличии. Если же документы на момент истребования отсутствовали, то в действиях налогоплательщика отсутствует состав правонарушения, предусмотренного ст. 126 НК РФ.

В качестве примеров подобных судебных решений можно привести Постановления ФАС СЗО от 04 ноября 2003 года № А42-3207/03-20; от 29 сентября 2003 года № А44-1202/03-С15; от 16 июня 2004 года № А52/4734/2003/2.

Иная ситуация наблюдается в отношении применения штрафа по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. В данном случае формально факт нарушения очевиден: у организации отсутствуют первичные и другие документы. Однако при грамотной аргументации организация имеет шансы убедить суд в отсутствии своей вины в совершении данного налогового правонарушения. Речь идет о применении ст. ст. 109 и 111 НК РФ. В соответствии со ст. 109 НК РФ лицо не может быть привлечено к ответственности при отсутствии вины в совершении налогового правонарушения. При этом на основании пп. 1 п. 1 ст. 111 НК РФ обстоятельствами, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения, признается совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в средствах массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания). Поэтому утрата документов не по вине организации не образует состава правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 120 НК РФ.

Примерами судебных решений, в которых установлено отсутствие вины налогоплательщика в совершении правонарушения, предусмотренного ст. 120 НК РФ, являются Постановления ФАС СЗО от 14 сентября 2004 года № А13-180/04-14; от 04 августа 2004 года № А13-4401/03-11; от 16 июня 2004 года № А52/3/04/2; ФАС ВСО от 17 августа 2004 года № А33-17993/03-С3-Ф02-3180/04-С1.

Организация может также попытаться убедить суд в том, что утеря документов не по ее вине (в результате пожара, затопления, кражи, стихийного бедствия) является смягчающим обстоятельством в соответствии с подп. 3 п. 1 ст. 112 НК РФ, в этом случае размер штрафа подлежит уменьшению не менее чем в 2 раза на основании п. 3 ст. 114 НК РФ.

И, наконец, при утрате документов весьма вероятно применение к организации штрафа по ст. 122 НК РФ, а также взыскание сумм недоплаты налогов и пеней. Аргументами в пользу налогоплательщика в данном случае также будут отсутствие вины в совершении налогового правонарушения и наличие смягчающих обстоятельств.

Как отмечалось выше, при выявлении факта отсутствия документов налоговые органы нередко прибегают к определению сумм налогов расчетным методом на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В этом случае организация может попытаться доказать в суде, что налоговые органы применили неверный подход или неправильную методику при расчете налогов таким способом. Аргументами, подтверждающими неправильный выбор налоговой инспекцией аналогичного налогоплательщика, могут служить:

Произвольное определение аналогичной организации (Постановление ФАС ДВО от 30 июня 2004 года № Ф03-А59/04-2/1476);

Применение слишком ограниченного числа критериев для сравнения организаций: например, использовался только показатель среднесписочной численности работников (Постановление ФАС СЗО от 24 декабря 2002 года № А05-5351/02-314/14);

Выявление существенных отличий аналогичной фирмы от налогоплательщика по основным показателям (Постановление ФАС ЗСО от 19 апреля 2004 года № Ф04/2025-417/А03-2004).

В случае, когда при отсутствии документов исчисление сумм налогов производится налоговой инспекцией исходя из сумм доходов, показанных в декларации, но без учета расходов, суд также может встать на сторону налогоплательщика. Так, может быть указано, что налоговая инспекция не воспользовалась своим правом на определение суммы налога расчетным путем, а исчисление налоговой базы без учета расходов неправомерно (Постановления ФАС СЗО от 14 сентября 2004 года № А13-180/04-14, ФАС ВСО от 01 сентября 2005 года № А19-4140/05-15-Ф02-4364/05-С1).

Кроме того, имейте ввиду, что в соответствии с Федеральным законом от 02 июля 2005 года № 83-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей“ и в статью 49 Гражданского кодекса Российской Федерации» регистрирующий орган принимает решение о предстоящем исключении юридического лица из Единого государственного реестра юридических лиц при наличии одновременно двух следующих признаков:

1. Непредставление юридическим лицом в течение последних двенадцати месяцев документов отчетности, предусмотренных законодательством о налогах и сборах.

2. Отсутствие в течение последних двенадцати месяцев операций хотя бы по одному банковскому счету. Настоящий срок применяется и в случаях, если он истек до вступления в силу настоящего Федерального закона или в течение года со дня вступления его в силу.

Решение о предстоящем исключении подлежит опубликованию в течение трех дней с момента принятия такого решения в органах печати, в которых публикуются данные о государственной регистрации юридического лица (п. 3 ст. 21.1 Федерального закона от 08 августа 2001 года № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Исключаемое юридическое лицо, кредиторы и иные лица, чьи права и законные интересы затрагиваются в связи с исключением недействующего юридического лица из Единого государственного реестра юридических лиц, имеют право направить заявления в срок не позднее чем три месяца со дня опубликования решения о предстоящем исключении. В таком случае решение об исключении недействующего юридического лица из Единого государственного реестра юридических лиц не принимается и юридическое лицо ликвидируется в установленном гражданским законодательством порядке. Обжаловать действия регистрирующих органов можно в течение года со дня, когда потерпевшие узнали или должны были узнать о нарушении своих прав.

Порядок исключения недействующих юридических лиц из Единого государственного реестра юридических лиц распространяется также на юридические лица, зарегистрированные до вступления в силу Федерального закона № 129-ФЗ или до вступления в силу вносимых Федеральным законом № 83-ФЗ изменений (п. 3 ст. 3 Федерального закона № 83-ФЗ).

Избегайте подобных ситуаций, когда принимаете решение о неведении учета в своей организации.

Утрата документов, содержащих сведения, составляющие налоговую тайну проверяемой организации, либо разглашение таких сведений влечет ответственность, предусмотренную законодательством (п. 4 ст. 102 НК РФ). При обнаружении подобных нарушений назначается экспертиза. Порядок назначения и проведения экспертизы определен в ст.95 НК РФ. Решение о привлечении эксперта к проверке принимает инспектор, ее проводящий. Экспертиза производится сотрудниками соответствующих учреждений либо иными специалистами, обладающими специальными знаниями в соответствующей области, на договорной основе. Назначая налоговую экспертизу, проверяющий выносит постановление, где кратко излагает обстоятельства, явившиеся для этого основанием.

Перед началом проведения экспертизы инспектор должен ознакомить эксперта с его правами и обязанностями, установленными п.п. 4, 5 и 8 ст. 95 НК РФ, и предупредить об ответственности за отказ от участия в проведении проверки или дачу заведомо ложного заключения (ст.129 НК РФ).

По результатам проведенной экспертизы эксперт дает заключение в письменной форме от своего имени. В заключении эксперта излагаются проведенные им исследования, сделанные по результатам этих исследований выводы и обоснованные ответы на поставленные вопросы. Если эксперт при производстве экспертизы установит имеющие отношение к предмету экспертизы обстоятельства, по поводу которых ему не были поставлены вопросы, то он вправе включить выводы об этих обстоятельствах в свое заключение. Эксперт может отказаться от дачи заключения, если предоставленные ему материалы, относящиеся к предмету экспертизы, являются недостаточными или если он не обладает необходимыми знаниями для проведения экспертизы. Отказ от дачи заключения оформляется в виде письменного сообщения о невозможности дать заключение. Если в заключении эксперта содержатся выводы, выходящие за пределы его компетенции, соответствующая часть заключения должна рассматриваться как не имеющая доказательственного значения.

Нарушение лицом, имеющим допуск к государственной тайне, установленных правил обращения с содержащими государственную тайну документами, а равно с предметами, сведения о которых составляют государственную тайну, если это повлекло по неосторожности их утрату и наступление тяжких последствий, наказывается ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

В соответствии с Письмом Минфина РФ от 19 апреля 2001 г. № 04-01-10/1/1, а также с п.1 ст. 126 части первой НК РФ непредставление в установленный срок налогоплательщиком (налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом, и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

В соответствии с НК РФ налоговым правонарушением признается виновно совершенное противоправное (в нарушение законодательства о налогах и сборах) деяние (действие или бездействие) налогоплательщика, налогового агента и иных лиц, за которое Налоговым кодексом установлена ответственность. Это означает, что если при определении вида нарушения отсутствует любой из квалификационных признаков, в том числе вина лица, то данное деяние не может считаться налоговым правонарушением, и, соответственно, санкции не налагаются. Однако следует иметь в виду, что Кодексом устанавливаются различные формы вины, при наличии которых лицо может быть привлечено к ответственности за совершение налогового правонарушения, при этом формы вины иногда неправомерно идентифицируют с отсутствием вины.

В рассматриваемом случае, когда у организации отсутствуют документы налоговой отчетности по причине их утраты, иной утери, необходимо исходить из следующего.

В соответствии со ст. 110 НК РФ виновным в совершении налогового правонарушения признается лицо, совершившее противоправное деяние умышленно или по неосторожности. Налоговое правонарушение признается совершенным по неосторожности, если лицо, его совершившее, не осознавало противоправного характера своих действий (бездействия) либо вредный характер последствий, возникших вследствие этих действий (бездействия).

Это означает, что если документы, необходимые для представления в налоговые органы, были утеряны организацией (должностными лицами организации) и не восстановлены к указанному сроку, хотя должностные лица организации по своему статусу и должностным обязанностям должны и могли осознавать характер последствия этой утери (своего бездействия), то присутствует вина в форме неосторожности. В данном случае налоговые органы правомерно квалифицируют непредставление документов как налоговое правонарушение и привлекают налогоплательщиков к налоговой ответственности.

В связи с изложенным при непредставлении необходимых документов по требованию налогового органа, которые организация должна была иметь, поскольку за отсутствие их налоговым органом применена ст. 120 НК РФ, возможно применение ст. 126, поскольку указанные статьи по смыслу не дублируют наложенную ответственность по Кодексу и могут применяться независимо в качестве меры по конкретному налоговому правонарушению.

Если документ представлен в налоговый орган своевременно, но неправильно заполнен. Наступит ли в данном случае ответственность по ст. 126 НК РФ?

Субъективная сторона деяния, предусмотренного ст. 126 НК РФ, может быть представлена как в виде умысла, так и неосторожности. Формы вины не влияют на квалификацию налогового правонарушения по ст. 126 НК РФ.

Вместе с тем в случае отсутствия вины соответствующего лица оно ответственности по ст. 126 НК РФ не подлежит. Так, по одному из дел суд указал, что изъятие налоговой полицией у налогоплательщика документов без составления подробной описи, повлекшее их частичную утрату, делает невозможным предоставление этих документов налоговому органу, что исключает вину налогоплательщика при привлечении его к ответственности по ст. 126 НК РФ (Постановление ФАС ВСО от 11 января 2001 года № А78-2715/00-С2-962у/Ф02-2914/00-С1).

Статья 126 НК РФ включает в себя три самостоятельных состава налоговых правонарушений, объединенных только объектом и субъективной стороной и различающихся между собой по объективной стороне и субъектному составу.

Структурно ст. 126 НК РФ состоит из трех самостоятельных частей, каждая из которых определяет самостоятельные составы налогового правонарушения и размер налоговой санкции. Пункт 1 ст. 126 НК РФ предусматривает меры ответственности за непредставление сведений налогоплательщиками и налоговыми агентами о самих себе.

Пункты 2 и 3 ст. 126 НК РФ предусматривают меры ответственности за непредставление сведений о налогоплательщиках и налоговых агентах третьими лицами.

Однако в любом случае необходимо учитывать, что сфера применения ст. 126 НК РФ находится в пределах неисполнения установленной обязанности по представлению в налоговый орган документов и (или) сведений в установленный законом срок. Поэтому неправильное заполнение формы того или иного документа в условиях его своевременного предоставления в налоговый орган не может образовывать состава налогового правонарушения по п. 1 ст. 126 НК РФ. Данная позиция нашла отражение и в судебной практике (Постановление ФАС ЗСО от 13 марта 2002 года № Ф04/919-139/А27-2002; Постановление ФАС ЦО от 07 июля 2003 года № А64-4622/02-17).

Материальная ответственность за утрату документов наступает, если утраченный документ не может быть восстановлен в необходимый срок, а его отсутствие наносит организации прямой действительный ущерб. Обесцененным является документ, потерявший юридическую силу, в частности в результате неправильного оформления. Примером может служить ненадлежащим образом составленный акт на приемку продукции. На основании неправильно оформленного акта нельзя применить санкции к организации, поставившей некачественную продукцию (товар). На работника отдела кадров, виновного в задержке трудовой книжки, может быть возложена ограниченная материальная ответственность, так как организация вынуждена оплачивать увольняемому работнику время вынужденного прогула.

Ни одна организация не застрахована от ограбления. Однако к проблемам руководителя организации, потерявшего имущество, добавляются и проблемы бухгалтера, который должен своевременно и правильно оформить документы и пересчитать налоги.

Кража – это тайное хищение чужого имущества в корыстных целях (ст. 158 УК РФ). За совершение данного преступления Уголовным кодексом предусмотрены суровые меры наказания. Однако это не останавливает охотников за чужим добром. Чтобы преступники не радовались жизни, а бухгалтер смог списать убытки от хищения, фирме необходимо подать заявление о краже в милицию. Пока правоохранители расследуют ограбление, счетный работник должен провести инвентаризацию имущества (об этом написано в книге в других главах).

Бывает, что работники милиции не могут установить виновных в ограблении. Тогда они приостанавливают предварительное следствие (подп. 1 п. 1 ст. 208 УПК РФ). Следователь выносит об этом постановление. Чтобы иметь документальное подтверждение о том, что виновные не найдены, получите копию решения (подп. 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ). Как уже не раз отмечалось, сто в соответствии со ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. В данном случае таким подтверждением станет постановление о приостановлении следствия. Дело в том, что бухгалтер может включить в состав внереализационных расходов убытки от хищений, виновники которых не установлены (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). То есть при наличии решения следователя счетный работник может уменьшить базу по налогу на прибыль на убытки от кражи (Письмо МНС России от 8 июня 2004 г. № 02-5-10/37). При этом Минфин России считает, что снизить доходы на сумму кражи фирма может только на основании решения суда (Письмо Минфина России от 31 мая 2000 г. № 04-02-05/1).

Если же виновных все-таки нашли и суд это подтвердил, то на основании обвинительного приговора бухгалтер учтет суммы возмещения ущерба в составе внереализационных доходов в соответствии с ПБУ 9/99 (Приказ Минфина России от 6 мая 1999 г. N 32н). Если же суд не признал подозреваемых виновными, то бухгалтер поведет себя в этой ситуации так же, как в случае с неустановлением виновных.

К тому же, если организация заключила договор с охранной фирмой, то она может взыскать убытки с нее. Но, только в том случае, если в соглашении было оговорено, что охранники несут ответственность за украденную собственность. Так, арбитражный суд становится на сторону компаний, если они пользовались услугами ЧОП по договору. При этом неважно, через какое количество времени, хоть через пять минут, «защитники» приехали на место преступления. Если имущество украдено, то его стоимость охранники возместят владельцу (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 декабря 2004 г. № А13-5339/04-20).

В случае утраты имущества и основных средств в результате кражи бухгалтер фирмы должен восстановить НДС в бюджет. Такова позиция налоговой службы и Минфина. Чиновники ссылаются на п. 2 ст. 171 Налогового кодекса. Там сказано, что бухгалтер может представить к вычету только суммы НДС, оплаченные фирмой при покупке товаров для их дальнейшей перепродажи или осуществления операций, облагаемых НДС. Поэтому они считают, что для возмещения необходима последующая реализация, и этот факт должен быть подтвержден.

Инспекторы и финансисты делают вывод, что уплаченный и принятый к вычету НДС по основным средствам, выбывшим в связи с чрезвычайными обстоятельствами (например, из-за ограбления), подлежит восстановлению в бюджет. Ведь, несмотря на то что фирма приобрела товары, например, для реализации, впоследствии они перестали участвовать в этой операции.

Кроме того, бухгалтер должен возместить НДС в том налоговом периоде, когда утраченное имущество списывается с учета (Письма Минфина России от 20 сентября 2004 г. N 03-04-11/155, Минфина России от 30 сентября 2003 г. № 04-03-11/77, УМНС по г. Москве от 30 июня 2003 г. № 24–11/35102).

Однако у судей имеется и другое мнение. К примеру, Постановление ФАС Уральского округа от 20 февраля 2003 г. № Ф09-190/03-АК. Фирма приобрела, ввела в эксплуатацию и поставила на учет основные средства. Бухгалтер возместил из бюджета НДС по этой покупке. Затем имущество было украдено. Налоговая инспекция по результатам проверки доначислила налог и пени. Чиновники посчитали, что фирма должна была восстановить НДС в бюджет по похищенным основным средствам. Суд же решил, что фирма не обязана возвращать налог на добавленную стоимость государству, поскольку кража не является реализацией.

И действительно, НК РФ не предусматривает возврат налога в случае утраты имущества. Этот документ предполагает возмещение НДС в двух случаях. Во-первых, если фирма решила воспользоваться освобождением от НДС по ст. 145 НК РФ, то она должна вернуть налог в бюджет. Во-вторых, бухгалтер восстановит налог на добавленную стоимость, если он неправомерно или ошибочно принял его к вычету по товарам, работам или услугам (п. п. 2, 3 ст. 170 НК).

Пропажа первичных и иных документов может произойти по разным причинам, как форс-мажорным и иным уважительным причинам, так и по вине работников организации. Понятно, что необходимо в максимально короткие сроки восстановить утраченные документы. Вопрос возникает, в каком объеме это нужно сделать и в какие сроки?

Если компания не представит документы на проверку по причине их утраты, работники налоговых органов или проверяющие из фондов могут исчислить налоги и сборы с помощью расчетного метода. Их сумма может оказаться выше заявленной компанией, что повлечет за собой доначисления и штрафы. Кроме того, если будет установлено, что именно по вине организации не обеспечена сохранность документов, к ней могут быть применены различные виды ответственности - вплоть до уголовной. Во избежание налоговых рисков при утрате документов до истечения срока их хранения организация должна их восстановить. Для этого ей придется обратиться к контрагентам, в банк и к иным источникам информации.

Какие документы подлежат хранению

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Это прописано в ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон №129-ФЗ). По общему правилу для целей налоговых проверок документы должны храниться в течение четырех лет (ст. 23 Налогового кодекса РФ). Сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, плательщики обязаны обеспечивать в течение шести лет (ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ). Кроме того, сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.10 №558). В основном это также пятилетний срок. Исключение составляют кадровые документы (приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и др.), которые необходимо хранить в течение 75 лет. Период хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона №129-ФЗ). Их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. Это следует из п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.83 №105). До размещения документов в архиве они должны находиться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных главным бухгалтером лиц. Некоторые документы, например бланки строгой отчетности, хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Во избежание утери или злоупотреблений документы собираются в хронологическом порядке и переплетаются или подшиваются в папки.

Ответственность за утрату документов

Виды ответственности, которые могут грозить компании или ее должностным лицам в случае утраты документов, приведены в таблице 1. В частности, если организация не примет мер по восстановлению документов, то некоторые суды могут признать законным ее привлечение к ответственности на основании п. 1 ст. 126 НК РФ . Этой нормой предусмотрен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный налоговым органам документ. Аргументом является то, что налогоплательщик не обеспечил сохранность документов в течение четырех лет и, следовательно, нарушил норму, указанную в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 31.08.09 №Ф04-5161/2009(13429-А46-260, и от 24.01.08 №Ф04-474/2008(1090-А46-29)). Кроме того, за утрату документов должностные лица организации могут привлекаться к уголовной ответственности по ст. 199 Уголовного кодекса РФ . Это касается тех, у кого непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере. Но уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовых документов совершено умышленно с целью уклонения от уплаты налогов. Применительно к ст. 199 УК РФ:

• крупный размер - это сумма налогов или сборов, составляющая за период в пределах трех финансовых лет подряд более 2 млн руб., при условии, что доля неуплаченных налогов или сборов превышает 10% подлежащих уплате сумм, либо превышающая 6 млн руб.;
• особо крупный размер - сумма, составляющая за период в пределах трех финансовых лет подряд более 10 млн руб., при условии, что доля неуплаченных налогов или сборов превышает 20% подлежащих уплате сумм, либо превышающая 30 млн руб.

Налоговые последствия в случае отсутствия документов

Как уже упоминалось, без документов организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей. В итоге у инспекторов будет полное право исчислить суммы налогов расчетным путем (подпункт 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Оспорить начисленные суммы будет сложно, так как суды при рассмотрении подобных дел часто встают на сторону инспекторов. Суды отмечают следующее. Налогоплательщик утратил первичные документы, поэтому достоверность расходов и заявленных вычетов подтвердить не представляется возможным. Поэтому инспекторы вправе определить сумму его налоговых обязательств расчетным путем (Постановления Президиума ВАС РФ от 22.06.10 №5/10, ФАС Северо-Кавказского от 04.10.10 по делу №А32-51075/2009-19/964, Уральского от 30.08.10 №Ф09-6738/10-С2 и Поволжского от 04.05.09 по делу №А65-19622/2008 округов). Причем некоторые суды считают, что расчетный метод нужно применять и в том случае, когда отсутствуют только некоторые документы, подтверждающие расходы (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 09.03.10 по делу №А53-9407/2008, Северо-Западного от 27.10.09 по делу №А66-7842/2007 и Восточно-Сибирского от 26.12.07 №А19-9430/07-18-Ф02-9423/07 округов). Налоговый кодекс РФ не приводит алгоритм определения сумм налогов расчетным методом. Поэтому некоторые инспекции для исчисления НДС за основу берут только налоговую базу и не применяют вычеты. Большинство арбитражных судов их в этом поддерживает. Суды указывают, что применение вычетов - это право налогоплательщика, которое он может реализовать только при наличии счетов-фактур. Такие выводы содержатся в Постановлениях Президиума ВАС РФ от 09.11.10 №6961/10 и от 30.10.07 №8686/07, ФАС Поволжского от 12.12.08 по делу №А57-1126/2007, Уральского от 03.03.09 №Ф09-4483/08-С2 и Западно-Сибирского от 02.03.09 №Ф04-1250/2009(1614-А03-41) округов.

Налоговая ответственность организации

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, бухгалтерских регистров:

• утрата документов за один налоговый период (п.1 ст. 120 НК РФ) - штраф 10 000 руб.;
• - утрата документов за несколько налоговых периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ) – штраф 30 000 руб.;
• если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы (п. 3 ст. 120 НК РФ) – штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.;
• непредставление документов, истребованных налоговой инспекцией при проверке (п. 1 ст. 120 НК РФ) – штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Административная ответственность должностных лиц организации Нарушение порядка и сроков хранения учетных документов, которое привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов или хотя бы одной статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности на 10% и больше (ст. 15.11 КоАП РФ) – штраф от 2000 до 3000 руб.

Уголовная ответственность должностных лиц организации

Уклонение от уплаты налогов в крупном размере (ч. 1 ст. 199 УК РФ) – либо штраф от 100 000 до 300 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо арест на срок до 6 месяцев, либо лишение свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового. Уклонение от уплаты налогов в особо крупном размере (ч. 2 ст. 199 УК РФ) – либо штраф от 200 000 до 500 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет, либо лишение свободы на срок до шести лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

Ответственность плательщиков страховых взносов

Для организаций - за непредставление истребованных территориальными органами ПФР или ФСС документов налагается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ). Для должностных лиц – штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.33 КоАП РФ).

Действия, предшествующие процедуре восстановления документов

При утрате документов организация обязана зафиксировать этот факт и выяснить причины утраты. Документы утрачены по вине работника. В этом в первую очередь нужно получить письменные объяснения от сотрудника, который допустил утрату документов (ст. 193 ТК РФ). Если документы утрачены по вине работника, то, прежде всего, нужно получить письменные объяснения от него об обстоятельствах утраты. Далее руководитель принимает решение о дисциплинарном взыскании на основании письменных объяснений работника и издает соответствующий приказ. Он оформляется в произвольной форме, если дисциплинарное взыскание - это замечание или выговор. Если дисциплинарным взысканием является увольнение, то издается приказ по форме №Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1 (Письмо Роструда от 01.06.11 №1493-6-1). И только после этого компания принимает меры по восстановлению документов. Утрата документов связана с чрезвычайными обстоятельствами. В данной ситуации сначала необходимо зафиксировать факт утраты документов вследствие экстремальных обстоятельств (кражи, пожара, затопления, землетрясения и пр.). Для этого следует получить соответствующие оправдательные документы:

• талон-уведомление, подтверждающий принятие заявления о краже, постановление органов внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи либо справку следственных органов;
• справку Госпожнадзора МЧС России, или протокол осмотра места происшествия, или акт о пожаре, в котором установлена причина возгорания;
• справку из ДЭЗ, РЭУ об аварии коммунальных сетей или от собственника здания (если пострадавшая организация - арендатор) и др.

Наличие таких документов позволит организации получить отсрочку представления утраченных документов при их истребовании контролирующими органами (подпункт 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ , а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ). Далее руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии по расследованию причин утраты, в которую по мере необходимости приглашает представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Созданная комиссия проводит инвентаризацию оставшихся документов и составляет перечень утраченных (п. 2 ст. 12 Закона №129-ФЗ). Такая инвентаризация осуществляется по правилам, установленным Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.95 №49). Если точно известно, какие документы утрачены, инвентаризация не проводится. Результаты работы комиссия оформляет актом в произвольной форме, но с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин их утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте). К акту должны прилагаться оправдательные документы, подтверждающие факт утраты первичных документов и регистров вследствие чрезвычайных обстоятельств. После этого компания принимает меры по восстановлению документов.

Как восстановить документы

Непосредственно способ восстановления документов организация определяет самостоятельно исходя из сложившейся ситуации. Если после чрезвычайного происшествия сохранились регистры бухгалтерского учета (например, в электронном виде), это облегчит задачу. Ведь в них отражены хозяйственные операции, и первичные документы не придется восстанавливать по памяти. Собственную исходящую первичную и внутреннюю документацию организация оформляет самостоятельно. За помощью восстановления других документов придется обращаться к третьим лицам. Банковские документы. Прежде всего, компании необходимо получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. На основании этих сведений можно установить, какие операции, связанные с движением денежных средств, были проведены: поступление сумм от контрагента, оплата поставщикам, снятие денежных средств на оплату труда работников. В ходе восстановления документов, компании, прежде всего, необходимо получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. Особенно важно начать восстановление документации с подачи запроса в банк, если в организации не сохранились данные регистров бухгалтерского или налогового учета. Информация от контрагентов. Исходя из данных регистров учета или банковских выписок, компания составляет перечень контрагентов, с которыми она сотрудничала. Каждому из них она отправляет запрос с просьбой предоставить копии первичных документов: договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур. Выписки из ЕГРЮЛ. Если адрес контрагента неизвестен, например сделка с ним была единичной и нужные сведения не сохранились, целесообразно получить в налоговых органах выписку из ЕГРЮЛ по данному юрлицу. Ведь в соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.08.01 №129-ФЗ сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ, являются открытыми и общедоступными, за исключением некоторых из них. Следовательно, инспекции должны в ответ на запрос предоставить выписку из ЕГРЮЛ с указанием местонахождения поставщика или покупателя. При отсутствии информации о контрагенте или при невозможности определить конкретное юридическое лицо организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых данных. Налоговая и бухгалтерская отчетность. При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться к руководителю налоговой инспекции по месту регистрации с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Оформить такую просьбу нужно в виде заявления, приложив к нему подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утраты. Несмотря на то, что Налоговый кодекс РФ не обязывает налоговые органы предоставлять копии утерянных документов, как правило, они в этом организациям не отказывают. Запрос нужно подать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты. Отчетность во внебюджетные фонды. Методы восстановления этих документов аналогичны методам, применяемым при восстановлении налоговой отчетности. То есть нужно обратиться в территориальные отделения внебюджетных фондов по месту регистрации с просьбой предоставить копии всех утерянных форм расчетов по уплате страховых взносов. К письменному запросу организации прилагаются подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утраты. Учредительные документы. Для получения их копий организация должна обратиться с запросом в налоговые органы по месту учета. Такой запрос подается в произвольной форме. Порядок предоставления сведений утвержден Постановлением Правительства РФ от 19.06.02 №438. В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица. Указанная информация является платной. Таким образом, на основании документов, полученных от банков, контрагентов, инспекции, организации необходимо сформировать журнал хозяйственных операций, восстановить регистры бухгалтерского и налогового учета, обеспечить соответствие итоговых оборотов восстановленных регистров данным бухгалтерской и налоговой отчетности и выполнить иные действия по восстановлению документов. Валерий Соловьев, советник государственной гражданской службы РФ II класса

Нередки случаи, когда запрашиваемые инспекторами документы компания не может представить в силу объективных обстоятельств, например таких, как кража или хищение.

Позиция ревизоров в таких случаях всегда одинаковая – указанные обстоятельства не признаются уважительной причиной, после чего происходит привлечение фирмы к ответственности за совершение правонарушения, начисление штрафов, пеней, доначисление налога. Доказывать свою правоту и добросовестность организации приходится только в судебном порядке. Однако при этом необходимо понимать, что простое заявление о наступлении непредвиденных обстоятельств не будет рассматриваться как обстоятельство, исключающее ответственность фирмы за правильность Так, одна компания не представила счета-фактуры и другие во время проверки, сославшись на кражу бумаг. При этом фирма не представила доказательств, прямым образом доказывающих факт кражи, попытки восстановления утерянной документации, а также свою добросовестность.

В итоге организации доначислен НДС и пени в размере более 120 млн рублей. Чтобы не повторять подобный печальный опыт, подготовьте аргументы в свою защиту заранее.

Прежде всего необходимо позаботиться о доказательствах в подтверждение добросовестного поведения. Анализ судебной практики в целом показывает, что понятие добросовестности доказывается следующими аргументами.

Непредвиденные обстоятельства

Руководство ООО в рассматриваемом выше споре утверждало, что из ее электронной базы данных похитили все документы за 2008–2011 годы. Однако для суда эта причина оказалась неуважительной, потому что компания не обращалась в полицию и не пыталась найти похитителя. Поэтому, как только в компании обнаружена пропажа, необходимо написать заявление в полицию. Справка из следственных органов (в частности, постановление о возбуждении уголовного дела) убедит суд, что бумаги пропали по не зависящим от компании причинам. Если документы сгорели – нужно получить справку о пожаре в МЧС. Поручите юристам проверить, правильно ли описан факт происшествия в выданном документе. Так, в другом споре компания не смогла отстоять 70 млн рублей доначислений из-за ошибки в справке МЧС Там было указано, что в сгоревшем здании находится другая организация (постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № Ф09-9606/15).

В любом случае документ из госорганов должен содержать точные сведения о том, кто потерпевший, какие документы и за какой период пропали либо были утрачены. Здесь нужно точное описание. Наличие описи пропавшей документации будет положительным аргументом в защиту позиции фирмы.

Следует учитывать и отрицательную судебную практику, которая не принимает во внимание в качестве уважительной причины непредвиденные, форс-мажорные обстоятельства. Налогоплательщик должен обеспечивать сохранность документов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 октября 2012 г. № 15АП-10124/12 по делу № А32-970/2011). Поэтому подтвердить только наличие непредвиденных обстоятельств недостаточно для доказательства добросовестности.

Факт утраты

После исчезновения документов и получения справки компании нужно создать комиссию, которая установит причины утраты бумаг и зафиксирует их в акте об утрате.

Членами комиссии необходимо назначить заместителя директора, главного бухгалтера, начальника охраны и т. п. Комиссия должна составить акт, в котором следует подробно описать, когда и при каких обстоятельствах были утрачены бумаги.

Так, во время проверки налоговики не досчитались на сумму 3,5 млн рублей. Руководство предприятия пояснило, что бумаги утеряны в результате пожара. Ревизоры не поверили на слово и доначислили НДС. Однако в суде предприятию удалось отстоять свою позицию. Предприятие доказало, что архив уничтожен пожаром, а именно: был составлен акт о пожаре, который подтвердил, что здание, где расположена бухгалтерия и хранятся предприятия, уничтожено огнем, фирма подала соответствующее заявление в полицию о возбуждении уголовного дела по факту пожара, направлено письмо в инспекцию с уведомлением, что произошел пожар, и, наконец, представлена справка об утрате бумаг вследствие пожара с подписями генерального директора и главного бухгалтера (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22 декабря 2015 г. по делу № А60-10762/2015).

Попытка восстановить

Однако самого факта обращения в МВД, МЧС, получения справок недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы – попытки восстановления утраченных документов. Не редки случаи, когда по данному основанию у налогоплательщика нет никаких доказательств. Суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.

Так, в споре, приведенном в качестве примера в самом начале статьи, суды сослались на то, что компания не проводила сверки с контрагентами, не направляла им запросы на восстановление бумаг, не обосновала, каким образом «восстановлены» представленные счета-фактуры, не представила переписку с по восстановлению первичной документации, телеграммы, почтовые реестры, чеки и квитанции в качестве доказательства попыток восстановления утраченных документов.

Поэтому для доказательств необходимо руководствоваться следующими рекомендациями: назначьте ответственное лицо, которое будет взаимодействовать с контрагентами для изготовления дубликатов утерянных документов, а также сохраняйте копии отправленных запросов, переписку с контрагентами, почтовые квитанции об отправке писем.

Однако стоит помнить, что копии счетов-фактур должны быть заверены руководителем контрагента. Он должен поставить на них штамп «Копия верна», свою подпись и печать, дату заверки копии (см. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»).

Так, организация представила копии счетов-фактур в обоснование суммы НДС при расчетах за поставленные товары. Суд признал обоснованной позицию компании, сославшись на то, что у инспекции отсутствовали основания для отказа в применении по НДС. Ревизоры могли определить суммы вычета НДС по данным банковской выписки по расчетному счету, платежным поручениям, счетам на оплату и иным документам, представленным фирмой (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 26 марта 2012 г. № 10АП-778/12 по делу № А41-38116/10, Постановления Президиума ВАС РФ от 9 марта 2011 г. № 14473/10, от 19 июля 2011 г. № 1621/11).

Дополнительные действия

Что еще поможет компании доказать свою добросовестность? Вот несколько аргументов.

• Составить подробный расчет, из которого будет видно, что сумма вычетов НДС по утраченным документам соответствует оборотам по счетам, поступлениям денежных средств, суммам уплаченных налогов.
• При восстановлении утраченных документов контрагент не должен быть организацией, признанной ликвидированной, фирмой-однодневкой, подставной организацией, участником схем ухода от налогообложения.
• Отразить в бухгалтерской отчетности факт хищения / утраты ОС (оргтехники, серверов, электронных баз данных и т. п.).
• Заключить договор на восстановление электронных баз данных и представить его в качестве дополнительного аргумента, доказывающего намерения компании вернуть «первичку».
• Уточнить налоговую декларацию по факту реальной утраты финансово-хозяйственных документов и электронных баз данных (с изменением суммы расходов).

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Восстанавливаем утраченные документы

Изучаем процедуру восстановления первички

Упомянутые в статье Положения, утв. Минфином СССР, можно найти: раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

Факт утраты документов надо зафиксировать. Для подтверждения причин, приведших к утрате документов, лучше привлечь специалистов соответствующих служб (МЧС, полиции, управляющей компании). Правильное и своевременное восстановление документов поможет:

• подтвердить то, что ранее налоги были рассчитаны верно;
• избежать штрафа за непредставление документов по запросу ИФНС.

Фиксируем отсутствие документов

Если вследствие чрезвычайного происшествия ваши документы утрачены или безнадежно испорчены, прежде всего надо задокументировать все обстоятельства, которые к этому привели.

Если масштабы бедствия по утрате документов значительны, имеет смысл приказом директора создать специальную комисси ю ; Постановления АС МО от 25.09.2014 № Ф05-10578/14 ; АС ПО от 09.12.2014 № Ф06-18026/2013 .

Он может выглядеть так.

ООО «ВДВ - Все для вас»

Приказ № 16
О назначении комиссии для восстановления утраченных документов

г. Санкт-Петербург

В связи с прорывом трубы 07.09.2016 в подвальном помещении офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С целью выявления полного перечня утраченных документов, а также для их восстановления назначить комиссию в составе:
- председателя - главный бухгалтер Л.Ю. Селезова;
- членов комиссии: бухгалтер М.Н. Щапова, кассир В.Л. Мишина.

2. Комиссии в период с 08.09.2016 по 30.12.2016:
- составить акт осмотра затопленного помещения с целью выявления утраченных документов;
- провести инвентаризацию документации и составить перечень утраченных документов;
- обратиться в обслуживающие организации для подтверждения факта прорыва трубы, приведшего к утрате документов;
- организовать работу по восстановлению документов.

3. Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Л.Ю. Селезову.

Председателю или члену комиссии нужно организовать обращение в сторонние организации, которые могут помочь зафиксировать причины, приведшие к утрате или уничтожению документов.

Внимание

В случае чрезвычайных ситуаций (пожар, затопление и т. п.) организация обязана провести инвентаризацию документов, другого имущества и обязательст вч. 3 ст. 11 , ч. 1 ст. 30 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н .

Это могут быть:

• МЧС - при пожаре или стихийном бедствии;
• управляющая компания или другая организация, ответственная за водообеспечение, - если речь идет о затоплении, не связанном со стихийным бедствием;
• органы внутренних дел - при краже или умышленном повреждении документов и/или имущества.

Обязательно возьмите у них справку о случившемся.

После проведения инвентаризации документов, выявления утраченных и испорченных составьте акт в произвольной форме. Его должен утвердить руководител ьп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 . Этот акт может выглядеть так.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «ВДВ - Все для вас»

А.А. Первый

Акт о выявлении причин утраты документов и мерах, необходимых для их восстановления

г. Санкт-Петербург

На основании Приказа от 08.09.2016 № 16 комиссия составила настоящий акт о следующем.

1. Была проведена проверка сохранности кадровой, бухгалтерской и налоговой документации в связи с затоплением 07.09.2016 подвального помещения офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5.

2. Комиссией установлена утрата счетов-фактур, выписанных и полученных ООО «ВДВ - Все для вас» в течение 2014- 2015 гг. Конкретный перечень утраченных документов приведен в приложении 1 к настоящему акту.

3. Причина утраты: прорыв трубы в подвальном помещении офиса, что подтверждено справками:
- от 08.09.2016 № 125 от управляющей компании ООО «ЖКС»;
- от 08.09.2016 б/н от ООО «Водоканал».

4. Для восстановления утраченных документов требуется:
- распечатать выставленные счета-фактуры из бухгалтерской программы;
- сделать запросы поставщикам и иным контрагентам о получении дубликатов счетов-фактур, выставленных в 2014- 2015 гг. в адрес ООО «ВДВ - Все для вас». Запросы посылать письмами с уведомлением о вручении либо передавать лично работникам компаний-контрагентов под роспись.

5. Обязанность по восстановлению документов, указанная в п. 4 данного акта, возлагается на бухгалтера М.Н. Щапову и кассира В.Л. Мишину. Срок для направления запросов контрагентам - не позднее 30.09.2016.

Председатель комиссии

Члены комиссии:

кассир

В.Л. Мишина

Восстанавливаем документы

В идеале надо восстановить все утраченные документ ыПисьма Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 , от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191 , от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288 . Если это нереально, постарайтесь восстановить хотя бы документы за текущий год и 3 предшествующих года. Ведь они могут быть охвачены налоговой проверко йст. 89 НК РФ .

Внутренние документы вы без проблем восстановите, если они создавались в бухгалтерской или иной программе.

Если уволились работники, которые подписывали оригиналы таких документов, восстановленные документы должны подписать действующие работники, ответственные за оформление аналогичных операций. А значит, придется оформлять полноценные дубликаты этих документов (как это сделать, расскажем дальше).

Если утрачена сдававшаяся на бумаге отчетность в налоговую, ПФР и/или ФСС, направьте запросы в эти органы на получение копий.

За получением копий утраченных банковских документов (если их нет у вас в электронном виде) надо обратиться в свой обслуживающий банк.

Сложнее дело обстоит с документами, которые вы получили от сторонних организаций либо на которых должны стоять подписи или иные отметки их представителей. Придется направлять им запросы на получение копий или дубликатов утраченных документов.

Что просить у контрагента: копию или дубликат

Правила бухучета и налоговое законодательство не устанавливают четкого механизма восстановления утраченных документов. Есть два подход аПисьма Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18 ; УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 (п.1) :

• <или> заверяется копия документа. Для этого оригинал документа копируется и на копии (к примеру, ниже реквизита «Подпись») проставляетс яподп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 ; абз. 4 разд. 1 , п. 3.26 разд. 3 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 , от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 , от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 :

• заверительная надпись (к примеру, «Верно» или «Копия верн а»)абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 ;
• подпись лица, заверившего копию, его фамилия, инициалы и должность;
• дата заверения.

Дубликат - повторный экземпляр подлинника документ аподп. 22 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 . Он приравнивается к оригиналу.

Можно заверить такую копию печатью - не обязательно круглой. Это может быть печать «Для документов» или аналогичный штамп с наименованием организации;

• <или> создается дубликат документа. Как его делать, существующие ГОСТы нам не поясняют. А значит, возможны разные варианты - вплоть до выписки дубликата от рукиПостановление 9 ААС от 25.06.2013 № 09АП-18970/2013 .

Внимание

Контрагент вправе сам решить, оформлять ему заверенные копии либо выписывать дубликаты в ответ на ваш запрос по восстановлению документов.

Как правило, распечатывается точно такой же документ, как и первоначальный (с той же датой, номером и другими данными), ставится штамп «Дубликат» или такая же надпись в верхнем углу. Его подписывают те же уполномоченные лица, которые подписывали оригинал документа, или лица, их заменяющие. Часто от руки проставляется дата составления дубликата.

Учтите, что некоторые компании выдают заверенные копии или дубликаты счетов-фактур за деньги. К примеру, берут по 50 руб. за каждый документ. Причем требуют предоплату, а сами дубликаты выдают при условии подписания акта оказанных услуг.

Плательщики налога на прибыль смогут учесть затраты на восстановление документов в качестве прочих расходо вподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Составляем запрос к контрагенту

Запрос к контрагенту может выглядеть так.

ООО «ВДВ - Все для вас»
Исх. № 10 от 12.09.2016

Запрос на получение дубликатов документов

В помещении ООО «ВДВ - Все для вас» в связи с прорывом трубы, произошедшим 07.09.2016, были утрачены документы за 2014- 2015 гг.

Для их восстановления просим предоставить дубликаты счетов-фактур, выставленные в адрес нашей организации в течение указанного периода времени.

В таком запросе можно указать конкретные номера и даты документов, дубликаты/заверенные копии которых вы запрашиваете.

Если получить дубликаты или копии утраченных документов невозможно, причины этого надо зафиксировать:

• <или> в докладной записке работника, ответственного за восстановление документов;
• <или> в акте комиссии.

Сохраняйте доказательства ваших действий по восстановлению документов: переписку с контрагентами, квитанции о направлении им писем и прочее. Они пригодятся, если налоговики решат, что имеющиеся у вас дубликаты - это подделки, или просто не захотят признавать их для налоговых целе й .

Если организация-контрагент уже ликвидировалась и невозможно восстановить документы, подтверждающие расходы или вычеты НДС, придется смириться с тем, что при налоговой проверке инспекция может доначислить сам налог, начислить пени по нему, а также оштрафовать.

Решаем, сообщать ли инспекции об утрате документов

Некоторые бухгалтеры считают, что о массовой утрате документов в связи с чрезвычайным происшествием надо сообщить в налоговую инспекцию. Однако это не так. Законодательство не обязывает сообщать о таких ЧП ни в инспекцию, ни во внебюджетные фонды, а тем более передавать им копии актов, составленных комиссией.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Налоговое законодательство не содержит штрафов за невосстановление утраченных документов. Однако лучше их восстановить, поскольку расходы и вычеты НДС без счетов-фактур и первички будут неподтвержденными. Кроме того, невосстановление документов - повод для выездной налоговой проверки.

Более того, необеспечение сохранности счетов-фактур и первичных документов - это один из поводов для включения организации в план выездных проверок. Как, впрочем, и их невосстановление в случае утраты в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление, наводнение, порча и проче е)п. 9 приложения № 2 к Приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ .

Если инспекция в ходе проверки затребует у вас пропавшие документы, надо как можно скорее сообщить ей о том, что документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия. Подтвердить его факт можно, представив копии акта комиссии и справки из управляющей компании, МЧС или другого ведомства. Это поможет избежать штрафов за непредставление (несвоевременное представление) запрошенных документо вПостановления АС ПО от 03.09.2014 № А72-9031/2013 ; ФАС МО от 12.08.2013 № А40-82680/12-20-446 , от 14.06.2013 № А40-111468/12-20-575 . В противном случае за каждый непредставленный документ налоговики могут оштрафовать организацию на 200 руб.п. 1 ст. 126 НК РФ

Те, кто сам перешел на электронный документооборот и при этом работает с такими же контрагентами, находятся в преимущественном положении. Ведь они могут делать неограниченное количество копий электронных документов - как своих, так и полученных от поставщиков и других контрагентов. Более того, электронные документы вообще можно не распечатывать.