Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть. Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения Опись к личному делу

Опись документов в личном деле работника - образец данного регистра представлен в этой статье - предусмотрена действующими архивными правилами. Подробнее о значении и порядке заполнения описи читайте ниже.

Зачем нужна опись?

Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу. При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться. Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо.

Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное дело.

Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой статье .

Порядок составления описи

Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп. 3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Что касается срока их хранения, то он составляет:

не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп. 3 п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ),
не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. 3 п. 2 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).

Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с п. 6.4.5.1 указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет.

Исходя из вышеизложенного, ясно, что такой регистр, как опись для документов с очень долгим сроком сохранения, должен присутствовать в деле. Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (приложения 2, 10).

О сроках хранения различной документации читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?» .

В отличие от другой ценной документации (у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале. В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация. Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах:

номер по порядку;
индекс;
дата составления (или крайние даты и срок хранения);
заглавие;
номера листов.

При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле. В личных делах такие документы, как приказы/распоряжения, справки, заявления/ходатайства, извлечения из приказов, свидетельства и пр., располагаются в строгом хронологическом порядке — от самых первых к последним. Вначале подшивается вся документация, касающаяся приема на работу, а в самом конце — все, что связано с увольнением.

С формами и видами приказов по личному составу знакомьтесь по ссылке .

Опись должна быть подписана составителем (обычно это тот же сотрудник, который ведет личное дело) с обязательной расшифровкой его должности и Ф. И. О. Обязательно должна стоять дата составления — она проставляется по завершении наполнения личного дела.

Где можно найти образец описи документов из личного дела работника?

Для того чтобы не ошибиться при заполнении описи, предлагаем вам ознакомиться с образцом, в котором приведено правильное заполнение сведений о кадровой документации.

Скачать образец вышеуказанной описи вы сможете на нашем сайте:

Итоги

Личные дела сотрудников должны содержать опись. Опись в личном деле располагается в самом начале. По ходу наполнения личного дела в опись вносятся данные обо всех новых документах.

Личное дело представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Как правило, они хранятся в отдельной папке. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их опись.

Перечень бумаг, которые входят в дело, не регламентирован для частных организаций. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Поэтому частники могут самостоятельно его определять и устанавливать.

При определении списка документов, которые должны содержаться в личном деле государственного служащего, следует обратить внимание на ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др. . В них указан перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением.

Для кого опись обязательна

В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников не является обязанностью каждого работодателя. Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

Требование составления описей персональных дел сотрудников содержится в «Правилах работы архивов организаций». С чем это связано?

Во-первых, этот реестр значительно облегчает поиск нужных бумаг при работе с личным делом работника.

Во-вторых, ведомость в обязательном порядке составляется при сдаче дел в архив предприятия, где хранится после увольнения сотрудника в течение 75 лет (см. п. «а», «б» ст. 656 «Перечня типовых управленческих документов…»).

Условие о необходимости составления этого документа при формировании дел закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации.

Кто составляет реестр

Как правило, составлением занимается сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность ведения личных дел работников предприятия.

Правила оформления

Опись в личном деле работника, бланк которой подлежит заполнению, находится в самом начале папки. В ней перечисляется вся содержащаяся в личном деле документация.

Для ее оформления существует унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (Приложения 2, 10). Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании могут разработать собственную форму бланка и использовать его в работе.

В табличную часть данного регистра вносятся следующие сведения о документах:

№ п/п;
индекс документа;
дата составления;
заголовок;
номера листов дела;
примечание.

Чаще всего опись состоит из нескольких страниц. Они нумеруются отдельно от страниц самого дела. Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, в папке такие бумаги, как приказы, заявления и т. д., располагаются в следующей последовательности: от первых к последним. Первым делом подшиваются материалы, касающиеся трудоустройства, а далее — связанные с трудовой деятельностью в организации и увольнением сотрудника.

Опись подписывается кадровиком, ответственным за ее оформление. Непременно указывается его должность и Ф.И.О. Также должна быть вписана дата составления — она вносится по завершению наполнения дела.

Опись личного дела работника, образец

Сроки хранения

Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», дела вместе с описями хранятся в архиве предприятия не менее 75 лет.

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания .

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации" (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", упоминаются документы, "не вошедшие в состав личных дел", а также " , не имеющего личного дела". Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:

личное ;
копии документов об образовании;
рекомендации и характеристики;
медицинские справки;
выписка из приказа о приеме на работу;
выписки из протоколов об избрании на должность;
выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;

2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:

выписки (копии) из , и , переводах и перемещениях и т. д.;
копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
копии документов об образовании, повышении квалификации;
служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
акты, уведомления и т. д.

3. Документы о прекращении трудового договора.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку - "дело". В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: "ДЕЛО" - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка "дела" оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования".

На заведенное на работника "дело" оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).

Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Для чего ведется личное дело?

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается - после выпуска приказа на увольнение.

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Необходимость ведения личных дел

В государственных организациях

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании - директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
Заявление о приеме;
Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
Копия военного билета (при наличии)
Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
Справки об отсутствии судимости.
Справки с прежних мест работы и т. д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

Личная карточка сотрудника;
Трудовой контракт с работника (экземпляр компании);
Договор о материальной ответственности;
Копия распоряжения о приеме на работу.

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

Должностная инструкция;
Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
Согласие на обработку ПД;
Заявление о предоставлении вычетов;
Заявления на отпуска;
Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
Справки о последующих медосмотрах;
Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Скачать бланки для оформления личного дела

Титульный лист в формате Word.

Образец обложки в формате Word.

Пример внутренней опись документов, в формате Word.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

Заполнение титульного листа (обложки);
Оформление листа-заверителя дела;
Заполнение внутренней описи;
Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

Литерные номера листов;
Пропущенная нумерация страниц;
Листы с фотографиями;
Вшитые крупноформатные листы;
Конверты с подшитыми вложениями в них;
Поврежденные листы

Внутренняя опись

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами - дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Хранение документов

Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

По алфавиту;
По структурным подразделениям;
По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

Выдают ли сотрудникам на руки личные дела?

Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны.

Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

kadrypro.ru

Данный пакет выступает в роли главного инструмента для менеджмента по работе с персоналом.

Несмотря на важность данной информации, которая при умелом использовании является отличным управленческим инструментом, личное дело на коммерческом предприятии не обязательно к формированию, но на каждого госслужащего сотрудника оно заводится в обязательном порядке. Таким же образом и к составлению личного дела не существует особых требований.

Как правильно оформить личное дело работника вы можете посмотреть в этом видео:

Кто ведет документацию и что в нее входит

При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов:

Анкета;
Автобиография;
Ксерокопии документов об обучении работника в различных учреждениях;
Рекомендационные листы;
Заявление о приеме на работу и увольнении;
Трудовое соглашение;
Разного рода приказы (например, приказ о переводе на другую работу, приказ на отпуск и приказ о приеме на работу);
Брачное свидетельство;
Справки;
Фотографии;
Сведения из паспорта.

При этом доступны некоторые взаимозаменяемые варианты, к примеру:

Автобиография заменяется резюме;
Анкета – листом по учету кадров;
Рекомендацию – характеристикой. Как написать характеристику на работника — читайте тут.

Что представляет собой личный листок по учету кадров и как его правильно вести на предприятии вы узнаете в этой статье.

Если служба государственная, то перечень бумаг более расширенный:

Подтверждение прохождения конкурса на должность;
Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
Допсоглашения;
Данные о прохождении военной службы;
Экзаменационные листы;
Документы о награждениях, повышениях по службе;
Допуск;
Декларация о доходах;
Медицинское соглашение;
Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.

Важно: все копии должны удостоверяться подписью. Личные дела госслужащих изучаются ежегодно. Ведет и собирает всю эту документацию работник отдела кадров.

Образец личного дела работника.

Порядок учета и ведения

Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника.

Важно: данная документация собирается и хранится на протяжении всего сотрудничества организации с данным человеком, при увольнении подобное дело закрывается и сдается на хранение в архив.

В документах недопустимо совершать ошибки и опечатки, указывать следует только достоверную информацию. Допустимо при большом объеме документации формировать разделы.

Работник обязан участвовать в сборе необходимых бумаг и при появлении новой информации указывать на нее и подтверждать документально.

Оформление и хранение

Каждое отдельное дело имеет опись и обложку, которая содержит основные данные:

Номер согласно фиксированию в журнале регистрации;
Дата начала формирования документа и окончания, которая проставляется согласно приказу увольнения или перевода.

Все документы внутри папки нумеруются и шнуруются. Если предстоит перевод на другую службу, то документ не сдается в архив после его закрытия, а при увольнении оно закрывается, хранится внутри организации 10 лет, а далее сдается в архив.

Важно: в архиве все дела хранятся 75 лет, отсчет которых начинается с даты увольнения, если работник занимал руководящий пост хранение бессрочное.

Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник. Передача бумаг выполняется согласно приказу.

Опись и формирование

Порядок заполнения и учета личных дел должен подробно описываться в приказе организации по формированию личных дел.

Согласно такому распоряжению директора необходимо все сведения о делах вносить в регистрационный журнал согласно порядковому номеру, который присваивается документу в момент его открытия.

Кроме номера в журнале делается краткое описание дела – ФИО работника, дата формирования, закрытия или сдачи в архив.

Изменения в документы доступно вносить только ответственному работнику, прочие сотрудники исключительно по приказу руководителя.

Изменения необходимо выполнять аналогично изменениям в трудовой книге – горизонтально вычеркивать устаревшие данные, а сверху писать новые.

Титульный лист личного дела.

Порядок заполнения папки личного дела

Титульный лист

Титульный лист заполняется согласно ГОСТовским требованиям:

Вверху документа необходимо оставить место для штампа, чтобы была возможность сделать запись архивным работникам;
Немного ниже следует указать полное наименование и реквизиты организации;
Под этой записью, также по центру необходимо указать сведения об отделе, данная запись должна иметь несколько пустых строк, для возможности корректировки записи на случай перевода сотрудника;
Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, «Дело No07 – 369»;
Далее идет наименование папки – ФИО работника;
В правом нижнем углу необходимо указывать даты открытия и закрытия дела, а также период хранения, после описи необходимо указать количество листов в документе.

Оформление документов

Относительно оформление документов он обязан:

Принять;
Пронумеровать;
Описать;
Подшить;
При необходимости внести изменения;
Закрыть дело;
Сдать в архив.

Также он обязан под роспись ознакомить сотрудника с личным делом, выполнять подобную процедуру необходимо не менее одного раза в год, это необходимо для поддержания актуальности информации.

Для этого необходимо завести ведомость, в которой работник буде ежегодно расписываться о прочтении документации.

Важно: личные дела по требованию выдаются на руки правоохранительным и контролирующим органам.

Внутренняя опись

Внутренняя опись документов составляется согласно унифицированной формы Приложение 10.

В нее входит:

Регистрационный номер документа;
Присвоенный индекс;
Дата фиксирования документа;
Заголовок;
Номера листов согласно нумерации дела;
Примечание.

Заключение

Коммерческие предприятия имеют право выбора вести личные дела сотрудников или нет, однако при положительном решении необходимо все детально продумать, издать указ и инструкцию по правилам ведения документации, назначить ответственное лицо, которое имеет представление, с чем имеет дело и при этом неусыпно контролировать руководителем весь процесс.

Что представляет собой личное дело работника и в чем его особенности — смотрите в этом видео:

fbm.ru

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

Трудовой кодекс РФ (глава 14).
ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2018 года

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

gosuchetnik.ru

Что такое личное дело работника

Это набор документов о работнике фирмы. Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях. Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах (ст. 42 № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года) обязаны заводить и хранить досье на служащих. В коммерческих и гражданских организациях вопросы кадрового учёта решаются на усмотрение руководителя.

Как должен оформляться журнал учёта

Если политика компании предусматривает наличие персональных дел, специалист по кадрам оформляет досье и ведёт журнал учёта. Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы:

руководство и заместители;
эксперты компании;
работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности;
служащие с перспективой карьерного роста.

Упорядоченная по алфавиту и в хронологической последовательности база данных сотрудников удобна и необходима для оперативного подбора сведений.

Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании - инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров. Составляя подобную инструкцию:

Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно.
Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий.
Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел.
Сформируйте реестр ответственных за базу данных.

Нанимая персонал по совместительству, руководитель имеет право завести досье на каждого принятого сотрудника. Дело оформляется в общем порядке, к трудовому договору прикладывается ксерокопия паспорта совместителя и документы, свидетельствующие о его квалификации (при необходимости).

Как сформировать документы в дело

Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. В папку он подшивает договор и дополнительные соглашения, резюме, ксерокопии документов и персональную карточку служащего.

Запрещается вписывать в досье информацию об убеждениях персонала компании касательно политики и религии, а также об участии в работе общественных организаций. Исключение - письменное согласие работника.

Заполнение титульного листа - образец

Документы личного дела в хронологическом порядке укладывают в папку-скоросшиватель. На титульном листе указывают в соответствии с ГОСТ 17914–72:

Ф.И.О. сотрудника;
дату заключения договора;
дату составления дела;
порядковый номер.

Порядковый номер папки должен соответствовать номеру досье в книге учёта. Её оформляют в соответствии с п. «б» ст. 695 Перечня типовых управленческих документов. Данные на страницы дела вносят вручную, разборчиво, ручкой синего или чёрного цвета.

Правила формирования досье

Состав личного дела определяет администрация компании в частном порядке. Типовой набор документов:

заполненная при приёме на работу анкета;
заявление о приёме на работу;
ксерокопия приказа;
копии страниц паспорта с пропиской и фотографией;
копии ИНН и СНИЛС;
документ об образовании;
персональная карточка и фотография;
рекомендации от предыдущих работодателей;
копия трудового договора;
опись содержимого папки.

Дополнительные документы:

свидетельства о браке/разводе/рождении ребёнка;
справки, приказы о переводе;
документы о премиях и штрафах;
справки об уровне дохода;
грамоты, дипломы;
прочие.

Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся.

Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле. Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см - дела толще следует расформировать на два тома.

Личное дело - закрытый от посторонних документ. Доступ к данным сотрудников есть только у руководителя и специалиста по кадрам.

Как составить внутреннюю опись - образец

Специалист по кадрам заполняет внутреннюю опись содержимого в виде таблицы. Опись растёт по мере пополнения папки и содержит информацию обо всех вложенных документах, их номерах, названиях и числе листов. Страницы описи не входят в сплошную нумерацию.

В описи делают запись с указанием общего числа прикреплённых документов и листов дела. Ответственный специалист ставит свою подпись и указывает должность и текущую дату.

Наименования столбцов внутренней описи:

номер по журналу учёта личных дел;
индекс документа - согласно номенклатуре;
дата составления документа;
дата принятия документа в дело;
примечание.

Оформление после увольнения сотрудника

Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист-заверитель, где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц. Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела - неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы. В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив.

Бланк внутренней описи находится здесь.

Порядок учёта и хранения документов в организации

Для регистрации в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье.

Журнал учёта личных дел - образец

Книгу учёта заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы:

порядковый номер;
номер дела;
Ф. И. О. сотрудника и должность;
дата формирования дела;
дата передачи дела в архив.

Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Как вносить поправки в досье

Корректировки в личное дело имеет право вписывать только специалист отдела кадров, определённый приказом директора, а в периоды отпуска - исполняющий обязанности. Исправления вносят согласно требованиям к заполнению первичной документации - некорректную надпись зачёркивают горизонтальной линией, а рядом ставят подпись и дату. К делу прикрепляют копии документов, свидетельствующих о необходимости корректировок.

Особенности хранения персональных дел

Хранить досье на сотрудников нужно так, чтобы исключить доступ к ним третьих лиц. Дела содержат в железном сейфе, по порядку согласно номерам. Ключ от сейфа доступен только руководителю и работнику, ответственному за учёт кадров.

Продолжительность хранения дела в отделе кадров - все время, пока работает сотрудник. С момента увольнения досье передаётся в архив, и назначается новый срок хранения - 75 лет. На госслужбе после увольнения служащего папка с делом остаётся в отделе кадров 10 лет, и только потом направляется в архив.

Ознакомление с персональным досье

Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления. Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов.

Получая досье на руки по распоряжению руководителя, сотрудник расписывается в журнале учёта.

Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно-правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.

sb-advice.com

Порядок формирования личного дела работников/сотрудников

Скачать образец титульного листа личного дела.doc

Личное дело занимает основное место в системе учета сотрудников. На всех предприятиях в обязательном порядке формируются личные дела на всех сотрудников.

Первоначально личное дело включает только те документы, которые необходимы для принятия на работу определенного сотрудника (о них будет сказано ниже).

Со временем, в процессе работы, личное дело пополняется новыми документами, отражающими деловые качества работника, повышение его квалификации, изменение места проживания или семейного положения.

Личные дела складываются и хранятся в алфавитном порядке или по структурным подразделениям. Каждому делу присваивается номер, соответствующий номеру, указанному в штатно-должностной книге. Он же заносится и в алфавитную книгу личных дел. Личные дела лиц, несущих материальную ответственность в организации, хранятся отдельно.

Документы, составляющие личное дело, ведутся на протяжении всего периода времени работы в организации и по степени сохранности стоят наряду с секретными документами. Доступ к ним должен быть ограничен.

Ответственность за сохранность личных дел сотрудников несет лицо, уполномоченное руководителем предприятия.
Личные дела не подлежат выдаче сотруднику на руки. Не допускается выносить личные дела за пределы предприятия и удерживать их более одного дня.

Нарушением является внесение поправок в записи, сделанные ранее. При увольнении сотрудника, его личное дело передается в архив предприятия, при полной ликвидации предприятия – в городской архив, при реформировании путем присоединения к другой организации – предприятию-правоприемнику.

На новом месте работы на каждого сотрудника заводится новое личное дело.

Состав и внутренняя опись документов личного дела, скачать образец

Скачать бланк опись личного дела, образец.doc

Какие же документы должно включать в себя Личное дело:

Персональный лист или карточка учета кадров, на специальное место которого в обязательном порядке наклеивается фотография (размер 4х6 см) сотрудника.
Автобиография, написанная самим сотрудником.
Ксерокопия паспорта и идентификационного номера.
Ксерокопии документов об образовании, курсах повышения квалификации, ученой степени.
Если сотрудник имеет ученую степень, должен прилагаться перечень научных трудов.
Если имеются характеристики или рекомендательные письма, также они должны быть с личном деле.
Копии приказов о приеме, увольнении, переводе сотрудника, а также документы, являющиеся основанием для вышеперечисленных приказов.
Документы, подтверждающие проведение аттестации сотрудника.
Опись документов, содержащихся в личном деле.

plategkin.ru

Понятие личного дела

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Оформление и ведение личного дела

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Документы, включаемые в личное делопроизводство

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу, личная карточка по форме Т-2, приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

Формирование личного дела сотрудника или студента ВУЗа происходит на протяжении довольно длительного времени, в период учебы или работы на предприятии. Документы, которые содержаться в деле, отражают сведения о трудовой деятельности или о достижениях в процессе обучения. Любой документ, имеющий отношение к данным видам занятий, заносится в личное дело.

Закон обязывает все государственные и муниципальные органы власти заводить личные дела на служащих и сотрудников данных предприятий (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. за № 609). Организации, не принадлежащие к вышеперечисленным сферам деятельности, не обязаны следовать данному порядку. В большинстве случаев, руководители предприятий сами определяют потребность в ведении личных дел сотрудников.

Правильно сформированные и своевременно укомплектованные личные дела на работников являются довольно полезными документами. Такой способ концентрации и упорядочивания сведений, во-первых, обеспечивает лучшую сохранность документов, во-вторых, позволяет получить быстрый доступ к информации.

Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:

заявление о приеме на работу;
документ, подтверждающий трудовые взаимоотношения между работником и предприятием (контракт, договор);
листок учета кадров с дополнением;
автобиографические сведения о сотруднике;
дипломы, аттестаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие образовательный уровень, а также различные сведения о повышении квалификации;
приказы, протоколы, заключения конкурсных комиссий и результаты тестирований, либо другие документы, подтверждающие занимаемую должность;
письма-рекомендации, характеристики, ходатайства;
должностная инструкция;
данные паспорта, свидетельство о браке (копии);
копии приказов или выписок, представления, свидетельствующие о переводе на другие должности;
документы, подтверждающие поощрения, награждения, благодарности, взыскания;
документы, подтверждающие сведения о доходах, имуществе сотрудника (касается муниципальных и государственных служащих);
прочие невостребованные документы (дипломы, свидетельства, трудовые и медкнижки и пр.);
заявления об увольнении, переводе, в виде копий или выписок;
иные документы, предусмотренные законодательством.

Ведение

В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления. После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив. Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров. Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним. Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.

Документы, находящиеся в составе дела, считаются важными, на них необходимо составлять внутренний перечень (опись) по установленной форме, а их нумерация производится отдельно. Перед отправкой дела в архив на хранение, количество его листов отражается в приложенном заверительном листе.

На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов. Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом. При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.

В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.

Порядок оформления

Обложка папки со сформированным личным делом сотрудника должна содержать следующую информацию:

указание ФИО работника в именительном падеже (это считается заголовком личного дела);
возможные варианты написания имени, фамилии или отчества работника, зафиксированные в документах (изменение фамилии после брака или его расторжения и тому подобные случаи). Например, Сафарова Махребан Каниз кызы (Мария Константиновна), Назарова (Кравченко) Анастасия Валентиновна и т.п.;
при архивировании личных дел сшитые папки, в которых находится по нескольку пакетов документов, кроме наименования заголовка имеют буквенные индексы, указывающие на то, что здесь находятся личные дела работников, фамилии которых начинаются на определенные буквы: например, «А»-«К» 2010 г.;
даты принятия на работу и увольнения должны совпадать с указанными числами в приказах или выписках;
личные дела могут содержать документы, даты на которых являются быть более ранними, чем сотрудники официально приняты на работу. В данном случае это не имеет значения при определении крайних сроков личных дел;
согласно статье № 656 Типового перечня, личные дела руководителей не имеют крайнего срока хранения, а документы работников хранятся 75 лет от даты их увольнения, вне зависимости от возраста.

Важно не забывать вносить документы в хронологическом порядке и нумеровать все листы личных дел, что значительно упростит процесс их ведения и поиска нужной информации.

Образец оболожки личного дела скачать (Размер: 37,0 KiB | Скачиваний: 18 012)

Бланк внутренней описи документов личного дела работника скачать (Размер: 16,0 KiB | Скачиваний: 13 658)

Договор об индивидуальной материальной ответственности