Необходимо предоставлять на бумажном носителе. Как лучше подавать налоговую декларацию: на бумаге, магнитном носителе, электронно, телекоммуникационным каналам, по почте

29 июня 2017 г. 12:55

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. Теперь перед нами появилась новые возможности, которые дают еще больше перспектив для перехода на полностью «безбумажную» работу. Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.

У некоторых может возникнуть неприятное чувство неуверенности и сомнения при прочтении словосочетания «электронный документ». Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?

Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Хотя и «бумажное» законодательство не совершенно и можно найти недочеты. Да, нормативная база по электронному документообороту тоже далека от совершенства и еще имеются белые пятна, но она развивается и постоянно улучшается, в то время как «бумажное» законодательство постепенно изживает себя.

Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы. Электронный документ - , хранить его и судами он .

Сейчас самое время, чтобы пойти в ногу с электронными документами, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего.

Юридическая значимость электронного документа

Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Но электронные документы завоевывают и эту консервативную область. Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени законодатели планируют перевести в электронный вид .

Однако, имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:

• журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;
• журнал учета приказов о приеме на работу;
• форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);
• форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
• табель учета рабочего времени и т.д.

Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако, в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств , обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи. Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа.

При использовании электронных документов необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по .

В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС (согласно приказу ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате (xml) и те, которые возможно отправить в скан-образах.

Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле (формализованные документы)

Вид документа	Назначение документа	Дополнительная информация
Счет-фактура		Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде не менее 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС. Согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ должно содержать идентификатор оператора электронного документооборота. У продавца и покупатели должны быть одинаковые счет-фактуры (либо только электронные, либо только бумажные). Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 счет-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года.
Книга покупок	Предназначена для регистрации документов, подтверждающих оплату НДС при покупке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в целях определения суммы налога, подлежащей вычету (возмещению) в порядке, установленном НК РФ.	Заполняется строго по унифицированной форме. Произвольные формы запрещены для применения и отклоняются специалистами налоговых органов. Форма книги покупок и продаж утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 . Хранить необходимо не менее 4 лет (с момента внесения последней записи). Формат электронных книг покупок и продаж, утвержденный приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@
Книга продаж	Предназначена для регистрации счетов-фактур, а иногда и других документов, при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациями и предпринимателями во всех случаях, когда возникает обязанность по
Журнал полученных и выставленных счетов-фактур	Отчетный документ по налогу на добавленную стоимость (НДС), в котором отражаются полученные и выставленные счета-фактуры.	Не зависимо от первоначального оформления (на бумаге или в электронном виде) в контролирующие органы предоставляется исключительно в электронном виде. Следует отметить, что в законодательстве не прописана необходимость подачи исправленного Журнала, если в нем после отправки в контролирующий орган, обнаружилась ошибка. Однако, большинство экспертов рекомендуют это сделать, предварительно аннулировав ошибочные записи. Журнал предписано хранить не менее 4 лет вместе со всеми первичными документами.
Дополнительный лист Книги покупок		Аналогично книгам покупок и продаж.
Дополнительный лист Книги продаж	Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка
		С 1 июля 2017 не применяется.
		Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 корректировочные счета-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года. С первого июля формируются согласно приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189 .
Документ о передаче товара при торговых операциях	Документ оформляет приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений купли-продажи.	Действует согласно приказу ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@
Документ о передаче результатов работ (об оказании услуг)	Документ, оформляющий приемку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг)	Действует согласно приказу ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@
Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру	Универсальный передаточный документ, который заменяет первичный документ или комплект закрывающих документов по сделке. УПД заменяет: Счет-фактуру; Первичный документ: накладная/акт; Комплект документов: счет-фактура + накладная/акт.	В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если УПД применяется как первичные документ, то его можно передавать без участия оператора электронного документооборота. Если же УПД используется как счет-фактура и первичный документ, то тогда без оператора ЭДО не обойтись.
Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру	Универсальным корректировочный документом, можно использовать сразу в нескольких целях: для корректировочных счетов-фактур; при корректировании первичных документов; при корректировании первичных документов, включающих в себя счет-фактуру (универсальных передаточных документов).	В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если новый формат используется только с функцией документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (УКД со статусом "2"), то он включает также файл обмена для представления информации продавца и файл обмена для представления информации покупателя, которого (в зависимости от положений ГК РФ) может и не быть. При этом в файле обмена информацией продавца будет отсутствовать корректировочный счет-фактура и, соответственно, такой файл будет подписываться только электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни.
Ответ на требование о представлении пояснений	Ответ предоставляется на предусмотренное Статьей 88 Налогового кодекса РФ право налоговой инспекции по результатам камеральной проверки декларации и других документов, в которых содержится информация о налоге на добавленную стоимость и вычетах налогоплательщика за отчетный период, истребовать пояснения к декларации по НДС.	С 1 января 2017 года ответ на требование о пояснениях по НДС придется представлять только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Ответ на требование, направленный в инспекцию в бумажном виде, считается не представленным. Это прямо предусмотрено статьей 88 Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ . За непредставление (или несвоевременное представление) пояснений предусмотрен штраф в размере 5000 рублей.

Электронные документы в произвольном формате (или документы на бумаге), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg, tif, pdf или pgn (неформализованные документы)

Вид документа	Назначение документа	Дополнительная информация
Счет-фактура	Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.	Описано выше
Товарно-транспортная накладная	Основание для подтверждения расходов на перевозку товара. Оформляется в некоторых случаях, в том числе, если доставка товаров осуществляется сторонней организацией	Оформляется совместно с УПД при перевозке грузов и заполняется в 4 идентичных экземплярах: по одному — для грузополучателя и грузоотправителя и 2 — для транспортной компании. С 1июля 2017 никаких изменений не претерпевает. На данный момент наличие бумажного экземпляра является обязательным. Однако подавать в контролирующие органы можно по средствам ТКС. Необходимо отметить, что перевод в электронный вид данного документа является важным вопросом для транспортных компаний. На данный момент есть даже предложения по улучшению процесса обмена ТТН, с ними Вы можете ознакомиться в статье
Акт приемки-сдачи работ (услуг)	Подтверждает факт выполнения работ (услуг).	Описано выше
Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация	Основной документ, оформляемый при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Служит основанием для пропуска через границу.	Ошибки, помарки, подчистки исключены. Если при заполнении декларации вы допустили ошибку, можно зачеркнуть неправильные данные, а над ними указать верные. Каждая поправка заверяется подписью, печатью декларанта. Рекомендуется оформлять в электронном виде, чтобы избежать ситуаций описанных выше (которые могут повлечь за собой возврат декларации на доработку, в том числе из-за неразборчивого почерка). При использовании электронной формы декларирования лицо, декларирующее товары, заявляет в электронной форме сведения, подлежащие указанию в таможенной декларации, а также представляет сведения из документов, необходимых для таможенного оформления товаров в соответствии с выбранным таможенным режимом, таможенному органу посредством электронного способа обмена информацией. Применяется согласно приказу ГТК РФ от 30.03.2004 № 395
Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации	Используется при вывозе товаров с таможенной территории.	Аналогично грузовой таможенной декларации/транзитной декларации.
Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости)	Документ, который точно, полностью и в поддающейся проверке форме определяет требования, устройство, поведение или другие особенности системы, компонента, продукта, результата или услуги, а также процедуры, способные определить, были ли выполнены эти условия Используется для определения затрат в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий, или на отдельные виды производств.	Особенностей не выявлено.
Товарная накладная (ТОРГ-12)	Оформление отпуска ТМЦ сторонним организациям и ведение учета соответствующих операций.	Описано выше
Дополнение к договору	Составляющее неотъемлемую часть договора дополнение или приложения к нему. Дополнения к договору, как правило, изменяют существенные условия договора и подписывается либо одновременно с договором, либо позднее, в процессе исполнения сделки.	В первую очередь сторонам необходимо заключить между собой два дополнительных соглашения. В первом из них будет описан способ обмена документами, который выберут стороны (на сегодняшний день одним из наиболее безопасных вариантов можно назвать обмен через сервисы операторов электронного документооборота). Во тором соглашении необходимо указать вид ЭП, которую договорились использовать стороны и приравнивают её к собственноручной подписи. Если стороны договорились об использовании усиленной квалифицированной подписи, то второе соглашение заключать не нужно, т.к. данный вид ЭП приравнивается к собственноручной подписи и печати организации. Договоры могут заключаться либо в электронной, либо в бумажной форме. Так, в соответствии с законодательством и практикой работы электронных торговых площадок, при оформлении госзаказа по результатам открытого аукциона может заключаться исключительно электронный договор. Но если заказ был размещен другим способом, возможно оформление бумажного варианта.
Договор (соглашение, контракт)	Соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей
Корректировочный счет-фактура	Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.	Описано выше
Отчет НИОКР	Отчет о проведении работ, направленных на получение новых знаний и практическое применение при создании нового изделия или технологии.	В письме № ЕД-4-3/5206@ от 26.03.2013 ФНС напомнила, что если налогоплательщик имеет право учесть затраты на НИОКР с применением коэффициента 1,5, то декларацию по налогу на прибыль он должен сопроводить отчетом о НИОКР. Отчет о выполненных НИР представляется налогоплательщиком в отношении каждого научного исследования и опытно-конструкторской разработки (отдельного этапа работы) и должен соответствовать общим требованиям, установленным национальным стандартам к структуре оформления научных и технических отчетов (в частности, ГОСТ 7.32-2001). Для представления ее в налоговые органы необходимо воспользоваться документооборотом по осуществлению письменных обращений абонентов (приложение № 5 к приказу ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@). ФНС также рекомендует представлять отчет о НИР после получения от налогового органа квитанции о приеме декларации по налогу на прибыль.

После вступления в силу Приказа ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf). Новая опись действует с 01.06.17. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.

При этом необходимо помнить, что в контейнере, передаваемом в налоговый орган могут содержаться одновременно как файлы с расширением xml, так и отсканированные файлы в соответствующих форматах.

Приведенный в таблице выше перечень документов является исчерпывающим (на данный момент) и если у налогоплательщика запрашивают другие данные, то для их передачи не получится воспользоваться ни личным кабинетом налогоплательщика, ни системой электронного документооборота. В таком случае необходимо воспользоваться любым другим способом, указанным в статье 93 НК РФ.

Вместо вывода

Чтобы успевать в ногу со временем необходимо всегда идти, а порой и бежать, рука об руку с новинками. И чтобы этот бег был легкой прогулкой нужно использовать все доступные инструменты. В данном случае самым важным инструментом является система электронного документооборота (внутренний) и сервисы юридически значимого электронного обмена (внешний). Вендоры и операторы держат руку на пульсе законодательства и технологий, могут проконсультировать и помочь вам правильно выстроить работу с электронными документами.

Сдача налоговой отчетности является одним из ключевых моментов взаимоотношений налогоплательщиков - предпринимателей и юридических лиц с государством в лице налоговых органов. Основной формой налоговой отчетности, согласно законодательству о налогах и сборах, является налоговая декларация. Этот документ позволяет государству знать, какой размер налога должен уплатить налогоплательщик в бюджет. И если плательщик налога ошибся, умышленно или без умысла, то налоговые органы от имени государства его поправят. Как правильно расскажем в настоящей статье.

Когда необходима налоговая декларация

Каждому виду налога, по общему правилу, соответствует своя декларация. Но все-таки не каждый налогоплательщик должен заполнять декларации и предоставлять их в налоговую инспекцию. В некоторых исключительных случаях налог не предполагает составление декларации. В других ситуациях она составляется только при необходимости.

Подробно о правилах заполнения налоговой декларации согласно требованиям законодательства:

Например, предприниматели, находящиеся на патентной системе налогообложения, декларации не составляют. Это прямо предусмотрено соответствующей главой Налогового кодекса РФ. Не составляют практически во всех случаях декларации физические лица, не ведущие предпринимательскую деятельность. Речь здесь идет о двух налогах: налоге на имущество физических лиц и налоге на доходы физических лиц. В первом случае, информация о владельцах недвижимого имущества и его стоимости принимаемой для налогообложения есть в распоряжении налоговых органов, так как они подключены к Единому государственному реестру прав на недвижимое имущество. Во втором, расчет и удержание налога за физических лиц осуществляют налоговые агенты, то есть лица этот доход выплачивающие налогоплательщику.

Но в последнем случае не все так просто. Иногда гражданин претендует на получение налоговых вычетов. На лечение, обучение, в связи с приобретением или постройкой жилья и так далее. В таких случаях для налогоплательщика (если он конечно не получает вычет только по месту работы) необходимо предоставление налоговой декларации по НДФЛ. Так же такая декларация необходима в случае продажи дорогостоящего имущества, если доходы от его продажи облагаются подоходным налогом.

Иногда декларация по конкретному налогу может не подаваться. Но вместо неё возможно . Такая декларация может быть подана, если организация или физическое лицо временно прекратили экономическую деятельность и не имеют движения по расчетным счетам. Вместо подачи нескольких «нулевых» деклараций законодательством о налогах и сборах предусмотрено предоставление одной, общей декларации.

Коммерческие организации и предприниматели в подавляющем большинстве случаев предоставляют в налоговые органы декларации по налогам. Это связано с особенностями экономической деятельности этих субъектов. Налоговые органы не могут в точности знать показатели, которыми руководствуются налогоплательщики при расчете налогов, и сам порядок определения налоговой базы достаточно сложен, чтобы обойтись без налогового декларирования.

Способы сдачи налоговых деклараций

На порядок заполнения налоговой декларации напрямую влияет способ, который выбран налогоплательщиком для предоставления этого документа в налоговую инспекцию. Стоит обратить внимание, что далеко не во всех случаях плательщик налога имеет возможность выбирать, как ему передать налоговую отчетность государственным органам.

Сдать декларацию в налоговую инспекцию, по общему правилу, можно следующими способами:

• непосредственное предоставление декларации в территориальный налоговый орган,
• предоставление декларации посредством почтовой связи,

Рассмотрим эти способы, и то, как от них зависит форма и порядок заполнения налоговой декларации более подробно.

Налогоплательщик может лично сдать декларацию налоговую инспекцию. Либо уполномочить на это своего представителя. Для чего требуется выдать этому лицу доверенность, в некоторых случаях заверенную нотариально. Для этого необходимо посетить налоговый орган, а точнее помещение в котором обслуживают налогоплательщиков, и вручит сотруднику инспекции необходимое количество экземпляров декларации. Служащий ИФНС, при приеме декларации сделает соответствующую отметку на экземпляре документа налогоплательщика. Лично или через представителя можно сдать, разумеется, только декларацию, составленную в письменной форме. И только если такая форма предоставления декларации предусмотрена законодательством о налогах и сборах. Что не во всех случаях имеет место.

Посредством почтовой связи, то есть, сдав конверт с декларацией в ближайшем отделении почтовой связи. Так можно сдать только декларацию, составленную в бумажной форме. Отправка каких-либо цифровых носителей, дисков или дискет с декларацией в электронном виде не предусмотрена. Подтверждением сдачи декларации будет служить квитанция со штемпелем отделения почтовой связи.

Предоставление налоговой отчетности в электронном виде - способ появившийся относительно недавно. Но в то же время он становится все более используемым. И вероятно, в скором времени, такой способ станет практически единственным, даже для физических лиц. Последние тенденции в сфере налогового законодательства свидетельствуют об этом.

В электронном способе предоставления налоговой декларации можно указать две разновидности:

• предоставление отчетности посредством телекоммуникационных каналов связи,
• с использованием интерактивного сервиса налоговой службы.

С использованием, так называемых, телекоммуникационных каналов связи, передают отчетность предприниматели и юридические лица. Для кого то, это является свободным выбором. Для других это уже требование законодательства.

Для того что бы воспользоваться данным способом предоставления налоговой отчетности, необходимо заключить соглашение со специализированным оператором электронного документооборота. Или обратится в бухгалтерскую фирму, которая будет для предпринимателя составлять налоговые декларации и предоставлять их в ИФНС. Соответственно и вести бухгалтерский учет. У такой компании должен быть свой договор на использование услуг по передаче отчетности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. К слову сказать, через такую систему передается отчетность и в органы Росалкогольрегулирования и Росстата.

Налоговая декларация в электронной форме представляет собой.xml файл - содержащий в себе цифровые показатели и информацию о форме налоговой декларации.

Воспользоваться сервисом личного кабинета на сегодняшний день могут пока только физические лица. Хотя, вероятно, такие возможности в скором времени будут предоставлены предпринимателям, находящимся на некоторых упрощенных режимах налогообложения. Такой сервис, в практическом применении, схож с сервисами интернет-банкинга и электронных госуслуг. Здесь можно посмотреть свои объекты налогообложения, оплатить задолженность по налогам, посмотреть порядок рассмотрения заявления на предоставление налогового вычета, и, конечно же, заполнить налоговую декларацию.

Налоговая декларация на бумажном носителе (бумажном виде)

Как уже было сказано наиболее часто ранее встречавшаяся форма налогового декларирования - это бумажная. Её и сейчас применяют физические лица, в том числе предприниматели. Она предполагает составление декларации на бумажном носителе. Заполнить такую декларацию можно следующими способами:

• от руки на бланке установлено формы,
• в одной из универсальных офисных программ (Word, Excel),
• с использованием специальной программы для заполнения декларации по конкретному виду налога,
• посредством универсальной бухгалтерской программы, например 1С.

Заполнить можно от руки, ручкой синего или черного цвета. Некоторые правила заполнения деклараций по конкретным видам налогов предполагают возможность заполнения декларации ручкой с пастой еще и фиолетового цвета.

Бланки деклараций можно получить бесплатно в налоговой инспекции. Но намного удобней скачать бланк необходимой декларации на нашем сайте. Такие бланки можно заполнить дома на компьютере и отнести в налоговую инспекцию или на почту.

Но если в случае заполнения налоговой декларации (её бланка) от руки или в офисных программах Word или Excel налогоплательщик должен сам одновременно рассчитывать показатели налоговой декларации на калькуляторе или компьютере, то при использовании специальной программы все расчеты сделает машина.

Так, например плательщиков налога на доходы физических лиц предусмотрена программа для заполнения декларации, которую скачать можно на сайте ФНС РФ. Подставляя значения из справки 2-НДФЛ в отведенные для этого ячейки программы налогоплательщик, на выходе получит заполненную и проверенную декларацию, которую останется только распечатать и предоставить инспекцию. Предусмотрена так же в программе возможность заполнении декларации по форме 4-НДФЛ.

Аналогичным образом решен вопрос составления декларации в программных продуктах Фирмы «1C». Только в данном случае, необходимые данные для расчета показателей налоговой декларации берутся непосредственно из регистров налогового учета, которые ведутся в цифровом (электронном) виде.

Налоговая декларация в электронной форме (электронная декларация)

Подача через интернет декларации так же предусматривает два способа. Подача декларации через личный кабинет налогоплательщика, о чем мы уже говорили, и через телекоммуникационные каналы связи.

В первом случае, налогоплательщик, пока только физическое лицо, заполняет декларацию на сайте налоговой инспекции, подписывает её ключом квалифицированной цифровой подписи и отправляет в свою инспекцию.

Во втором случае, электронная декларация отправляется в виде.xml-файла который предварительно выгружается из бухгалтерской программы, в которой ведется налоговый и бухгалтерский усеет и соответственно заполнение декларации. Как наименее затратный (по временным показателем), такой способ заполнения налоговой декларации, вероятней всего, станет доминирующим в будущем.

В силу ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. В отношении каких документов установлено обязательное требование о составлении исключительно на бумажном носителе?

Конкретного перечня документов, которые оформляются только на бумажном носителе, нет. К таким документам, например, относятся:

Ценные бумаги на предъявителя (вексель, облигация),

Трудовой договор,

Трудовая книжка,

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них,

Личная карточка,

Договор о полной материальной ответственности,

Больничный лист,

Заявление на отпуск без сохранения заработной платы (кроме дистанционных работников),

Ученический договор,

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.

Более подробный список смотрите ниже.

Обоснование

Особенности работы с электронными документами

Документы, которые оформляются только на бумаге

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключение – случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе (таблица ниже).

Совет

Вы вправе дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде

На практике даже если в организации введена система электронного документооборота, часть документов, в отношении которых закон требует получать личные подписи работников, оформляют на бумаге. Например, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведь она содержит графы «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и «Расписка работника в получении трудовой книжки». А вот журнал регистрации трудовых договоров ведут в электронном виде.

Исправляем ошибку

ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЛУЖБА ПО ОХРАНЕ, КОНТРОЛЮ И РЕГУЛИРОВАНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОБЪЕКТОВ ЖИВОТНОГО МИРА ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ
(Госохотслужба Забайкальского края)

ПРИКАЗ

Об утверждении Порядка передачи пользователю информации запрашиваемой информации на бумажном
носителе или в виде информации, записанной на компьютерное накопительное устройство

Утратил силу на основании Приказа Госохотслужбы Забайкальского края от 30.12.2016 N 137 .
____________________________________________________________________

Документ с изменениями и дополнениями, внесенными:
от 24 октября 2012 года № 68 (Эталонный банк правовой информации "Законодательство России" (www. e-zab.ru) от 26 марта 2013 года);
приказом Госохотслужбы Забайкальского края от 28 февраля 2013 года № 18 (Эталонный банк правовой информации "Законодательство России" (www. e-zab.ru) от 27 марта 2013 года)
___________________________________________________________________________


В соответствии с пунктом 4 Правил взимания платы за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления , утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 октября 2011 года № 860 ,

приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок передачи пользователю информации запрашиваемой информации на бумажном носителе или в виде информации, записанной на компьютерное накопительное устройство.

2. Отделу финансово-экономической работы и информационного обеспечения (И.И. Павленко) обеспечить доведение до структурных подразделений Госохотслужбы Забайкальского края информации о платежных реквизитах для заполнения платежного документа на перечисление платы за предоставление запрашиваемой информации.

3. Настоящий приказ опубликовать в электронном издании "Эталонный банк правовой информации "Законодательство России", размещенном в информационно - телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном портале Забайкальского края http://www.забайкальскийкрай.рф/. (Дополнен пунктом 3 на основании приказа Госохотслужбы Забайкальского края от 28 февраля 2013 года № 18)

И.о. руководителя
В.М. Куйдин

Порядок передачи пользователю информации запрашиваемой информации на бумажном носителе или в виде информации, записанной на компьютерное накопительное устройство

УТВЕРЖДЕН
приказом Госохотслужбы Забайкальского края
от 24 августа 2012 года № 55
(с изменениями, внесенными
приказом Госохотслужбы Забайкальского края
от 24 октября 2012 года № 68)

(в редакции приказа Госохотслужбы Забайкальского края от 24 октября 2012 года № 68 , см. первоначальную редакцию)

1. Настоящий Порядок определяет правила передачи пользователю информации непосредственно в Государственной службе по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира Забайкальского края (далее - Госохотслужба Забайкальского края) запрашиваемой информации на бумажном носителе или в виде информации, записанной на компьютерное накопительное устройство (компьютерный жесткий диск, USB-накопитель, дисковый массив и т.д.).
2. При поступлении запроса пользователя о предоставлении информации ответственное лицо структурного подразделения Госохотслужбы Забайкальского края, осуществляющего подготовку информации, определяет объем предоставляемой информации, формат, материальный носитель, на котором предоставляется информация (бумажный носитель, компьютерное накопительное устройство).
3. В случае, если объем предоставляемой информации не превышает объем, предусмотренный пунктом 2 Правил взимания платы за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 октября 2011 года № 860 (далее - Правила), то запрашиваемая информация предоставляется бесплатно и направляется пользователю информации в течение 30 дней со дня регистрации обращения пользователя информации.
4. В случае, если при подготовке информации ответственное лицо устанавливает, что объем предоставляемой информации превышает объем,предусмотренный пунктом 2 Правил, то, исходя из расходов на изготовление копий запрашиваемых документов и (или) материалов, а также расходов, связанных с их пересылкой по почте, такое лицо подготавливает, согласовывает с отделом финансово-экономической работы и информационного обеспечения и направляет в течение 7 рабочих дней со дня регистрации полученного в установленном порядке запроса пользователю информации уведомление о необходимости внесения платы в установленном размере за предоставление информации.
5. В уведомлении, направляемом пользователю информации,указывается:
а) объем и формат запрашиваемой информации;
б) размер расходов на изготовление копий запрашиваемых документов и (или) материалов, в том числе стоимость компьютерного накопительного устройства, приобретаемого Госохотслужбой Забайкальского края в случае, если соответствующее устройство не предоставлено пользователем информации;
в) размер платы за пересылку запрашиваемых документов и (или)материалов в полном объеме по почте (за исключением случая, предусмотренного пунктом 4 Правил);
г) информация, необходимая для заполнения платежного документа на перечисление платы за предоставление запрашиваемой информации, - в порядке, установленном для перечисления налогов, сборов и иных обязательных платежей в бюджетную систему Российской Федерации;
д) срок внесения пользователем информации платы за предоставление запрашиваемой информации, не превышающий срок рассмотрения запроса, установленный статьей 18 Федерального закона "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" .
6. Информация о деятельности Госохотслужбы Забайкальского края,предоставляемая на платной основе, направляется (передается)пользователю информации в течение двух дней после оплаты им предоставления указанной информации.
7. Контроль за внесением пользователем платы за предоставление информации осуществляется ответственным лицом.

Налоговые декларации могут представляться на бумаге (бумажном носителе) . При этом может как лично руководитель организации (предприниматель) или бухгалтер, так и уполномоченный представитель организации (предпринимателя). Кроме того, декларацию на бумажном носителе можно отправить по почте.
Согласно п. 1 ст. 26 НК РФ налогоплательщик может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя.
Законными представителями согласно ст. 27 НК РФ признаются:
- для налогоплательщика-организации - лица, уполномоченные представлять указанную организацию на основании закона или ее учредительных документов;
- для налогоплательщика - физического лица - лица, выступающие в качестве его представителей в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.
Для организаций законными представителями являются директор, генеральный директор, президент общества и др., управляющий или управляющая организация либо другое лицо согласно учредительным документам.
Уполномоченным представителем налогоплательщика в соответствии со ст. 29 Налогового кодекса РФ признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами (таможенными органами, органами государственных внебюджетных фондов), иными участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах. При этом уполномоченный представитель налогоплательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации.
Следовательно, бухгалтер или другое лицо, представляющее в налоговый орган налоговую отчетность, обязаны предъявить доверенность, подтверждающую его полномочия для участия в налоговых правоотношениях. Так, в Письмах ФНС России от 15 февраля 2007 г. N 18-0-09/0070 и Минфина от 25 апреля 2008 г. N 03-02-08/9 указывается на необходимость обязательного наличия доверенности.
Уполномоченный представитель налогоплательщика - физического лица осуществляет свои полномочия на основании нотариально удостоверенной доверенности или доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.
Спорным является вопрос о нотариальном удостоверении доверенности на представление интересов индивидуального предпринимателя. Так, в Письме от 10 августа 2009 г. N ШС-22-6/627@ ФНС России разъяснила, что на доверенности, которую выдает индивидуальный предприниматель, достаточно наличия его подписи и печати. Нотариальное удостоверение не требуется. Минфин в Письме от 7 августа 2009 г. N 03-02-08/66, наоборот, указал, что при представлении налоговой декларации представителем налогоплательщика - физического лица, в том числе в электронном виде, у представителя должна иметься нотариально заверенная доверенность, поскольку индивидуальный предприниматель является физическим лицом и к нему должно применяться правило абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ.
Датой подачи налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности законным или уполномоченным представителем организации считается дата фактического представления их в налоговый орган на бумажных носи телях.
Если налоговая отчетность представляется по почте, то она должна иметь вид почтового отправления с описью вложения.
Согласно п. 4 ст. 80 НК РФ при отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения . На основании норм ст. 6.1 НК РФ действие, для совершения которого установлен срок, может быть выполнено до 24.00 последнего дня срока. Если документы либо денежные средства были сданы в организацию связи до 24.00 последнего дня срока, то срок не считается пропущенным.
Вопрос о том, будет ли декларация считаться сданной в срок, если она передана в почтовое отделение в последний день сдачи отчетности, а обработана почтовым отделением в последующий день, является спорным. В Письме МНС России от 13 мая 2004 г. N 03-1-08/1191/15@ указывается, что датой представления отчетности с описью вложения в целях применения ст. 80 НК РФ считается дата, указанная в штампе "Почта России".
Арбитражная практика по данному вопросу складывается в пользу налогоплательщика. Так, в Постановлении от 5 июля 2006 г. N Ф04-4150/2006(24268-А81-37) ФАС Западно-Сибирского округа применительно к определению даты представления по почте декларации по налогу на прибыль прямо указал, что в соответствии с нормами Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 176-ФЗ "О почтовой связи" и Правилами оказания услуг почтовой связи для налогоплательщика датой отправки письма считается день сдачи этого почтового отправления оператору почтовой связи. За своевременность исполнения оператором почтовой связи своих обязанностей пользователи услуг почтовой связи ответственности не несут. Аналогичные выводы содержатся в Постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 августа 2006 г. N А19-5810/06-33-Ф02-4448/06-С1, ФАС Западно-Сибирского округа от 10 августа 2005 г. N Ф04-5028/2005(13671-А27-33) и ФАС Волго-Вятского округа от 15 июня 2005 г. N А28-25566/2004-1009/18.

В электронном виде

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ отчетность в электронном виде обязаны представлять следующие налогоплательщики:
- если у налогоплательщиков среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек;
- вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность работников более 100 человек;
- крупнейшие налогоплательщики независимо от среднесписочной численности работников.
Согласно п. 4 ст. 31 НК РФ, внесенному Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 229-ФЗ, формы и форматы документов, представляемых в электронном виде, а также порядок их заполнения разрабатываются и утверждаются ФНС России.
Приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. N ММ-3-25/174@ утверждена форма "Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год". Рекомендации по порядку заполнения формы "Сведения о среднесписочной численности за предшествующий календарный год" даны в Письме ФНС России от 26 апреля 2007 г. N ЧД-6-25/353@.
По мнению Минфина России (Письмо от 20 ноября 2008 г. N 03-02-08/24), все налогоплательщики обязаны представлять в налоговый орган в установленный срок сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, в том числе и индивидуальные предприниматели, не привлекающие наемных работников.
Таким образом, обязанность представления налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде закреплена только в отношении отдельных категорий налогоплательщиков.
Если налогоплательщик представил налоговую декларацию по неустановленной форме (формату), то налоговый орган вправе отказать в приеме такой декларации.
Соответственно, если налогоплательщик представил налоговую декларацию на бумажном носителе, а должен был представить ее в электронном виде, налоговый орган может отказать в приеме налоговой декларации и привлечь к ответственности согласно п. 1 ст. 119 НК РФ.
Позиция Президиума ВАС РФ по применению п. 1 ст. 119 НК РФ сводится к тому, что нарушение порядка и формы представления налоговой декларации, то есть представление ее не в электронном виде, как того требует п. 3 ст. 80 НК РФ, а на бумажном носителе, не образует состава правонарушения, указанного в названной статье.
Так, в Постановлении от 3 февраля 2009 г. N 11482/08 Президиум ВАС РФ указал, что п. 1 ст. 119 НК РФ предусмотрена ответственность за определенный состав правонарушения - непредставление налоговой декларации в установленный законодательством о налогах и сборах срок. При этом нарушение порядка и формы представления налоговой декларации не образует состава правонарушения, указанного в ст. 119 НК РФ.
Подобный вывод был сделан и в Постановлении Президиума ВАС РФ от 17.02.2009 N 11500/08.

Сдача отчетности на магнитном носителе

На практике многие бухгалтеры понимают под электронным видом магнитный носитель (дискету, диск или флэш-карту). Однако Минфин России в Письме от 10 марта 2009 г. N 03-02-07/1-119 разъяснил, что обязанность представления налоговых деклараций (расчетов) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде исполняется передачей соответствующих данных по телекоммуникационным каналам связи.
Формат представления налоговой отчетности утверждается ФНС России. В настоящее время действует Порядок представления отчетности в электронном виде, утвержденный Приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. N БГ-3-32/169 (далее - Порядок N БГ-3-32/169). В этой связи также интересен Приказ ФНС России от 10 декабря 2002 г. N БГ-3-32/705@ "Об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" (в ред. Приказа ФНС России от 4 марта 2010 г. N ММ-7-6/96@).
Согласно п. 5 разд. I Порядка N БГ-3-32/169 осуществляется через специализированного оператора связи, оказывающего услуги налогоплательщику.
Таким образом, под сдачей отчетности в электронном виде контролирующие органы понимают передачу данных только по телекоммуникационным каналам связи . Соответственно, представление отчетности на бумажном носителе, одновременно продублированной на магнитном носителе, для налогоплательщиков, обязанных представлять декларации и расчеты в электронном виде, может быть расценено налоговыми органами как непредставление отчетности в установленный срок, поскольку сдача отчетности на магнитном носителе для налоговых органов не является способом сдачи отчетности в электронном виде.
Между тем суды встают на сторону налогоплательщика, указывая, что передача декларации по телекоммуникационным каналам связи - это не единственный способ представления отчетности в электронном виде. Так, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 22 июля 2008 г. N А55-15020/07 при рассмотрении дела, когда среднесписочная численность работников налогоплательщика составила более 250 человек и налогоплательщик представил налоговую отчетность на дискете, судьи указали на п. 4 Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Там предусмотрено, что представление налоговой декларации в электронном виде осуществляется по инициативе налогоплательщика и при наличии у него и налогового органа совместимых технических средств и возможностей для ее приема и обработки в соответствии со стандартами, форматами и процедурами, утвержденными Министерством Российской Федерации по налогам и сборам. Кроме того, согласно Формату представления налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде (версия 3.00), утвержденному Приказом МНС России от 22 декабря 2003 г. N БГ-3-13/705@, данные налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде представляются в виде текстовых файлов в кодировке DOS, передающихся на магнитном носителе (дискете) или по каналам связи. Суд сделал вывод, что действующим законодательством о налогах и сборах установлена безусловная обязанность общества представлять налоговые декларации в электронном виде, но не установлен способ, посредством которого декларация в электронном виде может быть направлена в налоговый орган.
Подобные выводы можно встретить в Постановлениях ФАС Центрального округа от 5 ноября 2008 г. по делу N А54-221/2008-С18, ФАС Поволжского округа от 17 июля 2008 г. по делу N А55-17524/2007, ФАС Восточно-Сибирского округа от 16 октября 2007 г. N А58-2710/07-Ф02-7689/07.
Таким образом, передача отчетности через телекоммуникационные каналы связи - это способ представления отчетности, а электронный вид - это формат отчетности . НК РФ не предусмотрено, что декларация в электронном виде должна быть передана только по телекоммуникационным каналам связи. Следовательно, отчетность, представленная в налоговый орган на дискете или ином магнитном носителе (CD-диске, флэш-карте), также может считаться сданной в электронном виде.

Сдача отчетности по телекоммуникационным каналам связи

Порядок представления налоговых деклараций установлен Административным регламентом, утвержденным Приказом Минфина России от 18 января 2008 г. N 9н. Кроме того, действуют Методические рекомендации об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные Приказом МНС России от 10 декабря 2002 г. N БГ-3-32/705@ (далее - Методические рекомендации N БГ-3-32/705@). Также действуют Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные Приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. N ММ-7-6/534@ (далее - Методические рекомендации по организации электронного документооборота N ММ-7-6/534@).
Согласно п. 2 Порядка N БГ-3-32/169 участниками электронного документооборота являются налогоплательщик (его представитель), налоговый орган, специализированный оператор связи.
Таким образом, для сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи необходимо заключить договор со специализированным оператором связи .
Согласно разд. I Порядка N БГ-3-32/169 под специализированным оператором связи понимается организация, предоставляющая услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией между налоговыми органами и налогоплательщиками в рамках системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
К функциям специализированного оператора связи относятся:
- поддержание транспортной и криптографической системы;
- техническая поддержка пользователей;
- подтверждение срока представления отчетности.
Специализированный оператор должен отвечать всем требованиям, перечисленным в разд. 4 Методических рекомендаций N БГ-3-32/705@, а именно у него должны быть лицензии:
- Минсвязи России - на право предоставления услуг телематических служб;
- ФСБ России - на право предоставления услуг в области шифрования информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну;
- ФСБ России - на право осуществления деятельности по распространению шифровальных средств;
- ФСБ России - на право осуществления деятельности по техническому обслуживанию шифровальных средств.
Либо у оператора связи должен быть договор (договоры) с организацией (организациями), имеющей соответствующие лицензии.
На основании п. 4 ст. 80 НК РФ при передаче налоговой декларации по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки, зафиксированная оператором связи . Поэтому в случае нарушения работы телекоммуникационных средств в границах зоны ответственности налоговых органов датой представления отчетности будет признана дата отправки, указанная в подтверждении оператора. Следовательно, если специализированным оператором связи было зафиксировано подтверждение даты отправки налогоплательщиком налоговой декларации в пределах установленного срока, налогоплательщик считается своевременно исполнившим свою обязанность по представлению в налоговый орган налоговой декларации и к налоговой ответственности по ст. 119 НК РФ он привлекаться не может.
Судебная практика по данному вопросу складывается в пользу налогоплательщиков. Например, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 18 августа 2008 г. N А33-17605/07-03АП-922/08-Ф02-3840/08 суд указал, что в случае, если специализированным оператором связи зафиксировано подтверждение даты отправки налогоплательщиком налоговой декларации в пределах срока, установленного НК РФ, налогоплательщик считается своевременно исполнившим свою обязанность по представлению в налоговый орган налоговой декларации. При этом технические ошибки при передаче электронных файлов не влияют на факт исполнения налогоплательщиком указанной обязанности.
В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 15 января 2007 г. N Ф04-8676/2006(29773-А27-42) по делу N А27-10245/2006-6 суд пришел к выводу о том, что налогоплательщик неправомерно привлечен к ответственности по ст. 119 НК РФ, так как отсутствует его вина в совершении данного правонарушения. Это обстоятельство подтверждается сбоем связи в результате аварии, из-за чего налогоплательщик не смог своевременно представить декларацию в электронном виде.
Подобные выводы содержатся в Постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 27 января 2009 г. N А19-6809/08-50-Ф02-6810/08 и ФАС Московского округа от 19 октября 2009 г. N КА-А41/10773-09.
Таким образом, специализированный оператор связи не несет ответственности за непредставление налоговой декларации в срок. В данном случае налогоплательщику достаточно иметь подтверждение оператора связи о дате принятия декларации по телекоммуникационным каналам связи.
В то же время Минфин России в Письме от 3 июня 2009 г. N 03-02-07/2-97 обращает внимание на возможность возникновения ситуации, при которой дата отправки налоговой декларации налогоплательщиком и дата ее представления (дата фиксации ее отправки специализированным оператором связи) могут не совпадать по причине нахождения технических средств налогоплательщика и специализированного оператора связи в разных часовых поясах. Минфин, предвидя возможные споры, связанные с нарушением срока представления налоговой декларации, предлагает установить на серверах операторов связи единое время для целей определения даты представления отчетности.
Оператор связи предоставляет налогоплательщику программное обеспечение и электронно-цифровую подпись (ЭЦП), которая равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Налоговый орган при представлении налоговой декларации (расчета) по телекоммуникационным каналам связи в течение суток обязан направить налогоплательщику через телекоммуникационные каналы связи Квитанцию о приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде в случае принятия отчетности или Уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде в случае непринятия отчетности по формам, утвержденным Приказом ФНС России от 25 февраля 2009 г. N ММ-7-6/85@.
Если получен отказ в приеме декларации, то она считается непредставленной. В таком случае налогоплательщик (его представитель) должен устранить ошибки и повторно представить налоговую декларацию (расчет) с тем же признаком вида документа (первичная, корректирующая, указав номер корректировки), который заполнялся при первичном направлении документа.
Согласно Административному регламенту Федеральной налоговой службы, утвержденному Приказом Минфина России от 18 января 2008 г. N 9н, налоговый орган может отказать в принятии декларации в следующих случаях (п. 155 Административного регламента):
- если отчетность представлена не по установленной форме (формату) или с нарушением порядка подачи отчетности (пп. 3 п. 133 Административного регламента);
- когда в ней отсутствует электронная цифровая подпись уполномоченного лица либо имеющаяся ЭЦП не похожа на цифровой автограф декларанта или его представителя (пп. 5 п. 133 Административного регламента);
- если она не содержит всех необходимых реквизитов: Ф.И.О. (для физлица) или названия организации, ИНН, вида документа (первичный или корректирующий) и наименования налогового органа (п. 136 Административного регламента).
Согласно п. 4 ст. 80 НК РФ при передаче налоговой декларации (расчета) по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки.
Пункт 5 Порядка N БГ-3-32/169 разъясняет, что под датой представления налоговой декларации в электронном виде является дата ее отправки, зафиксированная в подтверждении специализированного оператора связи.
Таким образом, налоговая декларация считается представленной в налоговый орган, если налоговый орган направил налогоплательщику квитанцию о приеме, при этом датой представления декларации считается дата, зафиксированная в подтверждении, полученном от спецоператора.
Согласно п. 8 разд. I и п. 3 разд. II Порядка N БГ-3-32/169 в случае представления отчетности в электронном виде она подтверждается посредством электронно-цифровой подписи.
Пунктом 5 ст. 80 НК РФ также установлено, что налогоплательщик (представитель) подписывает налоговую декларацию (расчет) электронной цифровой подписью, подтверждая достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации (расчете).
В ст. 3 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Необходимо отметить, что в отличие от информации, содержащейся на магнитных носителях, электронный документ (в том числе и налоговая отчетность), заверенный электронной цифровой подписью, является юридическим фактом, то есть в соответствии со ст. 160 ГК РФ влечет установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Соответственно, при представлении налоговой декларации в электронном виде налогоплательщик не обязан представлять ее в налоговый орган на бумажном носителе. Это также подтверждается п. 6 Порядка N БГ-3-32/169.
Для подписания отчетности электронно-цифровым способом должны быть соблюдены три условия:
1) сертификат ключа подписи, который удостоверяет конкретную подпись, должен быть действительным на момент подписания документа;
2) подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в электронном документе;
3) ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Если соблюдены все эти условия, то организация вправе подписывать отчетность таким способом.
Суть процедуры использования электронной цифровой подписи состоит в том, что каждый пользователь имеет возможность изготовить пару индивидуальных ключей: секретный - для формирования цифрового аналога подписи под документом и парного с ним, открытый - для проверки достоверности цифровых подписей, вычисленных с помощью данного конкретного ключа. Принадлежность секретного ключа электронно-цифровой подписи определенному лицу удостоверяется сертификатом, выдаваемым удостоверяющим центром.
К преимуществам использования телекоммуникационных каналов связи стоит отнести:
- экономию рабочего времени;
- отсутствие дублирования декларации на бумажном носителе;
- избежание ошибок в заполнении отчетности, так как при формировании файла с отчетностью программой осуществляется проверка актуальности версии заполняемой формы;
- форматы представления информации в электронном виде своевременно обновляются;
- подтверждение доставки отчетности;
- сохраняется конфиденциальность отправленной отчетности;
- повышается оперативность обработки информации налоговым органом, исключается наличие технических ошибок.
К недостаткам представления отчетности по телекоммуникационным каналам связи следует отнести:
- необходимость иметь определенную техническую базу (компьютер, подключение к сети Интернет, соответствующее программное обеспечение);
- ограничение доступа к сети Интернет, из-за которого сдать отчетность в положенный срок не удастся;
- необходимость в некоторых случаях дублирования отчетности на бумажном носителе со штампом налогового органа. Например, для получения кредита в банке налогоплательщик должен заверить экземпляр отчетности на бумажном носителе в налоговом органе. Поскольку банк не может проверить юридическую силу документа, представленного в электронном виде, он требует отчетность на бумаге со штампом налогового органа.
Следует обратить внимание еще на один документ - Приказ Минфина России от 16 марта 2010 г. N ММ-7-6/120 "Об утверждении Регламента ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных, представляемых налогоплательщиками (представителями) налоговых деклараций (расчетов) и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов". Этот Приказ выпущен финансовым ведомством в целях совершенствования системы электронного документооборота между налогоплательщиками и контрольными ведомствами в целях совершенствования процесса ввода данных, представляемых налогоплательщиками (представителями) налоговых деклараций и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, в автоматизированную информационную систему налоговых органов.
Регламент устанавливает единые принципы ввода налоговых документов (представленных на различных типах носителей и способами, установленными налоговым законодательством) в ИФНС, ввода представленных на бумажном носителе налоговых документов в условиях централизованной обработки данных и порядок взаимодействия ИФНС и ЦОД (Межрайонная инспекция ФНС России по централизованной обработке данных или иная инспекция, выполняющая функции централизованной обработки данных).
Установлено также, что централизованной обработке подлежат налоговые документы в бумажном виде, представленные на машинно ориентированных формах, утвержденных Минфином России, а также на машинно ориентированных формах с двухмерным штрих-кодом. Обмен информацией между ИФНС и ЦОД осуществляется по защищенным каналам связи с использованием установленного программного обеспечения. Список лиц, не представивших налоговые документы, формируется по истечении 10 дней после установленного законодательством о налогах и сборах срока представления соответствующих документов.