Неверная запись увольнения в трудовой. Как внести исправления в трудовую книжку
Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.
В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?
Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:
- Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
- Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».
Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а .
Исправления могут вноситься следующими способами:
- Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
- Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.
Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.
Общие правила
Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.
Запись неверна
Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.
Читайте также: Работа по совместительству, запись в трудовой книжке при занятости на двух предприятиях
Запись можно признать недействительной двумя способами:
- Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
- В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».
Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.
Все записи нумеруются в хронологическом порядке.
Текст внесен другой организацией
Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:
- Организацией, допустившей ошибку.
- Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.
Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.
Если работник, забирает трудовую книжку для исправления по предыдущему месту работы, выдачу необходимо оформить соответствующим образом (расписка о получении), чтобы при ее утере организация не несла ответственности.
Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения
Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.
Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.
Указаны не те даты
В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.
Читайте также: Оформление вкладыша в трудовую книжку
Неправильно внесены реквизиты приказа
Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.
Исправление сведений о награждении
В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).
Замена сведений на титульном листе
В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:
- Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
- На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.
Таким же образом изменяют и дату рождения.
В случае когда происходит замена фамилии в результате брака , в качестве основания все равно ставится паспорт, поскольку данные в трудовую книжку вносятся на основании документа, удостоверяющего личность, а свидетельство о браке в этот перечень не входит.
Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.
Исправление неточностей во вкладыше
Все исправления и внесения изменения во вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.
Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).
Запись недействительна
Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.
Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности работника. Довольно часто кадровики допускают ошибки при заполнении трудовых книжек, что в дальнейшем может привести к различным трудностям, в т. ч. при оформлении работником пенсии.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, подтверждающим его стаж и характер выполняемой работы (ст. 48 КЗоТ, ст. 62 Закона Украины от 05.11.91 г. № 1788-XII). Она не должна содержать неправильных или неточных записей.
От записей в трудовой книжке зависит право работника на льготы при назначении пенсий, выплаты за выслугу лет, дополнительный ежегодный отпуск (ст. 7 и 8 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР). Поэтому при ее заполнении важно не допускать ошибок.
К примеру, если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то в этом случае очень важно, чтобы запись в трудовой книжке соответствовала наименованию, предусмотренному Списком № 1 или № 2, иначе работник может утратить право на получение льготной пенсии.
Трудовая книжка должна быть оформлена согласно , утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 (далее - Инструкция).
Одним из самых сложных при работе с трудовыми книжками всегда был вопрос об исправлении неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях». Исправленные сведения о приеме, увольнении, переводах на другую постоянную работу, награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать тексту приказа (распоряжения). Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
Ошибки, неправильные, неточные или неполные записи, допущенные при заполнении трудовых книжек, нельзя исправлять, зачеркивать, подделывать, подчищать, заклеивать и замазывать корректирующей жидкостью. Внесение изменений путем зачеркивания имеющейся информации допускается только на титульном листе и странице 33 трудовой книжки.
После заполнения трудовой книжки с особой внимательностью следует проверить правильность записей для выявления возможных ошибок. В случае выявления неверных записей они должны быть в установленном порядке признаны недействительными и изменены путем внесения правильных записей.
Напоминаем, что ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия (п. 4 постановления КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301), который своим приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо, ответственное за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.
За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность, а в предусмотренных законодательством случаях - иную ответственность, в т. ч. административную по ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях.
Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают работники кадровых служб при заполнении трудовых книжек, и порядок их устранения.
|
Типичные ошибки в порядке ведения, учета и хранения трудовых книжек |
Порядок внесения изменений, исправление ошибок |
| 1. Наиболее частой ошибкой при заполнении титульного листа трудовой книжки является неверное написание фамилий, имен, отчеств, числа, года и месяца рождения. Например, фамилия Денисенко записана как Динисенко, отчество Георгиевич как Григорьевич, вместо Марина - Мария, дата рождения по паспорту 8 марта 1987 г., запись внесена как 8 мая 1978 г. | В случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки исправления не допускаются, бланк считается испорченным (аннулированным), списывается по акту формы № П-11 (утверждена приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. № 277) и заполняется новый бланк. |
| 2. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) «на слух». | Работник кадровой службы обязан заполнить фамилию, имя, отчество полностью без сокращений и дату рождения на основании данных паспорта . Согласно пункту 1.4 Инструкции лица, впервые поступающие на работу и не имеющие трудовой книжки, обязаны предъявлять паспорт (свидетельство о рождении). |
| 3. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывают неразборчиво. | В конце титульного листа трудовой книжки ответственные работники кадровых служб должны ставить не свою личную подпись , а писать разборчиво свою фамилию, без сокращений и объединения с инициалами. Об этом указано под чертой для подписи - «разборчиво». |
| 4. У работника не проставлена печать на титульном листе трудовой книжки. Это обнаружено по истечении нескольких лет работы на других предприятиях. | Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впервые заполняется трудовая книжка, или печатью кадровой службы этой организации (п. 2.12 Инструкции). Для исправления ошибки работник должен обратиться на предприятие, которое не проставило печать. Если оно ликвидировано, то изменения может внести правоприемник, а в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации - городские (областные) архивные учреждения (п. 2.8 Инструкции). |
| 5. Печать на титульном листе трудовой книжки закрывает подпись владельца трудовой книжки и лица, заполнившего этот документ. | Печать ставится на месте, установленном на бланке трудовой книжки (М. П.), и не должна закрывать ничьих подписей. |
| 6. После заполнения первой страницы (титульного листа) трудовой книжки и вкладышей к ней не проставляется подпись владельца трудовой книжки. | После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных записей (п. 2.12 Инструкции). |
| 7. Запись об изменении фамилии, сделанная на внутренней стороне обложки, не заверена печатью. | Изменения персональных данных подтверждаются паспортом, свидетельством о браке, о расторжении брака со ссылкой на номер и дату этих документов. Изменения вносятся на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или работника кадровой службы и печатью предприятия или отдела кадров (п. 2.13 Инструкции). |
| 8. При изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки прежняя запись замазана корректором или зачеркнута так, что не читается. | Правилами пункта 2.13 Инструкции установлено, что при изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения прежняя запись зачеркивается одной чертой (при этом должна легко читаться). Сверху, снизу, либо на той же строке записывают новые данные. В ином случае бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению по акту формы № П-11, а работнику должен быть выдан дубликат. |
| 9. Работнику оформили изменение фамилии на титульном листе трудовой книжки, но не внесли эти изменения во вкладыш трудовой книжки. | Если в трудовой книжке есть вкладыш, то изменения на титульном листе трудовой книжки дублируются и на титульном листе вкладыша. |
| 10. В трудовую книжку запись внесена ручкой с зелеными или красными чернилами. | Записи в трудовую книжку вносятся аккуратно шариковой или перьевой ручкой черными, синими или фиолетовыми чернилами (п. 2.4 Инструкции). Записи другими цветными чернилами со временем могут выцвести и стать нечитаемыми , и работнику придется подтверждать справками периоды работы, в которые они были сделаны. |
| 11. При оформлении новой трудовой книжки вместо утраченной или поврежденной не ставятся надписи «Дубликат» или «Выдан дубликат». | Согласно пунктам 5.1 и 5.5 Инструкции в случае утери трудовой книжки оформляется новая с указанием в правом верхнем углу первой (титульной) страницы «Дубликат». В случае повреждения трудовой книжки (обгорела, порвана, испачкана) на первой странице непригодной трудовой книжки делается надпись «Выдан дубликат». При последующем трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявлять дубликат трудовой книжки. |
| 12. При заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» (графа 3) не вносится запись об общем стаже работника в прошлом. | Если работник до трудоустройства на данное предприятие имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки перед первой записью в разделе «Сведения о работе» в графе 3 в первую очередь вносится запись об общем стаже его работы. При этом данные об общем стаже записываются суммарно: «До приема на работу общий трудовой стаж составляет девять лет три месяца двадцать пять дней». Затем на основании предоставленных работником справок или заверенных в установленном порядке копий приказов с предыдущих мест работы вносятся записи о предыдущих периодах работы в порядке, предусмотренном пунктом 5.3 Инструкции. |
| Примечание: Если трудовая книжка была повреждена (утеряна) в период работы на предприятии, которое является для работника первым местом работы, записи в раздел «Сведения о работе» вносятся в обычном порядке на основании приказов данного предприятия. | |
| 13. В трудовой книжке не проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш». Вкладыш не вшивается в трудовую книжку. | Если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов, выдается вкладыш к трудовой книжке. При этом порядковая нумерация записи (графа 1 соответствующего раздела) продолжается во вкладыше. О каждом выданном вкладыше на первой (титульной) странице трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10х25 «Выдан вкладыш», указывается серия и номер вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку и ведется в таком же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 3.1, 3.2 Инструкции). |
| Примечание: Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом в обложку в самом конце. К трудовым книжкам старого образца выдаются вкладыши нового образца. | |
| 14. При приеме на работу в разделе «Сведения о работе» не записывается, в виде заголовка, полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Порой встречаются сокращенные наименования, например: АТП, ТИТ НПКФ, СП К.А.С.Т. ЛТД, Тов. УКМ группа. | Наименование организации может быть проставлено специальным штампом или от руки. При приеме на работу в 3-й графе трудовой книжки сначала в виде заголовка пишется полное наименование организации в соответствии с учредительными документами . Например: «Киевский завод по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники». Ниже, без пропуска строки пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером с соответствующей датой и ссылкой на приказ (п. 2.14 Инструкции). |
| 15. В графе 3 трудовой книжки в заголовке наименования организации допускаются ошибки, например: вместо «Закрытое акционерное общество «Буран» написано «Открытое акционерное общество «Буран». | Если при заполнении трудовой книжки допущена и замечена ошибка в заголовке наименования организации, то строкой ниже ошибочной записи вносится правильная. Пишется: «В наименовании организации допущена ошибка. Запись изменена на «Закрытое акционерное общество «Буран». |
| 16. В графе 3 трудовой книжки обнаружена ошибка в заголовке наименования организации в период работы работника на других предприятиях. | В Инструкции нет ответа, как исправить ошибку, допущенную много лет назад в записи о наименовании организации. У кадровиков сложилась следующая практика решения этого вопроса. Они посылают письменный запрос в организацию, допустившую ошибку. Полученный документ с предыдущего места работы, в котором указано правильное название, хранят в трудовой книжке. |
| 17. В трудовые книжки не вносятся сведения об изменении наименования организации. | 17. Согласно пункту 2.15 Инструкции записи о переименовании организации без указания порядкового номера и даты вносятся в раздел трудовых книжек «Сведения о работе», например: «Общество с ограниченной ответственностью «Солнечный свет» с 25 февраля 2008 г. переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Добрый путь». В графе 4 приводится основание - приказ о переименовании. |
| Примечание : Невнесение в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации может привести к трудностям при оформлении пенсии, поскольку могут потребоваться дополнительные документы (справки с прежнего места работы или архивных учреждений) для подтверждения периодов работы. | |
| 18. Записи об изменении наименования организации, внесенные в трудовую книжку, удостоверяются печатью. | Печать в разделе «Сведения о работе» ставится только при оформлении увольнения из организации после подписи руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 2.4 Инструкции). |
| 19. Неточные или неправильные записи, внесенные в раздел «Сведения о работе», зачеркиваются и исправляются пометкой «Исправленному верить». | Зачеркивание неправильных записей не допускается. Необходимые исправления вносятся согласно пункту 2.10 Инструкции в следующем порядке: в графе 1 записывается следующий порядковый номер; в графе 2 ставится дата внесения записи об исправлении; в графе 3 указывается: «Запись № __ недействительна. Принят на (название должности )»; в графе 4 повторяют дату и номер приказа (распоряжения), запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку (пример 1 ). В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую постоянную работу, восстановлении на предыдущей работе или изменении причин увольнения. |
| Примечание : Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки без внесения в дубликат записи, признанной недействительной (п. 2.10 Инструкции). | |
| 20. При внесении сведений о приеме на работу переписана почти вся информация из приказа. Например: «Принят в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора с месячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию». | Инструкция предусматривает внесение сведений о названии отдела и должности без указания отдельных особенностей и характера работы. Например: «Принят в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора». |
| 21. Приказы о приеме на работу не содержат сведений о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, участок, отдел), а также разряде. | Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. При его оформлении указывается структурное подразделение , должность, разряд, а также другие условия приема на работу. Соответственно, необходимые сведения указываются и в трудовой книжке, например: «Принят столяром четвертого разряда в столярный цех». |
| 22. Наименование должности или профессии, записанное в трудовую книжку, не соответствует Классификатору профессий. Например: «Принята на должность офис-менеджера». | Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносятся в трудовою книжку в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий (п. 2.14 Инструкции). В случае обнаружения несоответствия исправление осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. Например: «Запись № 18 недействительна. Принята на должность секретаря руководителя». |
| Примечание : Исправлению в трудовой книжке записи о наименовании должности или профессии, не соответствующей Классификатору профессий, как правило, предшествует внесение изменений в штатное расписание и соответствующий приказ о приеме на работу. | |
| 23. Наименование должности или профессии в трудовой книжке не соответствует должности, указанной в приказе о приеме на работу. | Все записи в трудовой книжке должны (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции). Неправильная запись исправляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. |
| 24. В раздел «Сведения о работе» вносятся записи: о временном переводе на другую должность (например, на время декретного отпуска или болезни другого работника); о совмещении работником другой профессии (должности) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника. |
Записи о временном переводе работников на другую работу, совмещении ими профессий (должностей) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника в трудовую книжку не вносятся . |
| 25. Запись о приеме на работу заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия. | Печатью заверяются только записи об увольнении после подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 2.4 Инструкции). |
| 26. Название предприятия включается в текст записи о приеме на работу. Например: «Принят водителем первого класса автомашины КАМАЗ в автотранспортное предприятие «Перевозчик». | Название предприятия пишется в графе 3 в виде заголовка , а далее отдельной строкой «Принят водителем первого класса автомашины КАМАЗ» (п. 2.14 Инструкции). |
| 27. При записи в трудовую книжку причины увольнения не делается ссылка на соответствующую статью КЗоТ. | Записи в трудовые книжки о причинах увольнения должны вноситься в точном соответствии с формулировками действующего трудового законодательства и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона. Например: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины», «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ» (п. 2.25 Инструкции). |
| 28. Неверная запись в трудовой книжке обнаружена после оформления увольнения, когда поставлена подпись и печать. | Сначала в трудовой книжке в виде заголовка пишется наименование предприятия. Ставится порядковый номер записи по хронологи (следующий после записи об увольнении), дата и вносится исправление в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. Исправление заверяется подписью работника кадровой службы и печатью. |
| 29. Запись об увольнении заверена печатью другой фирмы. | Эта запись признается недействительной, затем делается правильная запись в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции, и ставится нужная печать. |
| 30. Записи в разделе «Сведения о работе» не нумеруются или нумерация прерывается. Порядковые номера с 1 по 9 пишутся как 01, 02, 03 и т. д. | Зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Сведения о работе обязательно нумеруются. В графе 1 ставят порядковый номер записи (1, 2 и т. д.), в графе 2 указывают дату приема на работу (перевода, увольнения) в соответствии с приказом, например: 04.08.2009 (п. 2.14 Инструкции). |
| 31. В графе 2 трудовой книжки даты приема на работу проставлены римскими цифрами или шестью арабскими цифрами, год написан двумя цифрам. Например, X.V.09 или 02.06.2008. | Записи в графе 2 трудовой книжки выполняются арабскими цифрами, число и месяц - двузначными цифрами, год - четырехзначной цифрой (п. 2.4. Инструкции). Например: работник принят на работу по приказу 1 апреля 2009 г., в графе 2 трудовой книжки записывается 01.04.2009. |
| 32. В графе 2 ошибочно проставленные даты приема на работу (перевода, увольнения) зачеркиваются. | Зачеркивать, подчищать записи с ошибочным указанием даты приема на работу, перевода на другую постоянную работу, увольнения не допускается. Порядок изменения записи о дате приведен в примере 2 . Аналогично исправляются записи с ошибочным указанием реквизитов приказа. |
| 33. Даты записей в трудовых книжках не соответствуют датам, указанным в приказах о приеме, переводе на другую постоянную работу или увольнении. | Записи в трудовых книжках должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции). |
| 34. В графе 4 слово «Приказ» пишется сокращенно «Пр.». | В трудовой книжке лучше не допускать каких-либо сокращений. Название документа, на основании которого внесена запись, пишется полностью («Приказ» вместо «Пр.»). |
| 35. В графе 4 делается запись с нарушением самой формы записи, например: «Приказ № 34 от 14.03.2009». | В графе 4 трудовой книжки указана необходимая последовательность внесения записи (документ, его дата и номер), поэтому следует писать: «Приказ от 14.03.2009 № 34». |
| 36. В разделе «Сведения о работе» кадровики делают пометки на страницах трудовых книжек о стаже работы работников на разных предприятиях. | Подобный «опыт» не соответствует Инструкции. Никакие дополнительные сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в т. ч. для служебного пользования. |
| 37. Между записями в трудовой книжке пропущены строки. | С целью предупреждения возможных нарушений (например, неправомерного дописывания периодов работы, переводов на другую должность и т. п.) пропуск строк между записями в трудовой книжке не допускается. |
| 38. Учебные заведения оформляют трудовые книжки студентам, которые их не имеют, и вносят в них записи о времени учебы на дневном отделении. | Выпускникам учебных заведений, которые не имеют трудовых книжек, этот документ выписывается по месту работы . Отдельной строкой в него вносится запись о времени обучения в высшем учебном заведении со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (п. 2.18 Инструкции). |
| Примечание: Студентам, слушателям курсов, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебные заведения (научные учреждения) вносят записи о времени учебы на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших учебных заведений. Основанием для таких записей являются приказы учебных заведений (научных учреждений) о зачислении на обучение и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов (п. 2.16 Инструкции). | |
| 39. В трудовые книжки лиц, отбывающих наказание в виде исправительных работ без лишения свободы, не вносится запись о том, что данный период не засчитывается в общий и непрерывный стаж работы. | Согласно пункту 2.21 Инструкции время отбывания исправительных работ без лишения свободы не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж, о чем в трудовой книжке делается соответствующая запись, например: «Время работы с 10.05.2006 по 10.05.2008 не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж». |
| Примечание: Указанные записи вносятся в трудовые книжки после окончания фактического срока отбывания наказания, который устанавливается по справкам органов МВД Украины. Основанием для внесения записей в трудовые книжки является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, изданный в соответствии с приговором (постановлением) суда. | |
| 40. В трудовые книжки работников не вовремя вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении. | Записи в трудовые книжки о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу вносятся не позднее недельного срока после издания приказа, а в случае увольнения - в день увольнения (п. 2.4 Инструкции). |
| 41. В графе 3 разделов «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» записи в трудовую книжку вносятся без указания наименования организации, которая поощряет работника. | В графе 3 указанных разделов вначале проставляется в виде заголовка полное наименование организации, затем строчкой ниже вносятся записи о награждениях/ поощрениях. |
| 42. В графе 3 разделов ««Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» допущена ошибка. | Изменение неправильной записи в указанных разделах осуществляется в общем порядке согласно пункту 2.10 Инструкции (пример 3 ). |
| 43. Сведения, внесенные в разделы трудовой книжки «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях», не заверяются печатью предприятия. | Записи о награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на предприятии, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия или отдела кадров (п. 2.4 Инструкции). |
| 44. В раздел «Сведения о поощрениях» вносятся записи о всех премиях, получаемых работником. | В трудовой книжке не отражаются записи о премиях, предусмотренных системой заработной платы или носящих регулярный характер (п. 2.23 Инструкции). |
| 45. Надпись «Сведения о награждениях» («Сведения о поощрениях») зачеркивается. Вместо нее проставляется надпись «Сведения о работе» и записи о работе делаются на страницах, предназначенных для внесения сведений о награждениях и поощрениях. | Внесение записей о работе на страницах, не отведенных для этих целей, Инструкцией не предусмотрено. В случае отсутствия свободного места для внесения сведений о работе выписывается вкладыш к трудовой книжке (п. 3.1 Инструкции). |
| 46. После записи об увольнении не внесена информация о повышении квалификации за последние два года перед увольнением. | После записи об увольнении в трудовые книжки работников трудоспособного возраста вносится запись о повышении квалификации, если работник проходил такое повышении в последние два года перед увольнением (п. 4.1 Инструкции) (пример 4 ). |
| 47. В трудовые книжки работников, имеющих право на пенсию на льготных условиях по Списку № 1 или № 2, не вносятся записи о результатах аттестации рабочих мест. | Согласно пункту 2.14 Инструкции если работник имеет право на пенсию на льготных условиях, в трудовой книжке делается запись на основании приказа, изданного по результатам аттестации рабочих мест. Запись должна отвечать Спискам производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающим право на льготное пенсионное обеспечение (пример 5 ). |
| 48. Сотрудники кадровых служб не знакомят работников с записями, вносимыми в трудовые книжки на основании приказов (распоряжений), под роспись в личной карточке формы № П-2. | Согласно пункту 2.5 Инструкции с каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (раздел IV «Назначение и переводы» типовой формы № П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны Украины от 25.12.2009 г. № 495/656). |
| 49. На небольших предприятиях не ведутся книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. | Лица, ответственные за ведение трудовых книжек, ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. № 277). В ней регистрируются все трудовые книжки работников, принятые при трудоустройстве и выданные при увольнении. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя предприятия и печатью (п. 7.1 Инструкции). |
| 50. Трудовые книжки работников хранятся в столах у физлиц-работодателей. | Согласно пункту 2.20 Инструкции трудовые книжки работников, работающих у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, кухарки, няни, водители), хранятся непосредственно у работников . |
| 51. Физлица-работодатели заполняют первую страницу (титульный лист) трудовой книжки работнику, поступающему на работу впервые. | Физическое лицо-работодатель не вправе заполнять первую страницу трудовой книжки , т. к. документ должен быть оформлен и подписан лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать предприятия (или кадровой службы), на котором впервые заполняется трудовая книжка (п. 2.12 Инструкции). |
| 52. Чистые бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфе у работников кадровых служб. | Согласно пункту 7.2 Инструкции бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. |
Как можно исправить в трудовой книжке ошибку, обнаруженную спустя несколько лет после увольнения?
Согласно пункту 2.6 Инструкции в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе ее исправление выполняется на том предприятии, где была внесена соответствующая запись . При этом сведения о работе должны полностью соответствовать оригиналу приказа (распоряжения), а в случае его утери - другому документу данного предприятия, подтверждающему выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работника, личные карточки, расчетные ведомости и т. д.). Свидетельские показания не являются основанием для исправления внесенных ранее записей (п. 2.9 Инструкции).
Если предприятие, сделавшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, то изменение вносит его правопреемник и заверяет своей печатью, а в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации - областной (городской) архив (п. 2.8 Инструкции).
Инструкция не предусматривает оснований для выдачи трудовой книжки работнику на руки во время его работы на предприятии. Трудовая книжка выдается работнику при увольнении в последний день работы. Поэтому исправление записей на предыдущих местах работы возможно в промежутках между увольнением и приемом на новое место работы, когда трудовая книжка находится у работника на руках (пример 6).
Напомним, что согласно пункту 2.20-1 Инструкции трудовые книжки работников, работающих у физлиц-СПД (без создания юрлица с правом найма) и физлиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг, хранятся непосредственно у работников. Поэтому такие работники имеют право в любое время обратиться с просьбой об исправлении ранее внесенной неверной записи на предыдущее место работы.
|
Пример 1 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 2 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 3 СВЕДЕНИЯ О ПООЩРЕНИЯХ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 4 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 5 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 6 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Кадровик Украины»
Любой кадровик знает - трудовая книжка должна быть заполнена безупречно. Ведь достоверность содержащихся в ней сведений имеет прямое отношение к оценке будущих пенсионных прав работника. Но, к сожалению, не всегда удается избежать ошибок. Давайте посмотрим, как можно внести изменения и исправления в этот документ.
Определимся с понятиями
Скажем сразу: внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин.
Изменения вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности. А дубликат выписывается сотруднику, если его трудовая книжка была утеряна или испорчена (Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.).
Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку. Это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например, в дате рождения работника и вместо «11.10.1978» написать «11.10.1987». Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т. п. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый. Помните, что испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.
Теперь, когда мы разобрались с похожими процедурами и четко уяснили себе их различия, перейдем непосредственно к внесению изменений и исправлений в трудовую книжку.
Измененяем анкетно-биографические данные
Классическая ситуация - сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной может послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией), а кроме того, неблагозвучие фамилии или имени. Все эти изменения необходимо внести в трудовую книжку работника.
Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Имейте в виду, зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Помните, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.
Какие же документы служат основанием для внесения изменений? Инструкция называет паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.
Обращаем ваше внимание на то, что при изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Пример внесения записи об изменении фамилии приведен ниже.
Дополняем сведения об образовании
Довольно часто в трудовой книжке приходится дополнять сведения об образовании, профессии, специальности. Например, гражданин поступил на работу сразу после школы (среднее общее образование), а впоследствии получил среднее профессиональное образование. При этом в соответствии с пунктом 2.4 Инструкции старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. А если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки. Приведем пример.
В строке «Образование» у работника было указано среднее профессиональное образование, а в строке «Профессия, специальность» значилось «строитель». Он окончил технический университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера. На основании диплома в этой же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» в соответствии с новым дипломом через запятую написать «инженер».
Инструкция не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения. Некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных. На наш взгляд, если законодательство этой ссылки не предусматривает, делать ее нет необходимости. К тому же отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки.
Исправляем неверную запись
Если вы обнаружили в трудовой книжке работника неправильную или неточную запись, сделанную на предыдущей работе, или же сами по ошибке внесли неверную запись, нужно как можно скорее исправить положение. В этом нам поможет пункт 1.2 Инструкции и раздел III Правил ведения и хранения трудовых книжек*.
По ранее действовавшему законодательству исправить неверно внесенную запись в трудовой книжке мог только тот работодатель, который ее произвел. Теперь ситуация изменилась. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).
В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать, подделывать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.
Для этого нужно сделать следующее. В графе 1 поставьте порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 впишите дату внесения записи, а в графе 3 укажите: «Запись за номером таким-то недействительна». Вот теперь можно воспроизвести эту запись в правильном варианте. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.
По такой схеме исправляются все неточные или неправильные записи - о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях. В том числе и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, Рострудинспекцией, КТС или самим работодателем незаконными. Следует также отметить, что, если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет попросту отсутствовать (п. 33 Правил).
Особенности исправления записей
Часто у кадровиков возникают вопросы, как поступить в той или иной неординарной ситуации, связанной с необходимостью внесения исправлений в трудовую книжку. Рассмотрим некоторые подобные случаи.
Неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени. Даже если с момента внесения неверной записи прошли годы и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи, исправления вносятся в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер, скажем, 10, затем делается запись о признании недействительной записи за номером, например, 5 и воспроизводится правильная запись. При этом датой изменений будет не та дата, которая указана под неправильной записью (иначе нарушится хронология), а дата внесения записи об исправлении. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ. Если вы вносите изменения на основании копии приказа другого работодателя, обязательно укажите, на чей именно приказ вы ссылаетесь
Неверная запись обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение. Здесь вот какая трудность: увольнение уже оформлено и блок записей в трудовой книжке, сделанных в вашей организации, закрыт печатью и подписями. Если сейчас сделать запись без наименования организации, будет непонятно, кто ее автор. Поэтому для одной этой записи нужно создать в трудовой книжке новый блок - вновь написать в виде заголовка наименование организации, затем поставить порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и дату. После этого внести необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать и подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника, как при увольнении.
Так же следует поступать и в том случае, если бывший работник пришел к вам исправить неверную запись, сделанную в вашей организации, а в его трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой организации
К акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) целесообразно прилагать их подлинные номера. Номера можно вырезать из бланков перед их уничтожением и вклеить в акт или приложить к нему. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.
При заполнении любого кадрового документа возможны ошибки, которые обычно несложно исправить. Но не в случае с трудовой книжкой дело обстоит сложнее. Порядок таких исправлений установлен специальными нормативно-правовыми актами:
- Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).
Ранее мы писали о том, . Сегодня поговорим, как правильно сделать исправление ошибок в трудовой книжке, примеры для разных случаев также приведем.
Ошибки при первичном заполнении бланка
Если сотрудник отдела кадров, оформляя титульный лист нового бланка, допускает ошибку, то такой бланк необходимо уничтожить, и выдать новый. В соответствии с п. 48 Правил, в случае неверного заполнения, а так же при порче бланка не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
При ошибке, допущенной при первичном оформлении вкладыша, необходимо в аналогичном порядке заменить бланк вкладыша на новый, а неправильный уничтожить. При этом внесенные в трудовую книжку серия и номер вкладыша также подлежат корректировке. Поэтому целесообразно сначала оформлять вкладыш, а затем, убедившись, что вся информация верна, вносить его данные.
Изменение персональных данных владельца трудовой книжки
Персональные данные работника заполняются на титульном листе, их изменение имеет свои особенности:
Изменения фамилии, имени, отчества или даты рождения вносятся только на основании и при наличии соответствующего документа (паспорта, свидетельства о браке и т.п.). Неверные данные зачеркиваются одной чертой, подчистка, закрашивание не допускаются. Новые данные указываются в строгом соответствии с подтверждающим документом. Их реквизиты нужно указать на внутренней стороне обложки бланка (п.2.3. Инструкции). Они должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если она предусмотрена учредительными документами).
Персональные данные: образец внесения исправлений в трудовую книжку
Исправление данных об образовании
Новые данные о получении образования, профессии, специальности вносятся в виде дополнения к имеющимся данным (п.2.4. Инструкции). Дополнения и правки вносятся в соответствующих строках бланка, а на внутренней стороне обложки делается запись со ссылкой на подтверждающий документ (например, диплом).
Если на первой странице отсутствует информация об образовании, профессии или специальности работника, сведения вписываются в пустые строки. Если они уже вносились раньше, то вносятся дополнения. При этом ранее указанные данные об образовании не зачеркиваются. Если же ошибка в разделе об образовании обнаружилась позже, чем первичное заполнение, то в титульный лист можно внести исправления в порядке, установленном п. 2.3 Инструкции.
Данные образовании: образец, как исправить ошибку в трудовой книжке
Исправления в разделах о работе и награждениях
Подавляющее количество ошибок, которые требуют правок, допускается при заполнении информации о работе, реже — раздела о награждениях. Корректировка данных в этих разделах производится в особом порядке. Нужно сперва признать ошибочную запись недействительной, а затем указать верные данные (пункт 30 Правил). Вот небольшая инструкция, как это сделать:
- В графе 1 укажите следующий порядковый номер.
- В графе 2 — дату внесения изменения.
- В графе 3 напишите «Запись за номером __ недействительна». В следующей сделайте новую, правильную запись.
- В графе 4 укажите правильные реквизиты приказа или иного документа, сведения из которого некорректно перенесены (пункт 1.2. Инструкции).
Сведения о работе: образец исправления в трудовой книжке 2019 года
Корректировки из-за переименования или реорганизации учреждения
Если наименование бюджетной организации или учреждения поменялось, то запись должна быть сделана отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе». Основание переименования (приказ или иное решение, его дата и номер) указываются в графе 4 раздела «Сведения о работе». Нумеровать запись о переименовании работодателя нет необходимости.
Если бюджетная или некоммерческая организация реорганизована, нужно внести соответствующую запись, хотя Инструкция и не устанавливает такого требования. Это делается для исключения расхождения в данных, указанных при приеме на работу и при увольнении сотрудника.
Если бюджетная или некоммерческая организация ликвидирована, то правки должна внести организация-преемник или работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил). Основанием для внесения записи об исправлении может быть решение суда, архивная справка или надлежащим образом заверенная копия приказа.
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, допустимо ли исправление записей, внесенных в трудовую.
Сегодня вы узнаете:
- Какие виды ошибок при заполнении допускаются чаще всего;
- Как аннулируется запись, когда ее внесли по ошибке;
- Как исправляются ошибки в датах.
Ошибки в таком серьезном документе, как трудовая книжка – явление нечастое. Но если получилось так, что запись внесена неправильно, исправить это не просто можно, но и нужно. Другое дело, что не все кадровики (даже опытные) знают, как это сделать. Об этом и поговорим в нашей статье.
Общие данные
Трудовая книжка – документ официального характера. Если при заполнении были допущены ошибки, то они могут привести к тому, что работник потеряет часть стажа.
Поэтому заполнять трудовую следует, соблюдая ряд правил и рекомендаций:
- Все записи должны быть внесены одним цветом. Гелевыми ручками заполнять нельзя.
- Допустим только полный формат записей, сокращать нельзя.
- На титульнике должна быть печать организации.
- Информация о денежном премировании в трудовую не заносится.
- Записи в трудовой должны проверяться на присутствие в них ошибок.
Признание трудовой недействительной
Встречается несколько ситуаций, в которых трудовая может потерять свою юридическую силу:
- Фамилия и инициалы сотрудника указаны неправильно. Причем достаточно ошибиться в одной букве, чтобы документ потерял свою силу.
- Нет печати организации на титульнике;
- Нет подписи лица, имеющего право заполнения трудовой;
- Дата заполнения трудовой указана неверно. Бывает, что делают намеренно, чтобы трудовой стаж человека увеличился.
Работодатель не имеет права отказать в устройстве на работу по причине недействительности трудовой.
Можно ли делать исправления в трудовой книжке
Внесенные ошибочно данные могут располагаться как в самой трудовой, так и на ее титульной странице, а также во вкладыше. Изменения в них вносятся по аналогичной схеме, но нюансы есть везде.
Для начала рассмотрим правила общего характера по исправлению ошибок:
- Все исправления вносятся пастой, обладающей устойчивостью к свету и воде;
- Нельзя вносить исправления гелевой ручкой, такие чернила быстро теряют цвет и четкость;
- Если информация с ошибками внесена в старую трудовую, то использовать для поправок различные корректоры нельзя. Надо внести ниже правильную запись, так как зачеркиваний тоже допускать не следует.
- Если ошибочная запись внесена в новую трудовую, бланк уничтожают и начинают вести другую.
Исправление может осуществить работник кадровой службы. Если же информацию с ошибками вам внесли на предыдущем рабочем месте, на новом это могут исправить, только нужно предоставить документы, которые будут являться основанием для внесения новой информации.
Каждую новую запись нумеруют, при этом не важно, в каком разделе трудовой она находится.
Кто обладает правом внесения исправлений
Правом корректировать вносимые записи обладает небольшое количество специалистов. Полного списка таких должностей в нормативной документации не приведено. Отметим только, что ответственных лиц назначает руководство компании.
Если речь идет о небольшой организации, то, как правило, трудовыми занимается либо руководитель, либо бухгалтер. Если работодатель является физлицом, то он не имеет права корректировать записи и вообще вести трудовые.
Как поступить, если ошибку обнаружил владелец трудовой
Не паникуйте, а сразу предпринимайте следующие действия:
- Соберите всю документацию, в которой указаны верные сведения;
- Обратитесь к руководству с заявлением об исправлении ошибочных данных;
- Если ошибка была допущена на старом месте работы, то руководству той компании направьте заявление о предоставлении необходимых документов;
- Если организация, допустившая ошибку, прекратила свою деятельность, то обращаться придется в городской архив по месту регистрации компании.
Конечно, все это требует времени, но исправления все равно необходимо внести, так как от этого может зависеть начисление пенсии и ряд других серьезных моментов.
Типы допускаемых ошибок в трудовой
Исправление записей зависит от того, где и какая именно ошибка допущена. Мы сейчас рассмотрим те, что встречаются наиболее часто.
Ошибки, выявленные после увольнения
Кто будет исправлять такие ошибки зависит от того, когда факт их наличия был обнаружен. Если до того как человек будет принят на новое место, то исправления – задача бывшего работодателя. Если же ошибки обнаружил новый кадровик, то ему их и исправлять.
Алгоритм действий таков:
- В раздел со сведениями о работе вписываем наименование предыдущей организации. Это позволяет вести записи от имени прежнего работодателя.
- Используя арабские цифры, фиксируем дату, когда внесены исправления;
- Прежняя запись утрачивает силу в тот момент, когда будет внесена новая.
- Вносим номер приказа, который подтвердит новые данные.
- Работник расписывается, а начальник кадрового отдела заверяет все печатью организации.
Титульный лист и ошибки в его заполнении
На титульном листе обычно содержится вся основная информация о работнике. Замазывать штрихом допущенные ошибки запрещено. Если случай исключительный, можете зачеркнуть чуть заметной линией.
Под строкой, в которой информация неправильная, делаем новую запись, при этом указываем документ, являющийся основанием.
Чаще всего приходится заниматься исправлением фамилии сотрудника.
Четкого регламента, как вносить такие изменения, не существует, но общие рекомендации имеются:
- Тонкой линией зачеркиваем информацию, которая устарела;
- На свободном месте прописываем новую фамилию;
- Слева прописываем данные документа, который подтвердит новую информацию;
- Ставим подпись работодателя, заверяем все печатью организации.
Ошибочно указанная дата
Из-за неправильно вписанных дат в будущем могут возникнуть серьезные проблемы с дальнейшим оформлением пенсионного обеспечения. Поэтому работнику лучше самостоятельно перепроверять все даты, вносимые кадровиком.
Если же была замечена ошибка, она подлежит исправлению в кратчайшие сроки.
Для этого нужно:
- На имя руководства написать заявление в свободной форме. В нем нужно указать, что нужно исправить и почему.
- Руководитель издает соответствующее распоряжение, которому присваивается номер.
- Сотрудник кадровой службы в письменном виде подтверждает, что ошибка действительно есть.
- В бланк трудовой вписывается номер распоряжения, которое является основанием для внесения изменений и вносится правильная дата.
- Начальник кадровой службы ставит свою фамилию и инициалы, расписывается и проставляет печать организации.
В ситуации, когда ошибка обнаружена в дате рождения работника, неправильное число зачеркивают, а верную информацию вносят чуть выше. Чтобы конкретизировать ее, выписывают данные паспорта сотрудника. Порядковый номер записи исправляют идентично.
Ошибки в реквизитах
Строка, в которую вносят информацию о подтверждающих документах, является очень важной. Поэтому, если подобную ошибку обнаружили, исправлять нужно сразу.
Обычно реквизиты вносят в такой последовательности: наименование, дата, нумерация. Если допущена ошибка, то запись повторяют ниже, в правильном исполнении.
Когда допускают ошибку в самом документе, к примеру, неправильно нумеруют приказ, то обязательно проставляют информацию об отменяющем приказе.
Ошибки в данных о награждении
Информацию о за какие-либо заслуги перед организацией обязательно фиксируют в трудовой. Но более чем в половине случаев этот раздел кадровики либо вообще не заполняют, либо делают это с большим количеством ошибок.
Еще раз отметим, что, как и в любых других разделах, эти сведения нельзя корректировать используя штрих или зачеркивание. С неправильной записью не делают ничего.
Внести исправления можно следующим образом:
- Делают отметку о том, что предыдущая запись недействительна;
- Вносят новую информацию;
- Прописывают реквизиты документа, являющегося подтверждающим.
Ошибки в названии должности
Если ее заметили до момента увольнения сотрудника, то исправить проще: указываете номер новой записи, отмечаете, что прежняя запись недействительна, затем вносите новую, в которой название должности уже исправлено.
Если же человек уволился, то есть 2 способа внести изменения: обратиться в организацию, которая ошибку допустила, либо предоставить необходимые документы и все исправит кадровик на новом месте.
Ошибки в записи об увольнении
Здесь чаще всего ошибочно сформулирована причина либо неверно указана статья ТК РФ. Ошибки допускаются легко, потому что формулировок для причин увольнения в законодательстве около 50.
Второе место по уровню ошибок занимает использование сокращений названий разделов ТК РФ, чего делать нельзя.
Большое количество споров возникает в ситуации, когда человек . Инструкция по заполнению трудовых приводит именно эту формулировку, а ТК РФ требует воспроизведения формулировки конкретной статьи.
Что можно порекомендовать кадровикам? Лучше следовать требованиям ТК РФ, но если уже внесли запись с формулировкой «уволен по собственному желанию», исправлять ее не нужно, так как никакого искажения смысла записи не произошло.
Проведение корректировок по решению принятому судом
Если суд решил, что работник был незаконно уволен и его следует восстановить в должности, кадровик должен внести в трудовую соответствующую запись.
А значит, нужно:
- Сначала указать, что предыдущая запись об увольнении недействительна;
- Затем указываем, что работник восстановлен на месте работы;
- Проставляем ссылку на приказ о восстановлении сотрудника.
Ошибки в заполнении вкладыша
Если сотрудник часто менял работу, то разделов в трудовой может не хватать. Чтобы продолжить записи, приобретается специальный вкладыш. Если кадровик неопытный, то у него могут возникнуть трудности с внесением исправлений во вкладыш.
Для исправления ошибок в нем есть ряд правил:
- Если кадровик допустил ошибку во время внесения первой записи, уничтожается весь листок. Составляется акт, его подписывает сотрудник и кадровик.
- Если ошибочно заполнили несколько граф, исправления вносите по аналогии с другими листами.
- Новые записи подтверждайте приказами, которые по нумерации совпадают с исправленными записями.
Аннулирование информации
Воздействие человеческого фактора никто не отменял и запись может быть сделана случайно.
Аннулировать запись любого характера можно, пройдя определенные этапы:
- Открываете новую запись под новой нумерацией;
- Указываете, что является недействительной информация под №….(указываете номер);
- Ставите подпись и печать кадрового отдела.
Образец исправлений в трудовой книжке
Исправления в идущих подряд записях
Если в бланк трудовой внесли 2 ошибочных записи одну за другой, то каждую из них отдельно признают недействительной.
Это выглядит так:
- Указывается номер по порядку;
- Пишем фразу: «Запись № …. является недействительной»
- Ставим число.
- Уполномоченное лицо заверяет запись.
- Проставляется следующий номер.
- Та же фраза указывается в отношении второй записи.
- Ставим дату, запись заверяем.
Те же манипуляции производятся со всеми неверными записями, если таковые имеются.
Обобщающая формулировка: «Записи №… недействительны» не допускается. Эксперты считают, что это спорный вопрос и бывает, что такая формулировка применяется. Но во избежание проблем лучше исправлять каждую запись в отдельном порядке.
Другие неточности
Бывает, что кадровик все записи – название компании, должность сотрудника, отдел или подразделение вносит в одну строку. Такую запись нельзя назвать ошибкой, но имеет место нарушение инструкции по использованию трудовых книжек.
Лучше не допускать подобных ситуаций, потому что это означает, что кадровик не соблюдает инструкции и правила по ведению трудовых. За нарушение подобного типа специалисту может быть вынесено дисциплинарное взыскание.
Заключение
Подводя итоги, хочется отметить, что все неверные записи в трудовой должны быть исправлены вовремя. Их наличие может доставить владельцу трудовой много неприятных моментов.