Унифицированная система организационно распорядительной документации. О принятии и введении в действие
Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы. ОРД в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Организационно-распорядительные документы можно разделить на 3 группы:
· организационные (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;
· распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;
· справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо).
Реквизиты организационно-распорядительных документов
Каждый документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми .
Текстовые реквизиты могут быть простыми , состоящими из одного - двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными , в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).
Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью . Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью .
Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляют его формуляр . При создании унифицированной системы документации или унификации (приведение к единообразию) группы документов разрабатывается, как правило, формуляр - образец . Формуляр - образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.
Принятая в формуляре - образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии нескольких различий в конкретных документах.
Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром .
Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД). Требование к построению формуляра - образца» установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:
Форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;
Минимально допустимые размеры служебных полей: поле подшивки - не менее 20мм, остальные поля - не менее 10мм;
Размер шрифта, годного для оформления документов - что соответствует размеру 13,5 - 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).
Стандартом определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление достаточно условно.
Установлен состав реквизитов, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде - их расположение на листе бумаги. К этим реквизитам относится: наименование организации - составителя (автора) документа и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).
Неоднократно регламентировались и стандартизировались более подробные требования по оформлению и расположению на бумажном носителе реквизитов управленческих документов. Этому вопросу был посвящён в настоящее время приостановленный Государственный стандарт Российской Федерации 6.30 - 97 «УСД. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Во все действующие инструкции и правила по ведению делопроизводства обязательно включены разделы, составленные на основе этого стандарта.
Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба РФ. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.
В настоящее время установились требования по оформлению 30 реквизитов управленческих документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 -основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 -идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 -дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 -оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направление его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организации;
30 -идентификатор электронной копии документа.
Состав реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком не исчерпывается, но остальные, как правило, применяются в границах конкретной системы документации. С другой стороны, на реальном документе состав реквизитов и их оформление будет зависеть от вида документа, его автора и других факторов.
01 - государственный герб Российской Федерации
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
Герб - отличительный знак государства, города, сословия и т.п., изображаемых на флагах, монетах, печатях и т.п. (Словарь русского языка С.И. Ожегова, Словарь иностранных слов).
Герб - эмблематический образ, служащий наследственным апологетическим символом и опознавательным знаком какой-либо системы родовой или социальной преемственности, а также опирающей на эту систему общности - семейно-родовой, административно-территориальной или корпоративной (Терминологический словарь «Аполлон»).
Герб - геральдически оформленный знак достоинства, исторического и административного значения государства, территории (населенного пункта), прав органов государственной власти или органов местного самоуправления (Из концепции Геральдического совета при президенте РФ о территориальной символике).
Все современные государства имеют свои главные отличительные знаки - гербы, символы их суверенитета. Основные функции герба, как и геральдике в целом, - репрезентативная и идентификационная Геральдика (лат.ars heraldica - ремесло герольдов) - эмблематическая система, сложившаяся на протяжении Средних веков в Западной и Средней Европе и характеризующаяся своеобразными обычаями оформления и употребления особых личных и коллективных знаков, прежде всего - гербов (лат. arma - оружие или доспехи; польск. herb от нем. Erbe - наследство), а также устойчивым единством репрезентативной, идентификационной и декоративной функций этих знаков..
В делопроизводстве Государственный герб РФ , а также герб субъекта РФ и эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - обязательные реквизиты бланковой надписи, придающие документу юридическую силу наряду с такими юридически значимыми реквизитами, как наименование организации, коды организации, дата документа, номер документа, подпись, печать и др.
Регистрации в государственном геральдическом регистре РФ подлежат Положение о Государственном геральдическом регистре РФ, утвержденное Указом Президента РФ от 21.03.1996г. № 403, статья 3. :
Герб РФ и
Гербы субъектов РФ, а также
Гербы и эмблемы федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления и иных муниципальных образований.
Регистрация официального символа (герба, флага, эмблемы, знака отличия и различия) осуществляется в целях систематизации и упорядочения их использования. Обладатель официального символа получает свидетельство о регистрации, которое подтверждает его право на данный символ и право передачи его правопреемнику.
Государственный герб РФ является официальным государственным символом РФ. Он был утвержден Федеральным конституционным законом РФ «О Государственный герб РФ » 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ, который действует сейчас в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 г. № 2-ФКЗ, от 30.06.2003 г. № 1-ФКЗ. Треть этого закона составляют требования по использованию Государственного герба РФ в делопроизводстве (статьи 2, 3, 4, 10, 11).
Статья 2 настоящего закона регламентирует воспроизведение Государственного герба РФ. Допускаются три варианта его воспроизведения на бланках:
Многоцветный (щит красного цвета без каймы, двуглавый орел - золотого цвета, на груди орла на красном щите изображен серебряный всадник в синем плаще, сидящий на серебряном коне и поражающий копьем черного дракона; вместо золотого допустимо использование желтого цвета, а вместо серебряного - белого);
Одноцветный, а также
Без геральдического щита (в виде главной фигуры - двуглавого орла с атрибутами).
Статья 3 определяет перечень видов документов и организаций , на бланках которых может воспроизводиться Государственный герб РФ в том или ином варианте в зависимости от их статуса.
Например, в многоцветном варианте Государственный герб РФ помещается на бланках:
· федеральных конституционных законов РФ;
· указов и распоряжений Президента РФ;
· постановлений Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
· постановлений и распоряжений Правительства РФ;
· решений конституционного, Верховного, Высшего Арбитражного судов РФ;
· а также на бланках Президента РФ и вышеперечисленных органов высшей государственной и судебной власти.
В одноцветном варианте наш Государственный герб помещается на бланках:
Ш Администрация Президента РФ;
Ш полномочных представителей президента РФ в федеральных округах;
Ш федеральных органов исполнительной власти;
Ш Генеральной прокуратуры РФ;
Ш Уполномоченного по правам человека в РФ;
Ш Счетной палаты РФ;
Ш Центральной избирательной комиссии РФ;
Ш Центрального банка РФ.
Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках:
v органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;
v органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;
v федеральных судов;
v органов прокуратуры РФ;
v дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами России.
Статья 4 определяет перечень документов , на которых воспроизводится Государственный герб РФ:
o документы, удостоверяющие личность гражданина РФ;
o документы общегосударственного образца, выдаваемые федеральными органами государственной власти, а также органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Эта же статья определяет перечень организаций, на печатях которых может помещаться Государственный герб РФ. К ним относятся:
ь федеральные органы государственной власти;
ь иные государственные органы, организации и учреждения;
ь органы, организации и учреждения независимо от форм собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями;
ь а также органы, осуществляющие государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Использование Государственного герба РФ в случаях, не предусмотренных Законом № 2-ФКЗ, допускается только по решению Президента РФ, которое должно быть оформлено соответствующим Указом, или в случае принятия поправок к действующим законам.
Статья 10 закрепляет за Правительством РФ право устанавливать порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба РФ.
В настоящее время действует постановление Правительства РФ от 27.12.1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» с изменениями от 08.06.2001 г. № 450, которые были сделаны для приведения постановления в соответствие Закону № 2-ФКЗ.
Статья 11 устанавливает ответственность за использование Государственного герба РФ с нарушением настоящего закона, а также за надругательство над Государственным гербом РФ.
Правительство Российской Федерации
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
г. Москва
ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ -
ПАРЛАМЕНТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Государственная Дума
02 - герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт - Петербурга, автономных округов.
Герб субъекта РФ - главный символ субъекта РФ, выполненный в соответствии с правилами геральдики и выражающий его историческое и административное значение.
Гербы городов, автономных округов, районов Российской Федерации размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти городов, автономных округов, районов в соответствии с порядком использования гербов, установленным нормативными актами соответствующих территориальных единиц Российской Федерации. Например:
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ДЕПАРТАМЕНТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО РЫНКА И УСЛУГ
03 - эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема и товарный знак - символы, признаки, изобразительные обозначения, придающие эстетический вид бланку, дающие представления об адресате, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя (исполнителя).
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нём помещён Государственный герб Российской Федерации.
Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации - автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06), слева.
Товарный знак действителен, если он зарегистрирован в соответствии с требованиями Закона РФ от 23 сентября 1992г. «О товарных знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».
04 - код организации
Коды организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ
АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
Всероссийский
Научно - исследовательский институт
Документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д.7а
Тел.923 - 00 - 54,факс 923 - 23 - 60
ОКПО 02842708
На № 354 от 03.07.1998г.
Код, как правило, проставляется заранее типографским способом.
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 - Код формы документа
Код формы документа указывает на правомочность использования данного бланка документа и должен соответствовать коду унифицированной формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в восемь унифицированных систем документации: Пенсионного фонда Российской Федерации; по труду; организационно - распорядительной; внешнеторговой; банковской; финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистической; учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий.
В документах могут использоваться также коды отраслевых классификаторов, если форма документа включена в него.
Иногда код формы дублируется в общероссийском и ведомственном вариантах, дополняется номером и датой введшего данную форму распорядительного документа, например в формах первично - учётной документации:
Унифицированная форма № Т - 1а
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 29.12.2000 № 136
Форма по ОКУД 0301015
На формах документов, не вошедших в унифицированные системы документации, код должен соответствовать Табелю форм организации.
Код унифицированной формы документа состоит из семи знаков и контрольного числа (КЧ). Унифицированная система ОРД имеет код 0200000. Например, код унифицированной формы Устава организации имеет обозначение 02112312, где 02 класс форм документов (в данном случае УСОРД), 11 - подкласс форм (документация по созданию организации), 231 - регистрационный номер (Устав), 2 - контрольное число.
08 - Наименование организации
Под наименованием организации следует понимать автора документа, в роли которого, как правило, выступает организация, предприятие или их структурное подразделение, а также отдельное должностное лицо, имеющее право подписи документов.
Над наименованием организации указывают сокращенно, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.
Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трёх степеней подведомственности. Если имеет место двойное подчинение - министерству и местным органам власти, - то в документе указывают только наименование местных органов власти (органы здравоохранения, образования, архивные и др.).
Сокращённое наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование помещают ниже полного, обычно в скобках, например:
Государственная архивная служба России (Росархив)
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.
Аналогичном образом оформляются бланки для переписки с иностранными корреспондентами: наименование организации, её адрес и другие постоянные реквизиты приводятся дважды - на русском и иностранных языках.
Наименование на национальном языке должно появляться на документе, не адресованном в другое государство, только в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положение об организации). Наименование на национальном языке принято располагать ниже первого или правее его.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если в организации право подписи документам представлено широкому кругу должностных лиц. Наименование подразделения располагают ниже наименования организации. Эту часть реквизита можно вносить в бланк непосредственно при оформлении документов на зарезервированную свободную строку:
Министерство образования Российской Федерации
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТАТ УПРАВЛЕНИЯ
Кафедра документоведения и документационного
обеспечения управления
(дата) №
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то их наименования на листе бумаги следует располагать в соответствии с их рангом или по алфавиту и, как правило, на одном уровне.
Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Сведения об авторе обязательны на документах, но они, как правило, отражаются в подписи, хотя в моду вновь входят, после многолетнего перерыва, должностные бланки руководителей.
09 - Справочные данные об организации
Справочные данные об организации указываются только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса и другие сведения по выбору автора бланка, например банковские реквизиты. Часто в зону расположения этого реквизита включают и коды по ОКУД и ОКПО.
ГОСТ Р 6.30 - 2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации. В их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о государственной регистрации, лицензиях, приведён индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН), который указывается при оформлении расчетно-платежных документов, адрес электронной почты и другие сведения. Номер счёта в банке указывается в соответствии с правилами, установленными Центральным банком России. При этом указываются наименование кредитной организации; номер расчётного счёта; банковский идентификационный код (БИК); корреспондентский счёт (кор. счёт); номер участника расчётов по межфилиальным оборотам (МФО).
10 - Наименование вида документа
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).
В письме наименование вида документа не указывают.
Вид документа определяется его содержанием и назначением. Номенклатура используемых в организации ОРД может быть уточнена положением о службе делопроизводства, распорядительным документом или табелем форм документов, в который вносятся все виды документов, разрешенных к использованию в организации.
Дополнительно к реквизиту 10 может быть указан код документа по Общероссийскому классификатору управленческих документов (ОКУД).
11 - дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятие решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, в текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера часто применяется словесно - цифровой способ оформления дат: 12 июля 2005 г. В большинстве управленческих документов принят цифровой способ написания дат: 12.07.2005 или же в соответствии с международным стандартом: 2005.07.12.
В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты: 2005.02.23 14.45. Их написание регламентируется только международным стандартом.
При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом (под) подписью. Если авторами документа являются несколько организаций или лиц, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Кроме того, дата как составная часть входит в целый ряд других реквизитов от грифа утверждения до отметки о получении документа. Постоянной части дата не имеет, но на документах в бланках, штампов, при оформлении реквизитов всегда сплошной линией обозначаются места её будущего расположения:
(дата)
12 - Регистрационный номер (индекс) документа
Регистрационный номер (индекс) документа проставляют одновременного с датой.
Регистрационный номер - это условное цифровое, реже буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации документа.
Реквизит состоит из трафаретной части «№», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в информационный массив организации и находится под её контролем и ответственностью.
Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.п.), регистрационный номер - это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1 - 26/90, где 1 - индекс структурного подразделения, 26 - номер дела по номенклатуре дел, 90 - порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т.е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например с письмом по интересующему её вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса - индекс организации - автора ответа и индекс документа организации - автора запроса.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ. Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключения и др.). Сведения в реквизит переносится с поступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части:
«На № от », которая заполняется регистрационным номером и датой поступившего документа.
По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представляются руководителю для принятия решения.
14 - Место составления или издания
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учётом принятого административно - территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:
г. Коломна Московской области
с. Ивановка Мытищинского района Московской области
В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение «г», в этом реквизите обычно не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающих на «град» и «бург», другие сокращения проставляются также по общепринятым правилам: посёлок - пос., село - с., станица - ст.
Остальные реквизиты вносятся в другие документы уже в процессе их изготовления на бланках (общих, для писем) или последующей обработки.
Например, оформление, обработка и исполнение решения коллегиального органа об утверждении инструкции по делопроизводству включает в себя до двух десятков этапов, большинство из которых находят своё отражение в реквизитах документа.
|
Используемый реквизит |
||
|
Составить проект решения |
Текст, номера страниц, часть даты, часть подписи, часть грифов (виз) согласования |
|
|
Обсудить проект в подразделении и определить степень конфиденциальности |
Гриф ограничения доступа (без количества экземпляров) |
|
|
Собрать визы заинтересованных подразделений и сотрудников |
Гриф, виза согласования |
|
|
Подписать у секретаря коллегиального органа |
Личная подпись |
|
|
Подписать у руководителя коллегиального органа |
Личная подпись, дата |
|
|
Зарегистрировать |
Регистрационный номер |
|
|
Подобрать полный (с приложениями) экземпляр |
Отметка о наличии приложения |
|
|
Размножить и заверить копийные экземпляры |
Отметка о заверении копии, гриф утверждения |
|
|
Сформировать первый экземпляр в дело |
||
|
Сформировать электронную копию и зафиксировать её адрес |
Отметка для автоматического поиска |
|
|
Передать для ознакомления заинтересованных лиц, разослать |
Виза ознакомления |
|
|
Зарегистрировать поступление |
Отметка о поступлении документа |
|
|
Определить сроки исполнения и исполнителей |
Резолюция |
|
|
Поставить на контроль |
Отметка о контроле |
|
|
Снять с контроля |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
15 - адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Адресат указывается как на документах, направляемых в другие организации или физическим лицам, так и на внутренних документах, предаваемых руководителю учреждения или в другие структурные подразделения.
Минимально реквизит может включать только точное наименование организации - получателя. Однако, для оперативности движения документа, лучше дополнить название организации уточняющей информацией. Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих элементов:
¦ Наименование организации (в именительном падеже)
¦ Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)
¦ Указание должности получателя (в дательном падеже)
¦ Инициалы и фамилия (в дательном падеже)
¦ Почтовый адрес
Все составные части реквизита печатаются с новой строки через 1.5 межстрочных интервала. Максимальная длина строки не должна превышать 28 знаков. Элементы адресата не разделяются знаками препинания. В формуляре для реквизита «адресат» отводится правая верхняя зона документа. Внутри выделенной зоны допускается центровать каждую строку по отношению к самой длинной строке. Таким образом, в самом полном виде реквизит адресат может выглядеть таким образом:
ЗАО «Вымпел»
Отдел маркетинга
Ведущему специалисту
И.К.Киселёвой
Ул. Садовая, д. 32, Москва, 103245
Или в центрованном виде:
ЗАО «Вымпел»
Отдел маркетинга
Ведущему специалисту
И.К.Киселёвой
Ул. Садовая, д. 32,
Москва, 103245
Мы видим, что реквизит получился достаточно громоздким. Чтобы сократить его можно использовать следующие приёмы. Во-первых, почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых постоянным корреспондентам. Полный почтовый возраст указывается составителем документа в случае направления его разовому корреспонденту, для облегчения работы по отправке корреспонденции. Никогда не указывается почтовый адрес при направлении документа вышестоящим органам власти и управления. Во-вторых, следует обмануть целесообразность адресования документа сотруднику, не являющемуся руководителем структурного подразделения.
Обратим внимание на то, что почтовый адрес на конвертах и документах должен указываться в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. в соответствии с ними устанавливается следующая последовательность написания почтового адреса:
· Наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц)
· Название улицы, номер дома, номер квартиры
· Название населённого пункта (города, посёлка, и т.п.)
· Название области, края, автономного округа, республики
· Страна (для международных почтовых отправлений)
· Почтовый индекс
Таким образом, при адресовании документа физическому лицу указание почтового адреса будет обязательным, а инициалы будут указываться после фамилии:
Рыжову В.И.
ул. Дружбы, д. 20, г. Видное
Московской области, 107233
Заметим ещё одну тонкость: при адресовании документа руководителю организации её наименование включается в наименование важности руководителя.
Например:
Генеральному директору
ЗАО «Вымпел»
И.Е.Елисееву
Аналогично адресуют документ и руководителю структурного подразделения после обязательного указания названия организации.
Например:
ЗАО «Вымпел»
Начальнику отдела
маркетинга
И.П.Макарову
Если вы направляете документ должностному лицу, имеющему звание, его следует указать перед фамилией.
Например:
Главному врачу
Городской клинической
Больницы №33
Проф. А.К.Горбунову
Сейчас стало модным кроме имени получателя добавлять обращение «господину». Это противоречит нормам адресования установленным стандарту и перезагружает реквизит. Более удачным, представляется, размещение этого обращения во вступительной формуле вежливости текста.
Например:
Уважаемый господин президент!
Уважаемый господин Серов!
Следует отметить, что после обращения «господин» не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.
При направлении писем одного содержания подведомственным организациям адресат указывается обобщённо.
Например:
Директорам школ
Северо-восточного округа
На одном документе не должно размещаться более 4 адресатов. Если их больше, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре документа указывается конкретный адресат. При этом слово «копия» не проставляется.
Указание адресата на внутренних документов предназначено для оперативного направления непосредственному исполнителю. При этом указывается лишь структурное подразделение или сокращённое наименование должности руководителя и его имя.
Например:
Начальнику отдела кадров
Н.П.Мальцевой
Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом.
Реквизит печатают, отступив от границы левого поля на 32 знака (четвёртое положение табулятора пишущей машинки) и на 5 - 6 межстрочных интервалов от линии верхнего поля бланка. Все элементы реквизита «Адресат» размещаются с новой строки от одной вертикали («флаговый метод»). Знаки препинания не ставятся.
Примеры оформления:
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АОЗТ «Большевский текстиль»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.С.Николаеву
Президенту АОЗТ
«Ломоносовский фарфоровый завод»
В.И.Петрову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Если письмо адресуется организации, указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:
Всероссийский научно - исследовательский
Институт документоведения и архивного
101000, Москва, Центр,
Милютинский пер., д.7а
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Председателю садового товарищества
«Можайские дали»
В.А.Бунееву
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:
301264, Тульская обл.,
Киреевский р-н, г. Липки,
Ул. Садовая, д.5, кв.12
И.П.Калинину
В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в верхнем левом углу.
Приведенный выше адрес на конверте будет выглядеть следующим образом:
И.П.Калинину
ул. Садовая, д.5, кв.12,
Киреевский р-н, г. Липки,
Тульская обл., 301264
При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес не указывается.
16 - гриф утверждения документа
Гриф утверждения документа - реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов, например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколов и т.д.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, приводится в Табеле унифицированных форм документов или в Положение о службе документационного обеспечения управления организации (канцелярии, общем отделе и т.п.).
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АОЗТ «Большевский текстиль»
Личная подпись И.В.Сергеев
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Большевский текстиль»
Личная подпись И.В.Сергеев
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЁН
Решением общего собрания
акционеров от 15.08.2001 № 14
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
Правления банка
от 01.02.2000 № 82
Утверждение документа изданием другого (распорядительного) документа производится в том случае, если требуются дополнительные разъяснения или проведение каких-либо мероприятий по внедрению утверждаемого документа.
17 - резолюция
Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.
Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнение, подпись и дату, например:
А.В.Зайцевой
П.С.Никитину
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой «Гермес» к 21.12.2006
Личная подпись В.С.Казначевский
От правильного выбора исполнителя, конкретности и чёткости текста резолюции зависит качество и своевременность выполнения здания. В том случае, когда в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, указанное первым, является ответственным за организацию выполнение задания.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Резолюция в случае оформления её на отдельном листе является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя организации, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Рекомендуется для этих целей использовать бланки формата А6 с фамилией руководителя.
Текст резолюции вносится в журнал (карточку) регистрации входящих документов.
18 - заголовок к тексту
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуются с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чём (о ком)? , например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)? , например:
Должностная инструкция секретаря-референта.
К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.
Заголовок позволяет быстро определить степень важности документа, помогает сориентировать в его содержании без прочтения текста.
В целом заголовок экономит время при работе с документом, облегчает его регистрацию, постановку на контроль, поиск, прохождение. Заголовок переносится в регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
Если в тексте документа затрагиваются несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно, например: «Об утверждении отчёта и проведении выборов».
Заголовок располагается слева над текстом документа. Объём его не должен превышать 5 строк с длиной каждая в 28 знаков.
При угловом расположении постоянных реквизитов (угловом бланке) заголовок к тексту пишется под этими реквизитами в рамках выделенного «уголками» места. Пример оформления заголовка при продольном распоряжении постоянных реквизитов приводится ниже.
МОСКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ТРУДЯЩИХСЯ
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
28.08.07 № 22/10 г.Москва
О сооружении обелиска
в ознаменование запуска
Советским Союзом первого
искусственного спутника Земли
В дополнение к решению Мосгорисполкома от 11.05.60 № 29/30 исполком РЕШИЛ:
1. Утвердить
Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится.
19 - отметка о контроле
В управленческом процессе ряд документов подлежит контролю за их исполнением. На таких документах предусмотрено проставление делопроизводственной службой специальной отметки после того, как руководитель принимает решение о постановке документа на контроль. Отметка о контроле представляет собой прописную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем на левое поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль» и срок исполнения документа.
20 - текст документа
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
В федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Более подробно порядок оформления таких текстов установлен в ГОСТ Р1.5 - 92.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, приказы - распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления - просьбу, без пояснения причин; справки, докладные записки - только оценку фактов, выводы.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации (докладные, объяснительные записки), изложения текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу, довожу до сведения).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).
В совместных распорядительных документах текст располагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили). Текст протокола излагают от третьего лица множественного лиц (решили:).
В документах, устанавливающих права и обязанности организации, их структурных подразделений (положения, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного лица, (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).
В письмах используют следующие формы изложения текста:
От первого лица множественного лица (просим направить, направляем на рассмотрение);
От первого лица единственного лица (считаю необходимым, прошу выделить);
От третьего лица единственного лица (министерство не возражает, комиссия считает возможным).
Структура текстов конкретных документов и отдельных видов документов может определяться унифицированными системами документации и другими нормативными актами, регламентирующими их создание, например, Федеральным законом «О банках и банковской деятельности», регламентирующим структуру устава.
21 - отметка о наличии приложений
Отметка о наличии приложений располагается под основным текстом (реквизит 20) и может быть оформлен двумя способами: когда название приложения упомянуто в тексте и когда оно не названо.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1.Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Отметка размещается непосредственно от левого поля документа через 3 интервала. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяются полутора интервалами.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу директора Института
от 15.06.2006 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
К приказу директора Института
15.06.2006 № 319
Если к документу прилагают другой документ, так же имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
В тексте ГОСТа Р 6.30 - 2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах. То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда.
Также реквизит «Отметка о наличии приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочный документов : справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30 - 2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол.
Фрагмент документа 1
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 - 2003
При оформлении протокола с числом участников более 15 фамилий не перечисляются, а указываются цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается.
Например:
Присутствовали 47 человек (список прилагается).
Фрагмент документа 2
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах: приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях, и решениях.
Фрагмент документа 3
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005г. № 536
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента РФ в тексте на них обязательно делается ссылка.
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению1», «согласно приложению2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкции и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)».
При оформлении приложений следует соблюдать следующие правила Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.:
1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» или в реквизите «Гриф утверждения документа».
3. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт. Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя - четырьмя межстрочными интервалами.
4. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текстов документов.
5. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
6. Организационно-правовые документы - инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, - в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какой-либо текста в конец приложения после подписания основного документа.
22 - подпись
Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3 - 4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращённое - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Исполнительный директор
Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Федоров
Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор
ЗАО «Партнёр» Личная подпись Н.А.Федоров
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах организации - автора документа.
Право подписания документов должностным лицам может быть предоставлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами руководителя организации о делегировании полномочий; доверенностями на выполнение определённых действий от имени организации.
Документы информационно - аналитического характера (доклады, докладные записки, справки и т.п.), предоставляемые на имя руководителя организации, подписываются автором - составителем документа.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласовании с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером организации.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная подпись М.А.Медведев
Главный бухгалтер Личная подпись Н.И.Логинова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель министра Заместитель министра
юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации
Личная Личная
подпись подпись
В.М.Степанов А.П.Миронов
На одном уровне располагают подписи в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договоров, трудовых договоров (контрактах), имеющих несколько подписей.
На практике оформление документов за несколькими подписями (в частности, договоров купли - продажи, на поставку продукции, передачи имущества и др.) сопровождается рядом дополнительных сведений.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись Н.В.Куликов
Члены комиссии Личная подпись К.М.Артёмьев
Личная подпись С.П.Матвеев
Личная подпись В.А.Филатов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
В ряде случаев возможно использование факсимиле при подписании документов. Организации самостоятельно определяют состав документов, на которых проставляется факсимиле. Как правило, это приглашения, извещения, справки и тому подобные документы, за безусловным исключением документов финансового характера.
При совершении сделок использование факсимильного воспроизведения подписи, электронно-цифровой подписи допускается в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон.
Порядок подписания является одним из центральных вопросов документирования деятельности современной организации. Распорядительные документы подписываются, как правило, руководителем организации или его заместителями в соответствии с распределением их обязанностей, закреплённым в организационно-правовых документах (уставе, приказе о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям управлений или отделов, что отражается в положении о структурном подразделении.
Положение о структурном подразделении, должностные инструкции подписываются руководителями структурных подразделений с последующим утверждением руководством.
Докладные записки, справки, аналитические материалы могут подписываться исполнителями, при условии, что вопросы, содержащиеся в документе, входят в компетенцию сотрудника.
Письма могут подписываться как руководителем организации, так и его заместителями и руководителями структурных подразделений. Руководитель подписывает письма, направляемые в органы государственной власти и управления, руководителям другой организации.
Ряд документов может иметь несколько подписей должностных лиц.
Контроль правильности подписания документов возлагается на службу делопроизводства или на секретаря. Поэтому необходимо знать состав должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов, их личные подписи. Желательно, чтобы были подготовлены локальные нормативные акты, регламентирующие эти вопросы (инструкция по делопроизводству, правила подготовки организационно-распорядительных документов и др.).
Требования к оформлению реквизита «Подпись» содержится в ГОСТе Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку подписи. В расшифровке подписи всегда сначала указываются инициалы, а затем фамилия.
Если документ подготовлен не на бланке, указывается полная должность с указанием организации-автора.
Например:
Генеральный директор
ЗАО «Вымпел» Личная подпись Е.Р.Серёгин
Если документ оформлен на бланке, наименование организации в подписи не повторяется.
Например:
Генеральный
директор Личная подпись Е.Р.Серёгин
С введением в практику документирования должностных бланков появились новые правила подписания. На документах, выполненных на таких бланках, вообще не указывают название должности.
Например:
Личная подпись Е.Р.Серёгин
В научных учреждениях и вузах в должностях указываются учёная степень и звание.
Например:
Зав. Кафедрой истории, Личная
проф., д-р истор. Наук подпись В.С.Смирнов
Документы, принятые коллегиальными органами, подписываются председателем и секретарём.
Например:
Председатель Личная подпись О.В.Ершов
Секретарь Личная подпись Т.Г.Жукова
Российским законодательством допускается использование факсимиле как аналога собственноручной подписи, воспроизводственного механически. Правила применения факсимиле определяются ст. 160 Гражданского кодекса РФ. Оформление факсимильной подписи допускается при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного акта. Применение факсимиле на внутренних документах организации регламентируется инструкцией по делопроизводству или специальными распорядительными документами.
В заключение отметим ряд наиболее распространённых ошибок, допускаемых при оформлении реквизита «Подпись».
· Указание в качестве подписи лишь личной подписи должностного лица без должности и её расшифровки.
· Неправильное расположение фамилии и инициалов.
· Указание на документах, выполненных на бланках, полного наименования должности подписывающего лица.
· Указание при расшифровке подписи имени без отчества. Это противоречит правилам, установленным стандартом, и современным нормам русской речевой культуры.
· Проставление косой черты или предлога «за», означающих, что документ подписан другим должностным лицом. В тех случаях, когда руководитель отсутствует, документ может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью руководителя ставят буквы «И.О.», указывают фактическую должность подписавшего, его инициалы и фамилию.
23 - гриф согласования документа
Согласование документа - это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице её должностного лица или коллегиального органа.
Гриф утверждения документа состоит из слово СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовываться документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г.Грязнова
Зона реквизита «Гриф согласования документа» размещается ниже реквизита «Подпись». Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля. непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже - личная подпись с расшифровкой. Дата согласования указывается под личной подписью также от границы левого поля.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.06 № 451 - 805
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
правления страховой
компании «Планета»
от 21.06.06 № 10
Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне - слева и справа. При большем количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.
В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подписью, на месте реквизита «Отметка о наличии приложения», делается запись «Лист согласования прилагается». При этом на листе согласования в правом верхнем углу указывается, к какому документу этот лист относится. Пример листа согласования выглядит следующим образом:
Положение о принципах сотрудничества
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор Генеральный директор
АО «РИК» АОЗТ Торговый дом «Амур»
личная личная
подпись К.Р.Романов подпись В.Е.Афанасьева
14.06.2006 14.06.2006
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления
личная банка «Прогресс»
подпись А.С.Линев личная
17.06.2006 подпись Н.М.Титов
Согласование документа может приводиться с подчинёнными и неподчинёнными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путём визирования документа (реквизит 24).
24 - визы согласования документа
Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С.Орлов 25.01.2006
Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему.
Виза ставится непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования. Визируется документа исполнителем, ответственными должностными лицами, заместителем руководителя организации по направлению, юристом. Состав должностных лиц, визирующих документ, устанавливается нормативными актами организации (положениями, инструкциями). Отказ от визирования не допускается.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С.Орлов
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Если при визировании в проект документа вносятся существенные изменения, он после перепечатывания подлежит повторному визированию. Несущественные изменения редакционного характера повторного визирования документа не требуют.
25 - оттиск печати
На документах, требующих особого удостоверения, подтверждение их юридической силы, ставится печать организации.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специалистами нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Печати бывают гербовые и простые.
Гербовая печать - круглая с изображением в центре Герба Российской Федерации, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением Герба России могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993г. № 2050.
Печати с изображением Российского герба используются государственными учреждениями. Кроме них, такую печать получают организации, наделенные отдельными государственными полномочиями, например, частные нотариальные конторы.
Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995г. № 154 - ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».
С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности. Согласно новым правилам гербовая печать увеличена в диаметре на пять миллиметров. Кроме того, на ней введены дополнительные надписи. В печати указываются ИНН и номер свидетельства о государственной регистрации.
Особые требования предъявляются к материалам, из которых изготовлена печать. Они являются более современными, что позволяет получать более четкие оттиски.
Новые гербовые печати имеют несколько степеней защиты и должны производиться у сертифицированных изготовителей. Сами сертификаты выдаются только системой ПолиграфСерт Министерства печати РФ. Документы, заверенные несертифицированными печатями, не имеют юридической силы.
В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций и содержащая также указание на ИНН и регистрационный номер.
Простые печати, кроме круглых, бывают различной геометрической формы - прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных целей - от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и пр.
Печати могут содержать наименование организации на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке, а также товарный знак организации.
Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя; местонахождение; словосочетание: « индивидуальный предприниматель»; ИНН и регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации.
Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания и некоторые другие.
Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или даже изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться. На некоторых видах документов печать проставляется на специально обозначенном месте, обозначаемом буквами М.П.
26 - отметка о заверении копии
Заверение копии документа или выписки из него производят в необходимых случаях для придания им юридической силы.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Подпись (реквизит 22)
Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В.Колосков
Верность копии документа заверяется сотрудником организации (секретарём, инспектором отдела кадров). Отметка о заверении копии используется для удостоверения верности выписок из таких документов, как постановления, приказы, протоколы и т.п. Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.
Отдел ДОУ компании контролирует исполнение организационно-распорядительных документов. Данная процедура основана на унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Сегодня мы расскажем о принципах работы с ней.
Из статьи вы узнаете:
Когда будет принят новый ГОСТ унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)
Организация исполнения документов и поручений в УСОРД
Восьмой раздел Инструкции по делопроизводству «Организация исполнения документов и поручений» состоит из пяти частей:
- Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства.
- Сроки исполнения документов.
- Доведение документов до исполнителей.
- Особенности исполнения документов.
- Контроль исполнения документов.
Опишем нюансы подготовки разделов подробнее.
Читайте также:
Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства
Каждый документ, требующий исполнения, содержит резолюцию начальства. Руководители выносят резолюции трех видов.
- традиционная резолюция, написанная на документе;
- резолюция, оформленная на отдельном листе;
- резолюция, зафиксированная в СЭД.
Все три способа оформления резолюции должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 . По ГОСТу реквизит «Резолюция» включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции. В Инструкции укажите, что резолюция - часть документа и хранится вместе с ним. Напишите, в какое поле вносят поручение в регистрационной карточке в СЭД.
Сроки исполнения документов
Это основная для контроля часть Инструкции по делопроизводству. Сроки исполнения документов определяет руководитель и отражает в резолюции. Стандартный срок ответа на входящие деловые бумаги, составляет 30 календарных дней. Это универсальный срок, установленный ведомственными инструкциями по делопроизводству. Негосударственным организациям тоже рекомендуется ему следовать. В примере раздела Инструкции оговорено, что на запросы СМИ отвечают за 7 календарных дней, а на телефонограммы и телеграммы - за 5 календарных дней, если они не срочные.
Что касается сроков выполнения заданий по внутренним документам, то они могут колебаться от 2 до 30 календарных дней. Сроки устанавливают в организации исходя из особенностей производственных процессов.
Доведение документов до исполнителей
Для направления деловой бумаги исполнителю в СЭД создают задачу. Завести задачу может как руководитель, так и его секретарь. При создании задачи обязательно заполняют поля регистрационной карточки деловой бумаги. В Инструкции укажите, какие поля заполнить. В ходе выполнения задачи важно отметить ответственного исполнителя. Это работник, чья фамилия либо единственная в резолюции, либо указана первой (образец ниже).
Образец. Оформление резолюции
В обоих случаях ответственной за выполнение поручения будет Пахомова М. С. От нее руководитель ждет отчет о выполнении задания, и она понесет ответственность за его невыполнение. В рамках выполнения задания у ответственного исполнителя есть полномочия: он вступает в переписку с другими подразделениями, организовывает совещания, запрашивает информацию и т. п.
Особенности исполнения документов в УСОРД
На каждую задачу, поставленную на контроль, составляют отчет о выполнении. Причем отчет информативный: что сделано, когда и с каким результатом. Если результат - документ, укажите в отчете регистрационные данные и внесите в регистрационную карточку ссылку документа-запроса. Например: «Направлено письмо исх. от 09.10.2017 № 4543».
В СЭД по-разному реализуют функцию формирования дел и историй переписки. Но смысл одинаков: если одна бумага повлек за собой создание других деловых бумаг, то в регистрационной карточке каждого из них должна быть доступна история работы с документами.
Это готовая история решения вопроса. Перед тем как написать ответ на письмо, ответственный исполнитель провел внутреннюю переписку с коллегами, после чего организовал совещание и только потом подготовил и направил ответ.
Контроль исполнения документов
Контроль исполнения - одна из ключевых функций службы делопроизводства и одна из основных целей внедрения в организации СЭД . Реализуя эту функцию, получаем отчет о состоянии исполнительской дисциплины в компании. Контроль дает возможность установить соотношение поставленных задач выполненным, выявить нарушителей дисциплины. Компании на основании справок о контроле исполнения деловых бумаг распределяют бонусы и премии, наказывают нарушителей.
В этой части Инструкции дают определение контроля и раскрывают функции участников этого процесса. Нужно написать, кто ставит задачи, кто отслеживает выполнение, снимает с контроля, формирует отчет.
Внедрение СЭД в организации практически исключает из процесса контроля исполнения документов человеческий фактор. Все автоматизировано: СЭД сама и напомнит исполнителю о сроке, и выделит визуально «горящую» задачу в ряду других. От делопроизводителя требуется периодически формировать отчет по задачам: выполненным, просроченным, с перенесенным сроком выполнения.
ГОСТ Р 6.30-2003
Группа Т54
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Унифицированные системы документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Требования к оформлению документов
Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents
Текст Сравнения ГОСТ Р 6.30-2003 с ГОСТ Р 7.0.97-2016 см. по ссылке .
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
ОКС 01.140.30
ОКСТУ 0006
Дата введения 2003-07-01
Предисловие
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России
ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст
3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2 Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3 Требования к оформлению реквизитов документов
3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).
3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России |
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору |
|
АО "Электроцентромонтаж" |
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ |
||
Личная подпись | В.А. Степанов |
|
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН |
|
УТВЕРЖДЕНО |
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. | |||
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. | ||||
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2 |
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 |
3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации региональных предприятий | Личная подпись | А.А. Борисов |
или на бланке: | ||
Вице-президент | Личная подпись | А.А. Борисов |
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института | Личная подпись | М.В. Ларин |
Главный бухгалтер | Личная подпись | З.В. Марьяш |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора | Заместитель директора | ||
Личная подпись | Ю.Г. Демидов | Личная подпись | К.И. Игнатьев |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии | Личная подпись | В.Д. Банасюкевич |
Члены комиссии | Личная подпись | А.Н. Сокова |
Личная подпись | А.С. Красавин |
|
Личная подпись | О.И. Рысков |
3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись | А.Г. Грязнова |
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии |
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления |
3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Личная подпись | А.С. Орлов |
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела |
|
Личная подпись | А.С. Орлов |
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Инспектор службы кадров | Личная подпись | Т.С. Левченко |
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
4 Требования к бланкам документов
4.1 Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210297 мм) и А5 (148210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)
Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации
Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации
Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации
Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица
УДК 658.516:002:006.354 | ОКС 01.140.30 | ||
Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит |
|||
Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2007
Лекция 1.
1.Назначение УСОРД
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения. Однако, есть основные управленческие функции, присущие всем без исключения учреждениям, организациям, предприятиям. Это организационно-распорядительные функции, реализация которых реализуется при помощи унифицировано деленных документов. Состав этих документов устанавливает унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).
В состав УСОРД входят следующие группы документов: организационные, распорядительные и справочно-информационные и справочно-аналитические.
1. Организационная документация.
1.1.Назначение организационной документации.
К организационным функциям относятся:
Создание организации и выбор ее организационно-правовой формы;
Установление ее структуры;
Определение штатной численности и номенклатуры должностей-руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификации по Единой тарифной системе (ЕТС).
Регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
Формирование совещательных органов управления (например, совет директоров, коллегия, дирекция);
Регламентацию деятельности аппарата управления;
Лицензирование деятельности (по необходимости);
Установление режима работы и системы охраны;
Организация и оценка труда работников;
Реорганизация;
Ликвидация.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса документов содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав.
Организационные документы являются обязательными для исполнения. Они являются правовой основой деятельности организации. Эти документы обязательно проходят процедуру утверждения. В зависимости от вида и разновидности документов, их утверждает руководитель структурного подразделения или организации, или выше стоящей организацией.
Утверждение-это способ введения в действие документа, придание ему юридической силы.
С точки зрения срока действия организационные документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или пересмотра и утверждения новых.
Организационные документы разрабатываются руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов.
Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационного документа является датой его утверждения.
Текст большинства организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на подгруппы.
В процессе подготовки организационные документы обязательно проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами.
Согласование-предварительное рассмотрение документа, подтверждение факта ознакомления, придающее документу юридическую силу.
1.2.Состав организационных документов.
К организационным документам относятся: устав организации, положения об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов аппарата управления или руководства и штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, правила, памятки и др.
Распорядительная документация.
2.1.Назначение распорядительной документации.
Основное назначение распорядительных документов-регулирование деятельности организации.
Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.
Распорядительные документы касаются вопросов организационной структуры учреждения, его основной (производственной) деятельности, организации обеспечения финансировании, трудовыми, материальными, информационными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, идущие от вышестоящего уровня учреждения к подведомственному, нижестоящему.
С юридической точки зрения распорядительные документы относятся к правовым актам. Распорядительные документы делятся на:
1. Правовые акты, действующие на федеральном уровне (акты, издаваемые президентом РФ, органами федеральной исполнительной власти)
2. Правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ
3. Правовые акты, действующие в пределах отрасли
4. Правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, фирмы, предприятия.
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к ведомственным нормативным актам. Распорядительные документы издаются при необходимости:
Состав распорядительных документов.
Исполнения законодательных и нормативных правовых актов;
Осуществления соответственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
По способу принятия решений все распорядительные документы делятся на две группы:
Документы, издаваемые на основе коллегиальности;
Документы, издаваемые на основе единоначалия.
На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные коллегии и комитеты, коллегии министерств, органы управления акционерных обществ и т.д.
На основе единоначалия действуют федеральные министерства, администрации учреждения, предприятия, фирмы. В условиях единоличного принятия решений право принятия решения и ответственности за него принадлежит руководителю организации.
Решения, принятые коллегиально, издаются в виде постановлений и решений.
Решения, принятые на основе единоначалия, оформляются приказами, указаниями, распоряжениями.
Текст распорядительных документов состоит из разделов и подразделов. Распорядительные документы проходят процедуру согласования с заинтересованными должностными лицами. . Распорядительные документы действуют до отмены или замены новыми.
3. Справочно - информационная и справочно - аналитическая документация.
3.1. Назначение справочно-информационной и справочно-аналитической документации.
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Основными источниками такой информации в системе управления (учреждении) являются справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Они являются информационной основой принятия решений и издания организационных и распорядительных документов. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационным правовым и распорядительным документам. Они содержат информацию, побуждающую руководителей управленческих структур принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы движутся снизу вверх: от нижестоящего уровня к вышестоящему, от исполнителя к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации-к вышестоящему.
Отдельные виды справочно-информационных документов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы) используются для реализации информационных связей между организациями.
3.2.Состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации.
К справочно-информационным документам относятся следующие виды документов: протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, заявка, представление, письмо.
К справочно-аналитической документации относятся акты, справки, сводки, заключения, отзывы, перечни, списки.
- IT, электроника и бытовая техника
- Добыча и переработка
- Производство и строительство
- Промышленность
- Техника и оборудование
- Общие положения
- Услуги, управление и социология
- Математика, естественные науки
- Здравоохранение
- Охрана окружающей среды
- Метрология и измерения. Физические явления.
- Испытания.
- Технология получения изображений.
- Точная механика. Ювелирное дело.
Классификатор ОКПД 2
поиск кода ОКПД 2 онлайн, все категории классификатораУсловные обозначения
Иконки файлов и свойства документа - иконка ГОСТа;Типы файлов
- документ представлен набором отсканированных изображений; - документ можно скачать одним PDF файлом, файл состоит из не распознанных отcканированных страниц; - документ можно скачать одним PDF файлом с распознанным текстом; - документ можно скачать одним PDF файлом, внутри файла работают ссылки на другие ГОСТ"ы, текст распознанСтатусы ГОСТов
- документ действует в настоящий момент (статус ГОСТа - Действующий ); - документ отменён (статус ГОСТа - Отменён ); - документ заменён (статус ГОСТа - Заменён ); - ГОСТ не действует на территории РФ;ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Категории ГОСТ Р 6.30-2003 по ОКС:- 01.140. Информатика. Издательское дело
- 01.140.30 Документы в управлении, торговле и промышленности *техническая документация на продукцию см. 01.110 *банковские документы см. 03.060 *электронный обмен данными (эди) см. 35.240.60
Статус документа: заменен , введён в действие 01.07.2003 Название на английском языке: Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents Дата актуализации информации по стандарту: 18.09.2019, в 13:21 (менее 3 месяцев назад) Вид стандарта: Основополагающие стандарты Дата начала действия ГОСТа: 2003-07-01 Срок действия ограничен: 01.07.2018 Дата последнего издания документа: 2008-08-01
Коды документа ГОСТ Р 6.30-2003:
Код КГС : Т54 Код ОКСТУ : 0006
Число страниц: 20
Назначение ГОСТ Р 6.30-2003: Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
Документ разработан орг-ей: Госстандарт России Ключевые слова документа: бланк , гербовый бланк , документ , контроль , организационно-распорядительные документы , регистрация , реквизит , состав реквизитов документов , учетСкачать ГОСТ Р 6.30-2003 вы можете в следующих версиях:
Дата добавленияв версии файла:
Скачать ГОСТ Р 6.30-2003ГОСТ Р 6.30-2003
Группа Т54
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Унифицированные системы документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Требования к оформлению документов
Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation.
Requirements for presentation of documents
ОКС 01.140.30
ОКСТУ 0006
Дата введения 2003-07-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России
ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России
3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
1. Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2. Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3. Требования к оформлению реквизитов документов
3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).
3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России |
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору |
|
АО "Электроцентромонтаж" |
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ |
||
Личная подпись |
В.А. Степанов |
|
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН |
|
УТВЕРЖДЕНО |
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
О чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
Чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
От третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2 |
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 |
3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации региональных предприятий |
Личная подпись |
А.А. Борисов |
или на бланке: |
||
Вице-президент |
Личная подпись |
А.А. Борисов |
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора |
Заместитель директора |
||
Личная подпись |
Ю.Г. Демидов |
Личная подпись |
К.И. Игнатьев |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии |
Личная подпись |
В.Д. Банасюкевич |
Члены комиссии |
Личная подпись |
А.Н. Сокова |
Личная подпись |
А.С. Красавин |
|
Личная подпись |
О.И. Рысков |
3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись |
А.Г. Грязнова |
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии |
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления |
3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Инспектор службы кадров |
Личная подпись |
Т.С. Левченко |
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
4. Требования к бланкам документов
4.1 Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
Общий бланк;
Бланк письма;
Бланк конкретного вида документа.
4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)
Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации
Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации
Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации
Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица
Рисунок Б.5 - Образец бланка конкретного вида документа организации
Текст документа сверен по:
официальное издание
М.: ИПК Издательство стандартов, 2003