Что включает в себя прием на работу. Прием работника на основную работу: примерная пошаговая процедура

Бизнес не возможен без людей, поэтому организациям и индивидуальным предпринимателям для осуществления предпринимательской деятельности нужен персонал. В первую очередь, нужны постоянные работники, образующие основную команду. Таких работников принимают по трудовым договорам, и взаимоотношения с ними регулируются Трудовым кодексом. Расскажем, как правильно провести оформление приема на работу, не допустив ошибок и выполнив все требования законодательства.

Шаг 1. Требуем с работника все необходимые документы

При трудоустройстве на работу нужно предъявить работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) комплект документов, в частности паспорт, трудовую книжку, страховое пенсионное свидетельство и т.д. (подробнее об этом см., « »). Без них прием на работу не состоится.

Шаг 2. Берем согласие на обработку персональных данных

Шаг 3. Знакомим с локальными нормативными актами

Перед заключением трудового договора работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами предприятия, которые непосредственно связаны с работой данного сотрудника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Шаг 4. Заключаем трудовой договор

После ознакомления будущего работника с локальными актами предприятия можно заключить с ним трудовой договор. В настоящее время для оформления трудовых отношений можно воспользоваться:

  • трудовым договором в свободной форме (подробнее об этом см., « »);
  • типовым трудовым договором (подробнее об этом см., « »).

Шаг 5. Издаем приказ о трудоустройстве

Когда договор подписан, можно переходить к следующему этапу оформления приема на работу – изданию приказа о трудоустройстве нового сотрудника (подробнее об этом см., « »). Напомним, что все события в жизни предприятия требуют документального оформления.

По поводу трудоустройства граждан всегда возникает немало вопросов. Потенциальный работник стремится узнать, какие документы он должен представить кадровикам, какой срок для этого отведён, на что стоит обратить внимание при подписании трудового договора. Нанимателя, в свою очередь, интересуют процедура оформления нового сотрудника на работу, законодательные нормы, которыми следует при этом руководствоваться.

Порядок приёма на работу: какими документами регламентируется

Работодателю при трудоустройстве новых сотрудников следует ориентироваться на нормы трудового законодательства. Отступление от них квалифицируется как нарушение закона, влекущее за собой административную или уголовную ответственность.

Таблица: нормативные документы, регулирующие процедуру найма работников

Наименование документа Характеристика
Трудовой кодекс РФ Подробно останавливается на процедуре подготовки трудовых договоров и книжек (главы 10 и 11). Перечисляет документы, представляемые при заключении трудового договора (ст. 65). Указывает, как правильно оформлять и вести трудовые книжки наёмных рабочих (ст. 66).
Постановления Правительства № 225 от 16.04.2003 с изменениями от 19.05.2008 и Министерства труда № 69 от 10.10.2003. Эти документы устанавливают, в каком порядке заполняются трудовые книжки, как учитываются и хранятся в организации.
Постановление № 1 от 05.01.2004 Государственного комитета статистики (Госкомстата) Приводит образцы документов, имеющих значение при трудоустройстве (приказа о приёме на работу, личной карточки и пр.).

Какие документы запрашиваются при приёме на работу

Гражданин должен быть готов к тому, что при трудоустройстве ему придётся предъявить следующие документы:

  1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (свидетельство о рождении, паспорт своей страны и разрешение на пребывание в России для выходцев из других государств и т. п.).
  2. Трудовую книжку (если это первое трудоустройство, заводится данной организацией).
  3. Страховое свидетельство пенсионного страхования.
  4. Документы воинского учёта (для военнообязанных или призывников).
  5. Диплом об образовании (если работа требует специальной подготовки и знаний).
  6. Медицинскую справку (в случае принятия на работу несовершеннолетних или если это работа в сфере общепита).
  7. Свидетельство о присвоении ИНН.

СНИЛС является одним из необходимых документов, предъявляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта (статья 65 ТК РФ)

Иногда запрашиваются дополнительные документы.

При поступлении на государственную или муниципальную службу соискателю выдаётся анкета, которую он обязуется заполнить.

Помимо подачи основного пакета документов, потенциальный сотрудник при поступлении на службу в государственные или муниципальные органы должен заполнить анкету

Порядок и правила оформления приёма на работу по ТК РФ

При приёме на работу новых лиц придерживаются определённой последовательности действий. Они касаются сбора запрашиваемой от граждан документации и её изучения, издания приказа о приёме на работу, оформления и подписания трудового договора.

Принятие от работника необходимых документов

Помимо описанного выше пакета документов, соискатель подаёт заявление о приёме на работу. Стоит сразу оговориться, что согласно закону его писать необязательно. В ТК РФ (ст. 65) заявление не упоминается в списке обязательных для трудоустройства документов. Однако в некоторых случаях (например, при поступлении на гражданскую службу) оно оформляется и подаётся вместе с основной документацией. Работодатель принимает необходимый пакет документов для проверки подлинности. С некоторых из них делаются фотокопии (паспорта, СНИЛС, ИНН) или переписываются данные (военный билет), а оригиналы возвращаются владельцу (кроме трудовой книжки).

После проверки документов работодатель принимает решение, зачислить в штат потенциального сотрудника или отказать ему в трудоустройстве.

Что касается заявления о приёме на работу, то оно составляется произвольно, т. к. установленного образца не существует. Тем не менее содержание его должно отвечать некоторым требованиям (). Оформляется оно на имя первого лица организации.

Текст заявления содержит данные такого рода:

  • Ф. И. О. потенциального работника;
  • наименование структурного подразделения (при наличии) и должность (профессия), по которой гражданин планирует работать;
  • оклад по занимаемой должности согласно штатному расписанию;
  • дату, с которой гражданин планирует начать свою деятельность у данного работодателя;
  • сведения об ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка;
  • дату написания.

Заявление о приёме на работу пишется в свободной форме, но иногда крупные организации разрабатывают свои унифицированные бланки

Ознакомление работника с внутренними документами

Приступивший к выполнению своих обязанностей гражданин получает на руки ряд локальных нормативных актов для ознакомления.

Локальные нормативные акты - это принимаемые руководством внутренние документы организации или компании, содержащие правила поведения сотрудников.

Список локальных нормативных актов, которые должен изучить работник:

  • правила внутреннего трудового распорядка ();
  • должностная инструкция;
  • инструкция по охране труда;
  • положение о структурном подразделении, в котором будет выполнять трудовые обязанности работник;
  • положение об аттестации;
  • положение о коммерческой тайне;
  • положение об оплате труда;
  • график работы;
  • график сменности;
  • правила хранения и использования персональных данных работника.

График сменности - один из локальных нормативных актов организации, с которым может быть ознакомлен работник

Законодательством в сфере труда не регламентирована процедура ознакомления сотрудников с внутренней документацией. Наниматель вправе использовать с этой целью любой способ, однако работник после подобной процедуры должен поставить свою подпись.

Не стоит забывать, что неознакомление работников с внутренними документами организации противозаконно и влечёт за собой административную ответственность для работодателя.

Таблица: способы ознакомления сотрудников с внутренней документацией

Способ ознакомления Характеристика
Подпись трудоустроенного на листе ознакомления Здесь указываются Ф. И. О. работника и дата ознакомления. Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.
Подпись трудоустроенного в специальном журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами В отличие от листа ознакомления, этот журнал может предусматривать возможность ознакомления сотрудников с несколькими локальными нормативными актами.
Подпись работника на листе ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору Здесь перечисляются все локальные нормативные акты, с которыми ознакомлен работник.

Как правильно составить трудовой договор

Трудовой договор - это документ, фиксирующий права и обязанности работника и нанимателя.

Трудовой договор начинает действовать после его подписания сотрудником и нанимателем. Гражданин приступает к исполнению своих обязанностей со дня, определённого трудовым договором. Если день не указан, то это происходит после того, как договор вступил в силу.

Для того чтобы корректно оформить такой важный документ, нелишним будет обратиться к закону. В ст. 57 ТК РФ названы сведения и условия, которые в любом случае должны найти своё отражение в тексте трудового договора:

  • Ф. И. О. соискателя и наименование места его трудоустройства;
  • сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя (если он физлицо);
  • ИНН (для работодателей, за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП);
  • сведения о представителе нанимателя, поставившем свою подпись в этом документе, а также основание, в силу которого он наделён такими полномочиями;
  • место и дата заключения трудового договора.

Таблица: содержание трудового договора

Условия трудового договора Чем характеризуются
Место работы В трудовом договоре должно быть определено место работы с указанием структурного подразделения и его расположения. Если работа имеет разъездной характер, это тоже указывается.
Трудовая функция Определяется трудовая функция работника, т. е. какая у него должность (профессия, специальность) в соответствии со штатным расписанием с уточнением квалификации.
Дата начала работы Обязательно указывается дата начала работы, а для срочного трудового договора - срок действия и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения.
Условия оплаты труда Указывается конкретный размер тарифной ставки или оклада работника, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты.
Режим Конкретный режим рабочего времени и времени отдыха указывается в том случае, если для данного сотрудника он отличается от общих правил.
Компенсации Указывается размер компенсации за тяжёлую работу и работу с вредными или опасными условиями труда.
Условие об обязательном социальном страховании Это условие отражает тот факт, что с момента заключения трудового договора работник становится застрахованным, и в случае заболевания, беременности или травмы он вправе получить выплаты по страховому обеспечению.
Другие условия В договор могут включаться и другие обязательные в тех или иных случаях условия.

Если в обязанности сотрудника входит работа во вредных условиях, в трудовом договоре указывается размер компенсации за подобный риск

Подготовка приказа о приёме на работу

Приказ или распоряжение о приёме на работу издаётся после того, как в организацию поступило заявление соискателя о желании трудоустроиться и после подписания трудового договора между ним и работодателем. Приказ составляет работник, на которого возложена такая обязанность. Как правило, это сотрудник отдела кадров.

Приказ о приёме на работу - это внутренний документ, на основании которого оформляется учётная карточка трудоустроенного, заносится специальная запись в трудовую книжку и открывается лицевой счёт.

Приказ должен содержать следующую информацию:

  1. Наименование документа («Приказ»).
  2. Дату вступления в силу документа.
  3. Полное наименование организации.
  4. Место оформления приказа.
  5. Должность, на которую принят сотрудник.
  6. Сумму должностного оклада.
  7. Ф. И. О. работника и его подпись.
  8. Подпись руководителя.
  9. Дату приёма на работу, окончания трудоустройства (если договор является срочным).

Распоряжение о приёме на работу оформляется отделом кадровой службы и подписывается главным лицом организации

Приказ подготавливается и подписывается в течение трёх дней с даты, когда трудоустроенный приступил к работе. Наёмный служащий изучает содержание приказа и удостоверяет своё согласие с ним подписью.

Оформление трудовой книжки

При зачислении в штат сотрудника в его трудовую книжку вносятся предусмотренные законом записи. Если это первое трудоустройство гражданина, трудовая книжка заводится в этой же организации. В таком случае сначала заполняется титульный лист.

Трудовая книжка - это официальный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина.

Устраиваясь на работу, гражданин предъявляет трудовую книжку отделу кадров, где она и хранится до окончания его деятельности в этой организации

Титульный лист трудовой должен содержать такую информацию:

  1. Ф. И. О. работника (полностью и без сокращений) на основании документа, удостоверяющего личность.
  2. Дату рождения. Она пишется арабскими цифрами в порядке: число, месяц и год. Значения числа и месяца записываются в двузначном формате, а год указывается в четырёхзначном.
  3. Информацию об образовании. Она заносится на основании документов, подтверждающих данные сведения (диплом, аттестат и т. д.). Если образование не является законченным, информация заносится на основании студенческого билета, действительного на момент записи, или справки из образовательного учреждения.
  4. Сведения о профессии и специальности (также на основе подтверждающих документов).

Работник проверяет, правильно ли внесены данные, после чего ставит свою подпись. Сотрудник, оформляющий трудовую книжку, подписывает первую страницу документа. Подпись скрепляется печатью кадрового отдела.

Вся информация, указываемая в трудовой, должна документально подтверждаться

В трудовую книжку вносится следующее:

  • порядковый номер записи;
  • наименование организации;
  • запись о зачислении работника в штат;
  • записи о переводах, присвоении разрядов и т. п.;
  • запись об увольнении;
  • подпись представителя нанимателя и печать организации.

Сотрудник отдела кадров вносит в трудовую книжку запись о трудоустройстве нового сотрудника. Она делается отдельной строкой, где должны быть указаны: порядковый номер, дата, запись «принят на должность…» и основания - трудовой договор и приказ (с номерами и датами).

Обязанность делать записи в трудовой книжке относится к полномочиям работодателя или сотрудника отдела кадров

Общие требования к заполнению трудовой книжки:

  • чернила, которыми заносятся сведения, должны быть чёрного или синего цвета;
  • даты прописываются арабскими цифрами;
  • не допускаются ошибки, исправления в данных и сокращения;
  • информация дублирует выданный руководством приказ о повышении (награждении, переводе), рядом с записью прописывается номер документа.

Если ошибка при внесении данных в трудовую всё же была допущена, стоит поступить следующим образом:

  • указать следующий порядковый номер записи;
  • вписать, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим номером внести корректные сведения.

Оформление личного дела работника

Большая часть организаций может не вести личные дела сотрудников. По крайней мере в законодательных нормах нет указания на обязательность подобной процедуры. Однако данное правило не распространяется на госслужащих.

Личные дела заводятся с целью:

  • упорядочивания данных о каждом сотруднике;
  • защиты этих данных;
  • быстрого поиска сведений о трудоустроенном.

Личное дело - это совокупность обложки (титульного листа) и документов наёмного рабочего, которые содержат всестороннюю информацию о нём самом и его трудовой деятельности.

Многие работодатели оформляют личные дела трудоустроенных, так как это даёт возможность своевременно подкорректировать и дополнить сведения о работнике

Требования к оформлению личного дела:

  • на обложке указывается основная информация о работнике (Ф. И. О., дата заведения личного дела) и наименование организации;
  • личные дела, находящиеся в общей папке, размещаются в алфавитном порядке;
  • должен осуществляться контроль за количеством страниц в личном деле (их не должно быть больше 250).

Личное дело содержит в себе:

  1. Документацию, предъявленную гражданином в момент приёма на работу.
  2. Документы, которые появляются в ходе трудовой деятельности сотрудников:
    • копию договора о материальной ответственности (для сотрудников, которые имеют обязательства по возмещению ущерба);
    • должностную инструкцию;
    • дополнительное соглашение к трудовому договору;
    • справки об итогах периодических медицинских осмотров;
    • соглашение о неразглашении конфиденциальных сведений (если сотрудник имеет доступ к такой информации);
    • аттестационные листы;
    • докладные, объяснительные и служебные записки.
  3. Документы о прекращении трудовой деятельности:
    • заявление сотрудника об увольнении;
    • копию приказа об освобождении от должности.

Личная карточка

Личная карточка сотрудника позволяет в упрощённом варианте объединить все данные, касающиеся нового работника.

Личная карточка сотрудника является обязательным документом, составляемым при приёме на работу

Как правило, указанный документ составляется по унифицированной форме:

  • Т-2 - для сотрудников большинства ИП и ООО;
  • Т-2 ГС (МС) – для государственных и муниципальных служащих;
  • Т-4 - для научных и научно-педагогических сотрудников.

Работодатель может оформить личную карточку лично «под себя». Однако при этом следует ориентироваться на требования, предъявляемым законодательством. Карточка распечатывается на картоне, храниться в организации 75 лет.

Регистрация в качестве работодателя

ИП и руководители организации обязаны регистрироваться в качестве работодателей, если они планируют принимать граждан к себе на работу. Руководство организации и ИП, имеющий наёмных сотрудников, с этой целью обращаются в Фонд социального страхования (ФСС). С 2017 года регистрироваться нужно только в ФСС, т. к. ПФР узнаёт о статусе работодателя от налогового органа.

В отчётности, которую будет подавать за своих сотрудников предприниматель-работодатель в ПФР, он должен указать регистрационный номер страхования, который ПФР присвоил ему при регистрации в качестве ИП.

Работодателям (ИП и ООО) необходимо зарегистрироваться в ФСС в течение 10 дней с момента заключения трудового договора с наёмным работником.

Документы, которые понадобятся ИП для регистрации в качестве работодателя:

  • заявление о регистрации в качестве работодателя в ФСС;
  • паспорт;
  • свидетельство о государственной регистрации ИП;
  • выписка из ЕГРИП;
  • СНИЛС;
  • лицензия (при осуществлении определённых видов деятельности);
  • трудовой или гражданско-правовой договор с работником (возможно, потребуются паспорт работника, его СНИЛС, ИНН, трудовая книжка);
  • доверенность, заверенная нотариально (если за ИП подаёт документы другое лицо).

Индивидуальный предприниматель регистрируется в качестве работодателя только в Фонде социального страхования

Документы, предъявляемые ООО при регистрации в качестве работодателя:

  • заявления о регистрации в качестве работодателя;
  • паспорт;
  • свидетельство о государственной регистрации ООО;
  • свидетельство о постановке на учёт в ИФНС;
  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • коды статистики из Росстата;
  • лицензия (если она есть);
  • копии трудовых договоров с работниками и их трудовых книжек;
  • доверенность, заверенная нотариально (если за генерального директора подаёт документы доверенное лицо).

Особенности оформления на работу генерального директора

Требования законодательства при трудоустройстве распространяются на всех без исключения вне зависимости от того, какую должность занимает тот или иной сотрудник. Однако оформление на работу генерального директора имеет свои специфические черты. Сначала проводится ряд мероприятий, которые связаны с выбором претендента на руководящую должность и его назначением, а затем предъявляется необходимый пакет документов для оформления генерального директора.

Трудовой договор с генеральным директором заключается на срок, предусмотренный уставом организации.

Таблица: документы, предъявляемые потенциальным генеральным директором при трудоустройстве

Порядок оформления

При трудоустройстве генерального директора издаётся приказ о приёме на работу по форме № Т-1. В этом приказе он должен расписаться как от имени управленца организации, так и от имени работника.

При создании приказа о приёме на работу генерального директора может быть использована как унифицированная форма документа, так и форма, самостоятельно разработанная организацией

В трудовую книжку вносятся реквизиты:

  • или приказа о приёме на работу по форме № Т-1;
  • или решения об избрании генеральным директором.

Уже после трудоустройства генеральный директор заполняет бланк по форме Р14001. В этом документе фиксируются личные данные, адрес проживания или прописки, после чего бланк скрепляется печатью. Он подаётся в органы регистрации для внесения изменений в данные ЕГРЮЛ.

Для регистрации работника в качестве генерального директора заполнятся бланк Р14001

Особенности оформления при удалённой работе

Если особенности трудовой деятельности позволяют работать удалённо, работодатель и сотрудники этим нередко пользуются. Приём на работу удалённого сотрудника должен оформляться в соответствии с действующими правовыми нормами. При дистанционной работе обмен документацией происходит через интернет, но предварительно работодатель и сотрудник должны получить электронные цифровые подписи (ЭЦП). ЭЦП удостоверяет электронные документы.

Последовательность действий для получения ЭЦП сотрудником организации:

  1. Обращение в центр, предлагающий услуги по оформлению ЭЦП.
  2. Оплата услуги.
  3. Заполнение бланка заявления на получение ЭЦП.
  4. Если заявление одобрено, получение цифровой подписи.
  5. Настройка компьютера при первом использовании ЭЦП (необходимо посетить личный кабинет на сайте сервиса и следовать инструкциям).

В трудовом договоре удалённого сотрудника указывается следующее:

  • пояснение о том, что данная работа является дистанционной;
  • адрес, по которому трудится сотрудник;
  • продолжительность рабочего времени в течение недели;
  • чёткое определение, в какой форме представляется отчёт о проделанной работе;
  • социальные гарантии, которые получает удалённый работник;
  • компенсация расходов на оплату интернета, мобильной связи, аренды рабочего места и других расходов (если это предусмотрено договором);
  • должностные обязанности работника;
  • ответственность сторон по данному соглашению.

Особенности трудоустройства студентов

Приём на работу студентов-очников начинается с оформления трудового договора. Его можно заключить как бессрочно, так и на определённый период (но не более пяти лет). Как правило, между сторонами заключается срочный договор.

Особенности приёма на работу студентов:

  1. Необходимо учитывать возраст студента. Вступать в трудовые отношения можно только с теми гражданами, кому больше 16 лет.
  2. Для несовершеннолетних работников трудовым законодательством установлен ряд ограничений, поэтому им доступны далеко не все виды работ.
  3. Предусмотрен медицинский осмотр за счёт работодателя.
  4. Нельзя брать на испытательный срок лиц, не достигших 18 лет.
  5. Студенты могут трудиться полный или неполный рабочий день. Несовершеннолетние граждане могут работать не более 7 часов в сутки. Те граждане, кому уже есть 18 лет, вправе попросить установку неполного рабочего дня по собственному желанию.
  6. Студенты, учащиеся заочно, обычно принимаются на работу на общих основаниях.

Стоит иметь в виду, что студенты в полной мере попадают под действие трудового законодательства.

Вся документация оформляется в том же порядке, как и в других перечисленных выше случаях.

Сроки оформления документов при трудоустройстве

При трудоустройстве новых сотрудников оформление документации происходит достаточно оперативно. Стоит отметить, что даты издания приказа о приёме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы, как правило, не совпадают.

Таблица: сроки оформления документации при приёме на работу

Вид документа Срок подготовки документа
Трудовой договор Заключается не позднее 3 дней с даты допуска его к работе.
Трудовая книжка Заводится на каждого гражданина, проработавшего свыше 5 дней. Если это первое трудоустройство, то трудовая должна быть оформлена не позднее чем через неделю со дня приёма на работу.
Приказ о приёме на работу Издаётся в течение 3 дней со дня реального начала работы сотрудника.
Личная карточка сотрудника Как правило, личная карточка начинает заполняться не позднее чем через 3 дня с даты реального начала работы гражданина.
Личное дело сотрудника Законом не указано, в какой срок должно быть заведено личное дело. Желательно его оформить сразу после трудоустройства сотрудника.

Как оформить трудовые отношения без трудоустройства

Законодательство в сфере труда однозначно заявляет: приём на работу должен сопровождаться заключением договора с соискателем. Однако вместо трудового договора иногда можно заключить договор ГПХ.

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) - это соглашение, заключаемое для выполнения определённых работ или оказания услуг.

Оформляя такой договор, работодатель не вносит никаких записей в трудовую книжку работника. Несмотря на это, вся деятельность, предписанная данным договором работнику, засчитывается в стаж и влияет на размер пенсии. Стоит иметь в виду, что работа по договору ГПХ не может быть бессрочной, т. е. её продолжительность зависит от срока действия такого договора.

Договор гражданско-правового характера всегда содержит сроки начала и окончания работ (услуг)

Особенности заключения договора ГПХ:

  1. Работодатель руководствуется нормами Гражданского кодекса при его заключении.
  2. Сторонами договора является заказчик (организация) и исполнитель (физическое лицо).
  3. Предметом договора является конечный результат работы или оказания услуги, который работодатель принимает в срок, установленный договором.
  4. Договор не может содержать указания на график работы, должностные обязанности, подчинение правилам работы предприятия.

Когда наступает срок окончания действия договора ГПХ, исполнитель должен продемонстрировать результат своей работы заказчику. Заказчик оплачивает стоимость проведённых работ только после того, как составит акт приёма выполненных работ (оказанных услуг).

Акт приёма выполненных работ является документом, отражающим стоимость, срок и виды проделанных работ

Если в судебном порядке устанавливается, что договор ГПХ скрывает реальные трудовые отношения между нанимателем и работником, к этим отношениям будут применяться нормы ТК РФ. Это говорит о том, что значение имеет содержание договора, а не его наименование. В таком случае работодатель обязан переквалифицировать договор ГПХ в трудовой, оформив при этом стандартный пакет документов.

Ответственность за неоформление трудовых отношений

Работодатель должен быть готов к тому, что в случае ненадлежащего и несвоевременного оформления трудовых отношений ему придётся отвечать перед законом. Для работодателей предусмотрена как административная, так и уголовная ответственность.

Ответственность по субъекту разделяется на два вида:

  1. Ответственность должностного лица (ряда сотрудников, для которых официальное оформление наёмных работников является прямой должностной обязанностью). Они отвечают перед руководством предприятия, санкции по закону не предусмотрены.
  2. Ответственность работодателя в статусе юридического лица.

Административная ответственность наступает в том случае, если работодатель уклоняется от оформления трудового договора с работником или заключает его ненадлежащим образом.

Такая ситуация подразумевает наложение следующих штрафов:

  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица - от 5 до 10 т. р.;
  • для юридических лиц - от 50 до 100 т. р.

Если это уже не первое подобное нарушение, то сумма штрафов значительно возрастает. Если трудовая деятельность неоформленного работника продолжается длительное время, нанимателю грозит уголовная ответственность за уклонение от уплаты налогов и сборов (ст. 199.1 УК РФ). В таком случае провинившимся грозит штраф до 300 т. р. или лишение свободы с возможным запретом на дальнейшее ведение деятельности в данной сфере.

Следует помнить, что работодатель несёт ответственность и за эксплуатирование иностранных граждан в качестве работников без заключения трудового договора. В этом случае штраф может достигнуть 1 млн.

Видео: что такое официальное трудоустройство по ТК РФ

Трудоустройство нового работника требует соблюдения определённой процедуры, предусмотренной ТК РФ. Она включает в себя такие действия ответственных лиц организации, как рассмотрение пакета документов, поданного соискателем, издание приказа о приёме на работу в случае положительного ответа руководства, заключение трудового договора и пр. Несоблюдение норм трудового законодательства влечёт за собой административную или уголовную ответственность.

Оформление на работу нового человека всегда вызываем массу вопросов. Как принять на работу сотрудника, чтобы соблюсти все требования законодательства? По какой статье принимают на работу? Какие бумаги нужно при этом оформить? Об этом – в нашей статье.

Что нужно для приема на работу

Статья 65 ТК РФ определяет, какие документы должны быть у работника при оформлении на работу в обязательном порядке, а какие зависят от специфики работы.

Обязательные документы

Как устанавливает Трудовой кодекс, прием на работу осуществляется только при предъявлении гражданином паспорта или другого удостоверения личности. Это единственный документ, наличие которого Кодекс требует безоговорочно.

Помимо этого, к обязательным относятся:

  • СНИЛС – при его наличии, в противном случае его оформление становится обязанностью работодателя;
  • Трудовая книжка для всех работников, за исключением тех, для кого оформление на работу происходит впервые;
  • Военный билет, нужен только для военнообязанных категорий населения;
  • Документы об образовании, только, когда выполняемая работа требует специальных навыков и знаний;
  • Справки о судимостях и административных наказаниях, только для отдельных специалистов и видов работ.

Отдельно оговаривается, что перечень обязательных документов может дополняться отдельными законодательными актами.

Прочие документы

Законодательство запрещает требовать у гражданина, документы, которых нет в ст. 65 ТК РФ или других нормативных актах. Но часто регламент приема на работу сотрудника у отдельных работодателей включает в себя и другие документы. К ним могут относиться следующие:

  • Анкета или резюме будущего работника;
  • Документ о регистрации в налоговой, то есть ИНН;
  • Медицинская справка (в тех случаях, когда занимаемая должность не требует медосмотров);
  • Характеристики с предыдущих мест работы и т.д.

Работник вправе отказать работодателю в предоставлении документов сверх установленных законодательно.

Процедура приема на работу

Как принять работника на работу правильно? В первую очередь, соблюсти порядок приема на работу, установленный статьей 68 ТК РФ.

Правила приема на работу

Прием на работу нового сотрудника должен начинаться с ознакомления с условиями труда и корпоративными правилами предприятия.

Факт ознакомления должен быть подтвержден письменно, то есть работник должен поставить свои подписи на всех локально-нормативных актах, с которыми он ознакомился.

С работником обязательно должен быть заключен трудовой договор в письменном виде. В этот документ должны быть включены все обязательные сведения. Это регламентируется статьей 57 ТК РФ.

Все работодатели обязаны вести трудовые книжки на своих работников, а также соблюдать правила их регистрации и хранения.

На каждого работника должна вестись личная карточка, по форме Т-2.

Основание для приема на работу

Заявление работника – это основной документ, который обосновывает прием на работу. ТК РФ также относит к основанию для начала трудовых отношений факт избрания работника на должность в результате голосования или конкурса, либо назначение на должность учредительным собранием.

Заявление пишется на имя руководителя, в нем указывается желание работника занять определенную должность.

Заявление визируется руководством, и кадровик начинает оформление сотрудника на работу.

Этапы приема на работу

При оформлении на работу нового человека можно выделить следующие этапы:

  • Подача заявления о приеме на работу;
  • Ознакомление под роспись со всеми документами, относящимися к работнику (коллективный договор, положение о заработной плате, должностная инструкция и т.д.);
  • Составление и подписание трудового договора. Этот документ должен обязательно составляться в 2 экземплярах;
  • Оформление приказа о приеме на работу. Ознакомление с ним работника;
  • Проведение вводного и первичного инструктажа по охране труда;
  • Заполнение трудовой книжки;
  • Заполнение личной карточки Т-2.

Обратите внимание! Работодатель вправе допустить работника к исполнению обязанностей без письменного договора, но не более чем на три дня.

Есть ли разница в том, как оформить на работу в ООО или в ИП? Нет, независимо от того, какую организационно-правовую форму имеет работодатель, порядок оформления на работу не меняется.

Оформление документов пи приеме на работу

Порядок приема на работу включает в себя оформление обязательных документов:

  • в первую очередь прием на работу оформляется трудовым договором. Трудовой договор – это основной документ, который регулирует взаимоотношения между сторонами трудовых отношений. Его форма не устанавливается законодательно (если вы не малое предприятие, и не используете типовой трудовой договор), но ТК РФ указывает, какие реквизиты должны быть в нем указаны (статья 57).
  • приказ о приеме на работу. Подписывается только после оформления договора, который и служит основанием для его издания. Приказ обычно составляют в унифицированной форме Т-1 либо т-Т-1а. Но компания вправе использовать и свои формы распорядительных документов.
  • личная карточка (форма Т-2). Ее ведение не регламентируется ТК РФ, но обязательность ее наличия определяется Правилами ведения трудовых книжек, где указано, что все записи должны быть продублированы в личной карточке работника.
  • трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работника. Если у работника, по какой-либо причине она отсутствует, работодатель обязан завести новую. Но бланк книжки оплачивает работник.

Это обязательные документы, составление которых сопровождает оформление сотрудника на работу.

Оформление приема на работу: нюансы

Как правильно принять на работу сотрудника, если условия труда будут отличаться от обычных? Все условия труда должны быть оговорены при приеме работника и внесены в его трудовой договор.

Прием сотрудника на работу по срочному трудовому договору

Если мы принимаем на работу сотрудника по срочному трудовому договору, то нужно соблюсти несколько условий:

  • в трудовом договоре должно быть указано, что работа временная, с обязательным указанием причины. Поскольку, если трудовой договор заключен на определенное время без уважительной причины, то по жалобе работника он может быть признан бессрочным. Перечень причин для заключения срочного трудового договора приведен в статье 59 ТК РФ.
  • срок работы может быть ограничен либо конкретной датой, либо наступлением определенного события.
  • в трудовой книжке не указывают, что работник принят по срочному трудовому договору.

Обратите внимание! Срок временного договора не должен превышать 5 лет.

Прием работника на работу по совместительству

Если мы принимаем на работу по совместительству, то необходимо учесть следующие нюансы:

  • условие совместительства должно быть указано в договоре;
  • совместитель не может работать больше чем на 0,5 штатной единицы;
  • на внешнего совместителя работодатель не ведет трудовую, поскольку она находится у другого работодателя.

При приеме работника на условиях внутреннего совместительства оформляется еще один пакет документов, в том числе и карточка Т-2.

Прием работника на работу оформляется согласно положениям ТК РФ. При этом обязательно заключить с ним трудовой договор в письменном виде. Помимо договора необходимо издать приказ о приеме и заполнить личную карточку.

Порядок приема на работу предполагает оформление соискателем соответствующего заявления . Документ может быть составлен в произвольной форме или в форме, принятой в организации. Вместе с заявлением соискатель предоставляет обязательные документы для приема его на работу. К ним, согласно статье 65 ТК РФ, относятся: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, документы воинского учета, документы об образовании (если требуются).

Порядок приема на работу: общие правила

До оформления в штат работодатель должен ознакомить нового сотрудника с рядом локальных нормативных актов:

  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • инструкцией по охране труда;
  • положением о структурном подразделении, в котором будет выполнять трудовую деятельность работник;
  • положением об аттестации;
  • положением о коммерческой тайне;
  • положением об оплате труда;
  • графиками работы;
  • графиками сменности.

При отсутствии правил внутреннего трудового распорядка, а также ведения табеля учета рабочего времени невозможно применять дисциплинарные взыскания к работникам, опаздывающим на работу или самовольно отлучающимся в течение рабочего дня.

Алгоритм приема на работу: заключение трудового договора

Следующий этап оформления приема на работу – подписание с работником трудового договора . Порядок приема работника на работу подразумевает издание приказа о трудоустройстве по форме Т-1. Документ издается на основании заключенного трудового договора.

В приказе должны быть указаны: наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей деятельности (в порядке перевода из другой организации, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). Следует помнить, что приказ о приеме на работу не заменяет трудовой договор, а является односторонним внутренним документом работодателя.

Ознакомившись с порядком приема сотрудника на работу, вы можете составить документы, необходимые для этой кадровой процедуры, в нашем онлайн-сервисе. Готовые акты, соглашения, приказы можно скачать в формате Word или PDF.

Итак, работодатель и будущий работник договорились устно о выполняемой работе, размере зарплаты и т.п. Теперь нужно надлежащим образом оформить трудовые отношения.

Трудовые отношения - это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. Об этом гласит ст. 15 ТК РФ.

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ. Но помимо этого необходимо оформить целый ряд документов. Фактически прием на работу - это последовательное и грамотное оформление всех необходимых документов.

Алгоритм для работодателя

Порядок действий, которые должен соблюсти работодатель при приеме нового сотрудника, выглядит так:

1. Направляем работника на предварительный медицинский осмотр. Это необходимо сделать в том случае, когда работник входит в категорию лиц, подлежащих такому медосмотру.

2. Предоставляем работнику для ознакомления следующие документы:

Правила внутреннего трудового распорядка;

Коллективный договор (если имеется);

Иные локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Обратите внимание: ознакомиться с этими документами работник должен до подписания трудового договора. Факт ознакомления подтверждается подписью работника.

3. Заключаем трудовой договор с работником в письменной форме.

4. Издаем приказ о приеме работника на работу.

5. Знакомим работника с приказом. Факт ознакомления подтверждается подписью работника на приказе.

6. Вносим запись о приеме на работу в трудовую книжку работника.

7. Заводим личную карточку на работника. В ней работник проставляет свою роспись в подтверждение того, что он ознакомлен с записью в трудовой книжке.

8. В бухгалтерии открываем лицевой счет работника.

9. Знакомим работника под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области.

Заявление о приеме на работу

Заявление о приеме на работу не относится к обязательным документам. Как уже было сказано, трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора (ч. 1 ст. 16 ТК РФ).

В ст. 65 ТК РФ приведен перечень документов, которые будущий работник должен предъявить работодателю. Это:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

Трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или речь идет о совместителе;

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

Документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или спецподготовки;

Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных данным перечнем, а также федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Как видно, заявления о приеме на работу в данном перечне нет. Но если порядком кадрового документооборота в организации предусмотрена необходимость такого заявления, работодатель вправе попросить работника написать заявление о приеме на работу. Поскольку не установлено специальных правил оформления такого заявления, оно может быть написано работником собственноручно или же работник может поставить подпись в машинописном заявлении.

Отметим, что заявление представляет собой письменно оформленное намерение работника приступить к работе у конкретного работодателя с определенной в этом заявлении даты. Между тем письменный трудовой договор будет содержать подпись работника, договором также определяется дата начала работы. Поэтому работодатель вполне может обойтись без оформления такого заявления.

Скачать чистый бланк - Заявление о приеме на работу в формате MS-Word