Создание документа - это процесс. У ДОУ должно быть свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции
Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
Современное делопроизводство включает:
Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.
Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:
Прием и первичная обработка документов;
Их предварительное рассмотрение и распределение;
Регистрация документов;
Контроль исполнения документов;
Информационно-справочная работа;
Исполнение документов;
Их отправка;
Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:
«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа?
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.
Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.
Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Введение
Курс «Документационное обеспечение управления (делопроизводство)» содержит
СУЩНОСТЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)
Основные понятия и определения
Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Документирование – это процесс создания и оформления документа. ГОСТ Р 51141-98 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) трактует документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение .
Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце 19 в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение 20 в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров их стали активно использовать для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Но следует отметить, что внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными требованиями и правилами.
Сегодня в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создаются как правило рукописным способом.
Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, ГСДОУ (государственной системой документационного обеспечения управления), инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.
Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными в какой-либо организации и полученными извне. ГОСТ Р 51141-98 документооборотом называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:
· прием и первичная обработка документов;
· предварительное рассмотрение и распределение;
· регистрация документов;
· контроль исполнения документов;
· информационно-справочная работа;
· исполнение документов;
· отправка документов;
· систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение; формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям «данные», «сведения», «показатели». Федеральным законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года закреплен следующий термин:
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Наиболее существенными требованиями к управленческой информации являются своевременность и достаточность для принятия оптимального решения. Кроме этого, важны полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность информации для восприятия человеком. В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. В существующих условиях тот, кто владеет информацией, владеет ситуацией.
Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ.
«Документ» в переводе с латинского – «поучительный пример», «способ доказательства». В современном употреблении термин имеет несколько значений. В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова дается такое толкование этого слова:
1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь…
2. То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.)…
3. Письменное свидетельство о чем-нибудь…
Многозначность термина обусловлена тем, что документы используются для разнообразных целей в самых различных областях человеческой деятельности. Для юриста, например, это в первую очередь средство доказательства (что видно даже из происхождения данного слова), для историка – первоисточник, а для работника управления – средство фиксации и передачи информации.
Cпециалисты по организации и технике управленческого труда О.Д. Жуковская и Б.А. Гольцев считают документом всякий материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде; по мнению В.И. Лосева документ представляет собой результат отображения фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка фотографии, звукозаписи на специальном материале (бумаге, фотопленке) и т.д.
Документ (в трактовке Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» и ГОСТа Р 51141-98) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Общее и наиболее характерное свойство всех документов то, что они являются источниками или носителями информации, следовательно, способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия или учреждения, служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-поисковой работы.
Документы в соответствии со своим назначением могут выступать как средства:
· регламентации деятельности (уставы, положения, правила, инструкции и др.);
· распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
· накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
· передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.
Ценным для управления является то, что документы как средства свидетельства, доказательства определенных фактов имеют правовое значение.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Классификация документов
Рассмотрим классификацию документов по разным критериям:
1)по способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото-, фоно- и кинодокументы:
Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все рукописные и машинописные документы, изготовленные на различных множительных аппаратах, типографским и компьютерным способом;
К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы, ценные своей иллюстративностью;
Фото-, кинодокументы позволяют запечатлеть объекты, явления и процессы, которые зафиксировать другими средствами трудно или невозможно;
Фонодокументы позволяют производить точную звукозапись информации и широко используются при протоколировании собраний, совещаний и т.п.;
3) по наименованию различают многие виды документов: положения, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты, записки, письма, ордера, планы, балансы и т.п. Такая классификация, на наш взгляд, представляется нецелесообразной, т.к. существует немало документов одного и того же наименования, но совершенно разного содержания. Например, заявление о предоставлении отпуска и заявление об открытии расчетного счета в банке, принадлежат к разным системам документации, хотя имеют одно наименование - «заявление»;
4) по способу изготовления документы могут быть типовыми, трафаретными и индивидуальными. Типовые документы составляются заблаговременно и служат текстом-образцом для индивидуальных (типовые правила, инструкции и др.) На их основе составляются конкретные документы с сохранением композиции, формы и текста образца.
В трафаретных документах часть текста отпечатана на бланке, а часть вписывается при его заполнении (соответственно постоянная и переменная информация). Эта форма находит все большее распространение, т.к. позволяет составителям экономить время и облегчает машинную обработку.
Индивидуальные документы создаются каждый раз заново и трудно поддаются трафаретизации, потому что составляются произвольно (например, докладные и объяснительные записки, автобиографии), либо по образцу типового документа;
5) по степени сложности можно выделить простые и сложные документы. К первым относятся документы, содержащие один вопрос, а ко вторым - документы, содержащие два или несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы: их легко обрабатывать, контролировать исполнение, хранить;
6) по месту составления различают внутренние и внешние документы. К первой группе принадлежат документы, создаваемые внутри того или иного предприятия, ко второй – поступившие извне или направленные другим документы;
7) по срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Первые требуют исполнения в сроки, установленные законом, правовым актом, руководителем. Эту категорию составляют также те из них, которые являются срочными по способу отправления или вручения (телеграммы, фототелеграммы, телефонограммы, факсы, командировочные удостоверения и т.п.). Все остальные считаются несрочными, их исполняют по необходимости в пределах сроков, установленных администрацией;
8) по происхождению документы делятся на служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят документы, созданные в организациях, учреждениях, на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – документы, касающиеся конкретных лиц, т.е. именные (заявления, письма, жалобы и т.п.);
9) по степени гласности выделяют обычные, секретные, конфиденциальные документы и документы для служебного пользования (ДСП);
10) по юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными – документы, реквизиты или содержание которых не соответствуют истинным.
Подлинные документы, в свою очередь, бывают действительными (имеющими в данный момент юридическую силу) и недействительными (утратившими ее по каким-либо причинам, например, из-за истечения срока действия договора).
Подложными документы могут оказаться вследствие материального или интеллектуального подлога. Первый бывает, когда в содержание подлинного документа вместо правильных вносят ложные сведения, делают поправки, подчистки и т.п. Интеллектуальный подлог выражается в составлении и выдаче документа с заведомо ложным содержанием, хотя и безупречного с формальной стороны;
11) по назначению (стадиям создания) документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник (тот, что создан впервые) может быть размножен копиями (точное воспроизведение подлинника). В юридическом отношении подлинник и копия равноценны, если копия имеет специальное удостоверение (например, нотариально заверенная копия или дубликат документа – повторный экземпляр подлинника).
Различают 3 разновидности копий: отпуск (устар.), выписка и дубликат.Отпуск – полная копия отправленного куда-либо подлинника, оставшаяся у отправителя. Выписка – копия, воспроизводящая часть текста документа.Дубликат – второй (повторный) экземпляр документа, выданный, например, в связи с утерей подлинника.
В процессе разработки документа с помощью программы Wordможно выделить ряд этапов, которые позволяют использовать возможности программы с максимальной эффективностью. В качестве таких этапов можно выделить следующее:
Разработка сценария создания документа.
Создание информационной среды, удобной для разработки документа.
Предварительная разметка документа и ввод его элементов (реквизитов).
Предварительное сохранение документа
Редактирование документа.
Форматирование.
Предварительный просмотр.
Сохранение документа в структуре документооборота.
Пересылка документа.
Рассмотрим каждый из этих этапов более подробно.
1-й этап . "Лиха беда - начало". Первоначальное построение документа может оказаться весьма длительным и нелегким делом, даже если разработчик отчетливо представляет себе структуру и содержание документа. Что и как разместить в тексте? Каковы должны быть размеры страницы? Нужна ли предварительная разметка документа и разбиение его на разделы? Какие обязательные и дополнительные реквизиты должен содержать документ? Что нужно разработать: отдельный документ, шаблон для разработки однотипных документов, электронный бланк и т. д.? Есть ли в программеWordМастера иШаблоны для разработки нужного документа? Планируется ли использовать эти средства для разработки документа, или его разработку начнем с чистой страницы? Какие панели инструментов необходимы для реализации сценария? Ответ на эти и другие вопросы и составляет суть первого этапа.
Таким образом, чтобы разработать хороший сценарий создания документа пользователь должен четко представлять себе возможности программы и уметь пользоваться всеми средствами текстового процессора.
2-й этап . ПрограммаWordсразу после ее запуска предоставляет в распоряжение пользователя стандартное окно программы. Если содержание этого окна не соответствует разработанному сценарию, то информационную среду надо настроить:
добавить нужные панели инструментов и убрать ненужные;
вывести на панели инструментов дополнительные кнопки;
выбрать параметры страницы (размер бумаги, поля, ориентацию и т.д.);
выбрать масштаб отображения документа на экране;
выбрать режим отображения непечатаемых символов;
настроить окно документа (горизонтальные и вертикальные линейки, горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки, строка состояния, границы области текста и т.д.).
3-й этап. Если документ содержит множество реквизитов и разнотипных элементов (например, форма № 425 "Записка - расчет о предоставлении отпуска") (рис.5), то страницу документа целесообразно предварительно разметить. Для разметки можно использовать различные средства текстового процессора:
механизм построения таблиц: создать на странице таблицу, соответствующую структуре документа, разместить в ячейках таблицы нужные фрагменты, а затем линии таблицы сделать невидимыми;
механизм Надпись. Надпись - графический объект в виде прямоугольника, внутри которого можно поместить текст. РазмерыНадписи и ее положение на экране можно менять. После выбора места расположенияНадписи и ее размеров, линии ограничивающие надпись также можно сделать невидимыми.
Рис. 1. Пример разрабатываемого документа
После разметки документа вводится содержимое всех его реквизитов. Рекомендуется тексты всех реквизитов вводить одним шрифтом, установленным в компьютере по умолчанию (Times New Roman ,10 пунктов ), не обращая пока внимание на особенности форматирования каждого реквизита. На этом этапе важно быстро ввести весь документ целиком, затем отредактировать его, устранив все ошибки, и только после этого форматировать реквизиты.
4-й этап. Если документ большой (содержит несколько страниц или содержит множество различных реквизитов), то для его ввода требуется много времени. Если в процессе ввода произойдет сбой в работе компьютера (сбой в операционной системе, временное выключение напряжения питания и т.д.), то водимый документ может быть потерян. Рекомендуется сразу же после начала работы с документом поместить его под своим именем в ту папку, где вы его планируете хранить постоянно. Тогда компьютер автоматически через заданный при настройке период времени (обычно 10 мин.) будут обновлять содержимое документа. Тогда в случае сбоя вы рискуете потерять только те данные, которые были введены в течение последних максимум 10 мин. Можно в качестве временного хранилища использоватьРабочий стал компьютера или специально созданную папку.
5-й этап. Редактирование документа состоит в придании документу нужного содержания и удалении всех возможных ошибок. При редактировании обычно используются следующие приемы:
удаление (вставка) одного или нескольких символов;
удаление (вставка) одного или нескольких слов;
удаление (вставка) одного или нескольких абзацев (реквизитов) и т. д.;
Для выполнения этих операций текстовый процессор снабжен целым рядом средств: клавиши Шаг назад (),Del , механизм выделения символов, слов, строк, абзацев и т. п. Удобным инструментов редактирования являетсяБуфер и средства обнаружения ошибок.
6-й этап. Форматирование состоит в придании каждому реквизиту документа требуемого внешнего вида. Различают прямое форматирование и стилевое форматирование. Для прямого форматирования обычно используют панель инструментовФорматирование . С помощью этой панели можно выбрать следующие параметры: тип шрифта, его размер, особенности начертания, способ выравнивания и т.д. Однако опытные пользователи отдают предпочтение стилевому форматированию. К любому выделенному фрагменту документа можно применить один из заранее заготовленных стилей. ВWordразличают стили символов и стили абзацев. Стиль символов определяет параметры форматирования, характерные для символов: шрифт, его размер и начертание, эффекты, интервал между символами и т.д. Стиль абзаца, в дополнение к перечисленным параметрам, может определять выравнивание, отступы, позиции табуляции, интервал между строками и т.д. при стилевом форматировании весь набор параметров, входящий стиль, применяется к выделенному фрагменту сразу целиком. Это позволяет не только сократить время, расходуемое на форматирование, но и оформить документ в соответствии с требованиями нормативных актов, поскольку эти требования заранее учитываются при создании библиотеки стилей. Для вывода диалогового окна, содержащего библиотеку стилей, достаточно в менюФормат выбрать командуТема . Стилевое форматирование дает пользователю еще целый ряд преимуществ. Например, если при оформлении заголовков использовать соответствующие стили, тот оглавление документа может быть сформировано текстовым процессором автоматически.
7-й этап .Предварительный просмотр это специальный режим, который позволяет увидеть документ в таком виде, в котором он будет выведен на печать, не прибегая к самой процедуре печати. Предварительный просмотр позволяет выявить целый ряд дефектов документа, связанных с разрывом таблиц, рисунков, отделением заголовков разделов о самих разделов и т.д.
8-й этап . Готовый к использованию документ следует сохранить в отведенной для него папке.
9-й этап . При необходимости созданный документ может быть передан абонентам с использованием электронной почты, либо любым другим способом.
Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист.
Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Рекомендуется создавать следующие виды шаблонов: общий бланк организации, бланк письма, бланки конкретных видов документов (приказы, распоряжения, акты и т. д.).
При первоначальном открытии Word документ по умолчанию создается на основе шаблона Обычный, который содержит информацию о стилях абзацев и символов, о параметрах страниц, панелях инструментов, которые будут выведены на экран.
Ввод текста
После того как выбран шаблон документа и установлены параметры страницы, можно вводить текст документа.
Тексты, набранные на компьютере, отличаются от набранных на машинке. Кроме знаков, доеденных с клавиатуры, если установлен соответствующий режим, на экране могут появляться так называемые непечатаемые символы:
¶ - символ конца абзаца;
→ - символ табуляции;
Символ конца строки без окончания абзаца и др.
По умолчанию Word выводит на экран все непечатаемые символы. Эти символы помогают видеть расположение текстовых объектов на странице документа и выводятся на экран, но не на печать. Удалить их можно с помощью клавиш Delete или Backspace.
Для того чтобы скрыть или вновь отобразить эти символы, надо нажать кнопку на панели инструментов Стандартная .
Ввод нового текста осуществляется в активном окне в позиции, на которой установлен курсор.
При перемещении мыши указатель меняет форму в зависимости от положения на экране. В области текста он имеет вид вертикальной черты с насечками I.
Курсор в тексте имеет вид мигающей вертикальной черты |.
При вводе текста обратите внимание на место указателя мыши и курсора. Их легко спутать.
Ввод текста поверх существующего осуществляется в режиме Замены .
Для установки режима Замены/Вставки дважды щелкните на кнопку Зам (замена) в строке состояния.
Пропущенную букву можно вставить при вводе в режиме Вставки, при этом строка автоматически раздвигается вправо.
Удалить текст можно с помощью клавиш Delete или Backspace.
При вводе текста с помощью встроенного алгоритма переноса обеспечивается автоматический переход на следующую строку.
Нажатие клавиши Enter фиксирует конец текущего абзаца и переход к следующему.
Разбиение на строки для создания новой строки в рамках одного абзаца осуществляется одновременным нажатием клавиш Shift + Enter.
Разбиение на страницы при вводе текста осуществляется автоматически, при этом создаются так называемые "мягкие" разделители страниц.
Иногда необходимо начать текст с новой страницы, когда предыдущая еще не заполнена; нажатие клавиш Ctrt+Enter создает "жесткое" разделение текста в определенном месте документа.
Жесткий разделитель страниц представляется на экране (просмотр в меню Вид, Обычный) в виде линии из точек со словами Разрыв страницы.
Для удаления жесткого разделителя страниц следует поместить курсор в конец абзаца, предшествующего разделению, и нажать клавишу Delete.
Прежде чем редактировать объект, надо его выделить
Редактирование текста начинается с его выделения. Над выделенным текстом могут быть произведены следующие операции:
- форматирование;
- копирование;
- удаление;
- печать.
Для выделения объектов используются мышь, клавиши и так называемая колонка маркировки.
Колонка маркировки - это необозначенная часть экрана в левой части окна документа, которая используется для выделения текста. Когда указатель мыши находится в этой области, то он меняется на стрелку выделения. Колонка маркировки представляет собой простейший способ выделения строки, абзаца или целого документа.
Таблица 4. Способы выделения текста
Область выделенного текста может быть расширена. Для этого, удерживая клавишу Shift, щелкните на последнем объекте выделяемого текста.
Область выделения может быть расширена на один символ, если, удерживая клавишу Shift, нажать на нужную клавишу перемещения курсора.
При выделенном текстовом блоке нажатие клавиши Enter удаляет текст.
Упражнение
Создание письма
1.Откройте файл на основе шаблона Обычный.
- Введите текст письма, показанного ниже:
Название организации-адресата
Страна
Почтовый индекс
Город Адрес
Уважаемый/ая [Имя],
Напоминаем Вам о том, что конференция состоится 12 июня 2001 года. Прошло уже три дня после отправки Вам приглашения по факсу. Прошу Вас ответить не позднее 01.05.2001.
Всегда Ваш,
[Имя]
- Сохраните файл с именем Приглашение.doc
Поиск и замена текста
При оформлении однотипных документов иногда требуется поменять только несколько слов в существующем документе. Это может быть название организации, товара, срок реализации и т. п. Эти операции могут быть выполнены с помощью команд Найти и Заменить в меню Правка.
Команда Найти (Find) используется для нахождения слов и фраз в документе.
- Выберите Правка, Найти (Edit, Find), чтобы открыть диалоговое окно (рис. 33).
- Введите текст в поле Найти (Find What). Выберите нужные опции для поиска.
- Выберите Найти далее (Find Next), чтобы найти следующее искомое употребление.
- Выберите Отмена (Cancel), когда операция поиска завершена.
Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью Просмотр документа окончен. Word завершил поиск текста.
Рис. 33. Поиск текста
Таблица 5. Параметры поиска
Комбинация клавиш Shift+F4 используется для повторения поиска после закрытия диалогового окна "Найти".
Команда Заменить (Replace) используется для поиска слов и фраз и замены их в документе на заданные слова и фразы (рис. 34).
Рис. 34. Замена текста
- Выберите Правка, Заменить (Edit, Replace). Появляется диалоговое окно.
- Введите текст для поиска, например конференция, в строку Найти (Find) и текст для его замены, например семинар, в строку Заменить на (Replace).
- Выберите Найти далее (Find Next), чтобы начать поиск, и найдите первое употребление поискового текста.
Когда поисковый текст найден, Word выделяет его.
Выберите один из следующих вариантов, чтобы продолжить операцию замены:
- Выберите Найти далее (Find Next), чтобы, не производя замены, перейти к поиску второго употребления поискового текста.
- Выберите Заменить (Replace), чтобы сначала заменить выделенный текст, а затем перейти к поиску следующего употребления.
- Выберите Заменить все (Replace All), чтобы найти и заменить сразу все употребления поискового текста.
После завершения операции замены закройте окно.
Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью о том, что Word завершил поиск по документу и было сделано определенное количество замен.
Перемещение и копирование текста
Операции перемещения и копирования особенно часто используются теми, кто не любит делать одну и ту же работу дважды. При создании однотипных документов эта операция используется особенно часто.
Для перемещения текста необходимо сначала выделить текст, затем вырезать его и перенести в новое место. Для копирования выделенный текст необходимо поместить в буфер обмена, а затем копию этого текста - в новое место.
Команда Вырезать (Cut) используется для удаления выделенного текста из документа и помещение этого текста в буфер обмена. Команда Копировать (Сору) используется для помещения копии выделенного текста в буфер обмена.
Команда Вставить (Paste) используется для вставки содержимого буфера обмена в место нахождения курсора ввода. Если команда Вставить (Paste) используется при выделенном тексте, то этот текст заменяется на содержимое буфера обмена.
Текст, помещенный в буфер обмена, может быть вставлен в любой документ Word или в любое другое приложение Windows.
- Выделите текст, который вы хотите вырезать или скопировать.
Если выделенный текст должен быть перемещен, выберите Правка, Вырезать (Edit, Cut).
Если выделенный текст предназначен для копирования, то выберите Правка, Копировать (Edit, Copy),
- Поместите курсор ввода в то место, куда должен быть перемещен вырезанный или скопированный текст, и выберите Правка, Вставить (Edit, Paste).
Эти операции можно выполнить также с помощью кнопок на Стандартной панели инструментов.
Содержимое буфера обмена остается неизменным до следующего вырезания или копирования.
Перетаскивание данных (функция Drag-and-Drop)
Перетаскивание данных используется для перемещения или копирования выделенного текста при помощи перетаскивания мышью его в новое место. Эта функция особенно полезна для перемещения или копирования на маленькие расстояния.
В процессе перетаскивания отделенного текста курсор мыши меняется. Новое место предполагаемого помещения текста обозначается пунктирным курсором ввода.
- Выделите текст, который хотите переместить или скопировать.
- Поместите указатель мыши на выделенный текст.
- Чтобы переместить выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши, перетащите пунктирный курсор ввода в новое место.
Чтобы скопировать выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши и клавишу клавиатуры Ctrl, перетащите пунктирный курсор ввода в нужное место,
- Отпустите кнопку мыши, чтобы завершить перемещение/копирование.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации* определяет понятие *документированная информация» или *документ» как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Официальным, то есть имеющим право на использование в организации, может считаться только документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
B области документации фундаментальным термином является «документ*, в определении которого выражаются самые общие представления об изучаемом предмете. Родо- вое-видовое подчинение, т. e. систематизация терминологии (в данном случае, по функциональному признаку), может проводиться, например, по схеме: документ - управленческая документация - организационно-распорядительная документация - вид документа, где каждое последующее понятие является частным проявлением предыдущего и находится с ним в соподчинении.
Одной из самых общих классификаций документов как носителей информации является классификация их по внешним признакам, технике и способам запечатления информации и выражения содержания. Такая классификация документов предлагается в документалистике, источниковедении, социологии. B документалистике документы подразделяются по способу передачи содержания на воспроизводящие содержания с помощью зрения (текстовые, графические и изобразительные документы) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись), в источниковедении «исторические источники в широком смысле слова делятся на шесть больших групп (письменные, вещественные, этнографические, устные или фольклорные, лингвистические и кино-, видео-, фоно-, фотоматериалы)*, всоци- ологических исследованиях выделяются письменные, изобразительные, звуковые и комплексные документы.
Документ - любая фиксируемая и сохраняемая информацию вне зависимости от носителей и способа выражения содержания, особая категория письменных документов, которая пока служит основным средством запечатления, передачи и сохранения интеллектуальной деятельности человека и которая является поэтому главным объектом исследования.
B документоведении принято достаточно широкое определение понятия «документ*, которое формулируется как «средство запечатления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека».
Письменные документы всегда являются результатом целенаправленного, сознательного документирования явлений объективной действительности на языке слов B целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии. B документе содержится свидетельство об объективной действительности, прочтение документа предполагает воссоздание последней, понимание способа записи, того как текст соотносится с действительной ситуацией - задача изучения документа.
Documentum на латинском языке означает «доказательство*; изучение совокупности документов (однородных или разнородных), их сопоставление воссоздает действительность, что и является предметом изучения историка и социолога.
B документоведении выделяются следующие функции документов:
■ документирование (запечатление) фактов или явлений;
■ коммуникативная функция;
■ доказательственная функция;
Функция исторического источника.
Особая категория документов - управленческая документация, служащая средством, инструментом осуществления процессов управления социально-экономической жизнью общества, свойственна также функция материализации управленческого действия, что является основным критерием целесообразности возникновения документа и во многом предопределяет его ценность как исторического источника. Принадлежность документа к сфере управления вызывает необходимость выполнения документом функции организации информации. Она заключается в том, что только при помощи документа информация хранится и передается в строго определенной форме; функции документа определяют состав его реквизитов, построение текста и его лексические особенности.
Делопроизводство предполагает создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.
Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Документационное обеспечение - появление этого термина связано с внедрением в управлении компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. B настоящее время термины «Делопроизводство» и «документационное обеспечение* являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.
Общая классификация документов.
Понятие и классификация управленческой документации
Общая классификация документов производится по следующим основаниям.
1. По назначению:
Организационно правовая документация:
а) учредительные документы (Устав, Положение, Учредительный договор, Инструкция);
б) организационно-правовая документация действующего предприятия (структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);
в) плановая документация (программы, схемы, графики, планы).
Распорядительная документация:
а) распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения (Постановление, Решение);
б) распорядительные документы, издаваемые на принципах единоначалия (Приказ, Распоряжение, Указ, Указание).
Информационно справочная документация:
а) информационные документы (протокол, докладная, объяснительная записка; переписка (служебное письмо, телеграмма, факс));
б) справочно-аналитические документы (справка, сводка, акт, заключение, отзыв, список, перечень);
в) отчетная документация (отчет).
2. IIo форме текста:
Индивидуальные документы - текст составляется произвольно, в основном это личные документы;
Трафаретные документы - унифицированная форма текста, постоянная информация уже занесена, переменная вносится при заполнении;
Типовые документы - существует текст-образец, в соответствии с которым составляются все последующие документы.
3. IIo происхождению:
■ личные (от имени конкретного лица);
■ служебные (от имени предприятия).
4. По месту составления:
■ внутренние (документооборот внутри организации, т. e. документы не исходят из организации и не входят в нее);
■ внешние (входящие и исходящие документы).
5. По стадин создания:
■ проект документа (черновик с пометкой ПРОЕКТ);
■ подлинник, оригинал (составленный первоначально, в первый раз);
■ копия документа (точное воспроизведение всех реквизитов подлинника. Вид копии - выписка-копия части документа);
■ дубликат - второй экземпляр подлинника, который выдается в связи с утратой оригинала).
6. IIo срокам исполнения:
■ срочные (указан срок исполнения);
■ несрочные - в них срок исполнения не указан (общий срок исполнения документов - 10 дней, HO OH может быть увеличен кормативно-правовым актом).
7. По юридической силе:
■ подлинные документы, составленные в соответствии с установленными ГОСТами и соответственно обладают юридической силой;
■ подложные документы, составленные с нарушением правил, или содержащие искажающую информацию, следовательно, юридической силой не обладают.
8. По степени обязательности исполнения:
■ директивные (их исполнение обязательно);
■ информационные (принять к сведению).
9. По средствам фиксации:
■ письменные (95% всех документов);
■ графические (схемы, карты, графики);
■ фото-, видео, кинодокументы (запечатлевают объект в статическом состоянии и в динамике);
■ фонодокументы (звуковые - протоколирование с помощью диктофона).
10. По степени гласности:
Обычные (общедоступны);
» секретные (ограничен круг лиц, имеющих доступ).
11. По стенени сложности текста:
■ простые (содержат один вопрос);
■ сложные (рассматривают 2 и более вопроса).
Управленческая документация
Основная роль управленческой документации состоит в регулировании деятельности предприятия, что позволяет решить поставленные задачи.
B соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы уиралления издают следующие pac- порядительныедокументы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.
Постановления, решения и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативные или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.
Распоряжения н указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Постановление - правовой акт, принимаемый центральными органами федеральной исполнительной власти, а также исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных принципиальных задач и установления стабильности норм, правил.
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организаций в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единоличным руководителем в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем в пределах их полномочий преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов или других нормативных актов вышестоящих органов.
Распорядительный документ может быть отменен или изменен распорядительным документом самой организации или вышестоящей организацией. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующим компетентным органом.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах, которые оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей.
B пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами. Письма отправляются в случаях, когда невозможен бездокументальный обмен информацией.
Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом, положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией и т. п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Например, документы денежного, материального и кредитного характера наряду с руководителем подписывает еще и главный бухгалтер (бухгалтер).
Общая классификация процессуальных документов
Существуют следующие виды процессуальных документов:
1. Документы, составляемые компетентными государственными органами и должностными лицами:
а) документы конституционного судопроизводства (протокол судебного заседания, постановление KC РФ, заключение, определение);
б) документы суда 1-й инстанции по гражданским делам (решение, дополнительное решение, определение о разъяснении решения, определение об исправлении описок и арифметических ошибок, определение суда
1- й инстанции, протокол судебного заседания);
в) документы кассационного и надзорного производства по гражданским делам (кассационный протест, частный протест, определение кассационной инстанции, надзорный протест, постановление надзорной инстанции);
г) документы исполнительного производства по граж данским делам (исполнительный лист, постановление о возбуждении исполнительного производства, постановление о возвращении исполнительного документа, определение об отсрочке и рассрочке исполнения);
д) документы арбитражного процесса (решение арбитражного суда, определение арбитражного суда, постановление кассационной инстанции по жалобе);
е) документы производства по делам об административных правонарушениях (протокол об административном правонарушении, протокол об административном задержании, протокол личного досмотра, досмотра вещей, изъятых предметов, протокол задержания транспортного средства, постановление по делу об административном правонарушении);
ж) документы, составляемые на стадии предварительного расследования УД (постановление следователя, постановление о возбуждении уголовного дела, постановление о привлечении в качестве обвиняемого, постановление о применении меры пресечения, протокол допроса, протокол допроса с применением зву- KO-, видеозаписи, протокол ОМП, протокол обыска);
з) документы, составляемые при окончании предварительного расследования УД (уведомления, протокол ознакомления с материалами УД, представление следователя, обвинительное заключение, постановление о направлении УД в суд для применения принудительных мер медицинского характера, постановление о прекращении УД, постановление о приостановлении УД, постановление о возобновлении УД);
и) документы, составляемые по УД в суде 1-й инстанции (приговор, постановление судьи, определение суда, протокол судебного заседания; вопросный лист, вердикт - документы, составляемые судом присяжных);
к) документы, составляемые по УД в кассационной и надзорной инстанциях (кассационный протест, определение кассационной инстанции, надзорный протест, постановление надзорной инстанции по УД);
2. Документы, составляемые прочими участниками
судопроизводства:
а) документы конституционного судопроизводства (запросы, ходатайства, жалобы);
б) исковые заявления. Заявления и жалобы, подаваемые в суд 1-й инстанции (исковое заявление, встречное исковое заявление, заявление об обеспечении гражданского иска, заявление об отказе от иска, заявление о признании иска, заявление о мировом соглашении, жалобы на действия и решения должностных лиц, нарушающих права и свободы граждан, заявления по делам особого производства);
в) документы кассационного и надзорного производства по гражданским делам (кассационная жалоба, частная жалоба);
г) документы арбитражного процесса (исковое заявление, отзыв на исковое заявление, встречное исковое заявление, апелляционная жалоба, кассационная жалоба);
д) документы, составляемые при окончании предварительного расследования УД (ходатайства);
е) документы, составляемые по УД в кассационной и надзорной инстанциях (кассационная жалоба).