Списание задолженности (если нет документов). Где вы были, где вы жили

Примеры отсутствия возможности приложить подтверждающие документы к авансовому отчету

Авансовый отчет представляет собой документ, где отражаются расходы организации , поэтому авансовый отчет становится объектом проверки аудиторов или налогового инспектора .

При оформлении авансового отчета ответственное лицо всегда руководствовалось Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, где была утверждена форма авансового отчета (форма № АО-1).

Однако с 2013 года были внесены изменения в нормативные документы, где было отменено обязательное применение унифицированной формы АО-1. На сегодняшний день многие организации продолжают использовать старый бланк для оформления документа «Авансовый отчет», где заполняются две стороны печатной формы: титульная сторона и оборотная сторона.

При оформлении авансового отчета есть случаи, когда сотрудник в силу объективной причины не может приложить документы к отчету, которые подтверждают эти расходы:

Допустим компания принимала участие в форуме , и во время транспортировки к месту демонстрации выставочный экземпляр оборудования был поврежде н. Сотрудник компании поставил в известность свое руководство. И для устранения неисправности сотрудник получил разрешение заплатить наличные деньги стороннему специалисту . Сотрудник написал служебную записку о том, куда были потрачены деньги, добавив сумму по НДФЛ и отразил в служебной записке, что документы были потеряны. Расход, отраженный в авансовом отчете, не может быть принят компанией для уменьшения прибыли, так как нет подтверждающих документов. В этом случае деньги, выплаченные сотруднику, считаются его доходом, с которых надо удержать НДФЛ.

Вот еще такой случай, когда сотрудник получил деньги на покупку канцелярских товаров . Товары сотрудник принес, все канцелярские товары оприходованы на складе, а вот предоставить чек на их приобретение он не может, так как чек был утерян . В этом случае с подотчетных сумм исчисляется НДФЛ подотчетного лица, организация платит страховые взносы за счет собственных средств, и при этом бухгалтер не может учитывать расходы на покупку канцелярских товаров для уменьшения налогооблагаемой базы.

3.
При формировании авансового отчета, если на все расходы есть документы, подтверждающие эти расходы, и именно эти затраты принесут прибыль организации в будущем, то эти расходы могут быть приняты организацией для уменьшения прибыли.

Расчеты с подотчетными лицами в 1С:ERP

Когда выдаются деньги подотчетному лицу, то по бухгалтерскому учету формируется проводка по дебету счета 71 и корреспондируется со счетами учета ДДС . А при отражении авансового отчета формируется проводка по кредиту счета 71 и корреспондируется со счетами затрат или счетами учета по приобретенным ценностям.

Чтобы выдать наличные или безналичные денежные средства подотчетному лицу, необходимо оформить документ «Расходный кассовый ордер» (Дт 71.01 – Кт 50.01) или документ «Списание безналичных ДС» (Дт 71.01 – Кт 51) с обязательным выбором вида операции «Выдача подотчетнику», и эти денежные средства могут быть потрачены на любые цели.

Подотчетное лицо отражает все расходы в документе «Авансовый отчет» в табличных частях раздела «Расходы» и раздела «Оплата поставщикам».

Чтобы отразить операцию по закупке ТМЦ , надо оформить документ «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Закупка через подотчетное лицо» , где будут сформированы проводки по поступлению ТМЦ на склад (Дт 10, 41 – Кт 71.01).

Для отражения представительских, а также прочих расходов (Дт 25, 26, 44 – Кт 71.01) необходимо оформить документ «Поступление товаров и услуг» с обязательным указанием вида операции «Закупка через подотчетное лицо».

Используя документ «Поступление услуг и прочих активов» с обязательным выбором вида операции «Закупка через подотчетное лицо», можно отразить в системе операцию по приобретению внеоборотных и нематериальных активов или отразить прочие услуги.

И в документе «Поступление товаров и услуг», и в документе «Поступление услуг и прочих активов» есть возможность вывести на печать форму АО-1.

Реализована возможность двухэтапного ввода информации об израсходованных суммах. В связи с этим для документа «Авансовый отчет» используется статусы: «Подготовлено» и «Утверждено». Использование статусов определяется функциональной опцией при настройке системы.

Елена Черненко
консультант-аналитик компании ООО “Кодерлайн”, сертифицированный специалист 1С.

С какой формулировкой можно списать излишне расходованные командировочные, свыше лимита по положению о командировке на предприятии, не подтвержденные чеками и другими документами представительскими расходами (возможно ли?). какие документы надо оформить? были переговоры в ресторане, но чек был утерян.

Списать представительские расходы при расчете налога на прибыль, произведенные во время командировки, которые не подтверждены первичными документами, Вы не сможете.

Представительские расходы, в том числе и те, которые сотрудник понес во время командировки, уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого нужно, чтобы они отвечали требованиям пункта 1статьи 252 Налогового кодекса РФ: были документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода.

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:

В налоговом учете затраты можно списать даже на основании документов, которые подтверждают их косвенно (п. 1 ст. 252 НК РФ). В Вашем случае можно взять от сотрудника с датой и суммой объяснительную записку. Также в записке можно назвать место, где платеж был произведен. И описать конкретные причины, из-за которых пропал кассовый чек.

Но записка сотрудника - вспомогательный документ. И если Вы учтете расходы, то будут споры с проверяющими.

Олег Хороший , начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными

Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:

первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты
первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.*

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П , определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09 , постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения , утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:

авансовые отчеты;
товарные чеки;
квитанции к приходному кассовому ордеру.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515 .

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как учесть представительские расходы во время командировки

Налог на прибыль

Представительские расходы, в том числе и те, которые сотрудник понес во время командировки, уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого нужно, чтобы они отвечали требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: были документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода.*

Из статьи журнала

Если сотрудник потерял кассовый чек, то подотчетные суммы можно списать

В налоговом учете затраты можно списать даже на основании документов, которые подтверждают их косвенно (п. 1 ст. 252 НК РФ). В вашем случае тут пригодится объяснительная записка от работника с датой, суммой и назначением платежа. Также в записке можно назвать место, где платеж был произведен. И описать конкретные причины, из-за которых пропал кассовый чек.

Но записка работника - вспомогательный документ.* Гораздо важнее попросить интернет-провайдера, в адрес которого произведена оплата, написать письмо о фактическом поступлении денежных средств. Приложите к письму двусторонний акт сверки взаимных расчетов.

"Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке", 2013, N 8

Можно ли признавать в бухгалтерском и налоговом учете расходы, не подтвержденные документами или подтверждаемые нестандартными документами? Это могут быть расходы наличными на нужды банка (как головного офиса, так и филиала), например на корпоративные мероприятия, поздравления, экстренные расходы на услуги такси. Это также могут быть расходы в командировке, на разовую закупку товаров наличными подотчетным лицом, а также на услуги иностранных компаний, которые ограничиваются выставлением счета (инвойса), но не предоставляют акт приемки работ. Наши эксперты подсказывают, как в этих случаях избежать налоговых рисков.

Д.Л. Тарасов, Банк "Возрождение" (ОАО), юридический департамент, заместитель начальника договорно-правового отдела

Первичный документ является необходимым условием для учета расходов при расчете налога на прибыль. Если его нет, не соблюдается правило о документальном подтверждении расхода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В случае утери подтверждающих документов подотчетным лицом следует запросить дубликаты документов (для транспортных и гостиничных компаний выдача подобных документов не редкость). Расходы, документы по которым восстановить невозможно, налоговые органы, скорее всего, откажутся принимать в состав расходов.

Что же касается документов от нерезидентов других стран, которые не подтверждают оказание услуг актами, следует применить ст. 252 НК РФ, которая разрешает подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены расходы, и документами, подтверждающими их косвенно.

Таким образом, если в договоре прописан не акт, а иной подтверждающий документ, следует запросить его у иностранного контрагента; если же такой документ у контрагента не предусмотрен, подтверждением может служить служебная записка руководителя уполномоченного подразделения банка о том, что услуги по оплаченному банком счету (инвойсу) получены в полном объеме и надлежащего качества. Практика показывает, что иногда иностранный контрагент соглашается подписать и составленный российской стороной акт.

Можно рекомендовать банкам оформить договорные отношения со службами такси, топливными заправками, предприятиями общепита, компаниями, организующими мероприятия, деловые приемы и праздники, и таким образом уменьшить долю расходов, оплачиваемых наличными средствами. Целесообразно по возможности распространить эту практику и на обособленные подразделения банка в регионах. Поскольку, даже если банк решит не признавать такой-то не подтвержденный документально расход для целей налогообложения и избежать таким образом претензий со стороны налоговых органов, в любом случае избавиться от надзора регулятора и акционеров банка за финансовыми результатами, выявляемыми в бухгалтерском учете, не удастся.

Е.В. Шестакова, ООО "Актуальный менеджмент", генеральный директор, к. ю. н.

Если неподтвержденные расходы были признаны для целей налогообложения, имеются значительные риски доначисления налогов. Об этом свидетельствует и судебная практика: Определение ВАС РФ от 24.12.2012 N ВАС-16428/12 по делу N А60-57502/2011; Определение ВАС РФ от 17.12.2012 N ВАС-16059/12 по делу N А27-12425/2011; Определение ВАС РФ от 25.04.2012 N ВАС-4429/12 по делу N А51-4620/2011.

Вместе с тем сложность для налогоплательщика заключается в том, что Налоговый кодекс РФ не содержит конкретный перечень документов, которыми можно подтвердить расходы. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11.07.2011 N А13-415/2010. Суд встал на сторону налогоплательщика именно потому, что Налоговый кодекс РФ не устанавливает перечень первичных документов, подлежащих оформлению при осуществлении тех или иных хозяйственных операций, и не предъявляет каких-либо специальных требований к их оформлению.

Поэтому если налогоплательщик имеет первичные документы, оформленные в соответствии со ст. 9 Закона N 402-ФЗ, то они служат подтверждением расходов для целей бухгалтерского и налогового учета. Названная статья Закона N 402-ФЗ содержит только обязательные требования к реквизитам первичных документов. Это: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность их оформления свершившегося события; подписи уполномоченных лиц.

Р.В. Пашков, ОАО БАНК "МБФИ", начальник юридического управления, член совета директоров, аттестованный налоговый консультант

Порядок исчисления налога на прибыль, как известно, установлен гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ. Для того чтобы иметь возможность учесть расходы для целей налогового учета, организация должна выполнить все требования п. 1 ст. 252 НК РФ. Согласно указанной норме любые налогооблагаемые расходы налогоплательщика должны иметь в том числе документальное подтверждение.

Из положений ст. 313 НК РФ следует, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы. Но самостоятельного определения первичного учетного документа налоговое законодательство не содержит. Поэтому на основании ст. 11 НК РФ налогоплательщик вправе использовать для целей налогообложения понятие первичного учетного документа, содержащееся в бухгалтерском законодательстве.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения. Вместе с тем обязательными для применения продолжают оставаться формы, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. Он утверждает такие формы по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Согласно ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 402-ФЗ руководитель экономического субъекта определяет также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Как установлено в ст. 7 Закона N 402-ФЗ, при разногласиях между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером в отношении ведения бухгалтерского учета данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию. Таким образом, при отсутствии первичного документа расходы считаются неподтвержденными и списываются за счет чистой прибыли.

Для того чтобы расходы были признаны для целей налогообложения, они прямо должны быть указаны в НК РФ. При этом в ст. 270 "Расходы, не учитываемые в целях налогообложения" НК РФ прямо указаны расходы, которые не признаются к уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Расходы подотчетного лица, не подтвержденные оправдательными документами, признаются банком в налоговом учете только по распоряжению руководителя банка, но с отнесением на чистую прибыль.

М.В. Яковлев, ООО "Аудит-Стандарт", аудитор

Безусловно, в банке, как и в любой организации, случается закуп товаров без оформления документов, в том числе у населения (физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями). Это могут быть уникальные изделия, произведенные частными лицами (например, для подарков, акций); продукты питания, закупаемые для представительских целей; редкие, отсутствующие в магазинах детали для ремонта (для IT-подразделения, транспортного подразделения банка и др.); и т.д. И чем дальше в регионы, тем такие случаи чаще и разнообразнее в силу неразвитости инфраструктуры некоторых местностей, где банки тем не менее присутствуют.

Закон N 402-ФЗ позволяет организациям создавать и утверждать формы первичных документов самостоятельно, что не исключает возможности пользоваться и документами, содержащимися в альбомах унифицированных форм. При приобретении товаров у физических лиц (в т.ч. и на рынке) достаточным документальным подтверждением является закупочный акт по форме ОП-5, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (несмотря на то что форма изначально составлялась для закупа продуктов питания, она традиционно используется при закупке любых товаров; некоторые строки в ней можно игнорировать), где указаны Ф.И.О. продавца, ИНН, перечень товарно-материальных ценностей, подписи лиц, участвующих в купле-продаже (при приобретении товаров на рынке акт также заверяется печатью рынка). Если банк хочет обезопасить себя от рисков скупки краденного, можно также запросить у продавца документы о приобретении им этого товара, хотя вряд ли они будут у всех таких контрагентов. Банк может создать свой собственный акт закупа, усовершенствовав типовой, утвердив эту форму в учетной политике банка.

Физическое лицо, у которого производится закуп, должно само исчислить и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 2 ст. 228 НК РФ). Банк не признается налоговым агентом по таким операциям, но по окончании года подает сведения в налоговые органы о выплате доходов физлицам. На данные выплаты не начисляются страховые взносы.

Если соблюдено требование об экономической целесообразности, то есть можно доказать, что купленные товары были использованы в деятельности банка, направленной на получение прибыли, их стоимость можно включить в состав расходов для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Нормируемые расходы, разумеется, должны включаться в пределах норм. Списание товаров на представительские расходы должно сопровождаться соответствующим приказом и сметой. Если у физического лица был закуплен актив, подпадающий под определение основных средств, он включается в состав основных средств и подлежит списанию в расходы через амортизацию. При этом есть возможность уменьшить срок его полезного использования на период фактической эксплуатации, но только в том случае, если такой срок можно документально подтвердить.

Приведу пример из практики. Сотрудник банка был направлен на лекцию прибывшего в Россию иностранного специалиста высокого уровня. После лекции сотрудник приобрел у иностранного специалиста за свой счет отсутствующую в продаже в России литературу без документов. Бухгалтерия банка не стала оформлять данную операцию как авансовый отчет, чтобы не создавать налоговых рисков, вместо этого был составлен акт закупа данной литературы у физического лица - сотрудника банка, и таким образом ему были возмещены затраты. А поскольку данная литература была посвящена передовым банковским технологиям, банк включил ее в свой библиотечный фонд, а стоимость единовременно списал в налоговом учете в состав прочих расходов, учитываемых при налогообложении прибыли (п. 2 ст. 256 НК РФ, Письмо Минфина России от 04.06.2008 N 03-05-04-01/21). К сожалению, нельзя точно сказать, создало ли это налоговые риски, поскольку налоговики при проверке не обратили внимания на данную операцию и не высказали возражений против такой схемы. Аудиторская же проверка сочла данный акт закупа у физического лица принадлежащих ему на праве собственности товаров (специализированной литературы) по форме ОП-5 надлежащим документом для оформления факта приобретения книг для нужд библиотечного фонда банка. Надо заметить, что в данном случае можно было пойти и по традиционному пути, оформив с сотрудником договор купли-продажи имущества.

Опыт аудита, проведенного нашей компанией, показывает, что число случаев закупа банками товаров без подтверждающих документов с каждым годом снижается, что, как мы полагаем, связано с повсеместной легализацией деятельности малого бизнеса, а также с расширением рынка товаров и услуг.

В.В. Ларин, BDO в России, эксперт

Трудности в признании расходов могут возникать в случае заключения между банком и контролирующим его юридическим лицом договора об оказании управленческих услуг. В российском налоговом законодательстве не содержится конкретных требований в отношении документов, подтверждающих оказание управленческих услуг. В некоторых случаях это является причиной споров между налоговыми органами и налогоплательщиками. Исходя из практики целесообразно оформлять следующие документы: договор об оказании услуг (договоры, составленные на двух языках, либо договоры, переведенные на русский язык, если услуги оказывает иностранный поставщик); акт приемки услуг, содержащий ссылки на договоры и описание этих результатов оказанных услуг; счета, содержащие ссылки на договоры и акты приемки услуг; дополнительные документы, раскрывающие характер и конкретное содержание оказанных услуг (отчеты, меморандумы, протоколы собраний, программы и материалы тренингов, факсы, электронная переписка и т.п.), которыми можно обосновать произведенные расходы. Такие документы не являются обязательными, но могут быть затребованы налоговыми органами для подтверждения реальности осуществления хозяйственных операций.

Российские компании часто используют внутригрупповые договоры об оказании услуг в качестве механизмов перераспределения прибыли. Как следствие, налоговые органы обращают особое внимание на подобные сделки. При недостаточной экономической обоснованности подобных договоров и цели, отличной от перераспределения прибыли, расходы по ним могут быть оспорены налоговыми органами.

Р. Ярошенко, налоговый юрист

В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?

Чем подтвердить проезд?

Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках...», оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Простое решение

Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.

Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.

Где вы были, где вы жили?

Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.

Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.

Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.

Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре.

Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.

Универсальный вариант

Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.

Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.

Докажи, что проживал

Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу № А56-14779/03).

На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.

В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Среди наиболее распространённых в хозяйственной деятельности можно назвать следующие первичные документы:

платёжные поручения;
накладная;
кассовый ордер;
справка.

АКТ СВЕРКИ РАСЧЁТОВ. СПОРНОЕ МНЕНИЕ Иногда в объявлениях о проведении торгов фигурирует упоминание о наличии такого документа, как акт сверки расчётов. Данный документ подписывается сторонами как Касательно акта сверки существуют различные мнения. По мнению одних данный акт не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции. У других мнение противоположное. Например, Определение Верховного суда РФ от 17.09.2014 г.

Чем подтверждается дебиторская задолженность?

Важно

платёжные поручения;
акт выполненных работ (оказанных услуг);
накладная;
кассовый ордер;
справка.

3. Акт сверки расчетов Сам по себе акт сверки расчётов не является первичным учётным документом и, соответственно не является бесспорным доказательством, подтверждающим размер задолженности одной стороны перед другой.

Но, если помимо акта к материалам о взыскании задолженности будут приложены и другие документы (договор, платёжные поручения, акты выполненных работ и т.п.), то в совокупности этот набор документов вполне может стать верным доказательством наличия задолженности.

Документы подтверждающие дебиторскую задолженность

Для подтверждения того, что на момент списания задолженность не погашена, нужно иметь акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода, а по результатам инвентаризации руководитель издает приказ о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежного долга. Данный порядок установлен п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н и Письма УФНС России по г.
Москве от 13.12.2006 N 20-12/109630, от 27.06.08 №20-12/060959 подтверждает такой порядок. Инвентаризация расчетов проводится с поставщиками и покупателями, с бюджетом и внебюджетным фондами, работниками и другими дебиторами и кредиторами и проверяет обоснованность сумм, числящихся в бухгалтерском учете.

Как списать неподтвержденную дебиторскую задолженность?

В связи с этим по результатам списания во внереализационные расходы безнадежных долгов на дату издания приказа о списании дебиторской задолженности не имеет место занижение налога на прибыль …… На основании изложенного арбитражный апелляционный суд считает правомерным вывод суда первой инстанции о том, что включение заявителем убытков от списания дебиторской задолженности в качестве убытков от списания безнадежных долгов в состав внереализационных расходов при исчислении налога на прибыль за 2002 г., а не при исчислении налога на прибыль за предыдущие налоговые периоды, не может признаваться нарушением законодательства о налогах и сборах, произведенное списание экономически обоснованно и документально подтверждено».

Списание дебиторской задолженности

Инфо

Дебиторская задолженность нередко становится предметом судебных разбирательств. Длительное неисполнение контрагентами своих обязанностей может привести к взысканию дебиторской задолженности через суд. Среди основных проблем, возникающих при взыскании дебиторской задолженности через суд - документальное подтверждение наличия дебиторской задолженности.

Договор Оригинал или заверенные в установленном порядке копии договоров или иных правоустанавливающих документов. Но даже договор не может считаться документом, достаточным для подтверждения долга, поскольку он не является первичным документом, свидетельствующим о совершении хозяйственной операции, а значит, и о факте наличия задолженности. Таким образом, к договору должна прилагаться соответствующая «первичка».

2. Первичная документация Достаточность первичных документов определяется их соответствию требованиям ст.

Какими документами в суде подтвердить дебиторскую задолженность

Москве в Письме от 19.12.07 №20-12/121646 разъясняя ситуацию об учете расходов, когда первичные документы отсутствуют, делает вывод: «организация не может учесть в составе внереализационных расходов при формировании налоговой базы для исчисления налога на прибыль суммы убытков по документально не подтвержденным безнадежным долгам с истекшим сроком исковой давности». ФАС Западно-Сибирского округа от 28.08.2007 в Постановление №Ф04-5734/2007(37452-А03-15) по делу №А03-16023/2006-21 «указал, что отнести списанную дебиторскую задолженность на внереализационные расходы нельзя, поскольку только лишь платежные документы, при отсутствии соответствующих договоров, не являются основанием для признания такого долга расходом».

Порядок списания старой задолженности, по которой не осталось документов

Претензии налоговиков к списанным в расходы долгам с истекшим сроком давности обусловливаются так: если бы организация предъявила иск в суд, то долг не стал бы безнадежным, поэтому расходы появились именно из-за бездействия компании. Значит, они экономически неоправданны, и их нельзя учитывать в расходах (п. 1 ст. 252 НК РФ). По мнению налоговиков, документальным подтверждением действий по взысканию (истребованию) долга могут служить либо письма организации, направленные в адрес должника с требованием о погашении суммы задолженности, либо материалы, связанные с обращением кредитора в суд.

Отметим, что требования налоговых органов не основаны на нормах налогового законодательства.
Данное правило основывается на нормах пункта 11, 14.3 ПБУ 10/99, согласно которому суммы дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, а также других нереальных долгов являются прочими расходами организации. Например. В 2006 году была поставка товара на сумму 472000 руб., включая НДС. Покупатель не оплатил товар. Организация согласно учетной политике не создает резерва сомнительных долгов.
Согласно распоряжению директора была произведена инвентаризация, на основании которой списывается задолженность 2006 года, по которой истек срок исковой давности. Содержание операций Дебет Кредит Сумма, руб. Первичный документ Бухгалтерские записи в декабре 2006 г. Признана выручка от продажи товаров/оказания услуг 62 90-1 472 000 Товарная накладная/ акт оказанных услуг Отражена сумма НДС, предъявленная покупателю 90-3 76-5 72 000 Счет-фактура Бухгалтерские записи в декабре 2009 г.

Нет подтверждающих документов дебиторской задолженности

Внимание

В случае ликвидации должника, основанием для признания долга безнадежным будет запись об исключении его из Единого государственного реестра. УФНС по г. Москве в Письме от 19.05.05 №20-12/36141 разъясняет, что учесть расходы организацией в составе внереализационных расходов при формировании налоговой базы для исчисления налога на прибыль надо за тот отчетный (налоговый) период, в котором сделана соответствующая запись о ликвидации должника в Государственном реестре. Такая позиция налоговых органов небесспорна, но в некоторых судах она находит поддержку арбитров.

Так Арбитражный суд г. Москвы в решении от 02.03.06 по делу № А40-138/06-14-1 согласился с инспекцией, что своевременное выявление и списание задолженности зависит целиком от налогоплательщика и его руководителя.

Для того чтобы списать дебиторскую задолженность, налогоплательщик должен документально обосновать факт наличия непогашенного долга: правовое основание, размер долга и дату его возникновения. Так как право уменьшить налоговую базу возникает по окончании установленного отрезка времени, то важным моментом является правильное определение начальной даты этого отрезка. Поэтому для признания долга безнадежным в связи с истечением срока исковой давности необходимо располагать документами, которые позволяют установить дату возникновения дебиторской задолженности.

В большинстве случаев такими документами являются: — договор с покупателем или иным дебитором; — накладная на отгрузку товаров, акт приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг; — а также иные документы, в частности платежные документы на перечисление аванса поставщику, не выполнившему свои обязательства, акт сверки задолженности.
Подтверждающие документы по всем хозяйственным операциям, в том числе и по дебиторской задолженности, организация обязана хранить в течение не менее пяти лет, как того требует п. 1 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете №129-ФЗ от 21.11.1996 года. Срок, установленный налоговым законодательством по хранению документов, необходимых для исчисления и уплаты налога, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Отметим, хранение первичных документов является обязанностью, а не правом организации.
Поэтому у организации, не сохранившей первичных учетных документов по дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, ставятся под сомнения основания ее списания в уменьшение налогооблагаемой прибыли в составе внереализационных расходов (пп.2 п.2 ст.265) и возможность ее списания на финансовый результат организации.
КГ14-1683 содержит позицию, указывающую, что акты сверки подтверждают наличие задолженности должника перед кредитором. Истина как всегда где-то рядом, а указанные мнения верны. Но, как отдельные мнения, просто вырваны из контекста, без учёта сопутствующих обстоятельств. «

Голый» акт, с минимумом информации наверняка не будет рассматриваться судом в качестве доказательства. Именно так поступил Арбитражный суд Рязанской области вынося 04.06.2014 г. определение по делу № А54-5035/13, законность которого была подтверждена Двадцатым арбитражным апелляционным судом. В данном деле, кстати, одно юридическое лицо купило дебиторскую задолженность у первоначального кредитора.

Суд указал, что сам по себе акт сверки расчётов не является первичным учётным документом и, соответственно не является бесспорным доказательством, подтверждающим размер задолженности одной стороны перед другой.