График отпусков на год унифицированная форма. Новое в законодательстве! Кем утверждается график отпусков

График отпусков на 2018 год необходимо подготовить до 15 декабря 2017 года. Как составить, заполнить и утвердить график - посмотрите в нашей инструкции. А наглядный образец поможет быстро подготовить документ.

Важно! График отпусков – это не формальная бумажка, а документ. И указанные в нем сроки отпусков должны безукоризненно соблюдаться.

Расписание ухода в отпуск на весь год нужно не только сотрудникам. Оно нужно в первую очередь самой компании, так как позволяет регулировать загруженность рабочих мест особенно в горячие летние периоды. Кроме этого, график помогает избежать споров между сотрудниками и руководством об очередности предоставления отпуска.

Кто составляет график отпусков 2018

График отпусков на 2018 год составляют все предприятия. Если к вам придет комиссия из Трудовой инспекции и не обнаружит графика, вас ждут крупные штрафы (30 000 - 50 000 рублей).

Единственное исключение сделано для микроорганизаций, в которых или совсем нет сотрудников, или с ними подписаны типовые договора. Такие предприятия график делают по желанию, а работников в отпуск отправляют по договоренности с ними.

Образец графика отпусков на 2018 год

В какой срок должен быть утвержден график отпусков на 2018 год

График отпусков 2018 должен быть утвержден в этом году. Причем сделать это надо не позднее, чем за две недели до наступления нового года. Таким образом, крайним сроком составления и утверждения графика будет 15 декабря 2017 года.

Отметим, что обычно крайняя дата оформления расписания приходится на 17 декабря предшествующего года, но в этот раз она выпала на воскресение, и срок перенесли.

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год

Основные правила составления графика отпусков, в общем-то, простые. Разберем их по частям.

Главные требования

График отпусков на 2018 года составляют все предприятия: как коммерческие, так и бюджетные. Исключение - микропредприятия, которые в состоянии подтвердить свой статус.

Оформляется сразу на целый год;

Должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до нового года;

Содержит даты реальные, а не формальные, позволяющие потом предоставлять отпуск сотрудникам по их желанию. Если при проверке обнаружится, что график не соблюдается без уважительной причины, компанию оштрафуют. (Полный список таких причин приведен в статье 124 Трудового кодекса РФ);

Включает всех сотрудников. Это относится и к вновь прибывшим, и к внешним совместителям. Причем у последних отпуск должен совпадать с основным местом работы. Исключение составляют только лица, работающие по гражданско-правовому договору;

Отдается для ознакомления всем сотрудникам фирмы, даже если даты ухода в отпуск с ними согласовывались. Причем ознакомление должно быть оформлено официально. То есть должен вестись какой-то журнал или в самом расписании сделать отдельный столбец, где будут стоять подписи рабочих.

Как составить график отпусков 2018

Существует два способа составления графика отпусков:

Использовать готовый бланк проще, так как там есть все необходимые строки.

Если решили не использовать типовую форму, посмотрите, как составить свой бланк. О0а должна включить следующие графы:

ФИО и табельный номер работника (если у вас нет практики присвоения табельного номера, это пункт можно опустить);

Должность и место его работы (отдел или иная структурная единица);

Дату начала отпуска (даже если она ориентировочная);

Количество календарных дней очередного отпуска;

Дополнительные дни к отпуску или не использованные ранее.

Название документа, на основании которого перенесен отдых.

Если вы заполняете форму, то на момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1 – 6 (смотрите образец).

Внимание! Сотрудник имеет право по своему желанию разбить свой отпуск. При этом первая его часть не может быть менее 14 дней.

Как заполнить график отпусков на 2018 год

Здесь мы привели пример заполнения некоторых строк формы Т-7.

Столбец формы	Что указываем
№ 4 (табельный номер)	Если вы их не присваиваете, столбец можно пропустить
№5 (количество дней отпуска)	Обязательно отделяйте основной отпуск от дополнительных дней, например в формате 28 + 5
№6 (запланированная дата отпуска)	Если вы не уверены, что сможете отпустить в указанный срок работника или у вас есть трудящиеся, имеющие право брать отпуск в любое удобное для них время, пишите приблизительную дату. Форма позволяет вносить в график изменения (об этом чуть ниже)

Столбцы 7-10 заполняются в ручную по мере ухода работников в отпуск (смотрите ниже)

Как утвердить график отпусков на 2018 год

После заполнения формы, документ подписывает кадровик (бухгалтер) и руководитель. Как только график утвердит руководство, передайте его для ознакомления всем сотрудникам фирмы под роспись.

На больших предприятиях директор может издать специальный приказ, чтобы утвердить график отпусков.

Как внести изменения в график отпусков 2018

Очень часто в компании или у самих сотрудников случаются внештатные ситуации (например, болезнь, внеплановая выездная проверка, пришел новый работник и т.д.), когда требуется перенести отпуск на другой срок и внести изменения в график отпусков. Это не запрещено, но должно быть оформлено документально.

Для внесения изменений в форме Т-7 предусмотрены столбцы 7,8,9 и 10. Данные в них вносите вручную.

Столбец 7 и 9 - дата, на которую планировалось перенести отпуск и дата, когда рабочий реально это сделал;

Столбец 8 - на основании какого документа произошел перенос отпуска (например: заявление сотрудника, приказ директора и т.д.);

Столбец 10 - дополнительная информация о причинах переноса отпуска (например, болел и пр.).

Нужно ли составлять график отпусков? Зачем работодателю график отпусков? Ответственность за отсутствие графика отпусков. Право на отпуск. Отпускной стаж. Продолжительность отпуска. Пожелания работников.

До нового года необходимо составить и утвердить график отпусков. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть?

Согласно пункту 5 статьи 37 Конституции РФ каждому гражданину, работающему по трудовому договору, гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность предоставления отпусков работникам одной организации определяется графиком отпусков (ч. 1 ).

к меню

СОСТАВЛЯТЬ ИЛИ НЕ СОСТАВЛЯТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ?

Во многих организациях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. Эта практика нарушает права работника, поскольку он лишен возможности планировать время отдыха и организовать его наиболее эффективным образом. Иногда сотрудник вообще не может воспользоваться гарантированным правом на отдых в течение календарного года.

Зачем работодателю график отпусков

Составление графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю.

Во-первых , если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ).

Во-вторых , у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику.

В-третьих , график позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сотрудников не будут накапливаться не отгулянные отпуска.

В график НЕ нужно включать

1) Подрядчиков. Даже если договор длительный, такие работники не имеют права на ежегодный отпуск. Если включить подрядчика в график отпусков, это будет дополнительным поводом для трудинспекторов в трудовой.

2) Сотрудниц, которые весь 2018 год будут в декрете или отпуске по уходу за ребенком, в график можно не включать. Если в отпуске по уходу сотрудница работает неполный день, это не имеет значения. Ей все равно не положено два отпуска одновременно. Даже если мама решит прервать детский отпуск и взять ежегодный, в графике это можно не прописывать. Если отпуск заканчивается в 2018 году, уточните, будет ли женщина брать после детского отпуска. Если будет, пропишите в графике 28 дней сразу после окончания детского отпуска.

к меню

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Прежде чем составить график отпусков, необходимо учесть:

положения действующего законодательства РФ об отпусках;
специфику деятельности организации (например, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
пожелания работников.

ПРАВО на ОТПУСК

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ).

Нужно ли заявление на отпуск?

Обязаны ли сотрудники организации писать заявление на очередной ежегодный отпуск? Согласно ежегодный отпуск предоставляется работникам на основании графика отпусков и изданного в соответствии с ним приказа руководителя.

При наличии таких документов писать заявление необязательно. Однако существуют исключения для следующих случаев:

в графике обозначен только месяц, в котором работник уходит в отпуск. В этом случае сотруднику необходимо написать в заявлении точную дату начала своего отпуска ;
работник уходит в отпуск не по графику . При согласовании с администрацией организации на основании данного заявления должен быть изменен график отпусков.

Кроме этого, Трудовой кодекс обязывает писать заявление тем сотрудникам, которые имеют право на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы.

ПРИМЕР 1.
Инженер Н.А. Гайкин приступил к работе 23 апреля 2008 го да. С какого дня он имеет право взять первый отпуск?
РЕШЕНИЕ. Право на отпуск за первый год работы возникнет у Н.А. Гайкина 23 октября 2008 года.
График отпусков составляется на очередной календарный год (с 1 января по 31 декабря) с учетом того, когда начался рабочий год каждого сотрудника. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной графиком (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

ПРИМЕР 2.
Инженер Н.А. Гайкин, приступивший к работе 23 апреля 2008года, в 2008 году не воспользовался правом пойти в отпуск. В графике отпусков на 2009 год запланировано три отпускных периода для этого работника:
- с 12 января 2009 года - 28 календарных дней за 2008 год;
- с 16 марта 2009 года - 14 календарных дней за 2009 год;
- с 31 августа 2009 года - 14 календарных дней за 2009 год.
к меню
Правильно ли составлен график отпусков?

РЕШЕНИЕ. Неверным является предоставление отпуска за рабочий год, который еще не начался (его начало приходится на 23 апреля 2009 года), поскольку он предоставляется за отработанный, так называемый рабочий, а не календарный год.
Первый отпуск с 12 января 2009 года будет правомерно предоставлен за период с 23 апреля 2008 года по 22 апреля 2009 года.
Второй отпуск на 14 календарных дней с 16 марта 2009 года запланирован неправомерно, поскольку период, за который он предоставляется (второй рабочий год с 23 апреля 2009 года по 22 апреля 2010 года), к моменту начала отпуска еще не наступит. У работника не возникнет права на отпуск за второй рабочий год.
Отпуск с 31 августа на 14 календарных дней запланирован правомерно, поскольку в соответствии с трудовым законодательством отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время этого рабочего года.
Необходимо внести изменения в график отпусков и перенести дату начала второго отпускного периода на более позднее время (после 23 апреля 2009 года).

к меню

Отпускной СТАЖ

отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин;
отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными (опасными) условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Отпускной стаж влияет на момент завершения очередного рабочего года. Если работник, к примеру, брал длительный отпуск за свой счет, окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней, превышающее 14.

Если последний день рабочего года переносится на более поздний срок, количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которое может претендовать работник, изменяется. Если отпускной стаж не прерывается, то по истечении рабочего года сотрудник сможет отгулять 28 календарных дней. В противном случае ему полагается меньше отпускных дней. Как их рассчитать? Особой методики для этого не предусмотрено. На практике используется два варианта.

Первый вариант. Вначале нужно определить количество полных месяцев, которые включаются в отпускной стаж за определенный рабочий год. За каждый из них работнику полагается 2,33 дня отпуска (28 календ. дн. : 12 мес.). Сложность возникает при расчете дней отпуска, которые полагаются сотруднику за не полностью отработанный месяц рабочего года. В этом случае можно применить другой способ расчета.

Второй вариант. Он дает возможность более точно рассчитать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в определенный момент. Расчет строится не на основе календарных месяцев, а исходя из календарных дней. Определяется количество календарных дней, приходящихся на отработанное в течение рабочего года время. В полностью отработанном рабочем году - 365 (366) календарных дней. За это время работнику полагается 28 календарных дней отпуска. Если в рабочем году были периоды, исключаемые из отпускного стажа, то сотрудник имеет право на меньшее количество календарных дней отпуска. Например, 326 календарных дней из 365 возможных, приходящихся на отработанное в рабочем году время, дают право на 25 календарных дней от пуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн. x 326 календ. дн.). Рассмотрим пример.

к меню

ПРИМЕР 3.
К.С. Бубликов поступил на работу в ООО «Сласти» 2 мая 2007 года. В июне 2008 года он находился в неоплачиваемом отпуске продолжительностью 20 календарных дней.
С 2 мая 2009 года работник планирует уйти в отпуск. Необходимо определить, сколько календарных дней отпуска полагается работнику по состоянию на 1 мая 2009 года включительно, если отпуск за первый рабочий год он использовал полностью.
РЕШЕНИЕ. Первый рабочий год сотрудника закончился 1 мая 2008 года. За этот период он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме.
Теперь нужно выяснить, когда закончится второй рабочий год. Если бы К.С. Бубликов не брал неоплачиваемый отпуск в 2008 году, второй рабочий год закончился бы 1 мая 2009 года. Но в данной ситуации рабочий год сдвинется на шесть календарных дней (20 календ. дн. - 14 календ. дн.). То есть 14 календарных дней отпуска за свой счет не исключаются из стажа. Таким образом, за период с 2 мая 2008 года по 1 мая 2009 года отпускной стаж сотрудника составит 359 календ. дн. (365 календ. дн. - 6 календ. дн.).

За один календарный день, приходящийся на отработанное время во втором рабочем году, сотрудник заработал 0,0767 дня отпуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн.). Следовательно, за 359 календарных дней работнику полагается 27,54 календарного дня отпуска (359 календ. дн. x 0,0767 дн.). Фактически сотруднику можно предоставить 27 календарных дней отпуска, поскольку 0,46 дня (1 дн. - 0,54 дн.) к указанной дате он еще не заработал.

к меню

ПОЖЕЛАНИЯ сотрудников и Продолжительность отпуска, ОПРОСНЫЙ лист

Опросите сотрудников, когда они планируют отпуска

Чтобы заполнить график, сначала соберите со штатных работников информацию, когда они планируют отпуска в следующем году.

Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.

Используйте опросные листы. В них попросите работников отразить, в какое время они хотят уйти в отпуск (образец ниже).

Примечание : Скачать в формате Word 32Кб

Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска.

Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе.

Основные отпуска. У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида - 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).

Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Продолжительность отпуска, планируемого на следующий календарный год, зависит не только от даты возникновения соответствующего права и отпускного стажа. К рассчитанной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска следует добавить не использованное работником количество календарных дней отпуска за предыдущий период.

Кроме того, необходимо учесть, что некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116-119, 173- 176 и 350 ТК РФ). Согласно части 2 при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике от пусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.

Дополнительные отпуска. Некоторые работники имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность зависит от категории работника (см. таблицу ниже).

к меню

Кто из работников имеет право на дополнительный отпуск

Работники	Минимальная продолжительность отпуска в год, календ. дн.
Сотрудники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ)	3
Сотрудники с вредными и опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ)	7
Сотрудники Крайнего Севера (ст. 321 ТК РФ)	24
Врачи общей практики (постановление Правительства РФ от 30.12.98 № 1588)	3 *
Спортсмены и тренеры (ст. 348.10 ТК РФ)	4

* На дополнительный отпуск имеют право врачи общей практики, которые непрерывно трудятся в данной должности свыше трех лет.

Дополнительный отпуск, в отличие от основного, сотрудники вправе не отгуливать, а заменить компенсацией. Но даже если работник планирует взять компенсацию, попросите его указать в опросном листе дни дополнительного отпуска.

Неотгулянные отпуска за прошлые годы. Трудовой кодекс РФ не требует включать в график дни отпуска, не отгулянные в прошлые годы. Более того, удобнее такие дни в график не включать. Тогда вам не придется информировать каждого сотрудника, сколько дней он не отгулял. Оставшиеся дни работник не теряет, он может их отгулять по заявлению.

Проверьте опросные листы работников - все ли дни распределили сотрудники, верно ли разделили отдых на части.

Если работники ошиблись, то верните им опросные листы. Поясните, какие ошибки надо исправить.

к меню

ЛЬГОТНАЯ КАТЕГОРИЯ РАБОТНИКОВ выбирает ВРЕМЯ ОТПУСКА, специфика производства

Некоторым работникам работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время (даже до истечения шести месяцев с начала работы у данного работодателя). Перечень таких лиц приведен в таблице на стр.1 , стр.2 .

Многодетным работникам можно брать отпуск в удобное для них время

Статья 257.1 ТК РФ

«Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков для работников, имеющих трех и более детей.
Работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до двенадцати лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.».

Бесплатно вести кадровый учет и рассчитывать зарплату в веб-сервисе

КАК УЧЕСТЬ СПЕЦИФИКУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ в ГРАФИКЕ ОТПУСКОВ

Как правило, работники хотят отдыхать летом или в начале осени. Но при составлении графика отпусков работодатель должен не только учитывать пожелания сотрудников, но и обеспечить непрерывную работу организации.

По этой причине руководитель вправе равномерно распределять от пуска работников организации в течение всего года. Он может установить, что в течение каждого месяца в отпусках может находиться не более 8,33% персонала (100% : 12 мес), либо применить иное основание распределения времени начала отпусков. Имеет смысл устанавливать некую очередность отпусков среди работников родственных профессий (должностей) одного подразделения, например среди продавцов магазина, специалистов отдела, рабочих одной специальности отдельного цеха (участка).

Учитываем пожелания работников

В некоторых случаях при подготовке графика работодатель имеет возможность учесть пожелания работников по поводу планирования отпуска.

Форма, в которой работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, разделения его на части и переноса, законодательно не установлена, поэтому кадровая служба решает этот вопрос самостоятельно. Можно попросить работника написать заявление с указанием предполагаемой даты начала отпуска в произвольной форме. Это удобно, когда в организации численность работников невелика (до 20 человек) (см. образец заявления ).

Непосредственный начальник работника должен поставить на заявлении свою визу.

В организации с большой численностью сотрудников удобнее составлять ведомость планирования отпусков по каждому подразделению. В ней нужно предусмотреть свободные графы, в которых работники могут изложить свои пожелания (см. образец ведомости ).

к меню

КАК составить ГРАФИК ОТПУСКОВ, Сроки, Образец скачать

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2017 год должен быть датирован не позже 16 декабря 2016 года (17 декабря – суббота). Об этом сказано в Трудового кодекса РФ.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

Не включайте в график лишние отпуска

В график отпусков включайте основной и дополнительные оплачиваемые отпуска по всем работающим сотрудникам. Но отпуска без сохранения зарплаты и некоторые оплачиваемые отпуска в графике не нужны. Например, и родам и по . Они не относятся к ежегодным оплачиваемым отпускам. Вписывать в график сотрудницу, которая с начала года находится в одном из таких отпусков, вообще не нужно. Если она захочет взять ежегодный оплачиваемый отпуск по окончании отпуска по уходу за ребенком, то компания обязана предоставить его независимо от очередности, предусмотренной графиком.

Неотгулянные отпуска. Отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года, в том числе и перенесенные на следующий год, также учитываются при составлении графика.

Отпуска, предоставленные внешним совместителям. О возможности учета таких отпусков в графике в Трудовом кодексе не говорится. Но если внешний совместитель сообщит о дате начала отпуска на основной работе, то кадровая служба учтет это при составлении графика, а работодатель сможет решить, когда предоставить отпуск другим сотрудникам.

к меню

ЗАПОЛНЯЕМ форму № Т-7

Данные об отпусках работников заносите в график на основании опросных листов, которые одобрили директор фирмы, индивидуальный предприниматель или начальники отделов. Если начальники не согласны предоставлять отпуска в то время, когда хотят сотрудники, надо предложить работникам пересмотреть планы. И только некоторым сотрудникам вы должны предоставить отпуск в удобное для них время (см. таблицу ниже). Обратите внимание на отпуска работников, которые хотят отдыхать в праздничные и выходные дни. Продолжительность отпусков считайте в календарных днях, включая субботу и воскресенье. А вот праздники в число календарных дней отдыха не входят. Не все сотрудники об этом знают. Поэтому в графике отпусков укажите начальную и конечную даты отпуска.

Какие работники могут уйти в отпуск без согласия руководства

Работники	В какое время берут отпуск
Несовершеннолетние работники	В удобное для работника время (ст. 267 и 262.1 ТК РФ)
Один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида до 18 лет
Беременные сотрудницы или работницы, которые находятся в декретном отпуске	Перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ст. 260 ТК РФ)
Работники, усыновившие новорожденного ребенка	С момента усыновления до истечения 70 календарных дней со дня рождения ребенка (ст. 257 ТК РФ)
Работники, у которых жены находятся в отпуске по беременности и родам	В период отпуска по беременности и родам жены (ст. 123 ТК РФ)
Совместители	Одновременно с отпуском на основной работе (ст. 286 ТК РФ)

к меню

На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы 1-6 формы № Т-7.

Наименования должностей в графе 2 указываются в соответствии со штатным расписанием. Если в организации работникам не присваиваются табельные номера, графа 4 не заполняется.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки по мере ухода работников в от пуск. В графе 7 отметки делаются после фактического окончания отпуска. В графе 8 указывается документ, на основании которого отпуск переносится (личное заявление работника, приказ руководителя о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью и т. п.).

См. пример заполнения, образец график отпусков

Обратите внимание.

В графике отпусков должно быть отражено время отпусков всех без исключения работников, в том числе и имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. Дата начала отпуска таких работников указывается в графе 6 графика, а ее изменение фиксируется в графах 8 и 9.

к меню

ЗНАКОМИМ работников с графиком отпусков

Работодатель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска известить об этом работника под роспись (). Что бы работник мог заранее спланировать свой отдых, утвержденный график отпусков также можно довести до его сведения одним из следующих способов.

Примечание : Скачать Уведомление сотрудника об отпуске по графику (.docx, 18Кб)

Внести дополнения в форму № Т-7. Чтобы проинформировать работников о начале отпуска, график отпусков можно дополнить графой 11, в которой сотрудники будут ставить отметки о том, что дата начала от пуска им известна.

Cм. образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков ».

Составить уведомление. Ознакомить работников о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска можно и с помощью уведомления (листа ознакомления), составленного в произвольной форме. Такое уведомление будет являться приложением к графику отпусков (см. образец уведомления ).

к меню

ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ в форму № Т-7

Согласно части 2 статьи 123 Трудового кодекса утвержденный график от пусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Однако по соглашению сторон дата начала отпуска может быть изменена.

Каждое изменение должно отражаться в соответствующих графах формы № Т-7. Изменения вносятся с разрешения лица, утвердившего график, или уполномоченного им лица.

Изменение даты начала отпуска по инициативе работника

Перенос даты . Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может попросить работодателя изменить его. В этом случае сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Если руководитель согласен на перенос отпуска, он ставит на заявлении свою резолюцию. Cм. образец заявления о переносе отпуска по инициативе работника.

Разбивание отпуска на части. Иногда работник не хочет использовать все 28 календарных дней отпуска, а предпочитает разбить отпуск на части.

В этом случае работник также должен написать заявление в произвольной форме, на основании которого в график отпусков вносятся необходимые изменения.

Издаем приказ. На основании заявления работника руководитель организации издает приказ либо о внесении изменений в график отпусков, либо о внесении изменений в приказ о предоставлении сотруднику очередного ежегодного оплачиваемого отпуска.

В приказе необходимо указать:

на каком основании переносится отпуск (по просьбе сотрудника, в связи с его болезнью и т. д.);
на какой срок он переносится.

Обратите внимание: в некоторых случаях приказ руководителя о переносе или продлении отпуска не нужен. К ним относятся ( ):

временная нетрудоспособность работника, наступившая во время отпуска;
исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы.

к меню

Вносим изменения в график. Для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме № Т-7 используются графы 8-9.

Реквизиты приказа руководителя об изменении даты начала отпуска указываются в графе 8 «Основание переноса отпуска» графика.

Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если:

в текущем году отпуск работнику не предоставлялся ();
работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 );
отпуск работнику был продлен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.

к меню

Изменение графика отпусков по ИНИЦИАТИВЕ Работодателя

Очередность предоставления отпусков может изменяться и по инициативе работодателя, если, например, уход работника в отпуск в текущем рабочем году может отрицательно сказаться на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Чтобы действия работодателя по изменению графика были правомерными, он должен:

получить письменное согласие работников (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) (см. образец заявления о согласии работника на перенос отпуска);
издать приказ или распоряжение о перенесении отпусков (см. образец приказа ).

Обратите внимание:

работодатель обязан предоставить работнику неиспользованную часть отпуска в любое удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год ().

А теперь рассмотрим пример заполнения графика отпусков на 2009 год.

ПРИМЕР 4.
В ООО «Пастораль» работает девять человек. При планировании отпусков на 2009 год специалист отдела кадров выяснил следующее:
ни один из сотрудников организации права на дополнительный от пуск не имеет;
работников, имеющих право на отпуск в любое удобное для них время, в компании нет;
в связи с производственной необходимостью главный бухгалтер Е.А. Овечкина в 2008 году находилась в отпуске только 14 календарных дней;
генеральный директор И.В. Пастухов и менеджер отдела телефонных продаж Е.Л. Кроликова решили разбить ежегодный отпуск на части, по этому их фамилии вписаны в график два раза.

В течение 2009 года:
маркетолог А.Н. Горный во время отпуска заболел, на основании больничного листа его отпуск был продлен на пять дней;
начальник отдела по обслуживанию клиентов И.Р. Баранов написал заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам;
экспедитор В.О. Ручьев был отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью.

Выборного профсоюзного органа в ООО «Пастораль» нет, поэтому строка, в которой отражается его мнение, не заполняется. Дополнительная графа 11 в график не введена. Как график отпусков должен выглядеть в конце 2009 года?

РЕШЕНИЕ. Рассмотрим, как нужно заполнять график отпусков в течение года. Отметим, что работники ознакомились с датой начала отпусков, расписавшись в уведомлении. Этот документ сотрудник кадровой службы приложил к графику. График отпусков работников ООО «Пастораль» приведен в таблице .

к меню

Матери двух и более детей могут выбирать удобное время отпуска

Работницы, у которых два и более ребенка в возрасте до 12 лет, смогут выбирать время отпуска. Передвинуть в графике отпусков периоды отдыха таких сотрудниц никто не в праве. Постановление об этом ЦК КПСС от 22 января 1981 г. №235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», утвердил Верховный суд России.

Согласно указанному Постановлению, работницы с детьми в возрасте до 12 лет имеют первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время, а также право на дополнительный отпуск по уходу за детьми без сохранения заработной платы продолжительностью до 2 недель (по согласованию с компанией). Такая норма закреплена также частью четвертой Трудового кодекса РФ.

к меню

НАРУШЕНИЕ графика отпусков

Если нарушение графика отпусков произошло по вине работника, и если в график отпусков лицом, ответственным за его составление, не были внесены изменения, работодатель может воспользоваться нормами .

Основанием привлечения к дисциплинарной ответственности является дисциплинарный проступок , то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

установлены виды дисциплинарных взысканий.

Привлечение к дисциплинарной ответственности является правом работодателя, а не обязанностью. Кроме того, за работодателем остается право выбора меры ответственности либо вообще отказ от наложения взыскания .

В целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда можно учесть средний заработок, сохраняемый на время отпуска, лишь при наличии в организации графика отпусков. Поэтому, если по графику отпусков у работника отпуск запланирован на одну дату, а фактически работник отгулял отпуск в другое время, организации скорее всего придется доказывать налоговым органам, что расходы на оплату труда действительно подтверждены документально.

к меню

Может ли администрация предоставлять отпуск в зимнее время два года подряд вопреки желания работника?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников (льготники). Если работодатель включает в график отпусков работника в первый рабочий год, то ему также придется учесть мнение работника, который вправе претендовать на отпуск по истечении шести месяцев работы ().

Таким образом, составлять график отпусков работодатель может без учета мнения сотрудников, за исключением льготных категорий. При этом, если впоследствии такие «исключительные» сотрудники изъявят желание уйти в отпуск в другие даты, нежели это предусмотрено графиком, работодатель обязан исполнить такое требование и предоставить отпуск по заявлению сотрудника.

к меню

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ и ШТРАФЫ за несоблюдение графика отпусков

Трудовой кодекс РФ не содержит специальных норм, регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение графика отпусков.

А вот наличие у работодателя графика отпусков является обязательным требованием законодательства в отношении порядка предоставления отпусков. На практике в силу разных причин графики отпусков нарушаются. Например, по производственной необходимости либо по желанию самого работника.

В этом случае трудовая инспекция может привлечь организацию к административной ответственности за нарушение законодательства о труде. В соответствии со нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа:

на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

к меню

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

Право на первый отпуск возникает через 6 месяцев непрерывной работы. Отпуск за второй и другие годы можно взять в любое время года по графику отпусков.

График отпусков (образец в excel предоставлен в статье) (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.

Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:

женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).

Что отражать в графике

В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
(например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Правила оформления

Разберемся, как правильно заполнить график отпусков на 2019 год. Начинать необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год можно посмотреть далее в статье.

Форма графика отпусков на 2019 год

Скачать бесплатно бланк графика можно в нашей статье. Для составления документа рекомендуется унифицированная форма № Т-7 (график отпусков, бланк, представлен ниже), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Ниже вы можете график отпусков на 2019 год (excel) скачать бесплатно.

Скачать график отпусков в формате Excel

Если вы предпочитаете Exсel, можете использовать эту программу, чтобы составить график отпусков, форма Т-7 (скачать бесплатно 2019) представлена ниже.

Внесение изменений и отмена

Следует помнить, что составленный график отпусков (шаблон доступен для скачивания в статье) — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.

Вот как это выглядит в документе.

Изменения вносятся в случае:

временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
отзыва из него;
если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.

Знакомить ли с данным документом персонал

Так как данный документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанной форме можно предусмотреть графу для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7 (график отпусков, образец заполнения можно посмотреть и скачать в нашей статье), то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Срок хранения графика отпусков

П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2019 год необходимо утвердить в 2019, а хранить до 01.01.2020.

По закону, каждый работник в течение года должен пойти в отпуск хотя бы один раз. Чтобы упорядочить этот процесс, в компании должен быть оформлен график отпусков. Кадровики для этих целей обычно применяют график отпусков по форме т-7, который составляется и вводится в действие за 2 недели до завершения текущего календарного года.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2019 год

Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.

Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.

Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.

Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.

В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.

В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.

В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.

В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.

Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.

Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.

Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.

Порядок утверждения

Утверждение графика отпусков производится по следующей схеме:

Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:
- Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
- Оформляется отдельный . Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.

В каком случае вносятся изменения

Действующее законодательство не запрещает делать изменения в ранее принятом графике отпусков. Однако, такие мероприятия являются необходимостью, особенно если в компанию устраиваются новые работники, либо у работающих возникает потребность передвинуть их период отдыха на другое время.

В ТК указаны случае, когда компания безоговорочно обязана перенести отпуск на иное время:

При нахождении на отдыхе работник заболел;
У работника в период отпуска возникла необходимость в исполнении гражданских прав, и на это время закон предусматривает освобождение от работы.

Важно! Также нужно передвинуть период отпуска на новый, если ответственное лицо не предупредило сотрудника за 2 недели о приближении времени отдыха. Для того, чтобы внести такое изменение, работнику необходимо оформить заявление с проставлением новых дат отпуска.

Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы. Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие.

Порядок внесения изменений

Можно выделить две причины, из-за которых образуется необходимость сделать изменения в графике отпусков.

Если это нужно сделать по желанию самого работника:

Работник оформляет заявление, в котором указывает причину переноса и новые желаемые даты отдыха;
Руководитель рассматривает документ, и по своему желанию утверждает его или нет;
Если директор одобрил перенос, то заявление передается в кадровый отдел, где оформляют ;
В имеющемся графике отпусков в поле «Примечание» указываются реквизиты заявления.

Если перенос отпуска необходим по производственной необходимости, процедура несколько меняется, поскольку нужно получить согласие работника:

Проведение переговоров с работником о переносе времени отпуска;
Если работник согласен, то он пишет согласие на перенос, либо подписывает готовый бланк;
Согласие передается в кадровую службу, где на его основании составляется приказ об изменении графика отпусков;
В имеющемся графике в поле «Примечание» записываются реквизиты согласия.

27.11.2017, 15:35

Что такое умный график отпусков и зачем он нужен? Имеет ли смысл перейти на такой современный способ кадрового учета или лучше, как и прежде, продолжать применять привычную форму графика в Word. Зачастую кадровые работники и бухгалтеры, занимающиеся учетом зарплаты, используют форму графика отпусков, доставшуюся им по наследству от предшественника. Насколько оправдан такой подход? Расскажем в статье про умный график отпусков на 2018 год в Excel. Скачать бланк бесплатно можно по прямой ссылке в конце статьи.

Зачем нужен график

Сотрудники, работающие по трудовому договору, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Однако дело на безделье не меняют, поэтому очередность отпусков работников устанавливается специальным графиком отпусков. Такой подход позволяет соблюдать и интересы организации, и интересы работников. Ведь для бизнеса будет губительным, если все работники одновременно захотят уйти в отпуск. График отпусков является обязательным для работодателя и сотрудников организации (ст. 123 ТК РФ).

Во избежание недоразумений, связанных с временем предоставления отпусков, после составления графика, лучше ознакомить с ним сотрудников под подпись. Такой подход позволит избежать возможных споров. Для этого имеет смысл приложить к графику ознакомительный лист, в котором каждый работник поставит свою подпись и укажет дату ознакомления с документом.

На практике для оформления графика используют унифицированную форму № Т-7. Также не возбраняется использовать самостоятельно разработанный бланк. В любом случае график должен быть завизирован руководителем отдела кадров и утвержден директором организации.

Заполнять график можно вручную, предварительно распечатав форму, или вести учет отпусков в электронном виде, используя текстовый редактор Word или таблицы Excel. Однако стоит попробовать умный график отпусков на 2018 год.

График отпусков составляется на календарный год. Сделать это нужно заранее. В соответствии с трудовым законодательством документ должен быть подготовлен за две недели до Нового года. Таким образом, последний день составления графика отпусков на 2018 год – это 15 декабря 2017. Дело в том, что 16 и 17 декабря – это выходные нерабочие дни. Если в эти дни компания отдыхает, то лучше составить график не позднее 15 декабря 2017 года (пятница). Однако, заметим, что ничего не мешает работодателю утвердить график и в выходные дни.

Вновь созданные фирмы могут составлять график отпусков с года, следующего за их созданием (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Обычно обязанность по подготовке графика отпусков возложена на отдел кадров (службу персонала). Если же такого подразделения в компании нет, то наделить полномочиями по заполнению этого документа можно любого сотрудника организации. Например, бухгалтера или секретаря.

Усовершенствованный график

В целях оптимизации кадровой работы разработан умный график отпусков на 2018 год в Excel (скачать документ можно в конце статьи). Этот документ поможет кадровому специалисту осуществлять текущий мониторинг ситуации с отпусками в организации. Ведя учет отпусков в электронном документе, можно, например, видеть:

начало ближайших отпусков;
пересечение отпусков работников.

Начать нужно с того, что бесплатно скачать в Excel и включить макросы (включить содержимое).

Затем, перемещаясь по вкладкам таблицы, нужно сделать следующее:

Вкладка Умного графика отпусков 2018	Действие
«Планировщик»	Не копируя из других документов, вручную заполнить данные по отпускам работников, заполнив ВСЕ ячейки в списке сотрудников
«Планировщик»	Заполнить наименование организации, информацию о руководителе организации и о начальнике отдела кадров
«Ближайшие отпуска»	Чтобы получить список сотрудников, чей отпуск начнется через 21 день и раньше, нужно нажать кнопку
«Сформировать график»	Чтобы перенести информацию об отпусках в унифицированную форму, нужно нажать соответствующую кнопку в данной вкладке
«Пересечение отпусков»	Чтобы увидеть, как пересекаются отпуска сотрудников, нужно нажать кнопку «показать пересечения отпусков» во вкладке «Сформировать график». С полученным графиком можно ознакомиться во вкладке «Пересечения отпусков»