Письмо о возврате денежных средств в бюджет. Правила оформления заявления на возврат денежных средств

Документ представляет собой заявление (просьбу) о возврате перечисленных денег. Унифицированной формы не существует, поэтому составляем заявление в произвольной.

Укажите обязательно следующие сведения:

реквизиты вашей организации: обращение можно составить на фирменном бланке;
банковские реквизиты для возврата средств;
имя руководителя контрагента, его должность и ФИО;
тема обращения (предмет претензии): укажите, на основании какого документа (договора, счет-договора, универсального передаточного документа) оформляется письмо;
предмет обращения: опишите точно, каким образом и в следствие чего перечислены деньги на расчетный счет поставщика. Укажите, на основании чего необходимо вернуть деньги, свои требования по срокам, включите штрафы и неустойки, если таковые имеются в документе - основании обязательства. Аргументируйте собственную позицию нормой законодательства или условиями договора, на основании которых поставщик обязан вернуть средства.

Приложите копии подтверждающих документов: платежки, банковской выписки о списании со счета. В описи укажите не только количество, но и число страниц в каждом из них. В приложении к письму обязательно добавьте акт сверки взаимных расчетов. Заверьте обращение подписями: ответственного исполнителя, финансового директора (главного бухгалтера) и руководителя организации.

Образцы письма

Пример 1 – От организации к организации

Пример 2 – От физлица (или ИП) к юрлицу

Причину возврата вы можете легко изменить на свою. Например, в этом примере фразу “в связи с отказом от страхования по договору” вы меняете на свою.

От физлица к медицинской компании

Как составить письмо на возврат переплаты

Документ составляем в двух экземплярах, один направляем контрагенту, а второй регистрируем в журнале и подшиваем в исходящей документации. Количество экземпляров может быть больше, по одному на каждое заинтересованное лицо. Например, для руководителя и главбуха филиала, для директора и главного бухгалтера головной организации, для учредителя вашей организации.

От юрлица к юрлицу

Скачать этот образец в Word-формате:

Акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком следует приложить обязательно, вне зависимости от причины возникновения дебиторской задолженности. Он позволит понять расхождения в учете или выявить ошибку.

Образец письма на возврат переплаты поставщику

Пример: возвращаем переплату, которая произошла по технической ошибке. В платежном поручении №117 от 16.07.2017г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» неверно указан получатель: вместо ООО «Поставка спорттоваров» указан ООО «Поставка товаров». Сумма платежа 30 000 рублей. Составляем просьбу о возврате.

Ответственность и сроки хранения

Письма на возврат, как и прочая деловая переписка, должны храниться не менее 5 лет.

Для претензионной переписки можно завести отдельный журнал регистраций, его форму и порядок ведения утвердите в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с данным порядком под роспись.

Ответственность за ведение и хранение этих документов пропишите в должностных инструкциях.

В каких случаях нужно оформлять такое письмо

Необходимость возвращать уже отправленные поставщику денежные средства возникает достаточно часто. Обычно письмо отправляется по следующим причинам:

Несвоевременная поставка товара . Если сроки были нарушены, можно затребовать возврата средств, а также потребовать неустойки в соответствии с положениями договора.
Поставка некачественного товара . Если несоответствие качества норме было обнаружено уже после приемки, направляется письмо с требованием возврата уплаченных средств.
Расторжение договора по соглашению сторон .
Переплата . Если средства были ошибочно переведены контрагенту, это может быть обнаружено спустя довольно долгий срок во время сверки данных. После этого направляется письмо о возврате ошибочно перечисленной суммы.
Неправильное заполнение платежного поручения и другие обстоятельства.

Если возникла необходимость вернуть полученный товар, составляется похожее письмо, но в нем нужно указать просьбу о возврате ошибочно поставленного товара.

От физлица к компании-продавцу

Претензия о возврате денег за некачественный товар

Образец претензии

Какая информация должна быть в письме?

Ознакомьтесь с образцом письма на возврат денег от поставщика. В нем обязательно присутствуют следующие пункты:

Реквизиты организации. Однако если для составления письма используется фирменный бланк с отпечатанной информацией о компании, дублировать ее не требуется.
ФИО и должность руководителя организации.
Название (тема) документа, а также основной текст.

В основном тексте необходимо прописать сумму, которую контрагент обязан вернуть, и основания для этого. Указываются реквизиты договора или платежного поручения, на основании которого деньги были ошибочно перечислены контрагенту. Также обязательно прописываются причины и сроки возврата. Если по договору была предусмотрена неустойка за несвоевременное выполнение обязательств контрагентом, в письме можно упомянуть об ответственности за несоблюдение сроков возврата средств.

Особенности составления и заполнения письма

Чтобы составить письмо поставщику о возврате денежных средств, образец которого можно найти на нашем сайте, необходимо соблюсти несколько обязательных требований. В письме должно быть представлено полное и подробное обоснование необходимости возврата – это пункты соглашения, а также ссылки на действующие нормативные акты. Кроме того, к письму необходимо приложить копию договора, банковскую выписку, копию платежного поручения или иного документа, подтверждающего факт перевода средств. В поле «Приложение» необходимо указать количество страниц пересылаемых документов.

Если расхождение в суммах и ошибочная отправка средств была выявлена в ходе сверки, необходимо приложить акт, подтверждающий допущенные расхождения. Письмо подписывается главным бухгалтером, руководителем подразделения и директором организации. Оно оформляется в необходимом количестве экземпляров для отправки каждому контрагенту. Деловая переписка хранится в течение 5 лет по установленным правилам.

Между юридическими лицами

Как правильно оформить акт возврата денежных средств?

Возврат денежных средств производится в течении 14 календарных дней с момента продажи. Такой документ составляет кассир (продавец, консультант). К нему прилагаются следующие документы: кассовый или товарный чек, если по каким-либо причинам кассовый чек не был выдан; заявление о возвращении товара и получении денег которое оформляется на фирменном бланке компании по форме № КМ-3, утверждено Госкомстатом РФ, постановление №132 от 25.12.1998.

При отсутствии/утере кассового чека, покупатель пишет заявление с указанием паспортных данных. Далее все документы направляются на рассмотрение специальной комиссии и в бухгалтерию.

Между юрлицами

Как написать письмо о возврате денежных средств по акту сверки

Необходимость проведения операции по возврату денежных средств возникает в случае ошибочной оплаты/перечисления. При данных обстоятельствах необходимо строгое соблюдение правил со стороны покупателя-плательщика и организации-получателя. Первым действием в разрешении ситуации должно быть оформление письма-запроса.

Оформление такого письма может оказаться необходимым и частному лицу и юридической компании в случае спорных платежей. Форма письма стандартна, корректируются лишь обстоятельства или условия сделки. Необходимо подготовить документы, которые подтверждают зачисление на счет соответствующей суммы. Для юридических организаций таким документом является счет оппоненты указанной суммы, для частного лица – квитанция (чек) об оплате за товар или услуги.

Следующим действием является заполнение фирменного бланка организации, предназначенного для сторонней переписки, который содержит полные реквизиты. Если же такого нет, то достаточно поставить угловую печать или заполнить реквизиты вручную, располагая их в верхнем правом углу листа после адресата.

Такого рода письмо составляется на имя первого руководителя организации и начинается с обращения «Директору» (начальнику, управляющему, главе, президенту и т.п.). Далее указывается полное наименование организации и ФИО должностного лица. При этом частному лицу обязательно нужно указать собственные ФИО, место жительства, телефон для связи или e-mail.

Последующая содержательная часть письма должна начинаться с прямого обращения, например, «Просим Вас вернуть». Далее сообщаются подробности вопроса с указанием точной суммы, которую надлежит вернуть. Следует указать договор, по которому производилась оплата (номер и дата заключения договора). Также надо предоставить подтверждающие оплату документы - квитанция, платежное поручение и т.п.

К письму обязательно прилагается акт сверки, который обычно размещается в разделе «Приложение». Не забудьте подписать и поставить дату составления письма. В случае оформления письма-запроса от юридической фирмы, следует предоставить подпись директора и главного бухгалтера, заверить письмо печатью.

Заявление на возврат денежных средств по акту сверки - образец

Подобного рода заявление оформляется по образцу, на фирменном бланке организации, на имя руководящего должностного лица с указание ФИО и занимаемой должности, например Генеральный директор, управляющий и т.п..

В тексте заявления следует указать сложившуюся ситуацию: ошибочный расчет, некачественный товар, а также точную сумму цифрами и прописью. Также нужно указать дату и номер чека, по которому была произведена оплата за товар.
Далее в тексте заявления указываются реквизиты, на которые нужно перечислить сумму: ФИО получателя, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки (КПП), расчетный счет, банк получателя, банковский идентификационный код (БИК), корреспондентский счет (Кор/сч).
В приложении к заявлению указывается акт сверки. В конце документа ставится подпись заявителя и дата заполнения.

Если заявление подается от юридической организации, то в конце документа указываются ФИО и ставится подпись руководителя и главного бухгалтера, а также печать организации.

Порядок составления акта о возврате наличных денежных средств покупателю

Возврат денежных средств производится как в день продажи товара, так и в последующие. В случае составления акта в день продажи - документ подается до закрытия смены и снятия Z- отчета. Такого рода документация оформляется в соответствии с Типовыми правилами, утвержденными Минфином РФ (30.08.93, N 104) и постановлением Госкомстата РФ (25.12.98, N 132). Акт о возврате наличных денежных средств (форма № КМ-3) составляется в одном экземпляре членами специальной комиссии. К нему прилагаются чеки об оплате и сдаются в бухгалтерию.

Случаи оформления акта о возврате наличных денежных средств в последующие дни законодательно определены письмом ЦБ РФ от 04.10.93 N 18 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в РФ». В таком случае деньги возвращаются из главной кассы организации на основании письменного заявления от покупателя с указанием ФИО и предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Особенности заполнения акта о возврате денежных средств

При составлении акта индицируют следующие данные: наименование организации (подразделения, отдела и т.п.); сведения о кассовом аппарате (модель, номер регистрации и изготовителя); ФИО кассира, который оформил возврат; номера и суммы на чеках, по которым был произведен возврат; ФИО должностного лица, который принял положительное решение о возмещении средств.

В качестве приложения к акту необходимо подать ошибочно оформленный первоначальный чек, с подписью руководителя организации и штампом о погашении.

В случае ошибки со стороны кассира, т.е. неправильно пробитая сумма на чеке, кассир обязан написать объяснительную записку. Такая записка составляется кассиром на имя руководителя организации, где излагается причина совершения неправильных действий, которые привели к ошибке в кассовом чеке. Причиной может быть невнимательность при работе на кассовом аппарате, переутомление или плохое состояние здоровья, сбой в работе или поломка кассового аппарата и т.п. Данная пояснительная записка прилагается к акту.

Сроки возврата

Сроки зависят от того, какие основания имели место:

При получении средств от магазина срок составляет 10 дней.
Если речь идёт о договоре поставки, обычно этот вопрос рассматривается при его составлении.
Когда возникает необходимость возвратить средства из бюджета, срок не должен превышать 30 дней.

Как проходит возврат

Возврат денежных средств – процедура не такая уж и сложная, особенно для покупателя. Если вы подали письмо с требованием возврата денежных средств, то деньги вам должны перевести в течение 10 суток с момента одобрения . При этом эти 10 суток строго фиксированы законом, и нарушение этих сроков, согласно закону «О защите прав потребителя», карается штрафом в виде пени. Размер пени за каждый последующий день просрочки возврата денежных средств может варьироваться – от 1 до 3% от общей суммы возврата и без ограничений, если штраф начисляется по договору.

Возврат денежных средств всегда проходит тем способом, с помощью которого деньги продавец получил. Таким образом, если оплата проходила наличными, то деньги будут возвращены тому, кто их внес, а если они были переведены по безналичному расчету, то вернутся на счет или карту банка – отправителя. При этом из этого правила есть два исключения: если возврат проходит в принудительном порядке или если велась торговля через контрагентов и самим договором предусмотрены другие условия возврата.

Отдельно стоит отметить передачу денежных средств через банк. Если возврат проходит на счет или карту, то могут возникнуть определенные задержки, которые могут увеличить максимальный срок возврата денежных средств – если у продавца есть 10 суток на возврат, то у банка их 30. То есть при переводе через банк срок возврата может быть увеличен до 40 дней.

Что делать, если деньги не вернули

В том случае, если деньги вам не вернули, у вас есть возможность просить защиты в государственных службах - Роспотребнадзоре и суде . Иногда можно обратиться в прокуратуру, но только в том случае, если у вас есть очень веские основания полагать, что вы стали жертвой мошенников.

Жалоба в Роспотребнадзор – это первая претензия, которую стоит подать в том случае, если письмо о возврате денежных средств не принесло никакого результата. Связано это с тем, что Роспотребнадзор отвечает за защиту прав потребителя, и несправедливый или необоснованный отказ в возврате эти самые права нарушает. По вашему заявлению Роспотребнадзор организует проверку деятельности поставщика товаров и услуг, и не позднее чем через 30 дней вынесет решение.

Можно обратиться в суд . Работать с судом намного сложнее, но зачастую он становится последней службой, с помощью которой можно вернуть деньги. Для начала заседаний потребуется составить и подать исковое заявление, которое будут разбирать до 5 суток. После этого вам потребуется явиться на назначенное заседание и доказать, что у вас есть все основания для получения назад своих денег, а данный вам отказ неправомерен. Если все пройдет успешно, то суд вынесет постановление, которое позволит вам получить ваши деньги.

По разным причинам может потребоваться вернуть свои деньги от партнера. Чем скорее будут предприняты шаги по их возвращению, тем быстрее и с наименьшими потерями они поступят обратно. Первый шаг в этом процессе – направление контрагенту письменного предложения добровольно возвратить сумму. Последний – обращение в суд.

В зависимости от обстоятельств, которым и обусловлено требование, письмо на возврат денежных средств от поставщика может быть:

просьбой;
требованием (претензией).

В форме просьбы поставщику направляют сообщение о возврате денежных средств, которые были перечислены ему по ошибке, просят вернуть излишне уплаченную сумму денег (переплату) в других ситуациях, когда такая просьба не обусловлена виной контрагента.

В форму претензии облачают предложение возвратить деньги, когда оно основано на недобросовестном поведении партнера.

Формальных правил составления таких документов нет, но деловые обычаи сформировали определенные шаблоны, по которым они составляются.

Обращение к партнеру составляют на фирменном бланке. Подписывает его, как правило, руководитель организации. Если предприятие использует круглую печать, ею заверяют подпись руководителя. Направляют предложение по официальному адресу контрагента, на имя его руководителя.

Рекомендуется посылать отправление с описью вложения. Почтовую квитанцию сохраняют, чтобы, в случае необходимости, подтвердить соблюдение претензионного порядка. Направление курьерской службой, по факсу или электронной почтой – менее предпочтительно. Эти способы не позволяют достоверно доказать факт отправки.

Важно! Направлять претензию только по факсу или электронной почте нежелательно.

Как написать письмо

Просьбу на возврат денег от поставщика выражают в деловом стиле. Не перегружают информацией, но и не забывают указать важное:

сумму, которую просят вернуть;
причину;
банковский счет, на который требуется произвести возврат.

Деньги просят вернуть в разумный срок. Как правило, это 7 рабочих дней после получения сообщения контрагентом.

Образец письма на возврат переплаты:

Составляем претензию

Перед составлением сообщения о нарушении поставщиком обязательств надо внимательно изучить договор. Определить пределы требований.

Покупатель может требовать от продавца деньги назад в следующих ситуациях:

оплаченный товар не передан в срок;
качество товара существенно отклоняется от оговоренного.

Важно! Направление претензии поставщику обязанность покупателя, которую он должен исполнить до обращения в суд.

Помимо общих сведений, в претензии обязательно указывают:

какой договор не исполнен;
что нарушено;
срок на возврат средств.

Прикладывают акт сверки расчетов, копии документов, подтверждающих притязания, заключение экспертизы.

Если требуют от партнера возмещения убытков, уплаты неустойки, надо привести их расчет.

Предложение должно содержать все требования, которые заявляет покупатель. Необязательно их конкретизировать, но обозначить надо. Например, в форме предупреждения о последствиях неисполнения.

Письмо не должно противоречить договоренностям сторон, закрепленным договором.

Пример требования об истребовании аванса:

Заключение

Составляйте письмо в деловом стиле, пишите кратко, не перегружайте информацией. Сохраняйте доказательства отправки и отслеживайте получение его партнером.

Договорные отношения, как показывает практика, не всегда складываются гладко. В случае возникновения спорной ситуации одна из сторон может потребовать аннулирования предварительной договоренности и направить в адрес другой письмо о возврате денежных средств.

Способы урегулирования конфликта

Любые недоразумения, связанные с невыполнением договорных обязательств, в конечном итоге непременно касаются финансовой стороны вопроса. Решение такой проблемы зависит от того, насколько категорично будет настроена каждая из сторон. Кроме того, очень важно, кто является участником спора: юридическое или физическое лицо. Обычно решение подобного конфликта начинается с устного разбирательства. Если не удается достигнуть взаимной договоренности, то вопрос уже решается официальным путем. Потерпевшая сторона может:

Каждый из вариантов подходить только для строго определенных обстоятельств. Предоставляемые документы должны быть хорошо продуманы и правильно составлены и оформлены.

Как составить письмо

Существуют определенные правила, соблюдая которые, можно должным образом составить письмо о возврате денежных средств. Их довольно легко запомнить. Действовать в этом случае надо следующим образом:

Обоюдное подтверждение

Обычно отношения между сторонами регламентируются заключенным договором, в котором указывается сумма и четко оговаривается порядок проведения оплаты. Если один из этих пунктов нарушается, то между сторонами для начала необходимо провести анализ взаиморасчета. Для этого составляется «Акт сверки», в котором указывается дата внесения платежа, его сумма и основание (платежное поручение или чек). После этого общий размер перечисленных денежных средств сопоставляется с тем, что отмечен в договоре.

В результате определяется сумма, которая называется «дебиторской задолженностью». Такой акт должны подписать обе стороны в лице главных бухгалтеров и директоров и заверить его круглой печатью предприятия. Этот документ будет являться основание для предъявления претензии и может даже служить подтверждением существующей задолженности в суде. Он составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). После этого пострадавшая сторона может направить письмо о возврате денежных средств по акту сверки. Образец его остается прежним, а в качестве приложения будет указан тот самый акт.

Чужие деньги

На практике нередки ситуации, когда предприятия (организации) в силу непредвиденных обстоятельств (ошибок) перечисляет своим контрагентам денежные суммы, превышающие те, что предусмотрены договором, или вовсе средства идут не по назначению. Здесь могут быть два виновника:

само предприятие (ошибка работников),
банк, совершивший операцию по зачислению средств.

Такие недоразумения желательно выяснять незамедлительно. Для этого необходимо направить получателю платежа письмо о возврате денежных средств, ошибочно перечисленных в его адрес. Обычно такое обращение пишется в произвольной форме, если обслуживающий банк не предусматривает для этого собственную, утвержденную. В письме, кроме просьбы, должны быть указаны реквизиты и размер произведенного платежа. Организация, на счет которой поступили лишние деньги, обязана их вернуть в законном порядке, так как она не имеет права ими пользоваться (ст. 1102 ГК РФ). Такое обращение пишется на имя руководства банка и отправляется в кратчайшие сроки, чтобы не было подозрения на возможное использование денег в своих личных целях.

Неустойка по контракту

При заключении контракта на выполнение тех или иных работ заказчик, как правило, перечисляет некоторые средства на его обеспечение. Исполнитель обязан за счет этих денег вести работы в соответствии с установленной договоренностью, а эти средства должны обеспечить выполнение им своих обязанностей. Но бывают случаи, когда исполнитель получает оплату, а к работам даже не приступает или выполняет их с нарушением оговоренных сроков.

Тогда заказчик имеет право потребовать возврата перечисленной суммы вместе со штрафными санкциями, которые предусмотрены законом за подобные действия. Это должно быть четко прописано в самом контракте, так как закон конкретных разъяснений по этому поводу не дает. Основываясь на конкретные пункты заключенного договора, заказчик может направить недобросовестному исполнителю письмо о возврате денежных средств за обеспечение контракта. В этом случае его требования будут обоснованными. Если такого обращения окажется недостаточно, то он может уверенно обращаться в судебные инстанции для разрешения спорной ситуации в свою пользу.

Письмо на возврат денежных средств образец которого приведен в статье, направьте при ошибочном перечислении денег на чужой счет. Также рассмотрим действия получателя письма на возврат денежных средств.

Читайте в статье:

Ошибочное списание денег с расчетного счета предполагает две ситуации:

списание произошло вследствие ошибки фирмы, например, если бухгалтер неверно указал получателя в платежном поручении, был расторгнут договор или возврат средств производится в соответствии с условиями договора, возникла переплата;
ошибку допустил банк.

Когда нужно отправить письмо о возврате денежных средств?

В случае, когда ошибку допустила компания. В платежке могут быть неверно указаны получатель средств либо данные получателя средств.

В первом случае реквизиты получателя являются правильными. Отсутствуют основания для перечисления ему денег.

Если банк принял платежку к исполнению, но пока не списал деньги с расчетного счета - отзовите платежку. Правила отзыва кредитные учреждения обычно приводят своих внутренних регламентах и договорах по обслуживанию банковского счета.

Если банк уже списал сумму со счета и банк получателя произвел зачисление на его на счет - подготовьте письмо о возврате денежных средств и направьте его получателю.

Законодательство не содержит четко установленной формы письма на возврат денег. Составьте его в произвольной форме. Можно использовать фирменный бланк компании. В бланке обязательно укажите:

реквизиты вашей компании, в том числе, банковские;
наименование ошибочного получателя, ФИО генерального директора.

В теле письма укажите причины ошибочного перечисления денег, сумму, причины и сроки возврата. Приложите все необходимые подтверждающие документы.

Также можете привести основания для возникновения штрафа или неустойки за невозврат денег, которые установлены законодательством и положениями договора.

Пример письма о возврате денежных средств

Письмо на возврат денежных средств считается документом деловой переписки. Храните его пять лет.

Ошибочный получатель при обнаружении суммы будет обязан ее вернуть. У него нет законных прав на пользование этими деньгами в соответствии с положениями статьи 1102 Гражданского кодекса.

Возврат денежных средств во втором случае, когда ошибку допустил банк, зависит от того, кто ее обнаружил. Это может быть:

банк в момент списания;
банк, обслуживающий ошибочного получателя в момент получения денег на корреспондентский счет;
ошибочный получатель по информация из выписки.

Обслуживающий вас банк уведомит о том, что не имеет возможности списать деньги со счета. Банковские программы, как правило, автоматически проверяют реквизиты платежек на соответствие. Если будет выявлено несоответствие, операцию заблокируют.

Банк получателя также не сможет найти клиента с ошибочными данными данными и вернет деньги в банк, обслуживающий компанию.

Если деньги все же попали на расчетный счет ошибочного получателя, фирма вправе предъявить банку получателя претензию. Именно он в данном случае является нарушителем правил совершения банковских операций. Фирма может обратиться в суд, чтобы оспорить неправомерное удержание средств и взыскать проценты. Они начисляются со дня, следующего за днем, когда деньги были зачислены на счет ошибочного получателя, включительно по день возврата на расчетный счет плательщика.

Если пришло письмо поставщику на возврат денежных средств

Поставщик может получить письмо о возврате денежных средств когда ошибку перечисления допустил плательщик. Проверить поступала ли сумма можно по банковской выписке.

Уведомите банк, в котором у вас открыт расчетный счет, о таком ошибочном зачислении. Сделать это нужно в течение 10 дней с момента получения выписки.

Форму уведомления вы можете запросить у банка. Как правило, она есть в его внутренних документах.