Счет на оплату перевозки образец. Инструкция по заполнению бланка

Оплата (предоплата) покупателем оказанных ему услуг или отгружаемых продавцом (поставщиком) товаров осуществляется на основании выставленного счета на оплату. Данный документ важен как для продавца, так и для покупателя. Связано это с тем, что на основании счета покупатель сможет подтвердить обоснованность произведенного платежа. Продавец же использует счет в качестве основания для учета ТМЦ на складе и планирования их дальнейших закупок.

Бланк счета на оплату не имеет унифицированной формы, поэтому организации могут разработать его самостоятельно и использовать в своей деятельности. Основное требование к "самодельному" бланку - содержание основных реквизитов, необходимых для документирования факта продажи товара (оказания услуги). К таковым относятся:

уникальный порядковый номер документа, указываемый в заголовочной части, с датой его составления;
платежные реквизиты получателя денежных средств (продавца). Могут быть указаны в качестве образца заполнения ;
реквизиты плательщика и грузополучателя, с указанием ИНН, полного или сокращенного (согласно Уставу) названия организации, а также почтового адреса;
перечень оплачиваемых товаров (услуг), с указанием их наименования, единицы измерения, количества и цены, а также налоговой информации (в случае необходимости выделить из общей стоимости товаров и указать сумму НДС).

Если счет выставляется на оплату на основании какого-либо договора, заказа или наряда, то в нём можно указать реквизиты этих документов (номер и дата).

В качестве дополнительной информации также можно указать условия совершения сделки. К таким данным можно отнести, например, условия вывоза, сроки оплаты товара.

Стоит отметить, что организациями в определенных случаях в качестве счета на оплату может использоваться типовая форма № 868 (в соответствии с методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 № 1-794/32-5).

Заполнение счета по форме №868

При выставлении счета по форме № 868, необходимо, по возможности, заполнять все строки. Если какие-то поля остались незаполненными, в них проставляется прочерк.

К обязательным реквизитам формы относятся:
"Поставщик" - ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) название организации поставщика (продавца) ТМЦ.

"Адрес" - почтовый адрес, номер контактного телефона/факса, банковские реквизиты поставщика (расчетный, корреспондентский счет, БИК банка и местонахождение (город) банка-поставщика).

"Грузоотправитель и его адрес" - если поставщик и грузоотправитель являются одним и тем же юридическим лицом, то в строке пишется "Он же". В противном случае указывается ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) наименование грузоотправителя, а также его полный почтовый адрес.

"Грузополучатель и его адрес" - ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) название грузополучателя и его почтовый адрес.

"Акцептован" - указывается отметка об акцепте счета.

"Плательщик и его адрес" - если плательщик и грузополучатель являются одним и тем же юридическим лицом, то в строке пишется "Тот же, что и грузополучатель". Если нет, то указывается его ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) наименование, полный почтовый адрес, банковские реквизиты.

"Сумма счета" - может быть заполнена частично или вовсе не заполняться, с указанием общей суммы в строке "Всего продажная".

При необходимости в данной форме прописывается и способ доставки, для чего имеется специальный раздел. В нем указывается: станция назначения и отправления, дата и способ отправки груза (например, автотранспортом поставщика), вид упаковки груза (например, контейнер), количество мест (например, число коробок в партии), номер накладной или квитанции (по которой отгружается товар), вес отправленной партии.

В основной таблице типовой формы № 868 указываются сведения об отгружаемом товаре (наименование, количество, цена, стоимость, налоговая информация).

Правом подписи счета наделены руководитель и главный бухгалтер организации. Также, документ может быть подписан должностным лицом, уполномоченным на то соответствующим приказом или доверенностью.

Любая организация-поставщик, исполняя свою часть сделки по продаже товаров, оказанию услуг или проведению работ, стремится получать предусмотренную договором оплату в оптимально короткие сроки. Устоявшейся деловой практикой со стороны поставщика для того, чтобы проинформировать контрагента об ожидании от него платежа, является оформление счета на оплату.

Когда выставляется счет на оплату

Счета на оплату выставляются контрагентам организации по факту оказания услуг, реализации товаров, проведения работ, предусмотренных соглашением сторон.

Для достижения цели убыстрить расчеты счет должен быть составлен так, чтобы клиент акцептовал и оплатил его без дальнейших уточнений и сверок. Поэтому выставляемый счет должен содержать все необходимые данные, по которым покупатель (как организация, так и физическое лицо) может однозначно идентифицировать поставщика и товары, работы и услуги, по которым необходимо произвести оплату, а также сверить сумму, предполагаемую к оплате.

Счет на оплату выставляется на основании первичных учетных документов, удостоверяющих факт выполнения договора организацией-поставщиком:

счетов-фактур;
товарных накладных;
транспортных накладных;
актов выполненных работ.

Как правильно оформить счет на оплату

Унифицированной формы для счета на оплату не существует, и каждая организация сама разрабатывает приемлемую для ее нужд форму документа, которая зависит, в том числе, от специфики предмета договора. Чтобы сделать счет на оплату, не вызывая нареканий к его форме от контрагентов, в него нужно включить исчерпывающие данные для оплаты по счету.

Информация о самом счете должна упрощать контроль взаимных расчетов, поэтому следует предусмотреть обязательную нумерацию счетов на оплату, включив порядок нумерации счетов во внутренние правила оформления счета. Кроме номера счет как документ должен иметь дату выставления и подписи ответственных лиц, а также печать в случае ее применения организацией.

Данные поставщика

В счете на оплату указываются регистрационные данные организации, выставляющей счет, и ее платежные реквизиты, по которым клиент должен будет произвести оплату по счету. Создать счет на оплату можно с использованием достаточных для однозначной идентификации и оплаты по счету данных поставщика:

полное юридическое наименование;
адрес поставщика;
ИНН поставщика;
КПП поставщика;
банковские реквизиты:
корреспондентский счет, наименование банка;
номер расчетного счета.

На бланке счета необходимо предусмотреть места для подписей и расшифровки данных уполномоченных сотрудников управленческого аппарата и бухгалтерии, заверяющих правильность выставления счета на оплату.

Данные покупателя

От того, как оформить счет на оплату в части данных клиента, зависит, сможет ли клиент однозначно определить, что счет адресован от поставщика именно ему. Поэтому счет на оплату должен включать данные клиента, позволяющие точно его идентифицировать:

для юридических лиц: наименование, адрес регистрации, ИНН, могут быть включены КПП и банковские реквизиты;
для индивидуальных предпринимателей: фамилия, имя, отчество, ИНН, адрес регистрации, могут быть включены банковские реквизиты ИП;
для клиентов физических лиц: фамилия, имя, отчество, адрес регистрации.

Предмет составления счета

В счете на оплату необходимо указать перечень наименований товаров, работ, услуг, за которые поставщик предполагает получить оплату, с указанием их количества и стоимости, что позволит клиенту сверить выставленный счет с первичными документами по сделке: договором, актами, накладными, счетами-фактурами. Оформление счета без детализации задерживает процесс оплаты и может потребовать от поставщика оформления дополнительных документов — актов сверки.

Итоговая сумма счета

Целью выставления счета является получение полной оплаты по нему, сумма к оплате должна быть указана отдельно как итог суммирования цены всех указанных в счете товаров или работ и услуг. Отдельно указывается сумма НДС при ее наличии.

Включать ли указание суммы прописью во внутренние правила оформления счета на оплату, организация решает самостоятельно. Указание суммы прописью дополнительно сумму, подлежащую уплате, не удостоверяет, но зачастую применяется в деловой практике по аналогии с официальными формами платежных документов.

Однажды наступает тот момент, когда индивидуальному предпринимателю или Обществу с ограниченной ответственностью, которые оказывают услуги необходимо выставить счет на оплату как раз этих самых услуг. Как поступить в этом случае? Какой документ предоставить? Как правильно его оформить? На эти вопросы есть ряд ответов, которые мы и рассмотрим с вами в данной статье.

Утвержденной формы на выставление счета нет. Поэтому индивидуальный предприниматель или ООО вправе сам придумать форму, в которой будут описаны, выполненные услуги. Именно счет является основанием к оплате по безналичному расчету. Утвержденной формы нет, а вот ряд обязательных реквизитов в документе все таки должны присутствовать.

Что такое счет на оплату?

Счет - это документ, который выставляет исполнитель или продавец за оказанные услуги или товар. В данном документе должны присутствовать обязательные банковские реквизиты и перечень выполненных работ, услуг или предлагаемых товаров. Цель такого документа - это уведомление контрагента, о выполненных работах, услугах или резервации товара, а также необходимости перечислить денежные средства по указанным реквизитам.

Реквизиты, которые должны быть обязательно отражены в счете на оплату:

Наименование Общества с ограниченной ответственностью или Индивидуального предпринимателя;
ИНН (идентификационный номер налогоплательщика);
КПП (код причины постановки, в случае ООО);
Юридический и фактический адреса ООО или ИП;
Реквизиты банка, куда необходимо перечислить денежные средства.
Далее следует перечень услуг или товаров (наименование, количество, цена за единицу, общая сумма по счету и выделенный НДС, если организация или предприниматель оказывают услуги с налогом на добавленную стоимость).

Образец счета на оплату с НДС

Образец счета на оплату без НДС

Такой документ, как счет на оплату является обязательным?

Таким вопросом очень часто задаются директора и руководители фирм. Довольно часто сделки происходят без участия счетов на оплату среди директоров. Как правильно поступить бухгалтеру в этом случае? Документ «счет» не регламентируется никаким законом. Согласитесь, что реквизиты на оплату можно найти и в других документах. Таким документами будут являться: договор или накладная, а может и вовсе карточка предприятия, куда необходимо перечислить деньги. Но данные документы не являются основанием к оплате (за исключением случаев, когда в договорах прописаны графики оплаты). Счет делает расчеты между контрагентами более точными. Именно поэтому, все бухгалтера за такой документ, даже если он не предусмотрен договором. Существует два способа, где выставление счета просто необходимо: если договором не установлена сумма к оплате и если в договоре документ «счет» обязателен к выставлению.

Создать документ «счет» можно в любой бухгалтерской программе или в онлайн-сервисе « Моё дело ». С его помощью можно автоматически выставить счёт на оплату в течение нескольких секунд. При этом вам не придётся думать о правильности оформления каждого поля. Система всё сделает сама. Несколько простых шагов и счёт готов. ссылке .

Передать счет контрагенту на оплату можно в бумажном виде (в этом случае должны присутствовать подписи директора, бухгалтера, иногда подпись того кто выставляет счет, а также печать организации). Счет можно выставить в электронном виде через ТКС [Онлайн-сервис « Моё дело »] (в этом случае оператор ТКС подпишет документ ответственными лицами организации, которая выставляет счет на оплату). Счет можно оформить на чистом листе бумаге, а можно на фирменном бланке, главное чтобы были прописаны все обязательные реквизиты ООО или ИП.

Порядок выставления счета может быть определен условиями договора или выступать в роли самостоятельного документа. Как правило, документ печатается в двух экземплярах. Один экземпляр передается контрагенту для оплаты (по электронной почте, по ТКС или лично в руки), а второй экземпляр остается ООО или ИП. Счет может быть выставлен как на наличную оплату, так и на безналичную. В практике, наличная оплата чаще всего происходит без счета. В отдельных случаях, например, при спорных или конфликтных ситуациях, счет служит документом, который имеет юридическую силу - на случай предоставления его в суде.

Закрывающие документы

При проведении любой сделки очень важно, чтобы в наличии были закрывающие документы, как в ООО так и для ИП. Что же такое закрывающие документы? Это документы, которые подтверждают факт выполненной сделки. Такие документы должны быть не просто в наличии, но еще и иметь правильное оформление. Для того, чтобы у партнеров не возникало недопонимания и недоразумений, все нюансы должны быть тщательно прописаны непосредственно в договоре. Не лишним, будет указать наличие документов, которые необходимы при совершении сделки.

Закрывающие документы нужны не только для того, чтобы сделка была оплаченной, они необходимы для подтверждения сделки в письменном виде. Для таких подтверждений существует несколько видов закрывающих документов. Такие документы необходимы вашей организации или ИП для того, чтобы отразить факт совершенной сделки - вашего дохода. А для контрагента они необходимы для отражения факта - его расхода. Итак, перечень закрывающих документов:

1. Подтверждение выполнения договор поставки:

Основным документов для подтверждения факта поставки материалов, товаров, сырья является накладная. Унифицированная форма товарной накладной - это ТОРГ-12, если у вас есть свой бланк, который закреплен в учетной политике предприятия, то его также можно использовать в качестве накладной. Накладная должна быть составлена в двух одинаковых экземплярах. Один остается у поставщика, а второй - у покупателя. В ней отражаются реквизиты контрагентов, номер и дата отгрузки, перечень отгруженных товаров, подписи ответственных лиц и печать организации. Накладная должна быть представлена в оригинале.

Если в какой-то промежуточный период у вас присутствует копия накладной, то оригинал запросить все же придется. Этот юридический факт не способен изменить даже договор между контрагентами.

2. Подтверждения факта оказанных услуг:

Основным документом для подтверждения факта оказанных услуг является акт. Унифицированной формы данного документа не существует. Как и в случае с накладной, акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Несмотря на то, что унифицированной формы нет, обязательные реквизиты присутствовать в акте должны. Реквизиты контрагентов, номер и дата оказанных услуг, наименование услуги, единица измерения и стоимость услуги, а также подписи ответственных лиц за операцию. В отличие от накладной, в этом документе есть пункт, где заказчик полностью согласен с выполненными услугами и претензий к исполнителю не имеет. Акт также должен быть представлен в оригинале. Но в этом случае имеется исключения. Если акты оказанных услуг не являются обязательным условием и это четко прописано в законе, то разрешается их отсутствие. Такое часто случается при заключении аренды или договоров-оферты.

С помощью интернет-сервиса « Моё дело » также можно быстро создавать акт выполненных работ или накладную ТОРГ-12. Вам понадобится всего несколько секунд и пара кликов мышкой, чтобы подготовить необходимую документацию и отправить её через интернет. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке .

Чем же грозит отсутствие документов в организации?

Накладные и акты - это документы, которые подтверждают факт совершения сделки. Без таких документов сделка считается неполной, не завершенной. Случается, что руководитель может столкнуться с халатностью своих сотрудников. Например, расходы, принятые по копии документов налоговая может не принять, и вам придется доначислить налоги. Ведь, в этом случае, вы не имели права брать к вычету суммы, которые не подтверждены оригиналами документов. Кроме этого, будут штрафы за отсутствие самих документов.

Счёт – один из самых важных документов, который подтверждает наличный и безналичный расчёт между двумя сторонами. В нём обязательно указываются реквизиты продавца либо того, кто произвёл работы.

Должны присутствовать и данные по банку, отвечающему за денежные переводы. И перечень товаров и услуг, подлежащих оплате.

В законодательстве нет правила, которое запрещало бы проводить сделки вообще без счёта. Обязанность по оформлению документа отсутствует, если в договоре между продавцом и покупателем нет строгого требования.

Покупатель переводит деньги на основании договорённости. Но есть и другие ситуации, когда счёт становится обязательным требованием.

К примеру, при передаче изначально неопределённой суммы от одной стороны второй. При оплате услуг по связи счёт выставляется обязательно. Ведь такие договоры относятся к документам, где отсутствует заранее прописанная сумма.

Создание двух экземпляров, выписка с использованием строго установленной формы – обязательное требование, в противном случае с покупателя не вычесть НДС только на основании данного документа.

Выставляются ли счета от физических лиц?

Обязанность по уплате НДС у физических лиц отсутствует. Потому и счёт выставлять они не могут. Но есть следующие способы для решения проблемы, если необходимость в оформлении бумаги всё-таки возникла:

Составление договора на предоставление услуг с организацией, на основании которого и получается оплата.
Оформление ИП/ЗАО/ООО.

Но при прямом выставлении счета от физических лиц – документ лишается юридической силы.

Об обязательных реквизитах

Из обязательных для документа сведений можно выделить:

Номер счета, дата, когда он был выписан.
Итоговая сумма по платежу, с обязательным выделением части НДС. Если, конечно, параметр присутствует в цене на товар.
Услуги с товарами, которые пользователь приобретает.
Реквизиты банковского типа.
ФИО ИП.

Как правильно выставить счет на оплату?

Любая офисная программа подходит для того, чтобы создать счет. Существуют и онлайн-сервисы, позволяющие подготовить необходимую информацию в Интернете.

Для этого даже не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение.

Есть следующие правила оформления:

Шапка – для размещения личной информации по организациям, индивидуальным предпринимателям.
Далее переходят к банковским реквизитам как у продавцов, так и у покупателей.
Присвоение порядкового номера стало обязательным требованием. Для ИП допустим учёт счетов в общей системе документооборота. А можно вести отдельный учёт, именно для счетов. Тогда им тоже присваивают специальные номера.
Перечень по услугам и выполненным работам обычно имеет табличную форму. Обязательно указание на количество с НДС и величину стоимости. И то, какая сумма в итоге оплачивается.
Допустимо наличие дополнительных сведений. Например, это касается конечного срока для оплаты. Или времени, за которое потребителю нужно отправить полный объём товара.
Завершается всё подписью, печатью ИП. Они не нужны в случаях, когда счёт оформляется в электронном виде.

Выставление счёта от ИП: реквизиты и образец

В документе обязательно должны присутствовать сведения о:

Номере счёта, дате его выписки.
Итоговой сумме платежа с отдельно выделенным НДС, если он есть.
Товарах или услугах, передаваемых покупателю.
Банковских реквизитах.
ФИО ИП.

Печать необязательна, она может присутствовать или отсутствовать.

Разрешается выписывать как электронные, так и бумажные счета. Номер счета указывается заново ежегодно, начиная с нового года. Использование специальных программ облегчает процесс.

Образец счёта на оплату вы можете скачать .

Правила для ООО

В данном случае счет содержит сведения по:

Общей сумме к оплате прописью, с указанием на НДС.
Товарам с услугами. Вместе с единицами измерений их количества, общей стоимостью.
Платёжным реквизитам со стороны продавца, включающим корреспондентские и расчётные счета, наименование банка, ИНН с КПП, БИК.
Номеру, дате выставления документа.
Наименованию организации.

Подпись на документе ставят руководитель с главным бухгалтером. Желательно наличие фирменной печати.

Выставляем счет на английском языке

По-английски счёт-фактура обозначается как invoice. В России перевод у документов часто отсутствует.

Слово invoice – обязательный элемент бумаг.

В любом счёте-фактуре на английском языке пишут:

Платёжные условия.
Итоговую сумму.
Номер доставки, другие сочетания цифр, облегчающие отслеживание заказа.
Дату отсылки или приобретения услуг с товарами.
Компанию с режимом налогообложения.
Дату выписки документа.
Контактные данных обеих сторон.
Имя и контактные данных конкретного продавца.
Собственный номер, исходящий и входящий.

Вывод

Оптимальное решение – создание стандартного шаблона счетов, с указанием НДС либо без них.

Допустимо наличие нескольких вариантов процедур выставления счета.

Например, когда каждый бланк заполняют заново. Или когда всё-таки создаётся стандартный шаблон для всех денежных операций, подходящих для оформления счета.

Это облегчит работу сотрудникам бухгалтерии. И сократит количество возможных ошибок. А ведь сами ошибки зачастую ведут к появлению серьёзных проблем.

Благодаря автоматизации можно быть уверенным в том, что деньги поступят на правильный счёт. И что они не пропадут в неизвестном направлении. Документация будет оформляться гораздо быстрее, грамотнее.

Чтобы научиться правильно выставлять счета на оплату, посмотрите это видео:

Пригодится тем, кто только начинает свою финансовую деятельность. Оплата счетов – неотъемлемая часть любых хозяйственных операций. Ответственное отношение в этому процессу формирует репутацию как покупателя, так и продавца.

Счет на оплату является основанием для перечисления заказчиком денежных средств (в том числе предоплаты) за предоставленные ему услуги, а также для отгрузки поставщиком каких-либо товаров. Этот документ имеет одинаковую ценность для обоих участников рыночных отношений. Покупатель с помощью счета на оплату может доказать перевод платежа, а продавец строит на основе счета учет товарно-материальных ценностей на складе и планирует следующие закупки.

Заполнение счета на оплату не регламентировано какой-либо специальной формой, и каждая организация может сформировать его самостоятельно для использования в своей финансовой деятельности. Главное – чтобы счет на оплату содержал необходимые для документального подтверждения хозяйственной операции реквизиты. К ним принято относить:

Номер документа и дату составления (указываются в заголовке счета);
платежные реквизиты продавца (получателя денежных средств);
реквизиты покупателя и грузоотправителя (должны быть указаны ИНН, полное или сокращенное наименование организации – по требованию Устава, почтовый адрес);
список товаров, подлежащих оплате (название, единица измерения, количество, цена за штуку, общая стоимость, в случае необходимости – НДС или другая налоговая информация).

При заполнении счета на оплату можно указать номер документа, на основании которого производится оплата (это могут быть договор, заказ или наряд). Иногда указывают обязанности сторон при совершении сделки, например, сроки оплаты, отгрузки, способ поставки.

При некоторых обстоятельствах организации могут использовать в качестве образца форму счета на оплату № 868.

Работа со счетом по форме № 868

При заполнении счета на оплату по этой форме желательно заполнять все строки, но если информации по ним нет, проставляют прочерки.

Форма счета на оплату № 868 предполагает наличие обязательных реквизитов.

Для поставщика это ИНН, полное или сокращенное (по Уставу) наименование предприятия, занимающегося продажей товарно-материальных ценностей. Указывается также его почтовый адрес, телефон/факс, банковские реквизиты (расчетный и корсчет, БИК банка и город, в котором он находится).
Если поставщик и грузоотправитель представлены одним и тем же юридическим лицом, то в строке указывают «Он же». Если это разные компании, пишут ИНН, полное или сокращенное название грузоотправителя и его полный почтовый адрес.
ИНН, название и почтовый адрес положено заполнять и в строке «Грузополучатель и его адрес».
Отметка об акцепте счета на оплату фиксируется записью «Акцептован».
Если плательщик и грузополучатель – одно юридическое лицо, то в строке записывают «Тот же, что и грузополучатель». Если это разные организации, то должен быть указан его ИНН, наименование, полный почтовый адрес, банковские реквизиты.
Строка «Сумма счета» заполняется частично, но может быть и совсем не заполнена. Общая сумма фиксируется в строке «Всего продажная».

Как видно из этих данных, заполнение счета на оплату упрощается, если поставщик и грузоотправитель являются одним юридическим лицом, или плательщик и грузополучатель представлены одной организацией.

Если есть необходимость, в специальном разделе счета на оплату определяют условия доставки. Должны быть указаны место назначения и отправления, дата и способ поставки груза (например, автотранспортом поставщика), вид упаковки груза (например, контейнер), число мест (например, количество коробок в партии), номер накладной или квитанции (по которой отгружается товар), вес отправленной партии.

Счет на оплату имеют право подписывать руководитель, главбух или другое должностное лицо, имеющее доверенность или зафиксированное приказом.

Оплата счетов производится после согласования по сумме, дате и условиям поставки. Образец заполнения счета на оплату пригодится вам при осуществлении платежных операций, пока вы не разработали собственную форму этого документа.