Копия чека онлайн. Как чек-лист помогает решать задачи точно и в срок

Контроль бухгалтерского учета, а также иных сфер экономической деятельности должен осуществляться на всех без исключения коммерческих предприятиях.

При этом следует помнить о большом количестве самых разных особенностей подобных процедур. Они должны быть упорядочены, следовать друг за другом в определенном порядке.

Так как именно это является одной из причин отсутствия проблем самого разного рода при проведении проверок контролирующими органами.

Существенно упростить работу подобного рода позволяет специальный чек-лист. Его важность достаточно сложно переоценить. Существует множество вариаций форматов подобного документа.

По возможности необходимо заранее ознакомиться с его свойствами, нюансами составления. Так можно будет избежать множества сложностей в дальнейшем.

Общие сведения

Данный документ содержит максимально подробную информацию о перечне вопросов по проводимому аудиту. Рассматриваемого типа лист не имеет установленного в законодательстве формата.

Но при этом обязательно следует соблюдать определенные правила при его формировании. Это позволит снизить вероятность осложнений в процессе проведения .

Прежде, чем приступить к составлению подобного листа, необходимо рассмотреть следующие вопросы:

что это такое?
назначение документа;
правовая база.

Что это такое?

Сам чек-лист представляет собой особый документ, позволяющий одновременно решить достаточно большое количество различных задач.

Использоваться документ может различными учреждениями, контролирующими организациями и должностными лицами. Важно лишь помнить о правовых нормах, которые имеют место в случае составления документа данного вида.

Сам документ отражается следующие вопросы:

Использование подобного рода документов имеет как свои достоинства, так и недостатки. К основным минусам стоит отнести следующее:

Перечень обозначенных в документе вопросов	Может быть чересчур узок, что приводит к проведения проверки недостаточно полномасштабной
Чек-лист может в некоторых случаях являться сдерживающим	Ограничивающим фактором для аудитора – за пределы поставленных вопросов выходить он попросту не будет
Документ не может заменить	Стандартный план проведения аудиторской проверки
У неопытного аудитора могут возникнуть некоторые сложности	С пониманием сформулированных в листе вопросов – он попросту не сможет доходчиво и понятно объяснить что же именно он разыскивает в конкретном случае
Документ должен быть максимально хорошо подготовлен	В случае дублирования вопросов может возникать серьезная путаница

В большинстве случаев как достоинства, так и недостатки документа зависят от множества различного рода факторов.

В первую очередь это касается следующих моментов:

Чек-лист представляет собой универсальный инструмент для реализации задач, связанных с аудитом и некоторыми другими процедурами, которые регулярно должны осуществляться на предприятии.

Включать в себя подобные документы могут следующее:

Назначение документа

Пользователями документа данного вида сегодня могут быть:

Данный лист позволяет одновременно или последовательно решать следующий перечень задач:

правильно, в соответствии с законодательными нормами, планировать проведение самого аудита;
проводить выборочный контроль, осуществлять максимально эффективно планирование всего своего времени;
позволяет избежать пропуска каких-либо важных этапов аудиторской проверки;
используется в качестве средства памяти;
существенно упрощает проведение самой аудиторской проверки;
аудит осуществляется структурировано, целостностно;
при помощи чек-листа возможно будет осуществлять коммуникацию между различными учреждениями, а также проводящими проверку сотрудниками.

Также подобные документы нередко используются для решения иных задач. Стоит заблаговременно ознакомиться со всеми основными свойствами подобных документов. Это даст возможность избежать большого количества самых разных сложностей.

Правовая база

Основным законодательным актом, в соответствии с которым должен составляться документ данного вида, является .

Включает данный нормативно-правовой документ следующие основные разделы:

	Аудиторская деятельность
	Перечень основных НПД, которые также регулируют подобного рода деятельность
	Что такое аудиторская организация
	Что подразумевается под термином «аудитор»
	Что подразумевает под собой обязательный аудит
	Аудиторское заключение
	Перечень основных правил, стандартов действий, проводимых аудиторами
	Обозначает полную независимость различных аудиторских организаций
	Аудиторская тайна
	Как осуществляется контроль за качеством проведения проверки
	Квалификационный аттестат аудитора
	Порядок, а также основания для проведения аннулирования аттестата аудитора
	Проведение государственного контроля в рассматриваемой сфере деятельности предприятия

По возможности стоит внимательно ознакомиться со всеми нюансами законодательства, регламентирующего аудиторскую деятельность. Так как именно эти нормативно-правовые документы должны в обязательном порядке соблюдаться.

Пример заполнения чек-листа для внутреннего аудита

Процесс составления рассматриваемого типа листа достаточно прост, но имеет свои нюансы. Существенно упростить подобного рода процедуру можно будет рассмотрев пример чек-листа внутреннего аудита СМК.

Непосредственно сам процесс составления может осуществлять различными способами. Прежде всего нужно будет рассмотреть следующие основополагающие вопросы:

где взять бланк;
порядок заполнения;
заполненный образец.

Где взять бланк

Пример в Excel для внутреннего аудита можно легко скачать в интернете. По возможности следует использовать только лишь хорошо себя зарекомендовавшие и проверенные ресурсы.

Сегодня существует достаточно большое количество частных учреждений, занимающихся проведением аудита. Бесплатно, в виде консультации такие предприятия могут представить образец данного документа. Или же за отдельную плату.

Порядок заполнения

Сам порядок заполнения аудита в законодательстве не отражается. Но необходимо по возможности придерживаться следующего алгоритма:

Обычно в качестве основного формата используется именно лист Excel. Причиной тому является простота составления, а также распечатки. Достаточно часто чек-листы необходимы именно в бумажном формате.

При необходимости электронный документ без затруднений можно будет отправить через интернет. Следует помнить о некоторых важных нюансах формирования подобного рода листа.

Заполненный образец

Единственный верный способ избежать возникновения различного рода сложностей при составлении подобного документа – воспользоваться уже заполненным образцом.

Таким образом, также можно будет существенно ускорить процедуру проведения подобного рода процедур. Особенно это касается части составления вопросов. Нередко именно на этом этапе возникают всевозможные затруднения.

Успеть сделать все, ничего не забыть и ни в чем не ошибиться! Вы будете удивлены, но именно с подобными мыслями ложатся спать или встают по утрам многие современные люди. Какие только методы и средства не используются для повышения профессиональной и личной продуктивности. Кто-то ставит будильники и напоминания на личных электронных устройствах, кто-то «по старинке» обклеивает все вокруг себя разноцветными стикерами. Но существует и один действительно удобный вариант, который работает - чек-лист. Что это такое и всем ли подойдет данное волшебное средство?

Волшебные списки, проверенные в полетах

Считается, что первоначально чек-листы начали использоваться в авиации. Управление самолетом включает в себя ряд выполнения множества сложных операций в определенной последовательности. И без системы напоминаний даже опытный пилот с помощником может ошибиться, а ошибки в таком деле могут нести тотальные последствия. Именно поэтому в качестве дополнительной «страховки» авиаторам на каждый полет предлагается чек-лист. Что это? По сути, список, состоящий из отдельных действий, необходимых к выполнению, в данном случае организованный в правильной последовательности. Так как данный инструмент идеально работает в авиации, его взяли на вооружение и гражданские люди, профессии которых далеки от авиационных.

Кому будут полезны чек-листы и для чего?

Ежедневные системы напоминаний пригодятся любому человеку, желающему повысить личную продуктивность. Тайм-менеджмент - это та область знаний, основные принципы и техники которой одинаково успешно может использовать и руководитель, и начинающий предприниматель и любая домохозяйка. Меняется только конкретика, так как у каждого вида деятельности своя специфика. В стандартном своем варианте чек-лист - это перечень действий и задач. Но если это необходимо, можно составить его в виде списка каких-то отдельных предметов. Многие ведут списки покупок - а это, по сути, тоже чек-листы, так же как и любой кулинарный рецепт, записанный столбиком в виде набора компонентов с рекомендациями по дозировке. Между прочим, практически во всех заведениях общественного питания такие напоминания висят на кухне для поваров, чтобы те могли готовить быстрей, пользуясь подсказками по весу порции и каждого конкретного продукта, используемого в определенном блюде. Чаще всего чек-лист создается для одного человека, но если определенная задача будет решаться группой лиц, список также выручит. В этом случае необходимо разбить дело/конечную цель на подпункты, каждый из которых будет выполнять один сотрудник. Далее каждая задача закрепляется за определенным исполнителем и при необходимости тот расписывает ее для себя поэтапно в личном чек-листе.

Общие правила составления

Если вы хотите стать продуктивнее и успевать больше без лишней суеты, самое время попробовать составить свой первый чек-лист. Такой план должен иметь четкую структуру и привлекательный внешний вид. Желательно также соблюдать временную последовательность (отказаться от нее можно, если все задачи бессрочные). Избегайте длинных пунктов, желательно, чтобы каждая задача выражалась 3-4 словами, и обязательно используйте глаголы. Как составить чек-лист, который будет работать? Все просто - выберете удобный для себя формат: бумага, заметка в телефоне или файл на компьютере. Всего у вас должно быть две колонки, в первой будет записан номер и сформулирована сама задача, а во второй - ставится отметка по мере выполнения. Специалисты советуют не вычеркивать сделанные дела, а именно помечать их галочками или крестиками.

Формулируйте задачи правильно

Для того чтобы ваши чек-листы действительно начали работать, важно научиться верно формулировать задания. Дела, выполняемые регулярно, можно не расписывать на подпункты, а вот разовые задачи и поручения желательно разбивать на подпункты. К примеру: переговоры с новыми клиентами желательно записать как минимум с 3 пометками, выделив для себя те темы, которые обсудить необходимо. Если же вам необходимо отправить ежедневный отчет, пишем задание одним пунктом. Обязательно записывайте все, что вы действительно можете забыть. Для сокращения времени выполнения дел можно также делать в чек-листе и развернутые пометки, к примеру, вносить контактную информацию тех, с кем вы планируете связаться.

Некоторые специалисты по деловому планированию советуют записывать в чек-лист задачи так, как будто они уже выполнены. Соответственно писать не «надо сделать…» а «….сделано!». Это достаточно эффективный, с точки зрения психологии, прием, однако к нему потребуется привыкать некоторое время. Удобно использовать и систему маркировки. Выбирайте наиболее удобный для себя вариант: текстовыделители, подчеркивание. Но постарайтесь не увлекаться выделением, иначе у вас получится слишком пестрый и яркий чек-лист. Заполнение списка дел следует вести одним цветом, а для выделения используйте не более двух цветов, отмечая действительно самое важное.

Не пытайтесь успеть все

Популярный вопрос среди тех, кто только начинает работать со списками дел: чек-лист - что это, план работы на неделю или ежедневный? Долгосрочные цели и дела необходимо записывать отдельно. Чек-лист же - это мини-список, рассчитанный на один день. Общее количество пунктов не должно превышать 20. В противном случае вы или не справитесь или переутомитесь, а эти оба варианта не имеют ничего общего с продуктивностью. Составление чек-листа может стать регулярным вечерним или утренним ритуалом. В конце дня самое время просмотреть свой список и понять, все ли намеченные дела были выполнены в нужном объеме.

Проверка обязательна

Итак, предположим, вы закончили составление своего первого чек-листа. Что же делать дальше? Все просто, теперь самое время внимательно его прочитать и проверить. Во-первых, важно действительно ничего не забыть и не упустить. Во-вторых, во время проверки вы можете что-то скорректировать и дополнить при необходимости. И только если вас все устраивает, можно брать чек-лист в работу. Постарайтесь не забывать своевременно ставить пометки о выполнении дел. Если вам кажется, что создание чек-листов - это долго и сложно, спешим вас разубедить. Для удобства можно хранить некоторые шаблоны, к примеру, списки для сбора вещей в командировку, или основные задания на каждый день (при условии, что они повторяются). В среднем заполнение чек-листа занимает не более 10-15 минут вместе с проверкой, важно только выбрать время, когда вас никто и ничто не будет отвлекать.

Инструмент для анализа

Чек-лист - это не только инструмент для напоминания и повышения продуктивности. Использовать списки дел можно и в корпоративной среде. Руководитель может составлять чек-листы для своих подчиненных и с их помощью отслеживать и контролировать процесс выполнения задач. Пригодится данный инструмент и в том случае, если вы только начинаете работать над собой, ищете наиболее подходящие методики и варианты распределения дневной активности. В этом случае также необходимо ежедневно проверять количество или процентное соотношения выполненных дел и нерешенных задач и далее формировать новую программу на следующий день на основе полученных результатов. Получается, что на вопрос: «Чек-лист - что это такое?» можно ответить следующим образом: инструмент для повышения и оценки продуктивности.

Под внедрением стандартов мерчендайзинга многие собственники и руководители розничных магазинов понимают разработку документов, устанавливающих правила выкладки товара и оформления витрин, доведение созданных стандартов до продавцов и, в лучшем случае, проведение обучающих тренингов.

В результате такого «внедрения» в торговом зале ничего не меняется, а от персонала звучат отговорки «не понял», «не успел, было много покупателей», «в принципе, все по стандартам». Ничего удивительного - даже самые исполнительные сотрудники станут сопротивляться нововведениям и дополнительным требованиям, если не будут четко представлять систему оценки их усилий в области мерчендайзинга, а также формы и размер поощрений и наказаний по результатам контроля.

Чтобы созданные стандарты мерчендайзинга соблюдались, нужно последовательно выполнить несколько действий:

I. Создать объективный инструмент проверки выполнения существующих стандартов в виде оценочных бланков - чек-листов.
II. Разработать систему оценки работы персонала на основе оценочных бланков.
III. Разработать программу мотивации по итогам выполнения стандартов мерчендайзинга.

Остановимся подробнее на каждом из пунктов этого списка.

I. Создание чек-листов.

Чек-лист - это список параметров состояния торгового зала и магазина в целом, подлежащих проверке со стороны руководства компании, а также требований для каждого проверяемого параметра. Лучше всего представить чек-лист в форме таблицы, состоящей из четырех колонок: «№», «Параметр», «Требования» и «Оценка» (о заполнении этой колонки речь пойдет в следующем пункте). Чек-лист составляется на основе существующих стандартов мерчендайзинга и ни в коем случае не противоречит им.

Составить чек-лист можно одним из двух способов:

А) Разбив чек-лист по зонам магазина (торговый зал, предкассовая зона, тамбур, крыльцо, склад и т.п.), отделам внутри зон (для магазина бытовой техники, например - отдел кухонной техники, аудио- и видеотехники, мелкой бытовой техники и другие отделы) и товарным группам внутри отделов.

Пример блока чек-листа для магазина строительных и отделочных материалов. Зона - «Торговый зал», отдел - «Напольные покрытия», товарная группа - «Линолеум»:

1. Параметр - «Указание остатков».
Требования - «На обратной стороне каждого рулона линолеума приклеен стикер с указанием длины данного рулона (погонных метров) в остатке. Информация обновляется после каждого отреза данного образца».

2. Параметр - «Работа с рулонами из группы «Остатки».
Требования - «На стеллаже с линолеумом отсутствуют рулоны из группы «Остатки». Если длина рулона на стеллаже в результате продажи становится меньше 3 погонных метров, рулон снимается со стеллажа и в свернутом виде помещается вертикально на стенд с остатками линолеума».

3. Параметр - «Указание цены».
Требования - «Возле каждой штанги с линолеумом висит ценник с указанием актуальной цены. Цена указывается и за погонный, и за квадратный метр».

4. Параметр - «Размещение рулонов».
Требования - «Рулоны линолеума располагаются на стеллаже соответствующей длины или, при отсутствии места на данном стеллаже, на нижней или верхней штанге стеллажа, длина которого больше необходимой на 1 метр. Пример: для линолеума шириной 3 погонных метра предназначен стеллаж длиной 3 метра, если он полностью занят, рулон можно разместить на стеллаже длиной 4 метра».

5. Параметр - «Пробелы в выкладке».
Требования - «Все штанги заполнены линолеумом. Если со стеллажа с линолеумом продается рулон, штанга должна быть заполнена в течение 4 часов товаром со склада. Если на складе отсутствует проданный образец, на свободную штангу помещается любой образец, имеющийся на складе, с соблюдением параметра № 4».

Б) Разбив чек-лист по группам параметров, например, «Оформление и размещение ценников», «Порядок размещения товарных групп в торговом зале», «Расположение товара на полке», «Представление товара-новинки», «Размещение POS-материалов» и т.п.

Пример (для салона сотовой связи) - «Размещение ценников»:

1. Параметр - «Актуальность цены»
Требования - «При изменении цены на товар ценник должен обновляться в течение 30 минут».

2. Параметр - «Оформление ценников».
Требования - «Все ценники располагаются на специальных подставках».

3. Параметр - «Информация на ценнике».
Требования - «Информация на ценнике представлена согласно установленному образцу, корректна и соответствует описанию товара в прайс-листе для покупателей».

4. Параметр - «Расположение ценников»
Требования - «Все ценники располагаются справа от товара».

5. Параметр - «Вид ценников».
Требования - «Все ценники без загрязнений, немятые, прямоугольной формы, с аккуратными краями».

II. Разработка системы оценки работы персонала на основе заполненных чек-листов.

На основе созданных чек-листов вводится двоичная или троичная система оценки. Двоичная система предполагает заполнение четвертой колонки чек-листа знаками «+»/«1» (требование выполнено) или «-»/«0» (требование не выполнено). Троичная система оценок предполагает возможность проставления оценок «2» (требование выполнено полностью), «1» (требование выполнено частично) или «0» (требование не выполнено).

После установления системы оценки:

Определяется количество проверок за период (например, месяц);
Рассчитывается максимальное количество баллов по результатам всех проверок за период;
Определяются критерии оценки результатов, например «Количество баллов/% от общего числа больше X - хороший результат», «Количество баллов/% от общего числа от X до Y - удовлетворительный результат», «Количество баллов/% от общего числа меньше Y - неудовлетворительный результат».

III. Разрабатывается программа мотивации по результатам контроля.

Как показывает практика, лучше всего работают смешанные мотивационные программы, предполагающие возможность получения сотрудником как премии, так и штрафа при достижении определенного результата.

Чтобы система контроля мерчендайзинга на основе чек-листов была эффективной, нужно соблюдать несколько простых правил:

. Сотрудники должны быть ознакомлены с чек-листами.

Продавцов нужно ознакомить не только со стандартами, но и с бланками проверок по двум причинам. Во-первых, чек-листы - своего рода резюме, где кратко, без объяснений изложены основные требования к мерчендайзингу. Зная перечень пунктов чек-листа, сотрудники будут четко представлять ключевые моменты мерчендайзинга и лучше ориентироваться в стандартах. Во-вторых, сделав копии чек-листов, продавцы могут регулярно проводить самопроверки, что позволит им в любой момент быть готовым к проверке руководством магазина.

. Контроль должен быть регулярным.

Если проверки проводятся от случая к случаю, продавцы перестанут соблюдать стандарты, надеясь, что «авось, в этом месяце не проверят».

. Контроль не должен быть слишком формальным.

В некоторых ситуациях можно отступить на шаг от стандарта или утвержденной программы мотивации, чтобы не вызвать оправданного негатива от персонала: иногда в рознице действительно может наблюдаться острая нехватка временных и человеческих ресурсов (наплыв покупателей, инвентаризация), что делает выполнение стандартов затруднительным.

. Должны быть определены зоны ответственности.

Разрабатывая программы мотивации, нужно четко выделить зону ответственности каждого сотрудника, иначе вместо эффективной системы контроля можно получить намеренное пренебрежение выполнением стандартов и негативные эмоции внутри коллектива и между продавцами и руководством.

. Чек-листы, система оценки и программа мотивации могут меняться.

Как показывает практика, после первого периода проверок приходится вносить изменения в документы. Не стоит думать, что для персонала это будет являться признаком некомпетентности сотрудников. Скорее наоборот - если оставить без изменений неэффективную систему контроля, рано или поздно ее придется отменить совсем. И, конечно, сами стандарты могут меняться, причем иногда инициатором изменений может выступить персонал, предлагая новые, более результативные правила. Если такое произошло, прекрасно - значит, сотрудники приняли стандарты «в работу» и внедрение состоялось.

Если вы работаете в интернете, то с чек-листами знакомы не понаслышке. Чек-лист (англ. Chek list — контрольный список), по сути, небольшая шпаргалка с указанием выполнения необходимых действий для достижения определенных результатов.

Скорее всего, вы сами ежедневно пользуетесь чек-листами, заполняя в Todoist список предстоящих дел.

К тому же, чек-лист может использоваться для проверки выполнения работы сотрудников, для напоминания необходимых действий самому себе и коллегам по работе.

Как правильно составить чек-лист, чтобы работа была эффективной? Об этом в нашей статье!

Зачем нужен чек лист

1. Чек-лист - это список, который содержит ряд необходимых пунктов для какой-либо работы или процедуры.

Выполняя работу, каждый сотрудник может отмечать пункты из списка, и это позволит узнать о состоянии выполнения этой работы, а также на каком этапе реализации проекта находится ваш коллега.

Часто в спешке можно легко забыть важную деталь. Эффективный чек-лист позволяет отследить, все ли пункты для завершения задачи были выполнены.

Так, сотрудники могут заменять друг друга в случае появления форс-мажорных обстоятельств. Потому что легко смогут сверять свои действия с чек-листом. К тому же, чек-лист позволит избежать многих ошибок по невнимательности.

2. Экономия рабочего времени. С чек-листом на выполнение одной задачи будет тратиться гораздо меньше времени, потому что сотрудники четко видят, что им необходимо конкретно сделать, а не тратить время попусту на продумывание плана работы. Это все позволяет повысить эффективность работы офиса и компании в целом.

3. Чек-лист - единица контента. Помимо практической пользы в рамках работы фирмы, чек-листы также используются в качестве контента для информационных ресурсов, для блогов, для рассылки или групп социальных сетей. Потому что-чек лист можно опубликовать в виде отдельной статьи для сайта.

4. Повышается скорость обучения новых сотрудников. Когда в компании есть база готовых чек-листов по выполнению различных задач, то ввести в курс дела нового сотрудника не составит труда, достаточно коротко рассказать суть задачи и дать чек-лист для самостоятельной работы.

5. Высокий результат и уменьшение числа ошибок.

Чек-листы могут применяться в самых разных отраслях: существуют чек-листы для маркетологов, официантов, дизайнеров, пилотов, организаторов проектов и т.д.

Работа с чек-листом сводится к тому, что выполнив одно действие, его следует отметить в чек-листе. Таким образом, отмечая все пункты, можно увидеть, как скоро и насколько эффективно выполнена работа.

Например, менеджер по продажам может использовать чек-лист при проведении переговоров с клиентом по телефону и сверять пункты, которые они обсудили с клиентом. Так, все важные детали разговора будут всегда перед глазами у менеджера и он будет понимать, что ничего не забыл сообщить клиенту.

Кстати говоря, если вы пользуетесь таск-менеджерами, то вы ежедневно составляете чек-листы для эффективности работы и жизни в целом. Главное правило для составления чек-листов: один пункт - одна операция.

Как составить чек-лист

Работа с чек-листом сводится к составлению контрольного списка предполагаемых дел. Ввиду своей универсальности, чек-листы распространены во всех областях жизни. К тому же, главный показатель ценности чек листа - это краткость и четкость обозначенных действий, которые необходимо совершить, двигаясь к достижению результата.

Когда вы записываете необходимые действия, то вырисовывается нужная последовательность задач, поэтому хорошо продумайте каждый пункт вашего чек-листа.

1. Составить чек-лист просто: каждый пункт - это минимальная полная операция, требующая выполнения. Желательно прописывать каждый пункт в утвердительной форме: «визитки разработаны, товары заказаны, переговоры проведены».

2. Используйте не более 20-25 пунктов.

3. Идеальный чек-лист предполагает наличие отметки о выполнении задачи.

4. Каждый пункт значим для целостности всей системы и его отсутствие может нарушить эту целостность.

5. Чек-лист должен выглядеть эстетично - тогда с ним будет приятней работать. Поэтому обязательно используйте нумерованные списки.

6. Распечатайте чек–лист для удобства работы, чтобы каждый сотрудник мог брать его при необходимости и держать под рукой.

Можно давать еще много советов по составлению чек-листа, тем не менее, лучше наглядно посмотреть, как составлены наши чек-листы в Лаборатории Бизнес Кейсов, и станет понятно, как вы можете составить собственный лист для проверки работы сотрудников или подготовки к важным мероприятиям.

Переходите в раздел , и вы найдете информацию о том, как найти подрядчика за 14 дней, 8 стратегий использования видео для продвижения бизнеса, 10 формул для создания темы письма и многое другое!

У нас достаточно много удачных чек-листов, и для примера один из них на тему вы можете скачать себе и делать собственные чек-листы по образу и подобию;).

Случалось ли Вам ловить себя на мысли, что Вы повторяете что-то сотруднику не в первый раз?

Или замечать, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же досадные ошибки, попусту растрачивая время?

Если да — тогда самое время поручить сотрудникам составление чек листов.

Чек лист (Check list — контрольный список) - список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, сотрудник может узнать о состоянии/корректности выполнения этой работы.

Важность чек листов трудно переоценить. Каким бы опытным ни был сотрудник, в спешке он может легко забыть важную деталь. Возьмем, к примеру, распространённую ситуацию — подготовка к участию в выставке. Это очень дорогостоящее мероприятие. Одна упущенная деталь — не напечатанные вовремя флаера — может стоить половины бюджета.

Чек листы могут применяться в самых разных сферах : существуют чек листы для официантов, для пилотов, для маркетологов, для веб-дизайнеров.

Ниже правила создания чек листов, которые помогут Вашим сотрудникам создать полезный и качественный инструмент.

Правила составления чек листов

1. Один пункт — одна операция

Пункты чек листа — это минимальные полные операции. Что это значит?

Заказать изготовление визиток и и доставить визитки в офис — это 2 разные операции.

Поэтому, в чек листе они отображаются отдельными пунктами:

визитки заказаны

визитки доставлены в офис

2. Пункты написаны в утвердительной форме

Целью чек-листа является проверка готовности, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме — “заказаны, доставлены”. Сравните формулировку:
“заказать визитки” и “визитки заказаны”. Второй вариант требует большей ответственности.

3. Оптимальное количество пунктов — до 20

Чек листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов — до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек лист.
Пример чек листа:

Эффективное внедрение чек листов

1. Тестирование

После составления чек листа, пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.

2. Оформление

Чек лист должен выглядеть эстетично — тогда с ним будет приятней работать.

3. Удобный доступ

Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек лист заполняется каждый день).

Преимущества использования чек листов

Структурирование информации в голове сотрудника. При записывании необходимых действий, у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач.
Повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять в сотый раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек лист для самостоятельной работы.
Высокий результат, уменьшение числа ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности.
Взаимозаменяемость сотрудников.