Как сделать доверенность в 1с 8.2 предприятие. Бухучет инфо

Определимся, для чего нужна доверенность и что представляет документ. По этому документу передается право доверителя на подпись и получение товарно-материальных ценностей определенному физическому лицу, данные которого обязательно должны быть вписаны в печатную форму. Возможно заполнение напечатанного бланка вручную. Но сейчас предлагаем рассмотреть подробно, как создать, заполнить и распечатать документ «Доверенность» на базе программы 1С 8.3 (8.2) Бухгалтерия редакция 3.0. Разберем на примере получения курьером товара у поставщика. Чтобы найти журнал с доверенностями переходим на вкладку меню «Покупки», раздел «Покупки».

Для оформления нового документа нажимаем клавишу «Создать». Обязательными для заполнения являются поля:

Номер и дата - формируются автоматически по порядку.

Срок действия – указывается дата, до которой действует данная доверенность.

Организация – от какого юридического лица выдана доверенность.

Контрагент – организация, у которой необходимо забрать товарно-материальные ценности.

Договор – подставляется автоматически по выбранному контрагенту.

Подотчетное лицо – на чье имя выписывается доверенность для получения ТМЦ. После выбора из справочника, справа может появиться надпись «Отсутствуют данные об удостоверении личности». Необходимо зайти в карточку подотчетного лица и заполнить.

Товары – список товаров и количество, которые необходимо получить у поставщика. Заполнить можно из номенклатурного справочника или прописать общую фразу, если нет в номенклатуре (например, канцтовары).

Обратите внимание – подотчетным лицом не может быть стороннее лицо, а только сотрудник организации, от которой выдается доверенность.

Проверяем обязательно и проводим.

Документ необходимо распечатать, подписать руководителю организации, заверить печатью и передать подотчетному лицу. Также доверенность должна содержать образец подписи подотчетного лица.

После проведения становится активной клавиша «Печать», при нажатии на которую имеется возможности выбора двух форм:

Доверенность (М-2);

Скрупулезность при заполнении бухгалтерских документов – основа успеха в работе бухгалтера. Зачастую возникают ситуации, при которых водитель проехал определенное расстояние до места получения груза, затрачены значительные средства (ГСМ, заработная плата водителя) и время, однако в бухгалтерии была неправильно составлена доверенность, и в связи с этим в выдаче груза было отказано.

Для того чтобы исключить такого рода случаи и облегчить работу бухгалтеров, мы сегодня расскажем как выписать доверенность в 1С 8.3.

Значение термина «Доверенность» и его унифицированные формы зафиксированы Госкомстатом РФ 30.10.1997 года №71а (далее – Постановление). В частности Постановлением установлено, что доверенность выписывается в единственном экземпляре и выдается под роспись конкретному лицу, указанному там. Пятнадцать дней – крайний срок действия этого документа.

Найти доверенность в 1С можно по адресу: «Покупки-Доверенности».

Рис.1

Как и во многих документах 1С, здесь имеется фильтр по контрагенту.

Рис.2

Нажимаем кнопку «Создать» и заполняем доверенность, последовательно внося реквизиты документа: дата, срок действия доверенности (10 дней), наименование контрагента, реквизиты договора, а также наименование и количество товара. Подотчетным лицом назначен Семенов Павел Андреевич.

Рис.3

Важно! Доверенность выписывается только на сотрудника компании!

Наименование получаемого товара можно заполнить, выбрав его из справочника «Номенклатуры», либо ввести произвольный текст непосредственно в строке нашего документа.

Внеся необходимые реквизиты, жмем последовательно на «Записать» и «Провести». Затем обращаемся к кнопке «Печать». Система дает право выбора печати двух форм «М-2» (Рис.4) и «М-2а». Форма «М-2а» применяется в случае, когда в компании предусматривается большое количество операций по самовывозу товаров.

Рис.4

Из справочника «Сотрудники» в наш документ автоматом переносятся сведения о реквизитах документа, удостоверяющего личность, в нашем примере это паспортные данные сотрудника.

Действующее законодательство требует обязательно вести журнал выданных доверенностей. Его необходимо пронумеровать, прошить и скрепить печатью. В 1С:Предприятие 8.3 имеется электронный журнал, который можно сформировать на любую дату или за определенный период.

Рис.5

Ведение электронного реестра выданных документов не освобождает компанию от регистрации их в журнале на бумажном носителе, однако сильно облегчает поиск и работу с данными документами. В реестре имеется функция расширенного поиска по подотчетному лицу.

Рис.6

После доставки груза возможно оформление поступления товара на склад из документа «Доверенность». Для этого заходим в него и нажимаем на кнопку «Создать на основании».

Рис.7

Создается «Накладная» (Рис.8), в который автоматом поступают сведения из Доверенности о наименовании товара, продавце, договоре, количестве поступившего товара.

Рис.8

При этом в накладную автоматом перенесется наименование товаров в том случае, когда доверенность была заполнена элементами справочника «Номенклатура». Если в строке введен произвольный текст, строка в документе поступления автоматически создана не будет – надо сначала добавить товары в справочник «Номенклатура», а далее выбрать его в документе поступления товаров.

Заполняем поля склада, куда приходуется товар, реквизиты счета-фактуры (при его наличии), номера и даты накладной, а также стоимости товара (в нашем документе стоимость товара не указывается).

Автоматизация составления доверенностей исключает неточности в документе, экономит время и повышает контроль своевременности предоставления в бухгалтерию отчета подотчетными лицами.

В организациях у руководителя нет возможности присутствовать при получении товара. Для этого он передает полномочия через представителя путем выдачи доверенности на совершение конкретных действий сотруднику организации. Она также может выдаваться для получения денежных средств в банковской организации либо для представления компании в судебных инстанциях. Рассмотрим подробно все действия, как сформировать доверенность в 1С 8 в конфигурации «1С: Управление торговлей редакция 11.0».

Первичные настройки 1С

Для того, чтобы бланк был корректно заполнен автоматически, необходимо проверить данные о сотруднике, на которого планируется выдача товарно-материальных ценностей. Кроме того, необходимо в карточке организации внести информацию о руководителе и главном бухгалтере.

Это можно выполнить с рабочего места кадрового работника в карточке сотрудника. Для ввода паспортных данных нужно во вкладке «Физические лица» выбрать фамилию человека, на которого бланк будет оформлен. Затем внести паспортные данные в карточку в закладке «Документы». После чего необходимо записать и провести документ.

Заполнение данных о поставщике

Перед тем, как в 1С сделать доверенность 1С на получение ценностей от новой организации, необходимо предварительно данные о контрагенте внести в справочник. Это можно выполнить с рабочего места администратора. На общей панели слева следует выбрать ячейку «Продажи», в открывшемся поле кликнуть на вкладку «Клиенты».

В открывшейся карточке вводятся все данные о контрагенте, в том числе сокращенное наименование согласно уставным документам. После внесение необходимой информации кнопкой «Далее», которая находится в правом нижнем углу, сохранить карточку нового клиента в справочнике.

Формирование документа

В поле «Продажи» можно выбрать доверенность 1С на получение денежных средств в банке. Эту операцию можно также выполнить из общей вкладки «Доверенности».

Для этого нужно в документе «Создание» кликнуть на вкладку «Тип доверенности» и сделать выбор необходимого документа.

Бланк, если выбрали тип «На получение товара», состоит из двух полей.

Основное;
товары.

При заполнении поля «Основное» необходимо выбрать поставщика и сотрудника, на которого документ оформляется.

Если карточки поставщика и сотрудника заполнены правильно, вся информация о них автоматически заполнится.

Договор-основание необходимо выбрать из справочника. В случае ручного ввода информации, взаиморасчеты с контрагентом могут не закрыться.

Необходимо проверить поле «Срок выдачи» и откорректировать его при необходимости вручную. Поле «Номер доверенности» заполняется в хронологическом порядке автоматически при проведении бланка.

Кнопкой «Добавить» можно выбрать товар к получению в поле «Номенклатура»;
При помощи клавиши «Выбрать» сделать выбор позиции из справочника;
Создать новую карточку товара путем нажатия кнопки «Создать».

После чего записать карточку товара для доверенности в 1С.

Наименование товара после записи и проведения карточки автоматически попало в поле документа. Следует вручную внести количество товара. Аналогичным образом можно выполнить выбор нескольких товаров путем нажатия кнопки «Добавить».

Перед тем, как выписать доверенность в 1С, необходимо выбрать печатную форму М 2 и М 2а. При единичных закупках можно использовать форму М 2а. Для больших объемов рекомендуется применять форму М 2. При выводе на печать есть возможность вывода нескольких документов.

Материально-ответственное лицо должно подписать бланк в верхней и нижней части. Затем верхний корешок отрезается и передается для контроля в бухгалтерию. Доверенность визируется руководителем и главным бухгалтерам, также на ней нужно поставить круглую печать организации.

Контроль над выданными документами

Контроль над выданными бланками и получением товара можно проводить из журнала «Закупки» вкладка «Доверенности на получение товара».

В данном поле можно провести анализ выданных бланков, их статус, получение товарно-материальных ценностей. Можно сделать выборку для узкой аналитики.

Во вкладке «Установить статус» есть возможность аннулировать документ;
Вкладка «Использование» позволяет отследить документы с неполученными либо частично полученными ценностями;
Вкладка «Срок выполнения» позволяет отслеживать просроченные документы.

Получение товара нужно отметить в доверенности во поле «Товары» вкладка «Заполнить на основании».

Заключение

Мы пошагово рассмотрели весь процесс, как сделать доверенность в 1С, какие бланки могут быть распечатаны и как провести контроль над выданными документами и полученными ценностями. Основное, на чем следует заострить внимание, — это ведение справочника. Насколько подробно он будет заполнен в разрезе сотрудников, контрагентов и номенклатуры, настолько проще будет выполнить формирование документа.

Шаг 1. Создаем документ Доверенность

Где найти доверенность в 1С Бухгалтерия? Документ Доверенность находится в разделе Покупки – Покупки – Доверенности:

Нажимаем кнопку Создать :

Заполняем заголовок документа Доверенность:

В поле Номер – номер документа, автоматически сформированный программой;
В поле От – дата документа;
В поле Срок действия – указывается дата, окончания срока действия данной доверенности;
В поле Банковский счет – подставляются реквизиты банковского счета нашей организации, указанного в программе в качестве основного (при необходимости, счет можно изменить);
В поле Контрагент – поставщик, у которого получаем ТМЦ;
В поле Договор – выбирается договор с контрагентом.

Внимание! В форме выбора договора видны только такие договоры, для которых установлен вид – С поставщиком .

В поле Подотчетное лицо – лицо, которому выдаем доверенность.

Внимание! Чтобы паспортные данные “подотчетника” прописались в документе Доверенность автоматически, требуется правильно заполнить карточку Физические лица:

Как правильно заполнить карточку физического лица в 1С 8.2, в чем разница между справочником Физические лица и справочником Сотрудники смотрите в нашем видео уроке:

Шаг 2. Заполнение табличной части документа

Табличная часть документа Доверенность в 1С 8.3 содержит две закладки: Товары и Дополнительно .

Заполняем закладку Товары

На закладке Товары по кнопке Добавить вводим номенклатуру, которую подотчетник должен получить у контрагента. Указываем количество. Единица измерения вводится или автоматически или же ее можно скорректировать вручную:

Заполняем закладку Дополнительно

строчка Получено от – полное наименование поставщика, у которого получаем ТМЦ;
строчка По документу – реквизиты документа-основания, по которому будет произведен отпуск ТМЦ:

Документ Доверенность в 1С 8.3 не делает движений в по регистрам учета. Документ можно записать и провести по кнопке Провести :

Шаг 3. Печать доверенности

Из документа Доверенность в 1С 8.3 распечатываются типовые формы документа: форма М-2 и форма М-2а. Чтобы открыть нужную печатную фору, нажимаем кнопку Печать и выбираем Доверенность М-2 или Доверенность М-2а:

Выводится на печать бланк типовой формы доверенности М-2:

Поставьте вашу оценку этой статье:

Доверенность выдается тому или иному лицу для выполнения различных действий от имени доверителя. Например, по ней можно получить товар у поставщика или деньги у покупателя. Также можно оформить доверенность на право подписи документов или на представление интересов организации в налоговой инспекции. Доверенность в 1С 8.3 Бухгалтерия создается в основном для получения товарно-материальных ценностей и денежных средств. Как сделать доверенность в 1С 8.3 Бухгалтерия читайте здесь.

Читайте в статье:

Доверенность на получение материальных ценностей заполняют:

по форме М-2 при однократном получении ценностей;
по форме М-2а при многократном получении ценностей.

У бланка М-2 есть отрывной корешок, в котором указывают должность, фамилию и паспортные данные доверенного лица. Также в этом корешке есть номер, дата доверенности, и срок ее действия. Доверенность по форме М-2 выдают на срок не более 15 дней. Отрывной корешок с подписью доверенного лица остается в бухгалтерии, а сама доверенность отдается физлицу для получения товара.

У бланка по форме М-2а нет отрывного корешка, но при его оформлении вносят запись в журнал учета выданных доверенностей. При получении доверенности на бланке М-2а сотрудник расписывается в этом журнале.

В 1С 8.3 можно распечатать обе формы. Здесь мы расскажем, как оформить доверенность в 1С 8.3 Бухгалтерия в 4 шага.

Как сделать доверенность в программе БухСофт

Шаг 1. Создайте доверенность в 1С 8.3 Бухгалтерия

Зайдите в раздел «Покупки» (1) и нажмите на ссылку «Доверенности» (2). Откроется окно со списком ранее созданных доверенностей.

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3). Откроется форма для заполнения доверенности.

Шаг 2. Заполните основные реквизиты доверенности в 1С 8.3 Бухгалтерия

В форме доверенности заполните поля:

«Организация» (1). Укажите вашу организацию;
«Контрагент» (2). Укажите поставщика материальных ценностей;
«Договор» (3). Укажите реквизиты договора с поставщиком;
«Подотчетное лицо» (4). Выберете из справочника «Физические лица» доверенное лицо;
«Срок действия» (5). Укажите дату, по которую будет действовать документ.

Шаг 3. Заполните товарную часть доверенности в 1С 8.3 Бухгалтерия

В товарной части доверенности указывают наименование и количество товара, которое получает доверенное лицо. Есть два способа ввода данных по товару:

ручной. Название товара вписывают в поле «Наименование товара» вручную;
из справочника «Номенклатура».

Для ручного заполнения нажмите кнопку «Добавить» (1) и в поле «Наименование товара» (2) впишите название ценностей, которые должны быть получены по доверенности. Чтобы сократить время на подготовку доверенности несколько товарных позиций можно объединить в одно общее название, например «Аккумуляторные батареи». Укажите единицу измерения (3) и количество (4) товара. Товарный раздел заполнен.

Для выбора из справочника «Номенклатура», нажмите кнопку «Подбор» (3). Откроется окно «Подбор номенклатуры в Доверенность…» (4). В этом окне кликните на нужный товар (5) и введите его количество (6). Далее нажмите «ОК» (7) для переноса этой товарной позиции в «Подобранные позиции» (8). Далее для переноса подобранных позиций в доверенность нажмите «Перенести в документ» (9). Товарный раздел заполнен.

Для сохранения доверенности нажмите «Записать» (10) и «Провести» (11).

Теперь доверенность можно распечатать и подписать.