Чем отличается новый упд от старого. Можно ли начать применять универсальный передаточный документ с середины года
В 2013 году ФНС России ввела в гражданский оборот новую форму первичного документа - УПД (универсальный передаточный документ). Когда можно применять УПД? Для чего нужна эта форма? Кто может ее использовать и что для этого сделать? Расскажем в этой статье.
Назначение УПД
Виды УПД
УПД может использоваться в 2-х вариантах:
- либо одновременно как счет-фактура и передаточный документ;
- либо только как документ, подтверждающий передачу материальных ценностей.
В первом случае в УПД указывается статус документа 1, во втором - 2. В зависимости от варианта использования предусмотрены разные правила заполнения этих документов.
В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Только в этом случае такой документ можно будет применять для получения вычетов по НДС и учета затрат по налогу на прибыль.
В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции. Счет-фактура при этом оформляется при необходимости отдельно.
Комментарий к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры"
При отгрузке товаров продавец передает покупателю , в состав которого помимо счета-фактуры входит накладная на отгруженные материальные ценности (ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и т.д.). Информация о товаре в счете-фактуре дублирует сведения, включенные в отгрузочные документы. При этом организации не могут отказаться от применения этих документов, поскольку они имеют различные цели.
Накладная
относится к первичным учетным документам, которыми оформляются факты хозяйственной жизни (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Первичные учетные документы
служат основанием для ведения бухгалтерского учета и учета для целей налогообложения прибыли (ст. 313 НК РФ, п. 1 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).
Счет-фактура
служит для принятия покупателем к вычету НДС, предъявленного продавцом товаров (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Специалисты ФНС России считают, что налогоплательщики могут объединить накладную и счет-фактуру в единый документ, который будет соответствовать как требованиям Закона о бухгалтерском учете, так и нормам НК РФ - гл. 25 "Налог на прибыль организаций" и 21 "Налог на добавленную стоимость".
Дело в том, что с 1 января 2013 г. формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и др.), перестали быть обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012), и у организаций появилась возможность разрабатывать собственные формы первичных учетных документов. Для применения таковых экономическому субъекту достаточно утвердить их приказом руководителя (п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Свою позицию по этому вопросу налоговики высказали в комментируемом Письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры".
Примечание. Нельзя не заметить, что "новорожденный" первичный документ возник не случайно. Первый шаг на пути его появления был сделан год назад, когда был обнародован проект дорожной карты "Совершенствование налогового администрирования" (СНА).
В перечне целей этого документа были указаны усовершенствование принципов документооборота, устранение устаревших форм документов, отказ от ведения налогового и иных форм регламентированного учета параллельно бухгалтерскому учету. В качестве одной из мер по реализации этих целей указывалось сокращение избыточного документооборота. В итоге это должно привести к снижению трудозатрат на подготовку отчетных бухгалтерских документов.
А сама дорожная карта СНА была создана в качестве реализации мер по выполнению поручений, данных Правительству РФ в Указе Президента РФ от 07.05.2012 N 596 "О долгосрочной государственной экономической политике". В целях повышения темпов и обеспечения устойчивости экономического роста страны Кабинету министров поручалось в области налоговой политики реализовать до 1 ноября 2012 г. мероприятия по упрощению бухгалтерской (финансовой) отчетности для отдельных категорий субъектов экономической деятельности. А для улучшения условий ведения предпринимательской деятельности - до 2015 г. обеспечить меры налогового стимулирования и налогового администрирования, в том числе при реализации дорожных карт по совершенствованию делового климата, разработанных в рамках национальной предпринимательской инициативы по улучшению инвестиционного климата в РФ. Позже меры по реализации этих поручений нашли свое отражение в Основных направлениях деятельности Правительства РФ на период до 2018 года (утв. Председателем Правительства РФ 31.01.2013).
Мероприятия, предусмотренные дорожной картой СНА, отмечены и в Основных направлениях налоговой политики РФ на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годов (одобрены Правительством РФ 30.05.2013, комментарий к документу опубликован в "720 часов" N N 7, 8 и 9 за 2013 г.).
Как объединить счет-фактуру и накладную в один документ
Основой для создания является форма счета-фактуры, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. В форму счета-фактуры можно вносить дополнительные реквизиты, поскольку это не запрещено ни гл. 21 НК РФ, ни Постановлением Правительства РФ N 1137 (Письма Минфина России от 30.10.2012 N 03-07-09/146, от 09.02.2012 N 03-07-15/17 (направлено нижестоящим налоговым инспекциям Письмом ФНС России от 12.03.2012 N ЕД-4-3/4061@), ФНС России от 18.07.2012 N ЕД-4-3/11915@).
Следовательно, организация вправе дополнить счет-фактуру теми реквизитами, которые являются обязательными с точки зрения бухгалтерского учета (п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). После утверждения формы УПД организация может использовать ее при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг
.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Следовательно, УПД необходимо составлять в день отгрузки товаров, передачи выполненных работ или оказанных услуг.
В комментируемом Письме N ММВ-20-3/96@ налоговики приводят форму такого универсального передаточного документа - УПД (Приложение N 1). Если организации будут оформлять операции по отгрузке товаров (передаче выполненных работ, оказанных услуг) этим документом, то его можно использовать и в бухгалтерском учете, и при расчете налога на прибыль, и при вычете предъявленной суммы НДС. При этом никаких налоговых рисков в этом случае у организации не возникает.
Разработанная налоговиками форма УПД носит рекомендательный характер
. Следовательно, организациям не обязательно переходить на его применение, отказавшись от традиционной формы счета-фактуры и унифицированных форм накладных.
Операции, в которых может быть использована форма УПД
В Приложении N 2 к Письму N ММВ-20-3/96@ налоговики перечислили операции, для оформления которых может быть использована форма УПД. Рассмотрим этот Перечень подробнее.
Продажа товаров
Прежде всего, УПД можно использовать при отгрузке товаров. Напомним, что товаром для целей НК РФ признается любое имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации (п. 3 ст. 38 НК РФ).
Следовательно, УПД может применяться при отгрузке любого имущества (кроме объектов недвижимости):
- без транспортировки с передачей товара покупателю;
- с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверенному лицу) или иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров.
Передача имущественных прав
Еще одна группа операций, при осуществлении которых может использоваться УПД, - это передача имущественных прав. В этом случае универсальный передаточный документ передается при:
- заключении договора об отчуждении исключительного права - правообладателем, передающим исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности и (или) на средства индивидуализации, приобретателю этих прав (ст. 1234 ГК РФ);
- заключении лицензионного договора - лицензиаром лицензиату (ст. 1235 ГК РФ);
- заключении договора коммерческой концессии - правообладателем пользователю по договору коммерческой концессии (ст. 1027 ГК РФ);
- передаче права требования другому лицу - кредитором, передающим права (требования) на возмездной основе, лицу, к которому переходит право (требования) (ст. 382 ГК РФ).
Выполнение работ и оказание услуг
По новой форме может оформляться передача результатов выполненных работ, а также оказания услуг. В этом случае УПД составляется при заключении договора:
- подряда - подрядчиком (субподрядчиком) их заказчику (генподрядчику) (ст. 702 ГК РФ);
- о выполнении научно-исследовательских работ - исполнителем НИР их заказчику (ст. 769 ГК РФ);
- возмездного оказания услуг - исполнителем услуг их заказчику (ст. 779 ГК РФ);
- транспортной экспедиции - экспедитором клиенту при составлении документа на вознаграждение экспедитора (ст. 801 ГК РФ);
- финансирования под уступку денежного требования - финансовым агентом клиенту (ст. 824 ГК РФ);
- хранения - хранителем поклажедателю (ст. 886 ГК РФ);
- договора доверительного управления - доверительным управляющим доверителю управления (ст. 1012 ГК РФ).
Посреднические договоры
При заключении посреднических договоров, в которых посредник действует от своего имени, УПД оформляется и передается:
- при покупке товаров (работ, услуг) для комитента (принципала):
а) продавцом товаров (работ, услуг) комиссионеру (агенту);
б) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу);
- при продаже товаров (работ, услуг), принадлежащих комитенту (принципалу), - комиссионером (агентом) покупателю товаров (работ, услуг).
Обратите внимание
: при передаче товаров комиссионеру (агенту) комитент (принципал) составляет только накладную на передаваемые материальные ценности. Счет-фактуру он выставляет комиссионеру (агенту) только после реализации им товаров покупателям.
Кроме того, УПД может использоваться в качестве документа, отражающего начисление комиссионного, агентского вознаграждения или вознаграждения поверенному. В этом случае УПД оформляется и передается при заключении договора:
- поручения - поверенным доверителю (ст. 971 ГК РФ);
- комиссии - комиссионером комитенту (ст. 990 ГК РФ);
- агентского - агентом принципалу (ст. 1005 ГК РФ).
Порядок заполнения УПД
Статус документа
Его необходимо указать в левом верхнем углу УПД.
Если УПД используется одновременно в качестве счета-фактуры и передаточного документа
(накладной, акта и т.д.), то в этом поле проставляется код 1
. При этом отдельный счет-фактуру составлять не следует.
Форма УПД может быть использована только в качестве первичного документа
для оформления фактов хозяйственной жизни. В этом случае в поле "Статус" проставляется код 2
, а показатели, установленные в качестве обязательных для счетов-фактур, не заполняются
. В частности, необходимо оставить незаполненными строки (графы) или поставить прочерки:
- в строке 5 "К платежно-расчетному документу";
- в графе 6 "В том числе сумма акциза";
- в графе 7 "Налоговая ставка";
- в графе 10 "Цифровой код страны происхождения товара";
- в графе 10а "Краткое наименование страны происхождения товара";
- в графе 11 "Номер таможенной декларации".
В качестве первичного учетного документа УПД могут использовать организации и индивидуальные предприниматели (ИП), которые не являются плательщиками НДС. При этом они не заполняют графы 7 "Налоговая ставка" и 8 "Сумма налога, предъявляемая покупателю". Несмотря на то что в названии УПД указаны слова "Счет-фактура", оформление УПД с кодом 2 (первичного документа) не приведет к необходимости перечислять в бюджет НДС.
Помимо этого, форму УПД можно использовать и при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД будет выступать в качестве первичного документа на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них. При заполнении УПД комитент (принципал, доверитель) в строке 8 "Основания передачи (сдачи)/получения (приемки)" указывает договор на оказание посреднических услуг, а строки 2 "Продавец", 2а "Адрес", 2б "ИНН/КПП продавца" и 6 "Покупатель", 6а "Адрес", 6б "ИНН/КПП покупателя" не заполняет.
Обратите внимание : статус документа, указанный организацией в верхнем левом углу УПД, носит информационный характер. Фактический статус документа определяется наличием или отсутствием в нем всех обязательных реквизитов, установленных Законом N 402-ФЗ в отношении первичных учетных документов, или обязательных реквизитов, определенных п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ в отношении счетов-фактур.
Реквизиты и показатели счета-фактуры
При составлении УПД со статусом "1" необходимо заполнить строки 1 - 7, в которых приводятся реквизиты, обязательные для счетов-фактур, а также графы 1 - 11. Заполнять эти строки и графы следует в соответствии с Приложением N 1 к Постановлению Правительства РФ N 1137.
Внимание, неясность: в комментируемом Письме ничего не говорится о порядке присвоения номеров УПД в случае, когда организация выставляет покупателям и счета-фактуры, и УПД. По нашему мнению, в этом случае целесообразно вести сквозную нумерацию указанных документов, чтобы номера счетов-фактур и УПД не повторялись.
По мнению ФНС России, строку 3 "Грузоотправитель и его адрес" можно дополнить информацией об ИНН и КПП грузополучателя, а строку 4 "Грузополучатель и его адрес" - информацией об ИНН и КПП грузоотправителя.
Если счет-фактура подписывается иным лицом, уполномоченным на то приказом или иным распорядительным документом по организации или доверенностью от имени организации, в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или должность лица, подписавшего счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.04.2012 N 03-07-09/39).
Реквизиты и показатели первичного документа
Чтобы УПД можно было использовать в качестве первичного учетного документа в бухгалтерском учете, необходимо заполнить строки 1, 1а, 2 "Продавец", 6 "Покупатель", 7 "Валюта: наименование, код" и графы 1 "Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права", 2 "Единица измерения", 3 "Количество (объем)" и 9 "Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом - всего". Кроме того, можно заполнить и другие строки, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, а именно строки 2а, 2б, 3, 4, 5, 6, 6а, 6б, графы 4, 5, 6 и др.
Графы А и Б
Для удобства поиска и визуального выделения позиций в форму УПД включена графа А, в которой отражается порядковый номер в таблице.
В графе Б "Код товара/работ, услуг" в отношении товаров следует указать артикул, а в отношении работ и услуг - вид деятельности, в рамках которого они выполнялись, в соответствии с ОКВЭД или ОКУН. Подобная информация может использоваться для обозначения применения специальных налоговых режимов, налоговых льгот (освобождений от уплаты налога), пониженных тарифов страховых взносов и пр.
Обратите внимание: заполнять графы А и Б не обязательно, поскольку законодательно этот реквизит в качестве обязательного не установлен.
Строка 8 "Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)"
По этой строке отражаются сведения о договоре (соглашении, поручении и т.д.), на основании которых осуществляется операция.
Строка 9 "Данные о транспортировке и грузе"
Эта строка уточняет содержание факта хозяйственной жизни при осуществлении транспортировки грузов своим транспортом или силами сторонних организаций
, при приемке товаров по количеству мест, по весу и т.д.
Здесь отражаются реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и другая уточняющая информация о перевозке. В частности, по этой строке может быть указана масса груза нетто (брутто) и т.д.
Кроме того, в этой строке можно указать базис поставки, с учетом которого сформирована договорная цена товара (выборка, отгрузка, доставка и прочее с возможным использованием Международных правил толкования торговых терминов "Инкотермс 2010" (публикация МТП N 715)) или наименование организации, которая несет транспортные расходы, и др.
Строка 10 "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал"
По этой строке может быть указана должность лица, совершившего отгрузку товара, или ответственного за передачу результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации, а также его подпись и расшифровка подписи.
Строка 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)"
По этой строке отражается дата совершения факта хозяйственной жизни - дата отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав.
Обратите внимание : эта дата может не совпадать с датой составления документа.
Пример 1
. УПД оформлен 11 ноября 2013 г. (строка 1), но фактически по ряду причин отгрузка состоялась только на следующий день.
В строке 11 в этом случае следует указать дату "12.11.2013".
Если дата в строке 11 не указана, это будет основанием полагать, что дата совершения отгрузки товаров совпадает с датой составления документа (строка 1).
Строка 12 "Иные сведения об отгрузке, передаче"
Здесь отражается иная существенная информация об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшая в форму УПД. Это могут быть данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.
Строка 13 "Ответственный за правильное оформление акта хозяйственной жизни"
По этой строке следует указывать должность, Ф.И.О. лица, которое отвечает за правильное оформление сделки. Если таких лиц несколько, то необходимо ввести дополнительные строки (13а, 13б и т.д.) для указания должности, Ф.И.О. этих лиц. Строка содержит подпись указанных лиц.
Если таковым является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в этой строке можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Если этим лицом является лицо, поставившее подпись в строке 10 "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал", то в строке 13 можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Строка 14 "Наименование экономического субъекта - составителя документа, в т.ч. комиссионера (агента)"
Здесь могут быть указаны наименование и реквизиты организации или ИП, составившего документ со стороны продавца. Речь в данном случае идет об организации (ИП), ведущей бухгалтерский учет организации-продавца на основании договора.
Кроме того, УПД может быть составлен комиссионером (агентом) в случае передачи комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг), приобретенных у продавца от своего имени. В этом случае в строке 8 следует указать реквизиты посреднического договора, а по строке 14 - сведения об организации-посреднике.
В случае когда субъект, составивший документ, проставляет на УПД печать со своим полным наименованием, строку 14 он может не заполнять
.
Строка 15 "Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял"
В этой строке может быть указана должность лица, получившего товар, или уполномоченного на принятие результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации, а также его подпись и Ф.И.О.
Строка 16 "Дата получения (приемки)"
Здесь отражается дата совершения факта хозяйственной жизни - дата получения товара, оказания услуги, принятия результатов выполненных работ, передачи имущественных прав.
Обратите внимание : дата, указанная в строке 16, не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты отгрузки товара (строка 11). При этом дата по строке 16 может не совпадать с датой составления документа (строка 1) и с датой отгрузки товаров (строка 11).
Пример 2
. УПД оформлен 11 ноября 2013 г. (строка 1), но фактически отгрузка состоялась 12 ноября. Покупатель получил товар 15 ноября.
В строке 16 УПД в этом случае следует указать дату "15.11.2013".
Если дата в строке 16 не указана, это будет основанием полагать, что дата принятия товаров совпадает с датой передачи товаров (строка 11), а в случае, когда в строке 11 дата не проставлена, - с датой составления документа (строка 1).
Строка 17 "Иные сведения о получении, приемке"
Эта строка предназначена для отражения иной существенной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД. Например, в ней мог быть отражены:
- сведения о наличии или отсутствии претензий;
- данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав).
Строка 18 "Ответственный за правильное оформление факта хозяйственной жизни"
Здесь указывают должность, Ф.И.О. лица, которое отвечает за правильное оформление сделки со стороны покупателя. Если таких лиц несколько, то необходимо ввести дополнительные строки (18а, 18б и т.д.) для указания должности, Ф.И.О. этих лиц.
Если таковым является лицо, поставившее подпись в строке 15 "Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял", то в строке 18 можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Строка 19 "Наименование экономического субъекта - составителя документа"
Здесь могут быть указаны наименование и реквизиты организации или ИП, составившего документ со стороны покупателя.
Речь в данном случае идет об организации (ИП), которая ведет бухгалтерский учет организации-покупателя на основании договора.
В случае когда субъект, принимавший участие в составлении документа, проставляет на УПД печать со своим полным наименованием, строка 19 может не заполняться.
Регистрация УПД со статусом "1" в книге продаж и в книге покупок
Примечание. В Приложении N 5 к Письму N ММВ-20-3/96@ приведен описываемый далее автором порядок отражения показателей УПД со статусом "1" в книге покупок и продаж, а также в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур. Этот порядок нацелен на налогоплательщиков, которые реализуют товары (работы, услуги, имущественные права), облагаемые по налоговым ставкам в размере 10 и 18% либо освобождаемые от налогообложения в соответствии со ст. 149 НК РФ. Рекомендации по отражению показателей даны в разрезе двух ситуаций для продавца
: в день совершения факта хозяйственной жизни (ситуация 1), а также при составлении УПД как перед, так и непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни (ситуация 2).
Для покупателя
в этом Приложении приведены особенности составления и использования УПД со статусом "1", позволяющие определить дату получения этого документа.
Учет у продавца
Счета-фактуры регистрируются в ч. 1 журнала учета полученных и выданных счетов-фактур по дате их выставления (п. 3 разд. II Приложения 3 к Постановлению Правительства РФ N 1137). При регистрации показатель из строки 1 УПД переносится в журнал в графу 6 "Дата составления счета-фактуры".
Продавец обязан регистрировать счета-фактуры в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство (п. 2 разд. II Приложения 5 к Постановлению Правительства РФ N 1137). Моментом определения налогового обязательства является день отгрузки товаров, работ, услуг, имущества (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).
При реализации товаров (работ, услуг) счет-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней считая со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ).
На практике возможны две ситуации.
Ситуация 1: УПД составлен продавцом непосредственно в день совершения факта хозяйственной жизни , то есть:
- в день передачи товара (груза) покупателю или в день доставки товара (груза) покупателю;
- в день передачи имущественного права;
- в день оказания услуг, а при длящихся услугах - в последний день налогового периода (Письмо Минфина России от 25.06.2008 N 07-05-06/142);
- в день сдачи заказчику результатов выполненных работ (и в тех случаях, если созданная (обработанная, переработанная) в ходе работ вещь передавалась для перевозки в более ранние сроки).
В этой ситуации даты составления и выставления счета-фактуры покупателю будут совпадать. Поэтому никаких проблем при регистрации УПД в ч. 1 журнала учета счетов-фактур и книге продаж у продавца не возникнет.
УПД регистрируется в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур и книге продаж в том налоговом периоде, к которому относится дата его выставления. При этом дата выставления УПД (строка 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)") совпадает с датой составления УПД (строка 1). Исключением являются случаи сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка 16). При передаче результатов работ в графу 2 "Дата выставления" счета-фактуры ч. 1 журнала переносится показатель из строки 16 УПД.
Пример 3
. Организация 26 ноября 2013 г. заключила договор подряда с обществом на выполнение ремонтных работ. Вместо акта выполненных работ и счета-фактуры продавцом (производителем работ) 30 ноября 2013 г. был составлен УПД.
Фактически работы были закончены 30 ноября (строка 11 УПД), а приняты заказчиком 4 декабря (строка 16 УПД).
- в графе 2 "Дата выставления" была указана дата "04.12.2013" (из строки 16 УПД);
- в графе 6 "Дата составления счета-фактуры" была указана дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).
Ситуация 2: УПД составлен продавцом перед или непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни
.
В этой ситуации датой выставления счета-фактуры является дата отгрузки товаров (передачи выполненных работ, оказанных услуг), указанная в строке 11 УПД. Следовательно, регистрировать в журнале учета и книге продаж такой УПД необходимо в том налоговом периоде, к которому относится дата, указанная в строке 11 УПД, за исключением случаев передачи результатов работ, когда дата выставления счета-фактуры определяется по дате, указанной в строке 16.
Пример 4
. Организация А 25 ноября 2013 г. заключила договор купли-продажи с обществом В. Вместо накладной по форме ТОРГ-12 и счета-фактуры 30 ноября 2013 г. в адрес покупателя был оформлен УПД. Фактически товар был отгружен 1 декабря 2013 г., получен покупателем 2 декабря.
Продавец зарегистрировал УПД в ч. 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур за IV квартал 2013 г. следующим образом:
- в графе 2 "Дата выставления" была указана дата "01.12.2013" (из строки 11 УПД);
- в графе 6 "Дата составления" указана дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).
Помимо этого, продавец зарегистрировал УПД в книге продаж за IV квартал 2013 г., в графе 1 "Дата и номер счета-фактуры продавца" он указал дату "30.11.2013" (строка 1 УПД).
Учет у покупателя
Покупатель должен регистрировать полученные счета-фактуры в ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур в хронологическом порядке по дате получения (п. 10 разд. II Приложения 3 к Постановлению Правительства РФ N 1137). Эта дата определяется на основании показателя по строке 16 "Дата получения (приемки)" УПД. Показатель из строки 16 УПД переносится в графу 2 "Дата получения" ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а показатель из строки 1 - в графу 6 "Дата составления счета-фактуры" ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.
По мере возникновения права на налоговые вычеты счета-фактуры регистрируются в книге покупок (п. 2 разд. II Приложения 4 к Постановлению Правительства РФ N 1137). При использовании УПД дата получения счета-фактуры и дата принятия к учету приобретенных товаров (работ, услуг) совпадают (строка 16). Показатель из строки 16 УПД переносится в графу 4 "Дата принятия на учет товаров (работ услуг), имущественных прав" книги покупок, а показатель из строки 1 УПД - в графу 2 "Дата и номер счета-фактуры продавца" книги покупок.
Пример 5
. Используем условия примера 3.
- в графе 2 "Дата получения" была указана дата "04.12.2013" (из строки 16 УПД);
Покупатель зарегистрировал УПД в книге покупок за IV квартал 2013 г.:
- в графе 4 "Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав" указал дату "04.12.2013" (из строки 16 УПД).
А теперь проиллюстрируем примером порядок регистрации у покупателя в ситуации, когда УПД составлен продавцом непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни.
Пример 6
. Используем условия примера 4.
Покупатель зарегистрировал УПД в ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур за IV квартал 2013 г. следующим образом:
- в графе 2 "Дата получения" была указана дата "02.12.2013" (из строки 11 УПД);
- в графе 6 "Дата составления счета-фактуры" - дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).
Покупатель зарегистрировал УПД в книге покупок за IV квартал 2013 г. следующим образом:
- в графе 2 "Дата и номер счета-фактуры продавца" он указал дату "30.11.2013" (из строки 1 УПД);
- в графе 4 "Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав" указал дату "02.12.2013" (из строки 11 УПД).
Отражение показателей УПД со статусом "1" в налоговом учете
Примечание. Порядку отражения показателей УПД со статусом "1" в налоговом учете в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ посвящено Приложение N 6 Письма N ММВ-20-3/96@. Оно содержит рекомендации как для продавца, так и для покупателя. При этом в сноске к Приложению указано, что при использовании УПД только в качестве учетного документа (статус "2") учет оформленной таким образом операции для целей налогообложения осуществляется в общем порядке, что не требует пояснений применительно к специфике использования УПД.
Учет у продавца
Доходы от реализации товаров отражаются в налоговом учете на основании УПД в зависимости от условий договора.
Если право собственности на товар переходит к покупателю в момент передачи продавцом покупателю или перевозчику товаров, то доходы продавец признает на дату оформления отпуска груза, указанную по строке 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)".
Если право собственности на товар переходит в момент вручения вещи покупателю, то доходы продавец признает на дату получения груза, указанную по строке 16 "Дата получения (приемки)".
Пример 7
. Используем условия примера 4, дополнив их числовыми показателями. Организация А по договору купли-продажи реализовала обществу В пять металлических дверей по цене 23 600 руб. за штуку, в том числе НДС 3600 руб.
По условиям договора право собственности на товар переходит к покупателю на дату получения груза. Выручку от реализации товара организация А отражает в бухгалтерском и налоговом учете 2 декабря 2013 г. (по дате, указанной в строке 16 УПД). При этом в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Дебет 62 Кредит 90-1
- 118 000 руб. (23 600 руб. x 5 шт.) - отражена выручка от реализации металлических дверей;
Дебет 90-3 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС",
- 18 000 руб. (20 000 руб. x 5 шт. x 18%) - начислена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет.
Доходы от реализации выполненных работ или оказанных услуг продавец признает по наиболее позднему показателю из указанных по строкам 1, 11 или 16.
Учет у покупателя
На основании УПД покупатель может учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение материалов, товаров, основных средств, имущественных прав, на получение результатов работ и на потребление услуг. При этом дата признания соответствующего расхода не может быть ранее даты, указанной по строке 16 "Дата получения (приемки)".
Пример 8
. Вновь используем условия примера 4.
По условиям договора право собственности на товар переходит к покупателю на дату получения груза. Поступление металлических дверей общество В отразит в бухгалтерском и налоговом учете 2 декабря 2013 г. (по дате, указанной в строке 16 УПД). При этом в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Дебет 41 Кредит 60
- 100 000 руб. (118 000 - 18 000) - приняты на учет металлические двери;
Дебет 19 Кредит 60
- 18 000 руб. - выделена сумма НДС, указанная продавцом в УПД;
Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19
- 18 000 руб. - сумма НДС предъявлена к налоговому вычету.
ФНС предложила плательщикам новую форму – УПД. Расшифровка в бухгалтерии этой аббревиатуры – универсальный передаточный документ. Совмещающий функциональность счета-фактуры с учетными первичными документами он позволяет значительно сократить документооборот фирмы и оформлять сделки по поставкам товаров/оказанию услуг и передаче прав. Узнаем, что представляет собой УПД на практике.
Что такое УПД в бухгалтерии
Созданию документа предшествовало стремление ФНС объединить в одной форме данные налогового и бухгалтерского учета. Как правило, реквизиты, указанные в счете-фактуре и первичной форме, которыми традиционно подтверждаются хозяйственные операции коммерческого характера, повторяются, а каждый из них в отдельности служит основанием для разных учетных систем. Объединение двух форм в одну делает применение УПД более эффективным, поскольку позволяет заметно уменьшить издержки на обработку учетной информации.
Из названия документа следует, что он не является внутрифирменной формой, а подтверждает передачу МЦ или услуг от одного контрагента другому, т.е. оформляет сделку по заключенному соглашению. Использование УПД в учете фирмы стало возможным с октября 2013, когда этот единый документ был предложен письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Универсальный передаточный документ разработан на базе счета-фактуры, внедренного в новый бланк и очерченного жирной линией. Остальная часть документа содержит элементы формы товарной накладной и раздел с реквизитами (слева), которые обычно указывают при составлении деклараций.
В УПД можно выделить титульный, основной и заключительный разделы. В титуле отражаются сведения о продавце, грузоотправителе, покупателе, валюте. Основная часть представлена графами счета-фактуры, в которых указывают название товаров и услуг, объем, цену и стоимость, суммы налога, информацию о руководстве, главном бухгалтере компании или уполномоченных на подписание счетов-фактур лиц. В заключительной части документа фиксируются основание для передачи ценностей/прав/услуг, а также информацию о сдаче/приеме груза и т.п.
Особенности применения УПД
УПД многофункционален и может использоваться как объединяющий счет-фактуру с первичкой, либо исключительно как первичный документ.
Статус документа, проставляемый в соответствующем поле левого верхнего угла, указывает на его характер:
- «1» означает замену УПД комплекта «счет-фактура + первичная форма (С-Ф + ПФ);
- «2» указывает на то, что УПД – это первичный документ.
Передаточный документ со статусом 1, заменяющий пакет «С-Ф + ПФ» соединяет оформление счета-фактуры для расчета НДС и отгрузочного документа, а значит, требует обязательного заполнения всех реквизитов формы.
При статусе «2» УПД применяется только как ПФ. В этом случае УПД могут применять фирмы-упрощенцы, поскольку его выставление не образует обязанности по уплате НДС. Если документ используется со статусом «2», то поля, предназначенные для счета-фактуры, не заполняются.
Универсальный передаточный документ: когда можно применять
УПД – универсальный передаточный документ служит основанием для ведения бухучета, подтверждения затрат для расчета налога на прибыль , а также заявления налогового вычета по НДС. Форма УПД лишь рекомендуется к применению, т. е. налогоплательщику дано право выбора – будет он использовать в учете УПД или счета-фактуры и разработанные собственные документы.
В процессе создания УПД предполагалось, что применяться он будет лишь для оформления операций по отгрузке товаров и движимого имущества. Однако оказалось, что УПД может использоваться и для подтверждения операций по:
- оказанным услугам;
- выполненным работам;
- поставкам товаров с логистической составляющей или без нее;
- передаче прав на имущество.
Бумажный и электронный УПД: с какого числа действует
Законодатели разработали два варианта УПД – в бумажном и электронном виде. Отметим, что бумажный документ (рекомендованный письмом ФНС ММВ – 20-3/96@) менее функционален и может выступать как:
- С-Ф+ПФ.
Электронная версия УПД, вошедшая в обиход с 07.05.2016 согласно Приказу ФНС ММВ-7-12/155@, заменяет:
- С-Ф + ПФ.
Если УПД заменяет пакет С-Ф + ПФ или ПФ (например, акт выполненных работ), то документ представляет собой два связанных файла: с данными продавца и покупателя (п. 2.10 Приказа МФ № 174н). Заменяющий счет-фактуру УПД не требует подписи получателя, поэтому оформляется одним файлом обмена с информацией продавца.
Требования к электронному передаточному документу
С 1.07.2017 ФНС в электронную форму документа введены новые поля, обязательные к заполнению:
- Название субъекта,
- Продавца и лица, оформившего файл;
- Полномочия лица, подписавшего документ.
Для облегчения ведения бухучета и сокращения количества документации ФНС (налоговая служба) разработала УПД. Мы рассмотрим, что такое УПД (универсальный передаточный документ), в каких случаях он применяется, как внести в него исправления. Также изучим, как заполнять бланк правильно.
Причины разработки УПД
Счет-фактура и любой из документов первички (к примеру, накладная) включают одинаковые данные, поэтому они дублируются. Решено было создать новый документ, чтобы сократить временные рамки, необходимые для поиска и обработки информации. Но возможность сделать новую форму появилась только 2013 году, поскольку ранее законодательство обязывало применять однотипные бланки первички.
Новый закон “О бухучете” № 402-ФЗ вышел в декабре 2011 года. Для обсуждения форумчанам сообщества для бухгалтеров на сайте ФНС РФ был выложен проект будущего документа. Изначально его наименование звучало как единый отгрузочный документ, затем оно было откорректировано. Поэтому расшифровка УПД в бухгалтерии стала звучать как универсальный передаточный документ.
Для создания бланка Федеральная налоговая служба привлекла специалистов, которые ранее разрабатывали приложения “1С”. В конце октября 2013 года окончательный вариант был опубликован на официальном портале ФНС. С того времени его разрешалось использовать. Дополнительно сотрудники налоговой приложили письмо, в котором разъяснялось, для каких операций применяется УПД, как делается оформление универсального передаточного документа и заполняются его отдельные графы.
Для чего нужен документ
Универсальный передаточный документ - это альтернативная форма, объединившая накладную на товар или акт выполненных работ и счет-фактуру. На его основе ведется бухучет, списываются затраты по налогу, заявляется вычет по НДС. Документ собрал в себе все функции отведенные первичке, необходимые для учета по бухгалтерии и в ФНС.
В налоговом законодательстве прописаны следующие положения по определению вычетов по НДС. Для этого необходимы:
Счет-фактура. На его основании покупатель принимает имущественные права на услуги, товары. Согласно документу и определяются суммы налога.
Первичные документы. Они становятся основанием для выплат по НДС после принятия на учет услуг и товаров.
При исчислении налога на прибыль первичка играет такую роль:
Расходы подтверждаются только при наличии документации, оформленной по законодательству Российской Федерации. То есть, УПД отлично подойдет для этой цели.
Данные при ведении налогового учета также подтверждаются наличием первичной документации учета.
УПД имеет функции, которые позволяют использовать его для всех видов отчетности.
Согласно законодательству в первичной документации обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:
название документа;
число, месяц, год, когда был оформлен документ;
полное название организации или паспортные данные индивидуального предпринимателя, который принимал участие в оформлении документации;
наименование продукции или услуг;
размеры или стоимость полученной продукции и услуг;
должность ответственного за сделку лица;
ФИО, подпись и другие реквизиты лиц, ответственных за сделку и оформление документации.
Формы первички должны быть утверждены дирекцией компании. Допускается составление документации на бумаге и в электронном виде. На виртуальной документации ставится электронная подпись.
Использование УПД
УПД может заменить традиционный счет-фактуру или происходит их совместное использование. Основой для создания универсального передаточного документа послужил именно счет-фактура, в который были добавлены дополнительные графы, обозначенные в законодательстве.
Когда выставляется УПД:
при приеме/передаче продукции;
при отгрузке продукции посредником;
при оказании разного рода услуг;
при передаче имущественных прав или итогов выполненных работ.
Мы выяснили, для чего нужен УПД (универсальный передаточный документ), но возникает вопрос: обязательно ли его применение? Законодательство гласит, что можно пользоваться и другими формами, информацию о которых можно найти в статье 9 Закона №402-ФЗ . УПД был создан лишь для упрощения работы бухгалтеров и уменьшения документооборота.
Какие реквизиты включены в документ
Большую часть документа занимает счет-фактура, который внесен в УПД в неизменном виде. Он обведен жирной линией. Также в документе есть обязательные реквизиты УПД, которые указаны в Законе №402-ФЗ:
Точное название документа (универсальный передаточный документ).
Дата, когда был составлен документ (число, месяц, год). Эта дата должна совпадать с датой составления счет-фактуры.
В поле 14, а также 19 прописывается наименование экономического субъекта, который составил документацию.
Указание фактов хозяйственной жизни (сведения об отгрузке, передаче товара, оказании услуг, выполнении работ).
Стоимость товаров и услуг или указание величины (объема). Обязательно указываются единицы измерения.
Должность лица, которое несет ответственность за совершение и оформление сделки. Графы 10 и 13 заполняет продавец, а 15 и 18 - покупатель.
Подписи ответственных за сделку лиц. Указываются их фамилии и инициалы.
Кто расписывается в УПД (ответственный за правильность оформления факта)?
Со стороны продавца это будет лицо, ответственное за ведение документации. Оно ставит подпись в пункте 13. А в строке 10 расписывается лицо, отгрузившее товар (водитель, экспедитор, грузчик и т. д.) Со стороны покупателя подписи ставятся подобным образом: в 18 строке расписывается оно или несколько лиц, ответственных за проведение сделки, а в графе 15 ставит подпись непосредственно сам покупатель или лицо, у которого есть полномочия это делать. Тех, у кого есть право ставить подпись, руководитель предприятия определяет заранее.
Статус 1 и 2 в УПД
В УПД есть графа “Статус”. В значении можно поставить цифру 1 или 2. Рассмотрим, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2. Важно запомнить значения, чтобы в дальнейшем не путаться при оформлении документации.
УПД статус 1 - это документ, используемый одновременно как первичка и счет-фактура. То есть он служит основанием для удержания НДС и дополнительно не нужно создавать счет-фактуру.
Что означает УПД статус 2? Это значит, что документ может быть применен только в качестве первичной документации. Такой документ удобен в использовании лицам, которые применяют упрощенную форму налогообложения. Поскольку он не обязывает “упрощенца” платить НДС при поступлении УПД. Кроме этого УПД со статусом 2 применяется при отгрузке товаров посредникам.
Когда документ применяется со статусом 2, то следующие поля можно не заполнять:
сумма акциза;
налоговая ставка;
штрих-код страны, из которой прибыл товар;
к платежно-расчетному документу (№... от…);
страну происхождения товара;
№ таможенной декларации.
У универсального передаточного документа со статусами 1 и 2 имеются значительные отличия при использовании, поэтому важно не перепутать значения при заполнении реквизитов. Если случайно была допущена ошибка: вместо статуса 1 был указан 2, но реквизиты заполнены как для первого статуса, то можно внести исправление непосредственно на бланке. Для этого одна цифра зачеркивается, пишется другая. Исправление заверяется подписью лица, ответственного за правильность составления документации.
Если в УПД со статусом 2 были допущены ошибки при заполнении, то их тоже можно исправить. Правда, законодательство по бухгалтерскому учету не дает четких рекомендаций на этот счет. Указывается только, что рядом с исправлением ставят фамилию и подпись сотрудники, ответственные за правильное заполнение документации. Но можно просто распечатать новый документ с правильными данными.
В документе со статусом 1 от руки править нельзя. Обязательно выставляется новый откорректированный документ, а в поле 1а прописывается номер и дата, когда были внесены исправления.
Номер универсального передаточного документа
Как присвоить номер УПД? При присвоении номера УПД следует обращать внимание на его статус. Присвоение номера счету-фактуре регламентировано налоговым законодательством РФ. При его выставлении нужно обязательно вписать в первой строке номер счета-фактуры, который присваивается в порядке хронологии. Законом также определен принцип нумерации документации подразделениями предприятия.
Если УПД используется только в качестве первички, то номер ему присваивать не обязательно. Можно сделать выводы, что:
если УПД со статусом 1, номер его зависит от номера предыдущего счета-фактуры, то есть он будет следующий по порядку;
если документ имеет статус 2, то номер ему можно присвоить таким же способом, как это делается на предприятии для накладных или актов проведения работ.
Заполнение даты
В универсальном передаточном документе есть три поля для заполнения даты. Поэтому возникает вопрос: как заполнить дату УПД и что вписывать в каждую строку? В строке под номером 1 вписывается дата, когда был составлен документ. В строку под номером 11 нужно вписать дату, когда произошел факт хозяйственной жизни (была отгружена продукция, начата передача имущественных прав и др.) В строке 16 надо вписать дату получения товаров или услуг, приемки работ, которые были выполнены ранее.
Согласно законодательству дата оставления УПД увязывается с возникновением у покупателя прав на вычет. Правила составления счетов-фактур гласят:
нельзя выставлять счет-фактура позднее, чем через пять суток после оказания услуг, отгрузки продукции и др.;
если документ был составлен до отгрузки, то он не имеет никакой силы и не может считаться основанием для вычета;
если определяется налоговая база НДС по факту сдачи произведенных работ, то это будет дата подписания акта заказчиком.
В третьей части статьи 9 Федерального Закона №402 указано, что УПД составляется в тот момент, когда совершается факт хозяйственной жизни. Но если этого сделать нельзя, то он может быть составлен и после завершения отгрузки продукции или окончания работ. Поэтому даты в документе могут быть проставлены следующим образом:
все операции могут быть произведены в один день, поэтому даты в строках 1, 11 и 16 будут одни те же;
дата составления документации и отгрузки продукции может быть одна и та же, а приемка товара или работ может проходить на несколько дней позже, то есть в строке 16 будет другая дата.
Для отгрузки товаров дату для определения налоговой базы нужно смотреть в строках 1 и 11, но если речь идет о завершении работ, то определяющей будет дата, поставленная в строке 16. Когда УПД вступил в силу, все эти моменты были отражены в налоговом законодательстве.
Если не было возможности составить УПД до окончания совершения факта хозяйственной жизни, то для определения налоговой базы берется дата, вписанная в поле под номером 11 (для работ - в поле 16). Но покупатель может вполне заявить вычет по НДС согласно даты в строке 16, поскольку именно в этот период он получил товар или принял акт о завершении работ.
Подписи в УПД
Рассмотрим, кто должен расписываться в УПД, в каких строках ставятся подписи уполномоченных лиц.
Поля, где должен расписаться руководитель или главбух всегда нужно заполнять. Даже для документов со статусом 2 исключения не делаются.
В поле по номером 10 ставятся ФИО и подпись, а также должность лица, которое отгрузило продукцию или в его компетенции находится подписание актов по факту свершившихся работ или оказанных услуг. Это лицо может быть одновременно уполномоченным подписывать счет-фактуру, поэтому далее оно может просто писать должность и ФИО, не ставя подписи.
В поле под номером 13 указываются реквизиты должностного лица (со стороны продавца), которое является ответственным за оформление документации, подтверждающей факт хозяйственной жизни. Если в строках 10 и 13 указывается один и тот же человек, то второй раз ему можно не расписываться.
В поле под номером 15 свои инициалы, фамилию, должность проставляет лицо, которое получило товар или имеет право подписывать акты завершения работ (оказания услуг).
В поле под номером 18 расписывается человек, ответственный за оформление документации со стороны покупателя. Также он вписывает свои инициалы и должность. Повторно он может не расписываться, если сам принимал товар.
В 2013 году законодательством были ужесточены требования к первичке. Согласно поправке к № 402-ФЗ нельзя принимать к бухгалтерскому учету документацию, в которой отражены фальшивые или не свершив
Нужно ли ставить печать на УПД
Печать на УПД ставить не нужно. В 2002 году ее исключили из обязательных реквизитов для счета-фактуры. Для первичики изначально печати не были предусмотрены. Поэтому ее отсутствие никак не повлияет на вычет НДС или подтверждение расходов.
Но если печать обеих сторон (продавца и покупателя) все-таки будет стоять на документе, то нет необходимости в заполнении полей номер 14 и 19. В строке 14 вписываются сведения об экономическом субъекте, который составил документ (продавец, исполнитель, агент, бухгалтер). В строке 19 вписываются аналогичные данные, но со стороны покупателя.
Поля необязательные для заполнения
В УПД много дополнительных полей, которые можно не заполнять, но в некоторых случаях их заполнение оказывается полезным для продавца и покупателя. К их числу относят:
Номер п/п (поле А). Номер по порядку ставится в таблице исключительно для удобства при ее заполнении.
Код товара/услуг (поле Б). Заполняется, если товар поставляется в другую страну, или при использовании льготных тарифов. Где взять код товара, работ, услуг в УПД? Посмотреть его можно в единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС.
Поле 8. В нем указываются номера договоров и соглашений о сотрудничестве сторон. Это помогает узнать условия сделки прямо из первички.
Поле 9. В него вписываются параметры груза, особые указания экспедитору, реквизиты транспортных накладных, но это делается не на каждом предприятии.
Поле 12. Сюда вносится дополнительные сведения о товаре (номера паспортов или сертификатов), также в это графу можно внести особую информацию, касающиеся проведения сделки.
Поле 17. Оно предназначено для вписания претензий или сведений о документах, которые оформил покупатель (получатель услуги).
Заполнение УПД в 1С
Универсальный передаточный документ, заменяющий акт приемки-передачи, счет-фактуру и первичку, пользователи 1С также формировать непосредственно в программе.
Как выписать УПД в 1С 8.3:
Заходим в меню продаж, затем переходим в раздел реализации (накладные, акты).
Вводим номер документа реализации.
Выбираем выписать счет-фактуру и жмем на кнопку “Провести”.
Нажимаем на надпись “Печать” и выбираем УПД.
Распечатать универсальный передаточный документ можно только со статусом 1. Программа самостоятельно заполнит большинство полей, но некоторые данные придется вписывать самостоятельно, включив режим редактирования.
Если случайно в УПД была допущена ошибка, то нужно сделать корректировку реализации на основании документа. Операция: исправление в первичке. Сначала вносятся корректировки, затем счет-фактуру регистрируется на исправление. Потом выбирается форма для печати, где нужно нажать на исправленную версию.
Хранение и регистрация документации
Бухгалтера предприятий задаются вопросом, где хранить УПД? Нужно ли их положить в папку со счетами-фактурами, или с первичкой? Специалисты считают, что лучше складывать УПД отдельно от остальной документации. Это будет удобно, особенно если компания недавно перешла на использование универсальных передаточных документов. В отдельной папке нужный УПД можно будет быстрее найти при проверках.
Продавец регистрирует УПД в журнале учета, где записываются выставленные и полученные счета-фактуры. Его номер записывается в части 1.
Покупатель вписывает УПД в части 2 журнала учета.
Преимущества и недостатки использования УПД
Мы выяснили, в каком случае оформляется счет-фактура как унифицированный единый с товарной накладной документ, как правильно заполнять форму, какие поля можно пропустить. Теперь рассмотрим плюсы и минусы применения УПД.
Преимущества:
Существенно сокращается документооборот, вследствие использования только одного бланка вместо нескольких.
Одна и та же форма применяется сразу для отгрузки продукции, оказания услуг, проведения работ. Это позволяет избежать путаницы с бланками.
При разработке УПД из него были исключены лишние реквизиты, которые сложно заполнять (например, ОКПО, номера банковских счетов и др.)
Бланк легко заполнять, некоторые поля дублируются, поэтому большинство из них можно оставлять пустыми.
Данные в первичной документации и счете-фактуре будут совпадать, поскольку оформление идет на одном бланке. Поэтому у налоговой инспекции не возникнет никаких претензий.
Несмотря на обилие преимуществ, есть и некоторые минусы:
По электронной почте УПД пока передать нельзя, поскольку электронная версия находится в разработке.
Не предусмотрена замена транспортной накладной универсальным передаточным документом, поэтому ее тоже придется напечатать.
Полей для заполнения больше, чем в простой первичке, поэтому можно запутаться, где ставить подписи, куда вписывать фамилии продавца и покупателя, а также ответственных лиц.
На некоторых предприятиях форма введена недавно, поэтому надо контролировать правильность заполнения реквизитов.
Если в УПД были допущены серьезные неточности, то возникнут проблемы с налоговой службой.
Напрашивается вывод, что если научится правильно заполнять поля и не допускать ошибок, то можно существенно уменьшить объем документации. Отчетность в этом случае будет составляться быстрее. Чтобы избежать вопросов: что такое код товара в УПД, сколько ставить подписей, какие даты вносятся в документ, нужно внимательно прочесть нашу статью.
03.08.2018