Сделана ошибка в трудовой книжке. В трудовую книжку

Трудовая книжка – документ, по которому высчитывается размер пенсии на момент достижения работником определенного законодательством возраста. Чтобы не возникло проблем со стажем, важно, чтобы все записи были внесены корректно. Если все-таки была допущена какая-либо ошибка, то она обязательно должна быть исправлена. Так как правильно оформить исправление в трудовой книжке?

Важно различать такие понятия, как «исправление», «дополнение», «изменение». В зависимости от понятия совершаются разные действия в отношении определенных записей. Дополнение – это не ошибка, а некое преобразование верных записей. В свою очередь, исправление – замена ошибочных и неправильных записей.

Некоторые общие правила

В трудовой книжке, а именно в графе «Сведения о работнике», нельзя сокращать или писать инициалами личные данные сотрудника (ФИО), дату рождения следует прописывать арабскими цифрами, где год указывается полностью, а перед цифрами от одного до девяти ставится 0.
Титульный лист должен включать в себя все соответствующие печати, записи и подписи как владельца, так и лица, которое несет полную ответственность за ведение трудовых книжек.
Наименования должностей и профессий обязательно должны соответствовать ОКПДТР.
Записи о приеме на работу и увольнении должны всегда включать в себя наименование одной и той же организации, название которой в точности соответствует оттиску печати этой организации. В случаи реорганизации предприятия в трудовой книжке специально делается запись об этом со ссылкой на определенный документ.

Нормативные акты, которыми надо руководствоваться при внесении изменений и исправлений

Трудовой кодекс Российской Федерации (часть, где говорится о том, какие фразы и формулировки вносятся в трудовые книжки).
Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства РФ. В них прописаны условия ведения и хранения книжек, изготовления бланков для них и обеспечения работодателей трудовыми книжками.
Инструкция, в которой прописаны правила по заполнению трудовых книг (утвержденная постановлением Министерства труда РФ). А именно несколько пунктов: 1.2, 2.3 и 2.4.

Любые исправления записей, их дополнения, а также исправления в трудовых книжках, принадлежащих сотрудникам, зависят от раздела, в который они вносятся.

Главные разделы трудовой книжки

Итак, трудовая книжка делится на три части: титульный лист (в него вносятся сведения о самом сотруднике)? сведения о работе? сведения о награждениях. Многие спрашивают, можно ли вносить исправления в трудовую книжку, а если можно, то в каком из разделов нельзя зачеркивать неправильные данные.

Изменения, вносимые на титульном листе

Титульный лист включает в себя сведения о работнике. Заполняя данную графу, важно вносить все записи корректно и в полном объеме.

При изменении имени, отчества, фамилии (например, при вступлении в брак), а также даты рождения проводятся следующие действия:

старые данные зачеркиваются только одной чертой}
далее записываются новые данные}
на обложке, с внутренней стороны, делается ссылка с номером и датой документа (это может быть паспорт, свидетельство о браке и др.) и заверяется это подписью и печатью уполномоченного лица.

Но что делать, если неправильно сделали запись в трудовой книжке, и ошибка была сделана в написании фамилии, имени или других данных? Тогда возможны два решения такой проблемы:

Если ошибка допущена, когда заполнялся титульный лист книжки впервые, то составляется соответствующий акт, а испорченный бланк уничтожается. Обычно за испорченный бланк работодатель не взимает деньги с работника.
Если ошибка была обнаружена гораздо позже, то наиболее правильным выходом из такой ситуации будет обращение в суд, чтобы признать принадлежность этой трудовой книжки.

Такие изменения иногда вносят именно по месту работы, где и была допущена ошибка, или даже по текущему месту работы, но при наличии документа от работодателя, который сделал ошибку. В таком случае изменения вносятся так же, как и при изменении данных.

Но следует помнить, что вариант внесения изменений без обращения в суд является спорным и может быть рассмотрен как несоблюдение норм ведения трудовых книжек.

Также стоит задать вопрос о том, как работодатель определил, что эта трудовая книжка принадлежит человеку, предоставившему паспорт? В мире существуют однофамильцы, у которых могут даже и имя, и дата рождения совпадать.

Новые записи о профессии или специальности, образовании

Очень часто, оформляя трудовую книжку впервые, работник может к тому времени не закончить учебное заведение. Тогда в трудовой книге будет вписано в графе «образование», например, «неоконченное высшее». В этом случае при получении диплома служащий должен обратиться к работодателю и попросить внести изменения в трудовую книгу по данному факту. То же самое происходит и при получении новой профессии или специальности. То есть в данном случае делается дополнение, а никак не исправление, и предыдущие данные не зачеркиваются.

Стоить помнить, что в случае внесения дополнений давать ссылку на удостоверения или дипломы на внутренней стороне книжки не нужно.

При обучении в вузе на момент оформления трудовой не стоит оставлять строку «образование» пустой. На основании студенческого билета, зачетной книжки или справки из вуза делается запись о неоконченном высшем образовании.

Что делать, если была неправильно сделана запись в трудовой книжке о приеме на работу

При приеме на работу могут неправильно вписать наименование должности или, например, структурного подразделения. Желательно успеть внести изменения перед тем, как появится следующая запись. В таком случае все исправляется следующим образом:

В таком случае все исправляется без особых проблем.

Важно помнить, что в данном разделе нельзя зачеркивать ошибочную запись. Если сотрудник уже устроился на новую работу, и была внесена новая запись (либо несколько), то исправления делаются таким образом:

В чистой строке ставится обязательно следующий порядковый номер.
Пишется, что запись номер … является недействительной, и тогда вносится правильная запись.
Указывается дата исправления.
Ссылка на документ (приказ или распоряжение) по данному факту делается в графе 4.

Если предприятие, допустившее ошибку, реорганизовано, то исправление оформляется его правопреемником. Если же организация была полностью ликвидирована, то исправления производятся по новому месту работы работодателем на основании свидетельства, например, копии приказа о приеме на работу, о переводе или увольнении сотрудника и т.п.

Если запись в трудовую книжку была внесена не верно об увольнении или о переводе на другую работу

Если увольнение или просто перевод на другую работу были признаны судом, работодателем или трудовой комиссией незаконными, а также, если меняется формулировка причины увольнения сотрудника, запись является недействительной.

Если работника восстанавливают в должности, то под следующим номером прописывается фраза «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе».
Если меняется формулировка причины увольнения, то запись звучит так: «Запись за номером … недействительна, уволен (измененная формулировка причины)».

Если в трудовой книге есть запись об увольнении, которая была признана недействительной, сотрудник вправе подать заявление и попросить выдать дубликат трудовой книжки, где будет исключена запись об инциденте.

Перемены в данных компании или сотрудника

При изменении организационно-правовой формы компании или ее названия в разделе «Сведения о работе» всегда вносится запись об этом факте. При этом такая запись не нумеруется.

Если сотрудник переходит на другую должность или переходит в другое отделение этой же компании, то такая запись вносится с новым номером.

Если меняется название в должности, то в разделе о работе запись вносится без номера на основании приказа об этих изменениях, внесенных в штатное расписание организации.

Если в трудовой книжке неправильная запись организации, в этом случае исправления вносятся по месту работы, где была допущена ошибка, либо по текущему месту работы при наличии документа от работодателя, который и допустил эту ошибку. Изменения вносятся таким образом:

Пишется неправильное название, указанное раньше.
Делается запись о том, что наименование организации указано неверно и следует читать «…» (правильное название).

Не верно внесены несколько записей в трудовую книжку

В случае нескольких недействительных записей или записей с ошибками каждая из них должна быть вынесена со следующим порядковым номером, датой признания ошибочной и заверена в отделе кадров или работодателем (если запись с текущего места работы), либо на основании каких-либо подтверждающих документов с тех мест работы, где совершили каждую из ошибок.

Как исправить две неправильные записи в трудовой книжке, если они следуют подряд

В случае, если в трудовую книгу были случайно внесены две неправильные записи подряд, каждая запись должна быть обязательно признана недействительной отдельно. То есть:

Следует фраза «Запись за номером … недействительна».
Ставится дата.
Запись заверяется уполномоченным лицом.
Пишется следующий порядковый номер.
Следует фраза о второй записи, что «Запись за номером … недействительна».
Ставится дата, и запись снова заверяется.

То же самое делается и со следующей неверной записью, если таковая имеется.

Не допускается формулировка «Записи за номерами … и … недействительны». Хотя этот вопрос является спорным, и такие формулировки иногда вносятся. Но чтобы избежать проблем при проверке записей в последующем расчете пенсии, стоит каждую запись исправлять отдельно.

Неправильно записан порядковый номер

Несмотря на то, что сама запись может быть верной, нумерация не по порядку все же является ошибкой, которая должна быть исправлена. Законодательно вопрос об исправлении ошибки в нумерации не урегулирован, и в правилах не сказано, как это делается. Однако, следуя всем правилам об исправлениях и изменениях в трудовых книжках, оставлять такую запись без внимания нельзя. В таком случае делается следующее:

Другие неточности

Бывают случаи, когда все записи – наименование организации, должность, структурное подразделение – вносятся одной строкой. Такая запись верная, однако был нарушен пункт инструкции по пользованию трудовыми книжками. Такую запись исправлять необязательно, но все-таки таких ситуаций лучше избегать. Ошибка говорит о том, что внесший запись не знает правил и всех инструкций по ведению трудовых книг. За такое нарушение этот человек может понести дисциплинарную ответственность.

Пенсионный фонд РФ не признает исправлений и изменений, которые не подтверждаются документально. Исключением может стать только судебное решение.

Ошибки в титульном листе трудовой книжки

Когда трудовая книжка оформляется впервые необходимо, что бы в титульном листе было правильно внесены данные ими, фамилия, отчества и даты рождения, того человека, который поступает на работу. Именно эти сведения будут важны, так как в трудовой книжке не предусмотрена фотография. По этим сведениям определяется, какому именно работнику она принадлежит.

Официального нигде не указаны принципы исправления в трудовой книжке. Но некоторые пункты правила ведения документация свидетельствуют о том, что неверные записи не подлежат исправлению. В этом случаи записи в трудовой книжке считается недействительными, и она подлежит срочной замене. Но исключением на исправления, является изменения в паспортных данных работника. В это случаи нужно будет указать ссылку, которая свидетельствует данному факту.

В заполнении трудовой книжки предусматривается наличие печати предприятия. Немало разногласий связано с внесением записи трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». Как правило, многие начинающие кадровики часто делают ошибки при заполнении трудовой книжки. Многие из них указывают, что работник ранее нигде не работал и у него отсутствует стаж работы. Это не правильно. Первая запись должна содержать сведения о приеме на работу. Это связано с тем, что многие не знают, что сведения в трудовой книжке должны соответствовать приказу руководителя. То есть она должна содержать запись о приеме на работу, подразделение, профессию и должность. Сведения о сроках договора, сроке испытания, режиме работы, замечаниях, условиях оплаты труда, характере работ и тому подобное, не записываются в трудовую книжку. Исключением из этого правила считается порядок внесения записи в трудовую книжку, связанную с переводом работника на другую должность или к другому работодателю. Только в этом случаи слова о приеме на рабоду, должны быть дополнены указанием «в порядке перевода».

Запись в трудовой книжке о работе по совмещению.

Эти данные прописываются по желанию сотрудника по месту основной работы. Но бывают такие случаи, что работник уже закончил работу по совместительству, но желает, чтобы сведения о ней были указаны в трудовой книжке. В этом случаи сведения о работе по совместительству следует указать после сведений об основной работе, даже если эти данные имеют долее ранний срок записи.

Пример правильного внесения записи о работе по совместительству

Пример неверного внесения записи о работе по совместительству. Перевод на другую работу.

Запись о временных переводах не указываются в трудовой книжке. Только после того как временный перевод перешел в постоянную работу сведения об этом вносятся в трудовую книжку. В этом случаи нужно указать дату и временного и постоянного перевода на другую работу.

Пример заполнения трудовой книжки о факте перевода на другую работу

Исправления в трудовой книжке касательно содержательной части

Неверную запись в трудовой книжке следует не просто переписать, а обязательно пояснить, почему это было сделано. Ни каких зачеркиваний, подчисток и фраз «Исправленному верить».

Пример внесения исправления в запись сведений о работе

А если при внесении записи о приеме на работу была неправильно указана дата приема. По принцип заполнения трудовой книжке показан в нижеуказанном примере.

Пример исправления записи даты приема на работу

Если запись была пропущена

В том случаи, когда в трудовой книжке по каким-то причинам была пропущена запись. То правильность ее внесения показана в ниже приведенном примере.

Пример внесения пропущенной записи

Документ не востребован.

Если трудовая книжка подлежит уничтожению, то в этом случаи должен составляется акт, который будет свидетельствовать этому факту.

Пример оформления акта об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки

Трудовая книжка точно такой же документ, который содержит все возможные сведения о ваших карьерных взлетах, а порой и падениях. Если ошибка возникла, вне зависимости от того, насколько она серьезна и важна для вас сейчас, то ее необходимо исправить в установленном порядке.

Где искать ошибки и что с ними делать?

Поговорим о том, в чем ошибки могут быть, чтобы сразу просканировать свою трудовую книжку на их наличие, а затем разберемся, как их исправлять.

Должность

Здесь речь идет о том, что может быть указана не та позиция, которую вы занимали, или же не отмечена смена должности. Имейте в виду, что любые карьерные перемещения обязательно должны находить отражение в трудовой книжке, иначе вас бесконечно долго могут доводить до должности начальника с должности секретаря, а стажа в этом амплуа у вас не будет, потому что в трудовой это будет просто не отмечено.

Если возникла ошибка в формулировке должности или не отмечена ее смена, то делается запись в трудовой книжке от текущего числа, с указанием на то, что предыдущая информация недействительна, а затем ставится следующий номер и вносятся актуальные данные. Никаких заверений при этом делать не нужно, потому что делается полноценная новая запись кадровым работником.

Причина увольнения

Данная ошибочная запись самая неприятная для обнаружения. Одно дело, когда пропущена буква или даты приказов расходятся на один день, и совсем другое, когда вас в официальном документе выставляют в невыгодном свете.

Например, вы увольняетесь по собственному желанию (по 80 статье Трудового кодекса Российской Федерации), а работодатель указывает . Казалось бы, какая разница, одну цифру перепутали, а 81 статья – это увольнение за прогул, поэтому всегда важно проверять и расшифровку статьи и ее номер , для этого достаточно открыть сайт трудового кодекса страны.

Как исправить запись в трудовой книжке об увольнении по образцу?

Если вы видите расхождение между реальной и написанной причиной увольнения, то вместе с приказом о данном действии вам необходимо обратиться в отдел кадров, поставить запись о том, что предыдущий номер в трудовой книжке ошибочен, и получить на руки документ с правильной информацией.

Номер записи

Такой вид ошибки встречается крайне часто и указывает на невнимательность кадровых работников. Как это выглядит? У вас уже есть одна запись в трудовой книжке, а следующую почему-то снова пишут под номером 1.

Считается, что такая ошибка некритична и является технической погрешностью, и, в принципе, необязательно подлежит исправлению, но лучше не оставлять документов с неправильными записями и внести коррективы.

Неправильная запись исправляется в отделе кадров. В нашем описанном примере под номером 2 должна появиться запись о том, что запись под номером 1 (и ее формулировка) недействительна, а под номером 3 должна появиться правильная.

Ошибочно внесена запись об увольнении

Если запись об увольнении ошибочна, сотрудник кадрового аппарата должен указать напротив нее о том, что запись недействительна и заверить своей подписью и печатью.

Что делать, если неточности обнаружились поздно?

Возможно ли исправление записей в трудовой книжке после увольнения? Бывает, что на месте нам дела нет до того, что же написали в трудовой. Мы рассчитываем на адекватность кадровиков и не проверяем их. И хорошо, если ошибка обнаруживается при приеме на новую работу, когда еще нет никаких новых записей.

Вы просто идете в старую компанию, и вам исправляют информацию так, как мы описали выше.

А что делать, если уже были внесены записи после ошибочной? Заводить теперь новую трудовую книжку и восстанавливать все? Совершенно необязательно. Вам необходимо взять у нынешнего работодателя свою книжку и отправиться на старое место работы, где новой записью (совершенно неважно, если там уже десять новых записей), под новым порядковым номером вам напишут, что энная запись недействительно, а затем внесут ее правильно.

Бывают случаи, когда организация, которая допустила ошибку, переименована или вовсе ликвидирована. В таком случае ошибку могут исправить на вашем текущем месте работы.

Своевременная проверка правильности заполнения

Итак, чтобы нам не приходилось десять раз бегать по кадровым инстанциям, лучше сразу поверить, чтобы вся информация была актуальной . На что смотреть?

Запись сделана с правильным порядковым номером, она написана черной или синей ручкой.
Дата, которая стоит в графе, соответствует сегодняшней.
Указана правильная статья Трудового Кодекса, и есть та расшифровка, которая относится к этой статье.
В графе с основанием для записи стоит правильный документ, с актуальным числом и номером, название документа прописано так же, как в нем самом.
Запись сделана разборчиво, в ней стоят необходимые подписи и печати, при этом они не закрывают никакую необходимую информацию, содержащуюся в записи и легко читаемы.
В трудовой книжке отмечены все перемещения по карьерной лестнице, которые были совершены вами за годы работы (повышения, премии, награды, благодарности от начальства).
В записи нет никаких зачеркиваний, исправлений, не использованы корректоры, ничего не пропущено.

ВАЖНО: Получая на руки трудовую книжку, необходимо расписаться об этом в книге учёта трудовых книжек.

Полезное видео

Просмотрим видео на данную тему:

Заключение

Никаких сложностей или невероятных нюансов в исправлении записей в трудовой книжке нет, но лучше стараться их избегать. Однако если ошибка встретилась, исправить ее необходимо обязательно, какой бы малозначительной она вам не казалась.

Делается это специалистом отдела кадров. Он должен под новым порядковым номером написать, что запись недействительна, а затем внести правильную информацию.

Р азговоры об отмене трудовых книжек ведутся давно. Однако заявлять об анахронизме трудовой книжки весьма преждевременно. В статье мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете.

Трудовые книжки не раз хотели отменить. Якобы они безнадежно устарели, и в современных экономических условиях с электронным документооборотом между государственными органами и внебюджетными фондами этому документу уже нет места. Хотя, по правде сказать, важность и полезность этого векового документа трудно переоценить.

Во-первых, трудовая книжка нужна работнику, поскольку в ней зафиксированы все этапы его трудовой деятельности и ему не нужно собирать массу документов, подтверждающих его трудовой стаж, для потенциального работодателя, а в последующем и для оформления государственной пенсии.

Во-вторых, она необходима работодателю, ведь только так он может убедиться в наличии того или иного опыта работы кандидата на вакантную должность и ему не нужно будет проверять огромное количество документов, свидетельствующих о предыдущей трудовой деятельности кандидата.

В-третьих, трудовая книжка не будет лишней и для государства при назначении пенсионных выплат гражданину, т.к. подделать трудовую книжку значительно сложнее, чем, скажем, трудовой договор и сопутствующие ему документы, и не нужно будет долго и скрупулезно изучать все иные бумаги, подтверждающие трудовой стаж работника.

В статье мы не будем вести полемику о нужности или ненужности трудовых книжек, не будем рассматривать технические моменты внесения записей, а поговорим о том, с какими трудностями при их оформлении и заполнении сталкиваются специалисты по кадрам на практике, какие они делают ошибки.

Несколько слов о трудовых книжках

Прежде всего отметим, что порядок ведения трудовых книжек установлен в следующих нормативных правовых актах:

Трудовом кодексе РФ (ст. 65, 66, 80, 84.1, 165, 234, 309, 392, 394).
Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек).
Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция по заполнению трудовых книжек).

Напомним, что оформление трудовой книжки производится работодателем, если работник поступает на работу впервые, в силу ст. 65 ТК РФ. В соответствии с п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, должно осуществляться работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема его на работу . Между тем данные о работнике вносятся в трудовую книжку в соответствии со следующими документами:

сведения о ФИО, дате рождения (число, месяц, год) работника - на основании паспорта гражданина РФ установленного образца или иного документа, удостоверяющего личность;
сведения об образовании работника - на основании документов об образовании;
сведения о профессии и (или) специальности работника - на основании надлежащим образом оформленных документов об образовании либо документов о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Следует обратить внимание, что заполнение трудовой книжки, как правило, производится на основании подлинников соответствующих документов. Если же таковые отсутствуют, то в трудовую книжку вносятся данные на основании дубликата или нотариально заверенной копии документа . Оформленная надлежащим образом трудовая книжка в дальнейшем хранится в организации в кадровой службе в специальном сейфе или несгораемом запирающемся шкафу.

Записи в трудовую книжку, как об этом указано в п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, должны вноситься в трудовую книжку на основании издаваемых работодателем приказов (распоряжений) не позднее чем через неделю после их издания . Порядок внесения записей определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Несмотря на то что в указанных нормативных правовых актах, регулирующих вопросы оформления трудовых книжек, подробно прописаны основные положения, позволяющие работодателю безошибочно оформлять трудовые книжки, у работодателей возникает множество вопросов. Рассмотрим некоторые из присланных нашими читателями.

Книжка старого образца

Что делать, если работник при приеме на работу предъявил работодателю трудовую книжку старого образца, хотя в то время, когда ему завели трудовую книжку, действовал образец книжки 2004 года?

Ничего противозаконного в этом нет. В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Прежний работодатель не вернул трудовую книжку

Бывает, что работник при приеме на работу не предъявил трудовую книжку, сказав, что прежний работодатель ему ее не возвратил. Как поступить в такой ситуации?

Само по себе отсутствие у работника трудовой книжки по причине ее невыдачи прежним работодателем не является препятствием в приеме на работу. В таком случае работодатель по заявлению работника обязан оформить новую трудовую книжку, но при этом он не вправе вносить в нее записи о прежней работе.

Работник «забыл» предъявить трудовую книжку при поступлении на работу

Что делать работодателю, если сотрудник при поступлении на работу не предъявляет работодателю трудовую книжку, обещая принести ее позже, а затем забывает об этом и предъявляет ее только при увольнении? Следует ли вносить записи «задним» числом?

Такие ситуации нередки, особенно учитывая избирательность работников по отношению к работодателям. Зачастую работники намеренно могут не предоставлять работодателю трудовую книжку. По большей части это работники, по тем или иным причинам скрывающие неблагоприятные сведения о себе.

В свою очередь у работодателя может быть несколько путей разрешения подобной ситуации. Первый из них - отказаться заключать трудовой договор с работником, не предъявившим трудовую книжку при приеме на работу (если трудовой договор заключается не впервые). Второй - оформить новую трудовую книжку по заявлению работника (если она была утеряна, утрачена, повреждена и пр.). Третий - составить акт о том, что работник не принес трудовую книжку при устройстве на работу, и письменно уведомить работника о необходимости предъявить трудовую книжку (если трудовая книжка имеется у работника, но он не желает предъявлять ее работодателю).

Работник просит завести новую книжку, несмотря на наличие прежней

Нередко бывает, что работник просит завести новую трудовую книжку, несмотря на наличие у него прежней книжки с внесенными записями, подтверждающими его многолетний трудовой стаж. Что делать работодателю в такой ситуации?

По сути законодательством не предусмотрен прямой запрет на наличие у работника двух трудовых книжек. Поэтому на практике многие работники, пользуясь этим, исхитряются завести несколько трудовых книжек.

Рассмотрим парадоксальную ситуацию на примере медицинского работника.

Пример 1

Свернуть Показать

Так, медицинский работник может иметь трудовую книжку, фиксирующую его трудовой стаж в государственном лечебном учреждении - больнице или поликлинике, и она, естественно, будет находиться у данного работодателя. Однако, как известно, доктора работают по графику, соответственно, у них есть возможность одновременно устроиться на работу к другому работодателю, например, в частную клинику, таким образом, совместив два графика работы не в ущерб себе и работодателям. К слову, работодателям может быть неизвестно о других местах работы такого сотрудника.

Далее, в частной клинике работник может завести другую трудовую книжку, сославшись на то, что первая утеряна, украдена и т.п. Более того, как мы знаем, медицина не стоит на месте, а динамично развивается, в том числе и благодаря научному прогрессу. В связи с этим каждый уважающий себя медик стремится к повышению своей квалификации, в том числе и в научной сфере, - получает ученую степень и звания, занимается научно-исследовательской или научно-педагогической работой и т.п. Такая деятельность, бесспорно, может быть совмещена с практикой.

То есть медик может завести таким же путем и третью трудовую книжку - для фиксации стажа работы в области науки.

Однако если комплексно подойти к вопросу, то закон, хотя и не содержит запрета на наличие нескольких трудовых книжек, все же позволяет иметь только одну трудовую книжку . Во-первых, в законе прослеживается четкое подразделение на основное место работы и работу по совместительству . В свою очередь в соответствии с ч. 1 ст. 282 ТК РФ совместительство - выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. То есть основное место работы - одно. Вместе с тем заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Во-вторых, ТК РФ предоставляет гарантии работнику в связи с совмещением работы с обучением, в связи с вредными и (или) опасными условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях только по основному месту работы . Поэтому если предположить, что работник заводит более одной трудовой книжки, а как правило, он это делает для получения тех или иных льгот, предусмотренных трудовым законодательством, в большем размере, таким образом работник нарушает принцип недопустимости злоупотребления правом. Тогда как, имея одну трудовую книжку, он вряд ли сможет данный принцип нарушить.

Общие требования к записям в трудовой книжке

Скажем также несколько слов об основных требованиях к записям в трудовые книжки, а именно - какие принципы должны соблюдаться при внесении записей в трудовые книжки работников:

полнота содержания записей (порядковый номер записи, ее дата, номер, дата и наименование документа, на основании которого та или иная запись вносится в трудовую книжку, и т.д.);
соответствие формулировок записей положениям трудового законодательства и (или) приказа (распоряжения) (приказов (распоряжений) о приеме работника на работу, его переводе на другую постоянную работу, об увольнении работника и т.д.);
соответствие записей фактическим обстоятельствам.

В любом случае основанием внесения той или иной записи в трудовую книжку является соответствующий документ, причем его подлинник или в отдельных случаях - надлежащим образом заверенная копия.

Обратите внимание: нарушение порядка ведения и учета трудовых книжек является нарушением трудового законодательства.

К сведению

Свернуть Показать

Если работник принят на работу и через несколько дней уволился, то не обязательно вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу, поскольку в соответствии с ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Основные ошибки работодателя

Ошибки в сведениях о работнике

Чаще всего работодатель при заполнении трудовой книжки может ошибиться в написании ФИО работника, неточно указать дату его рождения или его образование и квалификацию. По большому счету все ошибки в сведениях о работнике вызваны невнимательностью или небрежностью специалиста по кадрам. К примеру, он может внести соответствующие сведения на титульный лист трудовой книжки со слов работника или глядя на некачественно сделанную копию документа с нечитаемой информацией.

Чтобы избежать таких ошибок, нужно внимательно изучить подлинники представленных работником при поступлении на работу документов в соответствии со ст. 65 ТК РФ, сопоставить их с представленными работником копиями, убедившись в их качестве (или самостоятельно сделать качественные копии документов). Далее точно переписать информацию из документов на титульный лист трудовой книжки.

Приведем образец (Пример 2).

Вопрос в тему

Свернуть Показать

Куда: kadry@сайт

Тема:

В трудовой книжке неверно указана дата рождения работника. Как внести изменения в трудовую книжку, если организации, оформившей трудовую книжку, уже не существует?

Очевидно, что нынешний работодатель на основании паспорта работника может самостоятельно внести изменения в дату его рождения на титульном листе. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а если ликвидирована - работодателем по новому месту работы на основании подтверждающих документов.

Ошибки в сведениях о работе

Работодатель может неверно или неточно указать:

наименование организации (не в соответствии с ее уставом),
дату приема на работу (может быть указана дата заключения трудового договора, притом что дата начала работы в договоре иная),
наименование структурного подразделения (не в соответствии с тем, что указано в трудовом договоре),
наименование должности (или профессии) (не в соответствии со штатным расписанием),
в последней графе раздела «Сведения о работе» трудовой книжки дать ссылку не на тот документ.

Чтобы избежать подобных ошибок или свести их к минимуму, нужно заполнять сведения о порученной работнику работе (трудовой функции) следующим образом :

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указать в виде заголовка полное, а также сокращенное (при его наличии) наименование организации.
В следующей строке:

Приведем образец (Пример 3).

В свою очередь основанием для внесения таких записей является приказ (распоряжение) о приеме на работу (а в случае с руководителем организации - протокол или решение высшего органа управления).

Основанием внесения записи о работе по совместительству будет являться надлежащим образом заверенная копия приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству или выписка из него, а также соответствующее письменное заявление работника. Кроме того, в соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Пример 3

Свернуть Показать

Вопрос в тему

Свернуть Показать

Куда: kadry@сайт

Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Нужно ли вносить в трудовую книжку сведения об испытательном сроке, условиях оплаты труда и прочие подробности, таким образом переписав формулировку о приеме на работу, приведенную в соответствующем приказе (распоряжении)?

Разумеется, не нужно. В этом не только нет необходимости, но и нормативные правовые акты, регулирующие порядок заполнения трудовых книжек, о которых мы сказали, этого не предусматривают.

Смена наименования организации

Рассмотрим некоторые вопросы, волнующие кадровиков-практиков и возникающие у них в связи с изменением наименования организации.

Некоторые читатели интересуются, обязательно ли делать запись о переименовании организации в разделе «Сведения о работе» или можно сделать вклейку в конце трудовой книжки с полной информацией о переименовании организации с подписью и печатью руководителя организации. Да, в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работе», обязательно следует внести запись об изменении наименования организации. Так, при приеме на работу работодатель должен указать полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. И наоборот: если при изменении наименования организации не будет внесена соответствующая запись, это может привести к проблемам при оформлении пенсии ввиду того, что работники Пенсионного фонда могут легко запутаться в отсутствии последовательности записей. То есть они могут расценить это как факт того, что работник был принят на работу в одну организацию, а уволен - как бы из другой (т.к. в печати буде указано уже новое наименование). Что касается «вклеек» в трудовую книжку, то Правилами ведения трудовых книжек такой порядок внесения информации в трудовую книжку не предусмотрен.

Бывает, что при изменении названия вышестоящей организации подчиненная организация полного названия не меняла, а меняла только сокращенное . Здесь возникает вопрос: нужно ли вносить во все трудовые книжки сотрудников подчиненной организации запись об этом? Как мы уже говорили, полное и сокращенное наименование организации прописывается в трудовой книжке работника в разделе «Сведения о работе». Соответственно, если изменяется только сокращенное наименование организации, в которой трудится работник, об этом также следует внести сведения в трудовую книжку.

Если в трудовой книжке в «шапке» проставлен штамп наименования организации в перевернутом виде , считается ли это грубым нарушением? Нужно ли вносить изменения по этому поводу в трудовую книжку или оставить все так, как есть? Перевернутый штамп наименования организации в трудовой книжке говорит, скорее, о невнимательности и несерьезном отношении к работе специалиста, проставившего его без проверки. Тем не менее это не является нарушением правил ведения трудовых книжек. Следовательно, ставить штамп снова (в правильном виде) не нужно.

Ошибки в переводе работника на другую работу

Кроме того, работодатель совершает ошибки при внесении записей о переводе работника на другую работу. Например, неверно указывает дату перевода или наименование структурного подразделения, в которое переводится работник, - не в соответствии с документами.

Сведения о переводе работника на другую постоянную работу нужно вносить таким образом (в следующей свободной строке после предыдущей записи):

Обратите внимание: при переводе (переходе) работника на другую работу к другому работодателю соответствующая запись вносится в трудовую книжку уже на новом месте работы.

Приведем образец заполнения трудовой книжки при переводе сотрудника в рамках одной организации (Пример 4).

Пример 4

Свернуть Показать

Основанием для внесения записей о переводе работника на другую постоянную работу является приказ (распоряжение) о переводе на другую работу .

Вместе с тем самое большое количество ошибок совершается работодателем при внесении в трудовую книжку записи об увольнении работника. Наиболее частые из них:

неверно указана дата увольнения работника (вместо собственно даты увольнения пишут, например, дату издания приказа (распоряжения) об увольнении);
неверно указана формулировка причины увольнения работника;
неверно указано основание увольнения работника;
неверная ссылка на решение работодателя, послужившее основанием для увольнения.

Заполнять сведения об увольнении работника

в графе 1 указать порядковый номер вносимой записи (арабской цифрой с точкой);
в графе 2 указать дату увольнения (цифрами);
в графе 3 написать о том, что работник уволен со ссылкой на статью (подпункт, пункт, часть) ТК РФ (или иного федерального закона) (формулировка должна полностью соответствовать формулировке в соответствующей статье (подпункте, пункте, части статьи) ТК РФ или иного федерального закона);
в графе 4 указать номер и дату соответствующего приказа.

Приведем образец (Пример 5).

Пример 5

Свернуть Показать

Обратите внимание: записи об увольнении вносятся в трудовую книжку в день увольнения.

Основанием для внесения сведений в этом случае является приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (увольнении).

Вопрос в тему

Свернуть Показать

Куда: kadry@сайт

Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Если вся запись об увольнении работника не войдет в оставшиеся строчки раздела «Сведения о работе» на одной странице, нужно ли делать запись на этой странице или переходить на новую страницу?

Конечно, следует начать вносить запись на той странице, где есть пустые строчки в соответствующей графе, а затем продолжить ее на следующей странице трудовой книжки. Иначе, учитывая, что записи об увольнении самые объемные, трудовой книжки не хватит для того, чтобы внести все сведения о работе.

Вопрос в тему

Свернуть Показать

Куда: kadry@сайт

Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В каких случаях ставится печать в трудовую книжку?

Печать в трудовой книжке ставится на титульном листе и при увольнении работника, поскольку в соответствии с п. 35 Правил ведения трудовых книжек при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Проставление печати при внесении других записей не требуется.

Иные сведения

Отметим, что записи в трудовую книжку об иных сведениях, касающихся работы, вносятся в аналогичном порядке, за исключением графы 3, в которой прописываются сведения:

о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.);
об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
о работе по совместительству;
о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж работника;
о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника;
о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах;
о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Что касается типичных ошибок работодателя при внесении сведений в трудовую книжку о награждении (поощрении) работника за трудовые заслуги, то их практически не бывает, поскольку само по себе награждение (поощрение) за трудовые заслуги встречается довольно редко, поэтому и ошибок совершается мало.

О том, как исправить ошибку, если в «Сведения о награждениях» внесены сведения о работе, читайте в статье «Исправляем неправильные и неточные записи в трудовых книжках »

Ошибки при внесении изменений в трудовую книжку

Собственно исправления в трудовую книжку могут вноситься по разным причинам. Например, могли поменяться сведения о работнике или выполняемой им работе, также могли быть внесены изменения в штатное расписание, квалификационные справочники, учредительные документы и др. Основные ошибки работодателя могут проявляться в следующем:

изменения в трудовую книжку вносятся на основании ненадлежащих документов;
не соблюдаются технические требования к внесению изменений;
не указан документ, являющийся основанием для внесения изменений.

Вносить изменения (исправления) в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работнике» , нужно следующим образом:

Что касается внесения других изменений в трудовую книжку, например, в связи с изменением названия должности работника при изменении в штатном расписании или в связи с изменением наименования организации, в графе 3 пишется: «Наименование должности работника с 19.01.2015 изменено на «менеджер по продажам» , а при изменении в учредительных документах: «ООО «Монтер» с 19.01.2015 переименовано в ООО «Мастер» .

Ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки и вкладыша

Напомним, что выдача дубликата трудовой книжки производится в связи с:

выявлением в трудовой книжке неверной (неточной) записи, признанной недействительной;
непригодностью трудовой книжки к использованию по назначению;
утратой трудовой книжки.

Работодатель в основном совершает следующие типичные ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки:

переносит в дубликат записи, признанные недействительными;
переносит в дубликат записи на основании ненадлежащих документов;
переносит в дубликат не все записи;
не проставляет отметки об оформлении дубликата.

Оформлять дубликат трудовой книжки необходимо следующим образом :

Приведем образец (Пример 6).

Пример 6

Свернуть Показать

Что касается вкладыша в трудовую книжку, то он, как правило, оформляется, если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов. Правила его заполнения идентичны правилам заполнения трудовых книжек. Основными ошибками, допускаемыми при оформлении вкладыша трудовой книжки, являются:

не заполнение (неполное заполнение) сведений на титульном листе вкладыша;
не проставление отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
внесение записей во вкладыш с начала.

При выдаче вкладыша следует:

в правом верхнем углу титульного листа поставить штамп «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша;
вшить вкладыш в трудовую книжку между ее последней страницей и обложкой, поскольку без трудовой книжки он недействителен;
продолжать нумерацию вносимых во вкладыш записей.

Ошибки при учете и хранении трудовых книжек

Реже, но встречаются ошибки в оформлении документов, связанных с учетом трудовых книжек, например, может быть неправильно оформлена книга учета движения трудовых книжек.

Поскольку книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них имеет длительный срок хранения (75 лет), следует предусмотреть твердую обложку при ее оформлении; листы (страницы) должны быть пронумерованы от начала до конца, прошиты; содержать заверительную надпись (указать название книги, количество прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должность, подпись и расшифровку подписи руководителя организации и дату оформления журнала); также она должна быть скреплена сургучной печатью организации.

В статье мы рассмотрели наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете. Разумеется, их гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд. И это, скорее, говорит о том, что специалистам кадровой службы еще долго не наскучит их работа, поскольку всегда есть повод для совершенствования в своем деле.

Так как трудовая книжка необходима для начисления пенсионного стажа и расчета размера пенсии, то это официальный документ. Ошибки, допущенные в документе, могут привести к потере части стажа сотрудника. Трудовая книжка (далее – ТК) согласно Постановлению Минтруда РФ № 69 . Сотрудникам отдела кадров и менеджерам управленческой ступени рекомендуется также учитывать положения Постановления Правительства № 225 . Эти документы должны храниться в каждом отделе кадров и использоваться при работе с трудовой сотрудников.

Ошибочная информация может быть занесена в саму трудовую, на ее титульную страницу и во вкладыш к документу. Внесение изменений выполняется по общей схожей схеме, но каждый случай имеет свои тонкости. Сначала рекомендуется запомнить общие правила:

Если ошибка была допущена в новом документе, в котором действуют другие записи, то его следует уничтожить и начать новый.
Если ошибочная информация в старой трудовой книжке, то она не заштриховывается, а исправляется при помощи новой записи, сделанной ниже. Любые зачеркивания недопустимы.

Исправить ошибку может кадровый работник любой организации. Если ошибочная информация была внесена на прежнем месте работы, то на новом ее могут исправить. Для этого сотрудник предоставляет подтверждающие информацию документы, и делается новая запись.

Все исправления в ТК делаются при помощи фиолетовых, черных или темно-синих чернил. Паста должна обладать высокой свето- и водостойкостью. Не подходят для исправлений гелевая и капиллярная пасты, так как они легко смываются.

Не подходят для исправлений гелевая и капиллярная пасты, так как они легко смываются.

Каждая новая запись начинается с нумерации, вне зависимости от того, в общем разделе она или в дополнительном вкладыше.

Разновидности ошибок

Оформление исправлений зависит от нескольких факторов. Учтем эти нюансы в отдельных подразделах.

Если сотрудник уже уволен

Исправления после увольнения, до приема сотрудника на новом месте, делаются кадровиками бывшего работодателя. В документ вносятся следующие изменения:

В раздел «Сведения о работе» вносится название бывшего места работы. Это дает возможность открыть запись от имени старого работодателя, так как до этой записи стоит пометка об увольнение.
Арабскими цифрами вписывают дату внесения исправлений.
Предыдущая запись признается утратившей силу, указываются основания (новая информация).
Вносится номер приказа, который подтверждает новые данные о бывшем сотруднике.
Ставится подпись уволенного сотрудника и начальника отдела кадров, подтверждается печатью компании. Блок новой записи закрывается.

Если внесены не те даты

Неправильная дата может привести к неприятным разбирательствам в Пенсионном фонде. Поэтому каждый сотрудник должен несколько раз перепроверять даты, прописанные в его трудовой.

Если сотрудник заметил ошибку, то ее необходимо исправить в самые короткие сроки. Для этого соблюдается следующий порядок действий:

На имя директора компании пишется заявление. Для составления заявления конкретной регламентированной формы нет. В нем необходимо указать, какую запись в трудовой необходимо исправить и по какой причине.
Директор компании издает приказ о внесении исправлений, документу присваивается номер.
Кадровик должен письменно подтвердить наличие ошибки в записи.
В ТК вписывается номер приказа, который послужил основанием для изменения, и вносится новая дата.
Начальник отдела кадров прописывает свои Ф.И.О. и должность в организации. Ставит подпись и печать.

Если ошибка допущена в дате рождения работника, то неверное число зачеркивается и верная информация вносится выше. Сбоку для конкретизации вписываются серия и номер паспорта сотрудника либо другой документ, откуда взяты верные сведения. Исправление порядкового номера записи выполняется аналогично.

Если неверно указаны реквизиты документа

Одной из самых важных в ТК является графа, куда вносится информация о документе, которым подтверждается запись. Если ошибка допущена в реквизитах документа, то ее необходимо немедленно исправить.

Реквизиты о документе в ТК вносятся в следующем порядке: название документа, его дата и номер. При допущении ошибки запись дублируется ниже, уже в правильном виде.

Если ошибка была допущена в самом подтверждающем документе, например, приказ был неверно пронумерован, то в графу вносятся реквизиты отменяющего приказа.

Если неверна информация о награждении

Если ошибки на титульном листе

Титульный лист ТК содержит в себе всю основную информацию о сотруднике. Запрещено путем замазывания штрихом. В исключительных случаях допустимо легкое зачеркивание, одной линией.

Ниже под неправильной информацией делается новая запись, где вписываются новые данные и документ, на который ссылается кадровый работник.

Наиболее часто на титульном листе приходится изменять фамилию работника. Конкретных правил, как сделать изменения, нет. Но можно использовать следующие рекомендации:

Ошибочные или устаревшие данные зачеркиваются тонкой одиночной линией.
Рядом или чуть ниже (в зависимости от наличия свободного места) прописывается новая фамилия.
Слева прописываются реквизиты подтверждающего документа (паспорта или свидетельства о браке).
Ставится подпись работодателя и печать компании.

Если нужно исправить вкладыш

При частой смене работы в ТК может не хватить раздела. Для продолжения записей в трудовую вкладывается специальный лист. Работа с исправлениями вкладыша вызывает самые большие трудности у начинающих кадровиков. Сложные ситуации возникают из-за нехватки опыта и редких ситуаций, когда необходимо заполнять вкладыш. Исправляются ошибки во вкладыше по следующим правилам:

Если ошибка была допущена при первой записи во вкладыше, то листок уничтожается. Но для уничтожения работодатель должен составить акт, который подписывается сотрудником и кадровым работником.
Если на титульном листе уже внесена информация о серии и номере поврежденного вкладыша, то информация о новом вносится ниже. Старые сведения не зачеркиваются.
Если допущена ошибка при заполнении граф вкладыша, то исправления аналогичны другим листам трудовой. В первой графе прописывается порядковый номер записи, только затем текущая дата и информация.
Новая запись должна подтверждаться приказом, номер и серия которого должны совпадать с исправленной записью.

Аннулируем информацию

Как исправить ошибку в трудовой книжке при оформлении, если запись сделана случайно? Например, присвоение должности было вписано не в тот документ. Аннулирование любой записи совершается следующими этапами:

Номером открывается новая запись.
Прописывается, что запись «под номером … недействительна».
Прописываются реквизиты приказа, на основании которого была сделана отмена. Но заполнять эту графу необязательно, запись может быть внесена по ошибочным причинам.
Ставится подпись и печать сотрудника кадров.

В итоге

Правильное заполнение ТК – это обязанность отдела кадров либо руководителя компании. Но правильность информации должна проверяться сотрудником лично, так как человеческий фактор никто не отменял. А исправить ошибку всегда сложнее, чем вовремя ее предотвратить.