Положения о делопроизводстве в снт. Обязанности председателя снт, или сложно ли быть главным среди садоводов

7.1Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью садоводческого некоммерческого товарищества, в т.ч. за деятельностью его Председателя, членов Правления и самого Правления, осуществляет ревизионная комиссия (ревизор), избранная общим собранием (собранием уполномоченных) из числа членов товарищества, в составе одного или не менее чем трёх человек на срок два года.

7.2 В составе ревизионной комиссии (ревизором) не могут быть избраны председатель и члены правления, а также их супруги, родители, дети, внуки, сестры (их супруги).

7.3 Порядок работы ревизионной комиссии (ревизора) и её полномочия регулируются положением о ревизионной комиссии (ревизоре), утверждённым общим собранием (собранием уполномоченных) членов товарищества.

7.4Перевыборы ревизионной комиссии (ревизора) могут быть проведены досрочно по требованию не менее чем одной четверти общего числа членов товарищества.

7.5 Ревизионная комиссия избирает из своего состава председателя комиссии.

7.6 Председатель комиссии может быть избран на общем собрании (собрании уполномоченных).

7.7 Члены ревизионной комиссии (ревизор) садоводческого некоммерческого товарищества несут ответственность за ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» и уставом товарищества.

7.8Ревизионная комиссия (ревизор) товарищества обязана:

7.8.1 Проверять выполнение правлением товарищества и председателем правления решений общих собраний (собраний уполномоченных), законность гражданско-правовых сделок, совершенных органами управления товарищества нормативных правовых актов, регулирующих деятельность садоводческого некоммерческого товарищества, состояние его имущества;

7.8.2 Осуществлять ревизии финансово-хозяйственной деятельности товарищества не реже чем один раз в год, а также по инициативе членов ревизионной комиссии (ревизора), решению общего собрания (собрания уполномоченных) либо по требованию одной пятой общего числа членов товарищества или одной трети общего числа членов правления;

7.8.3 Отчитываться о результатах ревизии перед общим собранием (собранием уполномоченных) членов товарищества с представлением рекомендаций об устранении выявленных нарушений;

7.8.4 Докладывать общему собранию (собранию уполномоченных) членов товарищества обо всех выявленных нарушениях в деятельности органов управления товарищества;

7.8.5 Осуществлять контроль за своевременным рассмотрением правлением товарищества и председателем правления заявлений членов товарищества;

7.8.6 По результатам ревизии при создании угрозы интересам садоводческого некоммерческого товарищества и его членам либо при выявлении злоупотреблений членов правления товарищества ревизионная комиссия (ревизор) в пределах своих полномочий вправе обратится к председателю с целью проведения внеочередное общее собрание членов товарищества;

7.8.7 Общественный контроль за соблюдением законодательства;

7.8.8 В целях предупреждения и ликвидации загрязнения поверхностных и подземных вод, почвы и атмосферного воздуха бытовыми отходами и сточными водами, соблюдения санитарных и иных правил содержания земель общего пользования, садовых земельных участков и прилегающих к ним территорий, обеспечения выполнения правил пожарной безопасности при эксплуатации печей, электросетей, электроустановок, средств пожаротушения, а также в целях охраны памятников и объектов природы, истории и культуры на общем собрании (собрании уполномоченных) членов товарищества может избираться комиссия товарищества по контролю за соблюдением законодательства, которая работает под руководством правления товарищества.

7.9 Комиссия товарищества по контролю за соблюдением законодательства оказывает консультационную помощь членам товарищества, обеспечивает выполнение садоводами земельного, природоохранного, лесного, водного законодательства, законодательства о градостроительстве, о санитарно-эпидемическом благополучии населения, о пожарной безопасности, составляет акты о нарушениях законодательства и передаёт также акты для принятия мер на рассмотрение правления товарищества, которое вправе представлять их в государственные органы, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства.

7.10 Члены комиссии товарищества по контролю за соблюдением законодательства в установленном порядке могут быть назначены общественными инспекторами государственных органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства, и наделены соответствующими полномочиями.

7.11 В товариществе, число членов которого менее чем тридцать, комиссия по контролю за соблюдением законодательства может не избираться, её функции в данном случае возлагаются на одного или нескольких членов правления садоводческого некоммерческого товарищества.

8 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО САДОВОДЧЕСКОГО НЕКОММЕРЧЕСКОГО ТОВАРИЩЕСТВА

8.1 Делопроизводство в Товариществе организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 27 ФЗ-66 от 15.04.1998 г. Основу делопроизводства в Товариществе составляет номенклатура дел, книг, журналов Товарищества, которая является документом постоянного хранения, а также упорядоченный приём, обработка, создание, выдача (пересылка) всех входящих и исходящих документов Товарищества, хранение архива.

8.2 Номенклатура представляет собой прошитые и опечатанные листы бумаги формата А-4 (альбомное расположение), в которую в обязательном порядке заносятся все сведения о всех делах, книгах, журналах, ведущихся в Товариществе (раздел, индекс дела, наименование, количество дел, сроки хранения). Номенклатура подписывается секретарём правления и утверждается председателем Товарищества.

8.3 Номенклатура дел, книг, журналов Товарищества ведётся секретарём правления постоянно и является документом постоянного хранения. Необходимые изменения в номенклатуру вносятся один раз в 2 года.

8.4 Все поступающие (входящие) и исходящие (внутренние) документы заносятся в соответствующие книги, журналы, дела в день поступления документа к секретарю.

8.5Правило регистрации документов:
- Входящие документы - это все документы, к-е поступают в организацию извне, изданные сторонними организациями, ведомствами, учреждениями, физическими лицами, не являющимися членами СНТ и (или) не имеющими с Товариществом отношений по договору пользования объектами инфраструктуры.
- Исходящие документы - это все документы, к-е издаются внутри СНТ, в т.ч. членами СНТ, гражданами, имеющими с Товариществом договорные отношения согласно условиям договора о пользовании объектами инфраструктуры, членами правления, председателем, ревизионной комиссией.

8.6 Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером-кассиром Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

8.7 Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами, установленными настоящим Уставом; отклонение от правил не допускается.

8.8 Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения Товариществом. Не подлежат уничтожению:

8.8.1 Приходно-расходные сметы Товарищества;

8.8.2 Ведомости (журнал) приёма взносов и платежей;

8.8.3 Протоколы общих собраний, заседаний правления, комиссий;

8.8.4 Отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;

8.8.5 Договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;

8.8.6 Сопроводительные документы на имущество Товарищества;

8.8.7 Акты уничтожения документов.

8.9 Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера-кассира.

8.10 Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

Номер протокола заседания правления;

Наименование, даты регистрации, номера уничтоженных документов;

Лица, осуществившие уничтожение документов.

8.11 После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием на дату и исходящий номер акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

8.12 Документы членам Товарищества предоставляются согласно правилам, установленным Уставом в целях полной реализации членом Товарищества права на получение информации о деятельности органов управления Товариществом.

8.13 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются членам Товарищества или их представителям для ознакомления без ограничений после подачи письменного заявления в правление Товарищества. По требованию просителя копии заверяются подписью председателя правления и печатью Товарищества.

8.14 Если в заявлении о предоставлении копий не указано иное, копии предоставляются на бумажном носителе. При согласии члена Товарищества, копии документов могут быть переданы ему в электронном виде.

8.15 Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

8.16 Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

8.17 Порядок предоставления документов для ознакомления, копий документов для граждан, ведущих индивидуальную садоводческую деятельность в границах Товарищества, аналогичен.

8.18 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются органу самоуправления, местным органам власти, судебным и правоохранительным органам, организациям в соответствии с их запросами в письменной форме.

Расписать по пунктам ПОВЕСТКУ ДНЯ. (на первое место поставить вопрос о переизбрании правления или председателя. Зависит от того, кого переизбирают)
Стора, а какже отчет предыдущего, ревизионной комиссии, утверждение сметы, а то люди которые еще не приняли дела будут предлагать смету?
В выписке, всегда д.б. повестка и там цитируем вопрос которым переизбран председатель, например: по пятому вопросу слушали:
Вот набросала на скорую руку, но мы обычно проводим два собрания в год, если получается:
Протокол общего отчетно-выборного собрания
членов СНТ «Яблочко» № 1
Присутствует 160 членов СНТ (всего согласно реестру 300 членов)
Председатель собрания: Мусатова М.Б.
Секретарь собрания: Караваева И.Н.
Приглашенные: индивидуалы, кандидаты в члены СНТ -5 человек, список прилагается, приложение № 1, арендаторы и пр. (пофамильно),

ПОВЕСТКА ДНЯ
1. Выборы председателя и секретаря ОС
2.Утверждение списка вновь принятых членов СНТ (прием в члены) (общим списком), (зачитываем № участка, фИО, основание права, есть ли возражения, голосуем общим списком)
3. Утверждение повестки дня
4. Выборы счетной комиссии
5. Отчет председателя правления ФИО по итогам _______года.
6. Отчет ревизионной комиссии по акту за 2009 год. Утверждения акта ревизионной комиссии.
7.Утверждение сметы расходов СНТ на 2011 год.
9. Выборы председателя правления
10. Выборы членов правления.
11. Выборы ревизионной комиссии
12. Разное.

По первому вопросу слушали:
Председатель правления Иванова И.А., участок № 66 (или любой член СНТ) предложила в качестве кандидатуры секретаря собрания Караваеву И.Н.
Петрова ИВ. Участок № 55, предложила выбрать председателем ОС Мусатову М.Б.
,,
(общим списком), (зачитываем № участка, фИО, основание права, есть ли возражения, голосуем общим списком)
Утверждаем кол-во присутствующих членов, включая новеньких.
Председатель собрания предложила утвердить следующую повестку дня.
Возражения есть?
,,,,
Голосовали 165
Против-
За-
Воздержавшиеся-
Принято единогласно (большинством голосов

По четвертому вопросу слушали:
Председатель собрания предложила следующий утвердить следующий список счетной комиссии (подготовить заранее)
Возражения, предложения есть?
И т. д.
Для того, чтобы легче составить протокол ОС, ЗП, нужно записывать на диктофон или камеру.

8.1 Делопроизводство в Товариществе организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 27 ФЗ-66 от 15.04.1998 г. Основу делопроизводства в Товариществе составляет номенклатура дел, книг, журналов Товарищества , которая является документом постоянного хранения, а также упорядоченный приём, обработка, создание, выдача (пересылка) всех входящих и исходящих документов Товарищества, хранение архива.

Содержание пункта представляет из себя краткое описание порядка организации, хранения и уничтожения документов Товарищества соответствующее правилам делопроизводства, принятым в РФ. При необходимости в СНТ можно разработать и принять на общем собрании Положение о делопроизводстве в СНТ, взяв за основу любую инструкцию по делопроизводству в организации, доработав её до требований Товарищества. Полагаю, что указанных в главе правил вполне достаточно для устранения причин, из-за которых теряются документы. Т.е., если есть перечень всех документов; секретарь правления четко регистрирует документы, докладывает их исполнителям, контролирует исполнение, разносит по делам; документы уничтожаются по правилам; предоставляются садоводам без выноса их из правления, то они просто не могут "потеряться". Кстати, в новой редакции ФЗ-66 предлагается ответственность за делопроизводство в СНТ возложить на председателя правления, и данная глава служит неплохим подспорьем для председателя, правления и самих садоводов в том числе.

8.1.1 Номенклатура представляет собой прошитые и опечатанные листы бумаги формата А-4 (альбомное расположение), в которую в обязательном порядке заносятся все сведения о всех делах, книгах, журналах, ведущихся в Товариществе (раздел, индекс дела, наименование, количество дел, сроки хранения). Номенклатура подписывается секретарём правления и утверждается председателем Товарищества.

8.1.2 Номенклатура дел, книг, журналов Товарищества ведётся секретарём правления постоянно и является документом постоянного хранения. Необходимые изменения в номенклатуру вносятся один раз в 2 года.

Срок внесения изменений в номенклатуру соответствует срокам полномочий председателя, правления, ревизионной комиссии СНТ, установленных уставом.

8.1.3 Все поступающие (входящие) и исходящие (внутренние) документы заносятся в соответствующие книги, журналы, дела в день поступления документа к секретарю.

Правило регистрации документов:
1. Входящие документы - это все документы, к-е поступают в организацию извне, изданные сторонними организациями, ведомствами, учреждениями, физическими лицами, не являющимися членами СНТ и (или) не имеющими с Товариществом отношений по договору пользования объектами инфраструктуры.
2. Исходящие документы - это все документы, к-е издаются внутри СНТ, в т.ч. членами СНТ, гражданами, имеющими с Товариществом договорные отношения согласно условиям договора о пользовании объектами инфраструктуры, членами правления, председателем, ревизионной комиссией.
Буквально следует понимать так: ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ тот, к-й издан в организации для внутреннего пользования или направления в адрес вне организации, исключая адреса членов Товарищества и садоводов-индивидуалов, имеющих договоры о пользовании инфраструктурой с СНТ.

8.1.4 Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером-кассиром Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

Основным документом о требованиях к бухгалтерскому учёту является ФЗ-402 от 06.12.2011 г. "О бухгалтерском учёте".

8.2 Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами, установленными настоящим Уставом; отклонение от правил не допускается.

8.2.1 Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения Товариществом. Не подлежат уничтожению:

приходно-расходные сметы Товарищества;
ведомости (журнал) приёма взносов и платежей;
протоколы общих собраний, заседаний правления, комиссий;
отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;
договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;
сопроводительные документы на имущество Товарищества;
акты уничтожения документов.

Срок 6 лет установлен, исходя из 3-х сроков полномочий 3 составов правления согласно требованиям действующей редакции ФЗ-66 от 15.04.98 г.

8.2.2 Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера-кассира.

8.2.3 Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

номер протокола заседания правления;
наименование, даты регистрации, номера уничтоженных документов;
лица, осуществившие уничтожение документов.

8.2.4 После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием на дату и исходящий номер акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

8.3 Документы членам Товарищества предоставляются согласно правилам, установленным Уставом в целях полной реализации членом Товарищества права на получение информации о деятельности органов управления Товариществом.

Пункт соответствует нормам ст. 27 п. 3 ФЗ-66. В целях устранения из жизни садоводов вечной головной боли по поводу закрытого доступа к документам Товарищества пункт значительно расширен правилами, в соответствии с которыми четко определены права садовода получить документ и обязанности правления по выдаче документа садоводу по его запросу.

8.3.1 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества,заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются членам Товарищества или их представителям для ознакомления без ограничений после подачи письменного заявления в правление Товарищества. По требованию просителя копии заверяются подписью председателя правления и печатью Товарищества.

8.3.2 Если в заявлении о предоставлении копий не указано иное, копии предоставляются на бумажном носителе. При согласии члена Товарищества, копии документов могут быть переданы ему в электронном виде.

8.3.3 Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

8.3.4 Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

8.3.5 Порядок предоставления документов для ознакомления, копий документов для граждан, ведущих индивидуальную садоводческую деятельность в границах Товарищества, аналогичен п. 8.3.1 - 8.3.4.

8.4 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются органу самоуправления Московского района г. Калининграда, местным органам власти, судебным и правоохранительным органам, организациям в соответствии с их запросами в письменной форме.

1. Протоколы общих собраний членов садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения (собраний уполномоченных) подписывают председатель и секретарь такого собрания; данные протоколы заверяются печатью такого объединения и хранятся в его делах постоянно.

2. Протоколы заседаний правления и ревизионной комиссии (ревизора) садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, комиссии такого объединения по контролю за соблюдением законодательства подписывает председатель правления или заместитель председателя правления либо соответственно председатель ревизионной комиссии (ревизор) и председатель комиссии такого объединения по контролю за соблюдением законодательства; данные протоколы заверяются печатью такого объединения и хранятся в его делах постоянно.

3. Членам садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения и гражданам, ведущим садоводство, огородничество или дачное хозяйство в индивидуальном порядке на территории садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, по их требованию должны предоставляться для ознакомления:

1) устав садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, внесенные в устав изменения, свидетельство о регистрации соответствующего объединения;

2) бухгалтерская (финансовая) отчетность объединения, приходно-расходная смета объединения, отчет об исполнении этой сметы;

3) протоколы общих собраний членов садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения (собраний уполномоченных), заседаний правления, ревизионной комиссии (ревизора) объединения, комиссии объединения по контролю за соблюдением законодательства;

4) документы, подтверждающие итоги голосования на общем собрании членов садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, в том числе бюллетени для голосования, доверенности на голосование, а также решения членов объединения при проведении общего собрания в форме заочного голосования;

5) правоустанавливающие документы на имущество общего пользования;

6) иные предусмотренные уставом садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения граждан и решениями общего собрания членов объединения внутренние документы.

(п. 3 в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 337-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Садоводческое, огородническое или дачное некоммерческое объединение обязано предоставить члену объединения, гражданину, ведущему садоводство, огородничество или дачное хозяйство в индивидуальном порядке на территории такого объединения, по их требованию копии документов, указанных в пункте 3 настоящей статьи. Плата, взимаемая объединением за предоставление копий, не может превышать затрат на их изготовление. Предоставление копий документов, указанных в пункте 3 настоящей статьи, органу местного самоуправления, на территории которого находится такое объединение, органам государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации, судебным органам и правоохранительным органам осуществляется в соответствии с их запросами в письменной форме.

8.1 Делопроизводство в Товариществе организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 27 ФЗ-66 от 15.04.1998 г. Основу делопроизводства в Товариществе составляет номенклатура дел, книг, журналов Товарищества, которая является документом постоянного хранения, а также упорядоченный приём, обработка, создание, выдача (пересылка) всех входящих и исходящих документов Товарищества, хранение архива.

o приходно-расходные сметы Товарищества;

o ведомости приёма взносов и платежей;

o протоколы общих собраний, заседаний правления, комиссий;

o отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;

o договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;

o сопроводительные документы на имущество общего пользования;

o акты уничтожения документов.

Срок 6 лет установлен, исходя из 3-х сроков полномочий 3 составов правления согласно требованиям действующей редакции ФЗ-66.

8.2.3 Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

o номер протокола заседания правления;

o наименование, даты регистрации, номера уничтоженных документов;

o лица, осуществившие уничтожение документов.

8.3.1 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются членам Товарищества или их представителям для ознакомления без ограничений после подачи письменного заявления в правление Товарищества. По требованию просителя копии заверяются подписью председателя правления и печатью Товарищества.

8.3.3 Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.