Как исправить ошибку в трудовой книжке? Самые распространённые ошибки в записях трудовой книжки и правила их исправления Опечатка в трудовой книжке как исправить.
Существуют два нормативных акта, регулирующих порядок внесения изменений в , которым обязательно надо следовать. Это Правила, утвержденные (третий раздел), и Инструкция, утвержденная (первый раздел).
Обратите внимание: корректное ведение и изменение записей в документах сотрудников — обязанность работодателя. Поскольку трудовая хранит в себе всю историю о рабочем стаже человека, то на основании сведений из нее государственные органы выносят решение о назначении пенсии. Если книжка ведется некорректно, записи неточные или неправильные, формулировки не соответствуют утвержденным стандартам, то в конечном итоге не исключено, что их будут считать недействительными. Кроме того, если работник или проверяющие органы обнаружат, что кадровик нарушает установленные законом правила, его могут привлечь к ответственности по . Штраф в таком случае может составить от 1000 до 5000 рублей.
Кто вносит исправления и по каким причинам
Вносить информацию, а также исправлять ее, если были допущены ошибки или неточности, могут только уполномоченные работодателем лица. Обычно это сотрудники отдела кадров или один кадровый специалист. Неверные сведения он может обнаружить самостоятельно либо с помощью коллег, в том числе владельца документа.
Обычно исправления делают в той организации, где были допущены ошибки. Но если человек сменил место работы, то на основании документов новые данные должен вписать представитель того работодателя, на которого сейчас работает человек. Бумаги-подтверждения можно запросить у прежнего работодателя либо в архиве.
Неправильное первичное заполнение
Чаще всего при или допускаются ошибки в фамилии, имени, отчестве или в иной персональной информации владельца документа. Пример, как сделать исправление в трудовой книжке (образец 2019) в имени, мы покажем позже. Но все изменения должны вноситься в новый бланк, а испорченный подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (см. пункт 42 Правил). При этом, как гласит пункт 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. Также за счет работодателя должен быть оплачен бланк при его порче не по вине работника.
Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, он также подлежит замене. А сведения надо исправить следующим образом: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером недействительна. После этого ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Далее надо указать сведения с корректными реквизитами вкладыша.
Образец, как сделать исправления в трудовой книжке 2019, если приходится менять вкладыш, выглядит следующим образом:
Образец, как исправить ошибку в трудовой книжке в персональных данных ее владельца
Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).
Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент можно было подтвердить подлинность новой информации.
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, а также печатью организации (пункт 2.3. Инструкции).
Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4. Инструкции).
Образец, как делать исправления в трудовой книжке 2019 на титульном листе
Исправления в разделах о работе и награждениях
В отличие от титульной страницы, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных, признанных недействительными, записей не допускается (пункт 30 Правил, пункт 1.2. Инструкции). Все изменения делаются через и внесение новых и правильных сведений (пункт 30 Правил).
Допустим, нужны исправления в трудовой книжке (образец) — ошибка в дате приема. В этом случае в соответствующем разделе после последней заполненной строки указывается следующий порядковый номер и дата внесения изменения. В третью графу вписывается:
«Запись за номером таким-то недействительна».
После этого пишут правильную формулировку. В четвертую графу вносятся правильные реквизиты приказа или иного документа, оформившего решение работодателя, сведения из которого были внесены некорректно (пункт 1.2. Инструкции).
Вот как выглядит образец исправления в трудовой книжке записи, внесенной ошибочно (2019).
Примерно таким же будет образец исправления записи в трудовой книжке (2019), если по решению суда работника восстановят в должности. В таком случае информация об увольнении признается недействительной, а кадровый специалист должен написать:
«Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе» или «в прежней должности».
Основанием для указания новых данных будет являться решение суда. Его реквизиты необходимо вписать в четвертую графу.
При изменении формулировки причины увольнения пишут:
«Запись за номером таким-то недействительна, уволен на основании... (указывается новая формулировка)».
Если гражданин обнаружит ошибку после увольнения, и при этом он не будет нигде трудоустроен, он может обратиться к бывшему работодателю с заявлением указать правильные сведения. В таком случае кадровик должен сделать следующее:
- в первой имеющейся свободной строке написать наименование организации, чьим представителем он является;
- затем признать записи под определенными номерами недействительными, заполняя все четыре графы по общим правилам;
- ниже указать верную информацию;
- написать должность, указать Ф.И.О. и расписаться, поставить печать.
Отдельно расскажем о ситуации, когда работодатель изменил название. В таком случае в новой пустой строке в третьей графе кадровик должен написать (условно):
«Общество с ограниченной ответственностью «Пион» (ООО «Пион») с 15.02.2019 переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Астра» (ООО «Астра»)».
В четвертой графе следует вписать реквизиты документа, на основании которого произошло изменение, например «Решение общего собрания собственников от 13.02.2019». В первых двух графах ничего не пишут.
Исправить запись в трудовой книжке об увольнении реально, даже если сотрудник уже успел устроиться в другую компанию. Таким образом, если новый работодатель указывает принимаемому сотруднику на выявленные ошибки в оформлении его записи об увольнении с прошлого места работы, это не такая уж большая проблема.
Неверная запись в трудовой книжке об увольнении (неправильно указана дата или иные сведения)
Порядок, по которому необходимо вносить изменения в трудовую, установлен правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках…» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Пункт 30 Правил содержит требование о том, что в разделах книжки, содержащих требования о работе, переводе и последующем увольнении, не допускается зачеркивания внесенных ошибочно записей. По требованиям, содержащимся в данном пункте, внесение любых изменений производится только путем признания записи недействительной.
Пункт 1.2 инструкции по заполнению книжек, утвержденной постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69, содержит подробный порядок внесения любых изменений в трудовую книжку. В частности, если сотруднику кадрового отдела необходимо внести какие-либо изменения в причину, по которой был уволен сотрудник, он должен сделать в трудовой книжке отметку о том, что запись за определенным номером необходимо считать недействительной, и уточнить, по какой причине на самом деле уволен работник.
Данный пункт содержит определенный порядок, по которому запись признается недействительной:
- В первой графе необходимо проставить точный порядковый номер, который следует за номером последней внесенной в трудовую книжку записи.
- Во второй графе сотрудником кадровой службы указывается текущая дата.
- В третьей графе необходимо сделать отметку вида «Запись № __ недействительна».
- В последней графе обязательно указывается номер приказа о внесении изменений.
- Далее вносится исправленная запись с указанием оснований, по которым она проставлена (графы 3, 4).
В пункте 38 Правил описывается, как поступить сотруднику кадрового отдела, если необходимо внести изменения в трудовую книжку, в которой уже нет места для записей. В книжку в таком случае должен быть вшит специальный вкладыш, оформление которого происходит по правилам, установленным разделом 5 постановления № 225.
Исправление даты увольнения в трудовой книжке, образец исправления
Пункт 27 Правил содержит норму, согласно которой исправление даты увольнения может быть произведено не только старым работодателем, но и руководителем новой компании. Чтобы новый руководитель имел право вносить изменения в прошлые записи со старой работы, сотрудник должен написать об этом соответствующее заявление. Оно должно содержать просьбу внести все необходимые исправления в дату увольнения с прошлого места работы в книжку.
Исправленная запись проставляется на основе сведений из официального документа, на основании которого сотрудника уволили, т. е. приказа. Копию данного приказа, заверенную надлежащим образом, можно запросить у предыдущего работодателя. Порядок внесения изменений в дату увольнения аналогичен порядку, изложенному в предыдущем разделе.
Для наглядности предлагаем вам посмотреть, как правильно исправить дату увольнения в трудовой книжке (образец корректирующей записи):
|
Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
Приказ от 06.12.2016 № 211т |
||||
|
Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан») |
|||||
|
Принят на должность юрисконсульта |
Приказ от 09.12.2016 № 23-д |
||||
|
Запись за № 14 недействительна |
|||||
|
Трудовой договор прекращен 07.12.2016 по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
Приказ от 06.12.2016 № 211т |
||||
Совет в заключение статьи: чтобы избежать внесения исправлений новым начальством, нужно удостовериться в правильности записи у предыдущего руководителя еще при увольнении. Это позволит избавиться от необходимости объяснения новому руководству нестыковки сведений, указанных в анкете и трудовой.
Не знаете свои права?
Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности работника. Довольно часто кадровики допускают ошибки при заполнении трудовых книжек, что в дальнейшем может привести к различным трудностям, в т. ч. при оформлении работником пенсии.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, подтверждающим его стаж и характер выполняемой работы (ст. 48 КЗоТ, ст. 62 Закона Украины от 05.11.91 г. № 1788-XII). Она не должна содержать неправильных или неточных записей.
От записей в трудовой книжке зависит право работника на льготы при назначении пенсий, выплаты за выслугу лет, дополнительный ежегодный отпуск (ст. 7 и 8 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР). Поэтому при ее заполнении важно не допускать ошибок.
К примеру, если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то в этом случае очень важно, чтобы запись в трудовой книжке соответствовала наименованию, предусмотренному Списком № 1 или № 2, иначе работник может утратить право на получение льготной пенсии.
Трудовая книжка должна быть оформлена согласно , утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 (далее - Инструкция).
Одним из самых сложных при работе с трудовыми книжками всегда был вопрос об исправлении неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях». Исправленные сведения о приеме, увольнении, переводах на другую постоянную работу, награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать тексту приказа (распоряжения). Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
Ошибки, неправильные, неточные или неполные записи, допущенные при заполнении трудовых книжек, нельзя исправлять, зачеркивать, подделывать, подчищать, заклеивать и замазывать корректирующей жидкостью. Внесение изменений путем зачеркивания имеющейся информации допускается только на титульном листе и странице 33 трудовой книжки.
После заполнения трудовой книжки с особой внимательностью следует проверить правильность записей для выявления возможных ошибок. В случае выявления неверных записей они должны быть в установленном порядке признаны недействительными и изменены путем внесения правильных записей.
Напоминаем, что ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия (п. 4 постановления КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301), который своим приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо, ответственное за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.
За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность, а в предусмотренных законодательством случаях - иную ответственность, в т. ч. административную по ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях.
Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают работники кадровых служб при заполнении трудовых книжек, и порядок их устранения.
|
Типичные ошибки в порядке ведения, учета и хранения трудовых книжек |
Порядок внесения изменений, исправление ошибок |
| 1. Наиболее частой ошибкой при заполнении титульного листа трудовой книжки является неверное написание фамилий, имен, отчеств, числа, года и месяца рождения. Например, фамилия Денисенко записана как Динисенко, отчество Георгиевич как Григорьевич, вместо Марина - Мария, дата рождения по паспорту 8 марта 1987 г., запись внесена как 8 мая 1978 г. | В случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки исправления не допускаются, бланк считается испорченным (аннулированным), списывается по акту формы № П-11 (утверждена приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. № 277) и заполняется новый бланк. |
| 2. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) «на слух». | Работник кадровой службы обязан заполнить фамилию, имя, отчество полностью без сокращений и дату рождения на основании данных паспорта . Согласно пункту 1.4 Инструкции лица, впервые поступающие на работу и не имеющие трудовой книжки, обязаны предъявлять паспорт (свидетельство о рождении). |
| 3. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывают неразборчиво. | В конце титульного листа трудовой книжки ответственные работники кадровых служб должны ставить не свою личную подпись , а писать разборчиво свою фамилию, без сокращений и объединения с инициалами. Об этом указано под чертой для подписи - «разборчиво». |
| 4. У работника не проставлена печать на титульном листе трудовой книжки. Это обнаружено по истечении нескольких лет работы на других предприятиях. | Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впервые заполняется трудовая книжка, или печатью кадровой службы этой организации (п. 2.12 Инструкции). Для исправления ошибки работник должен обратиться на предприятие, которое не проставило печать. Если оно ликвидировано, то изменения может внести правоприемник, а в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации - городские (областные) архивные учреждения (п. 2.8 Инструкции). |
| 5. Печать на титульном листе трудовой книжки закрывает подпись владельца трудовой книжки и лица, заполнившего этот документ. | Печать ставится на месте, установленном на бланке трудовой книжки (М. П.), и не должна закрывать ничьих подписей. |
| 6. После заполнения первой страницы (титульного листа) трудовой книжки и вкладышей к ней не проставляется подпись владельца трудовой книжки. | После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных записей (п. 2.12 Инструкции). |
| 7. Запись об изменении фамилии, сделанная на внутренней стороне обложки, не заверена печатью. | Изменения персональных данных подтверждаются паспортом, свидетельством о браке, о расторжении брака со ссылкой на номер и дату этих документов. Изменения вносятся на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или работника кадровой службы и печатью предприятия или отдела кадров (п. 2.13 Инструкции). |
| 8. При изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки прежняя запись замазана корректором или зачеркнута так, что не читается. | Правилами пункта 2.13 Инструкции установлено, что при изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения прежняя запись зачеркивается одной чертой (при этом должна легко читаться). Сверху, снизу, либо на той же строке записывают новые данные. В ином случае бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению по акту формы № П-11, а работнику должен быть выдан дубликат. |
| 9. Работнику оформили изменение фамилии на титульном листе трудовой книжки, но не внесли эти изменения во вкладыш трудовой книжки. | Если в трудовой книжке есть вкладыш, то изменения на титульном листе трудовой книжки дублируются и на титульном листе вкладыша. |
| 10. В трудовую книжку запись внесена ручкой с зелеными или красными чернилами. | Записи в трудовую книжку вносятся аккуратно шариковой или перьевой ручкой черными, синими или фиолетовыми чернилами (п. 2.4 Инструкции). Записи другими цветными чернилами со временем могут выцвести и стать нечитаемыми , и работнику придется подтверждать справками периоды работы, в которые они были сделаны. |
| 11. При оформлении новой трудовой книжки вместо утраченной или поврежденной не ставятся надписи «Дубликат» или «Выдан дубликат». | Согласно пунктам 5.1 и 5.5 Инструкции в случае утери трудовой книжки оформляется новая с указанием в правом верхнем углу первой (титульной) страницы «Дубликат». В случае повреждения трудовой книжки (обгорела, порвана, испачкана) на первой странице непригодной трудовой книжки делается надпись «Выдан дубликат». При последующем трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявлять дубликат трудовой книжки. |
| 12. При заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» (графа 3) не вносится запись об общем стаже работника в прошлом. | Если работник до трудоустройства на данное предприятие имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки перед первой записью в разделе «Сведения о работе» в графе 3 в первую очередь вносится запись об общем стаже его работы. При этом данные об общем стаже записываются суммарно: «До приема на работу общий трудовой стаж составляет девять лет три месяца двадцать пять дней». Затем на основании предоставленных работником справок или заверенных в установленном порядке копий приказов с предыдущих мест работы вносятся записи о предыдущих периодах работы в порядке, предусмотренном пунктом 5.3 Инструкции. |
| Примечание: Если трудовая книжка была повреждена (утеряна) в период работы на предприятии, которое является для работника первым местом работы, записи в раздел «Сведения о работе» вносятся в обычном порядке на основании приказов данного предприятия. | |
| 13. В трудовой книжке не проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш». Вкладыш не вшивается в трудовую книжку. | Если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов, выдается вкладыш к трудовой книжке. При этом порядковая нумерация записи (графа 1 соответствующего раздела) продолжается во вкладыше. О каждом выданном вкладыше на первой (титульной) странице трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10х25 «Выдан вкладыш», указывается серия и номер вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку и ведется в таком же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 3.1, 3.2 Инструкции). |
| Примечание: Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом в обложку в самом конце. К трудовым книжкам старого образца выдаются вкладыши нового образца. | |
| 14. При приеме на работу в разделе «Сведения о работе» не записывается, в виде заголовка, полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Порой встречаются сокращенные наименования, например: АТП, ТИТ НПКФ, СП К.А.С.Т. ЛТД, Тов. УКМ группа. | Наименование организации может быть проставлено специальным штампом или от руки. При приеме на работу в 3-й графе трудовой книжки сначала в виде заголовка пишется полное наименование организации в соответствии с учредительными документами . Например: «Киевский завод по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники». Ниже, без пропуска строки пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером с соответствующей датой и ссылкой на приказ (п. 2.14 Инструкции). |
| 15. В графе 3 трудовой книжки в заголовке наименования организации допускаются ошибки, например: вместо «Закрытое акционерное общество «Буран» написано «Открытое акционерное общество «Буран». | Если при заполнении трудовой книжки допущена и замечена ошибка в заголовке наименования организации, то строкой ниже ошибочной записи вносится правильная. Пишется: «В наименовании организации допущена ошибка. Запись изменена на «Закрытое акционерное общество «Буран». |
| 16. В графе 3 трудовой книжки обнаружена ошибка в заголовке наименования организации в период работы работника на других предприятиях. | В Инструкции нет ответа, как исправить ошибку, допущенную много лет назад в записи о наименовании организации. У кадровиков сложилась следующая практика решения этого вопроса. Они посылают письменный запрос в организацию, допустившую ошибку. Полученный документ с предыдущего места работы, в котором указано правильное название, хранят в трудовой книжке. |
| 17. В трудовые книжки не вносятся сведения об изменении наименования организации. | 17. Согласно пункту 2.15 Инструкции записи о переименовании организации без указания порядкового номера и даты вносятся в раздел трудовых книжек «Сведения о работе», например: «Общество с ограниченной ответственностью «Солнечный свет» с 25 февраля 2008 г. переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Добрый путь». В графе 4 приводится основание - приказ о переименовании. |
| Примечание : Невнесение в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации может привести к трудностям при оформлении пенсии, поскольку могут потребоваться дополнительные документы (справки с прежнего места работы или архивных учреждений) для подтверждения периодов работы. | |
| 18. Записи об изменении наименования организации, внесенные в трудовую книжку, удостоверяются печатью. | Печать в разделе «Сведения о работе» ставится только при оформлении увольнения из организации после подписи руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 2.4 Инструкции). |
| 19. Неточные или неправильные записи, внесенные в раздел «Сведения о работе», зачеркиваются и исправляются пометкой «Исправленному верить». | Зачеркивание неправильных записей не допускается. Необходимые исправления вносятся согласно пункту 2.10 Инструкции в следующем порядке: в графе 1 записывается следующий порядковый номер; в графе 2 ставится дата внесения записи об исправлении; в графе 3 указывается: «Запись № __ недействительна. Принят на (название должности )»; в графе 4 повторяют дату и номер приказа (распоряжения), запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку (пример 1 ). В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую постоянную работу, восстановлении на предыдущей работе или изменении причин увольнения. |
| Примечание : Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки без внесения в дубликат записи, признанной недействительной (п. 2.10 Инструкции). | |
| 20. При внесении сведений о приеме на работу переписана почти вся информация из приказа. Например: «Принят в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора с месячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию». | Инструкция предусматривает внесение сведений о названии отдела и должности без указания отдельных особенностей и характера работы. Например: «Принят в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора». |
| 21. Приказы о приеме на работу не содержат сведений о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, участок, отдел), а также разряде. | Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. При его оформлении указывается структурное подразделение , должность, разряд, а также другие условия приема на работу. Соответственно, необходимые сведения указываются и в трудовой книжке, например: «Принят столяром четвертого разряда в столярный цех». |
| 22. Наименование должности или профессии, записанное в трудовую книжку, не соответствует Классификатору профессий. Например: «Принята на должность офис-менеджера». | Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносятся в трудовою книжку в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий (п. 2.14 Инструкции). В случае обнаружения несоответствия исправление осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. Например: «Запись № 18 недействительна. Принята на должность секретаря руководителя». |
| Примечание : Исправлению в трудовой книжке записи о наименовании должности или профессии, не соответствующей Классификатору профессий, как правило, предшествует внесение изменений в штатное расписание и соответствующий приказ о приеме на работу. | |
| 23. Наименование должности или профессии в трудовой книжке не соответствует должности, указанной в приказе о приеме на работу. | Все записи в трудовой книжке должны (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции). Неправильная запись исправляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. |
| 24. В раздел «Сведения о работе» вносятся записи: о временном переводе на другую должность (например, на время декретного отпуска или болезни другого работника); о совмещении работником другой профессии (должности) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника. |
Записи о временном переводе работников на другую работу, совмещении ими профессий (должностей) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника в трудовую книжку не вносятся . |
| 25. Запись о приеме на работу заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия. | Печатью заверяются только записи об увольнении после подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 2.4 Инструкции). |
| 26. Название предприятия включается в текст записи о приеме на работу. Например: «Принят водителем первого класса автомашины КАМАЗ в автотранспортное предприятие «Перевозчик». | Название предприятия пишется в графе 3 в виде заголовка , а далее отдельной строкой «Принят водителем первого класса автомашины КАМАЗ» (п. 2.14 Инструкции). |
| 27. При записи в трудовую книжку причины увольнения не делается ссылка на соответствующую статью КЗоТ. | Записи в трудовые книжки о причинах увольнения должны вноситься в точном соответствии с формулировками действующего трудового законодательства и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона. Например: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины», «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ» (п. 2.25 Инструкции). |
| 28. Неверная запись в трудовой книжке обнаружена после оформления увольнения, когда поставлена подпись и печать. | Сначала в трудовой книжке в виде заголовка пишется наименование предприятия. Ставится порядковый номер записи по хронологи (следующий после записи об увольнении), дата и вносится исправление в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. Исправление заверяется подписью работника кадровой службы и печатью. |
| 29. Запись об увольнении заверена печатью другой фирмы. | Эта запись признается недействительной, затем делается правильная запись в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции, и ставится нужная печать. |
| 30. Записи в разделе «Сведения о работе» не нумеруются или нумерация прерывается. Порядковые номера с 1 по 9 пишутся как 01, 02, 03 и т. д. | Зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Сведения о работе обязательно нумеруются. В графе 1 ставят порядковый номер записи (1, 2 и т. д.), в графе 2 указывают дату приема на работу (перевода, увольнения) в соответствии с приказом, например: 04.08.2009 (п. 2.14 Инструкции). |
| 31. В графе 2 трудовой книжки даты приема на работу проставлены римскими цифрами или шестью арабскими цифрами, год написан двумя цифрам. Например, X.V.09 или 02.06.2008. | Записи в графе 2 трудовой книжки выполняются арабскими цифрами, число и месяц - двузначными цифрами, год - четырехзначной цифрой (п. 2.4. Инструкции). Например: работник принят на работу по приказу 1 апреля 2009 г., в графе 2 трудовой книжки записывается 01.04.2009. |
| 32. В графе 2 ошибочно проставленные даты приема на работу (перевода, увольнения) зачеркиваются. | Зачеркивать, подчищать записи с ошибочным указанием даты приема на работу, перевода на другую постоянную работу, увольнения не допускается. Порядок изменения записи о дате приведен в примере 2 . Аналогично исправляются записи с ошибочным указанием реквизитов приказа. |
| 33. Даты записей в трудовых книжках не соответствуют датам, указанным в приказах о приеме, переводе на другую постоянную работу или увольнении. | Записи в трудовых книжках должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции). |
| 34. В графе 4 слово «Приказ» пишется сокращенно «Пр.». | В трудовой книжке лучше не допускать каких-либо сокращений. Название документа, на основании которого внесена запись, пишется полностью («Приказ» вместо «Пр.»). |
| 35. В графе 4 делается запись с нарушением самой формы записи, например: «Приказ № 34 от 14.03.2009». | В графе 4 трудовой книжки указана необходимая последовательность внесения записи (документ, его дата и номер), поэтому следует писать: «Приказ от 14.03.2009 № 34». |
| 36. В разделе «Сведения о работе» кадровики делают пометки на страницах трудовых книжек о стаже работы работников на разных предприятиях. | Подобный «опыт» не соответствует Инструкции. Никакие дополнительные сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в т. ч. для служебного пользования. |
| 37. Между записями в трудовой книжке пропущены строки. | С целью предупреждения возможных нарушений (например, неправомерного дописывания периодов работы, переводов на другую должность и т. п.) пропуск строк между записями в трудовой книжке не допускается. |
| 38. Учебные заведения оформляют трудовые книжки студентам, которые их не имеют, и вносят в них записи о времени учебы на дневном отделении. | Выпускникам учебных заведений, которые не имеют трудовых книжек, этот документ выписывается по месту работы . Отдельной строкой в него вносится запись о времени обучения в высшем учебном заведении со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (п. 2.18 Инструкции). |
| Примечание: Студентам, слушателям курсов, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебные заведения (научные учреждения) вносят записи о времени учебы на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших учебных заведений. Основанием для таких записей являются приказы учебных заведений (научных учреждений) о зачислении на обучение и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов (п. 2.16 Инструкции). | |
| 39. В трудовые книжки лиц, отбывающих наказание в виде исправительных работ без лишения свободы, не вносится запись о том, что данный период не засчитывается в общий и непрерывный стаж работы. | Согласно пункту 2.21 Инструкции время отбывания исправительных работ без лишения свободы не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж, о чем в трудовой книжке делается соответствующая запись, например: «Время работы с 10.05.2006 по 10.05.2008 не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж». |
| Примечание: Указанные записи вносятся в трудовые книжки после окончания фактического срока отбывания наказания, который устанавливается по справкам органов МВД Украины. Основанием для внесения записей в трудовые книжки является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, изданный в соответствии с приговором (постановлением) суда. | |
| 40. В трудовые книжки работников не вовремя вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении. | Записи в трудовые книжки о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу вносятся не позднее недельного срока после издания приказа, а в случае увольнения - в день увольнения (п. 2.4 Инструкции). |
| 41. В графе 3 разделов «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» записи в трудовую книжку вносятся без указания наименования организации, которая поощряет работника. | В графе 3 указанных разделов вначале проставляется в виде заголовка полное наименование организации, затем строчкой ниже вносятся записи о награждениях/ поощрениях. |
| 42. В графе 3 разделов ««Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» допущена ошибка. | Изменение неправильной записи в указанных разделах осуществляется в общем порядке согласно пункту 2.10 Инструкции (пример 3 ). |
| 43. Сведения, внесенные в разделы трудовой книжки «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях», не заверяются печатью предприятия. | Записи о награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на предприятии, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия или отдела кадров (п. 2.4 Инструкции). |
| 44. В раздел «Сведения о поощрениях» вносятся записи о всех премиях, получаемых работником. | В трудовой книжке не отражаются записи о премиях, предусмотренных системой заработной платы или носящих регулярный характер (п. 2.23 Инструкции). |
| 45. Надпись «Сведения о награждениях» («Сведения о поощрениях») зачеркивается. Вместо нее проставляется надпись «Сведения о работе» и записи о работе делаются на страницах, предназначенных для внесения сведений о награждениях и поощрениях. | Внесение записей о работе на страницах, не отведенных для этих целей, Инструкцией не предусмотрено. В случае отсутствия свободного места для внесения сведений о работе выписывается вкладыш к трудовой книжке (п. 3.1 Инструкции). |
| 46. После записи об увольнении не внесена информация о повышении квалификации за последние два года перед увольнением. | После записи об увольнении в трудовые книжки работников трудоспособного возраста вносится запись о повышении квалификации, если работник проходил такое повышении в последние два года перед увольнением (п. 4.1 Инструкции) (пример 4 ). |
| 47. В трудовые книжки работников, имеющих право на пенсию на льготных условиях по Списку № 1 или № 2, не вносятся записи о результатах аттестации рабочих мест. | Согласно пункту 2.14 Инструкции если работник имеет право на пенсию на льготных условиях, в трудовой книжке делается запись на основании приказа, изданного по результатам аттестации рабочих мест. Запись должна отвечать Спискам производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающим право на льготное пенсионное обеспечение (пример 5 ). |
| 48. Сотрудники кадровых служб не знакомят работников с записями, вносимыми в трудовые книжки на основании приказов (распоряжений), под роспись в личной карточке формы № П-2. | Согласно пункту 2.5 Инструкции с каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (раздел IV «Назначение и переводы» типовой формы № П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны Украины от 25.12.2009 г. № 495/656). |
| 49. На небольших предприятиях не ведутся книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. | Лица, ответственные за ведение трудовых книжек, ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. № 277). В ней регистрируются все трудовые книжки работников, принятые при трудоустройстве и выданные при увольнении. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя предприятия и печатью (п. 7.1 Инструкции). |
| 50. Трудовые книжки работников хранятся в столах у физлиц-работодателей. | Согласно пункту 2.20 Инструкции трудовые книжки работников, работающих у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, кухарки, няни, водители), хранятся непосредственно у работников . |
| 51. Физлица-работодатели заполняют первую страницу (титульный лист) трудовой книжки работнику, поступающему на работу впервые. | Физическое лицо-работодатель не вправе заполнять первую страницу трудовой книжки , т. к. документ должен быть оформлен и подписан лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать предприятия (или кадровой службы), на котором впервые заполняется трудовая книжка (п. 2.12 Инструкции). |
| 52. Чистые бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфе у работников кадровых служб. | Согласно пункту 7.2 Инструкции бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. |
Как можно исправить в трудовой книжке ошибку, обнаруженную спустя несколько лет после увольнения?
Согласно пункту 2.6 Инструкции в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе ее исправление выполняется на том предприятии, где была внесена соответствующая запись . При этом сведения о работе должны полностью соответствовать оригиналу приказа (распоряжения), а в случае его утери - другому документу данного предприятия, подтверждающему выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работника, личные карточки, расчетные ведомости и т. д.). Свидетельские показания не являются основанием для исправления внесенных ранее записей (п. 2.9 Инструкции).
Если предприятие, сделавшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, то изменение вносит его правопреемник и заверяет своей печатью, а в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации - областной (городской) архив (п. 2.8 Инструкции).
Инструкция не предусматривает оснований для выдачи трудовой книжки работнику на руки во время его работы на предприятии. Трудовая книжка выдается работнику при увольнении в последний день работы. Поэтому исправление записей на предыдущих местах работы возможно в промежутках между увольнением и приемом на новое место работы, когда трудовая книжка находится у работника на руках (пример 6).
Напомним, что согласно пункту 2.20-1 Инструкции трудовые книжки работников, работающих у физлиц-СПД (без создания юрлица с правом найма) и физлиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг, хранятся непосредственно у работников. Поэтому такие работники имеют право в любое время обратиться с просьбой об исправлении ранее внесенной неверной записи на предыдущее место работы.
|
Пример 1 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 2 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 3 СВЕДЕНИЯ О ПООЩРЕНИЯХ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 4 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 5 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 6 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Кадровик Украины»
Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Оформляется она один раз, при первом трудоустройстве. Далее в нее заносятся данные обо всех рабочих местах, где на протяжении жизни трудился гражданин. Все записи в документе делаются вручную.
Иногда в увольнительных записях неверно указывают причину и статью Трудового кодекса РФ. Ошибку допустить легко, ведь Кодексом предусматриваются четыре статьи (71, 77, 81, 83) и 48 разных формулировок увольнения. Другая распространенная ошибка при формировании увольнительной записи − использование сокращений при упоминании Кодекса и его разделов.
Случается, что какая-либо запись в трудовой вносится неверно или теряет свою актуальность. Такое бывает, если сотрудник, ответственный за оформление документа, ошибся и допустил неточность или же у работника изменились личные данные, например, фамилия. Сведения, не соответствующие реальному положению дел, автоматически делают документ недействительным. Разберем детально, как исправить запись в трудовой книжке, чтобы это не противоречило трудовому законодательству.
Основными документами, регламентирующими ведение трудовых книжек сотрудников, являются Постановления Министерства труда №69 от 10.10.2003 и №225 от 14.04.2003 года.
Порядок действий владельца документа при необходимости корректировки записи в трудовой
Некоторые факты
По нормам законодательства нет специального списка должностей, которые могут вносить, заверять и исправлять записи в ТК. Согласно правилам на такую работу в организации назначают специальным приказом. Если на предприятии нет отдела персонала, вести и корректировать трудовые книжки может либо сам работодатель, либо назначенный его приказом любой специалист: бухгалтер, секретарь, администратор, офис-менеджер и т.п. Если работу предоставляет физическое лицо, то закон не разрешает ему вести и корректировать трудовые книжки.
При обнаружении ошибочной записи в своей трудовой книжке или же при произошедшем изменении личных данных, гражданин должен:
- подать письменное заявление на имя работодателя с просьбой проведения корректировки;
- представить документы, подтверждающие законность сведений, требующих исправления. Это может быть документ из регистрирующих государственных органов (паспорт с новой фамилией, свидетельство о заключении брака или его расторжении и т. д.). Более подробную информацию о корректировке фамилии в трудовой можно прочитать на нашем интернет-ресурсе.
Если гражданин не трудоустроен в момент, когда обнаружил неточность в документе, то он вправе обратиться к работодателю, на которого работал перед увольнением. Внесение изменений производится следующим образом: как заголовок пишется наименование организации, в которой трудился гражданин, далее под очередным порядковым номером вносится корректирующая запись и заверяется подписью ответственного сотрудника и печатью компании.
При обнаружении неверной записи через несколько лет после увольнения работника, исправления должны производиться в той организации, где данные ошибки были допущены. Если же организации уже не существуют, то корректировку должен выполнить правопреемник или вышестоящая организация. При отсутствии всех перечисленных компаний, исправления в трудовую должны внести в региональном архиве.
Об исправлении записей в трудовой книжке рассказывает юрист
Методы корректировки записей в трудовой
Если ошибка была допущена при оформлении новой трудовой, то этот документ уничтожается (списывается по акту), а взамен его оформляется новый. При допущении неточности в действующем документе, ошибку запрещается замазывать, исправлять или подтирать. Рассмотрим варианты исправления в трудовой книжке образца 2019 года, который представлен ниже. Корректировка производится путем внесения новой записи после ошибочной.
Корректировка методом зачеркивания неактуальных сведений допускается лишь на титульной и на 33 странице трудовой книжки. Титульный лист содержит данные о владельце документа: ФИО, дату рождения, образование, специальность. Изменение этой информации, в том числе – исправление даты рождения в трудовой книжке выполняется путем зачеркивания существующих сведений и вписывания новых. На внутренней стороне обложки указываются сведения о документе, на основании которого корректируются записи. Они должны быть заверены подписью ответственного лица и оттиском печати организации.
Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.
В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?
Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:
- Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
- Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».
Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а .
Исправления могут вноситься следующими способами:
- Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
- Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.
Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.
Общие правила
Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.
Запись неверна
Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.
Читайте также: Оформление вкладыша в трудовую книжку
Запись можно признать недействительной двумя способами:
- Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
- В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».
Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.
Все записи нумеруются в хронологическом порядке.
Текст внесен другой организацией
Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:
- Организацией, допустившей ошибку.
- Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.
Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.
Если работник, забирает трудовую книжку для исправления по предыдущему месту работы, выдачу необходимо оформить соответствующим образом (расписка о получении), чтобы при ее утере организация не несла ответственности.
Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения
Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.
Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.
Указаны не те даты
В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.
Читайте также: Что делать, если утеряна трудовая книжка: руководство к действиям
Неправильно внесены реквизиты приказа
Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.
Исправление сведений о награждении
В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).
Замена сведений на титульном листе
В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:
- Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
- На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.
Таким же образом изменяют и дату рождения.
В случае когда происходит замена фамилии в результате брака , в качестве основания все равно ставится паспорт, поскольку данные в трудовую книжку вносятся на основании документа, удостоверяющего личность, а свидетельство о браке в этот перечень не входит.
Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.
Исправление неточностей во вкладыше
Все исправления и внесения изменения во вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.
Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).
Запись недействительна
Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.