Форма акта недостачи при инвентаризации. При обнаружении нехватки товаров при инвентаризации
Акт о расхождении (недостаче товаров) форма ТОРГ-2 заполняется при выявлении несоответствия фактически полученного товара и указанного в документах. Как правильно заполнить бланк формы ТОРГ-2? Предлагаем вашему вниманию заполненный образец акта о расхождении, скачать его вы можете по ссылке в конце статьи. Там же вы сможете скачать и сам бланк формы ТОРГ-2.
Итак, вы организация-получатель товара. При приемке товара вы проверяете его качество, целостность упаковки, внешний вид, товарные свойства и количество получаемых материальных ценностей, сверяете все с прилагаемыми документами. Если при этом вы обнаруживаете какие-нибудь нарушения: недостачу, излишек, пересортицу, ненадлежащее качество товара, то нужно тут же, пока не уехал водитель, всё это документально оформить.
Какие документы нужно составить?
Прежде всего это «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ»: если принимаются товары отечественного производства, то акт форма ТОРГ-2; если импортные - то форма ТОРГ-3.
На основании заполненного акта о расхождении оформляется претензия на товар, все это передается поставщику на рассмотрение. Образец претензии на товар можно посмотреть .
Образец акта о расхождении форма ТОРГ-2
Бланк акта состоит из 4-х листов. На первом листе нужно отразить общую информацию об организации-получателе, указать место разгрузки товара, на основании какого документа принимается товар (например, товарная накладная или товарно-транспортная накладная). Далее прописываются реквизиты организации-поставщика, место загрузки товара. Также прописывается необходимая информация о транспортировке товара, его разгрузке.
На втором и третьем листе отражаются непосредственно выявленные несоответствия: нарушение упаковки, недостача, излишки и прочее.
Последний лист являются заключительным, в нем подводится итог, пишется заключение комиссии, проводившей соответствие фактически полученного и указанного в документах.
Все члены комиссии должны подписать акт.
Документу присваивается номер, указывается дата составления, а на первом листе руководитель организации ставит свою подпись, тем самым утверждая данный документ.
Скачать образец заполнения акта о расхождении / недостачи товара
Ситуация, когда получатель груза, ждавший прибытия товара, наконец-то с радостью получает его, знакома многим. Однако случается так, что такие моменты омрачены различными обстоятельствами.
Например, нехваткой части перевозимого груза, которые должны присутствовать в общем объёме. В таких случаях возникает необходимость правильно составить акт о недостаче груза при перевозке.
От выполнения всех необходимых действий, будет зависеть дальнейшая судьба недопоставленных вещей. В нашей статье мы поведаем об основных и наиболее важных элементах процедуры составления акта.
В этой статье:
Какие нужны документы при недостаче груза при перевозке
Документальная основа всегда является одной из необходимых составляющих. Все обстоятельства должны быть зафиксированы.
Кто знает, какое развитие событий ожидает получателя в дальнейшем? Может быть, транспортная компания признаёт свою вину без лишних вопросов, а может наоборот, будет делать все, чтобы избежать выплат за недостачу товара.
Исходя из таких положений, нужно проявить предельную внимательность и быть готовым к составлению акта, в случае если произошла недостача груза при перевозке.
Документы, которые необходимы для его правильного написания мы перечислили ниже:
- Документы, подтверждающие полномочия лица, выполняющего приёмку груза.
- Документ, имеющий в своём составе перечень (комплектность) перевозимого имущества (как правило, это товарная накладная, спецификация на товар и др.).
- Документ, на основании которого производится перемещение товара (договор доставки, заказ-наряд).
- Документ, подтверждающий право осуществлять перевозку, а также передачу груза (доверенность на водителя или экспедитора, на других лиц уполномоченных осуществлять такие действия).
- В некоторых случаях, в зависимости от специфичности груза, могут потребоваться и другие документы.
Правила составления акта при недостаче груза
Во многих случаях, установлены определённые процедуры, прохождение которых должно осуществляться в соответствии с действующим законодательством о грузоперевозках. В противном случае, документы, появляющиеся в результате таких действий, будут ничтожными.
Процедура написания акта тоже имеет свои обязательные моменты. Поэтому, когда обнаружена недостача груза при перевозке, следует действовать согласно утверждённому алгоритму.
Изначально нужно знать, что должен содержать акт. Среди его пунктов мы выделим наиболее важные, к ним относятся:
- Сведения о времени, дате и месте написания документа
- Ф.И.О. занимаемые должности лиц, производящих процедуру
- Упоминание об основаниях, в связи с которыми потребовалось составление акта
- Конкретное описание недостающего и в каком размере
- Подписи всех участвующих в процедуре лиц
Здесь следует уточнить, что содержание не является единственным требованием. Об остальных неотъемлемых обстоятельствах, мы проинформируем ниже. Читайте статью дальше.
На что ещё обратить внимание
Прежде всего, это временные промежутки, которые нужно соблюдать. Законодатель чётко даёт понять, что составление акта должно произойти в день обнаружения недостачи. Однако в случае невозможности осуществить фиксацию в вышеуказанный срок, это должно произойти в течение следующих суток.
Данная процедура предусматривает и отказ от участия представителей транспортной компании в составлении акта. Тогда, получатель груза вправе осуществить все необходимые действия без участия транспортников. Вместе с тем обязательно следует уведомить их о принятии такого решения.
Кроме всего прочего, законодателем предусмотрен, и отказ перевозчика поставить свои подписи на документе. В этом случае, должны быть изложены основания для отказа.
По завершении составления акта, в товарной накладной делается соответствующая отметка о совершённых действиях.
В случаях, проведения экспертиз, необходимых для установления всевозможных явлений, заключения экспертов прилагаются к акту, который, должен быть написан в количестве экземпляров, соответствующему числу участников, но не менее чем в двух.
Передача акта транспортной компании
Сам акт, со всеми прилагающимися к нему документами, является дополнением к претензии. А претензия перевозчику о недостаче груза, обычно должна быть написана и передана транспортникам в течение шести месяцев.
Претензионный порядок рассмотрения споров, вытекающих из перевозок, установлен законом и является обязательным. Обращение в судебные органы без соблюдения претензионного порядка не допускается.
Также законодательством установлен срок рассмотрения транспортными компаниями претензий, поступающих к ним. Как правило, это тридцатидневный отрезок времени. Если претензионный порядок не принёс ожидаемых плодов, у заинтересованной стороны появляется право на обращение в суд.
Вообще следует подчеркнуть, выяснение кто прав, а кто виноват, при разрешении споров с транспортными компаниями дело довольно хлопотное. Поэтому при возникновении таких ситуаций, лучше воспользоваться опытом грамотных юристов.
Ведь и процесс доказывания, различных обстоятельств, и составления документов, требует профессионализма и юридических знаний.
Итак, обнаружив несоответствие груза, не стоит пускать все на самотёк. Не следует верить транспортной компании на слово. В качестве страховки необходимо составить акт о недостачи груза. Образец вы можете скачать с нашего сайта.
Вместе с тем, нужно помнить, что составляя оговорённый акт, необходимо соблюдать все предписанные законодательством процедуры. Кроме того, необходимо чётко понимать, что сам акт это прилагаемый к претензии документ.
При осуществлении фиксации произошедшего нельзя допускать нарушения сроков, как при составлении акта, так и при подаче претензии, которая в свою очередь, является обязательным условием для разрешения возникшей ситуации.
Не лишним будет и напомнить о том, что помощь арбитражного юриста, при таких раскладах просто необходима. Упущение каких-либо важных моментов, может обернуться серьёзными убытками.
Документы делопроизводства предприятия → Акт о недостаче и(или) пересортице товара
акт №от «»20г. о недостаче и(или) пересортице товара 1. название организации 2. фио уполномоченного ли...
Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара)
акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара ) наименование и реквизиты предприятия: "" 20 г. no...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на порчу, бой, лом товара (материала). Форма № 12
Его уценке (списанию) вследствие материала. (порчи, боя и т.д.) в результате осмотра оказалось: - no. колич. актир уценка сумма прей- +- +-уценки скур.наименование товара ,сортедин.бруттонетто цена сумма новаясумма или материалов, арт...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на передачу товаров, тары и инвентаря при смене буфетчиков
код по окуд 0903115 (предприятие, организация) акт no. на передачу товаров , тары и инвентаря при смене буфетчиков на 20 г. сдающий: принимающий: (должность, фа...
Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт об обнаружении недостачи продукции (товара) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)
акт об обнаружении недостачи продукции (товара ) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона) "" 200 г. место составления...
Договор поставки товаров, продукции → Образец. Акт об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров. Специализированная форма № 2-он
специализированная форма no.2-он +-+ код по окуд 0903002 +-+ "утверждаю" "" 20 г. акт no. от "" 20 г. об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров место составления акта : ...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт инвентаризации товаров отгруженных. Форма № инв-4 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
акт инвентаризации товаров отгруженных nо. +-+ коды +- форма nо. инв-4 по окуд 0309004 +- организация по окпо...
Договор поставки товаров, продукции → Образец. Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара (материала). Форма № 115
организация типовая форма no. 115 предприятие - акт no. об установленном расхождении товара в количестве и качестве при приеме - материала ""20г. место составления...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт инвентаризации материалов и товаров,находящихся в пути (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
Финансовых обязательств, утвержденным приказом министерства финансов российской федерации от 13 июня 1995 г. nо. 49 акт инвентаризации материалов и товаров , находящихся в пути nо. +-+ коды +- форма nо. инв-6 по окуд 0309006 +- о...
Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара) требованиям стандартов либо других документов, удостоверяющих качество при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)
(наименование получателя) (адрес получателя) акт об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара ) требованиям стандарта либо других документов, удос...
Статья 193 ТК РФ гласит, что при нарушении трудовых и должностных обязанностей сотрудник любой организации должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. При разбирательствах письменное фиксирование возникшей недостачи или излишек, а также объяснительная записка помогают донести до руководства позицию работника компании и отстоять его право работать далее в организации.
Образцы объяснительных сотрудника по недостаче или излишкам в результате инвентаризации
По закону работодатель обязан в письменном или устном виде потребовать от своего подчиненного объяснительную. Заметьте, работник не имеет право на отказ, он обязан официально объяснить случившуюся ситуацию в течение 2-х рабочих дней.
Объяснительная записка пишется на имя своего непосредственного начальника, либо генерального директора компании. В какой форме подавать документ, зависит от ваших возможностей. Вы можете набрать текст на компьютере или написать его от руки. Стоит знать, что ваша подпись и расшифровка инициалов пишется всегда от руки.
Важно, чтобы документ был оформлен на официальном бланке организации.
Как правило, объяснительная записка подается вместе с основным документом. В случае недостачи или излишках при инвентаризации, она подается с актом проведенных работ.
- Фактическую. В ней вы должны описать те моменты, которые послужили поводом написания записки. Пример: «22 января в магазине «Огонек» проводилась инвентаризационная проверка. В ходе внимательного изучения, пересчета товара, была выявлена недостача».
- Причинную. В этой части вы должны изложить несколько причин, почему возникла данная недостача или наоборот появились излишки.
Заметьте, что никакой смысловой части с выводами, длинными предложениями быть не должно. Объяснительная передает руководству только данные, факты, а вместе с ними вашу позицию.
Обязательными реквизитами документа является:
- Наименование компании.
- ФИО директора, должность.
- Должность сотрудника, который пишет объяснительную и его инициалы.
- Наименование документа – «Объяснительная записка». Заметьте, после слова «записка» точку не нужно ставить.
- Дата составления и подпись.
Пример объяснительной записки:
После того, как объяснительная подписана, вы должны отнести ее своему непосредственному начальнику. Он обязан поставить на ней дату приема и регистрационный номер. Чтобы начальство вас не подставило и не привлекло к ответственности из-за того, что вы не сдали вовремя документ, предоставьте 2 экземпляра. Один документ с проставленной датой и номером оставьте себе, для подтверждения, а другой отдайте начальнику.
Вот еще один пример правильно оформленной записки:
Акты по недостаче или излишкам при инвентаризации – образцы написания
Существует несколько актов, которые может заполнить работодатель, проводя инвентаризацию.
Во-первых, это акт по форме № ТОРГ-2. Его следует заполнять в том случае, когда при приемке товара или пересчете возникла недостача, либо товар был некачественным. Составив акт, работодатель может уверено заявлять о своих правах продавцу и требовать прислать еще товар, либо возместить ущерб.
Во-вторых, это акт по форме № ТОРГ-3. Такой документ следует оформлять, если существуют расхождения при приемке импортных товаров. Особое внимание уделяют и количеству поступившего товара, и его качеству. Акт должны подписывать не только представители руководства, но и члены независимой комиссии.
Документ состоит из 3 обязательных страниц:
- В 1-ой вписываются данные о сторонах сделки.
- Во 2-ой указываются сведения об отгрузочных документах и фактических поставках.
- В 3-ей сообщаются условия проведения инвентаризационной экспертизы.
Часто выявляются разногласия между фактическим количеством товара и тем, что отражен на счетах бухгалтерского учета. Причем если излишки бухгалтер просто приходует как прочие доходы, то с недостачей нужно разбираться. Недостача при инвентаризации материалов может образоваться по разным причинам. Например, естественная убыль, неправильное оформление документов, просто хищение. Списание таких расходов зависит от причины возникновения. О том, как это сделать и какие документы необходимо оформить, читайте в статье.
Почему появляются недостачи
На предприятии регулярно проводятся плановые или внеплановые ревизии, цель которых – выявление несоответствия фактического наличия товара с тем, что документально подтвержден. Чтобы ревизия дала результаты, ее необходимо проводить с учетом всех требуемых правил и норм, зафиксированных в приказе Минфина № 49 . Если на предприятии обнаружена недостача, необходимо оформить акт, сличительные ведомости, протоколы, собрать объяснительные с и выявить причину. Образец акта вы найдете .
Среди основных причин выявления разногласий, обнаруженных при ревизии, отмечают:
- Недостачи в пределах норм естественной убыли.
- Неправильное ведение складской документации.
- Некомпетентность материально-ответственных лиц.
- Издержки производства.
- Хищение товаров.
От того, какую причину вы укажете при оформлении протокола, будут зависеть ваши дальнейшие действия.
В первом случае убытки списываются на прочие расходы. Причем норма естественной убыли для всех товаров разная, и она утверждена на законодательном уровне. Ведь на предприятии могут портиться не только продукты, но и непродовольственные товары.
Во втором случае необходимо привести в порядок всю документацию и еще раз сверить остатки. Некомпетентность материально-ответственных лиц также может привести к недостаче. Например, неправильно оформленные отчеты, отсутствие контроля при поступлении и отгрузке товара. Если избавиться от недостачи, просто исправив документы не получается, ответственность ложится на виновное лицо. Объяснительная, оформленная ответственным лицом, прикладывается к результатам ревизии.
Расчет недостачи необходимо отразить по закупочной цене. Если сотрудник согласен с результатами, то сумма недостачи может быть удержана из его заработной платы частями и полностью (если сумма незначительная). В противном случае проводится расследование, и документы передаются в суд.
Если выявленная недостача произошла из-за издержек производства, это также следует доказать своевременно составленными актами, которые могут разрабатываться самостоятельно, получая утверждение в учетной политике. Также можно воспользоваться унифицированными формами: ТОРГ-6 , ТОРГ-16 , ТОРГ-20 .
При обнаружении на предприятии хищения товаров необходимо заполнить требуемые формы и передать их на рассмотрение в суд. Если все же не удалось обнаружить виновное лицо, то убытки списываются за счет прочих расходов.
Чтобы доказать вину материально-ответственного лица, необходимо составить все документы грамотно и в полном объеме. Например, отсутствие обычного с подотчетным лицом приведет к тому, что вы не сможете удержать с него недостачу. Поэтому, чтобы фирма не несла лишних потерь, убедитесь, все ли такие договоры подписаны на вашем предприятии.