1с зуп 3 продление командировки.
Конфигурация ЗУП редакции 3.1, разработанная фирмой 1С, имеет исчерпывающий инструментарий для эффективной работы кадрового департамента компании любого масштаба. В этой статье подробнее рассмотрим, как с помощью ЗУП осуществить такую часто встречающуюся операцию, как расчет командировок работников. Согласно законодательству, мы имеем дело с осуществлением сотрудником работы не на постоянном месте, что является ситуацией нестандартной, требующей специальной системы оплаты.
Командировочные в 1С ЗУП 8.3
Для оформления приказа на командировку и расчета соответствующего начисления в ЗУП 3.1 предназначен документ «Командировка», который мы откроем через меню «Кадры/ Все отсутствия сотрудников».*
Рисунок 1.Кадровый учет и расчет командировок в ЗУП
*Также «Командировка» может быть создана из журнала соответствующих документов в разделе «Кадры/Зарплата».
В развернутом перечне выбираем «Создать» и тип документа «Командировка»:
Рисунок 2.Создание командировочных в 1С ЗУП 8.3
Рассматриваемый нами типовой документ разработан для регистрации, расчета и последующей оплаты командировочных. С помощью него можно вывести на печать соответствующие печатные формы:
- Приказ о направлении (Т-9);
- Удостоверение (Т-10);
- Служебное задание (Т-10а);
- Расчет среднего заработка;
- Подробный расчет начислений.
Рисунок 3.Печатные формы документа «Командировка»
Для создания командировок сразу нескольких работников используется соответствующий документ Для его создания в том же разделе «Кадры/Все отсутствия сотрудников», нажав «Создать», выбираем «Командировки группы». После заполнения шапки и табличной части документа сотрудниками, на которых оформляются командировки, на его основании можно автоматически создать «Командировку» непосредственно по каждому сотруднику. Для этого нужно воспользоваться ссылкой «Оформить отсутствия», которая находится внизу документа.
Заполнение документа «Командировка»
Отражение начисления будет зарегистрировано в месяце, указанном в шапке документа. Для вывода в печатные формы используются дата и номер документа. Номер формируется автоматически при записи документа. В начало добавляется префикс организации, затем префикс базы и собственно следующий по порядку номер. Префиксы задаются для удобства различия документов, введенных в разных организациях или базах.
Если префиксы не заданы, то при формировании номера вместо них устанавливаются нули. Для расчета необходимо указать начало и окончание командировки. Этот период включает дни нахождения сотрудника в дороге. Командировочные в 1С ЗУП 8.3 оплачиваются за дни или часы, которые являются рабочими, по установленному сотруднику графику.
При ведении штатного расписания в ЗУП, с помощью проставления соответствующего флажка можно освободить ставку на период отсутствия сотрудника. В этом случае в отчетах по штатному расписанию ставка будет показываться как свободная, а также на эту ставку будет возможен прием другого сотрудника.
Если командировка оформляется сотруднику, который занят в организации по основному месту работы, а также и по совместительству, требуется регистрировать отсутствие по всем рабочим местам работника. Для этого на форме документа присутствует ссылка «Отсутствия по другим местам работы».
Рисунок 4.Освобождение ставки при расчете командировочных в ЗУП 3.1
В случае длительной командировки, можно выбрать разные виды оплаты:
- Оплатить сразу и целиком – оплата будет полностью начислена в текущем документе;
- Производить оплату пребывания в командировке ежемесячно.
Рисунок 5.Оплата длительных командировочных в ЗУП 8.3
Расчет документа производится автоматически. Если автоматический пересчет документов при их редактировании отключен, то для расчета документа следует вручную нажать кнопку со стрелками. Желтый цвет этой кнопки показывает, что документ не пересчитан в соответствии с внесенными в него изменениями. В области результатов расчета показывают краткие итоги расчета этого документа. Эти данные предлагаются только для просмотра.
При необходимости просмотреть или отредактировать детальные записи о начислениях или перерасчете следует использовать закладку «Начислено (подробно)»:
Рисунок 6.Результат начисления командировочных в 1С ЗУП 8.3
Согласно условиям, указанным на закладке «Главное», рассчитывается начисление для оплаты командировки: число оплачиваемых дней или часов командировки умножается на среднедневной или среднечасовой заработок.
Командировка оплачивается по часам для сотрудников с графиком суммированного учета рабочего времени или по дням из среднедневного заработка.
Работа с результатами расчета производится так же, как при «Начислении зарплаты и взносов».
Расчет командировок в ЗУП 3.1 исходя из среднего заработка
Для вычисления среднего заработанного берем последние 12 месяцев. Когда появляется необходимость просмотреть или откорректировать расчет среднего, можно воспользоваться кнопкой «Изменить данные расчета среднего заработка»:
Рисунок 7.Проверка расчета среднего заработка
Для вывода средней зарплаты за период «руками», проставляем необходимые даты, нажимаем «Задать вручную» и «Пересчитать».
Как в 1С ЗУП отразить командировку в выходной день
Сотрудник может находиться и работать в командировке в выходной или праздничный день, что, согласно законодательству, приводит к необходимости дополнительной оплаты. В 1С ЗУП отразить командировку в выходной день, то есть факт работы в такой день и необходимость его оплаты, можно отдельным документом «Работа в выходные и праздничные дни»:
Рисунок 8.Расчет командировок при работе в выходной день
После проведения документа сотрудникам автоматически рассчитывается оплата работы в праздничные и выходные дни в двойном размере по дням или по часам, в зависимости от параметров основного документа начисления заработной платы.
Выплата командировочных
Для выплаты командировочных необходимо создать ведомость на выплату зарплаты. Создать ведомость непосредственно из документа «Командировка» можно посредством кнопки «Выплатить»:
Рисунок 9.Выплата командировок в ЗУП
В случае, когда оплата командировочных будет осуществляться в межрасчетный период, это изначально необходимо указать в документе «Командировка». В ведомости на перечисление выбрать «Выплачивать/ Командировки», и далее – документ основания из списка доступных командировок.
В сегодняшней статье затронем тему оформления командировок в 1С Зарплата и управление персоналом 8.3. Как всегда, мы покажем вам пошаговую инструкцию по работе в программе, а если у вас останутся вопросы о командировках в 1С 8.3, то можете оставлять их в комментариях к статье. Далее мы рассмотрим следующие вопросы:
1. Открываем подраздел “Командировки”
Откройте программу, в разделе “Зарплата” перейдите в “Командировки”.
Важно! Чтобы позиция “Командировки” была активной, вам необходимо в изначальных настройках расчёта ЗП поставить соответственный флажок.
2. Перечень документов
В разделе “Зарплата Командировки” перед вами откроется форма перечня документов.
3. Создание документа
Посмотрите, в программе для создания документа предусмотрены 2 кнопки. По 1-ой кнопке создаётся документ для расчёта оплаты командировки для 1-го сотрудника.
4. Расчет среднего заработка
Вам необходимо указать месяц, в котором будет регистрироваться расчёт. В программе по умолчанию указывается нынешний месяц. Открываем справочник “Сотрудника” и выбираем нужного нам.
Далее вам нужно указать начало и конец командировки. Если у вас в программе ведётся штатное расписание, то вы можете освободить ставку на время отсутствия сотрудника, установив соответствующий флажок. Ср. заработок и начисление за командировку программа рассчитает в автоматическом режиме.
В случае, если командировка заканчивается в след. месяце, программа 1С ЗУП 8 помогает спланировать оплату целиком или за каждый месяц. Если вы выбираете помесячную оплату, то этим документом вы обеспечиваете оплату только за нынешний месяц. Что касается расчёта оплаты за другие месяцы, то он будет осуществляться при начислении ЗП. Далее средний заработок для подобных расчётов будет соответствовать значению, полученному в документе “Командировка”.
5. Как начислить суточные по командировке
Чтобы ознакомиться с подробным расчётом, перейдите на вкладку “Начислено (подробно)”.
6. Особые территориальные условия
Если сотрудник отправляется в особые территориальные условия, то на вкладке “Стаж ПФР” вам необходимо заполнить графу “Территориальные условия”.
7. Печать
Чтобы вывести печатную форму, вам предварительно нужно заполнить вкладку “Дополнительно”. На этой вкладке вам нужно заполнить следующие данные: место командировки, количество дней, основание, цель и финансирование поездки.
8. Как провести командировку
Когда все необходимые данные будут заполнены, проводим документ. Кроме того, на основании данного документа вы можете пустить в печать приказ о командировке, все расчёты, командировочное удостоверение и служебное задание (последние 2 пункта с 2015 года оформлять не обязательно).
9. Совмещение должностей
В случае, если в вашей компании практикуется совмещение должностей (и это указано в программе 1С ЗУП 8), то по документу “Командировка” вы можете создать документ “Совмещение должностей”. Это позволит вам назначит доплату тому сотруднику, который будет исполнять рабочие обязанности того, кто отправился в служебную командировку.
10. Совместительство
Или может быть ситуация, когда работник, который уехал в командировку, имеет совместительство. В документе ставится гиперссылка, которая позволяет оформить его отсутствие.
11. Выплата командировочных
Если вы выбираете выплату в межрасчётный период, то осуществить эту операцию можно по кнопке “Выплатить”. В остальных случаях выплата выполняется вместе с ЗП.
12. Расчет удержаний
Если вы выбираете такой выбор выплаты, то при этом будет производиться расчёт удержаний. Тоже самое будет происходить и при виде выплаты “С авансом”. Чтобы посмотреть подробности расчёта и удержаний, нажмите на “карандаш” в правом углу.
13. Приказ на командировку
По кнопке “Т-9а” мы переходим к формированию приказа на командировку сразу нескольких работников.
14. Создание табеля
Заполнение документа осуществляется по кнопке “Добавить”. При добавлении информации в табличную часть документа в последней колонке “Учёт отсутствий и начислений” данные отобразятся в виде гиперссылки. В указанном примере по 1-му работнику отсутствия учтены. поскольку по нему уже добавлен документ “Командировка”, а по 2-му сотруднику ещё нет. Таким образом получается, что необходимо по каждому командированному работнику оформлять отдельный документ “Командировка”.
15. Оплата выходных дней в командировке
Если командировка приходится на выходной день, и сотрудник при этом работал, тогда необходимо внести информацию в документ “Оплата праздничных и выходных дней”. Рабочие дни, которые работник провёл в командировке, в табеле обозначаются буквой “К”.
На главной вкладке документа “Командировка” вы можете поставить флажок напротив позиции о внутрисменной командировке. Это позволит вам внести информацию о командировке на неполный рабочий день
Командировка на неполный рабочий день (внутрисменная)
В табеле учёта это будет выглядеть так:
Таким образом, вы оформили и рассчитали оплату работника, направленного в командировку, и отразили в программе 1С ЗУП.
Документ «Командировка» в 1С ЗУП 8.3 служит для расчета и начисления оплаты командированным сотрудникам по среднему заработку, а также для правильного отражения рабочего времени. Журнал документов «Командировка» доступен как в разделе «Кадры», так и в разделе «Зарплата».
Чтобы оформить командировку на сотрудника, нажимаем кнопку «Создать». В документ заносим данные: месяц начисления, сотрудника, дату документа, даты начала и окончания командировки, при необходимости ставится флаг освобождения ставки на период отсутствия сотрудника.
После выбора сотрудника и периода командировки программа автоматически, без дополнительных команд рассчитывает средний заработок сотрудника (исходя из имеющихся в 1С ЗУП данных), сумму начисленных командировочных и удержанного НДФЛ. Эти данные отображаются на вкладке «Главное».
В поле «Выплата» нужно путем выбора из выпадающего списка указать, как будут выплачены сотруднику командировочные – с зарплатой, с или в межрасчетный период (то есть отдельной выплатой). Здесь же указывают дату выплаты.
По умолчанию средний заработок рассчитывается за 12 месяцев. Чтобы взять для расчета другой период, необходимо нажать ссылку «Изменить» рядом с полем среднего заработка. Откроется форма «Ввод данных для расчета среднего заработка», в которой следует поставить отметку о расчетном периоде – «Задается вручную», указать нужный период и нажать «Перечитать». Средний заработок будет пересчитан, для сохранения нужно нажать «ОК».
Начисленные командировочные отражены на вкладке «Начислено подробно». Здесь при необходимости можно вручную изменить сумму (в отличие от вкладки «Главное», где сумма недоступна для изменения).
Если сотрудник командирован в один из районов, работа в которых дает право на льготный пенсионный стаж, то следует открыть вкладку «Стаж ПФР» и в поле «Территориальные условия» выбрать нужное значение.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
На вкладке «Дополнительно» указывают информацию о командировке – город и организацию назначения, источник финансирования, основание и цель, количество дней в пути.
Документ «Командировка» проводят обычным образом. В документе предусмотрен вывод на печать приказа о направлении в командировку (форма Т-9), командировочного удостоверения (Т-10), служебного задания (Т-10а), а также расчета среднего заработка и начислений.
Начисление и расчет командировочных в 1С ЗУП
Если мы создадим и заполним документ « » за месяц, то увидим, что командировки в нем отсутствуют. Это происходит потому, что начисление оплаты по среднему заработку (командировочных) в программе выполняет сам документ «Командировка», повторное начисление не требуется.
В оплата командировки отражена:
Выплата командировочных
Если в документе 1С ЗУП «Командировка» на вкладке «Главное» была выбрана выплата «С зарплатой» или «С авансом», то при создании и автоматическом заполнении общей ведомости на зарплату или аванс программа включит в нее и командировочные.
Если была выбрана выплата «В межрасчетный период», ее тоже можно оформить автоматически. Это можно сделать двумя способами.
1) В документе «Командировка» нажать кнопку «Выплатить»:
Откроется заполненная форма «Выплата начисленной зарплаты», содержащая данные о выплате командировочных. В ней указан документ выплаты – ведомость в кассу или в банк, в зависимости от существующих настроек по организации и по конкретному сотруднику. По кнопке «Изменить» можно при необходимости отредактировать ведомость.
По кнопке «Провести и закрыть» ведомость будет проведена.
2) Другой способ отражения выплаты командировочных в межрасчетный период – создать новую , в поле «Выплачивать» выбрать «Командировки», по ссылке указать один или несколько документов-оснований – «Командировка». Суммы выплат будут заполнены автоматически. Затем оформить выплату как обычно.
Оформление командировки на группу сотрудников
Для того чтобы в 1С ЗУП 8.3 «отправить» в одну командировку несколько человек, следует в журнале командировок нажать «Создать Т-9а»:
Будет создан документ «Командировка группы», в который нужно занести строки и указать в каждой из них сотрудника, период командировки и время в пути, место назначения, цель, источник финансирования:
Во многих организациях бухгалтерам приходится выполнять расчет заработной платы сотрудникам, находившимся в командировках. В этом вопросе есть ряд тонкостей, которые могут вызвать затруднения. Например, если командировка пришлась на праздничный или выходной день. « » редакция 3.0 позволяет правильно оформить и учесть подобные нюансы. Главное – понять принцип начислений и освоить алгоритм действий.
Для расчета оплаты служебных командировок предусмотрен пункт «Командировки» в разделе «Зарплата»:
Чтобы воспользоваться этим пунктом, необходимо настроить начисления и удержания. Для этого на закладке «Учет отсутствий» напротив причин «Командировки» (при отсутствии в течение полного дня или нескольких дней) и «В том числе внутрисменная» (при отсутствии в течение неполного рабочего дня) ставятся галочки.
При установке всех настроек пункт «Командировки» активируется и можно выполнять начисление. В открывшейся форме отражается перечень документов:
Можно заметить, что присутствуют две кнопки с функцией создания. Если требуется начислить оплату одному сотруднику, то используется кнопка «Создать» в левой верхней части формы.
По умолчанию в поле «Месяц» отражается текущий месяц. При необходимости его можно заменить на месяц, в котором будут производиться расчеты. В поле «Сотрудник» вносим командированного из справочника «Сотрудники».
Затем заполняются даты начала и окончания расчетного периода (командировки). Если требуется освободить ставку в период отсутствия сотрудника, выставляется галочка напротив соответствующего пункта формы. Расчет среднего заработка и начисление происходит автоматически на основе данных за предыдущий период.
Для командировок, которые захватывают несколько месяцев, можно установить способ выплат: за весь период полностью или ежемесячно. Во втором случае расчет производится за те дни, которые выпали в текущем месяце. Оплата остальных дней войдет в расчет за месяц (месяцы), в течение которых сотрудник находился в командировке.
Детализация расчета с указанием числа рабочих дней, среднего заработка и общей суммы начислений приведена на закладке «Начислено (подробно)»
Если командировка предполагает работу в особых территориальных условиях, то необходимо проверить актуальность данных об этом на закладке «Стаж ПФР»:
Закладка «Дополнительно» служит для заполнения печатной формы. Сюда заносятся сведения о месте назначения и цели поездки, времени, затраченном на дорогу, источнике финансирования и основании:
Заполненный документ проводится. Через кнопку «Печать» можно предоставить сотруднику бумажные экземпляры необходимых документов:
Если командировка попадает на выходной или праздничный день, и сотрудник при этом работает, то необходимо учесть это при начислениях документом «Оплата праздничных и выходных дней».
Начисления командировочных при работе по совместительству
Зачастую сотрудники организаций совмещают несколько должностей или в период отсутствия для выполнения их работы привлекаются другие работники. В первом случае необходимо зафиксировать отсутствие совместителя. Это делается через ссылку, которая отражается на главной закладке формы при выборе данного сотрудника из справочника:
Начисление оплаты труда при временном выполнении обязанностей командированного сотрудника вводится на основании заполненного документа «Командировки».
Выплата командировочных отдельно от заработной платы
Если выплата командировочных выполняется отдельно от зарплаты или авансом, то в верхней части формы активна кнопка «Выплатить». В этом случае удержания рассчитываются от суммы выплаты:
Для выдачи аванса средний заработок и удержания рассчитываются аналогично:
Оформление командировки нескольким сотрудникам одновременно
Если требуется оформить командировку нескольким сотрудникам одновременно, то в первой форме выбирается кнопка «Создать Т-9а».
Создается документ следующего вида:
Сотрудники вносятся в табличную часть формы кнопкой «Добавить» из справочника «Сотрудники». По каждому сотруднику отдельно создается документ «Учет отсутствий и начислений». Для его оформления требуется открыть форму по ссылке из последнего столбца.
Отражение командировок в табеле учета рабочего времени
Если сотрудник находился в командировке полный день или несколько дней, то в табеле учета рабочего времени этот день отмечается литерой «К».
Если командировка занимала несколько часов в течение рабочего дня, то данный период указывается в соответствующих полях.
Одни из клиентов, которых я веду по зарплате, обратили внимание на тот момент, что в программе отсутствует возможность удобно делить командировки на аванс и конечный расчет. Как всегда все началось с угроз, что "моя" программа не работает. Начали пугать всякими статьями:
ТК РФ. Статья 236. Материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику
(в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 272-ФЗ)
КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ
Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
Потом, когда все успокоились, решили, что все не так уж и смертельно. В общем и целом ЗУП дает рассчитать командировку на период и разделить выплаты на аванс и расчет отдельно, однако руками. Трудность предприятия заключалась в том, что на нем ведется табельный учет, вводятся табеля как за первую половину месяца, так и за целый при окончании. Соответственно порядок ввода документов, иногда страдал. То есть кадровик мог не успеть вовремя ввести командировку, а расчетчик не мог постоянно мониторить сам процесс. Неприятность происходила, когда был введен табель за первую половину месяца и после выполнялся расчет командировки, которая пересекала середину месяца. Да, забыл сказать, самое главное - зарплата на предприятии считается 2 раза. В этом случае при расчете командировке, которая переходит граничный период (середину месяца) - 15 число, программа напрочь отказывалась считать оставшиеся дни командировки. Выглядело это примерно так:
То есть тогда когда введен табель, командировка обрезалась 15 числом.
Поэтому, было создана данная доработка, оформленная в виде расширения. В чем суть, в документе так и остается расчет за период с "Дата начала" до 15 числа месяца периода регистрации. При проведении оставшийся период падает в плановые начисления сотрудника. Относиться это к месяцу периода регистрации. Также на форму выводится уведомление о том что командировка попала в так называемый "переходящий период" и нужно учесть, что аванс и конечный расчет по командировке будут начислены отдельно. В конечном итоге выглядит это так:
И в конце месяца начисление происходит в документе "Начисление зарплаты и взносов".
В результате данная проблема решена. Как итог хочу отметить, что далеко не у всех предприятий возникнет такая проблема, так как табель сам по себе зло, а пятидневка +табель = ????. Но тем не менее такое может произойти. Для таких случаев - скачиваем и пользуемся=)