Штатное расписание управляющей компании ЖКХ или ТСЖ: кто утверждает, структура и примеры. Кто имеет право утверждать штатное расписание ТСЖ? Составление штатного расписания тсж образец

Галина Иванова из gkh-topograph.narod.ru
Штатное расписание ЖСК (ТСЖ)

(проект)
Утверждено на общем собрании
ЖСК

_____________________________________

"___"____________200__г.

Штатное расписание
ЖСК на 200__ год

Утверждаю
штат в количестве _____ единиц с месячным фондом
заработной платы __ рублей
Председатель правления ЖСК
_______________(ФИО) _________________ (подпись)

Наименование подразделений и должностей

Число штатных единиц

Месячный должностной оклад, руб.

Персональная надбавка, руб.

Итого зарплата, руб.

Номер и дата приказа

1. Правление ЖСК
Председатель правления
1
№ _ от __.__.__

1
№ _ от __.__.__

Заместитель председателя правления
1
№ _ от __.__.__

Заместитель председателя правления
1
№ _ _ от __.__.__

Итого
5
2. Бухгалтерия ЖСК
Главный бухгалтер
1
№ _ от __.__.
Итог
1
3. Ревизионная комиссия ЖСК
Председатель ревизионной комиссии
1
№ _ от __.__.__

Член ревизионной комиссии
1
№ _ от __.__.__

Член ревизионной комиссии
1
№ _ от __.__.__
Итого
3
Всего по ЖСК
8
В расчете на 1 работника

Как составлять штатное расписание ЖСК

Штатное расписание ЖСК - это локальный акт ЖСК, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде зарплаты. Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 _. Расписание составляется на основе этой формы, но в зависимости от своих потребностей ЖСК может вносить туда необходимые изменения.
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=47274

Штатное расписание ЖСК - обезличенный документ. В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в ЖСК и оклады по ним. Сотрудники назначаются на должности приказами председателя правления ЖСК уже после утверждения расписания на общем собрании жильцов дома.

Штатное расписание ЖСК утверждается на общем собрании членов ЖСК и утверждается председателем правления ЖСК. После этого штатное расписание ЖСК вступает в силу.

Для упорядочения и определения обязанностей жильцов дома по занимаемым ими должностям, целесообразно составить штатные расстановки. Для штатной расстановки можно использовать форму штатного расписания № Т-3, включив в нее графу «Фамилия и инициалы».

Если ЖСК небольшой, можно ли не составлять штатное расписание?

Трудовое законодательство не требует обязательного наличия штатного расписания в ЖСК. Но штатное расписание позволяет упорядочить и лучше организовать работу по управлению ЖСК, помогают определиться с необходимым количеством сотрудников, необходимых ЖСК, денежными суммами на их содержание, и со структурой управления ЖСК.

Можно ли предусматривать в штатном расписании ЖСК вакансии?

Даже можно, если это не противоречит Уставу ЖСК. Нельзя принимать на основную работу новых сотрудников, если в штатном ЖСК расписании нет вакантных должностей.

Как вносить изменения в штатное расписание ЖСК?

Изменение штатного расписания ЖСК можно делать в любое время, когда в этом есть необходимость. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания, например сокращение численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 73 ТК РФ) и т. п. Но любые изменения в штатном расписании ЖСК должны утверждаться на общем собрании членов ЖСК, если иное не противоречит Уставу ЖСК и иным документам, принятым на общих собраниях членов ЖСК.
Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение определенных сторонами условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении наименования должности (ст. 72 ТК РФ).

Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе правления ЖСК по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласен работать в изменившихся условиях, нужно направить ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья, а при отсутствии такой работы - предложить вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник отказывается от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформить увольнение по пункту 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).
В завершение процедуры председатель правления ЖСК издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. К этому приказу прилагается штатное расписание с внесенными изменениями. С приказом необходимо под расписку ознакомить сотрудников, которых коснулись изменения.
Если в трудовых договорах оклад установлен согласно штатному расписанию, как знакомить с ним сотрудников?

Идеальный вариант - прикладывать к каждому трудовому договору копию штатного расписания или выписку из него. В качестве другого варианта можно предложить прикладывать к штатному расписанию лист ознакомления с ним, где сотрудники будут ставить свои подписи и даты ознакомления. Но лучше указывать конкретную заработную плату каждого сотрудника прямо в его трудовом договоре. Так и сотрудники не будут знать, сколько получают их коллеги, и требования закона будут выполнены (ст. 57 ТК РФ).
Для справки

По заключению Минюста РФ от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД настоящий приказ не нуждается в государственной регистрации.

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров: N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", N Т-3 "Штатное расписание", N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", N Т-7 "График отпусков", N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)", N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", N Т-11a "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда: N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", N Т-13 "Табель учета рабочего времени", N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-53 "Платежная ведомость", N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей", N Т-54 "Лицевой счет", N Т-54а "Лицевой счет (свт)", N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п.1.1. настоящего постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п.1.2. - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных в п.1 настоящего постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Председатель Госкомстата России В.Л.Соколин

Вопрос относительно работы в той или иной фирме, а также эксплуатацией здания, офиса или его структурного подразделения можно путем утверждения штатного расписания. Обязанностью по оформлению акта занимается председатель ТСЖ или другие вышестоящие должности.

Утверждает документ руководитель. В некоторых случаях для этого нужно предоставить решение собрания жильцов. Разберемся подробнее с этим вопросом.

Что это и для чего нужно

Штатное расписание – это внутренний локальный акт, который применяется в ТСЖ, ЖСК или же в управляющей компании.

Законом не закреплено обязательное его создание, например, в товариществе собственников жилья. Во всех же остальных жилищных структурах он должен быть. Это акт, утверждающий кадровый штат работников. С помощью него можно наглядно видеть, кто работает в фирме, на какой должности, какую заработную плату получает и иные наиболее важные аспекты.

В ТСЖ, где количество собственников небольшое, этот документ, как правило, не имеет места быть. Во всех же иных ситуациях его составление является необходимым. Только так собственники могут наглядно видеть, на что расходуются их взносы. С помощью данного документа можно также определить, кто ответственный за то или иное ресурсное обеспечение, на кого в случае непредвиденных ситуаций можно подавать жалобу. Штатное расписание составляется и утверждается по правилам, предусмотренным в уставе организации. Более подробно данный вопрос будет раскрыт и рассмотрен ниже.

Форма и содержание штатного расписания жилищной управляющей компании

Для управляющей компании этот документ является обязательным. Он должен соответствовать правилам, которые имеются внутри самой фирмы, а также правилам, предусмотренным российским трудовым законодательством.

Для расчета работников и сотрудников предприятия создается специальный акт, который обязательно должен включать в себя следующие элементы:

Название управляющей компании, ее полное фирменное наименование и юридический адрес.
Перечень сотрудников, там работающих.
Их занимаемые должности.
Оклад.
Перечень работ, ими выполняемых.
Дата составления акта и подпись должностного лица, имеющего право на его утверждение.

Стоит отметить, что этот документ не является статичным. Он постоянно изменяется. Связано это с тем, что в организацию могут вводиться новые должности, некоторые из должностей могут ликвидироваться, какие то граждане подлежат зачислению в штат, а другие, наоборот, увольнению из него.

В штатном расписании некоторых фирм иногда отражается, какие лица находятся в рабочем состоянии, а какие убыли в отпуск по различным основаниям, в том числе в виду болезни, беременности и др.

Можно ли без него

Как уже отмечалось ранее, штатное расписание не является обязательным документом организации. Например, в ТСЖ можно и вовсе обойтись без него. Иное дело обстоит с коммерческими фирмами, осуществляющими того или иного рода предпринимательскую деятельность. Сюда относятся управляющие компании, ЖЭУ, ТЭКи и др. В них такое расписание должно быть.

Связано это с тем, что такая компания, как непосредственный работодатель, обязана перечислять взносы в различные государственные фонды. Для того чтобы органы государственной власти могли контролировать поток финансовых вливаний, необходимо иметь штатное расписание. Чаще всего его проверяют именно налоговые органы.

Исходя из вышеизложенного, можно сказать о том, что для такого некоммерческого товарищества, как ТСЖ, расписание штата в качестве обязательного документа не признается. Для коммерческих же работодателей этот акт обязательно должен быть в числе внутренних локальных документов.

Кто составляет документ

Как правило, составлением данного акта занимается отдел кадров фирмы, так как именно в его подчинении имеется вся необходимая информация о том, кто и когда был зачислен в штат, кто из него выбыл, кто ушел в отпуск и др.

В иных организациях, например, в ТСЖ, составлением этого акта занимается правление или иные структурные органы ТСЖ. Как правило, штатное расписание в нем имеет более узкий формат, так как в товарищество практически не нанимаются сторонние работники.

На какой период утверждается

На законодательном уровне нет четкого закрепления относительно срока действия данного документа. Нужно еще и отметить, что он создается в форм Т-3. Там, вверху бланка существует графа, где и можно выбрать срок действия штатного расписания. Как правило, нет смысла указывать срок, менее одного квартала.

Для ТСЖ, например, актуально составлять акт как минимум на пол года. Все зависит от структуры эксплуатирующей организации. В той ситуации, когда срок такого документа определен не был, он считается недействительным и реализации в рамках фирмы не подлежит.

Кто утверждает штатное расписание в ТСЖ – правление или общее собрание

Правом на утверждение важнейших документов в товариществе собственников жилья обладает правление ТСЖ. Никакой другой орган таким кругом полномочий не обладает. Однако в этом вопросе есть некоторый нюанс. Перед утверждением документа обязательно должно быть проведено общее собрание, на котором гражданам презентуется проект штатного расписания, происходит дача ответов на задаваемые собственниками вопросы.

Только после этого может происходить утверждение. Решение принимается путем проведения, как правило, очно-заочного голосования. В той ситуации, когда не был достигнут кворум или же не набралось достаточное количество голосов, документ утвержден быть не может. Происходит его детальная переработка и только после этого он вновь выносится на голосование.

Где записывается график работ

Как отмечалось выше, штатное расписание утверждается в форме Т-3. В ней нет колонки относительно графика работ. Он так же утверждается путем проведения общего собрания и закрепляется отдельным локальным актом, входящим в перечень общих документов товарищества собственников жилья.

В некоторых ситуациях он прикрепляется непосредственно к расписанию. При необходимости внесения изменений в график работ разрабатывается его новый проект и вновь проходит общее собрание. Наиболее часто применяется заочная форма голосования, так как никаких обсуждений по этому вопросу не возникает.

Штатное расписание управляющей компании ЖКХ: образец и пример

Оно состоит из нескольких граф, куда включается:

ФИО работника.
Занимаемая им должность.
Его должностной оклад и возможные способы премирования.
Утверждается количество работающих в фирме людей именно на этой должности.
Отдельной графой указываются примечания, куда работодатель по своей инициативе может вносить ту или иную информацию.

В конце документа обязательно должна стоять подпись лица, его утвердившего. для скачивания. ⇐

Пример штатное расписание водоканала

Для водоканала действуют те же правила составления расписаний для штата, что и для любой другой фирмы. Единственной особенностью может стать то, какие именно должности там утверждаются. Как правило, это правящая верхушка, инженеры, слесари и др.

Обязательно нужно отметить сведения об окладе работников, об их количестве в организации, а так же информацию об их должностном окладе, тарифных ставках и возможных системах осуществления премирования, например, за выполнение плана. График работ в этом документе не указывается. Его можно отразить путем издания отдельного акта, который в последующем будет прикреплен к штатному расписанию.

Пример подобного штатного расписания можно . ⇐

Как вносить изменения

Порядок внесения изменений в данный документ регулируется внутренними локальными актами каждой конкретной организации.

Как правило, это происходит путем издания отдельных актов, выпускаемых в форме приказов. Именно в них отражается какую должность нужно ликвидировать, какую внести, какое число единиц прибавить или убрать. В той ситуации, когда штатное расписание требует значительных изменений, то в этом случае отдельные приказы не издаются. Происходит полный его перевыпуск, порядок утверждения нового документа также происходит с помощью проведения общего собрания собственников многоквартирного дома.

Таким образом, утверждение документа происходит в порядке и по правилам, закрепленными российским законодательством и внутренними локальными актами.

Для ведения полноценного делопроизводства, товарищество обязано иметь в наличии многочисленные номенклатурные и нормативные акты и справки, законодательные положения федерального и регионального уровней, а также пакеты документов на само здание и на проживающих в нём лиц, оплачивающих коммунальные услуги и несущих ответственность за содержание многоэтажного дома.

Большинство документов компонуются в «дела», располагаясь в соответствующих папках.

Каждое дело не должно содержать более 250 документов. Далее заводится новая папка, в которой может быть вмещено такое же количество документов.

Вся документация классифицирована и находится в ведении уполномоченных лиц.

Учредительные бумаги

Основой делопроизводства является пакет учредительной документации, определяющей правовой статус ТСЖ:

Устав Товарищества.
Протокол общего собрания жильцов о создании ТСЖ.
Протокол счетной комиссии подсчета голосов на собрании собственников помещений в многоквартирном доме о создании ТСЖ.
Решение собственников жилья, принятое на общем собрании жильцов о создании ТСЖ.
Свидетельство ТСЖ о государственной регистрации.
Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
Свидетельства об учёте во внебюджетных фондах.

Важно! Учредительная документация хранится у председателя правления и предоставляется для различного рода инспекторских проверок. Председатель обязан по требованию проверяющих лиц, представить каждый из перечисленных документов.

Бухгалтерский учет

Кроме учредительной документации, важную роль играют бухгалтерские документы. На эти документы опирается вся финансовая деятельность ТСЖ , в их адрес проводятся не менее многочисленные проверки, чем в адрес учредительных.

Учредительная документация требует надлежащего хранения после возникновения правовой основы, с ней связано само существование Товарищества. Бухгалтерская документация ограничивается текущими делами, она не опирается на законодательные основы для существования ТСЖ, но без неё, либо при не надлежащем её ведении, деятельность ТСЖ теряет смысл.

Эту документацию ведут бухгалтер и главный бухгалтер, управляя движением текущей деятельности через процессы:

оформление и передачу средств;
расчёты и отчёты, хранящиеся в ТСЖ и представляемые для проверок;
принятые решения о целесообразности трат.

Справка! Все решения главный бухгалтер принимает руководствуясь развитием экономической рентабельности ТСЖ, при непосредственном участии председателя. Он готовит отчёты за установленные периоды, а также обязан представить отчёт по требованию за любые транзакции, проводимые в пределах финансирования и рефинансирования.

Сопроводительные документы

Кроме бухгалтерских и учредительных документов, в правлении ТСЖ должны храниться:

Все имеющиеся документы на здание — акты приёмки, вся техническая документация, требуемые свидетельства.
Документы на землю, прилегающую к дому территории. К ним относятся договора аренды или свидетельства о праве собственности.
Договор о предоставлении услуг, заключённый с каждым из членов товарищества.
Штатное расписание должностей ТСЖ.
Лицевые счета членов ТСЖ.

Правление должно иметь в наличии списки жильцов дома и вести учёт отдельно о входящих в члены ТСЖ.

Документы должны храниться надлежащим образом, в установленном месте, недоступном для открытого доступа. Бухгалтерскую документацию, ведёт бухгалтерия и параллельно несёт ответственность председатель.

Кроме учредительных документов ТСЖ, которую ведёт председатель, он обязан вести и хранить надлежащим образом распорядительную и нормативно-справочную документацию. Часть ответственности он вправе передать назначенному приказом уполномоченному лицу, ответственному за хранение и ведение определённых видов документов.

Журналы, что ведутся в ТСЖ, должны быть:

переплетены;
прошнурованы;
пронумерованы;
опечатаны;
подписаны.

Обратите внимание! Подшивать документы допустимо только после их исполнения и внесения отметки об исполнении.

Квитанции

В функции ТСЖ входит заполнение, выдача и сбор платёжных документов жильцам многоэтажного дома.

Одним из наиболее распространённых документов этого плана является квитанция об оплате. Она является основанием для предоставления выплат, а также подтверждением того, что выплаты были осуществлены.

Чаще всего, ТСЖ занимается оформлением таких квитанций:

Для осуществления выплат обычно используют типовые бланки квитанций. Ведением этой документации, как правило, занимается бухгалтер ТСЖ. Квитанция как документ не имеет самостоятельной юридической силы и должна опираться на предварительно составленный договор, являясь формой оплаты услуг, представленных договором, по соглашению сторон.

Внимание! Прежде чем требовать оплату коммунальных услуг, ТСЖ обязано заключить договор о предоставлении этих услуг. То же касается целевых взносов, которые обычно осуществляются на основании заключения договора подряда (субподряда).

Взнос при вступлении должен прописываться в уставе, а оплата услуг – осуществляться на основании соответствующего договора о предоставлении услуг.

Какие справки выдаются по запросу жильцов?

Справки – один из рутинных, но крайне важных видов работ, которым занимается специальный штатный сотрудник – делопроизводитель или паспортист. При отсутствии такового, полномочия делегируются выбранному председателем лицу, оформленному протоколом.

В правлении ТСЖ выдаются справки следующих видов:

О составе семьи.
О проживающих и зарегистрированны в квартире жильцах по форме 9.

Справки о составе семьи готовятся и выдаются обычно сразу же, по требованию жильцов. Их предоставляют в детские сады, школы и другие организации социальной защиты.

Справки второго типа обычно готовят в течение трёх дней после запроса. В них используют расширенный поиск сведений, отражают историю жильцов квартиры, которые остались не снятыми с учёта по тем или иным причинам. Их принято называть «архивными» справками.

Они требуются при предоставлении сведений в регистрационную палату для оформления имущественных сделок или для участия квартиры в качестве объекта залоговой стоимости в банк или другую кредитную организацию.

Справка! Все справки выдаются в ТСЖ на основании записей в поквартирной книге.

Оформление доверенности

Каждый из сотрудников ТСЖ, а также лица, заключившие договор подряда или договор о предоставлении услуг, вправе действовать от имени правления ТСЖ, решая вверенные товариществом вопросы и задачи. Для ситуаций, в которых представитель будет действовать от имени ТСЖ, потребуется доверенность.

Она оформляется в сторону лица по общим правилам, изложенным в Гражданском Кодексе РФ. В ней требуется изложить суть задачи, которую решает доверенное лицо от имени товарищества, а также внести его личные паспортные данные.

Доверенность не имеет самостоятельной юридической силы и действительна только при одновременном предоставлении паспорта. Она удостоверяется подписью председателя ТСЖ и печатью правления. В некоторых случаях используют нотариально удостоверенную доверенность.

После получения документа, доверенное лицо вправе осуществлять от имени ТСЖ такие действия:

Эти и другие действия проводятся от имени членов правления товарищества и в пользу товарищества.

Штатное расписание

Чтобы в ТСЖ полноценно функционировали должности сотрудников, на общем собрании должен быть решён вопрос о количестве таковых, а также – о функциональных обязанностях, которые требуется исполнять.

Справка! Штатное расписание – это локальный акт, который полностью моделирует штатную ситуацию автономно, не опираясь на внешние положения.

При составлении штатного расписания даётся ссылка на решение собрания и перечень, утверждённых собранием, штатных единиц. Расписание оформляется в виде таблицы с такими обязательными графами:

наименование подразделения и должностного лица;
число штатных единиц;
должностной оклад;
предусматриваемые надбавки, условия их начислений и выплат;
общая сумма выплат;
номер и дата приказа.

Каждая должность должна быть утверждена штатным расписанием, с которым не должно быть расхождений также в бухгалтерской документации.

Заключение

Делопроизводство ТСЖ должно опираться на номенклатурные акты, в которых даны основные правила составления и хранения документов. Любая оплошность может привести к серьёзной ответственности перед членами ТСЖ и органами государственного надзора.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Этот документ наглядно показывает , какое количество рабочих, ИТР и должно обеспечивать жизнедеятельность объектов жилой недвижимости, а также нежилых помещений, здесь же расположенных.

Когда есть свод по кадрам, то точно знают, какие суммы нужны для оплаты услуг, а также видят структуру обслуживающего аппарата.

При наличии такого документа легче контролировать расходование денежных средств, которые выделяются жильцами и порядок работы.

Имея бумагу, проще проанализировать профессиональный состав, а при необходимости перераспределить обязанности и высвободить штатную единицу или, наоборот, добавить, отрегулировав документ и согласовав изменения.

Можно ли не составлять?

Трудовой и Жилищный кодексы не дают прямых указаний к обязательному составлению такого документа для товарищества. Общество это небольшое , в принципе, можно работать и без такого документа.

Однако наличие сводки с должностями и окладами снимает почти все вопросы налоговой и трудовой инспекций, членов товарищества, а еще облегчают .

У проверяющих тоже больше доверия к тому сообществу владельцев недвижимости, у которого бухгалтерские и кадровые бумаги в порядке: проследить движение финансов и в частности, зарплаты, в этом случае не составляет никакого труда.

Работники, исполняющие функции по кадровому и бухгалтерскому учетам, при наличии правильно организованной работы могут избежать ошибок и просрочек , так что все говорит в пользу составления кадрового списка.

Структура и содержание

Документ имеет специально разработанную форму , называемую №Т-3 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №1).

В этом унифицированном бланке не предусмотрено указания фамилий, только скелет штата конторы – подразделения, должности, оклады.

В бланке формы Т-3 содержатся такие данные :

номер подразделения;
должности по каждому из подразделений, с итоговыми цифрами;
количество кадровых единиц;
оклад по каждой единице (месячный);
размер персональной надбавки;
общая сумма зарплаты по каждое единице и в общем по подразделениям;
примечания.

Пример документа представлен выше.

Таким образом, наглядно видно, в какую сумму обойдется содержание в месяц каждого из подразделений и всей конторы в целом. Легко сосчитать, какие средства потребуются в масштабе календарного года, и в смете на содержание аппарата конторы должна быть указана именно эта сумма.

Этот список работников (пока что без фамилий) готовятся к утверждению собранием, а уже потом, по мере заполнения, появятся и приказы о назначении на эти утвержденные должности людей, которые подошли по своим характеристикам и квалификации при условии, что их устроил уровень заработка.

Вверху обязательно необходимо указать срок, на протяжении которого действует данная форма Т-3 , и дата, с которой начинается этот отсчет. Форма Т-3 является рекомендованной в качестве основы, поэтому не будет нарушением, если таблицу дополнить графами на свое усмотрение.

Этот документ изначально не может содержать ФИО сотрудников, так как на общем собрании утверждается месячная и годовая сумма расходов в принципе, а уже потом правление имеет право укомплектовываться кадрами.

Приходя на собеседование, потенциальные , бухгалтер, дворник, инженер по эксплуатации и др. должны точно быть информированы о размере своего будущего заработка.

Это важно, так как вся деятельность товарищества имеет смысл, если удобно и комфортно тем, кто выбирал правление.

Расписание работы жилищной конторы должно быть круглые сутки доступно всем жильцам .

По этой причине на наружной стороне дверей конторы нужно прикреплять график работы и приема проживающих людей.

Очень помогает снятию всех вопросов по этой теме наличие . На портале товарищества можно постоянно информировать жильцов обо всех новшествах, важных сообщениях, а также о режиме работы и его изменениях.

Как составить?

Готовится бумага в преддверии собрания, на котором будет рассматриваться и утверждаться на содержание аппарата ТСЖ.

Если нет такой единицы, как инспектор по кадровым вопросам, то тогда составлением этого документа занимается тот, кому вменено в обязанности кадровое дело, но только в тесном сотрудничестве с председателем.

Плясать нужно от суммы, которую в год может позволить себе потратить товарищество. Только коллегиально с председателем и главным инженером или специалистом по эксплуатации можно наиболее рационально и разумно подойти к комплектации кадрами : сколько уборщиц, дворников и др. работников.

Важно сначала наглядно составить схему структуры конторы: кто кому подчиняется, с кем работает. Разделив годовую сумму зарплаты всего штата на 12, получаем месячный предел фонда .

Теперь важно распределить оклады так, чтобы вся картина выглядела не только логично, когда уровень заработка соответствует затратам труда, но еще, чтобы ни у одного из работников сумма месячной зарплаты не была ниже установленной законом величины.

Если в месячный лимит зарплата не помещается, а при уменьшении ставок, окладов сумма одного или нескольких сотрудников ниже допустимого минимума, то откорректировать зарплату можно , уменьшив часы работы.

Когда документ будет одобрен внутри правления, а затем и собранием собственников, то можно заниматься набором людей под конкретный штат.

О том, есть ли необходимость заключать трудовые договора , а также товарищества, вы можете узнать из наших статей. Образцы должностных инструкций этих сотрудников вы можете .

Как вносить изменения?

Часто бывает, что нужно изменить документ по кадрам . Это случается, когда:

требуется ввести дополнительные единицы;
следует уменьшить или увеличить зарплату;
в связи с сокращением штата бумагу корректируют, и пр.

Изменения, которые отразятся на итоговой сумме в сторону увеличения – а это введение дополнительных ставок – невозможно произвести без согласования с собственниками, то есть без одобрения собранием собственников.

Когда меняется уровень зарплаты штатных работников, то извещать всех собственников об этом не стоит, главное, чтобы были уведомлены сами работники.

Изменения расписания производится путем издания приказа , в котором должны содержаться такие сведения:

список должностей, с точным их указанием, которые упраздняются;
точные суммы зарплат с воспроизведением наименования каждой должности, по которой планируются изменения;
полное и точное название должностей, которые убираются из штата, с полным названием вводящихся в штат должностей.

На основании этого приказа готовят выписку из этого приказа об изменении штатного состава.

О том, как внести изменения в устав, читайте в .

При существенных изменениях штата нужно полностью заменить новым , причем потребуется снова процедура обсуждения на собрании и принятие голосованием.

Все эти бумаги нужно хранить вместе, чтобы не запутаться с начислениями.

Имея такой документ, как свод штатных кадровых единиц, бухгалтер может легко снять любые претензии и вопросы относительно заработных плат работников товарищества.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Штатное расписание – это документ, содержащий сведения о количестве сотрудников, их должностях, заработных платах и надбавках. Оно составляется для годового расчета расходования финансов. С помощью этого документа можно точно определить, какие суммы идут на оплату рабочего персонала, и сколько человек работает в организации.

На его основании председатель ТСЖ или кадровик решают, хватит ли годового финансирования на зарплату имеющимся сотрудникам, можно ли ввести в штат новую должность, и определяют, какое количество штатных единиц товарищество может себе позволить.

На фото пример документа:

График работы

Составление и утверждение графика работы позволяет правильно организовать деятельность товарищества и обозначить приемные дни и часы для собственников многоквартирного дома.

График работы утверждается на общем собрании жильцов, сведения о его принятии фиксируются в протоколе собрания. Информация о графике работы ТСЖ должна быть доступной для всех жильцов, поэтому он вывешивается на внешней стороне входной двери конторы или на доске объявлений дома.

Правила составления

Штатное расписание составляется бухгалтером или кадровиком совместно с председателем ТСЖ.
Документ должен быть подготовлен до собрания жильцов и членов товарищества. Чтобы составить расписание, нужно определить:

сумму, которая выделяется ТСЖ на выплаты зарплатам сотрудников;
число сотрудников и ставки;
месячную сумму, которую ТСЖ может позволить себе на оплату труда работников.

Для определения максимальных ежемесячных расходов на выплаты сотрудникам общую сумму зарплаты всего персонала нужно разделить на 12 месяцев. Если сумма зарплаты получилась ниже прожиточного минимума, то придется либо исключать из расписания единицы штата (сокращать сотрудников), либо переводить некоторых работников на половину ставки.

Рассмотрим составление штатного плана ТСЖ поэтапно. Как уже говорилось выше, документ составляется по специальной форме в виде таблицы.

На фото пример документа:

Заверяет документ кадровик и бухгалтер подписью и печатью организации. Если в штате их нет, то это делает председатель ТСЖ.

ВАЖНО! При составлении расписания нужно исходить из суммы, которую товарищество может себе позволить на содержание персонала. Если работников требуется много, а бюджет ограничен, то придется либо сокращать штат, либо переводить некоторых сотрудников на пониженные ставки.

Как вносить изменения?

Изменения в этом документе необходимы, если нужно сократить число работников, принять новых сотрудников, изменить количество единиц в штате или изменить размер зарплаты.

Для внесения поправок председателем или кадровиком издается приказ , содержащий данные обо всех планируемых изменениях. Если в штатное расписание требуется внести большое количество поправок, то лучше всего заново его составить.

Чтобы внести изменения, касающиеся найма или сокращения сотрудников, вопрос об этом выносится на общем собрании членов ТСЖ. Вопросы, касающиеся повышения или понижения зарплаты персоналу, решает правление без участия жильцов.

Кто имеет право утверждать?

Расписание утверждается правлением ТСЖ на основании выписанного приказа. Перед утверждением проводится собрание, в котором принимают участие собственники и члены товарищества. Если за принятие документа проголосует большее число людей, то он буде считаться принятым.

Составление расписания во многом облегчает работу ТСЖ и делает ее организацию прозрачной. Это важный кадровый документ, позволяющий вести учет штатного состава и финансового обеспечения. Его формирование не требует особых познаний в кадровом делопроизводстве или бухучете.