Журнал командированных сотрудников в. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Развернуть ▼

Общий порядок направления работников в служебные командировки и деловые поездки регламентируется ст . 166-168.1 .
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда (утв. ) для оформления и учета служебных командировок, в которые направляются работники, работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).
Для оформления и учета других служебных поездок, в которые направляется работник, также целесообразно издание соответствующих .
Основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку является служебное задание, а о направлении в иную служебную поездку, за исключением совершаемых постоянно - соответствующее решение работодателя, обосновывающее необходимость выполнения такой поездки. В свою очередь, на основании приказа (распоряжения) о направлении в служебную командировку оформляется .
Таким образом, рассматриваемый нами приказ (распоряжение) является одним из важнейших документов по учету труда. Следовательно, на предприятии должны быть созданы условия для надлежащего хранения приказов (распоряжений) о направлении в служебную командировку (поездку), в том числе их учета.
Для фиксации и оперативного поиска сведений о приказах (распоряжениях) о направлении в служебную командировку (поездку) рекомендуется вести соответствующий журнал (книгу).
На основе журнала (книги) можно получить следующие сведения:
- количестве состоящих на хранении приказов (распоряжений) (как в целом, так и в пределах учетного периода времени, в том числе в процентах от общего количества приказов (распоряжений), состоящих на хранении);
- средней продолжительности командировок (иных поездок);
- количестве командировок (иных поездок) и направленных в них работников: в целом, в пределах учетного периода времени и за определенный день.
Эти сведения могут быть использованы, например, для определения объема выполненных видов работ, оценки эффективности работы отдела кадров, подготовки соответствующей отчетности и т. п.
Журнал учета приказов (распоряжений) о направлении в командировки (иные поездки) содержит графы:
1. № п/п
2. Дата приказа
3. Фамилия, инициалы
4. Табельный номер
5. Пункт назначения командировки (поездки)
6. Дата начала командировки (поездки)
7. Дата окончания командировки (поездки)
8. Продолжительность
9. Примечание

Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные ? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись , Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.

С 2019 года упростились процедура ведения документации, связанной со служебными командировками.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Еще в прошлом году были отменены отдельные документы, оформляемые с учетом прибытия и выбытия работников по рабочим делам. Например, отменено командировочное удостоверение и командировочный журнал.

Что это за документ?

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки — это документ, который ведет работодатель или назначенный им сотрудник (по распоряжению руководителя) на предприятии для фиксирования информации о сотрудниках, отправляющихся в служебные командировки, а так же о командировочных удостоверениях, о времени прибытия и убытия.

В этом акте отражается следующая информация:

порядковое число;
ФИО командированного сотрудника;
дата выдачи и реквизиты удостоверения, выдаваемого командированным работника;
локализация командировки (место и пункт назначения);
дополнительная информация (должность командированного, дата выбытия и прибытия);
примечание.

С учетом ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», а также налогового законодательства данные документы не принимаются в качестве первичных учетных актов для осуществления бухгалтерского и налогового учета.

Но при появлении разногласий в налоговых делах они применяются в роли подтверждающих материалов при принятии в налоговом учете контрагентами затрат по соглашению возмездного оказания услуг, выполнения работ и иным документам.

Журналы также применяются для следующих целей:

подтверждение факта нахождения работника в командировке;
источник информации о месте действия служебных командировок, числе поездок и командированных сотрудниках, а также о продолжительности поездки;
получение сведений о количестве сторонних профессионалов, частоте деловых контактов.

Итак, ключевое значение журнала учета командировок – ведение на предприятии статистического, управленческого и кадрового учета.

Нормативная база

Порядок заполнения специальной формы журнала учета командировок был определён в Приказе Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

С 2009 года работодатели при оформлении приказа о служебных командировках должны были осуществлять учет своих работников. Также они отмечали в данном документе тех, кто прибывал к ним по рабочим делам. Для осуществления учета у работодателя должны быть в наличии две книги – журнал выбытия и журнал прибытия.

Такое положение действовало вплоть до 2019 года.

В настоящее время на законном уровне упразднена обязанность вести журнал учета командировок.

С 19 сентября 2019 года вступили в силу изменения, которые отменили действие Приказов, утвердивших формы соответствующих документов.

Напоминаем, что работодатели были освобождены от обязанности осуществлять учет таким образом с 9 августа 2019 года.

В настоящее время во многих организациях продолжают действовать данные журналы, они используются при направлении в командировки или принятии соответствующего работника.

Однако за отсутствие такой книги работодатель не будет наказан.

Кто ведет?

Журнал учета командированных работников ведет ответственное лицо, которое было назначено руководителем предприятия либо он сам лично выполняет данные функции.

В период действия Приказов, утверждавших форму журнала учета, возникало противоречие между правилами действующего законодательства.

Так, в соответствии с ТК РФ в качестве работодателей могут рассматриваться как физические лица – ИП, так и организации. И в том, и в другом случае работники могут быть направлены в командировки. Тем не менее, форма журналов подразумевает внесение сведений только по организациям- работодателям.

Таким образом, действовало противоречие между положениями трудового законодательства и рассматриваемым нами Приказом Минздравсоцразвития РФ.

Представители данной службы в ответ на вопрос о коллизии отметили, что действительно ИП могут не вести соответствующий журнал. Якобы в законе не было ошибки и это сделано намеренно.

На самом же деле, с данной точкой зрения нельзя согласиться, так как она не согласуется с ТК РФ.

Сроки хранения

Законом была предусмотрена обязанность по хранению журнала командировок в течение 5 лет.

Данная норм действовала в силу пунктов 5 и 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки, принятого приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Если речь идет о заграничных командировках, то данный период увеличивается вдвое и составляет 10 лет.

Как ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки?

Журнал учета командировок заполняется в соответствии с правилами, принятыми приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Требования к документу

В журнал учета командировок вносятся сведения по командировкам длительностью более 1 дня в другие населенные пункты.

Информация заносится в специальные документы. В организации должны быть заведены 2 журнала – выбытия и прибытия. Каких-либо специфических требований законодатель не предъявлял.

Заполняет журнал руководитель или уполномоченное им лицо. Документ должен храниться не менее 5 лет.

В продаже имеются готовые прошиты журналы. Также можно самостоятельно сделать его, если скачать и распечатать готовые формы.

В целом, требования к заполнению такие же, как и других документов, например, он должен быть пронумерован, любые исправления должны быть заверены лицом, которое их допустило.

Форма и графы

Журнал выбытия состоит из следующих разделов:

порядковое число записи;
дата и реквизиты командировочного удостоверения;
локализация командировки (населенный пункт и наименование организации).

Это основная информация. Она должна быть в обязательном порядке внесена в журнал.

Кроме того, его можно дополнить следующими сведениями (по желанию работодателя):

должность сотрудника, направляемого в командировку;
номер и дата ;
дата выбытия и прибытия;
отметка о сдаче .

Дополнительная информация позволяет получить вспомогательные сведения, которые могут понадобится в целях ведения учета на предприятии.

Журнал прибытия в обязательном порядке содержит следующую информацию:

порядковое число записи;
ФИО командированного работника;
организация, которая направила сотрудника в командировку;
дата прибытия, выбытия.

Под заголовком журнала содержатся сведения о работодателе. Затем уже вносятся записи по командированным сотрудникам.

Наглядно документ был представлен таким образом:

Нюансы заполнения

Итак, в настоящее время не действует законодательная норма, которая бы закрепляла порядок заполнения журнала. Если работодатель планирует в дальнейшем использовать журнал учета, то ему необходимо принять локальный акт.

Именно в нем он определит образец заполнения и форму документа.

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом - командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

Журнал учета приказов о командировании работников (примерная форма)

Тип документа: Журнал

Размер файла документа: 3,3 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

Журнал: образцы (Полный перечень документов)
Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
«Журнал учета приказов о командировании работников (примерная форма)».doc

Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

Договоры
Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда - загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

порядковый номер вносимой записи;
Ф. И. О. и должность работника, выбывающего в командировку;
полное наименование предприятий (отправляющей и принимающей стороны);
дата прибытия работника по месту назначения.

ВАЖНО! Если работодатель отменил командировку, эта информация тоже регистрируется в журнале с указанием реквизитов соответствующего приказа.

Образец журнала учета

Ответственность работодателя за отсутствие журнала

Когда оформление журнала регистрации командировок было обязанностью всех организаций, его отсутствие классифицировалось как нарушение норм Кодекса об административных правонарушениях . В отношении работодателя назначались следующие меры ответственности:

для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц – штраф в размере 1-5 тыс. руб.;
для юридических лиц – штраф 30-50 тыс. руб. или приостановление работы предприятия на срок до трех месяцев.

При повторных нарушениях ответственный за ведение журнала по решению суда мог быть отстранен от должности на период до 3 лет.

С 2015 года вести журнал учета необязательно, соответственно, все меры ответственности за его отсутствие упразднены.

Ведение журнала учета командировок остается на усмотрение организации

Обязателен только приказ

Несколько лет назад, направляя сотрудника в командировку, нужно было составлять множество разнообразных документов. В том числе, подготовить служебное задание, командировочное удостоверение и сделать запись в журнал учета работников. Однако с 8 января 2015 года заполнение данных документов перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 №1595). В настоящее время использование этих форм остается целиком на усмотрение организации (подробнее об этом см., «Командировка оформляем документы 2019»).

Служебная командировка должна быть оформлена приказом (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Приказ о направлении в командировку можно составить, используя унифицированную форму или самостоятельно разработанный бланк (подробнее об этом см., «Составляем приказ о направлении с служебную командировку (образец 2017)»).

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Объясняется это тем, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (подробнее об этом см., «Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является»).

Принимая решение о командировке того или иного сотрудника нужно помнить о том, что:

некоторых работников в командировку направлять нельзя (подробнее об этом см., «Для некоторых работников командировки запрещены»);
нужно получить согласие работника, имеющего семейные обязанности (подробнее об этом см., «Берем согласие на командировку у женщины с ребенком до 3 лет (образец)»).

Журнал заполняют по желанию

Итак, с 2015 года заполнять журнал учета работников, выбывающих в командировки, необязательно (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приказ Минтруда России от 17.09.2015 № 646н). Однако, если компании удобно продолжать применять данный документ, то это можно делать добровольно.

Любая командировка связана с расходами. Так как сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе организации, то понесенные им расходы должны быть возмещены. В частности, компания должна компенсировать:

расходы на проезд;
расходы по найму жилья;
суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Договоры по тегам Цитата на века У того, кому помогает Бог, помощник лучше.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

Журнал учета приказов по личному составу: практическое назначение

Практическое предназначение журнала приказов по личному составу заключается в систематизации издаваемых в конкретной организации приказов, которая позволяет оптимизировать работу с ними, в т. ч.:

зафиксировать дату издания каждого приказа;
обеспечить непрерывность текущих номеров регистрации приказов и др.

Кроме того, соответствующая запись в журнале приказов, сделанная согласно установленному локальными нормативными актами организации порядку, поможет подтвердить правомерность и юридическую силу того или иного документа в случае возникновения спора.

Организация правомочна самостоятельно выбирать, вести отдельный журнал регистрации по каждому виду приказов или фиксировать все приказы по личному составу в 1 документе.

ВАЖНО! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

О ведении журнала регистрации приказов по основной деятельности, читайте в статье Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - перечень № 558). Так, п. «б» ст. 258 перечня № 558 устанавливается необходимость ведения организацией журналов регистрации распорядительных документов по личному составу. Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет.

По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет. Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:

о дисциплинарных взысканиях;
ежегодных оплачиваемых отпусках;
учебных отпусках;
дежурствах;
краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Реокмендуем! Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.).

При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п. 3.2.1 Госсистемы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

Форма ведения журнала регистрации приказов

Журнал регистрации распорядительных документов может вестись в любой удобной организации форме:

на бумажном носителе;
в электронном виде.

Обратите внимание! Журнал регистрации приказов не относится к документам, которые надлежит в обязательном порядке оформлять на бумаге. Соответственно, если кадровая служба ведет журнал в электронном виде, используя, например, автоматизированную базу данных или специализированную компьютерную программу, необходимости дублировать журнал на бумажном носителе нет.

Если не возникает производственной необходимости или это не установлено внутренним нормативным актом организации, осуществлять выгрузку такой информации (как разово, так и с определенной периодичностью - в зависимости от целей) с последующей прошивкой и заверкой полученного бумажного документа, например для хранения, также необязательно.

Хранение электронных документов в архиве осуществляется по правилам пп. 2.30–2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Журнал будет распечатан на выбранном принтере.

В случае, есть будет выбран принтер Adobe PDF (данный принтер появляется при установленном Adobe Acrobat), журнал будет предложено сохранить в виде файла формата PDF.

Для изменения счетчика номеров командировочных приказов, суффикса и префикса нажмите кнопку Изменить в блоке «Номер следующего приказа по счетчику» справа над таблицей.

После ввода нужных значений счетчика, префикса и суффикса номера приказа нажмите кнопку Сохранить.

Номер приказа при печати нового приказа в карточках сотрудников будет формироваться по заданному правилу в случае, если включена автоматическая нумерация приказов.

Для поиска используйте фильтр по году и месяцу и поле поиска под таблицей.

Для удаления записи в журнале командировочных приказов используйте кнопку Удалить с изображением красного крестика.

Для отображения всех командировочных приказов нажмите кнопку «Все записи».

Журнал учета командировочных удостоверений чаще всего используется бухгалтерами для введения внутренних отчетностей и контроля. С помощью журнала учета командировочных можно отслеживать отчеты работники по финансовым вопросам, а так же удобно вести нумерацию командировочных удостоверений.

В настоящее время документом, в котором указывается - полная информация о времени пребывания в командировке, время прибытия в точку назначения и время отъезда – называется . Командировочное удостоверение выписывается в единственном экземпляре кадровой службой, либо другим уполномоченным работником, на основании приказа о направлении в командировку. Удостоверение подтверждается подписью директора или начальника отдела. Командировочное удостоверение – это двухсторонний бланк, лицевая сторона которого содержит общие данные о сотруднике. Оборотная сторона отображает информацию о сроках командировки.

В подробно указывается:

Фамилия, имя, отчество командируемого сотрудника;

структурное подразделение;

занимаемая должность командируемого сотрудника;

место назначения;

цель командировки;

сроки командировки, которые не включают, время нахождения в пути.

Указанные в командировочном удостоверении основные сведения о сотруднике и о пункте назначения должны соответствовать данным проездных документов.

На основании приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение, которое подписывается директором или начальником отдела и также имеет силу приказа. Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания работника в командировке.
В журнале учета командировочных удостоверений вносится и хранится информация касательно того, когда, кому и под каким номером выдано командировочное удостоверение, сведения о продолжительности пребывания сотрудника в командировке.
По каждому работнику в журнале учета командировочных приводятся следующие реквизиты:

Регистрационный номер командировочного удостоверения;

Фамилия, имя, отчество лица, получившего командировочное удостоверение;

Занимаемая должность;

Место командировки;

Номер командировочного удостоверения;

ФИО и должность лица, подписавшего командировочное удостоверение;

Дата фактического выбытия;

Дата фактического прибытия;

Подпись лица, получившего командировочное удостоверение;

При возвращении сотрудника из командировки командировочное удостоверение ложится за основу создания отчета об использовании средств, предоставленных на командировку.

Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.

Источники

Скворцова, М.В. Англо-русский словарь сокращений. Бизнес, банки, финансы, статистика, экономика, юриспруденция / М.В. Скворцова. - М.: Филоматис, 2014. - 527 c.
Задачи и тестовые задания по судебной медицине: моногр. . - М.: ГЭОТАР-Медиа, 2015. - 624 c.
Рассел, Джесси Академия юриспруденции - Высшая школа права «Адилет» / Джесси Рассел. - М.: VSD, 2013. - 537 c.
Бирюков, Б.М. Приватизация и деприватизация жилья: вопросы правового регулирования; М.: Ось-89, 2011. - 208 c.
Федоткин, С.Н. Настольная книга частного охранника: Практическое пособие; Эксмо, 2013. - 512 c.

Расскажем, как заполнить и вести книгу учета командировок сотрудников предприятия. Научим оформлять такой журнал в электронном виде.

Скачайте документы по теме:

Для чего вести журнал регистрации командировочных удостоверений

С 2015 года обязанность оформлять командировочные удостоверения и служебные задания отменили. Теперь служебную поездку сотрудника по заданию работодателя подтверждает только приказ о направлении в командировку.

Образец приказа о направлении сотрудника в командировку

Многие работодатели до сих пор используют при оформлении служебных поездок наряду с приказом и второй документ - командировочное удостоверение. С ним легче контролировать начало и завершение командировки, факт того, что работник выполнил поручение. Наличие командировочного удостоверения облегчает и самому работнику передвижение по территории предприятия, куда его направили со служебным заданием.

Независимо от того, выдает организация сотрудникам командировочные удостоверения или нет, служебную поездку надо зафиксировать. Для этого на предприятии ведут специальный журнал учета работников, которые выбывают в командировку, или журнал регистрации командировочных удостоверений.

Удобнее объединить всю информацию о командировках в одном журнале. Тогда не придется поднимать все приказы, чтобы получить нужную информацию о деталях командировки. Работодатель, в соответствии с действующим законодательством, может сам решать, использовать ли в делопроизводстве организации такой журнал.

Вести журнал учета регистрации командировочных удостоверений, как правило, поручают сотруднику, в функционал которого входит оформление документов на служебные поездки, - кадровику или секретарю. Ответственного назначают приказом руководителя. Главное, чтобы эта обязанность была прописала в должностной инструкции исполнителя.

Форма журнала регистрации командировочных удостоверений

До 2015 года компании использовали форму журнала учета командировок, утвержденную приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 №739н. Сейчас приказ отменен, но многие организации до сих пор используют эту форму.

Журнал регистрации командировочных удостоверений, образец, который вы используете в делопроизводстве в вашей компании, нужно утвердить локальным актом или, например, инструкцией по делопроизводству. Разрабатывая собственную форму учета такой книги, продумайте, какие сведения нужно в нее внести, чтобы информацию о служебных поездках была максимально полной.

Журнал удобнее вести в табличной форме. Внутри предусмотреть такие графы:

номер и дата приказа о направлении сотрудника в командировку;
основание для направления в командировку (реквизиты служебной записки, номер и дата договора);
номер и дата командировочного удостоверения;
ФИО сотрудника, который едет в командировку;
должность командируемого и структурное подразделение, в котором он числится;
населенный пункт и наименование организации, куда направляют сотрудника;
продолжительность командировки - дата начала и завершения;
цель служебной поездки.

Образец журнала учета командировочных удостоверений

Журнал учета командировок удобно вести в электронном виде. Для этого подойдет, например, Excel.

Пример электронного журнала учета командировок

Как оформить журнал регистрации командировочных удостоверений в бумажном виде

Если журнал регистрации командировочных удостоверений в организации решили вести на бумаге, оформить документ нужно по стандартным правилам. Пронумеруйте и прошнуруйте все его страницы, опломбируйте его бумажной пломбой с надписью: «В журнале пронумеровано и прошнуровано ___ страниц». Поставьте подпись с указанием должности и дату.

Журнал должен иметь титульный лист или же соответствующий заголовок на обложке. В заголовке или титульном листе укажите наименование компании и название журнала, а также год, в течение которого он будет вестись. Такие журналы ведутся в течение одного года и, по его завершении, передаются на хранение в архив организации.

В больших компаниях, сотрудники которых часто отправляются в командировки, целесообразно снабдить журнал твердым переплетом, обеспечив его целостность в течение всего срока использования.

Как и сколько хранить журнал регистрации командировочных удостоверений

Текущее хранение журнала осуществляет ответственный исполнитель. Специальных условий хранения для этого вида документов не предусмотрено, но все же лучше хранить журнал в закрываемом на ключ шкафу, ограничив доступ к нему посторонним лицам.

В соответствии с действующим сегодня Перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения , утвержденным приказом № 558 Министерства культуры РФ, хранить журнал учета командировок нужно 3 года.

По истечении срока хранения, журналы утилизируют в установленном порядке. Утилизацию компания организовать своими силами, например, сжечь документ, использовать резак. Можно заключить договор со специализированной организацией, которая занимается уничтожением документов.