Сидинкина И. В.,
эксперт БГ

С 2013 г. в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отменяется обязанность применения первичных учетных документов из альбома унифицированных форм. Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета должны утверждаться руководителями экономических субъектов по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и должны содержать обязательные реквизиты, определенные п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Применение Закона станет обязательным для коммерческих и некоммерческих организаций, государственных органов и органов местного самоуправления, органов управления государственных и территориальных внебюджетных фондов, индивидуальных предпринимателей и лиц, занимающихся частной практикой, филиалов и представительств иностранных и международных организаций, а также Центрального банка РФ.

«Первичка» для применения вычета по НДС
Анализ норм исчисления налога на добавленную стоимость, установленных гл. 21 НК РФ, позволяет отметить, что налоговые вычеты по НДС представляют собой особую процедуру уменьшения суммы налога, исчисленного налогоплательщиком со всех объектов налогообложения за истекший налоговый период на прямо установленные налоговым законодательством суммы. Право на применение налогоплательщиком налоговых вычетов закреплено п. 1 ст. 171 НК РФ, однако, чтобы его реализовать, налогоплательщик НДС должен соблюсти ряд условий, предусмотренных законом.

Порядку применения налоговых вычетов по НДС посвящена ст. 172 НК РФ. Пунктом 1 указанной статьи предусмотрено, что налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров или удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, прямо предусмотренных ст. 171 НК РФ.

Причем по общему правилу, закрепленному в абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ, вычет применяется после принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом особенностей, предусмотренных ст. 172 НК РФ и при наличии соответствующих первичных документов.

Таким образом, условия, которые должны выполняться у налогоплательщика НДС при применении вычетов, можно условно разделить на 2 группы: основные и специальные.

• приобретаемые налогоплательщиком товары (работы, услуги), имущественные права предназначены для использования в налогооблагаемых операциях;
• товары (работы, услуги), имущественные права приняты налогоплательщиком к учету;
• у налогоплательщика НДС имеется счет-фактура, оформленный надлежащим образом, и соответствующие первичные документы.

Таким образом, одним из основных условий, установленных законодателем, выступает принятие товаров, работ, услуг, имущественных прав к учету. Правда, что собственно следует понимать под принятием к учету, гл. 21 НК РФ не разъясняет, как не уточняет и того, о каком учете вообще идет речь – налоговом, бухгалтерском или складском. В связи с этим при выполнении данного условия у налогоплательщика зачастую возникают спорные ситуации с налоговиками, оспаривающими правомерность применения вычетов.

Следует отметить, что в гл. 21 НК РФ отсутствует специальный порядок принятия к учету приобретенных материальных и иных ресурсов. Поэтому налогоплательщик должен руководствоваться правилами о принятии к учету товаров (работ, услуг), установленными бухгалтерским законодательством. В соответствии с нормами ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, совершаемые организациями, оформляются первичными учетными документами, служащими основой для ведения бухгалтерского учета. Иначе говоря, основанием для отражения любой хозяйственной операции (в т. ч. и по приобретению товаров, работ, услуг, имущественных прав) в бухгалтерском учете выступает первичный бухгалтерский документ. Причем по общему правилу, установленному п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, все организации используют типовые формы первичных учетных документов, разработанные и утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. И только в случае отсутствия типовых форм Закон № 129-ФЗ допускает использование форм первичных учетных документов, разработанных компаниями самостоятельно, и то при условии, что эти формы содержат все реквизиты, относимые Законом № 129-ФЗ в состав обязательных, а использование форм закреплено в учетной политике организации.

Исходя из этого доказательством выполнения условия налогоплательщика о принятии товаров (работ, услуг), имущественных прав к учету, является наличие необходимых первичных документов.

Не следует забывать, что первичный бухгалтерский документ только тогда обладает юридической силой документа, когда он составлен по надлежащей форме, все его реквизиты заполнены, свободные строки прочеркнуты, он подписан надлежащим образом, а в необходимых случаях еще и скреплен печатью организации.

Поэтому если первичные документы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг), имущественных прав, имеют какие-то дефекты, то у налоговиков всегда есть шанс отказать налогоплательщику в вычете по причине того, что условие о принятии к учету не исполнено. О том, что такие отказы далеко не редкость, говорит существующая сегодня арбитражная практика, примером которой могут служить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19 сентября 2011 г. по делу № А4518674/2010, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 9 сентября 2011 г. по делу № А28-9888/2010, постановление ФАС Уральского округа от 24 мая 2011 г. № 09-2729/11-С3 по делу № А718822/2010 А31 и др.

Правомерность применения ф. КС-2 и КС-3 Бухгалтеров строительных организаций волнует вопрос правомерности применения ф. КС-2 и КС-3 с 1 января 2013 г.

Формы КС-2 и КС-3 утверждены постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100. Следует отметить, что данное постановление в Минюсте России не регистрировалось.

Данные формы предназначены в первую очередь для использования в строительном документообороте и уже во вторую очередь их применяют в качестве первичных документов в бухгалтерском учете. Следовательно, отмена обязательности их применения в качестве первичных учетных документов в соответствующем законе не означает отмены их применения для нужд документирования строительства. Таким образом, к 1 января 2013 г. данные формы целесообразно утвердить в приказе по учетной политике на основании ПБУ 1/2008.

Применение первичных учетных документов из альбома унифицированных форм отменили. Что осталось?

В заключение следует сказать, что руководствоваться Положениями Закона № 129-ФЗ российским организациям осталось совсем недолго, лишь до конца этого года. И, как отмечалось выше, с 1 января 2013 г., вступит в силу новый Закон о бухгалтерском учете, который отменяет обязанность применения первичных учетных документов из альбома унифицированных форм.

Остается только требование к наличию в документе ограниченного перечня обязательных показателей, идентифицирующих хозяйственную операцию. При этом ни одному органу исполнительной власти не передана компетенция унификации форм или файлов обмена. Это значит, что стороны хозяйственного договора вправе устанавливать свои формы бумажных первичных документов и свои форматы для их электронного обмена.

Использование данного права не слишком удобно организациям, так как навязать свой формат всем контрагентам вряд ли удастся.

Кроме того, неудобства почувствуют и государственные структуры, которые реально смогут принимать электронные документы только в формате, который реализован в их программных средствах. Понимание бизнесом этой неопределенности, скорее всего, является основным фактором, сдерживающим развитие электронного документооборота первичных документов.

Учитывая, что все заинтересованы в единых форматах внешнего документооборота, ФНС России уже предложила форматы наиболее востребованных первичных документов: товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@).

Использование этих форматов гарантирует, что и товарную накладную, и акт без дополнительных затрат на вывод бумажного экземпляра и соответствующее заверение или иное преобразование можно передать в налоговый орган как для подтверждения права на вычеты, так и для иных целей по его запросу.

Важно также, что единожды переданный по телекоммуникационным каналам связи такой документ повторно налоговым органом запрашиваться уже никогда не будет.

Казалось бы, удобства очевидны. Поэтому многие организации уже взяли данные форматы на вооружение. Многие, но не все. Некоторые считают, что специфика их отрасли требует наличия в первичном документе особенных реквизитов, которые в форматах ФНС России отсутствуют.

Изначально понимая, что создать единый идеальный макет показателей, устраивающий всех пользователей и учитывающий все условия сделок, нереально, Служба предусмотрела особый подход к «форматированию» информации, который, с одной стороны, позволяет каждой организации выполнить требования о минимальном наборе обязательных реквизитов, а с другой – дает возможность дополнять первичный документ любой информацией, необходимой сторонам сделки.

Также по этой теме.

Унифицированные формы отменены. Как быть кадровику?

С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Шаг 1. Уточняем, что именно изменилось в кадровом делопроизводстве.

С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты1, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т»2 - ими можно пользоваться и дальше.

Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.

Шаг 2. Выбираем, как будем вести кадровый учет - по унифицированным или собственным формам.

Прежде чем дать задание по разработке новых форм, работодатель должен оценить целесообразность нововведений (таблица на стр. 54). Придумывать свои бланки целесообразно, если типовые формы не выполняют свою учетную функцию, плохо соотносятся с бизнес-процессами организации. Это может быть актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России. В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству. Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.

Актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России. В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству. Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.

Общество с ограниченной ответственностью «Каравелла»

образец ООО «Каравелла»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Приложение:

Мороз Н.П. Мороз 9.01.2013

ШагЗ. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы

Трафаретные тексты;

Если удобно использовать привычный пакет документов, то в формы «Т» достаточно внести минимальные корректировки:

[образец]

ООО «Каравелла»

Об утверждении альбома форм первичных документов

В связи с вступлением в действие Федерального закона от б декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в целях оптимизации работы с документацией:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый альбом форм первичной учетной документации по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

2. С 1 января 2013 года при оформлении фактов хозяйственной жизни использовать исключительно утвержденные данным приказом формы первичных учетных документов.

3. Начальнику отдела кадров Крыловой МА. ознакомить с утвержденным альбомом первичных учетных документов по учету кадров всех сотрудников, ответственных за подготовку документов, под роспись.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Мороз Н.П.

Приложение:

1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, на 22 листах, в 1 экз.

2. Инструкция по заполнению бланков документов по учету труда и его оплаты, на 17 листах, в 1 экз.

Генеральный директор Краснов Е.П. Краснов

С приказом ознакомлены: Крылова М.А. Крылова 9.01.2013

Мороз Н.П. Мороз 9.01.2013

Продолжайте использовать личную карточку по форме № Т-2. В ней Вы отмечаете сведения о воинском учете, который обязан вести каждый работодатель (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г.

№ 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»)

Добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.

ШагЗ. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы.

Ответственность по разработке документов возлагается на бухгалтерию (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Работодатель должен организовать процедуру так, чтобы формы документов, затрагивающие кадровый учет, создавались в тесном сотрудничестве с отделом кадров. Чтобы оптимизировать делопроизводство, используйте в бланках:

Трафаретные тексты;

Наборы стандартных фраз и выражений.

Излагайте информацию максимально кратко и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа. Каждое слово в тексте формы должно нести смысловую нагрузку.

На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п. Удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, Вы лучше структурируете документ, сделаете его более понятным (образец выше). Все скорректированные таким образом бланки можно представить в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению.

Пример.

Начальник отдела кадров ООО «Каравелла» Марина Крылова совместно с главным бухгалтером подготовила проект изменений. Компания будет применять альбом унифицированных форм, модернизированных под свои нужды. Начальник отдела кадров предложила удалить из документов все реквизиты, которые не входят в перечень обязательных и не используются в организации. Это:

Коды ОКУД и ОКПО.

Затем во всех формах рядом с подписью предусмотрели место для расшифровки - указания фамилии и инициалов работника, подписавшего документ, так как это обязательный реквизит.

Шаг 4. Утверждаем формы приказом руководителя.

Новые формы первичных документов закрепите приказом руководителя (образец на стр. 55). С этим приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые оформляют кадровые документы.

Запомните главное.

Перечень обязательных реквизитов первичных документов по учету труда и его оплаты в целом остался прежним. Небольшие отличия связаны с требованием указывать помимо подписей сотрудников, оформивших кадровое действие, их фамилии и инициалы.

Использовать или не использовать унифицированные формы с 1 января 2013 года каждый работодатель решает самостоятельно. С учетом того, что унифицированные формы приказов встроены во все компьютерные программы, которые используют бухгалтеры и кадровики, скорее всего, работодатель долго не будет отказываться от них.

Подготовьте образцы бланков по учету труда в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению. Затем утвердите форматы документов приказом руководителя.

С текущего года унифицированные формы документов отменены. И компании могут самостоятельно разработать формы первичных бланков. Однако и здесь есть свои исключения. О том, как такие перемены повлияют на документацию отдела кадров, читайте в статье которую подготовили наши коллеги из журнала «Кадровое дело».

Можно ли продолжать пользоваться унифицированными формами Госкомстата?

Да, можно.

Личная карточка по форме № Т-2 осталась обязательной?

Можно ли бюджетным организациям разрабатывать свои формы первичных документов?

Нет, нельзя.

Пригодится в работе:

Шаг 1. Уточняем, что именно изменилось в кадровом делопроизводстве

С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» - ими можно пользоваться и дальше.

Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.

Документы в тему

Документ	Поможет вам
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ)	Узнать о новых требованиях к оформлению первичных учетных документов
Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»	Разработать типовые формы документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных
Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее - Положение № 373-П)	Уточнить, какие унифицированные формы продолжат действовать в 2013 году
Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению», приказ Министра обороны РФ от 28 марта 2008 г. № 139 «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации»	Найти унифицированные формы по учету труда и его оплаты для организаций государственного сектора

Шаг 2. Выбираем, как будем вести кадровый учет - по унифицированным или собственным формам

Прежде чем дать задание по разработке новых форм, работодатель должен оценить целесообразность нововведений. Придумывать свои бланки целесообразно, если типовые формы не выполняют свою учетную функцию, плохо соотносятся с бизнес-процессами организации. Это может быть актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России. В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству. Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.

Преимущества и недостатки двух способов ведения кадрового учета

Цель	Формы «Т»	Неунифицированные формы
Разработать и утвердить формы в короткие сроки	Возможно, потому что формы, унифицированные стандартом, содержат все обязательные реквизиты (за исключением требования к подписи)	Затруднительно, потому что составление своих бланков требует специальных знаний и обширного опыта
Учесть специфику организации	Возможно всегда, потому что типичные типовые формы можно модернизировать. До 1 января 2013 года их можно было только дополнять	Возможно всегда, поскольку организация изначально документирует кадровые ситуации так, как ей удобно. Обязательным будет только набор реквизитов
Выиграть трудовой спор	Возможно, потому что у проверяющих и судей не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов по типовым формам	Затруднительно, потому что в законодательстве нет четких указаний о том, как должны выглядеть самостоятельно разработанные формы
Автоматизировать учет кадров	Возможно, потому что автоматизированные системы кадрового учета (например 1С) по умолчанию формируют документы по унифицированным формам	Затруднительно, потому что понадобится перенастраивать автоматизированную систему кадрового учета

Если удобно использовать привычный пакет документов, то в формы «Т» достаточно внести минимальные корректировки:

Добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.

Совет: Продолжайте использовать личную карточку по форме № Т-2 . В ней вы отмечаете сведения о воинском учете, который обязан вести каждый работодатель (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»)

Шаг 3. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы

Ответственность по разработке документов возлагается на бухгалтерию (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Работодатель должен организовать процедуру так, чтобы формы документов, затрагивающие кадровый учет, создавались в тесном сотрудничестве с отделом кадров. Чтобы оптимизировать делопроизводство, используйте в бланках:

Трафаретные тексты;

Наборы стандартных фраз и выражений.

Излагайте информацию максимально кратко и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа. Каждое слово в тексте формы должно нести смысловую нагрузку.

На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п. Удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, вы лучше структурируете документ, сделаете его более понятным (образец выше). Все скорректированные таким образом бланки можно представить в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению.

Пример

Начальник отдела кадров ООО «Каравелла» Марина Крылова совместно с главным бухгалтером подготовила проект изменений. Компания будет применять альбом унифицированных форм, модернизированных под свои нужды. Начальник отдела кадров предложила удалить из документов все реквизиты, которые не входят в перечень обязательных и не используются в организации. Это:

- коды ОКУД и ОКПО.

Затем во всех формах рядом с подписью предусмотрели место для расшифровки - указания фамилии и инициалов работника, подписавшего документ, так как это обязательный реквизит.

Шаг 4. Утверждаем формы приказом руководителя

Новые формы первичных документов закрепите приказом руководителя (образец на стр. 55). С этим приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые оформляют кадровые документы.

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Марина Коротина, главный специалист по управлению персоналом автономной некоммерческой организации «Транспортная дирекция Олимпийских игр» (Москва):

Перечень обязательных реквизитов первичных документов по учету труда и его оплаты в целом остался прежним. Небольшие отличия связаны с требованием указывать помимо подписей сотрудников, оформивших кадровое действие, их фамилии и инициалы.

Валентина Митрофанова, кандидат экономических наук, генеральный директор Института профессионального кадровика (Москва):

Использовать или не использовать унифицированные формы с 1 января 2013 года каждый работодатель решает самостоятельно. С учетом того, что унифицированные формы приказов встроены во все компьютерные программы, которые используют бухгалтеры и кадровики, скорее всего, работодатель долго не будет отказываться от них.

Екатерина Щетинникова, специалист по кадровым и правовым вопросам компании «ВВЛ Корп.» представительство в России (г. Королев):

Подготовьте образцы бланков по учету труда в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению. Затем утвердите форматы документов приказом руководителя.

Статья подготовлена по материалам
наших коллег из журнала «Кадровое дело»

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1).
Действительно, в связи с принятием Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) изменились требования к составлению первичных учетных документов. Обязанность применять в бухгалтерском учете унифицированные формы первичных документов упразднена. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Соответственно, организации должны самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике на 2013 год формы первичных учетных документов.
Однако ныне действующее законодательство не позволяет однозначно ответить на вопрос, необходимо ли теперь утверждать формы всех кадровых документов, применяемых организацией в кадровом учете. Объясним почему.
С одной стороны, в ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом согласно п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ фактом хозяйственной жизни являются: сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Прием и увольнение работников, а также иные действия работников и работодателей, способные повлиять на финансовое положение работодателя (перевод на другую работу, направление в командировку, предоставление отпуска и другое), можно отнести к фактам хозяйственной жизни организации-работодателя.
С такой точки зрения, положения Закона N 402-ФЗ о порядке применения и оформления первичных учетных документов должны учитываться и применительно к ведению организацией кадрового учета. Иными словами, начиная с 1 января 2013 года надлежит руководствоваться положениями ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, согласно которым формы первичных учетных документов, в том числе документов по учету труда и его оплаты, утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При таком подходе организации следует утвердить формы всех документов, используемых ею при учете труда независимо от того, предусмотрена ли унифицированная форма соответствующего документа Постановлением N 1 или нет.
Утвержденная таким образом форма должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Остальные реквизиты формы, а также размеры, количество строк (граф) и иные параметры определяются организацией самостоятельно.
С другой стороны, как следует из преамбулы Постановления N 1, Госкомстат РФ утвердил соответствующие формы документов в целях реализации требований конкретного законодательного акта - Трудового кодекса РФ. При этом Постановление N 1 не содержит ни одного упоминания законодательства о бухгалтерском учете либо иного положения, из которого можно было бы сделать вывод о том, что утвержденные Постановлением N 1 унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты относятся к первичным учетным документам, оформление которых регулируется ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Тем более что Закон N 402-ФЗ имеет своей целью установление единых требований к бухгалтерской (финансовой) отчетности (ч. 1 ст. 1 Закона N 402-ФЗ), а под последней в п. 1 ст. 3 Закона N 402-ФЗ понимается информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными данным законом. Однако большая часть унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1, не содержит сведений о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств.
Из всех форм Постановления N 1 непосредственно бухгалтером составляются: расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53), журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а), лицевой счет (форма N Т-54) и лицевой счет (свт) (форма N Т-54а). При этом лицевые счета не являются первичными финансовыми документами, поскольку отражают суммы уже выплаченных денежных средств, т.е. заполняются на основании вышеуказанных ведомостей. Журнал регистрации платежных ведомостей в принципе не может быть отнесен к финансовым документам. Первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств, из поименованных в Постановлении N 1 могут признаваться лишь расчетно-платежная, расчетная и платежная ведомости.
Остальные формы Постановления N 1 составляются сотрудниками кадровой службы, в полномочия которых не входит составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.
По этим основаниям мы придерживаемся той позиции, что Закон N 402-ФЗ не изменил порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1. Под действие ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ могут попасть лишь те формы, утвержденные Постановлением N 1, которые являются первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств, а именно: расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53). При таком подходе формы остальных документов кадрового учета утверждать не требуется, они будут применяться в прежнем порядке.
Однако, к сожалению, материалов правоприменительной (в том числе судебной) практики по данному вопросу нам обнаружить не удалось. В такой ситуации рекомендуем обратиться за официальными разъяснениями в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) по почте (109012, Москва, Биржевая площадь, дом 1) или посредством заполнения специальной формы обращения на официальном сайте ведомства (http://www.rostrud.ru/reception/55.shtml) на основании ст. 356 ТК РФ, Положения о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 N 324, а также приказа Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 18.05.2012 N 581н.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Унифицированные формы документов привычны и удобны в работе, поэтому, несмотря на то, что большинство из них с 2013 года необязательны, они применяются до сих пор. Об унифицированных формах документов мы расскажем в этой статье.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

• Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).

• Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@)..

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

Скачать бланк транспортной накладной вы можете в статье «Подтверждение транспортных расходов - какими документами?» или в материале «Расходы на перевозку подтверждает лишь один документ» .

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

• кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• кассовых операций;
• торговых операций;
• основных средств и нематериальных активов;
• материалов;
• продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
• результатов инвентаризации;
• работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу;

• личная карточка работника;

• штатное расписание;

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

• график отпусков;

• приказ об увольнении и др.

• зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;