Контроль результатов работы персонала.

Сегодня многие фирмы стремятся обеспечить свою информационную безопасность и предпринимают различные меры по предотвращению утечки коммерческих сведений. Кроме этого, каждый руководитель хочет быть уверенным в том, что его подчиненные тратят свое рабочее время на выполнение должностных обязанностей, а не на решение личных проблем.

Контроль за деятельностью сотрудников производится в двух основных направлениях:

получение сведений о новых сотрудниках на этапе их трудоустройства;
ежедневное наблюдение, которое включает в себя следующие меры: установку видеокамер, подслушивающих устройств, компьютерных программ, сохраняющих данные о посещении интернет-сайтов, датчиков, фиксирующих перемещения по зданию и др.

При этом сбор информации о сотрудниках часто вступает в противоречие с принципами защиты прав работников и неприкосновенности частной жизни.

Какие методы контроля деятельности работников не противоречат законодательству?

Законность процесса контроля за работниками

Конституция РФ запрещает сбор, хранение и распространение сведений о частной жизни лиц без их согласия. Нормы трудового права полностью построены на этом принципе. При использовании мер, направленных на контроль за деятельностью сотрудников, работодатель должен руководствоваться следующими правилами:

Закрепить во внутреннем нормативном акте запреты на ведение личных переговоров по служебным телефонам и на использование интернет в личных целях. Также в этом документе нужно указать, какие способы контроля осуществляются на предприятии и обосновать необходимость их применения (наличие ценной информации, дорогостоящего имущества, повышение производительности труда и т.д.) С содержанием этих нормативных актов должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник
Получить письменное согласие всех работников на контроль деятельности, а также разместить таблички, предупреждающие о видео наблюдении посетителей.
Использовать для контроля технические устройства, разрешенные для применения в РФ.
Исключить доступ третьих лиц к собранной информации. Просматривать полученные материалы вправе только работники службы безопасности согласно должностной инструкции, руководитель организации, а также сотрудник, о котором собраны сведения.
Отказаться от установки видеокамер в раздевалках и туалетах. Законодательство не содержит прямого запрета на применение таких мер, но в случае утечки данных материалов работодатель может столкнуться с серьезными проблемами.
Если для сбора информации привлекаются детективные агентства, то их действия должны соответствовать законодательству.
Сведения о сотруднике, полученные работодателем случайно от третьих лиц, не должны храниться на предприятии, а также использоваться для защиты коммерческих интересов.

Наиболее сложным вопросом является правомерность прослушивания разговоров и контроля за Интернет-перепиской.

Согласно трудовому законодательству , работодатель вправе собирать о своих сотрудниках только те сведения, которые имеют отношение к его служебным обязанностям.

Противоречие заключается в том, что в процессе общения на рабочем месте непременно затрагиваются личные темы. И если работник подписал согласие на контроль деятельности и сбор информации о себе, то его собеседники такого документа не предоставляли.

В отношении Интернет переписки эту проблему можно решить следующим способом: ограничиться просмотром исходящих писем или регистрацией адресатов.
Что касается телефонных разговоров, то законность их прослушивания остается под большим вопросом. Чтобы избежать неприятностей, можно отказаться от этого метода и поставить прослушку в кабинете работника, обеспечив неприкосновенность его собеседников.

Ответственность за нарушение правил контроля

Нарушение приведенных правил может стать причиной привлечения работодателя к гражданской, административной, дисциплинарной, а также уголовной ответственности. В большинстве случаев наказание заключается в применении штрафных санкций к виновным должностным лицам и компенсации сотруднику морального вреда. Если же разглашение информации повлекло за собой имущественные потери, то пострадавший вправе потребовать соответствующее возмещение. За нарушение неприкосновенности личной жизни и противозаконный доступ к компьютерной информации предусмотрены уголовные наказания.

Грамотно организовать контроль за сотрудниками поможет юридическая консультация . Специалист по корпоративному праву определит наиболее эффективные способы получения сведений и поможет оформить необходимые документы.

Сущность контроля

Осуществление этой функции начинается с момента создания предприятия в процессе установки его целей и задач. Если не проводить контроль на всех стадиях работы компании, то могут начаться беспорядки и хаос. По этой причине все предприятия, которые рассчитывают на долгое и эффективное функционирование, должны выявить и определить собственные ошибки и исправить их до того времени, когда они приведут к разрушению всех целей.

Особенности и методы контроля

Важными особенностями контроля, которые нужно учесть в первую очередь: планомерность, непрерывность, * гибкость.

Замечание 1

Руководители любого уровня должны проводить контроль, который должен стать неотъемлемой составной частью их должностных обязанностей, даже если это не было поручено.

В настоящее время в нашей стране контроль персонала используется не эффективно и не широко распространен, или он есть не на всех предприятиях. В соответствии со статистикой около 60 % убытков компании терпят по причине хищений, которые совершают работники.

Для того чтобы методы контроля были эффективны, а контроль персонала результативным, необходим контроль всех важных аспектов деятельности предприятия.

При создании любых видов контроля необходимо учесть особенности человеческого поведения, так как именно человек - неотделимая часть всей системы управления.

Объектами контроля на предприятии могут быть разнообразные аспекты и стороны его деятельности: непосредственно его сотрудники и процесс из трудовых взаимоотношений. Субъектами при этом будут являться работодатели и профсоюзные органы.

Зачастую руководители в процессе создания системы контроля, пытаются сделать ее открытой. Они думают, что сотрудники, оповещенные о действующей системе контроля, будут стараться избежать ошибок. При этом большая часть сотрудников захотят оставить о себе хорошее мнение и увидеть результаты собственного труда. Именно такой метод контроля может сделать их более очевидными.

Этот метод повышает возможности контроля по максимуму свести фактические результаты с планируемыми. Но нужно помнить, что данная система контроля может вести к незапланированным срывам и искажению поведения персонала. Именно на уважении к личности руководителя может держаться дисциплина в большинстве отделах и компаниях.

Методы контроля могут быть следующими:

Регулярные, то есть проводимые в соответствии с определенным графиком (например, по первым числам месяца, 10 числа, и др.).
Оперативные, проводимые по скользящему графику, когда их не ждут сотрудники (обязателен данный вид проверки в случае чрезвычайных происшествий, разглашения тайной информации или появлении подозрений по отношению к конкретным сотрудникам).
«Спонтанный» в виде незапланированной акции точечной проверки. Этот метод проверки проводится, если руководитель чувствует, что что-то происходит не так вообще или определенно с кем-то. Для проверки может быть выбран определенный параметр, не нуждающийся в постоянном контроле, поскольку является основной компетенцией и предполагается, что его соблюдение является нормой профессионализма.

Проверка, осуществляемая посредством методов контроля, может проводиться:

Гласно (проверки по соблюдению инструкций, режиму хранения, использования и уничтожения документов, учету входящей или исходящей документации и др.)
Негласная проверка, которая проводится втайне от проверяемых лиц сотрудниками специальных служб, что позволяет с большой эффективностью получать нужный результат. Проверяемое лицо не должно подозревать то, что оно находится под контролем, при этом человек ведет себя естественно.

Контроль персонала - проверка действий персонала по определенной системе с последующим анализом и принятием оперативных и стратегических решений.

7.7.1 Контроль в период испытательного срока

После проведения предварительной проверки кандидата и приема его на работу ему назначается испытательный срок, в ходе которого он находится под особым наблюдением, с целью выявления его отрицательных качеств.

Во время испытательного срока новые работники должны получать минимум информации о предприятии и, естественно, их нежелательно знакомить с конфиденциальной информацией предприятия. Они должны иметь доступ только к необходимой для выполнения их функциональных обязанностей информации, а любые попытки узнать больше должны пресекаться руководством или службой безопасности (если эти попытки весьма настойчивы и постоянны стоит уделить этому работнику особое внимание)

По итогам контроля различают три наиболее часто встречаемые ситуации:

1 Испытательный срок пройден успешно. Работник зарекомендовал себя с положительной стороны, продемонстрировав отличные личные и деловые качества. За время проверок он не допускал существенных нарушений дисциплины и строго соблюдал все меры защиты конфиденциальной информации.

С таким работником не должно быть никаких проблем. Его можно допускать к работе с конфиденциальной коммерческой информацией любого уровня секретности. Однако это не значит, что контроль за сохранностью коммерческой тайны с него должен быть полностью снят. Возможно, что с течением времени или под воздействием обстоятельств, его прекрасные качества существенно изменяться далеко не в лучшую сторону. Кроме того, никогда нельзя полностью исключить вероятность того, что принятый работник является «внедренным агентом» удачно прошедшим первую проверку. Поэтому оперативный (повседневный) контроль, хотя и меньшей интенсивности, должен продолжаться. Да и периодические проверки будут далеко не лишними.

2 В ходе испытательного срока работник зарекомендовал себя как хороший специалист, но у него выявлены определенные недостатки. Он склонен к умышленному или неосторожному разглашению конфиденциальной информации - по своим психологическим и моральным качествам может стать источником утечки конфиденциальной информации. Причины могу быть различными (наивность, болтливость, злоупотребление спиртными напитками и т.п.). Кроме того, такой человек во время испытательного срока может допускать нарушения установленного режима сохранности конфиденциальной информации (нарушение правил работы с секретными документами, допуск на свое рабочее место посторонних лиц и т.п.). Следовательно, такой сотрудник потенциально опасен. Поэтому, оставляя его у себя на работе, Вы поступаете на свой страх и риск. Если его профессиональные качества вас устраивают, то такой работник должен быть ограничен в допуске к конфиденциальной информации и находиться под усиленным спец. контролем.

3 Работник зарекомендовал себя с отрицательной стороны. Его профессиональные и личные качества негативны. Он допускает существенные нарушения дисциплины и разглашение конфиденциальной информации, что позволяет с высокой вероятностью предположить, что в дальнейшем он может стать источником утечки коммерческой тайны предприятия. Не исключено, что данный работник является внедренным или завербованным агентом со стороны ваших конкурентов.

От такого человека, конечно, нужно как можно быстрее избавиться, так как он представляет серьезную угрозу и может нанести непоправимый ущерб предприятию. Как избавиться, решать уже Вам, главное, чтобы это все было в правовых рамках. В исключительных случаях, если Вы уверены в своих силах, такого человека можно использовать для дезинформации, давая ему заведомо ложную или ненужную информацию.

7.7.2 Потребность в контроле персонала

Нельзя полностью руководствоваться только результатом предварительной проверки и испытательного срока.

Во-первых, практически всем работникам известно, что первое время они будут находиться под особым контролем. Поэтому в течение испытательного срока работники стараются вести себя положительно, строго соблюдая все инструкции.

Во-вторых, первое время у нового работника идет период адаптации. Он еще не знает о сложившихся в фирме взаимоотношениях, правилах и порядках, чувствует себя неуверенно и старается произвести благоприятное впечатление. В дальнейшем после «освоения» на новом месте, его поведение может кардинально измениться.

В-третьих, не исключено, что предварительная проверка и испытательный срок были произведены неэффективно, и человеку с отрицательными качествами удалось благополучно пройти контроль с хорошим результатом.

Ну, и, наконец, в-четвертых, с течением времени люди могут существенно измениться, причем далеко не всегда в положительную сторону. Поэтому даже безупречный работник под воздействием времени или обстоятельств может превратиться в «слабое звено»

Следовательно, персонал должен постоянно находиться под бдительным наблюдением и регулярно проходить специальные проверки.

Такие проверки должны проводиться специалистами (сотрудниками службы безопасности) или, в крайнем случае, менеджерами по персоналу или экспертами работающими по контракту.

Знать все и обо всем в своей компании, это не значит следить за каждым шагом своих подчиненных. Хотя контроль и является одной из важнейших задач руководителя, он не должен занимать весь управленческий ресурс. Есть целый ряд и других не менее важных задач у руководителя. Контролировать надо действия. Для того, чтобы понять, где не правильно идет процесс и нужны стандарты. В остальных же случаях, нужно стремиться к контролю именно результатов действий. И именно, тех, которые могут дать нам важную информацию.

Фиксироваться в организации должно многое, собираться информация должна о многом. Но реально контролироваться должно самое важное и определяющее для вашего бизнеса, организации, выбранной стратегии и текущих задач.

7.7.3 Методы контроля

Проверки (методы) могут быть:

1) Регулярные (проводятся по определенному графику, например, первого числа каждого месяца. 15 числа каждого месяца, и т.п.).

2) Оперативные (проводятся по скользящему графику неожиданно для проверяемых, кроме того, обязательно производятся в случае ЧП, разглашения информации или возникновения подозрений в отношении конкретных сотрудников).

3) «Спонтанный» - незапланированная акция точечной проверки. Такие акции можно делать, если чувствуете, что происходит что-то не так вообще или с кем-то конкретно. Также можно для проверки выбрать какой-то параметр, который не нуждается в постоянном контроле, так как является базовой компетенцией и предполагается, что его соблюдение это норма профессионализма. Другой объект спонтанной проверки - время на посторонние дела.

Проверки могут проводиться:

А) Гласно - проверка соблюдения инструкции, режима хранения, пользования и уничтожения документации и источников конфиденциальной информации, учета входящей/исходящей корреспонденции и т.п. Теоретическое знание спец. инструкций, заслушивание предложений и замечаний от проверяемых и их начальников и т.п.

Б) Негласно - проводятся тайно от проверяемых сотрудниками службы безопасности или специально привлекаемыми лицами. Такие проверки позволяют с высокой эффективностью получить необходимый результат, так как проверяемое лицо не подозревает о том, что оно находится под контролем и ведет себя раскованно и естественно.

Помимо проверок служба безопасности предприятия регулярно должна осуществлять определенные мероприятия по сбору информации и проверке персонала. Наиболее часто применяемыми из них являются:

1) Наблюдение. Каждый сотрудник должен находиться под наблюдением со стороны сотрудников СБ. Регулярно осуществляется сбор информации о нем, причем как в рабочее время, так и во время отдыха, на совместных, праздничных мероприятиях и т.п. Не стоит ограничиваться только наблюдением за работником внутри офиса. При необходимости нужно проследить, как он исполняет свои обязанности за его пределами, не откланяется ли от заданного маршрута, с кем встречается и т.п. Также нелишним будет наблюдение за ним во внерабочее время с целью выявить его неблагонадежное поведение и негативные контакты.

2) Агентурная работа- гласный и негласный сбор информации от ближайшего окружения, сотрудников совместно работающих и отдыхающих, друзей, товарищей, знакомых и родственников. Информация, получаемая от источников, непосредственно общающихся с проверяемым, обладает высокой достоверностью и ценностью. При этом источник информации (агент) может работать по собственному желанию (моральные соображения), под принуждением (например, за проступки), за определенное вознаграждение, в «темную» когда он не подозревает о своей роли, либо специально внедрен в окружения для сбора информации. Но любую полученную от агентуры информацию нужно перепроверить, чтобы избежать дезинформации, в результате заблуждения, недостоверности или сведения счетов,

3) Провокации - специальные мероприятия, в ходе которых осуществляется провоцирование проверяемых/подозреваемых на разглашение конфиденциальной информации. Способы провокаций различны (шантаж, подкуп, алкоголь, секс, дружеские беседы и т.п.). Кроме того, возможно использование «оперативных ловушек» (например, «случайное» разглашение информации с последующим контролем, и т.п.). Важно, чтобы для провокаций использовались посторонние лица, с которыми персонал предприятия не знаком. В случае, если к провокации прибегнет сотрудник СБ или иной работник, высока вероятность того, что проверяемый догадается об этом и проводимое мероприятие не принесет желаемого результата.

Таким образом, специально созданная, система контроля за персоналом, позволит отсеять неблагонадежных лиц уже на первом этапе, а в случае успешного прохождения предварительной проверки выявить и вовремя нейтрализовать угрозу безопасности предприятия.

Андрей Михайлов , Генеральный Директор мебельной фабрики «Феликс», Красногорск (Московская обл.)

Какие существуют методы контроля персонала
Как понять, что руководитель отдела отлынивает от работы
Зачем проводить нормирование труда каждые полгода и как использовать полученные данные на практике
Как добиться, чтобы люди могли самореализоваться в Вашей компании

Контроль персонала всегда является обязательным условием. Но его степень и вариации могут различаться в зависимости от ситуации – может быть иногда мягче, а порой жестче. Безделье персонала может быть обусловлено двумя причинами.

Первая из них – отсутствие интереса к своей работе. Когда человек действительно в чем-то заинтересован, он будет на этом сконцентрирован, забывая про всё остальное.

Вторая причина обусловлена возможностью сотрудников избежать работы. По своей натуре, люди не перестанут бездельничать в то время, когда другие выполняют работу за них.

Работа нашей компании построена на принципе, позволяющем контролировать работу каждого сотрудника. Остановим свое внимание на методах для эффективного контроля всех своих сотрудников.

6 методов контроля персонала

1. Руководители подразделений предоставляют отчет каждую неделю. Лениться может сотрудник на любой должности. В компании был глава торгового подразделения, регулярно срывавший сроки поставленных задач, заявляя о регулярной занятости (работал с экспозицией, встречался с клиентами и пр.). Тогда я решил утвердить для него необходимость отчета каждую неделю. Такой подход к контролю его работы позволил нам понять – постоянная занятость заключалась в выполнении только нескольких дел, для которых было достаточно немного времени. Просто сотрудник ленился заниматься всем необходимым в своей работе. В результате нам пришлось с ним просто расстаться.

Такой принцип контроля зарекомендовал себя эффективностью на практике. Поэтому решил использовать его для всех руководителей – каждый начальник должен каждую неделю предоставлять свои отчеты. На таком принципе построен еженедельный контроль работы персонала. У нас действует регламентированная форма отчета, которую руководителям необходимо заполнить в корпоративной системе. Благодаря такому решению нам удалось добиться значительной экономии времени.

Иногда возникают ситуации, когда руководители стремятся отписаться, сообщая не про конечный результат, а про сам процесс. Причина такого решения достаточно проста – нет результатов, которыми могут похвалиться руководители. Но взял для себя за правило – не принимать подобные отчеты, они должны быть переделаны, с указанием четких формулировок. 

2. Работа с CRM-системой. Контроль работы персонала отдела оптовых продаж и магазинов основан на работе с CRM-системой, функционал которой поддерживает ведение статистики о ежедневной работе каждого менеджера. Благодаря такой систематизации данных мы можем в любой момент ознакомиться с информацией о работе менеджеров – количество встреч с клиентами, кому менеджер звонил, с кем согласовал встречу. Но каждый день (да и еженедельно) проводить анализ всех соответствующих данных не нужно. Постоянно контролирую только тех сотрудников, которые регулярно не выполняют установленный план либо при снижении их рабочих показателей в течение нескольких последних месяцев. В таком случае нам нужно разбираться в причинах данной проблемы, обеспечивать контроль работы персонала.

Внутренние командировки сотрудников, которые сэкономят вам несколько миллионов в год

Говорит Генеральный Директор

Вадим Захариков, Генеральный Директор онлайн-сервиса «Планадо», Москва

Контролировать работу персонала и бороться с низкой эффективностью работы сотрудников можно с помощью новых технологий. Существуют системы учета рабочего времени, которые позволяют точно оценить, сколько рабочего времени работник тратит на выполнение обязанностей, а сколько – бездельничает, например CrocoTime или «Босс Контроль».

Однако бездельничать могут не только офисные работники, но и мобильные сотрудники, совершающие выезд к клиенту. У монтажников, настройщиков, уборщиков помещений может возникнуть соблазн подстроить рабочий график под свои нужды, или просто обмануть работодателя, взяв деньги за заказ себе в карман, но заявив, что клиент просто все отменил.

В последние несколько лет все большее распространение получают средства, которые помогают организовать контроль мобильных сотрудников (такие сервисы называют Field Management Software). В России также есть несколько локальных сервисов: Planado, Task24, MobiForce, «Где Мои» и т.п.

Например, при работе с сервисом Planado мобильный сотрудник получает приложение, в котором содержится информация о заказах на день, в каждом заказе есть чек-лист пунктов, которые нужно выполнить для решения задачи. По завершению работы сотрудник должен создать фотоотчет и отправить его в офис. Все передвижения монтажников, уборщиков или сборщиков мониторятся и отображаются на карте.

Сотрудников, работающих на условиях сдельной оплаты труда, лучше контролировать, составляя плотное расписание. Если каждый выезд будет составлен строго с учётом необходимого времени на перемещение между клиентами, то у сотрудников не останется времени на «левую» подработку или неоправданно долгий обеденный перерыв. В итоге у работников просто не остается пространства для обмана или недобросовестного выполнения своих обязанностей.

Онлайн-сервисы для контроля мобильным персоналом позволяют повысить коэффициент использования рабочего времени за счёт гибкого и продуманного механизма планирования выездов. Эти сервисы могут даже автоматически высылать клиенту SMS-уведомление в назначенный день и час, чтобы он не забыл о визите сотрудников, что снизит процент сорвавшихся заказов.

3. Видеонаблюдение. Для поддержания стабильно высокого уровня производительности труда в магазинах нашей сети, также на производстве был предусмотрен монтаж видеокамер. Поэтому при желании мы всегда можем контролировать, чем каждый сотрудник занят на текущий момент. Мы проинформировали всех сотрудников о факте видеонаблюдения (этот факт регламентирован трудовым договором).

К тому же, наличие видеокамер оказывается полезным не только для руководства, но и сотрудников. К примеру, в случаях неадекватного поведения клиента либо претензий со стороны клиента работник может подтвердить свою правоту благодаря доказательствам на видео.

Мы не нанимали сотрудника, который будет в режиме реального времени смотреть за происходящим на видеокамерах. Для контроля деятельности сотрудников главы нескольких подразделений (в том числе отдел контроля качества обслуживания клиентов, департамент управления персоналом) раз в месяц выборочно просматривают различные записи с видеокамер.

4. Нормирование труда. Для оценки загруженности работников на нашем производстве используем принцип фотографии рабочего дня. С этой целью раз в полгода (постоянно продолжаем модернизацию, для ускорения процесса) работники отдела персонала фиксируют каждое действие сотрудника, также и потребовавшееся для этого время. На выходе обеспечиваются достаточно точные данные, но следует учитывать важный нюанс – не всегда удается добиться объективности.

Ведь при постоянном ощущении контроля своих действий, человек стремится действовать более активно, пытаясь по возможности скорее выполнить свои задания. Однако ежедневно поддерживать высокий темп работы просто невозможно. Поэтому при установке нормативов мы обязательно учитываем данный фактор. Когда результаты очередного хронометража существенно превосходят действующий норматив, то мы его изменяем (с уменьшением времени для выполнения данной операции). При незначительном отклонении изменения в наш норматив не вносятся.

Также такой хронометраж нам помогает выявлять и оптимизировать процессы с максимальной продолжительностью. К примеру, время, которое нужно сотруднику склада для отгрузки товара, зависит от веса и объема продукции, числа ассортиментных позиций и других факторов. Благодаря использованию штрих-кодирования нам удалось значительно упростить поиск необходимых товаров. За 8 часов сотрудники смогут справиться с объемом работы, для которого ранее могли требоваться 16-24 часов. Также важная выгода нового метода – повышение статуса и престижности работы наших сотрудников. Если ранее они были грузчиками, то благодаря введению этого новшества стали уже комплектовщиками заказа.

Альтернативой методу фотографии рабочего дня в работе сотрудников магазина становится использование CRM-системы. Сотрудники нашего отдела персонала проводят регулярное сравнение показателей всех продавцов наших магазинов (число встреч, звонков, отгрузок, выписанных счетов и прочих параметров). Основываясь на полученных данных, наши сотрудники отдела персонала вносят соответствующие коррективы в действующие нормативы для продавцов.

Контроль менеджеров по продажам: как проверить, что они действительно работают

5. Организация соревнований для персонала. Проведение соревнований для производственных сотрудников (от которых зависят скорость и качество выполнения заказов) и продавцов (от которых зависит прибыль) становится отличным средством мотивации и контроля персонала. Подобные соревнования мы организуем каждый месяц. Благодаря таким конкурсам человек сможет сравнить свои достижения и результаты с деятельностью коллег. К тому же, многим оказывается довольно неловко, когда узнают, что работают посредственно по сравнению с остальными и без должной активности.

Соревнования продавцов. Для наших продавцов регулярно организуются конкурсы «Лучший работник торгового подразделения» и «Лучший салон». Действуют различные критерии для определения победителей в наших конкурсах – по качеству обслуживания клиентов, общему количеству продаж, выполнению плана по обзвону клиентов, количеству продаж своих товаров по спецпредложениям (в частности, товаров, снятых с производства). Подводятся результаты наших конкурсов каждый месяц, 10-го числа. При оценке результатов соревнований берем за основу информацию, приведенную в CRM-системе. Также учитываем оценки клиентов (могут их выставлять по 10-бальной шкале). Сбором таких оценок занимаются наши работники службы контроля качества обслуживания клиентов. Потом учебным центром формируются рейтинги работников и салонов. Определением победителей проводимого конкурса занимается комиссия. Затем на своем внутреннем портале компании размещаем данные о проведенных соревнованиях.

Для лучшего салона мы предоставляем диплом, сладкий приз (к примеру, авторский торт) и переходящий кубок. Как правило, эти награды получает руководитель магазина во время совета директоров. Приятная и полезная традиция в нашей работе – организация чаепития в салоне-победителе. Также предусмотрено вручение премии для лучшего продавца нашей сети и работников лучшего торгового подразделения.

Соревнования на производстве. Каждый день сотрудники нашей диспетчерской службы фиксируют размер выработки всех сотрудников, далее передается эта статистика на рассмотрение руководителя цеха. Он формирует рейтинг за месяц и вывешивает его на видном месте в производственном цеху. Не забыли мы и о важности материального поощрения работников – месячная выработка сотрудников непосредственно влияет на размер их зарплаты, для передовиков предусмотрена и дополнительная премия от нашего предприятия.

Соревнования для работников склада и сборщиков. В нашей службе управления персоналом ежеквартально производится оценка качества работы кладовщиков. Для оценки работы грузчиков учитывается скорость выполнения необходимых заданий, главный критерий для наших сборщиков – сделанный объем. Зарплата этих сотрудников состоит из оклада и премии, но лучшие сотрудники по результатам за квартал могут рассчитывать и на дополнительный бонус.

6. Выявление лучших и худших. Наш учебный центр каждый день составляет список худших работников, после чего планируются подходящие меры воздействия. В том числе, сотрудник может быть направлен для обучения нужным навыкам и знаниям, к нему может быть прикреплен наставник для курирования работы своего подопечного. В подобной ситуации также общаемся с непосредственным начальством данного работника. При регулярном попадании в список худших сотрудников, мы вынуждены расстаться с этим человеком.

6 идей, как поддерживать интерес сотрудников к работе

1. Выберите людей, увлеченных делом. Для каждой должности в нашей компании предусмотрено определенное тестовое задание, предложенное на этапе подбора. Такой подход позволяет нам своевременно убеждаться в достаточной компетентности и мотивации сотрудника для работы в нашей компании. Предложенные тестовые задания в нашей компании варьируются, в зависимости от конкретной должности и поставленных задач. В частности, при поиске главы отдела интернет-проектов, мы предлагали тестовое задание в виде аудита сайта нашей компании. Некоторые решали отказаться от этого задания, другие справлялись с этой задачей достаточно поверхностно. Один из кандидатов на эту должность не просто дал детальный анализ, но также указал комплекс рекомендаций для улучшения сайта. Такая увлеченность своим делом нас подкупила, поэтому работник был приглашен на должность.

2. Новое оборудование, введение красивых названий должностей. В нашей компании несколько лет назад было проведено техническое переоснащение своего производства, с автоматизацией множества рабочих процессов, приобретением нового оборудования. Теперь людям гораздо приятнее работать, значительно возросла и эффективность деятельности. Ведь гораздо комфортнее работать с современным оборудованием, в условиях чистого рабочего места, с максимальной автоматизацией – достаточно минимума рабочих операций. К тому же, изменились названия должностей сотрудников, теперь они звучат гораздо красивее и престижнее.

3. Участие сотрудников в интересных проектах. В своей работе регулярно предлагаем интересные проекты в сферах маркетинга и производства. В них участвуют сотрудники разных подразделений, в том числе на рядовых должностях. Каждый имеет право войти в состав проектной группы – достаточно только заполнения заявки на корпоративном портале компании либо сообщить об этом своему непосредственному руководителю. К примеру, анализ корпоративной статистики показал – клиенты по одной из коллекций нашей продукции часто задают некоторые одинаковые вопросы. Тогда продавцы смогли поучаствовать в проекте по ассортиментной политике, чтобы значительно улучшить свое взаимодействие с клиентами по данному направлению.

4. Временный персонал в пик сезона. CRM-система позволяет понимать загрузку своих продавцов и производства для поддержания оптимального количества сотрудников штата. При повышении спроса заблаговременно привлекаем временный персонал, чтобы не заставлять своих штатных работников утомительно работать. В противном случае даже энтузиаст в числе штатных работников может потерять свой интерес к работе.

5. Обучение смежным специальностям на производстве. Всем своим желающим сотрудникам предлагаем возможность обучения смежной специальности. В том числе, у оператора лакирования и крашения есть возможность обучения на специалиста деревообрабатывающих станков и шлифовщика. Практика может проходить в рабочее время – на этот период работника освобождаем от его прямых обязанностей. После прохождения курса обучения прикрепляем наставника за учеником. Рабочие благодаря такой учебной программе получают возможности расширения профессиональных навыков и определить для себя задачи, которые ему будет интереснее всего выполнять. Во время учебы зарплата нашего сотрудника остается прежней.

6. Сотрудники вовлекаются в решение текущих проблем. Перед принятием определенного решения своим сотрудникам предлагаем участие в составлении плана действий. Человеку необходимо понимать, что руководство услышит и рассмотрит каждое его предложение. К примеру, при скоплении большого количества продукции на складе, не пользовавшейся покупательским спросом. Наше предприятие уже прекратило производство данной продукции, но остатки необходимо распродать. Для решения возникшей проблемы решили провести конкурс среди руководителей салонов и продавцов – кто предложит лучшую идею для скорейшей продажи остатков. Сначала может показаться, что придумать принципиально новые решения невозможно, но результат нас переубедил – получили 10 интересных и эффективных предложений. Для авторов нескольких выбранных нами идей была предусмотрена премия, но и компания получила существенную пользу – с успешной распродажей скопившейся на складе продукции.

Если удастся реализовать в работе компании хотя бы несколько из предложенных нами идей для поддержания интереса работников к своим задачам, то можно будет минимизировать весь контроль персонала.

Человек занимает особое место в процессе проведения контроля. Процедуры контроля невозможны без вмешательства человека, личности, которая всегда имеет свой взгляд на их проведение.

Контроль персонала является одним из важных средств обеспечения стабильности и результативности управленческого процесса, предотвращения кризисных явлений во внутренней среде предприятия и преодоления неопределенности возможной реакции работников на изменения во внешней среде. Также контроль персонала дает информацию для разработки и возможного корректировки стратегий предприятия.

Контроль существенно влияет на поведение персонала как проверяемого, так и того, кто задействован в этом процессе. Влияние это неоднозначно.

Положительные моменты воздействия контроля заключаются:

В росте чувства ответственности персонала за свой труд;

По результатам контроля происходит оценка сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания, продвижение по службе (происходит мотивация к эффективной и добросовестной работы)

Контроль позволяет найти резервы повышения производительности труда, найти кандидатов на предстоящее занятие руководящих должностей, активизировать рационализаторской деятельности работников, преодолеть угрозы служебных конфликтов в коллективе.

Контроль персонала может влиять на рабочих отрицательно:

Приводить к нервозности работников, ожидающих проверки;

Проверки меняют обычное поведение персонала (например, если проверка для рабочего имеет большое значение, то он при ней демонстрирует показную тщательность, чтобы выделиться на фоне других).

Поскольку итоги контроля обычно широко освещаются в коллективе, многие пытаются работать лучше для того, чтобы прославиться. Иными словами, дополнительная тщательность проявляется здесь через честолюбие. Поэтому систему контроля персоналом необходимо конструировать так, чтобы предотвратить поведении, ориентированной на него.

Во-первых, должен быть предусмотрен так называемый "защита от хитреца», то есть от того, кто, ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы, показать руководству то, что оно желало бы видеть. Чем выше степень бюрократизации управления организацией, тем чаще подобное поведение сотрудников имеет место и они больше времени тратят на обман, чем на выполнение своих обязательств. Особенно часто это бывает, если отсутствуют четко определенные нормативы работы и ее результат не проходит рыночную оценку потребителем.

Во-вторых, цели в условиях внешнего контроля должны быть достаточно тяжелыми, не дают исполнителям "засыпать на ходу". Считается, что в наибольшей степени они стимулируют тогда, когда у исполнителя есть 50% уверенности в их достижении .

В-третьих, по итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение, а если необходимо, и наказания. При деятельности постоянно усложняется, традиционная система внешнего контроля требует огромных затрат и становится экономически и технически непосильным даже для крупных фирм. Выход из сложившейся ситуации лежит во внедрении, где возможно, практики внутреннего контроля, или самоконтроля. Главная задача последнего заключается в том, чтобы вовремя выявить проблему и найти пути ее решения, а не поймать кого-то за руку и наказать. В этих условиях исполнители готовы активно участвовать в формулировании целей своей деятельности и самостоятельно контролировать их реализацию.

Для пидвшцення результативности процесса контроля специалисты советуют сделать его максимально видимым и наглядным. Большое значение имеют система стандартов и рекомендаций выполнения работ и операций, не дает повода к ошибкам и злоупотребления.

Система контроля персонала состоит из подсистем внутреннего (корпоративного) и внешнего контроля [б]. Внутренний контроль заключается в комплексном исследовании выполнения планов, управленческих решений, обеспечение стандартов, рекомендаций, требований. Он направлен на повышение эффективности управленческой деятельности, производительности персонала. Также одна из его целей - своевременная реакция на возможные конфликты в коллективе или преодоления столкновения интересов различных групп участников экономических отношений в организации.

Объектами внутреннего контроля являются хозяйственные явления и процессы, которые происходят на предприятии.

Внешний контроль имеет целью проверку соблюдения законности и социально-экономической целесообразности хозяйственной деятельности. Он делится на государственном (финансовом, внутриведомственный) и негосударственный (независимый, внешний общественный) контроль. Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками. Идея внешнего контроля заключается в том, что люди, по крайней мере формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель или его представитель.

Построение системы управленческого контроля зависит от особенностей управления деятельностью персонала предприятия. Выделяют следующие основные типы управления:

1) управление действиями (поведением)

2) управление через взаимный контроль;

3) управление по результатам.

Управление действиями предполагает наблюдение за действиями работников во время их работы. Этот тип управления применяют тогда, когда есть возможность выявить зависимость между причиной и последствиями контролируемого процесса. В этом случае менеджеры должны осуществлять корректирующие меры, для того чтобы на выходе процесса получить ожидаемый результат. Управление поведением эффективное для предприятия, если менеджерам известно, действия персонала с желаемыми или нежелательными, при этом нежелательные действия должны быть устранены. Эффективность управления действиями можно обеспечить использованием таких инструментов, как поведенческие и административные ограничения, предварительный анализ и утверждение планов работы отдельных работников, формирования нормативной документации по процедурам деятельности и процессов выполнения работ. В то же время, управление поведением нецелесообразно на предприятиях, деятельность работников которых является сложной и связана с высоким уровнем неопределенности.

Управление на основе взаимного контроля можно осуществлять, используя личностный (кадровый) и культурный типы контроля. В личностном типе контроля применяют механизмы, которые позволяют работникам качественно выполнять работу, используя их естественное желание контролировать собственное поведение. Контроль такого типа предусматривает, что работники имеют необходимые знания, квалификацию и опыт и обладают соответствующими ресурсами для качественного выполнения работ.

Управленческий контроль в этом случае должен обеспечить эффективный поиск сотрудников, способных выполнять определенную работу, отбор и размещение персонала, подготовку и проектирование работ, в том числе установление общего порядка выполнения задач, значение ожидаемых результатов.

Культурный тип управления основывается на использовании набора ценностей, социальных норм и убеждений, которые влияют на деятельность работников. Формирование у каждого члена коллектива предприятия чувство солидарности с другими работниками и вовлечение в процесс достижения общей цели способствует улучшению результатов его работы. Такой тип управленческого контроля осуществляется фактически каждым работником за всеми остальными.

Осуществление управленческого контроля личностного и культурного типов управления связано с наименьшими по сравнению с другими типами управления, затратами, однако потребуются значительные усилия, чтобы обеспечить согласование личных и корпоративных ценностей.

Управление по результатам основывается на сборе и передаче информации о результатах проделанной работы. Преимуществом этого типа управления является то, что высшее руководство не должно знать о конкретных средствах, используемых для достижения желаемых результатов или непосредственно участвовать в управлении действиями подчиненных. Чтобы узнать о достигнутых результатах, руководители высших уровней управления используют отчеты о результатах работы менеджеров низших уровней управления (центров ответственности). Эффективность управления по результатам можно оценить в денежных единицах измерения на основе показателей затрат, доходов, прибыли и их соотношение (рентабельности продаж, прибыли на инвестированный капитал и т.д.). Кроме этого, можно использовать неденежные показатели, такие как доля бракованной продукции, количество обработанных заявок, количество клиентов, обслуживаемых в единицу времени.

Для формирования системы управленческого контроля за результатами необходимо: определить те результаты, при которых минимизируется нежелательное поведение работников; установить значения целевых показателей деятельности; определить порядок оценки выполнения заданий; разработать систему мотивации за полученные результаты.

Осуществление контроля на основании оценки полученных результатов требует четкого формирования плановых заданий, которые нужно выразить в числовой форме (например, повысить уровень отдачи на вложенный капитал на 5%). За выполнение плановых заданий должна быть предусмотрена эффективная система стимулирования. Необходимо также, чтобы показатели стимулирования за достижение результатов были точными, объективными и понятными для работников .

В условиях быстрых изменений во внешней среде контроль персонала изменяется по своему целевому значению и трансформируется по мнению Н. М. Мартыненко в регулирование.

Регулирование - это вид деятельности, когда руководство действует на подчиненных таким образом, чтобы они выполняли работу для достижения целей организации. С помощью регулирования происходит ликвидация возможных отклонений от установленных норм в функционировании обьекгив управления (организации и ее элементов).

Отличие регулирования от обычного контроля в том, что по результатам контроля происходит приведение объекта в соответствие с жесткого стандарта по определенному алгоритму действий, а регулирование позволяет самим рабочим найти оптимальный путь к достижению определенного состояния объекта, в том числе допустимо изменение норм и стандартов под влиянием изменений в среде. Схема взаимосвязи контроля и регулирования приведена на рис. 8.4.

Рис. 8.4. Взаимосвязь контроля и регулировать деятельности персонала

Персонал постоянно должен находиться под пристальным наблюдением и регулярно проходить специальные проверки . Такие проверки могут проводить специалисты (работники службы безопасности) или по крайней мере менеджеры по персоналу или эксперты, работающие по контракту. Проверки могут быть:

1) регулярными (проводятся по определенному графику, например, первого числа каждого месяца, 15 числа каждого месяца);

2) оперативным (проводятся по скользящему графику неожиданно для проверяемых, кроме того, обязательно проводятся в случае ЧП, разглашение информации или возникновения подозрений в отношении конкретных сотрудников).

Бывают также проверки:

) Гласная - соблюдение инструкции, режима хранения, использования и уничтожения документации и источников конфиденциальной информации, учета вхиднои / исходящей корреспонденции и и др.;

) Негласная - проводится тайно от проверяемых, работниками службы безопасности или специально привлеченным для этого лицами. Такие проверки позволяют получить необходимый результат, поскольку лицо, проверяют, не подозревает о том, что находится под контролем, и ведет себя раскованно и естественно.

Формы контроля, которые задействованы в этой сфере разнообразны. Это может быть:

Входной контроль, то есть оценка соответствия кандидата той должности, на которую он претендует (в системе государственной службы должна применяться проверка на причастность к коррупционным делам)

Аттестация персонала, которая позволяет определить уровень профессиональной подготовки и соответствие служащего должности, которую он занимает. Аттестация проводится специальной комиссией регулярно с определенной периодичностью с учетом всех нормативных требований и строго документируется. По результатам аттестации делается вывод о повышении, соответствие, понижение в должности, или увольнения работника.

Оценка персонала - проводится руководителем в процессе деятельности служащего, выявляя его сильные и слабые стороны, персональную эффективность, соответствие общим целям и методам работы организации. Оценка дает возможность каждому сотруднику увидеть результаты собственного профессионального развития и может стать основанием для повышения по службе. Секрет силы влияния контроля и измерения результатов работы заключается в наличии положительной обратной связи. Когда руководитель использует положительная обратная связь (сообщает об увеличении выпуска продукции, повышение количества продаж и т.п.), он стимулирует те результаты, которых достиг персонал в процессе выполнения задания. И наоборот, когда руководитель использует отрицательную обратную связь (сообщает о допущенных ошибках, количество потраченных дней и т.д.), он лишь показывает нежелательную для него поведение его сотрудников. Именно этим отличаются между собой позитивный и негативный обратные связи. Следует помнить следующие правила:

2) Подсчитывать количество правильно собранной продукции.

4) Подсчитывать количество дней без опозданий.

6) Подсчитывать количество выполненных операций.

Итак, налаживания качественной системы управленческого контроля является одной из неотъемлемых условий повышения эффективности и развития инновационной деятельности отечественных предприятий в конкурентной рыночной среде. Специально созданная система контроля персонала позволит избавиться от неблагонадежных лиц уже на первом этапе, а в случае успешного проведения предварительной проверки выявить и вовремя нейтрализовать угрозу безопасности предприятия.