Как правильно поставить копия верна образец. Как правильно заверить копию документа - образец

Сегодня где угодно могут понадобиться заверенные копии оригинальных документов. Кто-то просто не хочет носить с собой оригиналы, а кому-то может понадобиться копия для предоставления по месту требования. Причем это должна быть не просто ксерокопия, а заверенный образец. Копия верна только в том случае, когда заверение прошло по правилам.

Копия и оригинал

Копия - это точное воспроизведение общего вида и содержания оригинала, но им не является. Чтобы копию можно было предоставить по месту требования (по месту учебы, в госорганы, по месту работы), ее нужно должным образом заверить. Сделать это может уполномоченное лицо. На копии не должно быть никаких изменений или нечетких записей, также на ней ставится штамп «копия верна» (образец будет рассмотрен далее).

Когда требуется заверение

Прежде чем заверять какую-либо копию, нужно узнать, в какую организацию ее следует предоставить и для каких целей. Потому что правильно заверенный документ - залог быстро поданных бумаг, без переоформления и исправления.

Если речь идет о копиях для госорганов (к примеру, нужно получить лицензию), то их заверение намного строже. Лучше с самого начала выяснить, каковы предписания конкретной организации. То есть как надо заверять копии конкретно для них. Иначе придется все переделывать.

Если копия нужна для внутреннего пользования, то заверение идет по принятым стандартам. В организации могут заверить паспорт, свидетельства из ЗАГСа, дипломы, трудовые книжки. Для последних особенно актуален штамп «копия верна» (образец на документах представлен далее).

Подготовка документов

Копия документа может быть сделана либо при помощи копировального аппарата, либо при помощи распечатки отсканированной копии.

Рассмотрим подготовку копии на примере трудовой книжки. Главный момент здесь - чтобы копия четко отражала всю информацию с оригинала. Текст должен читаться, все подписи, печати и изображения должны быть видны. Если необходимо сделать копию нескольких страниц из трудовой, то все листы нужно прошить и пронумеровать (на последнем листе на месте склейки указывается общее количество всех листов).

Еще один вариант - это заверение не всего документа, а выписки из него. Этим занимается уполномоченный сотрудник: он делает копии и соответственно заверяет их. Штамп «копия верна» трудовой книжки (образец представлен выше) действителен только с печатью организации и подписью уполномоченного лица.

Кто может заверить

Самым надежным способом заверения копий является обращение к нотариусу. Нотариус может заверить те копии документов, которые были выданы в организации, при условии, что составлен документ по всем законодательным нормам, и он является действительным на момент обращения к специалисту. Также ставится на образец «Копия верна», если в оригинальном документе нотариусом была заверена подпись. В основном это доверенности или представительство в судебных организациях.

Те копии, которые делаются внутри организации, могут заверяться руководителем или другим ответственным лицом, имеющим на это полномочия. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, сотрудник отдела кадров или бухгалтер. Право заверения копий обычно прописывается в должностной инструкции специалиста или в специально изданном указе. Если копия заверена тем лицом, у которого нет на это права, документ может быть признан недействительным.

Можно ставить не только штамп «копия верна». Образец от руки также будет считаться действительным, но только на условиях, указанных выше.

Порядок

Достоверность копии обычно подтверждают при помощи печати организации, специального штампа «Копия верна» (образец далее) и подписи ответственного сотрудника. В частых случаях используется именно готовый штамп, после проставления которого остается вписать дату. Редко копию заверяют вручную.

Фраза «Копия верна» - наиболее употребляемая в заверяемых документах, но используется и просто «Верно».

Также существуют правила для заверения документа, состоящего из нескольких листов. Необходимо:

Все страницы нужно пронумеровать.
Готовый экземпляр прошить.
В конце документа наклеивается небольшой лист с информацией о количестве прошитых и пронумерованных страниц.
Проставляется печать и подпись.

Допустимо заверение каждой страницы, если нет желания прошивать.

Когда нужен нотариус

Для некоторых организаций важно, чтобы копии прошли именно Это считается самым надежным способом избавить себя от подделок и дополнительного переоформления бумаг. Чем же заверение копии у нотариуса отличается от проставления аналогичного штампа в организации? На образец «Копия верна» в ставится только после тщательной сверки подлинности оригинала и правомочности его выдачи. Стоимость такой процедуры сугубо индивидуальна в разных нотариальных конторах.

Нотариус может и отказать в заверении документов. Это может случиться, если:

оригинал вызывает сомнения, присутствуют явные следы подделки;
текст документа неразборчив, непонятен, имеет приписки, расплывчатые печати, исправления, о которых не было сказано, повреждения, потертости;
печать на оригинале сделана при помощи факсимиле;
документ заламинирован, был выдан за рубежом и нелегален;
оригинал является меддокументом или содержит информацию, являющуюся государственной тайной.

Ну и основное, когда действительно необходима помощь нотариуса, - это перевод и заверение иностранных документов. Сам нотариус, конечно, не занимается переводом подобных документов, но ставит на переведенный образец «копия верна».

Переводами обычно занимаются специальные бюро. Дальше иностранный гражданин может использовать на территории России либо сам заверенный оригинал, либо копию, также заверенную у нотариуса. Подобный документ может понадобиться при устройстве на работу, при бракосочетании на территории РФ, при осуществлении каких-либо сделок. Поэтому от того, насколько правильно осуществлен перевод и заверен документ, может зависеть исход любого дела.

Если заранее учитывать все нюансы и правильно подготавливать документы, то в дальнейшем при их подаче в соответствующие инстанции не возникнет никаких проблем.

Как применять печати «Верно» и «Копия верна», чтобы заверить копии документов по запросу работника, на какие моменты необходимо обратить особое внимание.

В статье

Скачать документы по теме:

Как правильно заверить документы по запросу работника, используя печать «Копия верна»

Работники могут запросить у работодателя , которые непосредственным образом связаны с их трудовой деятельностью. Стоит учитывать, что выданные копии должны полностью воспроизводить информацию подлинников и внешние признаки. Их рационально сделать с применением технического средства – ксерокса. Копия будет иметь юридическую силу, если ее

(с учетом статьи 62 ТК).

На документе, изготовленном с помощью ксерокса достаточно проставить печать «Верно» и «Копия верна», кроме того, должностные лица, ответственные за выдачу ксерокопии должны поставить:

свою подпись;
расшифровку подписи, указав фамилию и инициалы;
дату непосредственного заверения;
гербовую печать организации.

Именно такой порядок установлен в соответствующем пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, документ утвержден постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст. Необходимо помнить и о том, если ксерокопия запрошенного документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество. Читайте в электронном журнале статью работнику на время»

Как заверить документ верно: «Копия верна»

На какие моменты следует обратить особое внимание при заверении «Копия верна» на документах

Кроме ксерокопии соответствующих документов работники могут из них (на основании статьи 62 ТК, пункта седьмого Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от шестнадцатого апреля 2003 года под номером 225).

Важно! Работодатели чаще оформляют выписку: из трудовой книжки или из определенного приказа. На законодательном уровне не предусмотрено конкретных требований к правилам оформления выписок из документов, но при этом необходимо учитывать, как правильно заверить документы «Копия верна», ориентируясь на представленный образец.

Выписки рационально оформлять на фирменном бланке предприятия. В качестве наименования указывают: «Выписка из…», далее приводят наименование оригинала, ставят актуальную дату и соответствующий , на основании которого оформляют документ.

Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Для этого проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» («Копия верна»), а также иные . Такой порядок следует из ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного . Все листы копии скрепите.

Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, заверьте ее в .

Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать…

Нет необходимости издавать новый приказ. Далее идет текст запрошенной выписки, который будет полностью или частично воспроизводить информацию оригинала. Под текстом следует указать должность уполномоченного лица, который подписал оригинал, внести инициалы и фамилию. Личную подпись в выписке сотрудник никогда не ставит. Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо заверить.

Специальный порядок заверения не предусмотрен, соответственно выписку (основанием служит пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст). Рассматривая вопрос о том, как , необходимо опираться на действующий закон.

Нужно ли ставить печать «Копия верна» на копии документов для личного дела

По действующему законодательству копии документов, которые хранятся в личном деле работника. К примеру, в тех документах, которые регулируют основной сотрудников, а именно государственных служащих, для которых это обязательный пункт, используется такая формулировка, как «копии», а не «заверенные копии» (в соответствии с Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года под номером 609).

С учетом вышесказанного, можно сделать такой вывод, что заверять копии документов, которые хранятся в личном деле работника, необязательно. Но на практике у обычных копий отсутствует юридическая значимость, особенно у тех документов, которые были представлены работниками от сторонних организаций или из иных учреждений, поэтому их рекомендуют заверять, используя штамп «Копия верна» с внесением всех реквизитов ответственных лиц, оформивших бумагу. И только после заверения подшивать в личное дело сотрудника.

Заверенная соответствующим образом бумага укажет на непосредственную дату оформления и сориентирует кадровиков в актуальности всех сведений, так как в оригинал могут быть внесены корректировки. Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо соблюдать соответствующие , которые установлены ГОСТом Р 6.30-2003, принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст.

На сегодняшний день действуют несколько документов, отражающих порядок заверения копий грифом «Копия верна», это:

ГОСТ Р 6.30-2003(на основании пункта 3.26);
Указ Президиума Верховного Совета СССР от четвертого августа 1983 года под номером 9779-x.

Важно! С 1 июля 2018 года вступит в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он заменит действующий еще в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.

Образец печати «Копия верна» и заверение копий по новому ГОСТу

Отметку о заверении копий документов на печати «Копия верна» проставляют под соответствующим реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ представлен без подписей. вводится несколько вариантов отметок о заверении копии. Все зависит от того, для каких целей она потребуется. На той копии, которая предназначена для внутреннего использования следует прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его , а также расшифровку: ФИО, дату заверения (основанием служит пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Важно! При заверении копий справок или документов в компании с первого июля 2018 года рекомендуется дополнительно указывать место хранения оригинала, с которого была изготовлена копия: «Подлинник находится в деле №... за... год». Только после этого необходимо поставить печать, если предприятие ее использует.

Если в организации не включены в номенклатуру дел трудовые, в отметке о месте хранения документов можно указывать, что подлинник определенного документа находится в отделе кадров иного предприятия.

Чтобы удобно было оформлять большое , некоторые компании изготавливают соответствующий штамп с постоянной информацией. Именно такой порядок рекомендуется применять с первого июля 2018 года для всех копий кадровых документов, в том числе и трудовых книжек.

Чтобы упростить работу, изготовьте дополнительную печать или штампы. Это избавит от необходимости обращаться каждый раз к руководителю или в бухгалтерию. Собственную печать кадровику удобно иметь, чтобы заверять трудовые договоры, записи о трудовом стаже, уведомления и отчеты в ведомства, фонды. Штамп пригодится, даже если компания отказалась от печати. В работе с кадровыми документами можете использовать печать организации или дополнительные печати, а также различные штампы. Печати имеют одинаковый правовой статус. Так, печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя компании (п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013)...

В отметках по новому ГОСТу ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП» (основанием является пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название самой должности.

Печать копия верна (образец)

Какие реквизиты добавятся при заверении на документах «Копия верна»

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменит действующий до первого июля 2018 года ГОСТ Р 6.30-2003. В них содержится 30 реквизитов, то есть равное количество. Но новый ГОСТ включает еще 4 пункта. Поэтому регламент по кадровому делопроизводству придется обновить.

Ставят на тех бумагах, к которым доступ является ограниченным. Его необходимо проставить в верхнем правом углу на первом листе проекта по границе верхнего поля. Соответствующие виды грифов по ограничению следует закрепить в локальных нормативных актах компании. В необходимо предусмотреть пометку: «ПД» или «Содержит персональные данные». Документы ограниченного доступа рекомендуется пометить грифом: «Для служебного пользования» или «Коммерческая тайна».

Как заверить образцы документов «Копия верна»

Название структурного подразделения следует разместить под наименованием компании в бланках писем или документов подразделений: отделений, филиалов, представительств, коллегиального органа (основанием служит пункт 5.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). рекомендуется указывать реквизиты прописными буквами. К примеру, «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ».
размещают непосредственно под указанием организации (территории или края, области) в бланках должностных лиц, руководителей органов власти, муниципального образования (основанием служит пункт 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016). К примеру, «ДИРЕКТОР».

Позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах.

При заверении электронных документов штамп «Копия верна» (образец) содержит такие реквизиты, как:

фразу о том, что документ подписан электронной подписью;
номер сертификата ключа подписи;
ФИО владельца такого сертификата;
срок действия соответствующего сертификата.

Реквизит так же может включать и эмблему компании или соответствующего органа власти, товарный знак или знак обслуживания. Важно обратить внимание на то, чтобы все элементы были видимыми и читаемыми. Специалисты по кадрам должны своевременно изучить . Это позволит избежать серьезных ошибок и дальнейших недоразумений. Необходимо всегда помнить, что неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания , а также причиной возникновения судебных разбирательств.

На чтение 10 мин. Просмотров 47 Опубликовано 25.11.2018

Действующие законы предоставляют предпринимателям правило на выдачу дубликатов кадровых документов. Большинство копий, изготовленных организацией, используются для последующей передачи органам контроля. Некоторые из таких бланков необходимо заверять в нотариальной конторе. Многие начинающие бизнесмены часто задают вопросы, касаемо правильной заверки документов. В данной статье мы предлагаем обсудить вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации и несколько важных нюансов, связанных с этим процессом.

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов

Для чего требуется заверение документов

Заверенные копии документов используются с целью передачи важных сведений органам контроля. Как правило, такие документы используются при взаимодействии с внебюджетными фондами, налоговой службой и судебными органами. Указание всех реквизитов, присутствующих на оригинальном экземпляре, позволяет наделить дубликат юридической силой.

При составлении копии необходимо придерживаться правил, изложенных в действующих юридических нормативах.

Рядовые граждане часто сталкиваются с необходимостью подготовки копий различных документов. Ксерокопии документов нужны во время трудоустройства, при оформлении пособий и наследства, а также при заключении контрактов. Грамотно составленные копии позволяют снизить риск отказа в приеме бланков. Органы контроля имеют законные основания для отказа в приеме неверно составленных бумаг. В большинстве вышеперечисленных случаев, достаточно предоставить органам контроля качественную ксерокопию.

Процесс подготовки копий документов субъектами предпринимательства несколько отличается от стандартной процедуры. Владельцы организаций имеют право предоставлять органам контроля как полные копии бумаг, так и выписки, содержащие ключевую информацию. Право на заверение дубликатов предоставляется лишь тем работникам, что занимают должность руководителя компании либо структурного подразделения. Заверенная копия документа – это дубликат, имеющий юридическую силу, равную оригинальному экземпляру. Именно этот фактор объясняет важность соблюдения правил делопроизводства при подготовке копий первичной документации. При составлении дубликата, необходимо придерживаться следующих правил:

Копия должна содержать в себе штамп или отметку, подтверждающие правильность информации.
При составлении дубликата необходимо указать местонахождение оригинального экземпляра. Данная отметка является одним из главных требований органов контроля.
Указание даты проведения операции, а также фамилии и должности работника, заверявшего бланк.

Особого внимания заслуживает порядок оформления документов, состоящих из нескольких листов. В данном случае все оригинальные страницы должны быть тщательно пронумерованы. Несовпадение нумерации страниц подлинника и дубликата может расцениваться как попытка подделки документов. После изготовления ксерокопий, все листы необходимо тщательно прошить. Скрепки должны располагаться в верхней части листа. Далее на обратную сторону последнего листа наносится пломба, содержащая отметку о дате изготовления дубликата. Пломба должна быть заверена фирменной печатью. Часть оттиска должна быть расположена на самой пломбе, а вторая – на дубликате.

В некоторых случаях работнику, занимающемуся подготовкой дубликатов, необязательно скреплять все отксерокопированные страницы. Действующие нормативы разрешают руководству компании ставить специальные отметки на каждой из страниц, подтверждающие сходство с оригинальным экземпляром.

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут

В чем разница между заверенной копией и оригиналом

Дубликат, подготовленный руководством компании, в точности воспроизводит текст оригинального бланка . Однако копия не является подлинником документа. При необходимости предоставления копии в государственные инстанции либо другие структуры потребуется заверить документ.

Для подготовки копии нужна качественная техника, способная с точностью воспроизвести содержание и вид основного бланка. Наличие загрязнений или нечитаемый текст может стать причиной для отказа в приеме бумаг. Этот фактор необходимо учитывать в обязательном порядке.

Установленные правила заверения

Вопрос о том, как правильно заверять копии документов, имеет высокую важность как для самих бизнесменов, так и наемных работников. Перед проведением этой процедуры необходимо ознакомиться с действующими правилами закона, касающихся конкретного вида документации. Некоторые документы работник может заверить самостоятельно. В иных ситуациях данное право предоставляется руководству компании либо нотариусу. Ниже мы предлагаем рассмотреть стандарты, разработанные для различных видов документов.

Трудовая книжка и паспорт

Стандартный порядок заверения документов подразумевает наличие на дубликате отметки с надписью «Копия верна». Данная процедура используется при заверении паспорта, трудовых книг, дипломов и свидетельства о браке. Для изготовления дубликата можно использовать ксерокс или компьютерный сканер.

Копии, сделанные данным методом, должны полностью соответствовать оригинальному бланку. Особое внимание необходимо уделить читабельности текста. Очень важно, чтобы человек, получивший дубликат, имел возможность расшифровать все печати и штампы, содержащиеся на странице. При подготовке дубликатов документов, состоящих из нескольких страниц, необходимо тщательно пронумеровать все листы.

Отдельного внимания заслуживает порядок изготовления дубликата трудовой книги. В этом случае более целесообразно подготовить выписку, содержащую ключевую информацию, интересующую органы контроля. В данном случае делается копия отдельных листов, которые заверяются специальной отметкой. Такие копии получают юридическую силу лишь при наличии подписи должностного лица и фирменной печати.

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации

Бумаги у нотариуса

Как правило, при первом обращении в государственный структуры человек получает список документов, которые нужны для решения конкретного вопроса. В данном списке приводится наименование отдельных бланков, нуждающихся в нотариальном заверении. Чаще всего необходимость в нотариальном оформлении возникает у субъектов предпринимательства. Обычные граждане прибегают к подобным услугам при оформлении доверенности, получении наследства либо заключении брачного контракта.

Минимальная стоимость данных услуг составляет около одной тысячи рублей. Вместе с подготовленной ксерокопией, сотрудникам нотариальной конторы нужно передать оригинальный экземпляр. Нотариусы обязаны отказать в оформлении документов тем гражданам, что обращаются за помощью, имея на руках лишь копию бумаг. Акты, заверенные в нотариальной конторе, содержат в себе отметку «Копия верна», а также реквизиты компании, предоставившей данные услуги. Правила заверения копий документов, установленные законодательными органами, обязывают нотариусов отказываться от заверения ламинированных бланков. Помимо этого, специалистам предоставляется право отказаться от заверения бумаг, в которых часть текста написана карандашом.

Переводы

Заверением документов на иностранных языках занимаются специализированные фирмы. Переводить официальные бумаги имеют право лишь дипломированные специалисты. В каждом регионе Российской Федерации действует несколько крупных бюро переводов. Здесь следует отметить, что данные документы не могут быть заверены нотариусом либо самим заявителем.

При подготовке подобных бланков необходимо учитывать требования инстанций, которым будет передан подготовленный документ. Некоторые инстанции требуют предоставления переведенного бланка, а другие – нотариального заверения перевода.

Документы для суда

Отметка «копия верна» на документах, образец фото которой представлены в данной статье, свидетельствует о том, что содержание дубликата полностью соответствует содержанию подлинника. Однако в некоторых случаях суд может отказать от рассмотрения подобных документов. Как правило, причина такого отказа объясняется отсутствием одного из обязательных реквизитов. Это может быть, как подпись должностного лица, завизировавшего акт, так и оттиск фирменной печати.

В некоторых случаях суд может рассмотреть и обычную ксерокопию, не содержащую никаких отметок. Однако решения, вынесенные на основании подобных актов, могут быть оспорены в более вышестоящих инстанциях. Для того чтобы снизить риск получения поддельных экземпляров, судебные органы обязывают всех участников процесса предоставлять письменные доказательства, оформленные согласно установленному порядку.

Копия - это документация, несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию

Справки для налоговой инспекции

Субъекты предпринимательства в ходе своей деятельности часто сталкиваются с необходимостью предоставления документов сотрудникам налоговой службы. Порядок изготовления копий отчетов и прочих актов заслуживает отдельного внимания. В девяносто третьей статье Налогового Кодекса говорится о том, что каждая переданная отксерокопированная страница или дубликат должны содержать в себе отметку с подтверждением актуальности представленной информации. Основываясь на этом правиле можно сделать вывод, что копия журнала или реестра, заверенные одним штампом, могут быть не приняты работниками ИФНС. Более того, предприниматели, подающие такую отчетность, могут получить штраф за нарушение правил делопроизводства.

Единственным исключением являются прошитые и пронумерованные отчеты, опломбированные специальной наклейкой. На эту наклейку ставится отметка с указанием количества страниц и подписью должностного лица. На границе наклейки и бумажного листа ставится фирменная печать. При получении подобных отчетов, органы контроля уделяют внимание целостности страниц. Очень важно, чтобы содержание подобных отчетов легко читалось.

Субъектам предпринимательства важно знать о том, как правильно заверить документы для налоговой. Использование вышеуказанной методики допустимо лишь в том случае, когда общее количество страниц составляет менее ста пятидесяти листов. В иных ситуациях, потребуется разделить отчетность на несколько равных частей. Многие эксперты рекомендуют предпринимателям использовать этот метод и при хранении подлинников отчетов. Такой подход позволяет значительно сократить риск возникновения конфликтов с налоговой службой.

Кто имеет право заверять бумаги

Использование услуг, предоставляемых нотариальным агентством, является одним из самых надежных методов заверения дубликатов. Заверение актов, оформленных субъектами предпринимательства, допускается лишь в том случае, когда составитель подлинника придерживался всех норм действующего законодательства. Заверить такой документ можно лишь при условии ее актуальности на момент посещения специализированного агентства. Отметка «Копия верна» необходима лишь в том случае, когда подлинник акта завизирован подписью должностного лица. Как правило, такая отметка требуется при передаче документов в государственные учреждения.

Копии, использующиеся внутри предприятия, могут быть заверены генеральным директором либо другим сотрудником, имеющим соответствующие полномочия. Чаще всего такие полномочия передаются главному бухгалтеру, руководителю кадровой службы, секретарю и делопроизводителю. Информация о наличии права подписи документов должна быть зафиксирована в должностных инструкциях работника. Акт, заверенный подписью лица, не имеющего соответствующих прав, теряет свою юридическую силу.

При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу

Как заверяются электронные документы

Заверение копий документов в организации, представленных в электронном виде, несколько отличается от стандартного порядка. Это объясняется тем, что электронные бланки заверяются цифровой подписью. Эта подпись содержит в себе информацию о владельце электронной подписи. Руководитель каждой компании имеет право оформить доверенность на своих представителей, разрешающую использование данного устройства.

Рассматриваемый вид первичной документации может применяться при любых формах правоотношений. Единственным исключением являются ситуации, связанные с запретом на использование электронных бланков. К данной категории относятся платежные документы и финансовые отчеты.

Когда заверять бумаги необязательно

В некоторых ситуациях при оформлении дубликатов не нужно заверять представленную информацию. Как правило, органы, осуществляющие приемку документов, указывают необходимость предоставления дубликата или заверенной копии. Примером документа, не требующего заверения, является нулевая ставка НДС. Помимо этого, действующие законы разрешают использовать электронные формы отчетов, которые также не требуют заверений.

Арбитражный суд и контролирующие органы редко обязуют предпринимателей предоставлять распечатанные копии электронных бланков. Данный документ может быть рассмотрен и принят арбитражным судом и другими инстанциями. Действующие законы рассматривают подобные акты именно как дубликаты. Оригинальным бланком является документ, имеющий мокрую печать и живую подпись. Сегодня, судебные органы принимают от граждан электронные документы через специальный сайт в интернете. На таких сайтах расположена специальная форма, предназначенная для загрузки отсканированных страниц.

По мнению специалистов, при обращении в различные государственные учреждения необходимо иметь на руках не только дубликат, но и подлинник. Некоторые структуры могут попросить предоставить оригинальный документ и копию для того, чтобы сравнить их содержание. Особое внимание уделяется подписям и печатям.

Выводы (+ видео)

В данной статье мы рассмотрели вопрос о том, как заверять документы, «копия верна», образец отметки нотариуса и другие нюансы, связанные с этим вопросом. Дубликат бланка должен в обязательном порядке содержать в себе информацию о лице, заверившем содержание акта. В качестве дополнительных реквизитов указывается дата изготовления копии. Акт, выданный организацией, должен быть заверен печатью и подписью руководителя. Такие документы могут быть переданы в суд, налоговую службу и другие государственные учреждения.

Вконтакте

Готовый штамп с надписью: КОПИЯ ВЕРНА

Размер надписи: 35х5 мм.

Прочная оснастка с автоматическим окрашиванием.
Сменная подушка синего цвета.
Оснастка совместима с подушкой Trodat.

Используется для маркировки копий различных документов.

Печать «Копия верна» можно заказать в нашем офисе в Москве рядом с метро Новослободская и в интернет-магазине на нашем сайте по выгодной цене, при необходимости оформить доставку штампа. Печать штамп «Копия верна» создана для использования в документообороте любой организации. Она позволяет сократить большое количество времени, необходимое для оформления документов, значительно ускоряет работу бухгалтеров, юристов, кадрового отдела. Печать «Копия верна» придает юридическую силу копиям различных документов.

Как правильно заверять документ штампом «Копия верна»?

Копия документа имеет силу только в том случае, когда заверение выполнено надлежащим образом. Ксерокопия не должна ничем отличаться от оригинала, на ней не должно быть внесено никаких корректив от руки и нечетких записей. Уполномоченные сотрудники, которые отвечают за простановку печати «Копия верна», помимо самого штампа, должны поставить:

личную подпись;
расшифровку подписи (фамилию и инициалы);
указание своей должности;
печать (гербовую печать компании или печать отдела кадров);
отметку о том, что подлинник документа находится в компании;
дату заверения (выдачи).

Если ксерокопия документа состоит из нескольких листов, то заверить по этому алгоритму нужно все страницы. Если текст находится на оборотной стороне листа, заверены должны быть обе стороны. После чего листы нужно прошить, пронумеровать, а на место прошивки приклеить лист, на котором сделать заверительную надпись с указанием общего количества страниц в документе.

Штампы собственного производства

Наша компания предлагает изготовление штампов в Москве только из резины и на сертифицированном оборудовании методом лазерной гравировки, что позволяет использовать штамп «Копия верна» до 8 лет.

Копии документов необходимо заверять в любом случае, иначе они будут считаться просто бумажками, даже если их содержание в точности соответствует оригиналу. Но то, кем будет заверена копия, во многом зависит от того, в какую организацию вам необходимо предъявить ее. В некоторых случаях достаточно будет, если документ будет заверен печатью вашей организации, в некоторых – за эту процедуру придется заплатить нотариусу.

Копии документов могут потребоваться вам для предоставления в налоговые органы и во внебюджетные фонды, при оформлении гражданско-правовых сделок, а также для предъявления в суды и т.п. Так, в частности, п.8 ст.75 Административно-Правового кодекса РФ устанавливается норма, в соответствии с которой в судебные инстанции должны предъявляться подлинники документов или их копии, заверенные надлежащим образом. В противном случае, если копии не заверены правильно, судебное решение может быть оспорено и даже отменено.

Как заверить копию документа у нотариуса

вы можете заверить копию абсолютно любого документа, но поскольку за это придется платить, заверять все-таки следует только те документы, для которых нормативами оговорено именно нотариальное заверение. Так, только нотариально заверенные копии принимаются в случае постановки предприятия на налоговый учет и регистрации его в государственном реестре или в случае оформления документов для получения членства в СРО и допуска к осуществлению того или иного вида деятельности. Гражданам нотариальное заверение потребуется в случае оформления наследства, совершения сделок с недвижимостью и пр.

При отсутствии нотариуса к его подписи может быть приравнена заверяющая подпись главы администрации муниципального образования или специально уполномоченного должностного лица.

Как заверить копию документа самостоятельно

Если в нормативном документе прямо не указывается необходимость предоставления нотариально заверенных копий, их подлинность вы можете заверить самостоятельно. Согласно действующего на сегодняшний день Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», копия может быть заверена руководителем предприятия или любым должностным лицом, имеющим на это полномочии. Эти полномочия предоставляются соответствующим приказом по организации.

Если копия на нескольких листах, заверить можно каждый из них по отдельности или прошить и пронумеровать листы и в заверяющей надписи указать: «Копия на 3 листах верна».

Поэтому и документы самой организации, и ее сотрудников имеет право заверять руководитель или то должностное лицо, которое имеет полномочия на это. Юридическую силу такой копии, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, придадут необходимые реквизиты: отметка о том, где находится оригинал документа, дата выдачи и надпись «Копия верна», подтвержденная фамилией, инициалами, подписью должностного лица-заверителя. Подлинность подписи заверителя подтверждается оттиском печати организации.