Где воспользоваться факсом. Как пользоваться факсом: подробная инструкция
Сегодня факсы все также продолжают использоваться в бизнес кругах. И хотя, данную технологию практически вытеснили интернет-документы - мало кому нужно печатать все что присылают - данными устройствами все же пользуются огромное число предприятий. Тем не менее, возможно, кому-то как и мне в свое время, будет интересен вопрос: Как же пользоваться этой чудо-машиной? Как отправить факс Panasonic? Как принять факс Panasonic? Дело это не хитрое, поэтому если вы имеете хоть какое-то представление о компьютерной технике, то разберетесь в этом быстро. Надеюсь, что советы, приведенные в этой статье окажутся для вас полезными. Речь пойдет об факсе фирмы Panasonic.
Во-первых подключите аппарат к питанию и сети. После того, как он полностью включится, установите лист (А4) в специальную прорезь на приборе. Если вы услышите щелчок, а вы его должны услышать, это будет означать, что бумага закрепилась правильно. Возьмите трубку и введите цифры номера телефона, на который собираетесь отправить факс. Если документ предназначен для заграничных коллег, обязательно введите код города и страны. Если вы находитесь в Москве, убедитесь что абонент не находится в зоне 499. Если же аппарат находится в такой зоне, то введите цифру 8, потом 499 и далее номер абонента.
Совет! Когда пользователь примет звонок, объясните что собираетесь отправить факс и попросите его принять.
После команды «стартую», нажмите клавишу «старт» на вашем устройстве. О результате операции вы можете узнать на дисплее аппарата.
Такую последовательность действий необходимо произвести если вы отправляете факс на аппарат с ручным приемом. Если же устройство принимает факс автоматически (что вероятнее всего в наше время), тогда после набора номера и особых звуков в трубке нажимайте кнопку для отправки.
Если же, после выполнения всех вышеприведенных рекомендаций вы установите, что устройство неисправно, тогда скорее всего придется обратиться к услугам сервис-центра, производящего ремонт факсов и диагностику.
Как принять факс
Для того, чтобы принять, пересылаемый вам документ, не нужно больших знаний. После того как вам позвонят и попросят получить факс, нажмите на кнопку «старт» или «пуск» и скажите об этом позвонившему.
Совсем другое дело, когда под рукой нет устройства способного принимать факс, а другого способа отправить документ нет (в том случае если вы работаете в серьезной компании, где без такого способа передачи данных ну ни как). Что же делать в таком случае?
Прием и отправка факса через интернет
Отправка или прием факс-документов через интернет - более современный и удобный способ. Как отправить документ через натольный ПК или ноутбук? Или как отправить факс с телефона Panasonic (или любой другой модели)? Для такой цели существуют специальный онлайн-сервисы, которые сделают отправку документов за вас. Для произведения операции вам необходимо только отправить электронный документ на указанный при регистрации на таком сервисе адрес электронной почты. Все остальное система сделает за вас. Одним из таких сервисов отправки/принятия факсов является send-fax.ru.
Итак, применяя эти простые советы вы без труда сможете отправлять и принимать документы, пользуясь этим распространенным способом передачи информации.
Факс – это способ обмена информацией посредством передачи графических и текстовых документов по телефонной линии или через глобальную сеть. С появлением электронной почты такой способ связи отошел на второй план, но тем не менее некоторые организации все еще им пользуются. В этой статье разберем способы передачи факсов с компьютера через интернет.
Для передачи факсов изначально использовались специальные факсимильные аппараты, а позже – факс-модемы и серверы. Последние требовали для своей работы dial-up-соединения. На сегодняшний день такие устройства безнадежно устарели, и для передачи информации гораздо удобнее прибегнуть к тем возможностям, которые предоставляет нам интернет.
Все способы отправки факсов, приведенные ниже, сводятся к одному: подключению к службе или сервису, предоставляющему услуги по передаче данных.
Способ 1: Специализированный софт
Подобных программ в сети представлено несколько. Одной из них является VentaFax MiniOffice. Софт позволяет принимать и отправлять факсы, имеет функции автоответчика и автоматической пересылки. Для полноценной работы требует подключения к сервису IP-телефонии.
Вариант 1: Интерфейс
Отправляем факс:
При установке программы в систему интегрируется виртуальное устройство, позволяющее отправлять редактируемые документы по факсу. Функция доступна в любом софте, поддерживающем распечатку. Приведем пример с .
При работе с программой все отправления оплачиваются по тарифам сервиса IP-телефонии.
Способ 2: Программы для создания и конвертирования документов
Некоторые программы, позволяющие создавать PDF-документы, имеют в своем арсенале инструменты для отправки факсов. Рассмотрим процесс на примере .
Строго говоря, данная функция не позволяет отправлять документы из интерфейса программы, а перенаправляет нас на сервис, принадлежащий разработчикам. Бесплатно можно отправить до пяти страниц, содержащих тексты или изображения. На платных тарифах доступны некоторые дополнительные функции – прием факсов на выделенный номер, рассылки нескольким абонентам и так далее.
Здесь также существует два варианта отправки данных посредством PDF24 Creator – непосредственно из интерфейса с переадресацией на сервис или из редактора, например, все того же MS Word.
Вариант 1: Интерфейс
Первым делом необходимо создать аккаунт на сервисе.
После того как будет создан аккаунт, можно приступить к использованию услуг.
- Запускаем программу и выбираем соответствующую функцию.
- Откроется страница официального сайта, на которой будет предложено выбрать документ на компьютере. После выбора нажимаем «Next»
.
- Далее вводим номер адресата и снова жмем «Next»
.
- Ставим переключатель в положение «Yes, I already have an account»
и входим в свою учетную запись, введя адрес почты и пароль.
- Поскольку мы пользуемся бесплатным аккаунтом, то никакие данные поменять не получится. Просто нажимаем «Send Fax»
.
- Далее снова придется выбрать бесплатные услуги.
- Готово, факс «полетел» адресату. Подробности можно узнать из письма, параллельно отправленного на e-mail, указанный при регистрации.
Вариант 2: Отправка из других приложений
Недостаток данного способа заключается в том, что из направлений отправки, кроме стран дальнего зарубежья, доступны только Россия и Литва. Ни в Украину, ни в Белоруссию, ни в другие страны СНГ факс передать невозможно.
Способ 3: Интернет-сервисы
Многие сервисы, существующие на просторах интернета и ранее позиционировавшие себя, как бесплатные, перестали быть таковыми. Кроме того, на зарубежных ресурсах существует строгое ограничение по направлениям отправки факсов. Чаще всего это США и Канада. Вот небольшой список:
- gotfreefax.com
- www2.myfax.com
- freepopfax.com
- faxorama.com
Поскольку удобство таких сервисов является весьма спорным, посмотрим в сторону российского провайдера таких услуг RuFax.ru . Он позволяет отправлять и принимать факсы, а также осуществлять рассылки.
Факс отправляется следующим образом:
Данный сервис позволяет бесплатно получать факсы и хранить их в виртуальном офисе, а все отправления оплачиваются согласно тарифам.
Заключение
Интернет дает нам массу возможностей для обмена различной информацией, и отправка факсов не является исключением. Решать вам – пользоваться ли специализированным софтом или сервисом, так как все варианты имеют право на жизнь, незначительно отличаясь друг от друга. Если факсимильная связь используется постоянно, лучше скачать и настроить программу. В том же случае, если требуется отправить несколько страниц, имеет смысл воспользоваться услугой на сайте.
Современная офисная техника очень проста в управлении. Однако неопытному делопроизводителю может понадобиться некоторое время, чтобы разобраться в тонкостях работы с факсом или ксерексом.
Инструкция
Инструкция
Инструкция
Для начала необходимо подготовить документ, который нужно отправить по факсу. Распечатывается текст документа, как правило, на листе формата А4, но определенные модели факсимильных аппаратов поддерживают и минимальный размер документа – 128 мм на 128 мм. Обычно в , поддерживающие этот формат, встроены регуляторы размера документа. Итак, после того как документ в необходимом формате распечатан, внимательно осмотрите его. Качество печати текста должно быть достаточно хорошим, чтобы у вашего адресата не возникло проблем с разбором текста. Если после печати на документе смазались чернила, то воспользоваться услугами принтера еще раз.
Третий возможный способ - скачайте или купите программу, которая устанавливается на компьютере и позволяет отправлять факсы, например, Venta4Net или FaxManager. Преимущество в том, что производится единоразово, что более разумно . Учтите, что для правильной работы таких программ иногда требуется , который подключен к телефонной линии.
Современная офисная техника очень проста в управлении. Однако неопытному делопроизводителю может понадобиться некоторое время, чтобы разобраться в тонкостях работы с ом или ксерексом.
Инструкция
Чтобы отправить факс, продвиньте лист формата А4 в прорезь на крышке прибора. Дождитесь щелчка. Если бумага закрепилась в факсе, значит она вставлена правильно.
Поднимите трубку и наберите номер абонента. Отправляя факс за границу, не забудьте ввести код страны и города. При пересылке по Москве уточните, не находится ли телефон в зоне 499. В этом случае при звонках из районов с кодом и 495, и 499 необходимо набирать дополнительные цифры. Введите 8, затем 499 и нужный номер.
Дозвонившись, представьтесь и попросите принять факс. Дождитесь, пока оппонент ответит "стартую". После этого нажимайте кнопку "старт" на своем аппарате. Если лист пополз через ролики, значит все в порядке - передача удалась. В случае ошибки бумага остановится, и на табло появится сообщение о неисправности.
Отправляя информацию на факс, находящийся в автоматическом режиме, проделайте те же действия, что описаны выше. Только не дожидайтесь ответа оппонента. Как только услышите в трубке характерные резкие звуки, нажимайте кнопку "старт".
Чтобы принять факс, поднимите трубку. Как только оппонент скажет "стартую" или "примите факс", нажимайте кнопку "старт". Если из аппарата показалась бумаг, передача идет успешно. В том случае, когда вам не нужно продолжать разговор, повесьте трубку - это не прервет работу факса. Если вы хотите соединиться с отправлявшим, чтобы проверить, все ли документы прошли, оставайтесь на линии. После завершения печати листа аппарат автоматически переключится на аудиовызов, и вы сможете уточнить интересующие детали.
Обратите внимание
Если факс не принимает или не отправляет документы, проверьте, не застряла ли бумага. Если все в порядке, попробуйте его перезагрузить. Выключите аппарат из розетки и подождите десять минут, затем включите. Если он отказывается работать, обратитесь в сервисную службу.
Полезный совет
Вовремя добавляйте бумагу в факс и меняйте чернила. От этого зависит корректная работа аппарата и успешное функционирование всей компании.
Несмотря на то, что современная офисная техника стремительно развивается, факс-машины по-прежнему остаются востребованными по всему миру. Люди пользуются факсом, признавая этот способ передачи информации одним из самых простых и надежных. Однако, далеко не все знают, как правильно отправить и принять факс.
Вам понадобится
- -факс;
- -работающая телефонная линия;
- -бумага формата А4.
Инструкция
Включите факс. Подождите, пока он придет в рабочее состояние и включится режим «stand by». Возьмите лист формата А4. Найдите прорезь для бумаги, в большинстве аппаратов она находится в крышке, и вставьте бумагу до щелчка. Удостоверьтесь, что лист вставлен правильно, в противном случае некорректная работа факса гарантирована.
Подготовьте необходимый телефонный номер. Не забудьте уточнить код страны, если отправляете факс за границу, а также код города. Поднимите трубку и наберите номер.
Дождитесь ответа на другом конце провода. Представьтесь и попросите принять факс. Эта процедура может не понадобиться, если на том конце провода факс включен по умолчанию. Нажмите кнопку «Старт» на аппарате. Вставленный лист бумаги должен медленно поползти внутрь факса. Если в процессе отправки произошла поломка или техническая накладка, то бумага остановится в аппарате. На дисплее появится сообщение о возможной ошибке.
Если позвонили и попросили принять факс, поднимите трубку. Как только на том конце линии скажут «примите факс», нажмите кнопку «старт». Теперь ждите. Если бумага вышла из аппарата, то факс прошел нормально. Обратите внимание, совершенно не обязательно прерывать разговор во время передачи или приема факса. Более того, если передача была важная и необходимо удостовериться, что все дошло хорошо, не кладите трубку и ожидайте, пока факс принимающей стороны не осуществит прием и не переключится в аудиорежим.
Если вы один из тех невежд, которые никогда прежде не слышали про факс, или когда-то знали, но забыли, то в таком случае пора освежить вашу память и узнать больше о новых технологиях. Учтите, что существует огромное количество разновидностей факсимильных аппаратов, поэтому вам следует предварительно изучить инструкцию по эксплуатации этого устройства, которая поставляется в комплекте. Использование большинства факсимильных аппаратов подразумевает предварительную отправку сопроводительного письма, а затем набор номера и отправку непосредственно факса.
Шаги
Перед отправкой факса
-
Создайте сопроводительное письмо. Факсимильные аппараты часто используются всеми сотрудниками офиса или определенной группой людей. Так как прочесть факс может любой из находящихся поблизости работников, отправка сопроводительного письма может оказаться хорошей идеей. Оно будет гарантом того, что ваш факс получит нужный человек.
- Сопроводительное письмо включает в себя ФИО получателя, содержание факса и количество его страниц. Также в нем должна быть информация об отправителе, такая как ФИО и номер факса, благодаря чему получатель сможет отправить ответ при необходимости.
-
Наберите номер факса. Далее необходимо набрать номер факса, так же как вы обычно набираете телефонный номер. На большинстве новых факсимильных аппаратов нет необходимости вводить код для передачи документа в пределах города, однако для междугородней отправки это все еще необходимо. Некоторые факсимильные аппараты требуют ввод междугороднего кода вне зависимости от вашего местоположения. Выясните это самостоятельно или расспросите кого-то о вашем аппарате.
- Код страны (например, России соответствует цифра ”7” в начале номеров телефонов и факсов) также иногда применим для местных звонков, но только в сочетании с кодом региона. Использование кода страны необходимо почти всегда при использовании международной связи.
- Также для связи на дальние расстояния внутри страны вам часто придется набирать ”8”. Прочитайте инструкцию или узнайте у кого-то об особенностях именно вашего факсимильного аппарата.
- Убедитесь, что вы используете именно номер факса, а не телефона человека, с которым хотите связаться. Часто эти номера на визитке печатают рядом и их очень просто перепутать, посмотрев не на ту строчку.
-
Определите метод подачи бумаги. Нужно проконтролировать, что вы правильной стороной вставили в факс лист с материалами, которые необходимо отправить. Отсканировать содержимое документа возможно только при расположении бумаги определенным образом, и вы отправите пустой факс, если вставите лист не той стороной. Перед отправкой факса убедитесь в правильном положении листа.
- В разных факсимильных аппаратах способы подачи бумаги различаются. К счастью, на всех факсах есть отметки, указывающие правильное расположение бумаги. Около зоны подачи бумаги найдите символ в виде листа бумаги с подогнутым углом. Вы увидите, что одна из сторон этого листа чистая, а на другой присутствуют линии.
- Если линии расположены на стороне с подогнутым углом, в таком случае бумага должна вставляться таким образом, чтобы пустая ее сторона была обращена к вам.
- Если отогнутый угол пустой, в таком случае лист должен вставляться в факсимильный аппарат с обращенной к вам лицевой частью.
- В разных факсимильных аппаратах способы подачи бумаги различаются. К счастью, на всех факсах есть отметки, указывающие правильное расположение бумаги. Около зоны подачи бумаги найдите символ в виде листа бумаги с подогнутым углом. Вы увидите, что одна из сторон этого листа чистая, а на другой присутствуют линии.
-
Отправляйте факсом материалы правильного формата. Факсимильные аппараты предназначены для работы с листами стандартного размера. Если вы попытаетесь отправить документ нестандартного размера, вам не удастся это сделать Более того, это может привести к застреванию бумаги или даже к повреждению факсимильного аппарата. Если все-таки есть необходимость отправки документа нестандартного размера, следует снять подходящего размера копию при помощи ксерокса и отправлять уже ее, а не оригинал.
- Самым распространенным форматом бумаги для факсов и принтеров является А4 и фирменный бланк.
Отправка факса
-
Используйте ваш факсимильный аппарат для отправки документа. После выполнения всех вышеописанных пунктов можно приступать к отправке факса. Теперь вставьте бумагу правильной стороной наберите нужный вам номер, после чего нажмите кнопку ”отправить”. Обычно это хорошо заметная и большая кнопка. Поздравляем! Вы отправили факс!
- Вы заметите, как после нажатия кнопки отправки аппарат несколько раз пикнет и немного пожужжит. Это нормально. Таким образом факсы осуществляют связь друг с другом. Спустя пару минут после удачной отправки факса вы услышите четкий, подтверждающий это сигнал. Если же при отправке появились проблемы и факс не прошел, вы услышите характерный неприятный звук. Теперь вам придется проверить факсимильный аппарат для определения возникшей проблемы.
-
Используйте интернет для отправки факса. Материалы с факса на факс также можно отправлять и с помощью интернета. Существует целый ряд предоставляющих помощь подобного рода компаний, услуги которых, в большинстве случаев, стоят денег. Это может оказаться мудрой инвестицией, но только при том условии, что вы редко отправляете факсы, и поэтому не хотите покупать для этих целей факсимильный аппарат или пользоваться услугами курьерских служб.
- PamFax является отличным сервисом для факсимильной связи посредством Skype. Правда в таком случае вам придется немного заплатить.
- HelloFax - это сервис, который очень хорошо интегрируется с Google Drive и позволяет легко отправлять факсом документы Google Docs. Вам предоставят возможность отправки некоторого количества факсов бесплатно в качестве тестовой услуги, однако в дальнейшем будет взиматься плата.