Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. Записка-расчет, которая оградит от претензий расходы на выплату отпускных Унифицированная форма т 60 образец заполнения

Форма Т-60 является стандартной и на официальном языке называется запиской-расчетом о предоставлении отпуска работнику. Заполняется записка-расчет Т-60 непосредственно перед тем, как предоставить сотруднику организации очередной оплачиваемый отпуск. В этот документ входят все необходимые сведения, используемые для расчета отпускных и именно на основании него работник получает перед отпуском полагающиеся ему по закону отпускные средства.

Внимание! Выдавать отпускные сотруднику необходимо не менее чем за три дня до начала отпуска. При нарушении этого условия, работник организации имеет законное право отказаться от ухода в отпуск. Кроме того, это может повлечь за собой административное наказание со стороны контролирующих органов и штрафы.

Скачать образец и бланк записки-расчёта о предоставлении отпуска по форме Т-60

ФАЙЛЫ

Кто заполняет записку-расчет Т-60

Форма Т-60 содержит два больших раздела. Первый включает в себя персонифицированную информацию о работнике и заполняется специалистом кадровой службы. Второй раздел является основным и содержит сведения о полагающихся сотруднику отпускных начислениях. Оформляет его бухгалтер предприятия.

Документы, служащие основанием для составления записки-расчета

В качестве документального обоснования для составления записки расчета служат , заблаговременно составленный в организации, приказ руководства компании о предоставлении планового отпуска тому или иному сотруднику, платежная ведомость и РКО.

Перед тем, как отправить работника в плановый отпуск, кадровый специалист предприятия должен направить ему уведомление об отпуске, но не позже, чем за две недели до его начала.

В свою очередь будущий отпускник должен в обязательном порядке поставить под ним свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он согласен с периодом и условиями ежегодного планового оплачиваемого отпуска.

Заполнение лицевой стороны Т-60

  • В эту часть документа включаются данные о полном наименовании организации, в которой трудится сотрудник с обязательным указанием ее организационно-правового статуса (ЗАО, ООО, ИП).
  • Затем чуть ниже вписывается порядковый номер заполняемого документа по внутреннему документообороту и сведения, касающиеся лично работника: его ФИО, должность, структурное подразделение, к которому он относится, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу.
  • В следующей строке нужно обязательно прописать период, за который предоставляется отпуск (стаж сотрудника по месту работы) и точное количество дней отпуска (по календарю) с четким прописыванием даты начала и окончания отпуска.
  • Если сотрудник уходит не в плановый оплачиваемый отпуск, а берет отпуск дополнительный или учебный, то это нужно вписать в соответствующую графу с обязательным указанием количества календарных отпускных дней, а также ссылкой на документ, послуживший основанием на его предоставление (приказ руководства и т.п.)
  • В конце листа должна быть поставлена подпись должностного лица, заполнившего документ – в данном случае специалиста кадровой службы.

Заполнение оборотной стороны формы Т-60

Этот раздел в записке-расчёте по форме Т-60 является основным и включает в себя все сведения, касающиеся причитающихся сотруднику отпускных за расчетный период.

Таблица «Начислено» включает в себя все расчетные начисления отпускнику. В столбец под номером 8 (сумма за отпуск) нужно вписать результат умножения среднедневного заработка на количество планируемых отпускных дней.

При каких-то дополнительных начислениях, полагающихся сотруднику их также нужно внести в соответствующие столбцы документа. В 15 столбец вносится общая сумма, из которой потом нужно вычесть размер удержанного подоходного налога и вписать получившийся итог в 23 столбец данного расчета.

Получившаяся в результате сумма и будет той, которую необходимо выдать на руки работнику в качестве отпускных. Эту цифру нужно внести в документ как в числовом выражении, так и обязательно прописью. Бухгалтер, производивший расчеты должен поставить внизу листа свою подпись с расшифровкой.

Таким образом, записка-расчет по форме Т-60 является внутренним документом организации и подлежит обязательному бухгалтерскому учету, заполнение ее в полной мере должно отражать все сведения, касающиеся работника, в том числе его личные данные, а также выплаты, произведенные ему в отчетном периоде. На основе этой информации делается подробный расчет отпускных, которые получит сотрудник при уходе в отпуск.

Трудоустроенному человеку гарантируется государством право на получение периода отдыха в случае, когда он проработал в компании установленное время – не менее шести месяцев. Во время отпуска за данным сотрудником должно сохраняться место его работы, а также это время оплачивается согласно установленным правилам. Для определения отпускных может использоваться Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику форма Т-60, бланк которой можно скачать ниже.

Записка-расчёт о предоставлении отпуска создается специалистом кадрового отдела, с целью формирования для бухгалтерии необходимых данных, которые используются для определения сумм причитающихся отпускных.

При этом бухгалтер производит расчет в этом же документе, что позволяет проверить не только исходную информацию, но и правильность расчета.

Она оформляется вместе с распоряжением о предоставлении времени отдыха, а после составления передается в бухгалтерию для дальнейшего заполнения.

Лицевая сторона содержит информацию, вносимую инспектором по кадрам и повторяет сведения приказа на отпуск. В ней обязательно нужно отразить за какие периоды работы используется , начальная и конечная даты, а также продолжительность.

В компании можно использовать утвержденный Росстатом бланк – форма Т-60, или же создать собственный шаблон, в который включены необходимые реквизиты, обязательные для этого документа.

Однако надо помнить, если происходит увольнение работника и производится расчет компенсации за неотгуленное время, записка-расчёт о предоставлении отпуска по форме Т-60 не должна использоваться, так как существует специально разработанный для этого бланк.

Внимание! На основании записки расчета формируются платежные документы, по которым производится выплата зарплаты.

После этого документ подшивается к остальным документам по начислению зарплаты и идет в качестве приложения к расчетно-платежной ведомости за соответствующий период времени.

За сколько времени до отпуска нужно оформить записку

ТК РФ не определяют точных сроков выписки записки-расчета на отпуск. Закон требует от руководства фирмы предупреждать своих работников о начале отпуска не меньше чем за 14 дней до его начала.

Также нормами определяется обязанность произвести администрацией выплаты уходящему в отпуск сотруднику не меньше чем за 3 дня до ухода. Новые правила предусматривают, если работающий на предприятии человек подает заявление на отпуск и сразу же уходит на этот период, то деньги надо выплатить в течение трех дней с момента поступления заявления.

Внимание! Исходя из этого, желательно записку-расчет оформлять в период от 2-х недель до 3-х дней до начала отдыха. Окончательное же их определение осуществляется на каждом предприятии индивидуально с учетом особенностей его работы.

Конкретные сроки могут быть на предприятии зафиксированы в его локальных актах, например в Положение об отпусках.

Записка-расчет представляет собой первичный учетный документ бухгалтерского учета, необходимый для подтверждения предоставления сотруднику оплачиваемого отпуска и обоснования расчета причитающейся ему выплат.

Документ оформляется по унифицированной форме Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года .

Порядок формирования

Записка-расчет составляется непосредственно перед предоставлением сотруднику оплачиваемого отпуска.

Документальным обоснованием для ее формирования являются заранее составленный работодателем график отпусков на очередной год, приказ руководителя организации о предоставлении отпуска сотруднику, платежная ведомость и расходный кассовый ордер.

Согласно действующему законодательству применение записки-расчета по форме Т-60 распространяется на все организации не зависимо от формы собственности за исключением бюджетных учреждений. Хранение данных документов осуществляется службой бухгалтерского учета со сроком не менее 5 лет.

Законом не установлены точные сроки формирования записки. Согласно Трудовому кодексу работник должен получить отпускные за 3 дня до выхода на отдых , поэтому целесообразно к этому моменту сформировать все необходимые документы.

Заполнение

Форма Т-60 представляет собой двухсторонний документ. Лицевая сторона содержит основные сведения о сотруднике и предоставляемом отпуске, ее оформлением занимается отдел кадров на основании приказа о предоставлении отпуска.

Оборотная сторона документа заполняется бухгалтерией и содержит в себе сведения о начисленных отпускных.

Лицевая сторона

  1. Вверху документа указываются полное наименование компании и ее код по классификатору ОКПО.
  2. Рядом с заголовком указывается его номер и дата составления.
  3. Следующие строки содержат персональную информацию о работнике:
    • полные Фамилия, Имя, Отчество;
    • табельный номер;
    • наименования структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
    • должности в соответствии со штатным расписанием.
  4. Далее следуют сведения непосредственно о предоставляемом отпуске.
  5. Сперва указываются данные об ежегодном оплачиваемом отпуске. Здесь отмечается за какой период работы предоставляется отпуск, его продолжительность в днях, а также даты начала и завершения.
  6. Следующие строки заполняются в случае предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска.

    Дополнительный отпуск полагается определенным категориям работников в соответствии с Трудовым кодексом, его предоставление предусмотрено внутренними локальными документами организации.

  7. В самом низу лицевой стороны документа указывается должность ответственного сотрудника отдела кадров, подпись и ее расшифровка.

Оборот

В первом разделе оборотной стороны документа находится таблица, в которой отражаются сведения о начисленной заработной плате за предыдущие периоды.

  • В графах 1 и 2 вписываются периоды в помесячной разбивке, за которые была начислена заработная плата.
  • В графе 3 указывается размер выплат, полученный сотрудником в советующий период. В самом конце графы 3 определяется общая сумма начисленной за расчетный период заработной платы. Указываются все выплаты, полученные сотрудником в конкретном отчетном месяце (в т. ч. премии, надбавки, корректировки и т.д.). Как правило, расчетный период составляет 12 месяцев.
  • В графу 4 заносится общее количество дней в расчетном периоде.

    В расчете используют «условное» число календарных дней, которое в месяце составляет 29,4 дня. В случае если сотрудник был на больничном, производится соответствующий пересчет количества дней.

  • Графа 5 заполняется, если устанавливается суммированный учет рабочего времени.
  • В графе 6 указывается средний дневной (или часовой) заработок, который определяется как отношение итоговой суммы (6 гр.) к количеству календарных дней (гр.4) или часов (гр. 5).
  • Следующий раздел «Начислено» состоит из двух одинаковых частей и содержит сведения о начисленных работнику отпускных. Заполнение второй части осуществляется в случае если отпуск выпадает на несколько месяцев.
  • В графах 7 и 11 указывается количество дней отпуска, приходящиеся на соответствующий месяц.
  • Графы 8, 9 и 12, 13 содержат информацию о сумме начислений, приходящихся на каждый месяц отпуска в зависимости от их источника финансирования. Сумма начислений в графе 8 (12) равна произведению количества дней отпуска, указанных в графе 7 (11), на средний дневной заработок, указанный в графе 6.
  • Если работнику положены дополнительные выплаты, то они заносятся в графы 10 и 14.
  • В графу 15 заносится итоговая сумма начисленных выплат по всем источникам финансирования.
  • Раздел «Удержано» содержит в себе информацию обо всех удержаниях с заработной платы работника:
    – в графе 16 указываются сведения об удержанных налогах;
    – в графах 17-21 отображаются прочие удержания (к примеру, алименты).
  • В графе 22 суммируются значения по графам 16-21.
  • В графе 23 рассчитывается итоговая величина отпускных выплат, которая определяется как разница между суммой начислений по графе 15 и суммой удержаний по графе 22.

Под расчетом бухгалтер вписывает причитающуюся к выплате сумму, затем дублирует ее прописью. Рядом вписываются реквизиты документа (номер и дата), по которому эта сумма будет выплачена. Внизу документа ответственный сотрудник бухгалтерии указывает свою должность, ставит подпись и указывает ее расшифровку. Ниже вы можете ознакомиться с бланком и образцом заполнения записки-расчет на отпуск.

Отпуск — приятное во всех отношениях событие, но только не для работников бухгалтерии в сезон отпусков. В крупной компании рассчитывать отпускные приходится регулярно. Рассмотрим, как это происходит, на примере.

В ООО «Бригантина» для оформления кадровых и бухгалтерских документов используют автоматизированную программу, и при расчете очередных основных и (или) дополнительных отпусков эта система формирует унифицированную форму Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» — именно она служит первичным документом в данной ситуации.

Как исправить ошибку, допущенную в первичном документе, смотрите в материале «Исправление ошибок в первичке: ФНС вводит новые правила» .

«Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» унифицированной формы Т-60 утверждена постановлением Госкомитета по статистике от 05.01.04 № 1. Скачать бланк формы Т-60 можно на нашем сайте:

ВАЖНО! Трудовым кодексом регламентирован порядок предоставления основных (ст. 114, 115) и дополнительных (ст. 116-119) отпусков, а также описаны особенности их предоставления (ст. 120-128).

Работник ООО «Бригантина» инженер Тарасов П. Г. с 24 мая уходит в отпуск на 28 календарных дней. Как бухгалтер заполнил справку-расчет Т-60, рассмотрим далее.

Заполняем форму Т-60 и выплачиваем отпускные

Унифицированная форма Т-60 по сотруднику Тарасову П. Г. заполняется с учетом:

  • расчетного периода: с мая 2018-го по апрель 2019 года (12 календарных месяцев, предшествующих отпуску);
  • заработка работника за указанный период (в соответствии с постановлением Правительства от 24.12.07 № 922 о порядке расчета средней зарплаты).

ВАЖНО! Рассчитанную сумму отпускных нужно выдать не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Отпускные Тарасову П. Г. были выплачены 21 мая, как и требуется по ТК РФ. Для этого бухгалтер оформил платежную ведомость унифицированной формы Т-53.

Основное предназначение данной записки - подтверждение факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовка расчета выплат причитающихся ему отпускных.

Для оформления записки-расчета применяется унифицированная форма № Т-60. Она является двухсторонней. Лицевая сторона бланка содержит основные сведения об отпуске работника и заполняется кадровиком на основании утвержденного руководителем . Оборотная сторона бланка предназначена для оформления расчета отпускных.

Рассмотрим правила заполнения некоторых граф и полей записки.
Период работы
При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпуска в строке указывается целый год, даже если он еще не отработан работником. В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком строка не заполняется.

Графа 3
В графе указывается общая сумма выплат работнику за каждый месяц расчетного периода, с учетом всех (имеющих место) корректировок. Например, если в каком-то из месяцев работнику была повышена зарплата, выплачена премия или надбавка, в соответствующей строке графы необходимо указать уже скорректированную сумму, без приведения расчетов. Чтобы в дальнейшем не запутаться и не забыть на основании чего были произведены расчеты выплат для того или иного месяца, ниже, после таблицы, можно сделать соответствующие отметки (например, с какого числа была повышена зарплата, в какой месяц выплачена премия). Полученная итоговая сумма указывается в графе 3 и применяется в дальнейшем для расчета среднедневного заработка.

При использовании в расчетах корректировочного коэффициента, составляется бухгалтерская справка. Унифицированного бланка для данной справки не предусмотрено, поэтому составляется она бухгалтером самостоятельно, с указанием обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона "О бухгалтерском учете".

Графа 4
Необходимо помнить, что при расчете отпускных применяется "условное" число календарных дней, которое в полностью отработанном месяце составляет - 29,4 дня. В случае не полностью отработанного месяца применяется дополнительный расчет, путем деления "условного" числа на фактическое число календарных дней в месяце и умножением на отработанные дни. Например, если работник болел 5 дней в марте 2009 года, тогда количество отработанных им дней в марте составит: (29,4: 31) х (31 - 5) = 24,66 дней.

Графа 5
Заполняется, если работнику установлен суммированный учет рабочего времени.

Графа 6
Величина среднего дневного заработка определяется путем деления суммы начислений за расчетный период (итоговая строка графы 3) на количество календарных дней, принимаемых расчетного периода (данные из графы 4 или 5).

Расчет отпускных
Отпускные, подлежащие выплате работнику, рассчитываются путем умножения среднего дневного заработка (графа 6) на количество дней отпуска (графа 7) и вычитанием из полученной суммы налога на доходы и прочих удержаний.