Составление и оформление документов. Основные требования к оформлению документов

Эта статья рассчитана в основном на новичков в кадровом деле, однако и «старожилы» могут почерпнуть из нее что‑то полезное. Какие локальные нормативные акты по учету персонала должны быть утверждены в учреждении? Как грамотно их оформлять? Есть ли установленные правила нумерации изданных приказов? На названные и другие вопросы – ответы далее.

Основы делопроизводства.

Документы кадрового учета условно можно разделить на несколько групп.

По порядку применения выделяются две категории:

  • обязательные для применения во всех организациях (как правило, преду­смотренные трудовым законодательством) документы;
  • рекомендованные.

По типу документов:

  • локальные нормативные акты;
  • документы, используемые для оформления трудовых отношений.

Примерное представление о том, какие документы должны оформлять работники кадровой службы, можно получить, прочитав соответствующие разделы Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011‑93. Приведем выдержки из данного документа.

Наименование формы

Документация по распорядительной деятельности организации

Должностная инструкция

Положение о структурном подразделении

Правила внутреннего трудового распорядка

Структура и штатная численность

Штатное расписание

Документация по приему на работу

Приказ о приеме на работу

Документация по переводу на другую работу

Заявление о переводе на другую работу

Приказ о переводе на другую работу

Документация по увольнению с работы

Заявление об увольнении

Приказ об увольнении

Документация по оформлению отпусков

График отпусков

Заявление о предоставлении отпуска

Приказ о предоставлении отпуска

Документация по оформлению поощрений

Представление о поощрении

Приказ о поощрении

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Документация по учету труда и его оплаты

Учетная карточка научного работника Т-4

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы Т-12

Табель учета использования рабочего времени Т-13

Расчетно-платежная ведомость Т-49

Расчетная ведомость Т-51

Платежная ведомость Т-53

Лицевой счет Т-54

Лицевой счет Т-54а

Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки ТК-1 (гос)

Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки

Табель учета использования рабочего времени

Формы первичных учетных документов, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Примечание:

С 1 января 2013 года формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Организация может разрабатывать формы документов самостоятельно.

Итак, организация может утверждать и вводить во внутренний документооборот свои документы. Требования к их заполнению (в том числе состав реквизитов, правила их оформления, схемы расположения на листе и пр.) определены:

  • в настоящее время – ГОСТ Р 6.30‑2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • с 1 июля 2018 года – ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97‑2016).

Как показывает практика, даже не все опытные кадровики знают о существовании этих стандартов. Тем не менее правила, изложенные в них, распространяются на такие организационно-распорядительные документы:

  • уставы, положения;
  • правила, инструкции, регламенты;
  • постановления, распоряжения;
  • приказы, решения, протоколы;
  • договоры, акты;
  • письма, справки; и др.

Общие требования к созданию документов.

  1. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
  2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов левое поле на лицевой стороне листа и правое поле на оборотной стороне листа должны быть равны по ширине.
  3. Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:
  • Times New Roman № 13, 14;
  • Arial № 12, 13;
  • Verdana № 12, 13;
  • Calibri № 14; и приближенные к ним.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

  1. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
  2. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1‑1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 интервала.

Интервал между буквами в словах обычный, интервал между словами – один пробел.

  1. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов должна быть не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.

  1. Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Ключевой вывод:

Требования, описанные в данном разделе статьи, применяются ко всем создаваемым организацией документам (в том числе в электронной форме), а не только документам кадрового учета. Следование указанным правилам считается хорошим тоном.

Реквизиты документа.

ГОСТ Р 7.0.97‑2016 определен порядок оформления и расположения на листе следующих реквизитов документов:

Реквизит

Реквизит

Герб РФ, герб субъекта РФ (муниципального образования)

Гриф утверждения документа

Заголовок к тексту

Товарный знак (знак обслуживания)

Текст документа

Код формы документа

Отметка о приложении

Гриф согласования документа

Наименование структурного подразделения – автора документа

Справочные данные об организации

Отметка об электронной подписи

Наименование вида документа

Дата документа

Отметка об исполнителе

Регистрационный номер документа

Отметка о заверении копии

Отметка о поступлении документа

Место составления (издания) документа

Резолюция

Гриф ограничения доступа к документу

Отметка о контроле

Отметка о направлении документа в дело

Остановимся на некоторых из них подробнее. Например, эмблема организации (реквизит 02) должна помещаться по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Наименование организации – автора документа (реквизит 05) на бланке должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах. Под на­именованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом (положением). Над наименованием организации – автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Естественно, не все 30 реквизитов обязательно будут присутствовать в создаваемом учреждением документе. В частности:

Наименование структурного подразделения – автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) (реквизит 06)

Используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) (указывается под наименованием организации)

Используется в бланках должностных лиц (располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта РФ, муниципального образования)

Справочные данные об организации (реквизит 08) указываются в бланках писем. Данный реквизит включает в себя почтовый адрес, адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются также код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП.

Наименование вида документа (реквизит 09) («ПОСТАНОВЛЕНИЕ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ», «ПРИКАЗ» и т. д.) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, и располагается под реквизитами автора документа.

Дата документа (реквизит 10) соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Допускается использование одного из двух способов проставления даты:

  • арабскими цифрами, разделенными точкой, – «05.06.2016»;
  • словесно-цифровым способом, например «5 июня 2016 г.».

Регистрационный номер документа (реквизит 11) – это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

Часто у новичков возникает вопрос: как нумеровать кадровые приказы и распоряжения, издаваемые организацией? Как видим, строгих законодательных требований по этому поводу нет. Соответственно организация может выбрать любой из предложенных вариантов:

сквозная нумерация с добавлением литеры «К» (кадры);

нумерация с добавлением буквенного обозначения «О» (отпуск), «У» (увольнение), «К» (командировка) и т. д. к разным видам приказов.

Для справки:

Чтобы сохранялся больший порядок при ведении кадровой документации, желательно вести журнал учета выпущенных приказов.

Место составления (издания) документа (реквизит 13) указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением («Москва», «Нижний Новгород» и т. д.). Этот реквизит ставится во всех документах, за исключением:

  • случаев, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения;
  • служебных писем;
  • докладных, служебных записок;
  • других внутренних информационно-справочных документов.

Реквизит 15 «Адресат» используется при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть:

  • организация;
  • структурное подразделение организации;
  • должностное или физическое лицо.

Этот реквизит проставляется:

  • в верхней правой части документа – на бланке с угловым расположением реквизитов;
  • справа под реквизитами бланка – при продольном расположении реквизитов бланка.

Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (его заместителю) организации указываются в дательном падеже наименование должности, включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Вариант 1:

Руководителю Государственного

Нижегородской области

Иванову М. О.

Вариант 2:

Руководителю Государственного

бюджетного учреждения здравоохранения

Нижегородской области

«Городская клиническая больница № 25»

Иванову М. О.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Гриф утверждения (реквизит 16) проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты.

УТВЕРЖДЕНО

приказом МБОУ СОШ № 8

Заголовок к тексту (реквизит 17) – это краткое содержание документа. Заголовок формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?», например:

  • приказ о создании аттестационной комиссии;
  • приказ об утверждении штатного расписания;
  • приказ об увольнении.

Заголовок оформляется под реквизитами бланка, как правило, слева. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает четырех-пяти строк.

Текст документа (реквизит 18) может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Применяются следующие способы изложения текста.

Наименование документов

Способ изложения текста

От первого лица единственного числа («приказываю»)

Документы коллегиальных и совещательных органов

От третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»)

Протоколы

От третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»)

Положения, инструкции, акты, справки

От третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»)

Совместные документы

От первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)

Деловые (служебные) письма

От первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке

Гриф согласования документа (реквизит 20) проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Он включает:

  • слово «СОГЛАСОВАНО»;
  • наименование должности лица, которым согласован документ (включая на­именование организации);
  • его собственноручную подпись;
  • инициалы, фамилию;
  • дату согласования.

Способов проставления названного реквизита несколько. Отметка «СОГЛАСОВАНО» может ставиться:

  • на первом листе документа (если документ имеет титульный лист – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;
  • на последнем листе документа под текстом;
  • на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Отметка об исполнителе (реквизит 25) включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона, может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Названный реквизит оформляется:

  • на лицевой стороне последнего листа документа начиная от границы левого поля;
  • при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева;
  • (допустимо) как нижний колонтитул (шрифтом меньшего размера).

Например: «Иванова Раиса Михайловна, Контрольное управление, специалист отдела кадров, +7 (495) 924‑45‑67, [email protected]».

От редакции:

Об оформлении не упомянутых нами реквизитов документов читайте в ГОСТ Р 7.0.97‑2016. Образцы бланков документов – в приложении «В» к названному госстандарту.

* * *

Не во всех государственных (муниципальных) учреждениях есть должность делопроизводителя, поэтому обязанность по разработке форм первичной учетной и кадровой документации нередко ложится на работников бухгалтерской и кадровой службы. В данной статье мы рассказали об основных правилах оформления организационно-распорядительной документации.

Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения, №3, 2018 год

Характеристика реквизитов заголовочной части документа, их перечень и требования к оформлению.

Характеристика реквизитов содержательной части документа, их перечень и требования к оформлению.

Характеристика реквизитов оформляющей части документа, их перечень и требования к оформлению.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Требования к оформлению реквизитов документов

Реквизиты заголовочной части

Реквизит «Товарный знак»

Реквизит «Наименование вида документа»

Реквизит «Дата документа»

Реквизит «Регистрационный номер»

Реквизит «Место составления или издания документа»

Реквизит «Адресат»

Реквизит «Гриф утверждения документа»

Вносить какие-либо изменения или добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Реквизит «Резолюция»

Реквизит «Заголовок к тексту документа»

Пример:

Приказ о составе ученого совета Энергетического факультета,
Письмо о приглашении на конференцию;
Протокол заседания ученого совета;
Должностная инструкция лаборанта;
Положение о службе делопроизводства;
Правила внутреннего распорядка;
Акт проверки состояния дел;
Справка о контингенте студентов.

Реквизит «Текст документа»

Реквизит «Отметка о наличии приложения»

Реквизиты оформляющей части документа

Реквизит «Подпись документа»

Реквизит «Гриф согласования документа»

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Реквизит «Отметка об исполнителе»

Реквизит «Оттиск печати»

Реквизит «Идентификатор электронной копии документа»

3.1. Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным законом "О Государственном гербе РФ".

3.2. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

3.3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - это условное или символическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п.

На бланке организации может быть воспроизведен только один из вышеперечисленных реквизитов. Государственный герб РФ и герб субъекта РФ помещают над наименованием организации, эмблему размещают над наименованием организации или слева от него.

3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8. Наименование организации - автора документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах, с указанием организационно-правовой формы (закрытое акционерное общество – ЗАО, общество с ограниченной ответственностью –ООО и т.д.). При наличии вышестоящей организации ее полное или краткое наименование указывается над наименованием организации – автором документа. При наличии сокращенного наименования организации, закрепленного в учредительных документах организации, его располагают (в скобках) ниже полного или за ним.

Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках, при этом наименование организации на государственном языке субъекта РФ располагают ниже или справа от наименования на русском языке.

Наименование филиала, представительства, территориального отделения, указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Почтовый адрес указывается в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, т.е указываются наименование улицы, номер дома, номер квартиры или офиса, наименование города, области, почтовый индекс.

3.10. Наименование вида документа – (приказ, акт, протокол и т.д.) дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований; Этот реквизит проставляется при оформлении всех документов за исключением писем и оформляется прописными буквами.

3.11. Дата документа - один из важнейших реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания (для приказов, писем, справок); дата его утверждения (для правил, инструкций, отчетов и т.п.); дата заседания (для протокола); дата зафиксированного в нем события (для акта). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца (число), месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Дата документа является одним из поисковых признаков документа.

Кроме даты, проставляемой в документе, датируются также все стадии оформления и обработки документа (согласование, визирование, утверждение, проставление резолюции, получение документа, исполнение документа), где дата оформляется аналогично.

3.12. Регистрационный номер документа – это условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации; состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Для внутренних документов (приказов, протоколов, актов, справок, распоряжений) регистрационным номером, как правило, является обычный порядковый номер с начала года.

Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, куда подшита копия отправляемого документа, и порядкового номера отправляемого документа.

Например: 15-24/149,

24 - номер дела по номенклатуре,

149- порядковый номер отправляемого документа

Для приказов по личному составу можно вводить в индекс буквенное обозначение:

Например: Приказ № 31-К

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например: Коммерческий контракт № 17/42,

где 17 - порядковый номер документа в одной фирме,

42 - порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

3.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Состоит из постоянной части: На № _____ от __________. Используется только на бланках писем. Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма.

3.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления.

3.15. Адресат. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

Например: Министерство культуры

Российской Федерации

Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, при этом инициалы указывают перед фамилией.

Например: Министерство культуры РФ

Управление делами

Ведущему специалисту

А.П.Петрову

При адресовании документа руководителю или заместителю руководителя организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например: Генеральному директору

ОАО “Центрэнергострой”

И.В.Касаткину

При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует называть обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.

Например: Директорам средних школ

г. Нижнего Новгорода

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают сначала наименование организации, а затем почтовый адрес.

Например: Редакция журнала “Кадры”

ул.Рождественка, 8, строение 2

Москва, 103031

При адресовании документа в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам почтовый адрес не указывается.

При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.

Например: Смирновой Т.В.

ул. Артельная, д.7, кв. 47

Нижний Новгород, 603022

Допускается центрировать каждую строку реквизита "адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например, Генеральному директору

ОАО "ПАРУС"

Р.М.Никитину

Несколько адресатов на документе указывают с целью информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направляется данный документ. В этом случае документ не должен содержать более 4-х адресатов. Слово “Копия” перед вторым и последующими адресатами не пишется. Адресаты разделяются двумя-тремя межстрочными интервалами. При направлении документа более чем четырем адресатам составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

3.16. Гриф утверждения документа . Утверждение документа - особый способ удостоверения некоторых видов документов. Оно санкционирует их содержание и свидетельствует о распространении действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Только после утверждения такие документы приобретают юридическую силу. Утверждению подлежат положения, уставы, акты и др. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.


Похожая информация.


Н овый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступил в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года. Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в работе.

Сфера применения

1 июля 2018 г. был введен в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 был утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и первоначально датой введения стандарта в действие было 1 июля 2017 г.

Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 была перенесена на год – на 1 июля 2018 года. Причиной переноса послужило упоминание в п. 3.3 стандарта проприетарных шрифтов, применение которых возможно только при условии приобретения соответствующей лицензии, иначе говоря, относимых к несвободному программному обеспечению. Авторское право на шрифты, первоначально названные в стандарте (Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14), принадлежит иностранным владельцам.

Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусмотрено создание и ведение Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных . Одновременно Правительством РФ был введен запрет на допуск программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также утвержден план перехода в 2016–2018 годах федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.

В связи с этим Росстандартом утверждено изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривающее изложение п. 3.3 стандарта в новой редакции:

«3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров».

ГОСТ Р 7.0.97-2016 , как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно . Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

  • организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
  • никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

  • применение стандарта оправдано экономически;
  • позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
  • применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

  • исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
  • руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
  • служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед организацией (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает разделы:

1. Область применения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Реквизиты документа;

5. Оформление реквизитов документов;

6. Бланки документов;

  • Приложения (справочные):
    • А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»;
    • Б «Схемы расположения реквизитов документов»;
    • В «Образцы бланков документов».

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появилось два новых раздела: 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов» и одно новое приложение – с формой титульного листа документа.

  • ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Совершенно новым разделом стандарта является раздел 3 «Общие требования к созданию документов», в котором изложены положения, относящиеся к изготовлению документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Основными положениями этого раздела являются следующие:

  • документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
  • вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляется посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
  • допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
  • абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
  • текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал;
  • текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
  • допускается выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Новое приложение к стандарту (приложение А) определяет состав реквизитов титульного листа документа и порядок их расположения. Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке таких документов, как программы, планы, отчеты и т.п.

Состав реквизитов документов и правила их оформления

По количеству реквизитов старый и новый ГОСТ не различаются, но изменения в их составе есть: отдельные реквизиты не включены в новый стандарт, есть новые и есть такие, которые претерпели редакционные изменения.

Реквизиты, не включенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016

К таковым относятся:

  • код организации (реквизит 04 по старому ГОСТ Р 6.30-2003);
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН ) юридического лица (реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003);
  • идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП ) (реквизит 06 по ГОСТ Р 6.30-2003);
  • идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003).

Первые три из перечисленных здесь реквизитов, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, указывались в бланках писем. В новом стандарте они утратили статус самостоятельных реквизитов, но фактически остались в бланках писем, хотя уже в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации». Поэтому с точки зрения бланка письма (состава его реквизитов и их расположения) ничего не изменилось. Смотрите:

  • ближайший (на следующей странице) фрагмент нового ГОСТ с образцом бланка письма с угловым расположением реквизитов, а также
  • Пример 1 с бланком письма коммерческой организации, который не потребуется корректировать в связи с выходом нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Здесь мы пометили те самые реквизиты с их номерами из старого стандарта.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пример 1

Свернуть Показать

Причина исключения реквизита «Идентификатор электронной копии документа» (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003) – утрата практического значения. В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота (далее – СЭД), документ включается в СЭД (например, в виде скан-копии бумажного оригинала) и его ключевые реквизиты описываются в электронной карточке этого документа. По ним-то потом и можно его найти, т.е. в условиях применения СЭД не требуется использование дополнительного идентификатора документа.

Реквизиты, включенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (новые реквизиты)

Среди них:

  • наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • наименование должности лица – автора документа (реквизит 07 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Включение наименования структурного подразделения и должности лица, издавшего документ, как отдельных реквизитов в новый ГОСТ обусловлено тем, что эти сведения на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Старый ГОСТ предусматривал возможность изготовления таких бланков, но соответствующие реквизиты не выделял. Фактически новый ГОСТ восстановил справедливость в отношении них. Сравните примеры бланков, приводимых в приложениях к стандартам далее.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу», который проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством. Применение такой ограничительной отметки на документах, содержащих информацию конфиденциального характера, – практика не новая. Такие отметки (пометки, грифы) конфиденциальности применяются не одно десятилетие, и в ранее действовавших стандартах (ГОСТ 6.30-90, ГОСТ Р 6.30-97) данный реквизит был. Например, в ГОСТ 6.30-97 о нем говорилось следующее:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (в ред. постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст)

3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 восстановил данный реквизит с тем же названием – «гриф ограничения доступа к документу». В его состав входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая, как сказано в стандарте, может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. См. Примеры 2 и 17.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Следует отметить, что в законодательстве нет единого мнения относительно названия данного реквизита. Если в законах этот реквизит назван «гриф», то в постановлении Правительства РФ – «пометка». Соответственно, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 использован термин, применяемый в законодательных актах.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 8 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»Статья 8 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»

Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно»...

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 6 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

4. На документах, предоставляемых указанным в частях 1 и 3 настоящей статьи органам и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности»

2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При использовании данного реквизита следует учитывать, что законодательством могут быть установлены дополнительные требования к его оформлению. Например, Закон о коммерческой тайне предусматривает, что при представлении документов в органы государственной власти и органы местного самоуправления наряду с грифом «Коммерческая тайна» указывается полное наименование и место нахождения юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя и его место жительства.

Еще один новый реквизит – «отметка об электронной подписи» (номер 23 в ГОСТ Р 7.0.97-2016) – используется для визуализации электронной подписи в электронном документе. Такая отметка была предусмотрена еще приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе программными средствами воспроизводится данная отметка в том месте, где проставлялась бы собственноручная подпись должностного лица, если бы документ оформлялся на бумаге.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Следует иметь в виду, что данная отметка формируется программными средствами, не заменяет электронной подписи, а лишь выступает способом ее визуализации.

Объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два

Что перетасовали, покажем в Таблице:

ГОСТ Р 6.30-2003 включал только два реквизита: «Государственный герб РФ» и «герб субъекта РФ» , однако органы местного самоуправления тоже вправе иметь свои официальные символы (гербы, геральдические знаки) .

Кроме того, объединение изображений гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов. Оно помещается посередине над указанием организации – автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Обобщенный реквизит «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» из старого ГОСТ Р 6.30-2003 в новом стандарте разбили на два реквизитами: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)». Использование эмблем и товарных знаков преследует различные цели и регулируется различным законодательством.

Изображение эмблемы, как и герба, помещается посередине верхнего поля бланка документа над организацией – автором документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Изображение товарного знака (знака обслуживания) может воспроизводиться аналогичным образом или слева на уровне наименования организации – автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Изменения в оформлении реквизитов документов

Правила оформления реквизитов документов изложены в разделе 5 нового стандарта. Здесь изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новый стандарт только те изменения, которые действительно актуальны для практики документирования. К наиболее значимым отнесем следующие:

1. Приведено к единообразию проставление инициалов лица в реквизите «адресат». Напомним, что по ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа должностному лицу инициалы следовало ставить перед фамилией, а при адресовании физическому лицу – после фамилии. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено единое правило: независимо от того, кому адресован документ (должностному лицу или физическому), инициалы ставятся после фамилии. См. Примеры 3 и 4.

В тексте документа при упоминании человека его инициалы также всегда указываются после фамилии, об этом сказано в п. 5.18 нового стандарта, где установлены требования к текстам документов.

Пример 3

Свернуть Показать

Пример 4

Свернуть Показать

2. Правила оформления реквизита «адресат» дополнены положением о том, что перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример 5

Свернуть Показать

Пример 6

Свернуть Показать

3. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона / факса, если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте).

Пример 7

Свернуть Показать

Пример 8

Свернуть Показать

4. В пункте 5.18 нового стандарта (где говорится об основных правилах составления текста) появилось несколько новых положений.

Во-первых, о языках, на которых могут составляться документы в органах власти и организациях. Это:

  • государственный язык РФ или
  • государственный язык (языки) республик в составе РФ в соответствии с законодательством этих республик.

Во-вторых, если составляемый вами документ издается на основании другого, то его реквизиты необходимо привести – сослаться на соответствующий законодательный или иной нормативный правовой акт, ранее изданный распорядительный документ. Данная практика существует давно, просто сейчас это положение добавили в новый ГОСТ на оформление ОРД.

В-третьих, ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает возможность использования в текстах этикетных фраз. Это положение касается, главным образом, деловых писем, внутренней переписки организации (докладные, служебные записки и др.).

В стандарте, в частности, установлено, что в деловых (служебных) письмах могут использоваться:

  • вступительное обращение:
    • Уважаемый господин Председатель!
    • Уважаемый господин Губернатор!
    • Уважаемый господин Прохоров!
    • Уважаемая госпожа Захарова!
    • Уважаемый Николай Петрович!
    • Уважаемая Ольга Николаевна!
    • Уважаемые господа!

Заметьте, что в обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, а в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

  • заключительная этикетная фраза:
    • С уважением, …

Свернуть Показать

Наталия Сараева, эксперт издательства «Бизнес-Арсенал»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 закрепил использование этикетной рамки, когда «уважение» в документе проявляется дважды – это довольно распространенная практика.

Но скрупулезное прочтение п. 5.18 нового стандарта выявляет, что и вступительное обращение в начале текста со словом «Уважаемый», и заключительная фраза рядом с подписью с таким же словом «могут использоваться». То есть там нет требования задействовать их одновременно. Поэтому, если вы считаете достаточным единожды назвать человека уважаемым (в начале или конце письма), то этого будет вполне достаточно.

Конкретные правила применения этикетных фраз устанавливаются Инструкцией по делопроизводству организации.

5. Правила оформления реквизита «отметка о приложении» дополнены возможностью указывать здесь электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), если он и является приложением.

Пример 9

Свернуть Показать

А состав документов и имена файлов, записанных на этот носитель, должны указываться на вкладыше (конверте), в который он помещается.

6. Оформление реквизита «подпись» (реквизит 22 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) в целом основывается на правилах ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем имеется нововведение: «при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением)». Может использоваться как сокращенное написание, так и полное:

Пример 10

Свернуть Показать

Пример 11

Свернуть Показать

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

7. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом. Согласно новому ГОСТ на первом листе приложения проставляются:

  • отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ);
  • гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение (таким образом, задвоения его реквизитов не происходит).

Пример 12

Свернуть Показать

8. Дополнен новыми элементами реквизит «отметка об исполнителе». Как и раньше, здесь указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, но теперь сюда можно добавить наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Конкретный вариант оформления отметки об исполнителе определяется локальными нормативными актами организации по делопроизводству (для большинства организаций это Инструкция по делопроизводству).

Пример 13

Свернуть Показать

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера, чем основной текст документа.

9. Правила оформления отметки о заверении копии дополнены новым положением: если копия выдается для представления в другую организацию, данная отметка дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

Пример 14

Свернуть Показать

Эти правила были установлены еще Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», но нашли отражение только в тексте ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Бланки документов

В связи с введением ряда новых реквизитов и исключением некоторых других были внесены изменения и в состав реквизитов бланков документов, что получило свое отражение в приложении Б нового стандарта (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий, письма и конкретного вида документ), а также правила их проектирования остались без изменений.

«Языковая» тема, начатая в п. 5.18 о тексте документа, повторилась и в п. 6.8 о бланках:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации:

угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или

Обратите внимание на второй абзац п. 6.8 нового ГОСТ, где появилось положение, которого не было в стандарте 2003 года, но которое было в стандартах 1990 и 1997 годов. Оно о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используется бланк, где «к левой колонке на русском языке» добавляется «правая колонка» на любом иностранном. Т.е. это будет опять же двуязычный бланк.

Пример 16

Свернуть Показать

Итак, мы дали общую характеристику новому стандарту – ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающему требования к оформлению документов и принятому взамен ГОСТ Р 6.30-2003, а также рассмотрели основные изменения в оформлении документов, вводимые новым стандартом. Пройдясь по этому выявленному списку изменений, вы сможете решить, что из новинок станете внедрять у себя. Тогда это еще надо будет отразить в своей Инструкции по делопроизводству (или ином ЛНА) и настройках шаблонов документов в СЭД.

Анализ содержания ГОСТ Р 7.0.97-2016 свидетельствует о том, что, несмотря на изменения в составе реквизитов и правилах их оформления, в целом сохраняется преемственность нового стандарта со старым ГОСТ Р 6.30-2003, действующим до 1 июля 2018 г. Новшества стандарта обусловлены, прежде всего, изменением законодательства в сфере информации и документации, а также применяемыми в практике работы с документами информационными технологиями.

А в заключение приведем образец полностью оформленного документа «в стилистике» нового стандарта – письмо на бланке структурного подразделения с грифом ограничения доступа.

Пример 17

Свернуть Показать

Для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
требования к оформлению кадровой документации, придание документам юридической силы
- Продолжение 1 варианты оформления
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Чем определены требования к ведению кадрового делопроизводства

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех кадровых вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов.
Требование документирования информации по определенным правилам установлено Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Из статьи 11 Федерального закона № 149-ФЗ:

  1. -Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.
  2. -В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.
Руководителям и работникам кадровой службы следует помнить, что правильно оформить документ означает придать ему юридическую силу . Необходимо уделять достаточное внимание не только содержанию, но и форме документа. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).
Для управленческой деятельности юридическая сила документов очень важна, она подтверждает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Судебная практика знает множество примеров, когда организация проигрывала дело из-за ненадлежащим образом оформленных кадровых документов, составленных с нарушением требований соответствующего ГОСТа, поскольку они не принимаются в суде в качестве письменных доказательств и не имеют юридической силы. Это еще одно подтверждение тому, что в трудовых правоотношениях (особенно в ситуации увольнения) необходимо соблюдать все формальные тонкости кадрового делопроизводства.

Правила оформления документов

Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.
Системой документации согласно п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 признается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:
- унифицированную систему организационно-распорядительной документации;
- унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).
Правила оформления документов , входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003 , утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Настоящий стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов и к бланкам документов .
Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Однако в ГОСТ Р 6.30-2003 приведен перечень реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указано, какие именно надписи придают документу юридическую силу. При этом не все надписи влияют на юридическую силу документа.
Так, стандарт «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники ГОСТ 6.10.4.-84», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 9 октября 1984 г. № 3549, устанавливает требования к составу реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. В их число входят: наименование организации - создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; наименование документа; дата изготовления документа; код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или, как правило, код лица, утвердившего документ. Но кроме этих реквизитов документ может содержать дополнительные реквизиты, которые для отдельных видов документов могут быть обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Электронное документирование

Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы. В ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ установлены специальные требования к таким документам:
«Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе» .
При этом юридическая сила электронного документа в силу указанного закона подтверждается электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Более того, положения указанного Федерального закона не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.
В целом состав реквизитов электронного документа должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003, перечисляя состав реквизитов, используемых при оформлении документов, не определяет данного понятия. Определение содержит ГОСТ Р 51141-98, в соответствии с которым реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).

Придание документам юридической силы

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту.
Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа не нужно использовать все описанные в ГОСТе реквизиты. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка. Можно внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы документов. Например, в бланк приказов о приеме и увольнении работников добавить реквизит «подпись начальника отдела кадров», «подпись непосредственного руководителя». Однако удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Состав реквизитов , характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003.
Этот документ устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 (ОКУД):
Код формы документ а проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации).
Код организации (ОКПО) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
ОГРН - основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
ИНН/КПП - идентификационный номер налогоплатильщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Например, «Правила внутреннего трудового распорядка», «должностная инструкция».
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Допускается два способа оформления даты документа : цифровой или словесно-цифровой.
При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 февраля 2011 года следует оформлять в виде следующей записи: 05.02.2011.
Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например, 2011.02.05.
Этот способ оформления дат находит широкое применение в архивах – даты на стеллажах, папках и иных документах пишут в «обратной» последовательности.
При словесно-цифровом способе дату следует оформлять: 05 февраля 2011 г.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.
Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрационный номер документа присваивается на основе записи, внесенной в соответствующую регистрационную форму. Выделяют следующие виды регистрационных форм: регистрационно-контрольные карточки (РКК); регистрационные журналы (книги); экранные формы (при использовании компьютерных технологий). Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем. Формы документов можно посмотреть на странице Формы документов
Незарегистрированный документ юридической силы не имеет!!!
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит обязателен для писем.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднительно его определить по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, использовать можно только общепринятые сокращения.
Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже,
Например:
Генеральному директору
ОАО «Парус»
В.А. Лаптеву
или

ООО «Маяк»
Бухгалтерия
Главному экономисту
В.М. Кочетовой

ПРОДОЛЖЕНИЕ 1 на СТР

Рассмотрим общие правила составления и оформления документов. Несмотря на различия в назначении и содержании документов, их составление и оформление подчиняется общим требованиям (правилам), содержа­щимся в ГОСТах, приказах и других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой. Эти требования (правила) касают­ся содержания различных частей текстов документов, качества и формата бумаги, картриджей, лент для пишущих машин и пр. В целом выделяют следующие основные требования:

1) юридические тре­бования или требования правовой культуры;

2) требования информаци­онной культуры;

3) требования оперативности изготовления, оформле­ния и обработки документов;

4) требования технической эстетики.

Юридические требования, предъявляемые к документам,обеспечивают юридическую силу до­кумента, т. е. основанную на законе бесспорность, авторитетность, достоверность содержащихся в документе сведений, а следователь­но, обязательность документа для определенной категории лиц. Юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного долж­ностного лица (органа) и строго соответствующий его компетенции.

Требования информационной культуры документов предполагают, что документ должен быть предельно кратким и информационно ем­ким, то есть при минимуме текста в документе должен содержаться максимум информации и излагаться ясным, убеди­тельным, понятным для адресата языком.

Требования оперативности изготовления, оформления и обра­ботки документов заключаются в том, что при составлении документов следует учитывать, что после изготовления, как правило, регистрируют, отправ­ляют к месту их получения, обрабатывают и т. д. Время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов во многом зависят от соблюдения определенных правил составителями документов. Они должны учитывать, что с составленными ими документами будут ра­ботать многие сотрудники (машинистка, секретарь, делопроизводи­тель и пр.) Причем каждому из них требуется различная информа­ция, содержащаяся в документе.

Каждый документ содержит оперативную и статистическую ин­формацию. Оперативная информация отражает содержание документа и помещается в его текстуальной части. Она адресована прежде всего конкретному должностному лицу (например, исполнителю документа). Статисти­ческая информация – сведения о наименовании документа, адресате, месте и времени его составления и другие сведения, адресованные главным образом работникам делопроизводственных подразделений. Эта информация содержится в реквизитах документа. Правильное вы­полнение реквизитов способствует оперативному, с наименьшими затратами усилий изготовлению, оформлению и обработке докумен­тов.

В документе не должно быть помарок и исправлений.

Документирование информации осуществляется, как правило, с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации. Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный (рис. 23).

Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов: А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае исполнителем документа в зависимости от характера и назначения документа. Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств вычислительной техники, рекомендуется печатать в текстовом редакторе Microsoft Word, шрифтом Times №ew Roma№ размером 13–15 через один-два интервала. Для выделения части текста документа (за исключением писем), заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста. При использовании в тексте таблиц допускается их изготовление с помощью средств, входящих в пакет Microsoft Office, и печатание табличного текста шрифтами меньшего размера. При использовании других программных редакторов при необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами исходя из размера печатных знаков. Документы на бланках или листах бумаги формата А4 печатаются, как правило, через 1–2 межстрочных интервала, а формата А5 и менее – через 1 межстрочный интервал.

При подготовке и оформлении документов могут использоваться следующие реквизиты.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Феде­рации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга­низаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст­венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 3 января 2007 г. следует оформлять 03.01.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 03 января 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.01.03.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах едино­началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразде­лений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

– от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

– от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИСМС считает возможным").

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

или на бланке:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник УБ ОАО

"Уралгранит"

личная подпись Н.В. Головин

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Международной академии

информатизации

от 24.11.2007 № 755-914

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления ОАО "Росгосстрах-Аккорд" от 12.11.2006 № 6

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.Г. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор отдела кадров Личная подпись П.И. Кравченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

А.С. Петров 238 89 54

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), простав­ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.

Копия документа изготовляется и выдается (направляется) с разрешения руководителя организации или соот­ветствующего ее структурного подразделения. Организация может изготовить и засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в самом учреждении.

При оформлении личных дел сотрудников организация может из­готовлять копии их документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов и свидетельств об образовании, об изобретениях и рационализаторских предложениях, научных степенях и званиях и т. д.) для приобщения к личным делам.

Копия документа воспроизводится на бланке организации и за­веряется подписью должностного лица, удостоверяющего соответс­твие ее содержанию. Если копия изготовляется не на бланке, с оригинала документа при снятии копии воспроизводится текст блан­ка подлинника. На первом листе копии документа в верхнем правом углу делается отметка "копия". Заверительная подпись составляет­ся по форме: "верно", наименование должности лица, заверяющего копию, его личная подпись, инициалы и фамилия, дата заверения копии. При пересылке копий в другие организации или выдаче их на руки отдельным лицам на заверительной надписи проставляется пе­чать организации, выдавшей копию.

При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

При направлении другим организациям подлинника документа (письма, телеграммы, протокола и т. п.) в организации остается копия документа, которая содержит визы должностных лиц, сос­тавлявших и согласовавших документ-подлинник. В него вносят все исправления, сделанные при подписании подлинника. Постоянные реквизиты бланка на копии не воспроизводятся. На нем проставляется дата подписания и регистрационный номер. Под­пись удостоверяется по форме: "верно" или ПП ("подлинник подпи­сан"), подпись, инициалы и фамилия лица, заверяющего копию, дата заверения.

Проекты документов ре­комендуется печатать через полтора интервала на обеих сторонах листа. На первой странице листа оставляется чистое поле с левой стороны, на второй странице – с правой стороны. Во избежание повторной перепечатки тексты проектов должны быть тщательно от­редактированы с учетом требований, предъявляемых к управленчес­ким документам.

Размножение подписанного документа тиражом до пяти экземп­ляров целесообразно выполнять на пишущей машинке или принтере. При большом тираже следует применять более производительную мно­жительную технику: ксерокс, ротатор, ротапринт и т. д. До разм­ножения подлинника документа он должен быть полностью оформлен, подписан и зарегистрирован в делопроизводственной службе органи­зации.

Сопроводительные пись­ма составляются к документам, не имеющим адресующей надписи, а также в случаях, если к высылаемому документу требуются поясне­ния.

Наибо­лее часто составляют такие виды управленческих документов, как:

– приказ,

– положение,

– инструкция,

– протокол,

– служебное письмо,

– справка.

Рассмотрим подробнее правила их составления и оформления.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе единоначалия в целях разрешения перспективных и опера­тивных вопросов деятельности организации. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации. Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются руководителем или по его поручению заместителем руководителя. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов, подготовленных совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с указанием названий органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью делопроизводственного подразделения и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в делопроизводственное подразделение.

Приказ печатается на бланке установленной формы. Приказ имеет следующие реквизиты:

  • Наименование организации.
  • Наименование вида документа – приказ.
  • Дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
  • Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2000 г. № 21; 03.07.2000 № 44.
  • Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
  • Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
  • Текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
  • В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
  • Преамбула в проектах приказов завершается словом "П р и к а з ы в а ю", которое печатается вразрядку.
  • Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
  • Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
  • В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, отмечаются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
  • Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
  • Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
  • Приказы подписывает руководитель.
  • Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.
  • Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка. При оформлении совместного приказа наименования организаций располагаются на одном уровне; наименование вида документа – приказ располагается по центру строки; дата совместного приказа соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

Положение – правовой акт, определяющий цели и задачи, поря­док образования, права и обязанности, структуру управления, ор­ганизацию работ и юридический статус организации, учреждения, структурного подразделения. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом управления, руководителем организации (или утверждаемый ими) и устанавливаю­щий нормы и правила, регулирующие организационные, научно-техни­ческие, технологические, финансовые и иные направления деятель­ности организаций, их подразделений, должностных лиц и граждан. Инструктивный характер носят также такие правовые акты, как ме­тодические указания и правила, имеющие равную с инструкциями юридическую силу. В целях обеспечения единообразия в системе правовых актов, имеющих одинаковую природу и назначение, лучше именовать их инструкциями. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (должностная инструкция) или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые организацией; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке организации. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция главному специалисту). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов обозначается арабскими цифрами.

Протокол составляется на основании записей, сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря, делопроизводственные подразделения и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются следующие сведения:

  • председатель или председательствующий;
  • секретарь;
  • присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
  • повестка дня;
  • докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов подразделений или служб, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в организации.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью делопроизводственного подразделения.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью канцелярии.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

  • Наименование документа – слово "П р о т о к о л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
  • Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
  • Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.
  • Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
  • Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
  • Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
  • Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
  • Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
  • Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
  • Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
  • Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
  • Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
  • Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
  • Оформление реквизитов постановления аналогично оформлению реквизитов приказов.

Служебное письмо является одним из распространенных видов управленческих документов, составляемых в организациях. Посредством служебных писем дают ответы на запросы орга­низаций, по заявлениям граждан возбуждают ходатайства и пр. Служебное письмо должно выполняться на бланке либо на бумаге стандартного формата с оттиском штампа, содержащего наименование организации и некоторые другие реквизиты, характерные для учрежденческих бланков. Адресование служебного письма может выполняться следующим образом: если письмо адресовано в учреждение, в этом случае учреждение именуется в именительном падеже, например: Центральный научно-исследовательский институт приборостроения. При адресовании письма в структурное подразде­ление сначала указывается наименование учреждения и затем наз­вание структурного подразделения в именительном падеже, напри­мер: Центральный научно-исследовательский институт приборострое­ния. Отдел кадров.

Следует иметь в виду, что служебное письмо составляется от имени органа (учреждения), поэтому личный момент в нем должен быть сведен к минимуму, тон изложения должен быть нейтральным, исключающим иронизирование, проявление бестактности. Изложение текста письма целесообразно вести от третьего лица.

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подт­верждения фактов, событий, состояний, имеющих юридическое значе­ние. Требования к его составлению и оформлению определены госу­дарственными стандартами, которыми установлены следующие его реквизиты: наименование ведомства (например, МВД Республики Баш­кортостан); наименование учреждения (например, Кировский РУВД); адрес уч­реждения или место составления (например, г. Уфа); название вида документа (акт); дата; заголовок к тексту (например, о приеме и передаче дел); подписи составителей акта. Кроме того, он может содержать такие реквизиты, как номер (индекс) и штамп (гриф) ут­верждения.

Текст акта, как правило, должен состоять из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть включает указание на ос­нования составления и составителей акта (лиц, присутствующих при его составлении). Как правило, акт составляется коллегиально (не менее 2-х человек), но может быть составлен и уполномоченным должностным лицом в присутствии иных лиц. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются их инициалы, фамилии и должности. Если акт составляется комиссией, то первым ука­зывают фамилию председателя комиссии, а затем фамилии членов ко­миссии в алфавитном порядке. В констатирующей части излагаются цели, задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируют­ся установленные факты.

Текст акта заканчивается указанием количества экземпляров составленного акта и места их нахождения. Акт подписывается все­ми лицами, принимавшими участие в установлении фактов или собы­тий.

Справка – документ информационного характера, составляемый в порядке уточнения, подтверждения, опровержения каких-либо фак­тов. В соответствии с ГОСТом она должна составляться по указанию вышестоящего органа или должностного лица и содержать запрашива­емую им информацию. Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание (например, о моральном состоянии личного состава); дату или отрезок времени, к которым относятся сведения, фиксируемые в справке, выделяют из текста в отдельный реквизит и помещают перед текстом справки. Эти сведения могут быть включены и в заголовок к тексту. Если справка составляется по нескольким вопросам, текст разделяют и перед каждым из них указывают заголовок. Помимо соблюдения изло­женных правил составления и оформления документов, рационализация документирования предполагает сокращение текстов документов за счет их типизации и трафаретизации.

Кроме вышеуказанных видов документов, создаются и широко используются следующие их разновидности:

акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события;

доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя;

договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение двух и более сторон об установлении каких-либо отношений и содержащий условия и порядок регулирования этих отношений;

доклад – документ, содержащий изложение каких-либо вопро­сов, фактов и событий, а также определенных выводов, предложений и задач, вытекающих из анализа изложенных вопросов, фактов и со­бытий;

докладная записка – документ, содержащий изложение како­го-либо вопроса с выводами и предложениями и адресованный руко­водителю данной или вышестоящей организации;

заключение – документ, содержащий оценку и выводы организации, комиссии, должностного лица или специалиста-экспер­та по какому-либо вопросу;

заявление – письменное обращение, содержащее какую-либо просьбу, требование или предложение;

извещение – документ, содержащий сообщение о каком-либо предстоящем событии (собрании, конференции, совещании, заседа­нии, выставке, презентации и т. п.) и приглашение о принятии участия в нем;

инструкция должностная – документ, определяющий должностные права и обязанности работника;

личная карточка – документ, служащий для учета, анализа состава и движения кадров;

объяснительная записка – вспомогательный документ, поясняю­щий содержание отдельных данных и положений основного документа – отчета, проекта, плана;

отзыв – документ, содержащий мнение организации, должност­ного лица или специалиста по поводу какой-либо работы, представ­ленной на рассмотрение;

отчет – документ, содержащий сведения о работе организации в целом или по одному из направлений ее деятельности, о выполне­нии плана, задания, заказа или поручения, представляемый вышес­тоящему органу управления или должностному лицу;

перечень – систематизированное перечисление объектов, пред­метов, работ или документов;

план – документ, устанавливающий перечень намечаемых и вы­полненных работ, действий или иных мероприятий, их последова­тельность, объемы, временные координаты исполнителей и другие показатели;

постановление – правовой акт, применяемый органом коллеги­ального управления в целях разрешения основных вопросов деятель­ности организации и ее структурных подразделений;

программа – документ, в котором излагаются основные цели, задачи и план деятельности организации на длительный период;

предложение – разновидность докладной записки, содержащей конкретную рекомендацию или предложение по какому-либо вопросу;

протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения и принятия решений на собраниях, конференциях, совещаниях и засе­даниях коллегиального органа;

распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руково­дителем коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов; имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан;

решение – правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или совместно несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия) в целях разрешения наибо­лее важных вопросов, входящих в их компетенцию;

сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному или нескольким вопросам;

список – документ, содержащий перечисление лиц или предме­тов в определенном порядке;

стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях;

телеграмма, телетайпограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с применением телеграфа, телетайпа, телефакса;

телефонограмма – обобщенное название различных по содержа­нию документов, текст которых передается по телефону;

трудовая книжка – документ, содержащий сведения о трудовой деятельности ее владельца;

удостоверение – документ, подтверждающий какой-либо факт или событие;

указание – правовой акт, издаваемый преимущественно по воп­росам, связанным с обеспечением выполнения постановления, реше­ния, приказа и других правовых актов органов управления;

устав – правовой акт, определяющий цели и задачи, порядок образования, права и обязанности, структуру управления, направ­ления деятельности и юридический статус предприятия или органи­зации;

характеристика – описание характерных качеств, особеннос­тей, достоинств и недостатков кого-либо или чего-либо.

Перечисленные выше виды и разновидности управленческих до­кументов входят в систему организационно-распорядительной доку­ментации. Основные положения этой системы определены государс­твенными стандартами Российской Федерации.

В текстах всех видов документов следует употреблять преимущественно простые предложения, применять устойчивые словесные формулы и словосочетания, избегать использования слов, заимство­ванных из иностранных языков, если в русском языке имеется не менее точное слово.

Рекомендуется применять прямой порядок слов в предложениях, если логическое (смысловое) ударение приходится на объект дейс­твия, и обратный порядок в случаях, когда ударение падает на действие или субъект действия, использовать глаголы вместо отг­лагольных существительных и существительные вместо местоимений.

Текст документа должен быть оптимально кратким, применяемые формулировки не должны вызывать различное понимание и толкование.

Не допускается внесение в текст аббревиатур и сокращений слов, не принятых в служебных документах. Названия предприятий и организаций, полные и сокращенные, даются в точном соответствии с наименованиями, определенными уставами или положениями о них.

Тексты телеграмм составляются без союзов, предлогов и мес­тоимений, если при этом не искажается смысл телеграммы, без пе­реноса слов, поправок и исправлений. В телефонограммах нужно из­бегать труднопроизносимых слов и сложных речевых оборотов.

Мы рассмотрели основные вопросы документирования управленческой деятельности в организации. Документирование включает в себя составление, оформление и изготовление документов. Важным назначением документа является фиксация и сохранение информации. Документы должны отвечать юридическим требованиям, требованиям информационной культуры документа, требованиям оперативности изготовления, оформления, обработки документа, технической эстетики.

ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-рапорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Подробнее об этом см.: Афанасьев А. И. Управленческая до­кументация и делопроизводство: практическое пособие // Экономика и закон. Уфа: Башкирская академия управления, 1992. № 20.