Приказы: основные виды и особенности оформления. Распоряжение образец Правильно оформить приказ по предприятию

Распоряжение — распространенный в управленческой практике .

Особую разновидность этого документа представляет Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом» нормативно-правовыми актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и порождающие юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории.

Пример оформления распоряжения

Распоряжения, затрагивающие интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях и вступают в силу со дня их опубликования. По месту их разработки такие распоряжения хранятся постоянно.

Распоряжения — распорядительный документ, издаваемый руководителем или его заместителями единоначалию для решения оперативных вопросов, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия и распространяются на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов (см. рис. 3.2.).

Однако распространена практика издания распоряжений, которые не содержат констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то она обосновывается во вводной части, а текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение вступает в силу с момента его подписания. Регистрация распоряжений ведется отдельно от других видов документов. Регистрационные индексы присваиваются в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Подлинные экземпляры распоряжений формируются делопроизводственной службой в отдельное дело, например «Распоряжения Генерального директора по административным вопросам».

В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу;
• приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.

Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).

Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:

• соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
• эксплуатация зданий и помещений;
• транспортное обслуживание;
• создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
• вопросы безопасности (см. пп. 773-893 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — перечень № 558).

Таким образом, зная тематику распорядительной документации, относимой к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, можно методом от противного выделить в массиве всех издаваемых приказов группу именно по основной деятельности организации.

Перечень приказов по основной деятельности (примеры)

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы систематизации распорядительных документов, содержащим также указания о сроках хранения приказов в зависимости от их групповой принадлежности, является перечень № 558 (см. п. 1.2 указаний по применению перечня № 558).

Перечислить не только все виды приказов по основной деятельности организации, но и общие тематические группы не представляется возможным в связи с тем, что производственная деятельность в каждой организации обладает собственной спецификой.

Руководствуясь положениями перечня № 558, в качестве примера можно обозначить следующие тематические группы приказов по основной деятельности:

• об определении структуры организации и ее изменении;
• введении, утверждении и изменении локальной документации (инструкций, правил, распорядков и т. д.);
• определении штатного расписания и его изменениях;
• организации новых филиалов, представительств и упразднении существующих;
• создании коллегиальных и совещательных, контрольных (ревизионных), научных, экспертных, методических, консультативных органов;
• утверждении планов развития деятельности;
• осуществлении контроля за текущей деятельностью предприятия;
• определении финансовой политики организации;
• определении научно-технической политики деятельности;
• установлении режима функционирования предприятия и внесении изменений в него;
• принятии регламента проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, комплекса мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. д.

Вопреки распространенному ошибочному мнению, к приказам по основной деятельности (а не по личному составу) также относится распорядительная документация о назначении руководителя и главного бухгалтера организации (см. п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия

Существует практика деления данных документов на подгруппы по тематике. Однако это удобно далеко не всегда, т. к. регистрационные номера приказам по основной деятельности обычно присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру такого приказа не добавляются буквенные индексы, но в зависимости от устоявшегося в конкретной организации документооборота возможен и такой вариант (см. также статью «Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве»).

Стоит отметить, что указанная выше практика нумерации носит исключительно рекомендательный характер. Ранее согласно п. 2.7.1.3 Типовой инструкции по делопроизводству…, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536 (утратил силу), правило нумерации приказов в течение календарного года носило императивный характер, но теперь правовой основы для нумерации не существует.

При этом упомянутые правила продолжают использоваться и сегодня в связи с удобством применения в учете документов, в т. ч. при ведении журнала регистрации (подробную информацию по ведению журнала регистрации таких приказов вы найдете в нашей статье «Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности»).

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности

Важно! Распорядительная документация, относящаяся к приказам по основной деятельности, подлежит постоянному хранению.

В указаниях по применению перечня № 558 даны следующие разъяснения по вопросам хранения таких документов.

Документы, имеющие соответствующую отметку о необходимости их постоянного хранения (к ним относятся все документы по основной деятельности) в общем случае должны быть переданы организацией в соответствующий государственный (муниципальный) архив для последующего постоянного хранения (см. п. 3.3.1 указаний по применению перечня № 558).

Однако существуют организации, которые не выступают в качестве источников комплектования госархивов (см. приложение 3 к Методическим рекомендациям…, согласованным ЦЭПК при Росархиве 30.10.2012). Такие организации должны хранить приказы по основной деятельности до ликвидации самой организации. Далее проводится экспертиза и отбор необходимой документации с целью ее передачи на постоянное хранение в регламентированном порядке (см. п. 6.2 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

В случае реорганизации предприятия с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы должны быть переданы последней в порядке правопреемства и включены в ее архивный фонд. Документы постоянного хранения (в т. ч. распорядительная документация по основной деятельности) и по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в надлежащем состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив (п. 2.7 приказа № 526).

Как правильно оформлять приказ по основной деятельности (образец)

Оформление приказа по основной деятельности производится по тем же правилам, что и прочей распорядительной документации.

Структура документа может быть следующей:

• дата издания;
• регистрационный номер;
• место (населенный пункт) составления или издания документа;
• наименование документа (например, «Приказ о возложении обязанностей по ведению бухгалтерского учета…»);
• основное содержание приказа;
• список приложений (при наличии);
• подпись руководителя;
• визы.

Приказ должен быть напечатан на фирменном бланке организации либо из его текста должно быть однозначно понятно, в отношении какой организации он издается.

При составлении бланка приказа для определения перечня необходимых реквизитов и схемы их грамотного размещения на бланке можно использовать постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Требования указанного постановления являются рекомендуемыми.

При необходимости применения унифицированных форм следует воспользоваться также Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299.

Ответственность за несоблюдение правил хранения приказов

В общем случае за нарушение регламента хранения архивных документов соответствующее лицо может быть привлечено к административной ответственности в форме предупреждения или штрафа:

• для граждан — от 100 до 300 руб.;
• для должностных лиц — от 300 до 500 руб. (см. ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ).

Отдельно ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за аналогичные нарушения для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью в форме штрафа:

• для должностного лица — от 2 500 до 5 000 руб.;
• для организации — от 200 000 до 300 000 руб.

Должностное лицо может быть привлечено за нарушение порядка хранения документации к дисциплинарному взысканию. Вместе с тем в должностной инструкции работника или его трудовом договоре должно быть указано, за ведение и хранение какой конкретно документации на него возлагается ответственность.

Так, например, суд не посчитал правомерным привлечение к дисциплинарному взысканию сотрудницы за утрату приказов по основной деятельности организации, т. к. в ее должностной инструкции была указана иная группа распорядительных документов — приказы по личному составу (см. определение ВС Республики Коми от 09.12.2013 по делу № 33-6244/2013).

Итак, приказы по основной деятельности организации подлежат постоянному хранению. За нарушение этого требования как должностное лицо, так и сама организация могут быть привлечены к административной ответственности.

Четкого ответа на вопрос, какие это приказы - приказы по основной деятельности, дать нельзя, т. к. законодательство их конкретного перечня не устанавливает. Ответственное лицо должно самостоятельно проводить такую дифференциацию с учетом содержания издаваемых приказов и специфики деятельности конкретного предприятия.

Распоряжение директора - образец будет приведен в статье - документ, выражающий волеизъявление руководителя предприятия и обязывающий сотрудников выполнить те или иные действия. Обычно распоряжение директора оформляется в форме приказа. Подробнее об этом читайте далее.

Отличается ли распоряжение руководителя предприятия от приказа?

Юридически и приказ, и распоряжение относятся к формам нормативно-правовых актов. Хотя по правовой иерархии распоряжение несколько ниже приказа. При этом часто в утвержденных формах, например, Госкомстата можно встретить заголовок документа вида «Приказ (распоряжение)», что говорит о признании даже госорганами этих понятий практически синонимами.

Для организаций нет четного юридически зафиксированного разграничения понятий приказа и распоряжения. По этой причине некоторые воспринимают распоряжение директора как устное волеизъявление, а приказ — как письменное. Но есть и другая позиция. На некоторых предприятиях (и особенно это касается государственных структур) распоряжение и приказ условно различают по таким признакам:

Посмотрите, как может выглядеть распоряжение генерального директора - образец.

Но все-таки разница этих двух понятий для обычных коммерческих организаций очень условна. Поэтому в дальнейшем в статье речь пойдет о приказе руководителя.

Как отличаются формы документа о распоряжении руководителя?

В делопроизводстве приказы принято разделять на следующие группы:

• по основной деятельности;
• по личному составу.

Связано такое разделение в том числе с разницей обязательных сроков хранения документации юридического лица. Они составляют:

• для большинства приказов по текущей деятельности юрлица — 5 лет;
• для большинства кадровых приказов — 75 лет.

Некоторые приказы можно хранить до момента исполнения поручения руководителя.

Требования к оформлению таких приказов отличаются. Распоряжения по основной деятельности могут оформляться в свободной форме.

Подробнее о приказах по основной деятельности читайте .

Кадровые приказы приводят к появлению тех или иных хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Это может быть начисление зарплаты, отпускных, выходных пособий и т. д. Поэтому такие распоряжения генерального директора должны отвечать более строгим требованиям.

Для некоторых приказов ранее существовали установленные формы, утвержденные Росстатом. Но со вступлением в силу нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ с 2013 года право разрабатывать формы учетных документов принадлежит самой организации. Следует только, руководствуясь п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ, включать в бланк обязательные реквизиты.

Какие реквизиты содержит приказ (распоряжение) руководителя?

Форма приказа разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Шапка документа обязательно должна содержать наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы. Остальные реквизиты:

• номер распоряжения;
• дата;
• название, которое вкратце излагает суть документа;
• констатирующая часть может описать проблему, которая привела к необходимости издать приказ;
• обозначение начала распорядительной части документа (приказываю, обязываю, распоряжаюсь);
• текст поручения;
• стоимостная оценка хозяйственной операции в случае, если приказ повлечет изменения в бухгалтерском учете предприятия (сумма премии сотрудника, сумма списания дебиторской задолженности и т. п.);
• дата вступления в силу (в случае отсутствия этой даты документ вступает в силу в момент подписания) или крайний срок для исполнения поручения;
• лица, на которых возлагается контроль над исполнением приказа;
• подпись;
• места для подписи лиц, ознакомившихся с приказом.

Нумерация приказов может вестись как нарастающим итогом с начала деятельности предприятия, так и начинаться заново в каждом календарном году. Четких указаний в отношении порядковых номеров законодатели не дают.

Посмотрите образец распоряжения директора в форме приказа.

Особенности оформления кадровых приказов

К кадровым приказам относятся распоряжения о приеме на работу, увольнении, отпуске, переводе, премировании и др. Оформление приказов по личному составу должно выполняться с соблюдением всех норм Трудового кодекса.

Большинство кадровых приказов оформляется на основании других документов. Например:

• приказ о приеме на работу или увольнении — на основании трудового договора и личного заявления физического лица;
• приказ об увольнении по причине перевода — на основании письменного запроса другого работодателя;
• приказ о премировании — на основании служебной записки руководителя подразделения, в котором работает сотрудник;
• приказ о дисциплинарном взыскании — на основании докладной записки.

Как уже было отмечено, кадровый приказ оформляется с соблюдением норм бухгалтерского учета. Это значит, что он в обязательном порядке должен содержать реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ:

• наименование формы;
• дата;
• наименование организации;
• содержание факта хоздеятельности;
• величина натурального или денежного измерения факта хоздеятельности;
• наименование должности ответственного лица;
• подписи.

Так как все эти реквизиты содержат и унифицированные формы, утвержденные ранее действовавшим постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, большинство предприятий продолжают их использовать.

В некоторых ситуациях директор издает приказ сам для себя. Так, например, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 19.12.2007 № 5205-6-0 разъясняет, что после избрания единоличного исполнительного органа на основании заключенного трудового договора новый руководитель оформляет приказ о вступлении в должность сам на себя.

Пример

Формулировка приказа о вступлении в должность руководителя может быть следующей:

Приказ № 29

от 12.05.2017

О вступлении в должность генерального директора

На основании решения единственного участника ООО «Сенатор» от 12.05.2017 возлагаю полномочия генерального директора на себя.

Журнал регистрации приказов руководителя

Все оформленные распоряжения руководителя подлежат регистрации в журналах. Предпочтительно использовать отдельные журналы для приказов по основной деятельности и приказов по личному составу. Кроме того, желательно разделить и журналы для приказов с разными сроками хранения.

Установленной на законодательном уровне формы журнала нет. Предприятие может самостоятельно разработать журнал, утвердив его форму внутренним нормативным актом. Рекомендуется использовать такие графы:

• порядковый номер записи;
• название и реквизиты документа;
• краткое содержание документа;
• фамилия лица, ответственного за составление приказа.

Посмотрите образец оформления журнала в публикации .

Журнал может как оформляться в бумажном виде, так и заполняться в электронной форме. В бумажном виде листы нумеруются, сам журнал прошивается и скрепляется сзади печатью организации и подписью ответственного лица.

Итоги

Чаще всего под распоряжением директора имеется в виду приказ. Форма приказа разрабатывается предприятием самостоятельно, но с указанием обязательных реквизитов, если документ отражает некий факт хозяйственной деятельности и является первичным учетным документом, подлежащим отражению в бухгалтерском учете.

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения - руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения , могут быть направлены на:

совершенствование организационной структуры предприятия;

выбор средств и способов осуществления основной (или производст­венной) деятельности предприятия;

обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,­ ­материальными, информационными и иными ресурсами;

утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях , обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Инициирование издания приказа или распоряжения.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.

Подготовка проекта приказа или распоряжения .

Согласование проекта документа.

Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.

Подписание приказа или распоряжения.

Регистрация приказа или распоряжения.

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);

по поручению руководства предприятия;

по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2). Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2). Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала. Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5). То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении .

Источниками информации могут быть:

законодательные акты и нормативная документация;

текущая документация организации;

документы, поступающие из других организаций;

архивные документы;

публикации в периодической печати;

научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Продолжение Примера 1

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением , он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

а также ограничительные отметки для реквизитов:

• дата документа;

  регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30-35 мм, а не 20 мм.

Таблица

Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

	Наименование реквизита	Момент оформления реквизита
Издание документа
1.1	наименование организации
1.2	наименование вида документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.3	место составления или издания документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.4	дата документа
1.5	регистрационный номер документа	оформляется после подписания в момент регистрации документа
1.6	заголовок к тексту
1.7	текст документа	оформляется при подготовке проекта документа
1.8	визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф­ ­согласования документа)	полностью оформляются во время согласования проекта документа
1.9	подпись полностью	оформляется во время ­подписания документа
1.10	в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государст­венный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)	оформлять не надо, присутствует на бланке
Постановка на контроль и исполнение
2.1	отметка о контроле	оформляется при постановке документа на контроль
Снятие с контроля и направление документа в дело
3.1	отметка об исполнении документа и направлении его в дело	оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения . Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

констатирующей (или преамбулы) и

распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения .

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании .

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях - словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ­организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например: 1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по...». 2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы. Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.07.2003. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например: 4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать ­утратившим силу...». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ , перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение . При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложение № 2

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

от 11.01.2007 № 1

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)
и неподписанный проект приказа

Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,
на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап - согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом - доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Фрагмент документа

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения ­принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов ­документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;

параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;

параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

1 группа согласующих - исполнитель (или разработчик) проекта документа;

2 группа согласующих - руководитель исполнителя;

3 группа согласующих - руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;

4 группа согласующих - руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также ­руководитель юридической службы;

5 группа согласующих - заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.

Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.

Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.

Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной ­системе оповещения.

Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.

Проект документа не может потеряться в процессе согласования.

Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера , меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера , не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа . Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);

записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке ­(карточная форма регистрации);

внесением информации о документе в систему автоматизации дело­производства и электронного документооборота ­(автоматизированная форма регистрации).

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно , так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;

автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

автоматический контроль за исполнением поручений (документов);

возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа . Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

Фрагмент документа

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).

Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением - это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году .

Продолжение темы - в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

1 Распорядительные документы - документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности учреждения (приказ, распоряжение и т.д.). - Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М.: ВНИИДАД. - 1974.

2 В настоящее время распоряжением также является правовой акт, издаваемый единолично: - главой государства - Президентом Российской Федерации; - руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например, распоряжение Председателя Правительства Российской Федерации; - главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации - губернаторами, мэрами и др.

3 См. оперограмму жизненного цикла приказа по основной деятельности в статье Ю.В.Химич на стр. 32 журнала № 2` 2007

4 Некоторые приказы и распоряжения по личному составу должны оформляться на основании статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

5 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

6 Если у коммерческой организации нет эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания), то данный реквизит не оформляется.

7 Пример приказа без констатирующей части см. в статье Т.А.Кузне-цовой на стр. 45 журнала № 2` 2007

8 См. статью Каменевой Е.М. «Некоторые тонкости оформления приложений», опубликованную в № 11’ 2006 г. на стр. 26 журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии».

9 По процедуре внешнего согласования см. ответ на вопрос на стр. 37 журнала № 6` 2006

10 Под исполнителем понимается специалист, который занимается разработкой проекта документа.

11 Вид документа - это принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (например, приказ, распоряжение, акт и т.д.). Под подвидом в данном случае понимается группа документов одного вида, объединенная по характеру излагаемого в документе вопроса (например, приказы о проведении обучения, приказы о проведении аттестации, приказы о создании экспертной комиссии и т.д.).

12 Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

13 Порядковые номера присваиваются в течение календарного года, т.е. с начала следующего года порядковые номера опять будут начинаться с единицы.

14 См. статью О.В. Рыскова «Контроль за исполнением поручений: требования регламентов федеральных органов исполнительной власти» на стр. 24 журнала № 1` 2006

15 См. статьи Е.М. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр. 72 журнала № 9` 2006 и на стр. 76 журнала № 10` 2006

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

Приказы разрабатываются по поручению руководителем учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений или должностным лицом, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

• постоянные реквизиты «единого» бланка:
  • эмблема (03);
  • наименование организации (06);
  • наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);
• переменные реквизиты «единого» бланка:
  • дата (09);
  • регистрационный номер (10);
  • место составления или издания документа (12);
  • заголовок (17);
  • текст (19);
  • отметка о наличии приложения (20);
  • подпись (21);
  • визы (23).

Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

Подготовка приказа включает в себя следующие стадии:

— изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

— подготовка проекта приказа;

— согласование проекта;

— подписание руководителем.

Текст приказа состоит из 2 частей:

— констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный акт – внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;

— распорядительной, в которой содержатся поручения. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:

1. Коммерческому директору Иванову И.И….

Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. Например:

1. Начальникам отделов (Иванову И.И., Петрову П.П., Сидорову С.С.)…

В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: подготовить, обеспечить /организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или… на утверждение (если документ подлежит утверждению).

Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр. Например: Срок 20.07.2010 или… до 20.07.2010 или… к 20.07.2010.

Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по производству Иванова Г.И.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.

Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролеры. Например.